Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel

Thanh chỉ địa chỉ và nội dung của ô được chọn: cho biết địa chỉ ô đang chọn, cho phép nhập dữ liệu số, chuỗi, ngày tháng hoặc một công thức vào ô này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm tên hàng

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MỤC LỤC

Mục lục 2

I Giới thiệu 3

I.1 Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình 3

I.2 Tạo, mở và lưu một file 4

I.3 Làm việc với các Bảng tính và file dữ liệu 5

II Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính 7

II.1 Soạn thảo 7

II.2 Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu 10

II.3 Làm việc với biểu đồ và đồ thị 11

II.4 Định dạng bảng tính 14

II.5 In bảng tính 15

III Phân tích dữ liệu 18

III.1 Sử dụng các hàm 18

III.2 Sử dụng các công cụ 28

IV Sử dụng hiệu quả MS Excel 36

Bài tập 37

Tài liệu tham khảo .38

I Giới thiệu

Microsoft Excel cho phép lưu trữ dữ liệu ở dạng bảng (gồm nhiều ô: cells) Nó cung cấp cho người dùng các công cụ xử lý, phân tích số liệu Việc minh hoạ số liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Excel giúp cho người dùng quan sát kết quả một cách trực quan và dễ hiểu Ngoài ra,phần mềm này còn cung cấp nhiều dịch vụ và tiện ích khác Hiện nay Excel đã được sử dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như công tác văn phòng, kế toán, quản lý hàng hoá, điểm thi của học sinh và nhiều thông tin khác

I.1 Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình

+ Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt là Excel)

+ Các thành phần trong cửa sổ chương trình Excel

Theo thứ tự từ trên xuống dưới là:

Thanh tiêu đề (cuối thanh này có các nút lệnh: thu nhỏ, phóng to và đóng cửa sổ), Thanh menu: chứa các menu như: File, Edit, View, v.v,

Hai thanh công cụ: chứa các biểu tượng: New, Open, Save, v.v,

◄ 1 Chọn nút Start, chỉ vào Programs và chọn

Microsoft Excel; Cửa sổ chương trình xuất hiện

◄ 2 Cửa sổ chương

trình Excel

Thanh chỉ địa chỉ và nội dung của ô được chọn: cho biết địa chỉ ô đang chọn, cho phép nhập dữ liệu số, chuỗi, ngày tháng hoặc một công thức vào ô này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm tên hàng 1,2,3 và tên cột A,B,C, ví dụ: ô đang chọn là B2,

Tên các bảng tính: sheet1, sheet2, ta có thể làm việc trong các bảng tính này,

Thanh cuốn ngang (thanh cuốn dọc ở mép ngoài bên phải cửa sổ, bảng tính có số lượng ô rất lớn nên có nhiều ô bị khuất để xem các ô này ta dùng các thanh cuốn)

Và thanh trạng thái: hiển thị trạng thái của chương trình ví dụ: chữ NUM cho biết nút Num Lock đang bật (đèn LED Num Lock trên bàn phím sáng) như vậy ta có thể sử dụng được nhóm các phím số ở góc bên phải bàn phím

Tham khảo thêm mục II.2 “Làm việc với các chương trình, file và thư mục” trong giáo trình

“Hệ điều hành Windows” về các thành của cửa sổ

Khi rê chuột đến các nút trên thanh công cụ thì nhãn của nút đó được hiện ra, trên hình vẽ là

nút save (lưu dữ liệu trong bảng vào file).

