phân tích các nhân tố làm ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông

LỜI MỞ ĐẦU Trong cuộc sống hằng ngày, giao tiếp truyền thông là 1 phần không thể thiếu trong mọi hoạt động của xã hội. Dù trong hoàn cảnh nào mọi người vẫn phải thông tin cho nhau. Truyền thông giao tiếp giúp cho mọi người trao đổi thông tin với nhau và qua đó mọi người sẽ hiểu được nhau, nhưng tại sao lại xuất hiện tình trạng hiểu nhầm lẫn nhau? Những yếu tố, nhân tố nào ảnh hưởng trong quá trình truyền thông giao tiếp? Trong bài tiểu luận này nhóm chúng em thực hiện phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và qua đó tìm hiểu những phương pháp tăng cường hiệu quả truyền thông trong giao tiếp Hướng tiếp cận: Đầu tiên, tìm hiểu truyền thông là gì và mô hình hóa quá trình truyền thông. Qua đó, phân tích các nhân tố gây ảnh hưởng có thể xuất hiện trong các bước của mô hình truyền thông (sự xuất hiện, ảnh hưởng như thế nào). Sau đó, đưa ra mô hình chiến lược trong truyền thông để tăng hiệu quả hơn. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  TIỂU LUẬN MÔN HỌC : HÀNH VI TỔ CHỨC ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ LÀM ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG MỤC LỤC I. Truyền thông giao tiếp 1. Khái niệm 2. Mô hình II. Những yếu tố ảnh hưởng trong mô hình truyền thông 1. Nhân tố chủ quan 2. Nhân tố khách quan III. Những phương pháp cải thiện truyền thông 1. Mô hình chiến lược truyền thông giao tiếp 2. Các nguyên tắc khác nhằm tăng hiệu quả truyền thông I TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP: 1. KHÁI NIỆM: Truyền thông trong giao tiếp là một tiến trình trao đổi các thông điệp có lời và không lời nhằm để hiểu, phát triển và ảnh hưởng đến các mối quan hệ người và người. Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận. Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những giừ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ. Hội thoại giữa các cá nhân thường xuất hiện theo cặp hoặc từng nhóm với qui mô khác nhau. Qui mô của nhóm tham gia thường tác động tới bản chất của cuộc hội thoại. Truyên thông trong nhóm nhỏ thường diễn ra giữa ba đến mười hai cá nhân và khác biệt với trao đổi qua lại giữa các nhóm lớn hơn như công ty hay cộng đồng. Hình thức truyền thông này được hình thành từ một cặp hay nhiều hơn, thông thường được đề cập tới như một mô hình tâm lý học trong đó thông điệp được truyền từ người gửi đến người nhận qua một kênh thông tin. Ở cấp độ lớn nhất, truyền thông đại chúng chuyển các thông điệp tới một lượng rất lớn các cá nhân thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Quá trình truyền thông diễn ra liên tục. Khi bạn ngồi yên lặng trong góc phòng, mặc cho mọi người xung quanh nói hay làm gì thì cũng đang gửi những tín hiệu truyền thông không bằng lời cho những người xung quanh (cho dù vô tình hay cố ý). Bởi truyền thông là quá trình gửi và nhận thông tin, các mốc phát triển truyền thông thường gắn liền với tiến bộ công nghệ. 2. MÔ HÌNH TRUYỀN THÔNG: Mô hình truyền thông sẽ giúp chúng ta nhận biết và hiểu được các thành phần nhân tố xuất hiện trong quá trình truyền thông và sự di chuyển của dòng thông tin trong mô hình. Nhìn vào hình, ta sẽ thấy truyền thông diễn ra như thế nào. Theo mô hình này, chúng ta có thể thấy luồng thông tin được chuyển đi theo các bước như sau: (1). Người gửi xây dựng thông điệp, mã hóa thông điệp thành lời, cử chỉ, ngữ điệu, hay những biểu tượng, ký hiệu khác. (2). Thông điệp được mã hóa sẽ chuyển đến người nhận có chủ ý trước thông qua một hay nhiều kênh truyền thông. (3). Người nhận thông điệp sẽ giải mã thông điệp. Lý tưởng nhất là ý nghĩa giải mã thông điệp đúng với