tiểu luận quản trị nguồn nhân lực đánh giá năng lực nhân viên

Việc năng lực có biểu hiện và phát huy được hay không phụ thuộc chủ yếu vào người lãnh đạo, bởi nếu người lãnh đạo không phát hiện ra và tạo điều kiện cho mầm

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

  

Môn học:

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Đề tài:

ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN GVHD:TS Vũ Việt Hằng

Nhóm TH: Nhóm 10

1.Phan Trọng Nghĩa 2.Trần Thị Bền

3.Trần Thị Hà Phương 4.Hoàng Thị Thùy Nguyên 5.Nguyễn Đức Phước TP.HCM, ngày 04 tháng 06 năm 2013

MỤC LỤC

1 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI

Giới thiệu việc xây dựng và sử dụng Khung năng lực để đánh giá năng lực nhân viên

2 TỔNG QUAN QUẢN LÝ NĂNG LỰC

2.1 Năng lực là gì?

Có một tiêu chuẩn mà các cơ quan, công ty, xí nghiệp thường hay đánh giá xếp loại, đề bạt CBCC, công nhân lao động của mình là năng lực Vậy năng lực là gì? Từ điển mở Wiktionary định nghĩa ngắn gọn năng lực là “Khả năng làm việc tốt, nhờ có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn” Nghe qua thì đơn giản, nhưng để nhìn nhận và đánh giá năng lực của một người thường hay bị nhầm lẫn và bị chi phối bởi sự “phán xét”chủ quan của người chung quanh và đặc biệt là người lãnh đạo Trong cơ quan thú y chẳng hạn, mỗi người mỗi công việc khác nhau, phân công địa bàn hoạt động không giống nhau, nơi mà sự quan tâm của lãnh đạo xã, phường về vật nuôi khi nhiều, khi ít… thì đánh giá năng lực người này hơn người khác dựa vào kết quả công việc là thiếu yếu tố khách quan, và không công bằng Vậy làm thế nào để đánh giá năng lực chính xác của mỗi người?

Trước hết, chúng ta cần biết năng lực không phải là bẩm sinh(dù có mầm mống bẩm sinh), không phải từ kinh nghiệm, cũng không phải là làm việc gì cũng được Năng lực mỗi người không giống nhau, nó được hình thành trong quá trình phát triển của con người trong xã hội Nghĩa là có bao nhiêu hình thức hoạt động của con người thì có bấy nhiêu loại năng lực Người có năng lực về điện, về khai mỏ, về thú y… Trong mỗi chuyên ngành còn biểu hiện năng lực ở mỗi góc độ đảm nhiệm khác nhau, chẳng hạn trong ngành thú y, có người có khả năng tốt về soạn thảo văn bản pháp quy, hành chính, người có khả năng về chỉ đạo phòng chống dịch, về giải phẫu gia súc, về xử lý tình huống kiểm dịch, về tổ chức mạng lưới…Biết được khả năng của người đó, lãnh đạo sẽ giao nhiệm vụ tương xứng để trong một thời gian nhất định như nhau, họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn những người khác

Tóm lại: Năng lực ở đây được hiểu là bất cứ thái độ, kỹ năng, hành vi , động cơ

hoặc các đặc điểm cá nhân khác có vai trò thiết yếu để hoàn thành công việc, hoặc quan trọng hơn là có thể tạo ra sự khác biệt về hiệu quả công việc giữa người có thành tích vượt trội và người có thành tích trung bình

Việc năng lực có biểu hiện và phát huy được hay không phụ thuộc chủ yếu vào người lãnh đạo, bởi nếu người lãnh đạo không phát hiện ra và tạo điều kiện cho mầm mống đó phát triển thì sự thui chột khả năng của người đó là điều tất yếu…