+ Thoát khỏi chương trình Excel

Chọn menu: File\Exit hoặc chọn nút Close (nút có dấu x) ở góc trên bên phải cửa sổ chương

trình

I.2 Tạo, mở và lưu một file

+ Tạo một file tài liệu mới trong Excel

Trong menu File chọn New, cửa sổ new xuất hiện

◄3 Chọn menu File\Save

Để lưu dữ liệu vào file, ta có thể thực hiện bằng 3 cách:

+ chọn menu File\Save+ chọn nút save trên thanh công cụ+ ấn tổ hợp phím Ctrl+S

Các công việc khác cũng có tương ứng 3 cách làm như vậy

◄ 1 Để tạo một file

mới, chọn táp General vàsau đó nháy đúp chuột vào biểu tượng

Workbook

Để tạo file theo mẫu có sẵn, chọn táp

Một tài liệu được mở ra Trong tài liệu này này ta gõ thử vào các ô một chữ, số rồi lưu dữ liệu vừa gõ vào file.

+ Lưu dữ liệu vào file

Để lưu dữ liệu vào file ta chọn menu: File\Save như hình 3, mục I.1 Cửa sổ Save as hiện ra

+ Mở một file

Ta chọn menu File\Open, cửa sổ Open hiện ra

I.3 Làm việc với các Bảng tính và file tài liệu

Trong Excel, một tài liệu (workbook) là một file trong đó ta thực hiện các công việc như nhập, phân tích, xử lý và lưu trữ dữ liệu Một tài liệu có thể chứa nhiều bảng, giúp cho ta có thể tổ chức các thông tin liên quan khác nhau chỉ trong một file

Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê và phân tích dữ liệu Ta có thể nhập vào, sữa đổi dữ liệu trên các bảng tính và thực hiện tính toán trên các bảng tính này

Tên của các bảng tính xuất hiện trên các táp ở phía dưới cửa sổ workbook Để chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng Tên của bảng tính đang kích hoạt được tô đậm

+ Trong một bảng tính (xem hình 2 mục I.1) để xem các ô bị khuất ta dùng các thanh cuốn

+ Quản lý bảng tính

a) Chọn bảng tính

Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó

Khi chọn nhiều bảng tính kế tiếp nhau ta ấn đồng thời phím Shift trong khi chọn bảng đầu tiên

và bảng cuối cùng Và thay việc ấn phím Shift bằng ấn phím Ctrl để chọn các bảng tính không

kế tiếp nhau

b) Chèn thêm một bảng tính: chọn menu Insert\Worksheet

c) Sao chép hoặc di chuyển bảng tính:

Ta có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính từ một file này sang file khác, để thực hiện việc này trước hết ta mở các file này ra

- Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực hiện

- Chọn menu: Edit\Move or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, ở đây:

- Trong hộp To book, chọn file đích (file sẽ sao chép hoặc di chuyển bảng tới); trong hộp Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước nó sẽ là bảng tính sắp sao chép hoặc di chuyển tới Nếu muốn bảng tính mới nằm ở cuối cùng của tài liệu thì chọn (move to end)

- Để sao chép thì chọn vào hộp kiểm Create a copy, nếu hộp này không được chọn có nghĩa làthực hiện di chuyển

- Nháy đúp chuột vào táp của bảng tính cần đổi tên

- Gõ vào tên mới, kết thúc bằng ấn phím Enter

Các công việc trên có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách nháy chuột phải lên táp của bảng tính (một hoặc nhiều bảng đã được lựa chọn)

◄ 1 Nháy chuột phải vào táp

của bảng tính (sheet1)

Ở đây có thể thực hiện việc chènthêm, xoá, đổi tên, sao chéphoặc di chuyển bảng tính, chọn tất cả các bảng tính và xem mãlệnh Visual Basic của file tàiliệu

II Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính

Thứ tự các công việc thực hiện các công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích dữ liệu và in ra cáckết quả báo cáo gồm: nhập dữ liệu vào máy, lưu dữ liệu lên đĩa cứng bằng chương trình Excel,

xử lý dữ liệu đưa ra các kết quả, định dạng dữ liệu cần in ra, minh trang và in ra giấy Trong

đó việc xử lý và phân tích số liệu cần nhiều chức năng và phức tạp nên được tách ra thành một phần riêng (phần III) Trong phần này chúng tôi trình bày cách soạn thảo, định dạng dữ liệu, định dạng bảng tính, vẽ và hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ và in bảng tính ra giấy

