CÔNG TY BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ (VPS)

CÔNG TY BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ (VPS)

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VPS

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ (VPS)

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty VPS

Trước năm 1977, tiền thân đâu tiên của Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc

tế là Chi cục Vận chuyển trực thuộc Tổng cụ Bưu Điện Năm 1977, Trung tâmVận chuyển Thư báo ra đời trên cơ sở Chi cục Vận chuyển, đơn vị chủ quản củaTrung tâm Vận chuyển Thư báo vẫn là Tổng cục Bưu điện Đến giai đoạn này,nhiệm vụ của đơn vị chỉ đơn thuần là vận chuyển

Năm 1990, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu Điện ra quyết định số 374B/QĐ

- TCCB ngày 31/03/1990 thành lập Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (têngiao dịch quốc tế là VPS ) Công ty VPS là đơn vị trực thuộc Tổng cục Bưu điện

có nhiệm vụ vận hành, khai thác, vận chuyển và phát triển tất cả các mặt nghiệp vụbưu chính trên mạng cấp một liên tỉnh và với nước ngoài ( bao gồm bưu phẩm, bưukiện, đối soát chuyển tiền ) Công ty VPS được thành lập trên cơ sở sát nhập cácCông ty bưu chính liên tỉnh thuộc Bưu điện thành phố Hà Nội, Bưu điện thành phố

Hồ Chí Minh, Trung tâm chuyển tiền và thanh toán Quốc tế của công ty điện toántruyền số liệu và các điểm giao nhận quốc tế tại sân bay Nội Bài, sân bay ThốngNhất, bến cảng Sài Gòn và bên cảng Hải Phòng

Năm 1997, Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (tên giao dịch là VPS)được thành lập lại theo quyết định số 821/QĐ - TCCB ngày 31/03/1997 của Tổngcông ty BCVT Việt Nam

Theo quyết định này, Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế là tổ chức kinh

tế, đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thôngViệt Nam, tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Tổng công ty Bưu chính Viễnthông Việt Nam đã được phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chínhphủ Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế là bộ phận cấu thành trong hệ thống tổ

chức và hoạt động của Tổng Công ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động công íchtrong lĩnh vực Bưu chính liên tỉnh và quốc tế cùng với các đơn vị thành viên kháctrong dây truyền công nghệ Bưu chính Viễn thông liên hoàn và thống nhất trong cảnước, có mối quan hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tàichính, phát triển dịch vụ Bưu chính Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kếhoạch của Nhà nước do Tổng Công ty giao.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty VPS

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao, Công ty VPS tổ chức thành

3 trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế (VPS1, VPS2, VPS3) và xí nghiệp sửachữa ôtô

Cơ cấu tổ chức của Công ty VPS được áp dụng theo mô hình chung củaVNPT, đó là mô hình trực tuyến, vừa phân tán vừa tập trung Mỗi cấp quản trị ởmỗi phòng ban nhận lệnh trực tiếp cũng như chịu trách nhiệm trực tiếp với Giámđốc trung tâm Các bộ phận quản trị cùng cấp không có liên hệ trực tiếp với nhau

mà phải thông qua cấp trên trung gian

Các trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế khu vực nằm trên các nút giaothông các tỉnh, thành phó trong vùng, thực hiện nhiệm vụ chủ yếu khai thác bưugửi trong nước và quốc tế, vận chuyển trên đường thư cấp 1, đảm nhiệm khai thác

và vận chuyển nội tỉnh với các bưu gửi thuộc phạm vi thành phố Hà Nội, thànhphố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Quy Nhơn

VPS1 có trung tâm khai thác đặt trại Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội VPS 2 baogồm trung tâm khai thác có trụ sở tại 270 Bis Lý Thường Kiệt, quận 10, T/P HồChí Minh và trạm trung chuyển tại TP Cần Thơ VPS 3 bao gồm trung tâm khaithác có trụ sở đóng tại TP Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định và trung tâm khai thác tạithành phố Đà Nẵng

Các trung tâm khai thác khu vực có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Khai thác Bưu gửi trong nước và quốc tế.

- Tổ chức trao đổi chuyển thư với các trung tâm khu vực còn lại, với bưu cụcngoại dịch, các bưu cục cấp 1 do các trung tâm phụ trách (VPS1 phụ trách các tỉnhphía Bắc từ Quảng Bình trở ra, VPS 2 phụ trách các tỉnh phía Nam từ Nha Trangtrở vào, VPS 3 phụ trách toàn bộ miền Trung và Tây Nguyên)

- Tiếp nhận toàn bộ bưu gửi từ các thùng thư, Bưu cục của thành phố nơitrung tâm đóng (Hà Nội đơn vị VPS1, TP Hồ Chí Minh đơn vị VPS2, Đà Nẵng vàQuy Nhơn đơn vị VPS3, kể cả các huyện ngoại thành)

- Khai thác chia chọn, vận chuyển bưu gửi đến từng điểm phát tại TP Hà Nội(VPS1), TP HCM (VPS2) và Đà Nẵng, Quy Nhơn (VPS3)

- VPS 1 còn có nhiệm vụ nhận báo tại nhà in báo Nghệ An và chuyển báo túigói cho các bưu cục nằm trên trục đường Nghệ An đi Hà Tĩnh, một phần tỉnhThanh Hoá, phía bắc tỉnh Quảng Bình và ngược lại Trạm trung chuyển Cần Thơ

có nhiệm vụ nhận báo tại điểm in báo Cần Thơ, chuyển báo và túi gói Bưu chính

từ VPS2 đi các tỉnh miền Tây Nam Bộ và ngược lại Trạm không làm nhiệm vụkhai thác và đóng túi gói

Hình Cơ cấu tổ chức Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (VPS)

PHÒNG QUẢN

LÝ NGHIỆP VỤ

PHÒNG ĐẦU TƯ

X Y ÂY DỰNG

CƠ BẢN

PHÒNG

KẾ HOẠCH KINH DOANH

PHÒNG TIẾP THỊ B N ÁN

TRUNG

T M BÂM B ƯU

CH NH ÍNH KHU VỰC 3

X NGHI ÍNH ỆP SỬA CHỮA ÔTÔ BƯU ĐIỆN

NH NGHÀ NGH Ỉ SAPA

TT VPS 1 TT VPS 2 TT VPS 3

Bảng Các tỉnh thành do các trung tâm khai thác khu vực phụ trách

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty VPS

1) Tổ chức và phát triển mạng bưu gửi trong nước và quốc tế Là đầu mốiduy nhất của Bưu chính Việt Nam trong quan hệ trao đổi các dịch vụ Bưu chínhquốc tế với các nước Là đầu mối xử lý các khiếu nại về dịch vụ Bưu chính trongnước và quốc tế

2) Tổ chức cung cấp và phát triển các dịch vụ Bưu chính trong nước và quốc

tế để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triểncủa Tổng công ty

3) Đảm bảo thông tin bưu chính trên mạng liên tỉnh va quốc tế đối với cácdịch vụ bưu chính phục vụ sự chỉ đạo của Đảng, chính quyền các cấp, các yêu cầuthông tin trong đời sống kinh tế xã hội của nhân dân theo quy định của Tổng côngty