những gì người gửi muốn trình bày. (4). Để hoàn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi. Phản hồi là một cách kiểm tra sự thành công của quá trình chuyển đổi thông điệp. Nguồn: McShane et al. (2005), Organizational Behavior, Ta có thể thấy có những yếu tố có thể gây nên sự sai lệch khi truyền thông như: - Quá trình định hình thông điệp, mã hóa. - Kênh truyền thông. - Giải mã và phản hồi. - Các tác nhân gây nhiễu mà ta tạm dịch là ‘tiếng ồn’ liên quan đến cơ cấu tổ chức, xã hội và tâm lý học dẫn đến những sai lệch về thông điệp gửi đến người nhận. Ví dụ: một giảng viên trong giảng dạy dùng từ không chính xác sẽ làm cho sinh viên hiểu lầm. Chẳng hạn, giảng viên dùng từ yếu điểm để nói đến điểm quan trọng theo nghĩa Hán Việt, nhưng sinh viên lại giải mã theo nghĩa thuần Việt là điểm yếu. Ngoài ra, trong lớp sinh viên nói chuyện ồn ào cũng sẽ làm cho quá trình truyền thông bị sai lệch. II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG: Như đã quan sát mô hình truyền thông, các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông đều có thể xuất hiện trong các bước truyền thông. Ở đây ta có thể chia ra gồm nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan. 1. NHỮNG NHÂN TỐ CHỦ QUAN: + Những nhân tố chủ quan: xuất hiện trong bản thân của đối tượng truyền và nhận thông tin. truyền thông là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến cả quá trình truyền thông. Nhận thức: Trong kinh nghiệm giao tiếp của chúng ta, những trở ngại trong truyền thông không nhỏ do cách thức nhận thức của mỗi người khác nhau. Tìm hiểu về nhận thức và các yếu tố tác động lên nhận thức sẽ giúp chúng ta hiểu thêm về vai trò và sự ảnh hưởng của nhận thức trong quá trình truyền thông giao tiếp. Nhận thức là tiến trình tiếp nhận các kích thích từ bên ngoài và lý giải là tổng hợp các yếu tố ấy thành tổng thể có ý nghĩa thông qua 5 giác quan của chúng ta. Các giác quan của chúng ta có tầm quan trọng khác nhau. Điều này giúp chúng ta nhận thức sự việc quanh ta như thế nào. Chúng ta thường nhận thức thế giới quanh ta: 2% bằng vị giác 3% bằng xúc giác 7% bằng khứu giác 22% bằng thính giác, 66% bằng thị giác. Nguyên nhân chính của việc gây hiểu lầm trong giao tiếp là do khác nhau về nhận thức giữa người nhận và người gởi. Chúng ta cần ghi nhớ là hai người không thể nào có cùng một nhận thức về một sự kiện theo một cách giống nhau. Chúng ta nhận thức sự việc tùy thuộc vào kinh nghiệm riêng và sự khác nhau về nhận thức của con người là tự nhiên và không thể tránh được. Quá trình nhận thức bao gồm sự kết hợp những thông tin bên trong và bên ngoài. Nhận thức liên quan đến sự chú ý đến những điều ở thế giới bên ngoài, và liên hệ thông tin đó với những thông tin đã có sẵn trong đầu chúng ta. Nhận thức là một tiến trình chọn lọc những gì chúng ta sẽ tham gia, chúng ta sẽ gạn lọc một số lượng lớn thông tin (trí óc không thể nào xử lý hết tất cả mọi thứ). Trong một chừng mực nào đó, chúng ta thấy những cái mà trí óc chúng ta đã được lập trình để thấy. Chương trình này bao gồm những kinh nghiệm, khả năng và những mối quan tâm của chúng ta và chúng ta cũng bị ảnh hưởng bởi nhu cầu tâm sinh lý của chúng ta. Nhận thức bắt nguồn từ những vấn đề sau: •Cùng những dữ kiện, người ta nhìn, giải thích và đáp ứng khác nhau. •Do người ta thêm vào những tin tức còn thiếu. •Căn cứ trên những trải nghiệm riêng của mình. •Do tính chọn lọc: có khuynh hướng nhớ những điểm thái quá, cực đoan và quên những điểm trung dung, một bức thư chúc mừng hay chia buồn được gởi đi ngay sau biến cố có hiệu quả hơn thư gởi trễ. •Cảm xúc: Các cảm xúc như thương, ghét, sợ, giận, mệt mỏi, thiếu tập trung, mức độ tự tin, bị phê