2.2 Lợi ích của việc quản lý năng lực

Hoạch định lộ trình nghề nghiệp cho từng nhân viên và xây dựng nguồn lực kế thừa thông qua việc đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên, đó là một quá trình giúp cán bộ quản lý, doanh nghiệp nắm bắt đúng về chất lượng nhân lực trong đơn

vị, làm cơ sở cho công tác hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự; phát triển hệ thống trả lương theo kết quả, đóng góp của người lao động từ đó phát huy năng lực nhân viên cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

3 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN NĂNG LỰC

3.1 Định nghĩa khung năng lực

3.1.1 Khung năng lực

Là tập hợp các năng lực, kiến thức kỹ năng và đặc điểm cá nhân cần để hoàn thành tốt một công việc

Khung năng lực là một phương pháp tổng hợp nhằm hỗ trợ cho việc tuyển dụng

và xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ, lãnh đạo – quản lý, xây dựng các chương trình đào tạo, phát triển quản lý và lãnh đạo, xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức

3.1.2 Cấu trúc khung năng lực

Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý nói riêng, mỗi vị trí quản lý hoặc lãnh đạo cũng như nhân viên trong tổ chức sẽ có một khung năng lực

Các năng lực này có thể chia làm ba nhóm:

• Nhóm năng lực cốt lõi (Core competencies): gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, năng lực ra quyết định và giải quyết vấn đề

• Năng lực theo vai trò (Role specific competencies) – là các năng lực ứng dụng cho các vị trí cụ thể trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược Ví dụ như năng lực quản lý và lãnh đạo

• Năng lực chuyên môn (Technical competence) – là các kiến thức, kỹ năng và khả năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn

3.1.3 Vai trò của khung năng lực

Việc xác định và xây dựng các cấp độ tiêu chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng Nó sẽ là cơ sở để:

Trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn đánh giá cơ cấu chất lượng

nhân sự hiện tại và xác định mục tiêu, kế hoạch phát triển –

nâng cao năng lực cho đội ngũ thời gian kế tiếp

Hoạch định nhân sự

Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực làm cơ sở đưa ra tiêu chí

đăng tuyển/ phỏng vấn/ tuyển chọn đảm bảo chọn được

những ứng viên có được đúng những năng lực mà công

việc yêu cầu

Tuyển dụng

Thông qua đánh giá định kỳ và mục tiêu phát triển năng

lực, xác định chính xác nhu cầu và đối tượng cần đào tạo

để triển khai kế hoạch đào tạo, đảm bảo tính hiệu quả

Đào tạo & Phát triển

Tiêu chuẩn năng lực là cơ sở, tiêu chí để đánh giá mức độ

hoàn thành công việc nhằm phản ánh khách quan, trung

thực về năng lực làm việc của nhân viên

Đánh giá

Gắn các miền/ bậc tiền lương tương ứng với các cấp bậc

năng lực Định kỳ thông qua thử tay nghề và quá trình đánh

giá thành tích mà xem xét người lao động đã phát huy được

năng lực ổn định cấp độ nào để xem xét nâng bậc tương

Tiền lương

3.2 Cách thức xây dựng và đánh giá khung năng lực

Theo các bước sau:

- Bước 1 : Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực chung và riêng mà công ty cần có, phù

hợp với yêu cầu phát triển của Công ty

- Bước 2 : Xác định các cấp độ từ thấp đến cao nhất và mô tả cho từng cấp độ đó cụ

thể và rõ ràng

- Bước 3 : Gắn cho mỗi chức danh công việc một tập hợp các năng lực cần có tương

ứng với cấp độ phù hợp với yêu cầu công việc

- Bước 4 : Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên với tiêu chuẩn năng lực để xác

định khoảng cách, đưa ra các biện pháp về đào tạo và tổ chức nhân sự

- Bước 5 : Định kỳ đánh giá về kết quả thực hiện tiêu chuẩn năng lực của từng nhân

viên, ở từng đơn vị/bộ phận Từ đó xác định mục tiêu tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp với định hướng phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức 3.3 Xác định khung năng lực cho từng vị trí công việc