4) Tổ chức và khai thác mạng vân chuyển Bưu chính trong nước và quốc tếbằng các phương tiện máy bay, tàu hoả, tàu thủy và xe ô tô trên mạng

5) Tư vấn, khảo sát, thiết kế, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị khaithác bưu chính và bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị vận chuyển

6) Kinh doanh xuất, nhập khẩu vật tư, thiết bị chuyên ngành Bưu chính vàkinh doanh các ngành nghề khác trong quy định được pháp luật cho phép và thựchiện nhiệm vụ do Tổng công ty giao

7) Thanh toan cước các dịch vụ Bưu chính quốc tế của Việt Nam với cácnước Điều phối, đối soát, cân đối và thanh toán chuyển tiền trong nước và quốc tế

+ Xác định, trình giám đốc trung tâm ký ban hành các định mức laođộng nội bộ Căn cứ điều kiện sản xuất trình giám đốc điều chỉnh định biên phùhợp nhu cầu thực tế Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng lao động ở các đơn vị trựcthuộc.

+ Tổ chức quản lý sự biến động về thang bậc lương của cán bộcông nhân viên, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng bậc lương hàngnăm theo phân cấp của công ty và quy định của pháp luật

+ Tổ chức quản lý quỹ lương, trình giám đốc duyệt phương án sửdụng quỹ lương hàng tháng

+ Tổ chức và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ phụ cấp vàcác chế độ phúc lợi xã hội khác theo phân cấp của công ty và quy định của phápluật

+ Xác định trình giám đốc ký ban hành cơ chế phân phối thu nhập,

tổ chức hướng dẫn các đơn vị thực hiện cơ chế đã ban hành

+ Kiểm tra bảng chấm công của các đơn vị, lập bảng công tổnghợp hàng tháng của trung tâm

+ Kiểm tra cơ chế phân phối thu nhập nội bộ của các đơn vị

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hiểm lao động và chính sách xãhội, định kỳ tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị

+ Tổ chức (có sự phối hợp chặt chẽ của công đoàn các cấp) thựchiện chính sách xã hội

+ Báo cáo định kỳ và đột xuất về lao động tiền lương, BHXH, bảohiểm lao động theo quy định của cấp trên

+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

+ Tổ chức tiếp khách, phục vụ các hội nghị của trung tâm+ Quản lý và điều hành phương tiện vận chuyển phục vụ công tácquản lý và điều hành sản xuất, thực hiện việc phục vụ việc đi lại của cán bộcông nhân viên theo quy định của giám đốc trung tâm

+ Hướng dẫn các đơn vị thi đua, tổng hợp và xây dựng các chỉ tiêuthi đua của trung tâm, đăng ký thi theo với công ty theo quy định

+ Tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động trên mọi lính vực củatrung tâm giữa hai kỳ giao ban, làm thư ký trong các hội nghị giao ban, sơ kết,tổng hợp chuyên môn

+ Tổng hợp chất lượng công tác sản xuất và quản lý các đơn vị trựcthuộc trong tháng, lập báo cáo và báo cáo chất lượng trong cuộc họp xét chấtlượng của các đơn vị thuộc trung tâm

* Phòng tổ chức hành chính phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thực hiện.

+ Kiểm kê tài sả định kê, thanh lý tài sản cố định và vật tư mau hỏng,nghiệm thu chất lượng, số lượng công trình, tài sản khi cần thiết

+ Bảo vệ an ninh nội bộ, phòng chống cháy nổ

+ Quản lý cán bộ công nhân viên và sử dụng lao động tại các đơn vị.+ Thanh toán lương, phụ cấp và các khoản liên quan trực tiếp đến cán bộcông nhân viên

* Trưởng phòng tổ chức hành chính được giám đốc trung tâm uỷ quyền.

+ Ký xác nhân bảng tổng hợp và chi tiết công lao động, bảng tổnghợplương tháng của các đơn vị trực thuộc trên cơ sở định mức lao động, cơ chếphân phối thu nhập của trung tâm và chế độ chính sách của nhà nước

+ Thực hiện các thủ tục cán bộ công nhân viên trong trung tâm, theo quyđịnh của pháp luật

+ Ký văn bản thông báo về các vấn đề được giám đốc trung tâm nhất trí,

ra các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý.Được làm việc với cơ quan quản lý cấp trên về những vấn đề liên quan đến chứcnăng, nhiệm vụ của phòng

+ Duyệt cấp giấy phép nghỉ làm cho cán bộ công nhân viên của trun tâmtại các địa phương trong nươcs (từ trưởng, phó đơn vị)

+ Được phép yêu cầu (bằng văn bản) cán bộ công nhân viên trong trungtâm đến gặp gỡ những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ quyền hạn của phòng Kýtuyển dụng lao động tại các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo lệnh củagiám đốc trung tâm

* Cơ cấu tổ chức cán bộ nhân viên trong phòng

+ Phòng tổ chức hành chính do trưởng phòng phụ trách, có các phótrưởng phòng giúp việc

+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm về việc thựchiện chức nang nhiệm vụ của phòng

+ Phó trưởng phòng được trưởng phong phan công phụ trách một số hoặcmột lĩnh vực chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công

+ Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với phó trưởngphòng theo lĩnh cực được phân công phụ trách, trường hợp có các tổ chuyênmôn trực thuộc phòng, nhân viên trong tổ chịu sự điều hành trực tiếp của tổtrưởng

 Phòng kế hoạch đầu tư:

- Phòng Kế hoạch đầu tư là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc Trung tâmthực hiện chức năng quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức kinh tế kỹthuật, quản lý tài sản, cung ứng vật tư và nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹthuật, cân đối các nguồn vốn phục vụ cho mục tiêu phát triển của Trung tâmtheo sự phân công của công ty

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng kế hoạch chủ trì thực hiện:

- Xây dựng và tổ chức và thực hiện các loại kế hoạch sau:

+ Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

+ Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị

+ Kế hoạch sửa chữa tài sản

+ Kế hoạch chi phí

+ Kế hoạch doanh thu dịch vụ bưu chính viễn thông (cước)

+ Kế hoạch phát triển các dịch vụ mới

+ Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

+ Kế hoạch giá cước tiếp thị

+ Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiến quản lý

+ Tổng hợp kế hoạch và bảo vệ kế hoạch trước giám đốc trung tâm

- Nghiên cứu, đề xuất

+ Giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc trung tâm

+ Các biện pháp thực hiện kế hoạch

+ Điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết

+ Theo dõi đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, báo cáo hiệu quả thực hiệntheo quy định của trung tâm và của Công ty

- Lập hoặc thuê lập thiết kế, dự toán sửa chữa tài sản Trình ký các hợpđồng sửa chữa tài sản, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng, giám sát kỹthuật, giám sát thi công sửa chữa tài sản Nghiệm thu chất lượng và thanh lý hợpđồng sửa chữa tài sản

- Soạn thảo trình ký và theo dõi thực hiện các hợ đồng trong lĩnh vực sảxuất kinh doanh

- Tiếp nhận bàn giao tài sản công cụ lao động, đề xuất trình phương ánphân phối tài sản cho các đơn vị, điều chuyển tài sản, nhượng bán, thanh lý tàisản, xây dựng các quy định quản lý tài sản

- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện chế độ bảo hiểm tài sản và giảiquyết các vấn đề liên quan.