II.1 Soạn thảo

Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: thực hiện như nhập dữ liệu

Cách di chuyển con trỏ:

dùng các phím: (sang trái một cột), (lên một dòng), (sang phải một cột), (xuống một dòng); Alt + Page Up (sang trái một trang), Alt + Page Down (sang phải một trang), Page Up (lên trên một trang), Page Down (xuống dưới một trang) Home (về đầu một dòng),Ctrl+Home (về đầu trang: ô A1)

dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến

Nhập hàm vào một ô: bắt đầu là dấu bằng “=”, tiếp theo là tên hàm, tiếp theo là các tham số của hàm (nằm trong ngoặc đơn( )) và kết thúc bằng gõ phím Enter Ví dụ: trong ô B2 ta nhập hàm tính tổng cho các ô A1 đến A10 thì viết: =sum(a1:a10) và gõ phím Enter ();

Sử dụng dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle)

Ví dụ: Ta điền số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2, sau đó chọn hai ô này, rê chuột đến Fill handle

(ở góc dưới bên phải ô A2) con chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn và rê chuột đến ô A3, A4 v.v thì Excel căn cứ vào giá trị ở hai ô A1, A2 để điền tiếp giá trị vào các ô tiếp theo Kết quả

số 3 được điền vào ô A3 (hình vẽ) Tương tự cho các ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền tháng giêng January (viết tắt Jan) vào ô C5 Sau đó thực hiện điền dữ liệu tự động kết quả sẽ được như hình vẽ Sử dụng công cụ này đặc biệt hiệu quả khi điền tự động các công thức

+ Sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu

Thực hiện việc sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu trong Excel cũng tương tự như phần “Soạn

◄1 Sử dụng Fill handle điền dữ liệu dự vào

các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh

Bước 1: Chọn (bôi đen) dữ liệu cần thực hiện

Bước 2:

Để sao chép ta chọn menu: Edit\Copy Hoặc ấn: Ctrl + C

Để di chuyển ta chọn menu: Edit\Cut Hoặc ấn: Ctrl + X

Để xoá ta chọn menu: Edit\Clear\Contents Hoặc ấn: Delete

Bước 3:

Để sao chép hoặc di chuyển

dữ liệu ta chỉ ra vị trí đưa dữ

liệu đến và chọn menu: Edit\Paste Hoặc ấn: Ctrl + V

Tuy nhiên ta có thể thực hiện việc này một cách nhanh chong từ thanh công cụ

+ Thêm bớt ô, hàng, hoặc cột

Để chèn thêm một hàng hoặc cột ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu hàng (cột) nơi ta muốn hàng (cột) mới sẽ xuất hiện; 2) chọn menu Insert\Row để chèn thêm hàng, Insert\Column để chèn thêm cột

Để xoá bớt một hàng hoặc một cột, trước tiên ta chọn nó, sau đó chọn menu: Edit\Delete.Khi thực hiện thêm hoặc bớt một ô vào bảng tính Hộp thoại Insert hoặc Delete xuất hiện Trong đó có các lựa chọn sau:

Ý nghĩa của từng lựa chọn:

Shift Cells right (left): đẩy ô hiện tại sang phải (trái)

Shift Cells down (up): đẩy ô hiện tại xuống dưới (lên trên)

Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) một hàng vào vị trí hiện tại

Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) một cột vào vị trí hiện tại

Để thêm một ô vào bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu vị trí ô nơi cần chèn thêm ômới; 2) chọn menu: Insert\Cells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vàomục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;

Tương tự như việc thêm một ô, để xoá một ô khỏi bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu

ô cần xoá; 2) chọn menu: Insert\Delete , cửa sổ Delete xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;

◄ 2 Hộp thoại

Insert vàhộp thoại Delete

b) Để thay thế dữ liệu ta chọn: Edit\Replace, hộp thoại thay thế (Replace) xuất hiện trong đó ta điền vào dữ liệu cần tìm vào ô Find What; dữ liệu thay thế vào ô: Replace with; sau đó chọn nút Find Next để tìm kiếm; khi tìm kiếm được chọn nút lệnh Replace để thay thế và lặp hai động tác này cho đến lúc hoàn thành Hoặc nếu khẳng định cần thay đổi dữ liệu này trong toànbảng tính thì sau khi điền xong các thông tin ta chọn Replace All (hình 3).