phán, phủ nhận cảm xúc của người khác, cạnh tranh đều ảnh hưởng tiêu cực đến truyền thông. Chúng ta khó mà chịu lắng nghe người khác khi chúng ta đang có những cảm xúc nêu trên. Chúng ta chỉ chịu lắng nghe người khác khi chúng ta cảm thấy lạc quan yêu cuộc sống, tự tin và thoải mái về mặt tinh thần. •Kỹ năng ngôn ngữ: Cách diễn đạt, cách dùng từ chuyên môn, từ có ý nghĩa ngược lại, nghĩa hàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng của các nhóm cùng lãnh vực hoạt động… gây cản trở rất nhiều cho truyền thông. Qúa tải thông tin Sự quá tải thông tin là hiện tượng thông tin đi vào vượt quá năng lực xử lý của một cá nhân, dẫn đến người nhận thông tin không thể nắm bắt được đâu là những ý chính mà người gửi muốn người nghe tiếp nhận dẫn đến hiện tượng “Ông nói gà, bà nói vịt”. Sức khỏe Sức khỏe không tốt cũng dẫn đến tình trạng mất tập trung trong quá trình truyền thông và người nhận không thể chú ý tập trung vào những điều người nói muốn truyền đạt đến mình. •Sự suy diễn và xét đoán giá trị: Chúng ta có một khuynh hướng tự nhiên là vội vàng kết luận và xét đoán. Phần lớn thông tin mà chúng ta nhận được là những suy diễn hoặc những ý kiến. Sự suy diễn là một kết luận căn cứ trên những thông tin không đầy đủ. Chúng ta bị hiểu lầm và bất đồng ý kiến với nhau khi chúng ta bày tỏ những suy diễn và ý kiến như thể đấy là những sự kiện. Thí dụ: Trong hoàn cảnh bình thường: “Tôi thấy Anh H. rời văn phòng lúc 10h”. Đó là sự kiện. Nhưng nếu chúng ta lấy sự kiện này để suy diễn theo quan điểm riêng thì có thể nói: “Tôi thấy Anh H. rời văn phòng để về nhà”. Nhưng chúng ta không thể sống thiếu sự suy diễn, con người cần có chúng để hiểu được cuộc sống hằng ngày. Nếu chúng ta căn cứ trên thế giới quan riêng của cá nhân chúng ta khi cho rằng:”Tôi đã thấy Anh H. rời văn phòng đi về nhà” và thêm vào “Anh ta lười biếng”. Đây là sự xét đoán giá trị. 2. NHỮNG NHÂN TỐ KHÁCH QUAN: +Những nhân tố khách quan: bao gồm các yếu tố cơ cấu tổ chức, xã hội, văn hóa, kênh truyền thông tin •Bối cảnh vật chất: Phòng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết . ảnh hưởng rất nhiều trong truyền thông. •Hoàn cảnh xã hội: Truyền thông bị chi phối bởi: mục đích truyền thông, vai trò và địa vị xã hội, thái độ, giá trị, kinh nghiệm, niềm tin, quan điểm, khoảng cách thế hệ, kỳ vọng, kiến thức… •Sự gây nhiễu: Sự gây nhiễu là bất kỳ những gì xảy ra lẫn lộn, phiền toái, hoặc gây trở ngại cho việc chuyển giao chính xác thông điệp dự định gởi. Thí dụ như lỗi do người gởi gây ra là đánh máy sai lỗi chính tả, câu nói hay viết tối nghĩa Còn do lỗi của người nhận là thói quen đọc không tốt, nghe kém và thiếu tập trung. Văn hóa: Ngày nay toàn cầu hóa đang diễn ra mọi nơi trên thế giới, việc truyền thông không còn nằm trong phạm vi của một nước nữa.Truyền thông xuất hiện giữa các nước, giữa các nền văn hóa khác nhau. Chính sự đa văn hóa gây nên những rào cản trong quá trình truyền thông như: Rào cản gây bởi từ ngữ Rào cản gây bởi nghĩa lóng Rào cản gây bởi giọng điệu Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau. Kênh truyền thông: Hiện tại, có rất nhiều kênh truyền thông và mỗi một kênh truyền thông có những đặc điểm riêng của nó. Chính những đặc điểm riêng này tạo nên ưu cũng như nhược điểm của nó và làm nên ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp. Do đó, trong quá trình truyền thông ta cần phải chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích, hoàn cảnh của mình. NHẬN XÉT: Tuy nhiên, trong phân tích tiến trình truyền thông giữa hai người, ta nhận thấy rằng những nhân tố khách quan này cũng tác động chủ yếu lên nhận thức của con người và làm ảnh hưởng đến cách suy nghĩ và truyền