- Xây dựng và tổ chúc thực hiện các định mức kinh tế kĩ thuật nội bộ (trừđịnh mức lao động)

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư được phê duyệt

- Thực hiện cung ứng vật tư và mua sắm công cụ sản xuất theo kế hoạchđược duyệt, quản lý kho vật tư

- Tổ chức nghiên cứu thị trưởng, xây dựng chính sách hoạt động và tiếp thị

- Quản lý kĩ thuật

+ Hệ thống tin học

+ Phương tiện vận chuyển

+ Trang thiết bị đặc thù

- Tổ chức việc chế bả điện tử theo yêu cầu sản xuất ấn phẩm trong trung tâm

- Lưu hồ sơ kinh tế kĩ thuật theo quy định hiện hành

* Phòng kế hoạch phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thực hiện.

- Xây dựng và thực hiện các loại kế hoạch khác theo quy định

- Kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất

- Lựa chọn bố trí phương tiện vận chuyển và trang thiết bị bưu chính

- Thống kê sản phẩm doanh thu

* Phòng tiếp thị bán hàng:

Phòng Tiếp thị bán hàng là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc Trung tâm thựchiện chức năng về hoạt động Marketing gồm: Tiếp thị, bán hàng, chăm sóckhách hàng, kinh doanh các sản phẩm dịch vụ Bưu chính, các sản phẩm dịch vụkhác và hợp tác kinh doanh theo sợ phân cấp của công ty

 Phòng kế toán tài chính

- Phòng kế toán tài chính là đơn vị quản lý, giúp giám đốc trung tâmthực hiện chức năng quản lý công tác hạch toán kế toán, thống kê, công tác tàichính.

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng kế toán tài chính chủ trì thực hiện:

- Nghiên cứu đề xuất và trình giám đốc trung tâm hình thức tổ chức côngtác kế toán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán của trung tâm Triển khai việcthực hiện hình thức và tổ chức bộ máy kế toán được phê duyệt

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức hàng năm trên cơ sở phạm viđược công ty phân cấp và kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm

- Tổ chức thực hiện áp dụng chế độ tài chính kế toán thống kê do nhànước và Tổng công ty ban hành theo sự hướng dẫn của công ty

- Xây dựng, phổ biến hệ thống sổ sách, mẫu biểu kế toán theo quy định, tổchức thực hiện việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong mọi hoạt động của công ty

- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ trongphòng và toàn trung tâm Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình thực hiệncông tác kế toán thống kê tài chính trong trung tâm

- Tổ chức thực hiện áp dụng chế đọ tài chính kế toán thống kê do nhànước và Tổng công ty ban hành theo sự hướng dẫn của công ty

- Xây dựng, phổ biến hệ thống sổ sách, mẫu biểu kế toán theo quy định, tổchức thực hiện việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong mọi hoạt động của công ty

- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ tronphòng và toàn trung tâm Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình thực hiệncông tác kế toán thống kê tài chính trong trung tâm

- Quy định danh mục báo cáo thống kê tài chính cho các đơn vị trực thuộctrung tâm phù hợp với yêu cầu của trung tâm và quy định của cấp trên Lập và

trình giám đốc duyệt và nộp lên các cơ quan có thẩm quyền toàn bộ báo cáo kếtoán theo quy định của pháp lệnh kế toán và các cơ quan quản lý cấp trên.

- Quản lý giá trị và hiện vật toàn bộ bài sản của trung tâm Quản lý vật tư,tiền vống và giao nhận tài sản trong phạm vi được phân cấp của trung tâm

- Tổng hợp và kiểm tra chứng từ để thah toán hoặc từ chối thanh toán cáckhoản chi phí, các khoản phải thu, phải trả của cá nhân, tập thể trong và ngoàitrung tâm

- Thực hiện thanh toán lương, bảo hiểm, công tác phí và các chế kháchàng tháng cho cán bộ công nhân viên

- Tổ chức đối soát thực hiện thanh toán các khoản chi phí như cước vậnchuyển đường sắt, hàng không, phát hành báo chí, thanh quyết toán các hoạtđộng kinh tế và các khoản khác

- Tham mưu cho giám đốc duyệt giá cả mua bán vật tư, tài sản, viết phiếuxuất nhập kho vật tư

- Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu nộp, rút tiền từ ngân hàng theo quyếtđịnh

- Tổ chức tính toán thực hiện các khoản nghĩa vụ thu nộp theo chế độ quyđịnh của Nhà nước, của ngành của Công ty Kiểm tra đôn đốc các đơn vị trựcthuộc, thực hiện thu nộp các khoản phải nộp về trung tâm

- Tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản và phân tích kết quả kiểm kê, tổchức thực hiện thanh lý, nhượng bán xử lý tổn thất tài sản, hướng dẫn và đônđốc các đơn vị thực hiện

- Tổ chức chỉ đạo thực hiện thống kê kinh tế của trung tâm làm đầu mốitập hợp số liệu, kiểm tra và lập báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất

- Quản lý số liệu thống kê, bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thống

kê theo chế độ quy định

- Định kỳ tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đề xuất các biện pháp, pháthuy hiệu quả các mạt hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm

- Bảo vệ kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch được giao

- Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật

- Soạn thảo để trình ký và thực hiện các hoạt động kinh tế

- Trưởng phòng kế toán tài chính trong và ngoài trung tâm

+ Ký các thống báo thanh toán trong và ngoài trung tâm+ Ký các khoản tạm ứng theo hợp đồng

+ Ký các thông báo được Giám đốc trung tâm nhất trí, ra các vănbản hướng dẫn những vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnhvực quản lý của phòng, làm việc với cơ quan quản lý cấp trên về những vấn đềliên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng

* Cơ cấu tổ chức cán bộ trong phòng:

- Phòng kế toán tài chính do trưởng phòng phụ trách, có thể có phó trưởngphòng giúp việc

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc trung tâm và pháp luật

về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng

- Phó trưởng phòng được trưởng phòng phân công phụ trách một hoặcmột số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công

- Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với trưởng phóphòng theo lĩnh vực phân công phụ trách

 Phòng Quản lý nghiệp vụ

- Phòng quản lý nghiệp vụ là đơn vị quản lý, giúp Giám đốc trung tâmthực hiện chức năng quản lý mạng lưới khai thác, vận chuyên, doanh thác cácdịch vụ Bưu chính viễn thông và thống kê nghiệp vụ

* Nhiệm vụ và quyền hạn.