Trường hợp ví dụ về khung năng lực cho Trưởng phòng Marketing

Nhóm năng lực và năng lực Cấp độ yêu cầu

Các năng lực cốt lõi

2 Xây dựng quan hệ và kỹ năng nhân sự x

3 Phát triển và quản lý bản thân x

Năng lực lãnh đạo

11 Huấn luyện và phát triển nhân viên x

12 Khuyến khích động viên người khác x

4 ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC

Định nghĩa về đánh giá: Đánh giá có hiệu quả phải dựa trên cơ chế cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên và được chuẩn hóa thành một quy trình đánh giá gồm hai phần: về hiệu quả công việc và về khả năng phát triển

Đánh giá có hiệu quả cần suy xét thật kỹ về cách thức đưa ra ý kiến đánh giá, dù là chính thức hay không chính thức Để tạo cơ sở phát triển cho tương lai, nội dung phản hồi phải có tính xây dựng và nhấn mạnh đến tương lai trong cách thức thông báo phản hồi Phải đảm bảo rằng các thông tin phản hồi có tính hai chiều và buổi thảo luận đánh giá là thành thật và cởi mở Nên suy xét cách thức đưa ra các ý kiến đánh giá một cách tối

ưu vì nhân viên sẽ phản ứng với cách thức nhận được thông tin phản hồi Nên nhớ rằng ý kiến phê bình lúc nào cũng khó tiếp nhận, ngay cả khi họ biết rằng ý kiến đó là đúng đắn

4.1 Các hình thức đánh giá năng lực nhân viên

Có ba hình thức đánh giá khác nhau, mỗi hình thức đều có một phương pháp đánh giá đối với hiệu quả công việc khác nhau và mục đích khác nhau:

- Đánh giá từ cấp cao xuống cấp thấp

- Đánh giá ngang cấp

- Đánh giá toàn diện

Và trong ba hình thức đánh giá này, hình thức tự đánh giá luôn tồn tại

a Đánh giá từ cấp cao xuống cấp thấp

Cấp quản lý trực tiếp của nhân viên chịu trách nhiệm đánh giá nhân viên của mình và có thẩm quyền thống nhất một kế hoạch phát triển cho tương lai Một

số doanh nghiệp sử dụng phương pháp “ma trận” để một nhà quản lý đánh giá từng nhân viên về những đóng góp của nhân viên đó cho một văn phòng, một khu vực cụ thể, trong khi một nhà quản lý khác sẽ đánh giá sự tham gia của họ trong một mảng công việc cụ thể Chẳng hạn, một chuyên viên phòng nhân sự với trách nhiệm chính là ký hợp đồng mới với các nhân viên sẽ được nhà quản lý có chuyên môn về nhân sự hoặc pháp chế đánh giá

b Đánh giá ngang cấp

Trong hình thức đánh giá này, nhân viên ngang cấp sẽ đánh giá đồng nghiệp của họ, khi đó người đánh giá sẽ dùng kiến thức chuyên môn về vai trò và bổn phận của đồng nghiệp để cung cấp những nhận xét xác đáng về những kỹ năng chuyên môn của người được đánh giá Hình thức đánh giá ngang cấp thường được áp dụng trong nhiều ngành có những yêu cầu kiến thức về các vấn đề như đạo đức hay năng lực kỹ thuật

Nhờ có quy trình đánh giá nhân viên bằng sự giám sát đồng nghiệp, những thay đổi về thông lệ trong ngành có thể được phản hồi trở lại và nhân viên có thể cải thiện cũng cách cư xử và làm việc tốt hơn

Đánh giá ngang cấp cho phép đồng nghiệp trở thành những người cố vấn của nhau, cùng giúp nhau cải thiện hiệu quả làm việc

Việc trao đổi phản hồi cởi mở giữa các đồng nghiệp phải được khuyến khích một cách tích cực, nhằm đảm bảo hiệu quả của việc đánh giá ngang cấp