đạt. Do đó, những trục trặc thường xảy ra ở các bước “mã hóa thông điệp” và “giải mã thông điệp” . II PHƯƠNG PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 1.MÔ HÌNH CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP: Tương ứng với mô hình truyền thông và các nhân tố gây ảnh hưởng đến quá trình truyền thông, ở đây ta sẽ sử dụng 1 mô hình chiến lược để truyền thông tương ứng theo các bước trong mô hình truyền thông mà chúng ta đã đề cập ở trên. Mô hình chiến lược này mang tính tổng quát để khắc phục các nhân tố ảnh hưởng đến các bước trong quá trình truyền thông. Mô hình chiến lược truyền thông giao tiếp: BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH. A. Xác định tình huống 1. Giới hạn vấn đề • Chia nhỏ vấn đề cần trình bày 2. Đánh giá vấn đề trong mối tương quan với môi trường bên ngoài • Ý thức những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức. • Cập nhật thường xuyên những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức. 3. Đánh giá bầu không khí văn hóa công ty ảnh hưởng đến vấn đề B. Xác định đối tượng cần trình bày • Trực tiếp • Gián tiếp C. Xác định mục tiêu của bạn đối với khán thính giả 1. Xác định mục tiêu truyền thông giao tiếp • Những gì bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nhận được thông điệp. 2. Nhận thức về ý định của bạn • Mỗi khi bạn nói hay viết, bạn có cơ hội nêu nó trong kế hoạch của bạn. BƯỚC 2: XEM XÉT LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN, THỜI GIAN. A. Lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp nhất để truyền đạt thông điệp • Thư từ, thư nội bộ • Hội họp • Gọi điện thoại • Email • Truyền thông đa phương tiện Lưu ý: Một số vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phương tiện truyền thông  Bản chất của nội dung ( riêng tư hay mật).  Thời gian chuẩn bị và những chi phí có liên quan.  Người nghe nhận thông tin có thuận tiện không.  Thòi gian cần phải truyền đạt thông tin  Thời gian phản hồi thông tin yêu cầu. B. Lựa chọn thời gian truyền thông giao tiếp • Xem xét nhu cầu của người nghe kết hợp với mục tiêu để chọn thời gian truyền đạt thông tin. • Không nên truyền thông theo kiểu thuận tiện cho mình mà cần phải chú ý đến người nghe. BƯỚC 3: CHỌN LỌC VÀ SẮP XẾP THÔNG TIN A. Xem lại các phân tích về tình huống giao tiếp, khán thính giả và mục tiêu giao tiếp B. So sánh các cấu trúc chính và lựa chọn cấu trúc hiệu quả nhất. C. Giới hạn vào những điểm chính D. Củng cố thông điệp bằng những công cụ hữu hiệu. [...]... TĂNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Trong giao tiếp truyền thông, có nhiều con đường để truyền đạt thông tin: - Giao tiếp bằng lời thông qua: âm thanh, ngôn ngữ - Giao tiếp phi ngôn ngữ: quá trình giao tiếp thông qua việc gửi và nhận thông tin không lời giữa con người Thông tin có thể được truyền đạt thông qua cử chỉ và cảm ứng, ngôn ngữ cơ thể hoặc tư thế, biểu hiện trên khuôn mặt và tiếp xúc bằng mắt Thêm vào... ngôn ngữ cũng bao gồm việc truyền đạt thông tin qua hình ảnh và viết văn bản Dù là ở phương thức truyền đạt thông tin nào, con người cũng phải tìm hiểu, lựa chọn cách truyền đạt ý nghĩ, cảm xúc, mục đích lời nói một cách chính xác, mang lại lợi ích Đây là một vài nguyên tắc để việc truyền thông tốt hơn 1.Tạo môi trường phù hợp - Chọn thời điểm thích hợp Thời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất... bạn khi truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón nhận những thông tin đó và họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn - Tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu Trong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến sự truyền tải thông tin cụ thể đó là sự ồn ào, âm