Phòng quản lý nghiệp vụ chủ trì thực hiện:

- Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch phòng chống khắcphục thiên tai

- Quản lý mạng lưới khai thác và vận chuyển do Trung tâm đảm nhiệm.Triển khai hướng dẫn thực hiện các quy định thể lệ nghiệp vụ trong nước vàquốc tế Nghiên cứu đề xuất cải tiến quy trình công nghệ, các biện pháp nângcao chất lượng trong khai thác và vận chuyển Bưu chính.

- Quản lý nghiệp vụ doanh thác Bưu chính viễn thông

- Quản lý các chỉ tiêu chất lượng về khai thác, vận chuyển và doanh thác Bưuchính

- Nghiên cứu xây dựng lịch đóng chuyển các chuyến thư đi quốc tế, cácphương án cải tiến mạng lưới đường thư, phương án phòng chống lụt bão vàhành trình đường thư, tổ chức hướng dẫn các đơn vị trong trung tâm thực hiện

- Theo dõi chỉ đạo nghiệp vụ vận chuyển Bưu chính, kiểm tra việc chấphành thủ tục ở các đơn vị trực tiếp sản xuất

- Tổ chức thực hiện công tác điều tra khiếu nại

* Ban bảo vệ:

Ban bảo vệ là đơn vị phụ trợ, giúp Giám đốc trung tâm thực hiện chứcnăng quản lý công tác an ninh nội bộ, bảo mục tiêu quân sự tự vệ, phòng chốngcháy nổ

* Đội Kỹ thuật tin học

Đội Kỹ thuật Tin học là đơn vị phụ trợ, thực hiện chức năng tổ chức, theodõi, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị khai thác, điện nước, điều hoànhiệt độ

* Đội Điều độ trung chuyển:

Đội Điều độ trung chuyển là đơn vị phụ trợ, thực hiện chức năngđiềuhành sản xuất thuộc lĩnh vực khai thác Bưu chính và trung chuyển bưu gửi tạiđầu mối khu vực Hà Nội

* Bưu cục giao dịch

Bưu cục Giao dịch là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh của trung tâm trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ Bưuchính Viễn thông.

* Chi nhánh bưu chính uỷ thác:

Chi nhánh bưu chính uỷ thác là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện

kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực doanh thác dịch vụBưu chính uỷ thác

* Chi nhánh Datapost

Chi nhánh Datapost là đơn vị sản xuất có chức năng thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực tổ chức thực hiện cung cấpdịch vụ Datapost

* Bưu cục khai thác Bưu phẩm - Bưu kiện:

Bưu cục khai thác Bưu phẩm là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiến

kế hoạch sản xuát kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực khai thác Bưu phẩm,Bưu kiện liên tỉnh và Bưu phẩm, Bưu kiện thuộc nội, ngoại thành Hà Nội

* Bưu cục EMS

Bưu cục EMS là đơn vị sản xuất, có chức năng khai thác hàng Bưu chínhgửi dịch vụ Chuyển phát nhanh

* Bưu cục khai thác ngoại dịch

Bưu cục khai thác ngoại dịch là đơn vị sản xuất, có chức năng thực hiện

kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm trong lĩnh vực khai thác Bưuchính quốc tế

* Các đội vận chuyển:

Các đội vận chuyển là đơn vị sản xuất, có chức năng vận chuyển Bưuchính, phát hành báo chí, trên các tuyết đường thư do đơn vị mình phụ trách

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH KHU VỰC 1

2.1 Công tác kế hoạch

2.1.1 Các loại kế hoạch tại đơn vị

Trung tâm Bưu chính khu vực 1 xây dựng các loại kế họch theo "Quyđịnh về công tác kế hoạch đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc" banhành kèm theo quyết định 1163/QĐ - KH ngày 16/4/2002 của Tổng giám đốccông ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam và theo quy định của Công ty Bưu chính liêntỉnh quốc tế

Theo đó, tại đơn vị có các loại kế hoạch sau:

a Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chát và đầu tư trang thiết bị.

Phản ánh dự kién về vốn đầu tư, nguồn vốn đầu tư của các dự án để xâydựng mới, mua sắm mới, cải tạo, mở rộng các công trình, trang thiết bị và cơ sởvật chất kỹ thuật khác phục vụ cho hoạt động của đơn vị

b Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

Phản ánh kế hoạch về khối lượng và doanh thu khai thác, vận chuyển củađơn vị

c Kế hoạch doanh thu cước dịch vụ Bưu chính viễn thông

Phản ánh kế hoạch về khối lượng và doanh thu cước dịch vụ Bưu chínhviến thông của đơn vị

d Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

Phản ánh kế hoạch sản lượng, doanh thu các hoạt động khác, dịch vụ kháccủa đơn vị

e Kế hoạch chi phí.

Phản ánh dự kiên chi phí của đơn vị

f Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiến quản lý.

Phản ánh những nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình hoạt động củađơn vị và đề xuất những đề tài phục vụ trực tiếp cho đơn vị.

g Kế hoạch sửa chữa tài sản

Phản ánh các tài sản cần sửa chữa, thời gian và nội dung sửa chữa, nhucầu về kinh phí

h Kế hoạch lao động tiền lương.

Phản ánh số lượng, cơ cấu lao động trong từng lĩnh vực hoạt động củađơn vị đến 31/12 năm thực hiện, dự kiến nhu cầu tăng, giảm, thay đổi lao độngtrong năm kế hoạch, lao động bình quân năm kế hoạch và quỹ tiền lương tương

ứg của năm kế hoạch

i Kế hoạch bảo hộ lao động.

Bao gồm các kế hoạch sau:

- Kế hoạch tuyên truyền, huấn luyện về bảo hộ lao động

- Kế hoạch về các biện pháp kỹ thuật an toàn, phòng chống cháy nổ

- Kế hoạch vệ sinh lao động, quản lý chăm sóc sức khoẻ

- Kế hoạch trang bị phương tiện bảo hộ lao động

- Kế hoạch chăm sóc sức khoẻ cho người lao động

j Kế hoạch đào tạo.

Phản ánh nhu cầu đào tạo dài hạn, ngắn hạn và đào tạo bồi dưỡng đặc thùtuân theo quy hoạch, kế hoạch dài hạn đã được Tổng Công ty, Công ty duyệttheo yêu cầu đảm bảo chất lượng đội ngũ lao động

Nội dung của kế hoạch đào tạo bao gồm:

- Kế hoạch đào tạo sau đại học, đại học, cao đẳng và trung học chuyênnghiệp: thể hiện số lượng cần đào tạo đối với từng loại đối tượng, theo từng bậchọc, theo từng chuyên ngành cụ thể

- Kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạn

k Kế hoạch phát triển mạng lưới.

Phản ánh năng lực hiện có của mạng lưới mức dộ mạng lưới đã được sửdụng, nhu cầu phát triển mạng lươi của đơn vị trong năm kế hoạch.

l Kế hoạch phát triển dịch vụ mới.