Nên kết hợp đánh giá theo thứ bậc và đánh giá ngang cấp để mở rộng phạm vi thông tin phản hồi

c Đánh giá toàn diện

Trong hình thức đánh giá này, người đánh giá thu thập thông tin phản hồi

từ những người liên quan đến công việc của nhân viên được đánh giá, kể cả khách

hàng, đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm Người đánh giá có thể sử dụng các biểu mẫu, bảng câu hỏi thăm dò ý kiến nhằm xem xét toàn bộ thông tin thu được khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đánh giá chính thức

Hình thức đánh giá này ngày càng được áp dụng nhiều, nhờ vào sự đa dạng và toàn diện của thông tin đánh giá có giá trị thu được từ nhiều phía khác nhau, từ các cấp quản lý, đồng nghiệp đến khách hàng

Để đánh giá toàn diện đạt được hiệu quả cao cần:

- Chuẩn bị tốt các câu hỏi cho bảng thăm dò ý kiến để thu được những thông tin

phản hồi có giá trị

- Nên đánh giá thông tin phản hồi một cách cẩn thận để đảm bảo rằng nó thực sự có giá trị đối với nhân viên được đánh giá

d Tự đánh giá

Trong quá trình đánh giá, hình thức tự đánh giá khuyến khích tính chủ động của nhân viên Việc nhân viên có xu hướng nghiêm khắc với chính mình khi tự đánh giá

sẽ làm cho quá trình đánh giá có tác dụng tốt hơn Là nhà quản lý, bạn có thể ít nghiêm khắc hơn và chỉ tập trung vào các điểm tích cực của câu trả lời, tuyên dương các thành tích, ưu điểm của nhân viên

Nên có một hệ thống các câu hỏi tự đánh giá, giúp nhân viên có thể tự phân tích tính hiệu quả của công việc Việc trả lời các câu hỏi tự đánh giá cho phép nhân viên chủ động chuẩn bị cho quá trình đánh giá, phát hiện những điểm cần điều chỉnh Tránh đặt ra những câu hỏi mang tính chất vấn buộc nhân viên phải đưa ra những bằng chứng, để chứng minh cho đánh giá mang tính định kiến của cấp quản lý Việc này không đưa đến một kết quả đánh giá mang tính xây dựng

Hình thức tự đánh giá giúp nhân viên nhận thức được vai trò của mình trong quá trình đánh giá Hình thức này khiến nhân viên phải suy xét mục tiêu và cách thức làm việc của chính họ

4.2 Tiến trình đánh giá và quản lý năng lực

Các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều cách đánh giá khác nhau, tuy nhiên đánh giá năng lực và hiệu quả công việc thường được thực hiện theo trình tự sau:

Sơ đồ 01: Hệ thống đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

Mục đích của tổ chức Mục đích của nhân viên Khung năng lực

Đánh giá năng lực Hoạch định nguồn nhân lực, trả lương,

khen thưởng

Thông tin phản hồi nhân viên

Thông tin phản hồi tổ chức

Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá

Các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào Thông thường các yêu cầu này có thể suy ra từ bản mô tả công việc và bao gồm cả hai phẩn: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc

Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp

Có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả tổ chức

Tùy thuộc vào mục đích đánh giá, có thể lựa chọn các phương pháp đánh giá thích hợp, ví dụ như: Phương pháp thang đo đồ họa

 Phương pháp danh mục kiểm tra

 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi

 Phương pháp so sánh

 Phương pháp bản tường thuật

 Phương pháp quản trị theo mục tiêu

 Phương pháp 360 độ

 Hoặc kết hợp các phương pháp trên Ngay trong nội bộ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như bộ phận nhân viên bán hàng, sản xuất, tiếp thị và bộ phận hành chính

Bước 3: Huấn luyện các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Sử dụng phương pháp không thích hợp hoặc xác định các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, hoặc làm cho các quyết định trả lương, khen thưởng không chính xác Do đó, các nhà lãnh đạo

và những người làm công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần được huấn luyện về kỹ năng này