+ Sắp xếp dữ liệu

Ví dụ ta có bảng dữ liệu dưới đây:

Bảng này đang được sắp xếp theo Thang, bây giờ ta cần xem số liệu theo Cửa hàng Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo Cửa hàng ta thực hiện các bước sau: Thứ nhất là đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính; Thứ hai chọn menu: Data\Sort, cửa sổ sắp xếp hiện ra Ta nháy chuột vào nút mũi tên chỉ xuống trong ô Sort by ta chọn trường cần sắp xếp; các ô Then

by ta chọn tiếp các trường được ưu tiên trong việc sắp xếp này Và cuối cùng ta chọn nút lệnh

II.2 Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu

+ Địa chỉ

a) Cách phân loại và quản lý địa chỉ

Đối tượng quản lý của Excel là ô (cell) Ứng với mỗi ô có các thông tin sau: dữ liệu mà ô đólưu dữ, định dạng của ô, và địa chỉ của ô Ô là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất, lớn hơn là bảng tính (gồm nhiều ô), tiếp theo là tài liệu (gồm nhiều bảng tính) Dữ liệu của workbook được lưu trênmột file Một bảng tính gồm tối đa là 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ô) Ô lànơi giao nhau của một hàng với một cột Nên một ô được xác định bằng địa chỉ của nó gồm 2

ký tự chỉ ra ô này là giao của cột nào với hàng nào Ví dụ: ô B2 là ô giao của cột B với hàng số 2; ô đầu tiên trong bảng là ô A1 và ô cuối cùng là ô IV65536

Trong các liên kết dữ liệu, từ file đích có thể truy cập dữ liệu của file nguồn thông qua địa chỉ

ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) và baocao.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) lưu trong thư mục “My Documents” Ô A1 trong sheet2 của file baocao.xls ta viết:

='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xls\sheet2 sẽ nhận giá trị của ô A2 ở file dulieu.xls\sheet1

Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1 Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối Sự khác nhau giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác (dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi

+ Một số kiểu dữ liệu trong Excel

Scientific Khoa học 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03

Text Chuỗi (ký tự) Trung tam CNTT Nghe An

II.3 Làm việc với biểu đồ và đồ thị

Trong nhiều trường hợp ta cần xem xét sự quan hệ giữa hai hay nhiều dữ liệu với nhau Ví dụ: xét số lượng hàng hoá bán ra trong một năm theo thời gian (đơn vị là tháng) để biết vàokhoãng thời gian nào bán được số lượng hàng nhiều nhất, ít nhất Hay cùng một mặt hàng, tacần xem xét số lượng bán ra ở các cửa hàng khác nhau như thế nào? cửa hàng nào bán được nhiều nhất, ít nhất? Excel cung cấp cho người sử dụng công cụ Biểu đồ và Đồ thị cho phép quan sát trực quan các yêu cầu này Giúp cho quá trình nhận định, đánh giá số liệu được thuận tiện Vậy việc sử dụng công cụ này như thế nào? ta xét các ví dụ sau:

Ví dụ 1: Nhập vào Excel bảng dữ liệu gồm hai cột: cột Tháng và cột Doanh thu như hình 1.

