Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực và kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực của Công ty May 10

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là bộ cơ sở dữ liệu về các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ chohoạt động quản trị nhân lực tro

MỤC LỤ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DOANH

NGHIỆP 8

1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 8

1.1.1 Khái niệm 8

1.1.2 Vai trò, chức năng 8

1.1.3 Phân loại 10

1.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực 13

1.2.1 Kỹ thuật phân tích môi trường quản trị nhân lực 13

1.2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực 16

1.2.3 Kỹ thuật dự báo cung ứng nhân lực 18

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY MAY 10 20

2.1 Giới thiệu về công ty May10 20

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực của công ty 21

2.2.1 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực của công ty 21

2.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin trong hoạch định nguồn nhân lực 31

2.3 Kỹ thuật phân tích nguồn nhân lực công ty sử dụng 37

2.3.1 Kỹ thuật phân tích môi trường bên ngoài PEST/PESTEL 37

2.3.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực 45

2.3.3 Kỹ thuật dự báo cung ứng nhân lực 47

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DOANH

NGHIỆP

1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của

tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phânphối n hững thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyếtđịnh trong tổ chức

Trong các hệ thống quản lý thông tin thì hệ thống thông tin nguồn nhân lực có vaitrò rất quan trọng Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là bộ cơ sở dữ liệu về các thông tin

có liên quan đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ chohoạt động quản trị nhân lực trong doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò, chức năng

 Vai trò:

- Cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra quyết định quản trị kinh doanh:

Xây dựng chiến lược kinh donah, chính sách kinh doanh, kế hoạch kinh doanh,

kế hoạch sản xuất,…

- Cung cấp dữ liệu cho các quá trình ra quyết định quản trị nhân lực: hoạch định

nhân lực; phân tích công việc; tuyển dụng nhân lực; đào tạo và phất triển nhân lực; đánh giá nhân lực; trả công nhân lực;…

 Chức năng:

- Chức năng lưu trữ:

Hệ thống chạy trên một nèn quản trị CSDL đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế

và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bênngoài

Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên vàkịp thời vào hệ thống.

Hệ CSDL của hệ thống với thông tin nhân sự làm trung tâm phải đảm bảo: đa chiều;cso tính lịch sử; có tính hiện đại Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là:

+ Lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng)

+ Lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu bằng ổ cứng hoặc trên phần mềm quảntrị nhân lực hoặc trên mạng máy tính internet

Để đảm báo quá trình lưu trữ có hiệu quả cần có phương pháp lưu trữ phù hợp

 Chức năng này là chức năng nền tảng cho việc thực hiện các chức năng khác

- Chức năng tìm kiếm:

Nhu cầu tìm liếm trong công tác quản trị nhân lực rất đa dạng Bao gồm: tìm kiếmthông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin thực thể, tìm kiếmthông tin thực thể đơn giản,

Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì hệ thống cho phép cán bộ thực hiện tìmkiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản đến phức tạp.Việc thực hiên tìm kiếm trả ra kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thànhthông tin phục vụ cho các hoạt động quản trị nhân lực trong doanh nghiệp

+ Tìm thông tin các bộ phận phòng ban và tông tin cá nhân

+ Tự động in ấn các quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nghỉ hưu,

+ Tự động in ấn kế hoạch tuyển dụng nhân lực, trả công, kế hoạch đào tạo,

1.1.3 Phân loại

Có ba loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đó là thông tinchiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành

- Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính

sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản trị cấp caokhi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cáo

Dữ liệu để xứ lý ra loại thông tin này thường là phân tích từ môi trường quảntrị nhân lực của doanh nghiệp Hệ thống thông tin này chủ yếu là hệ thốngthông tin hoạch định chiến lược của doanh nghiệp và chiến lược nguồn nhânlực của doanh nghiệp

- Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu

phục vụ cho các nhà quản trị phòng ban trong doanh nghiệp Loại thông tinnày trong khi cần mang tính tổng hợp vân đòi hỏi phải có sc độ chi tiết nhấtđịnh dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ Hệ thốngthông tin này bao gồm:

+ Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

+ Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực

+ Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

+ Hệ thống thông tin đánh giá nhân lực

+ Hệ thống thông tin lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp

- Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) : sử dụng cho công tác điều hành

doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tácnghiệp của doanh nghiệp Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá

trình xử lý các dữ liệu trong daonh nghiệp Đây là loại thông tin cần được cungcấp thường xuyên.