Bước 4: Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá

Trước khi thực hiện đánh giá, cần thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá Các cuộc thảo luận sẽ chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu

kỳ thực hiện đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh nghiệp lẫn nhân viên

Bước 5: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn trong thực hiện công việc

Thực hiện so sánh, phân tích kết quả thực tế thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu

Bước 6: Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá

Nhà lãnh đạo nên thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều nhất trí và những điều chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những điểm tốt cũng như những điểm cần khắc phục, sửa chữa trong thực hiện công việc của nhân viên

Bước 7: Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên

Điều quan trọng trong đánh giá hiệu quả công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên

VD:

Ở các văn phòng của Dale Carnegie trên 86 nước, chúng tôi xây dựng hệ thống văn hóa đánh giá năng lực làm việc của đội ngũ đồng nhất.Hệ thống bao gồm 7 bước: Xác định mục tiêu phát triển của tổ chức; giao tiếp các mục tiêu; phát triển kế hoạch thực hiện và đồng thuận; triển khai; theo dõi, hướng dẫn, động viên; đánh giá; đào tạo

và huấn luyện

5.PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC

Các hoạt động đào tạo và phát triển năng lực nhằm mục đích giúp nhân viên đạt được các mục tiêu kế hoạch, cải thiện hiệu quả công việc tức thời và lâu dài Cần lựa chọn hoạt động, phương pháp, thống nhất các mục tiêu đào tạo

5.1 Xác định kế hoạch phát triển năng lực nhân viên

Các hoạt động đào tạo và phát triển được thiết kế nhằm không ngừng cải thiện kỹ năng năng lực cho nhân viên trong các vị trí hiện tại cũng như phát triển tiềm năng tương lai Các

chương trình này giúp nhân viên đón nhận và học hỏi sự thay đổi, làm việc có hiệu quả hơn và đảm nhiệm thêm các trách nhiệm cao hơn

Các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên, là một phần của kế hoạch phát triển nhân

sự, định hình các mục tiêu, định hướng phát triển cho hiện tại và tương lai Để tích cực thống nhất các hoạt động này, trước tiên, cần thảo luận với nhân viên về những thế mạnh của họ nhằm chứng tỏ rằng sự đóng góp của họ được đánh giá xứng đáng Sau đó, thảo luận các mảng công việc cần phát triển năng lực làm việc

5.2 Chuẩn bị tài liệu cho kế hoạch phát triển

Yêu cầu nhân viên lập hồ sơ về nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, đưa vào kế hoạch phát triển cá nhân khi thảo luận Nhân viên thực hiện quy trình đánh giá cần cập nhật chi tiết về các hoạt động đào tạo và phát triển

Quá trình đào tạo, huấn luyện thường được thực hiện trong suốt quá trình làm việc của nhân viên Nhân viên sẽ được cấp quản lý hoặc thậm chí đồng nghiệp của mình đảm nhiệm việc đào tạo, huấn luyện Cũng có nhiều phương pháp khác được áp dụng nhằm thúc đẩy các quá trình huấn luyện này

Vì vậy, hãy thảo luận với nhân viên, lựa chọn phương pháp thích hợp nhất đối với họ Liệu nhân viên có thể học hỏi nhanh hơn nếu chính họ đảm đương công việc hay cần phải hướng dẫn tường tận cho họ? Liệu nhân viên có ham thích việc đọc tài liệu hay không, hay là họ sẽ tích lũy được nhiều hơn với các chương trình huấn luyện trên máy tính? Tóm lại, cần xác định phương pháp, thời gian, thời điểm bắt đầu, lịch trình cùng việc thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết khác

5.3 Lựa chọn hình thức đào tạo huấn luyện

Một số hình thức cho chương trình huấn luyện/ đào tạo:

 Huấn luyện và hướng dẫn trực tiếp