Để vẽ đồ thị mô tả quan hệ Doanh thu theo từng Tháng ta chọn (bôi đen) vùng dữ liệu sau đó chọn menu: Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; Trong ô Chart type ta chọn mục XY(Scatter) và ở vùng bên phải cửa sổ này ta chọn ô thứ 2 trên xuống (được bôi đen) nhưhình 1, cuối cùng ta chọn nút Finish để hoàn thành Kết quả ta có đồ thị như hình 2

Chú ý: Chart Wizard có 4 bước, ở đây ta kết thúc từ bước 1 như vậy ta đã sử dụng các lựa

chọn mặc định ở các bước sau đó Các bước sau cho phép đặt tiêu đề cho trục dọc (trục tung), trục ngang (trục hoành), cho phép chọn bảng tính để hiển thị kết quả v.v

Chart Wizard cung cấp nhiều cách thể hiện khác nhau (xem hình 1) Tưong tự cách làm trên,

ta có thể thử nghiệm các lựa chọn còn lại để biết và chọn ra lựa chọn phù hợp cho mình

▲

1 Vùng dữ liệu được chọn và cửa sổ Chart Wizard

Ví dụ 2: Xem

Nhập vào Excel bảng dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần vẽ sơ đồ (hình 3a), chọn menu: Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; ở bước một chọn Pie và ở vùng bên phải chọn ô thứ hai ngoài, hàng trên (hình 3b)

◄ 2 Đồ thị mô tả quan hệ doanh

thu theo tháng

Từ đồ thị ta thấy doanh thu các tháng đầu và một số tháng cuối năm nói là thấp; Và doanh thu cao

ở các tháng 7,8,9;

◄ 3 Vùng dữ liệu được

chọn và bước 1 của Chart Wizard

◄ 4 Thực hiện

lựa chọn ở bước 3

Sau đó chọn nút lệnh “Next >” đến bước 4, chọn như hình 4;

Kết quả thực hiện được trình bày trên hình 5

Tương tự cách làm này ta có thể mô tả dữ liệu của bất kỳ lĩnh vực nào bằng biểu đồ hoặc đồ thị Chúng sẽ trợ giúp cho việc đánh giá phân tích cũng như tạo các báo cáo trực quan, dễ hiểu

◄ 5 Biểu đồ mô tả quan hệ

doanh thu của ba doanh nghiệp

Ở đây khi ta chọn từng phần trong biểu đồ các thông tin về biểu đồ sẽ hiện ra

Tên táp Công việc sẽ thực hiện Chi tiết

Alignment Chọn căn lề Căn trái, phải, chính giữa, căn đều

hai bên; dữ liệu nằm ngang, dựng đứng, nghiêng v.v

Lựa chọn Warp text cho phép hiện nhiều dòng trong một ô

mẫu chữ (hộp Fonts)kiểu chữ (Fonts style)

cỡ chữ (Size)màu chữ (Color), vv

bao quanh

Chọn: có hay không cóđường bao xung quanh

◄ 1 Cửa sổ định dạng dữ

các ô dữ liệu

Như vậy, mỗi ô trong Excel chứa các thông tin sau: nội dung, định dạng, lời ghi chú Phần trên

đã trình bày cách đưa dữ liệu vào, đặt định dạng và thêm lời ghi chú Vậy muốn loại bỏ chúng thì làm như thế nào? Việc này được thực hiện bằng cách chọn menu: Edit\Clear và chọn: All

để xoá tất cả, Formats để xoá định dạng, Contents để xoá nội dung và Comments để xoá lời ghi chú

+ Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

Ta thực hiện như sau: trước hết là chọn cột (hoặc dòng) cần thay đổi, sau đó chọn menu:

Format\Column\Width; điền vào giá trị độ rộng; chọn OK để thay đổi độ rộng

Format\Row\Height; điền vào giá trị chiều cao; chọn OK để thay đổi chiều cao

Cách làm nhanh hơn là đưa chuột đến đường phân cách giữa hai cột (gạch đứng), hoặc giữa hai hàng (đường ngang) trên thanh ghi địa chỉ A,B,C hoặc 1,2,3 , hình dạng con chuột đổi thành mũi tên hai chiều, ấn và rê chuột để thay đổi