Kế hoạch phát triển dịch vụ mới gồm:

- Kế hoạch nghiên cứu, thử nghiệm dịch vụ mới: phản ánh phương tienẹ

kỹ thuật công nghệ, tổ chức sản xuất, cách thức sử dụng, kinh phí, giá cước của dịch vụ mới

- Kế hoạch đưa dịch vụ mới vào hoạt động trên mạng lưới: phản ánh kếtquả điều tra nghiên cứu thị trường, khả năng cung cấp dịch vụ của đơn vị vàTổng công ty; phương án khắc phục những tồn tại trong quá trình thử nghiệm và

tổ chức sản xuất, kinh doanh, dự kiến về kết quả, hiệu quả của dịch vụ

m Kế hoạch phòng chống khắc phục thiên tai.

Phản ánh các hoạt động cần thiết phải chuẩn bị trước để phòng ngừa vàkhắc phục hậu quả của thiên tai, hoả hoạn hay sự cố bất thường khác và nhu cầu

về kinh phí cho các hoạt động đó

- Kế hoạch chăm sóc khách hàng: phản ánh các hoạt động chăm sóckhách hàng dự kiến thực hiện bao gồm: hướng dẫn, tư vấn, đào tạo cho kháchhàng sử dụng dịch vụ; tặng quà khách hàng; tổ chức hội nghị khách hàng

o Kế hoạch hoạt động thời chiến.

Là kế hoạch đơn vị lập ra để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quân sự cáccấp, nhằm thực hiện chính sách quốc phòng toàn dân.

p Kế hoạch tổng hợ thu chi tài chính

Được xây dựng trên cơ sở: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí; các quyđịnh của Nhà nước về thuế và trích lập các quỹ; Quy chế tài chính Tổng Công ty

và Công ty

2.1.2 Căn cứ, quy trình xây dựng kế hoạch.

a Căn cứ xây dựng kế hoạch

Kế hoạch được xây dựng theo hai phương pháp chủ yếu là: phương phápphân tích thống kê và phương pháp kinh nghiệm

Chỉ tiêu kế hoạch được tính toán căn cứ vào:

- Chỉ tiêu kế hoạch mà Tổng Công ty giao cho Công ty, Công ty giao choTrung tâm

- Những thay đổi của các yếu tố bên ngoài đơn vị có khả năng ảnh hưởngđến chỉ tiêu kế hoạch: các sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội

- Những thay đổi của các yếu tố bên trong đơn vị có khả năng ảnh hưởngđến chỉ tiêu kế hoạch: thay đổi về cơ cấu tổ chức, phát triển dịch vụ mới, mởthêm tuyến đường thư

Các nhân viên kế hoạch căn cứ vào các yếu tố trên, dựa vào kinh nghiệmlàm việc của bản thân để tính toán và dự báo các chỉ tiêu kế hoạch Do không cómột phương pháp tính toán chính xác mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nên đểđảm bảo tính chính xác và khách quan, kế hoạch của Trung tâm được đăng kývới công ty hai lần trong năm

Căn cứ cụ thể để xây dựng từng loại kế hoạch như sau:

* Kế hoạch sản lượng doanh thu.

Kế hoạch sản lượng doanh thu được xây dựng dựa trên cơ sở:

Khảo sát, phân tích môi trường kinh doanh để dự báo nhu cầu các dịch vụbưu chính trên địa bàn, đánh giá về khả năng của các nguồn lực tại đơn vị Cụthể là:

Các chủ trương, chính sách của Nhà nước, Tổng công ty và địa phươngnhư các chính sách giá cước, lộ trình tự do hoá thị trường, chuyển dịch cơ cấukinh tế, xây dựng khu công nghiệp, khu chế xuất

Tình hình kinh tế tại địa phương: Cơ cấu kinh tế, thu nhập dân cư, tốc độtăng trưởng, đầu tư trực tiếp nước ngoài

Các điều kiện tự nhiên, xã hội: Dân số, thành phần dân cư, khí hậu, địa hình.Thực trạng về các nguồn lực của đơn vị: Năng lực mạng lưới, công nghệ,vốn đầu tư, số lượng lao động, cơ cấu, trình độ lao động

* Kế hoạch chi phí:

Kế hoạch chi phí tại đơn vị được xây dựng dựa trên các căn cứ:

Các quy định hiện hành của Nhà nước và Tổng Công ty, khối lượng sảnphẩm dịch vụ và doanh thu các dịch vụ bưu chính, khối lượng sản phẩm dịch vụ

và doanh thu các dịch vụ khác, các định mức kinh tế kỹ thuật và các điều kiệnsản xuất kinh doanh cụ thể của từng đơn vị

* Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:

Được xây dựng dựa trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lướidịch vụ bưu chính viễn thông và theo yêu cầu về xây dựng cơ sở vật chất kỹthuật khác phù hợp với nhu cầu kinh doanh và phục vụ trên địa bàn đơn vị

* Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính:

Được xây dựng dựa trên cơ sở: kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí trêntừng lĩnh vực kinh doanh, các quy định của Nhà nước về thuế và trích lập cácquỹ, Quy chế tài chính của Tổng Công ty và Công ty

* Kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lương:

Được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nước và TổngCông ty

* Kế hoạch bảo hộ lao động:

Được xây dựng trên cơ sở số lượng lao động, điều kiện lao động, tínhchất lao động của từng lĩnh vực ngành nghề cụ thể và những dự kiến, quy địnhtrong chăm sóc sức khoẻ cho người lao động

* Kế hoạch đào tạo:

Kế hoạch đào tạo được xây dựng dựa trên cơ sở mục tiêu phát triển nguồnnhân lực của Tổng Công ty và của đơn vị, phù hợp với các quy định của nhànước

* Kế hoạch Marketing:

Kế hoạch Marketing được xây dựng dựa trên cơ sở các quy định về quảngcáo, khuyến mại dịch vụ bưu chính, viễn thông của Tổng Công ty và các hướngdẫn liên quan

* Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật và cải tiến quản lý:

Được xây dựng trên cơ sở: nhu cầu về quản lý mạng lưới, quản lý sảnxuất kinh doanh, áp dụng công nghệ mới và phát triển dịch vụ bưu chính

* Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định:

Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định được xây dựng dựa trên cơ sở: nhu cầusửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định và quy định về trích trước tài sản cố địnhđặc thù

* Kế hoạch phát triển dịch vụ mới:

Kế hoạch phát triển dịch vụ mới được xây dựng dựa trên cơ sở: kết quảđiều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường, khả năng các nguồn lực của đơn vị vàcủa Tổng Công ty

* Quy trình xây dựng kế hoạch và duyệt kế hoạch:

Phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch dự thảo cụ thể, trình lãnh đạo duyệt

và đăng ký kế hoạch với công ty Đến tháng 2, Công ty tạm giao kế hoạch choTrung tâm

Tại trung tâm, Phòng Kế hoạch sẽ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch,đánh giá theo tháng, quý; điều chỉnh tăng, giảm các chỉ tiêu một cách hợp lý chophù hợp với tình hình thực hiện.