thanh lớn gây khó khăn trong việc lắng nghe Điều này cũng giải thích... sinh động BƯỚC 4: TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN A Phát triển các kỹ năng viết, nói , giao tiếp và làm việc theo nhóm B Chuẩn bị toàn diện C Hãy là chính mình BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN PHẢN HỒI A B C D Cung cấp thông tin phản hồi Yêu cầu về thông tin phản hồi Đón nhận thông tin phản hồi Đánh giá thông tin phản hồi • Cởi mở • Cẩn thận lắng nghe, chú ý truyền thông không lời • Tôn trọng quan điểm 2 CÁC NGUYÊN TẮC... lặng trong cuộc họp, hội thảo hay rạp chiều phim Nếu để sự tác động phiền nhiễu này gây ảnh hưởng, thì chất lượng và nội dung của những thông tin bạn cần truyền đạt sẽ không chính xác và thiếu sót 2.Biết cách tổ chức sự giao tiếp - Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chức Bạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic phù hợp để khi đối phương lắng nghe có thể hiểu chính xác... chán và mệt mỏi - Dùng cử chỉ bằng tay đúng cách Trong giao tiếp, ngôn ngữ biểu đạt qua cơ thể giúp cho việc truyền đạt thông tin sinh động và thú vị hơn Nhưng không phải bạn cứ khoa chân mua tay, chỉ trò lung tung, nhất là việc chỉ tay vào đối phương là mang lại lợi ích Do đó, phải biết kiểm soát cử chỉ của cơ thể để tránh điều bất lợi Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến trang phục, cách đi đứng và các. .. lắng nghe và tiếp thu ý kiến Như vậy, bạn sẽ gây được thiện cảm trong giao tiếp xã hội 3.Giao tiếp qua cách nói - Tạo ấn tương tốt Trước khi vào cuộc thảo luận, bạn nên thiết lập mối quan hệ hoặc gây ấn tượng tốt đối với người bạn muốn truyền đạt thông tin Điều này giúp bạn gây được cảm tính khiến người ta có trạng thái vui vẻ, hào hững và nhiệt tính khi lắng nghe Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia... thoại Ngoài ra, khi bạn bộc lộ sự nhiệt tình được thông qua nét mặt, bạn sẽ khiến người nói hoặc người nghe có được sự thoải mái, đồng tình và hào hứng với chủ đề bàn luận - Giao tiếp qua ánh mắt Giao tiếp qua ánh mắt trong cuộc đối thoại chia sẻ thông tin là một yếu tố không thể thiếu Thay vào đối tượng đang lắng nghe thông tin truyền đạt, bạn lại nhìn vào người hoặc vật thể khác thì cuộc nói chuyện... cáo vấn đề bạn cần truyền tải Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ khó hiểu để người nghe cảm thấy phức tạp, khó khăn khi tiếp cận những điều bạn cần nói Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng lắng nghe cảm thấy thoải mái và dễ dàng đón nhận thông tin một cách hiệu quả - Luôn đặt trọng tâm vào vấn đề muốn nói tới Khi bạn thảo luận về một đề tài nào đó, luôn có sự tranh luận ý kiến giữa bạn và người nghe Có người... dụng ngôn từ đúng cách Tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sử dụng Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp đòi hỏi người nghe phải có trình độ nhất định mới hiểu được Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe không hiểu lầm, không khó khăn trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công trong giao tiếp truyền tải thông tin - Loại . lệch. II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG: Như đã quan sát mô hình truyền thông, các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông đều có thể xuất hiện trong các bước truyền thông. . HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG MỤC LỤC I. Truyền thông giao tiếp 1. Khái niệm 2. Mô hình II. Những yếu tố ảnh hưởng trong mô hình truyền thông 1. Nhân tố chủ. hiện phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và qua đó tìm hiểu những phương pháp tăng cường hiệu quả truyền thông trong giao tiếp Hướng tiếp cận: Đầu tiên, tìm hiểu truyền thông