II.5 In bảng tính

Trước khi in ta phải định dạng trang giấy bằng cách chọn: File\Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup với 4 táp như sau:

Trong táp Page (hình 1):

- Trong Oriention: chọn Portrait để in dọc, Landscape để in ngang trang giấy

- Trong Scaling: nên dữ Adjust to 100% normal size Trường hợp chỉ thiếu vài dòng sẽ trọn một trang nên chọn Fit to 1 page để Excel ép lại cho vừa một trang

- Trong Paper size: Chọn cỡ giấy in thông thường ta chọn giấy khổ A4

- Trong Print Quality: chọn chất lượng in; 600 dpi nghĩa là in với độ phân giải 600 điểm/in;Trong táp Margins (hình 2): Đặt các canh lề cho trang giấy

- Tương ứng: Top, Bottom, Left và Right là lề trên, dưới, trái và phải; Tức là vùng in sẽ cách

◄ 1 Hộp thoại

Page Setup,trong táp Page

- Header, Footer khoảng cách mép trên và mép dưới trang giấy đến mép dưới (trên) của phần Header (Footer).

- Horizontally, Vertically: Canh giữa theo chiều ngang, dọc hay không?

Trong táp Header/Footer: dùng để định tiêu đề đầu trang và cuối trang Excel sẽ in ra một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và một dòng ở cuối trang gọi là dòng chântrang (Footer) Trong mục Header và mục Footer của táp này có các dòng gợi ý có sẵn ta có thể chọn chúng để in Trường hợp ta không thích các dòng này mà muốn thay nó bằng một dòng khác ta chọn: Custom Header và Custom Footor Khi thực hiện lựa chọn này một cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện, trong đó Excel chia dòng ra làm 3 phần: Trái, Giữa và Phải ta có thể soạn thảo vào các ô này (hình 3)

◄ 2 Táp căn lề trang

(táp Margins)

Trong cửa sổ soạn thảo có thanh công cụ, gồm các biểu tượng theo thứ tự từ trái qua phải là:Font chữ (chọn Fonts), số trang, tổng số trang, ngày giờ, tên file, tên bảng tính (cho phép chèmvào).

Táp Sheet: Cho phép in một vùng dữ liệu bất kỳ trong bảng tính

- Hộp Print Area: nhập vào địa chỉ vùng dữ liệu cần in ra

- Trong Page Order: cho phép chọn hướng in;

Sau khi định dạng trang xong, trước khi in ra giấy ta nên xem thử các trang in đã vừa ý chưabằng cách chọn menu: File\Print Preview (hoặc chọn nút Print Preview trong cửa sổ Page Setup, hoặc chọn biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ)

Thực hiện in dữ liệu ra giấy bằng cách chọn menu: File\Print, hộp thoại Print hiện ra:

Khung Printer: chọn máy in, lựa chọn Print to file: in ra một file mới, mặc định không chọn nó

sẽ in ra giấy

Khung Print range: chọn trang in, All: in tất cả các trang; Pages: từ trang đến trang ;

Khung Print what: Selection: in vùng dữ liệu đã chọn, Active sheets: in các bảng tính đang kích hoạt; Entire workbook: in tất cả các bảng tính trong file

Khung Copies: Number of copies: số bản được in ra (sao chép nhiều bản), Collate: có duyệt thứ tự trang in

Chọn: nút Print Preview để xem thử, nút OK để Excel thực hiện in và nút Cancel để huỷ bỏ