+ Hệ thống thông tin quản lý lương:

Công việc chấm công hàng ngày được nhân lực thống kê của phòng nhân sự trựctiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sởtính lương cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán

Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân lực, số ngày làm việc, số giờ làm việc, sốngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép

Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân lực tiền lương của phòng kees toán thựchiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không Nếu không đúng thìgửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại Nếu đúng thì sử dụng chương trình tiếnhành cập nhật thông tin chấm công để tính lương

+ Hệ thống thông tin quản lý vị trí công việc:

Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị lao động trong tổ chức, phạm trùnghề nghiệp của vị trí đó va nhân sự đang đảm dương vị trí đó

Định kì, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêucầu của các phòng ban (nếu có), sau dó lấy thông tin những nhân lực trong công ti phùhợp yêu cầu đẻ tiến hành danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, danh mục vị tríviệc làm còn nhiều nhân lực Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngànhnghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc đưa ra các giải pháp khắc phục

+Hệ thống thông tin quản lí thông tin người lao động

Nhân lực khi vào làm việc rai công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu baogồm: Đơn xin việc, sơ yếu lí lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…

Thông tin nhân lực trong công ty cần cập nhập vào máy tính để quản lí gồm: Mãnhân lực, mã phòng ban, họ tên nhân lực, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường

trú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vàolàm, mức lương cơ bản, bậc lương.

+Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực và bố trí nhân lực

Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân lực ở một số vị trí) thì bộ phận quản lí sẽyêu cầu lên bộ phận nhân sự đẻ thực hiện tuyển chopnj nhân lực mới Công việc tuyểnchọn được tiến hành theo trật tự: ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển trọn sẽ tiếp nhận

hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm phỏng vấn Bộ phận tuyển dụnggửi thông tin vè những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thờicũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ đượcđưa vào hồ sô nhân lực (tức trở thành nhân lực mới)

+Hệ thống thông tin đánh giá tình hình công việc:

Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình công việc nhân lực thuộcphòng của mình, sau đó gửi các mẫu đánh giá đến phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ kiểmtra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật Thông tin đánhgiá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt, thuyênchuyển, buộc thôi việc người lao động

+ Hệ thống thông tin để báo cáo lên cấp trên:

Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người laođộng và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc được sử dụng để lênbáo cáo theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình sức khỏe

và an toàn nguồ lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp) Những thông tin này cũng đượcbáo cáo lên nhà quản trị (ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tạo về bảo hộ laođộng hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp

 Cấu trúc hệ thống thông tin trong hoạch định nguồn nhân lực:

- Thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Doanh

nghiệp;

- Thông tin về chiến lược và sự thay đổi chiến lược, chính sách, ngành nghề và

sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp;

- Thông tin về các hoạt động bán hàng và logisitc của doanh nghiệp;

- Thông tin về hoạt động Marketing và PR;

- Thông tin về hoạt động sản xuất và R&D của doanh nghiệp;

- Thông tin về hoạt dộng kế toán tài chính;

- Thông tin về hiện trạng nguồn nhân lực;

- Thông tin về số lượng đội ngũ nhân lực;

+ Thông tin về cơ cấu nhân lực theo độ tuổi, giới tính, quê quán, trình dộ, thâmniên công tác,

+ Thông tin về chất lượng đội ngũ nhân lực: trình độ, kỹ năng, phẩm chất, kinhnghiệm

+ Thông tin về những mong muốn, kỳ vọng, nhu cầu,…

- Thông tin về bộ máy, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và bộ máy quản lý nhân lực

trong doanh nghiệp;

- Thông tin về hệ thống chính sách nhân lực;

- Thông tin về hiện trạng các hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp như:

hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng nhân lực, tổ chức

và định mức lao động,…

- Thông tin về hệ thống giá trị văn hóa doanh nghiệp;

- Thông tin về năng lực tài chính và trình độ công nghệ của doanh nghiệp;

- Thông tin về đội ngũ nhà quản trị trong doanh nghiệp.