Đến tháng 7, Trung tâm tiến hành đăng ký kế hoạch chính thức với Công

ty, Công ty sẽ giao kế hoạch chính thức cho Trung tâm vào tháng 10 cùng năm

c Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch tại Trung tâm Bưu chính khu vực 1

1 Doanh thu phát sinh: Bao gồm doanh thu kinh doanh phát sinh và

doanh thu hoạt động khác

1.1 Doanh thu kinh doanh phát sinh: Bao gồm doanh thu Bưu chính Viễn

thông phát sinh và doanh thu kinh doanh khác

Doanh thu kinh doanh Bưu chính Viễn thông phát sinh:

Là toàn bộ doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bưu chính viễnthông phát sinh trong kỳ Doanh thu Bưu chính Viễn thông phát sinh bao gồm cảphẩm doanh thu phân chia với VMS và phần doanh thu chia cho các đối tácBCC theo thoả thuận; không bao gồm phần doanh thu phân chia cho các nhàkhai thác khác ngoài Tổng Công ty thực hiện hoạt động kinh doanh của mình cókết nối với mạng của Tổng Công ty như Viettel, SPT

Doanh thu kinh doanh khác: Là doanh thu của các đơn vị được thành lập

để thực hiện các hoạt động kinh doanh khác ngoài dịch vụ Bưu chính Viễnthông bao gồm: Tư vấn, thiết kế, xây lăp các công trình xây dựng cơ bản, kinhdoanh phát triển phần mềm tin học, bán hàng hoá thương mại, và các hoạt độngkinh doanh khác ngoài dịch vụ bưu chính viễn thông được cơ quan có thẩmquyền và Tổng Công ty cho phép

1.2 Doanh thu hoạt động khác

Bao gồm các khoản thu từ các hoạt động bất thường như: bán vật tư, hànghoá dôi thừa, chuyển nhượng, thanh lý tài sản, nợ khó đòi nay đòi được

2 Doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính Viễn thông phân chia:

Doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính Viễn thông phân chia là kết quả

bù trừ giữa phần doanh thu phải trả và phần doanh thu Bưu chính Viễn thôngnhận được do thực hiện phân chia cước với các đơn vị trong Bộ Tổng Công ty,các đối tác và các nhà khai thác khác (nếu có)

Đối với Công ty VPS, doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia đượcphân định thành hai phần:

Doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia trong nội bộ khối hạch toánphụ thuộc: Là doanh thu phân chia giữa các đơn vị trong khối hạch toán phụ thuộc

Doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia ngoài khối: Là doanh thuphân chia với các đối tác BCC theo hợp đồng đã ký, phân chia với VMS theoquy định của Tổng Công ty và phân chia khác (nếu có) theo quy định hoặc thoảthuận

3 Doanh thu thuần:

Là doanh thu phát sinh sau khi đã thanh toán các khoản doanh thu phânchia và trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thần bao gồm: doanh thuBưu chính Viễn thông thuần, doanh thu kinh doanh khác thuần và doanh thuhoạt động khác thuần

4 Doanh thu riêng

Doanh thu riêng của đơn vị có giá trị hạch toán nội bộ Doanh thu riêngcủa đơn vị bao gồm: Doanh thu cước Bưu chính Viễn thông đơn vị được hưởng

và doanh thu kinh doanh khác

Xác định doanh thu riêng kế hoạch đối với Công ty VPS:

DTR KH = KTCĐH KH + DTKDK KH

Trong đó: DTR KH :là Doanh thu riêng kế hoạch

KTCĐH KH :là Doanh thu cước được hưởng kế hoạchDTKDK KH :là Doanh thu kinh doanh khác kế hoạchDTCĐH KH của Công ty VPS được xác định theo công thức:

k

DTCĐH KH =  (SL KHi x ĐGi)

i = 1

Trong đó: k : là số lượng sản phẩm có đơn giá

SL KHi: là sản lượng kế hoạch của loại sản phảm i

ĐGi : là đơn giá của loại sản phẩm iĐơn giá sản phẩm của các đơn vị được cấu thành bởi chi phí và lợi nhuận

kế hoạch tính cho một đơn vị sản phẩm dịch vụ Đơn giá sản phẩm của Công tyVPS được Tổng Công ty xem xét và sửa đổi hàng năm hoặc theo từng thời kỳcho phù hợp với thực tế

Xác định doanh thu riêng thực hiện với Công ty VPS:

Doanh thu riêng thực hiện được xác định theo công thức:

DTR TH = DTCĐH TH + DTKKDT TH

DTCĐH TH = DTCĐH KH + DTCĐH

Trong đó: DTR TH :là doanh thu riêng thực hiện

DTCĐH TH :là doanh thu cước được hưởng thực hiệnDTKKDT TH :là doanh thu kinh doanh khác thuần thực hiệnDTCĐH là phần DTCĐH do chênh lệch sản lượng sản phẩm thực hiện sovới kế hoạch Vì đơn vị có nhiều loại sản phảm dịch vụ nên DTCĐH đượcxác định theo công thức:

k

DTCĐH KH =  (SL KHi x ĐGi)

i = 1

DTCĐHi = (SL THi - SL KHi) x ĐGi x Tỷ lệ luỹ thoái

Trongđó: k: là số lượng sản phẩm có đơn giá

SL KHi là sản lượng kế hoạch của loại sản phẩm i

ĐG i là đơn giá của loại sản phẩm i

Tỷ lệ luỷ thoái được phân định theo các mức sản lượng vượt kế hoạchkhác nhau Mức vượt kế hoạch được quy định trong quyết định giao đơn giá sảnphẩm.

5 Doanh thu được điều tiết hoặc doanh thu phải nộp:

Doanh thu được điều tiết là phần doanh thu được Tổng công ty điều tiếtđối với đơn vị có doanh thu cước được hưởng lớn hơn doanh thu Bưu chínhViễn thông thuần và được xác định như sau:

Doanh thu được điều tiết = DTCĐH - DTBCVT thuần

Doanh thu phải nộp là phàn doanh thu đơn vị phải nộp về Tổng Công tyđối với những đơn vị có doanh thu Bưu chính Viễn thông thuần lớn hơnDTCĐH và được xác định như sau:

Doanh thu phải nộp = DTBCVT thuần - DTCĐH

6 Đơn giá tiền lương

Hàng năm, Tổng Công ty căn cứ Kế hoạch sản xuất kinh doanh và đơngiá tiền lương được nhà nước phê duyệt, giao đơn giá tiền lương cho các đơn vịtheo các yếu tố:

- Tiền lương chính sách theo quy định chung của nhà nước

- Doanh thu

- Sản lượng sản phẩm chủ yếu

- Hiệu quả sử dụng tài sản cố định

- Năng suất lao động

7 Tuyển dụng lao động.

Hằng năm, Tổng công ty xác định chỉ tiêu tuyển dụng lao động mới, giaocác đơn vị theo từng phân ngành, từng lĩnh vực công tác trên cơ sở nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh, phục vụ của đơn vị phù hợp với chính sách phát triển nguồnnhân lực của Tổng Công ty

8 Đầu tư

Hàng năm, Tổng công ty giao kế hoạch đầu tư cho các đơn vị bao gồm:Danh mục các dự án đầu tư, tổng vốn đầu tư; trên cơ sở nhiệm vụ kinh doanh,phục vụ của từng đơn vị và đảm bảo chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn đấu tư.