◄ 4 Khung Page Order trong táp Sheet, cho

phép chọn hướng trang in

◄ 5 Hộp thoại in dữ

liệu

III Phân tích dữ liệu

Sau khi vào dữ liệu xong, việc phân tích dữ liệu cung cấp thêm những thông tin có giá trị Ví dụ: Kết thúc kỳ thi tuyển sinh kết quả thi đã được lưu trữ, dữ liệu này mới cho biết thí sinh nàođạt hay chưa đạt, bao nhiêu điểm Khi ta muốn biết các thông tin tổng hợp như: có bao nhiêuphần trăm thí sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu và kém; theo khu vực hay theo tỉnh thành hoặc theo từng trường học thì tỷ lệ này là bao nhiêu; để qua đó đánh giá giá chất lượng đào tạo, có ý kiến phản ánh và luật lập kế hoạch đào tạo Các bài toán trong quản lý hay trong kinh tế v.v cũng có những nhu cầu tương tự Việc xử lý dữ liệu trong Excel nên thực hiện bằng cách: dữ liệu đầu vào -> xử lý -> dữ liệu đầu ra Trong đó dữ liệu đầu vào có thể làmột bảng (có một số hàng và cột), hoặc một Bảng tính (sheet), hoặc là một file dữ liệu (book) tuỳ vào dữ liệu này là ít hay nhiều (mỗi sheet có thể lưu 65000 hàng, mỗi hàng 256 cột) Dữ liệu đầu ra có thể lưu trên một file khác, sheet khác hoặc là một bảng khác ngay trong sheet đó

Phần này chúng tôi cung cấp một số hàm và công cụ của Excel dùng cho việc phân tích dữ liệu, và các ví dụ áp dụng đơn giản Những ví dụ đơn giản, các hàm được cung cấp cho học viên như những công cụ cơ bản để học viên vận dụng linh hoạt chúng trong từng bài toán cụ thể

III.1 Sử dụng các hàm

1) Danh sách một số hàm thường dùng

(các hàm khác ta có thể tra cứu bằng chương trình trợ giúp của Excel bằng cách chọn menu: Help\Contents and Index\tab Index\gõ vào từ khoá “functions”\Display và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình để xem)

Xử lý số abs(n) cho giá trị tuyệt đối của số n abs(-2) = 2

sqrt(n) cho giá trị căn bậc hai của số n

(n>0)

sqrt(9) = 3

int(x) cho giá trị phần nguyên của x int(3.45) = 3

mod(n,m) lấy phần dư của phép chia n cho

cos(x) tính cos của x radian cos(pi()/2) = 0

tan(x) tính tang của x radian tan(pi()/4) = 1

atan(x) tính arctang của x atan(1) = 0.785398

Xử lý

chuỗi

left(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được

tính từ trái qua phải n ký tự

left(“nghe an”,4) = nghe

right(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được

tính từ phải qua trái n ký tự

right(“nghe an”,4) = e anlen(s) cho độ dài của chuỗi s len(“nghe an”) = 7

lower(s) chuyển chuỗi s thành chữ thường lower(“Nghe An”) = nghe

anupper(s) chuyển chuỗi s thành chữ hoa lower(“Nghe An”) =

NGHE ANproper(s) chuyển các chữ đầu của mỗi từ

trong chuỗi s thành chữ hoa

proper(“nghe an”) = NgheAn

trim(s) cắt các ký tự trống ở hai đầu chuỗi

counta({1,4,6,”a”,”c”}) =5

khi các ô A1:A5 tương ứng nhận các giá trị: {1,4, , ”a”,”c”} (A3 không có dữ liệu) thì counta(A1:A5) = 4

các ô A1:A5 lần lượt chứa các giá trị: 7, 3.5, 3.5, 1,

và 2 thì:

rank(A2,A1:A5,1) = 3rank(A1,A1:A5,1) = 5rank(A1,A1:A5,0) = 1rank(A1,A1:A5) = 1vlookup(x,

cho các ô nhận giá trị tương ứng sau:

A1:A3 là A, B, CB1:B3 là 10, 8, 5vlookup("C",A1:B2,2,false) = 5

cho các ô nhận giá trị tương ứng sau:

A1, B1, C1 là A, B, CA2, B2, C2 là 10, 8, 5hlookup("A",A1:C2,2,