1.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực

1.2.1 Kỹ thuật phân tích môi trường quản trị nhân lực

a PEST/PESTEL

Trong khi mô hình 5 áp lực của M-Porter đi sâu vào việc phân tích các yếu tố trong môitrường ngành kinh doanh thì PEST lại nghiên cứu các tác động của các yếu tố trong môitrường vĩ mô Các yếu tố đó là

o Political ( Chính tri)

o Econnomics ( Kinh tế)

o Sociocultrural ( Văn hóa –Xã Hội)

o Technological ( Công nghệ)

Đây là bốn yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đén cách ngành kinh tế, các yếu tố này là ác yếu

tố bên ngoài của doanh nghiệp và ngành, và ngành phải chịu tác động của nó đem lại nhưmột yếu tố khách quan Các doanh nghiệp dựa trên các tác động sẽ đưa ra những chiếnlược, chính sách, kế hoạch phù hợp

Mô hình PEST hiện nay đã được mở rộng thành mô hình PESTEL (PESTEL = Political,Political, Social, Technological, Environment, Legal) và ngày càng hoàn thiện trở thànhmột chuẩn mực không thể thiếu khi nghiên cứ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp nóichung và môi trường quản trị nhân lực nói riêng

o Sự thay đổi về nhân khẩu học

o Sự thay đổi về nhu cầu và kỳ vọng

của chủ các doanh nghiệp

o Vẫn đề cân bằng giữa công việc và

cuộc sống các nhân

o Sự bất bình đẳng và nghèo đói

o Trình độ chuyên môn , kỹ năng và

năng lực của lực lượng lao động xã

Ma trận EFE đánh giá các yêu tố bên ngoài, tổng hợp và tóm tắt những cơ hội và nguy

cơ chủ yếu của môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của QTNL củadoanh nghiệp Qua đó giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được mức độ phản ứngcủa doanh nghiệp với cơ hội, nguy cơ và đưa ra những nhận định về các yếu tố tác độngbên ngoài là thuận lời hay khó khăn cho công ty

c IFE

Yếu tố nội bộ được xem là rất quan trọng trong mỗi chiến lược kinh doanh và các mụctiêu mà các doanh nghiệp đã đề ra, sau khi xem xét tới các yếu tố nội bộ, nhà quản trịchiến lược cần lập ma trận các yếu tố này nhằm xem xét khả năng phản ứng và nhìn nhậnnhững điểm mạnh yếu Từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa điểm mạnh để khai thác

và chuẩn bị nội lực đối đầu với những điểm yếu và tìm ra những phương thức cải tiếnđiểm yếu này

d SWOT/TOWS

Mô hình phân tích SWOT/TOWS là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và raquyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ doanh nghiệp nào Viết tắt của 4 chữStrengths( điểm mạnh), Weaknesses ( điểm yếu), Opportunities ( cơ hội) và Threats (nguycơ)…

Strengths và Weaknesses là các yếu tố nội tại của công ty còn Opportunities vàThreats là các nhân tố tác động bên ngoài SWOT/TOWS cho phép phân tích các yêu tốkhác nhau ảnh hưởng tương đối đến khả năng cạch tranh của công ty, SWOT/TOWSthường được kết hợp với mô hình PESTEl trong hoạch định nguồn nhân lực phân tíchtheo mô hình SWOT/TOWS là việc đánh giá các dữ liệu được sắp xếp theoSWOT/TOWS dưới một trật tự logic giúp bạn hiểu được cũng như có thẻ trình bày thảoluận để đi đến việc ra quyết định dễ dàng hơn

Phân tích SWOT/TOWS là việc đánh giá một cách chủ quan các dữ liệu được sắpxếp theo định dạng SWOT/TOWS dưới một trật tự logic dễ hiểu, dễ trình bày, dễ thảoluận và đưa ra quyết định, có thể đưa sử dụng trong mọi quá trình ra quyết định Các mẫuSWOT/TOWS cho phép kích thích suy nghĩ hơn là dựa trên các phản ứng theo thói quenhoặc theo bản năng Mẫu phân tích SWOT/TOWS được trình bày dưới dạng một ma trận

2 hàng 2 cột, chia làm 4 phần : Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

1.2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực

- Phương pháp tính theo lượng lao động hao phí:

Theo phương pháp này, nhu cầu nhân lực cho năm kế hoạch được xác định dựa vàocác căn cứ: tổng số lương lao động hao phí để hoàn thành số lượng sản phẩm, hoặc khốilượng công việc, nhiệm vự của năm kế hoạch, quỹ thời gian làm việc bình quân của mộtlao động năm kế hoạch, hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch

- Phương pháp tính theo năng suất lao động:

Đây là phương pháp mà cầu lao động được xác định bằng kết quả của phép chia tổngsản lượng cho năng suất lao động

- Phương pháp tính theo tiêu chẩn định biên:

Đây là phương pháp mà cầu lao động được xác định bằng kết quả của phép chia tôngkhối lượng công việc phải hoàn thành năm kết hoạch cho tiêu chuẩn định biên côngvieechj cho mỗi lao động( khỗi lượng công việc mà một lao động phải đảm nhận trongnăm kế hoạch)

- Phương pháp dự đoán cầu nhân lực của doanh nghiệp dựa vào vầu nhân lực từng

đơn vị:

Theo phương pháp này, người quản lý ở từng đơn vị ( phân xưởng, phòng, ban)

Dựa vào mục tiêu của đơn viej, xác định khối lượng công việc cẩn phải hoàn thànhcho thời kỳ kế hoạch dự đoán cần bao nhiêu nhân lực để hoành thành khối lượng côngviệc đó Cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ được tổng hợp từ cầu nhânlực của từng đơn vị

- Phương pháp ước lượng trung bình:

Dự đoán cầu nhân lực của tổ chức thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhân lực bình quânhàng năm của tổ chức trong thời kỳ trươc

- Phương pháp tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động của một đơn vị sẩn lượng:

Nội dung cơ bả của phương pháp này là lấy tiêu chuẩn hao phí lao động để sản xuất ramột đơn vị sản lượng nhân với tổng sản lượng năm kế hoạch,sau đó chia cho quỹ thờigian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch

- Phương pháp phân tích hồi quy tuyến tính:

Sử dụng hàm số toán học phản ánh mỗi quan hệ của cầu nhân lực với các biến số như:doanh số bán ra, sản lượng sẽ sản xuất kỳ kế hoạch, năng suất lao động, để dự đoán cầunhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch Để áp dụng phương pháp này cần thu thập sốliệu phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực theo thời gian và các yếu tố thời gian

- Phương pháp chuyên gia:

Dự đoán nhu cầu nhân lực dài hạn dựa vào ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệmtrong từ lĩnh vực, có thể là ý kiến của một nhóm chuyên gia hoặc là theo ý kiến của cánhân như giám đốc nhân sự hoặc chuyên gia nhân sự.

- Phương pháp dự đoán xu hướng

Căn cứ và kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiêu cần đạt được của tổ chức trongthời kỳ kế hoạch như: số lượng sản phẩm theo dịch vụ, doanh số bán ra, ước tính nhữngthay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức… so vớithời kỳ hiện tại, ước tính cầu nhân lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức thời

kỳ kế hoạch

1.2.3 Kỹ thuật dự báo cung ứng nhân lực.

- Phương pháp điều tra xã hội học

Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp điều tra xã hội học, các nhà quản trị muốnnắm bắt luồng dư luận nào đó, tiếp thu ý kiến sáng kiến của người lao động để đánh giáhiệu quả một vấn đề của quản trị nhân lực, từ đó nhằm điều chỉnh, thực hiện hoặc trì hoãnmột chủ trương chính sách để hoàn thiện công tác quản trị tốt hơn

- Phương pháp thống kê, phân tích

Phương pháp này dựa trên các số liệu đã được thống kê, và phân loại theo các nămthành một chuỗi thời gian Nhà quản trị trên cơ sở phân tích cũng nhân lực qua các năm,trên cơ sở hiểu biết suy luận xu hướng tương lai, và đưa ra các quyết định quản trị

- Phương pháp chuyên gia

Đây là phương páp này thường áp dụng cho cả cung nhân lực nội bộ và cung nhân lựcthì trường Bản chất của phương pháp chuyên gia là lấy ý kiến đánh giá của các chuyêngia để làm kết quả dự báo Phương pháp này sẽ chính xác hơn nếu sử dụng nhiều chuyêngia và tổng hợp các ý kiến chuyên gia theo phương pháp toán học

Đây là phương pháp góp phần rèn luyện kỹ năng phân tich, lựa chọn thông tintrong phân tích và ra khả năng phán đoán vấn đề Trong đó các nhà hoạch định NNL sẽ

nghiên cứu và xử lý các tình huống chứa đựng vấn đề cần được phân tích, tìm hiểu, đánhgiá.