9 Hiệu quả sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào doanh thu Bưu chính Viễn thông phát sinh, tài sản cố địnhbình quân và lao động bình quân của năm kế hoạch, Tổng Công ty xác định chỉtiêu hiệu quả của đơn vị để là cơ sở xác định các chỉ tiêu liên quan và xét thi đuakhen thưởng cho từng đơn vị

Có hai chỉ tiêu hiệu quả chính là năng suất lao động và hiệu quả sử dụngtài sản cố định, được xác định theo công thức:

NSLĐ = DTBCVT phát sinh: Lao động bình quân năm

Hiệu quả sử dụng TSCĐ = DTBCVT phát sinh : Nguyên giá TSCĐ bìnhquân năm

2.1.3 Nhiệm vụ của các phòng chức năng trong Trung tâm đối với công tác kế hoạch

* Phòng kế hoạch:

Phòng kế hoạch chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện các loại kế hoạch sau:

- Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị

- Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

- Kế hoạch doanh thu cước dịch vụ Bưu chính Viễn thông

- Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

- Kế hoạch chi phí

- Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiền quản lý

- Kế hoạch sửa chữa tài sản

Phòng kế hoạch chủ trì tổng hợp và bảo vệ các kế hoạch trên trước giámđốc Trung tâm

Phòng kế hoạch nghiên cứu, đề xuất:

- Giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc Trung tâm.

- Các biện pháp thực hiện kế hoạch

- Điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết

- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, báo cáo hiệu quả thực hiệntheo quy định của Trung tâm và của Công ty

Phòng kế hoạch phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thực hiện xâydựng và thực hiện các loại kế hoạch khác theo quy định

* Phòng Tổ chức Hành chính:

Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm lập, và tổ chức thực hiện, kiểmtra việc thực hiện các kế hoạch sau:

- Kế hoạch lao động tiền lương

- Kế hoạch bảo hộ lao động

- Kế hoạch đào tạo

* Phòng Quản lý nghiệp vụ:

- Kế hoạch phát triển mạng lưới

- Kế hoạch phát triển dịch vụ mới

- Kế hoạch phòng chống khắc phục thiên tai

- Xây dựng kế hoạch Marketing của Trung tâm trong từng năm, trên cơ sở

đó chủ trì xây dựng chương trình công tác cụ thể cho các nội dung: nghiên cứuthị trường, chăm sóc khách hàng, hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, khuyếnmại, tiếp thị phát triển khách hàng mới

- Báo cáo tình hình biến động ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp dịch vụtạo doanh thu cước của Trung tâm, phân tích nguyên nhân và đề ra các biệnpháp để giải quyết

- Chủ trì thực hiện, có sự phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ và cácphòng chức năng thực hiện công tác chăm sóc khách hàng lớn, tìm kiếm cáckhách hàng tiềm năng

- Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, các đợtkhuyến mại và các biện pháp tiếp thị

- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chương trình khuyến mại,chăm sóc khách hàng tại các đơn vị cung cấp dịch vụ của Trung tâm

b Bộ phận giao dịch

* Tổ chức nhân sự

Trung tâm có 3 đơn vị tạo doanh thu cước có hoạt động giao dịch trựctiếp với khách hàng: Bưu cục giao dịch, Chi nhánh bưu chính uỷ thác, Chi

nhánh Datapost Tại mỗi bưu cục điều có lực lượng bán hàng trực tiếp (10người/bưu cục).

* Chức năng nhiệm vụ

- Cung cấp các dịch vụ tại địa chỉ khách hàng

- Thông qua hoạt động giao dịch trực tiếp với khách hàng để tuyên truyền,quảng cáo về Trung tâm và các dịch vụ do Trung tâm cung cấp, tìm kiếm kháchhàng tiềm năng, xúc tiến các hoạt động cho việc chuẩn bị ký kết hợp đồng cungcấp dịch vụ

- Triển khai thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng

- Thống kê doanh thu của các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụtại Trung tâm, đề xuất các biện pháp khuyến mại khách hàng

- Trực tiếp thăm hỏi và tặng quà khách hàng vào dịp lễ, tết

2.2.2 Các hoạt động Marketing

Tìm kiếm khách hàng:

Phòng tiếp thị bán hàng chủ yếu dựa vào Internet, niên giám điện thoại

để lựa chọn những khách hàng là doanh nghiệp, hoạt động ổn định, có doanhthu Sau đó gọi điện, hoặc gửi thư hẹn gặp khách hàng, cử nhân viên bán hàngtrực tiếp đến gặp, giới thiệu về dịch vụ với khách hàng

Các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo:

- Do đối tượng khách hàng mà Trung tâm tập trung vào là khách hàngdoanh nghiệp, nên hoạt động tiếp thị chủ yếu là tiếp thị trực tiếp

- Liên hệ đặt tờ rơi quảng cáo, ấn phẩm tại số khách sạn, hệ thống siêu thị,

Việc chấp nhận tại địa chỉ khách hàng còn chậm, khách hàng phải chờ đợilâu

Chất lượng dịch vụ EMS chưa cao, chưa đảm bảo chỉ tiêu thời gian quyđịnh, nhất là EMS đi quốc tế, chất lượng rất thấp

Khách hàng mong muốn được bồi thương bằng giá trị đối với dịch vụ Bưuchính uỷ thác

Về giá cước:

Về thanh toán, một số khách hàng muốn thanh toán vào cuối tháng nhưnglại không muốn ký hợp đồng gây khó khăn cho việc theo dõi thanh toán của đơn

vị Hiện nay chưa có cơ chế phù hợp cho các đối tượng này

Giá cước dịch vụ tuy thấp hơn các hãng chuyển phát nhanh nước ngoài,nhưng vẫn còn khá cao so với các doanh nghiệp vận chuyển xã hôi

Tỷ lệ khuyến mại thấp, chưa linh hoạt bằng các doanh nghiệp khác, ưu đãicho khách hàng lớn không nhiều nên khó giữ được khách hàng trước sự lôi kéocủa đối thủ cạnh tranh

Về mạng lưới điểm giao dịch:

Hiện nay Trung tâm chỉ có ba điểm giao dịch phục vụ khách hàng, chủyếu tiếp nhận điện thoại của khách hàng để nhận gửi tại địa chỉ Mạng lưới phục

vụ tập trung chủ yếu ở khu vực nội thành, do đó hạn chế khả năng khai tháckhách hàng, phát triển thị trường tại các khu vực khác

Về hoạt động xúc tiến:

Hoạt động quảng cáo còn bó hẹp, hiệu quả thấp nên không hỗ trợ nhiềucho công tác tiếp thị trực tiếp, trong khi các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là cáchãng chuyển phát nước ngoài thúc đẩy hoạt động này rất nhanh

Hình thức quảng cáo, khuyến mại chưa phong phú nên mức độ hấp dẫnkhách hàng còn thấp Các đợt khuyến mại, quảng cáo chỉ tập trung vào các dịp

lễ, tết mà chưa phát động thành chiến dịch thực sực thu hút khách hàng

2.2.3 Tình hình cạnh tranh trên địa bàn

Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Bưu chính trên địa bàn phía Bắc,Trung tâm hiện có các đối thủ cạnh tranh sau:

a Bưu điện Hà Nội

Bưu điện Hà Nội chuyên môn hoá khâu nhận gửi, khâu khai thác họ phảithông qua Trung tâm, trong khi Trung tâm thực hiện cả ba khâu: chấp nhận, khaithác, vận chuyển Khách hàng gửi trực tiếp tại Trung tâm thì sẽ thuận tiện,nhanh chóng, chính xác, an toàn hơn khi phải qua Bưu điện Hà Nội Đây cũng làlợi thế của Trung tâm so với Bưu điện Hà Nội

b Công ty Bưu chính quân đội (Viettel Post)

Điểm mạnh:

Số lượng nhân viên bán hàng trực tiếp, chấp nhận tại địa chỉ rất lớn Mỗinhân viên phụ trách một tuyến đường, và trực tiếp phục vụ quản lý, theo dõi các

khách hàng trên tuyến đường đó Nhờ có đội ngũ nhân viên này mà Viettel đã có

số lượng khách hàng khá lớn

Viettel có chính sách khuyến mại cũng khá linh hoạt, chào giá khuyếnmại ưu đãi hơn của Trung tâm Với khách sử dụng dịch vụ mạng của Viettel thìkhuyến mại đến 10% Khách hàng sử dụng dịch vụ ngoài mạng thì tuỳ trườnghợp mà có thoả thuận cụ thể

Điểm yếu:

Trình độ nghiệp vụ của nhân viên Bưu chính của Viettel còn yếu Mặtkhác, mục đích của doanh nghiệp này là mở rộng thị trường, phát triển thị phầnchứ chưa chú trọng đến chất lượng nghiệp vụ, vì thế không giữ được khách hànglâu dài, và những khách hàng mà Viettel nắm giữ chủ yếu là những khách hàngkhông lớn lắm Viettel cũng là một đại lý thu gom của Trung tâm

c Công ty cổ phần Bưu chính Sài Gòn (Saigon Post)

Điểm yếu:

Mạng lưới phục vụ hẹp, chủ yếu tập trung ở một số thành phố lớn

d Các đơn vị vận chuyển xã hội

Ngoài ra, Trung tâm còn có một số đối thủ cạnh tranh khác là các đơn vịvận chuyển xã hội như: Hoàng Long, Tín Thành, Nam Phương, các Công tychuyển phát của các hãng hàng không, đường sắt Đây là những đối thủ cạnhtranh không lớn, địa bàn hoạt động hẹp, kinh doanh vận chuyển hàng hoá không

là lĩnh vực kinh doanh chính của họ, nhưng các đơn vị này có giá cước rất rẻ,

linh hoạt nên đã thu hút số lượng khách hàng nhất định Thị phần ở một số tuyến

có sự tham gia của các đơn vị này như Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - QuảngNinh, Nam Định bị thu hẹp đáng kể

e Các hãng chuyển phát quốc tế

Các hãng chuyển phát nước ngoài hiện có mặt tại Việt Nam như: DHL,TNT, Airborne, Fedex, UPS đều là các tập đoàn lớn, có sức cạnh tranh cao sovới các dịch vụ chuyển phát nước ngoài ở Việt Nam Họ hướg đến chủ yếu làcác đối tượng khách hàng lớn như các doanh nghiệp nước ngoài, các cơ sở thủcôg mỹ nghệ, các doanh nghiệp dệt may Đối tượng khách hàng này đòi hỏidịch vụ chất lượng cao, nhanh chóng và an toàn DHL là đối thủ cạnh tranh lớnnhất, chiếm 39% thị phần chuyển phát nhanh Quốc tế

Dưới đây là một số đặc điểm chủ yếu của các đối thủ cạnh tranh trên:

Chất lượng phục vụ

Chất lượng phục vụ rất tốt thể hiện ở việc bưu gửi đến người nhân đảmbảo thời gian toàn trình trong khi thời gian toàn trình rất ngắn, có bảo hiểm chobưu gửi nên độ an toàn cao, thời gian trả lời khiếu nại của khách hàng nhanhchóng, có mạng lưới định vị bưu gửi tốt và khách hàng có thể theo dói bưu gửicủa mình thông qua mạng này

Mạng lưới

Các hãng chuyển phát nước ngoài có mạng lưới phân phối rộng khắp trên

cả thế giới với đầy đủ các phương tiện vận chuyển hiện đại, trang thiết bị khaithác tiên tiến, hệ thống định vị bưu gửi toàn cầu

Tại Việt Nam, các hãg này đều có đại lý tại Hà Nội va Thành phố Hồ ChíMinh, và một số tỉnh, thành phố lớn khác: Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định

Cước dịch vụ

Cước dịch vụ của các hãng này đắt hơn gấp nhiều lần so với cước của cácdịch vụ của Trung tâm Đây là điểm yếu của họ đồng thời cũng là điểm mạnh,một lợi thế cạnh tranh của Trung tâm

Đánh giá chung về sức cạnh tranh, về chất lượng dịch vụ các hãng nàyhơn hẳn dịch vụ Bưu chính của chúng ta Tuy nhiên, do hiện nay, mức cước còncao nên khách hàng rất cân nhắc khi sử dụng dịch vụ của các hãng này.

2.3.4 Công tác chăm sóc khách hàng

Trước tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, Công ty nói chung vàTrun tâm rói riêng đã chú trọng nhiều hơn tới công tác chăm sóc khách hàng.Trung tâm hiện tiến hành một số hoạt động chăm sóc khách hàng như sau:

- Tổ chức khuyến mại, tặng quà khách hàng theo quy định, gồm có:Khuyến mại khách hàng hàg tháng, tặng quà nhân dịp lễ tết, thành lập công ty,sinh nhật khách hàng

- Điều tra tổng hợp thông tin ý kiến khách hàng về chất lượng các dịch vụ

- Điều tra nhu cầu sử dụng dịch vụ Bưu chính của khách hàng

- Thông báo cho khách hàng về các chương trình khuyến mại, dịch vụmới qua thư, điện thoại, hoặc thông báo trên báo chí

- Cung cấp cho khách hàng ấn phẩm giới thiệu về dịch vụ và Trung tâm:

tờ gấp, quyển cước

* Chăm sóc khách hàng lớn:

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý đối với khách hàng có doanh thu từ5.000.000đ trở lên