- Phương pháp khác

 Phương pháp ngoại suy xu thế

 Phương pháp mô hình hóa

 Phương pháp dự báo nguồn nhân lực dựa vào dân số,

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ

KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY MAY 10

2.1 Giới thiệu về công ty May10

Công ty May 10 ( Garco 10 ) là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất vàkinh doanh hàng may mặc thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam ( Vinatex ) Ra đời từnhững ngày đầu của cuộc kháng chiến trường kỳ chống thực dân Pháp, đến nay Công ty

đã có hơn nửa thế kỷ tồn tại và phát triển Từ những công xưởng hoặc bán công xưởngnhỏ bé với máy móc, công cụ thô sơ lúc đầu, ngày nay May 10 đã trở thành doanh nghiệpmạnh, được trang bị máy móc hiện đại, có cơ ngơi khang trang, sản xuất và đời sốngkhông ngừng phát triển; là một trong số ít công ty sản xuất và xuất khẩu hàng may mặclớn của nước Từ nhiệm vụ phục vụ quân đội là chính, ngày nay Công ty May 10 đã ngàycàng mở rộng các mặt hàng phong phú, đa dạng, không những phục vụ thị trường maymặc trong nước, mà còn là một doanh nghiệp có uy tín trên thị trường may mặc thế giới.Trong đó, sơ mi là mặt hàng được khách hàng ưa chuộng, đánh giá cao về chất lượng sảnphẩm và trở thành mặt hàng truyền thống của công ty

Từ năm 1992 đến nay, cùng sự phát triển mạnh mẽ của ngành dệt may Việt Nam,Công ty đã mạnh dạn tìm kiếm thị trường trong nước và ngoài nước, đẩy mạnh đầu tư vào

hạ tầng kinh tế – kỹ thuật, đổi mới mặt hàng, đào tạo mới và đào tạo lại đội ngũ côngnhân và cán bộ quản lý kinh tế – kỹ thuật nên mỗi năm đạt mức tăng trưởng bình quântrên 30% Với quy hoạch phát triển trong 10 năm tới, Công ty đang từng bước vững chắcvươn lên trở thành một trung tâm sản xuất và kinh doanh hàng dệt may lớn của Việt Nam

Công ty cổ phần May 10 là một doanh nghiệp lớn mạnh của tổng Công ty Dệt mayViệt Nam, có đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành may mặc nước ta Hàng nămcông ty đóng góp hàng tỷ đồng cho ngân sách nhà nước, tạo công ăn việc làm cho hơn

6000 người lao động và không ngừng nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viêntrong Công ty

Công ty đã được Nhà nước Việt Nam trao tặng các phần thưởng cao quý như :

- Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân.

- Anh hùng lao động và nhiều huân chương khác

Công ty cũng đã đạt được nhiều giải thưởng như :

- Giải thưởng Chất lượng Việt Nam

- Giải thưởng Chất lượng Châu Á – Thái Bình Dương

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực của công ty

2.2.1 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực của công ty

Tháng 10/2007, công ty May 10 đưa vào sử dụng phân hệ Quản trị nhân sự HOR.Phần mềm HOR do Newwind phát triển

Hiện tại, công ty đã và đang áp dụng phần mền nhân sự hỗ trợ trong việc quản lý

hệ thống nhân sự và vận hành linh hoạt hiệu quả Bước đầu hệ thống đã cung cấp cácthông tin tác nghiệp sử dụng cho công tác điều hành doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếuphục vụ cho người giám sát hoạt động

Tuy nhiên hệ thống hoạt động còn hạn chế và chưa bao quát được hết tình hìnhnhân sự và những biến động mới xuất hiện Do vậy mà có rất nhiều công trình nghiên cứuđưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin nhân sự tại Công tyMay 10

Nhận biết được tầm quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng hệ thống thông tinquản lý nhân sự, Ban lãnh đạo công ty đang tiến hành nghiên cứu và đưa ra hệ thốngthông tin nguồn nhân lực

 Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động

 Ưu điểm:

- Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: mã số nhân viên, tên nhân viên, nămsinh, quê quán, phòng ban, chức vụ, số chứng minh nhân dân, ngày vào làm,chức danh nghềnghệp, chức danh công tác, chỗ ở, đơn vị…

- Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình: hệ thống quản lý thông tin quan hệ giađình của mỗi nhân viên để xác định người phụ thuộc từ đó tính giảm trừ thuế thu nhập cánhân cho mỗi nhân viên

- Quản lý chi tiết thông tin trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị

 Nhược điểm:

Chưa theo dõi được quá trình công tác của NLD: Trong quá trình công tác ngườilao động có thể điều điều chuyển công tác theo các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm.Mỗi khi có quyết định sẽ phát sinh dữ liệu tại quá trình công tác

+ Chưa theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo

+ Chưa theo dõi quá trình tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

 Hệ thống có thêm chức năng:

a,Quản lý về điều chuyển lao động:

+ Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty thông qua các quyết định

bổ nhiệm, điều chuyển…

+ Theo dõi được tại thời điều bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban, bộ phận nào

- Quản lý các chính sách cho người lao động:

+ Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

+ Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

 Quản lý Hợp đồng

- Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồngthửviệc, tập sự, chính thức có thời hạn, không xác định thời hạn…

- Theo dõi gia hạn hợp đồng

- Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

- Hỗ trợ hệ thống cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn để giúp người quản lý có kế hoạchgia hạn hợp đồng mới

 Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực và bố trí nhân lực

- Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển.

- Theo dõi trạng thái của mỗi hồ sơ ứng viên: đang liên hệ, phỏng vấn, trúng tuyển,không trúng tuyển

- Khi ứng viên trúng tuyển hồ sơ ứng viên được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chínhthức một cách tự động

 Hệ thống chấm công và đánh giá tính hình thực hiện công việc

Hiện tại công ty mới chỉ có hệ thống chấm công còn chưa có hệ thống đánh giá tình tìnhthực hiện công việc

Do có hệ thống chính thức nên công tác đánh giá còn tiến hành thủ công, tốn chi phí thờigian và tiền bạc, hiệu quả đạt được chưa cao

Các thông tin được truyền đi theo phương thức truyền thống, xảy ra tình trạng nhầm lẫn,sai sót, thất lạc….

Trong khi hệ thống chấm công hoạt động khá hiệu quả và bước đầu tạo ra bước ngoặttrong công tác hành chính, nhanh chóng khoa học

Hình 2: Bảng chấm công

- Tích hợp máy chấm công vân tay, thẻ

- Quản lý thông tin máy chấm công: đẩy dữ liệu nhân viên lên máy chấm công, xóa dữliệu

- Hệ thống cho phép tải dữ liệu máy chấm công về phần mềm (dữ liệu scan thẻ/vân taycủa nhân viên)

- Chấm công cho toàn bộ nhân viên, hoặc chấm công cho từng nhân viên saukhi đã có thông tin scan thẻ của nhân viên

- Hệ thống tự động xử lý trên dữ liệu scan của nhân viên,

+ Căn cứ vào giờ làm việc của ca làm tự động tính muộn sớm cho nhân viên

+ Làm thêm giờ nếu có đăng ký,

+ Giờ làm vào ca đêm (22h – 6h)

+ Tự động kiểm tra đăng ký nghỉ để tính công trong ngày cho nhân viên

- Sau khi bảng chấm công được lập hệ thống cho phép sửa các thông tin trong bảngchấm

công, các dữ liệu bị sửa sẽ được hệ thống đánh dấu, lưu vết ngày sửa, người sửa

- Hệ thống hỗ trợ tính năng lọc dữ liệu chấm công cho phép người dùng xemthông tin

chấm công theo từng nhân viên

- Quản lý ca làm việc của đơn vị

- Quản lý lịch làm việc, theo dõi, phân lịch làm việc theo ca, nhóm

- Quản lý quá trình chuyển ca của nhân viên: chuyển tạm thời, chuyển vĩnh viễn

- Quản lý thẻ chấm công của nhân viên: phát hành thẻ mới, đổi thẻ, chuyển thẻ

 Hệ thống thông tin quản lý lương

Hình 3: Bảng lương

a Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp

+ Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính

+ Cập nhật ngày công thực tế làm viêc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng…

b Quản lý tiền lương cho người lao động hưởng lương khoán doanh thu:

+ Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu do thực hiện hiệuquảtrong các công tác sản xuất kinh doanh

+ Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận

+ Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

+ Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ sốhưởng lương doanh thu của từng nhân viên

c Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm