Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng

Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng

Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn LỜI GIỚI THIỆU  Nhiều người dành phần lớn thời gian đời cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hịa, cân đối góp phần giúp bạn đạt hiệu tốt công việc phát triển lực thân đạt kết thuận lợi cho cơng việc Trong lĩnh vực quản trị cấp quản trị có văn phịng làm việc phải quản trị văn phịng mà viết gọn lại “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng” Hầu hết quan xí nghiệp có phịng hành chánh quản trị Thậm chí có quan có 20 người có phịng Hành Chánh Quản Trị Một số công ty nước ta khuôn mẫu nhất thành lập ban bệ phịng ban mà thật khơng cần thiết phải làm Rõ ràng Quản Trị Hành Chánh đã, đang, lãnh vực thiếu quan, tổ chức kinh doanh Dù nơi làm việc bạn bàn nhỏ hẹp văn phịng thơng thống, rộng rãi bạn tạo cho khơng gian lý tưởng thích hợp với cơng việc Hình dạng kích thước bàn làm việc, tioện nghi ghế ngồi, màu sắc tường hay vật trang trí đặc biệt bạn biết cách xếp chỗ ngồi văn phòng ý nghĩa nó…, tất mang đến cho thoải mái gay nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm sức khỏe hiệu công việc Jan Bendeich, tác gia người Úc tác phẩm “Office Skills – Update” phát biểu câu chí lý sau : “Nhiều nhà kinh doanh thành cơng, có số người đứng đầu số công ty lớn giới, trước bắt đầu nghiệp nghề thư ký Các kỹ hay nghiệp vụ mà họ thủ đắc làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn phòng giúp họ thành cơng nghề nghiệp mình, cuối giúp Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn họ làm chủ doanh nghiệp thành cơng cho mình.” (Newcastle, Australia Woodlands Publications, INC., 1991),p Qua trình học tập tiết học bổ ích NGUYỄN THỊ KIM HUỆ cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty nước, trường học, mạng, sách, người thân… Nay tơi làm tiểu luận mong giúp bạn biết trình tự cách xếp chỗ ngồi họp chuẩn, hiểu ý nghĩa vị trí ngồi, khả tổ chức họp, buổi tiệc cho công ty cách thuận lợi Chúc bạn thành công Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn NHẬP ĐỀ  “Một nhà quản trị không coi người có lực người khơng điều hành họp có hiệu qua.û” Walter A Green Các họp yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Trong xã hội kinh doanh phức tạp ngày nay, cá nhân khơng thể có đầy đủ tất thông tin cần thiết để làm định quan trọng Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào cá nhân cung cấp thông tin, đưa nhận xét Phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều cá nhân lúc, thảo luận nhóm Các họp hay hội nghị hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham dự vào tiến trình làm định Chắc chắn làm, phải tham dự vào họp hội nghị công nhân viên chức, họp phận phòng ban, họp sách, họp hội đồng đề sách, họp báo cáo tình hình Các họp họp nhỏ có tính chất nội không nghi thức đến họp trang trọng theo nghi thức Một số họp đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, số họp đòi hỏi cú gọi điện thoại Các họp thường làm tiêu tốn thời gian tiền bạc, hai yếu tố quý Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang tính xây dựng Với tư cách thư ký chuyên nghiệp hay cấp quản trị, phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lên thời biểu cho họp Để xếp chỗ ngồi họp tránh việc lãng phí thời gian tiền bạc bạn phải nắm vững kiến thức sau: I KHÁI NIỆM CUỘC HỌP Một họp gồm người họp lại để giải vấn đề hay định điều Một gặp gỡ tình cờ hành lang đồng nghiệp xem họp Tuy nhiên, hầu hết họp nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời gian địa điểm họp ấn định trước Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn Ví dụ : Một họp phải có : mục đích, tóm tắt chương trình họp, liệt kê vấn đề thảo luận gởi trước cho người tham dự II MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP Mục đích họp để bàn luận, thảo luận việc giải vấn đề quan trọng, đưa định hướng giải ý kiến đóng góp Mục đích hầu hết họp thường rơi vào loại sau:  Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức  Hướng dẫn thực  Trình bày phản ánh hay phân xử vấn đề  Quyết định hay thực định  Phát huy sáng kiến  Trình bày đề xuất để thảo luận thường để đạt thống III DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN Đây sơ đồ dự kiến bước phải thực bạn định tổ chức họp Các họp từ đơn giản đến phức tạp phải trải qua theo trình tự sau: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP QUYẾT ĐỊNH THỜI GIAN CẦN THIẾT CHO CUỘC HỌP ĐẢM BẢO NHỮNG NGƯỜI LIÊN QUAN SẼ THAM DỰ IV Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Việc xếp chỗ ngồi cho người tham gia họp có ảnh hưởng quan trọng thành công họp Nó cịn thể trình độ quản lý cơng ty bạn, đồng thời tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu người tham dự V MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Việc xếp chỗ ngồi cho người tham gia họp để giúp tổ chức họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu họp Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn Giải thích : Với tư cách người tổ chức họp bạn phải nắm rõ vai trị tất người tham gia Ví dụ : Người đối kháng mạnh mẽ xếp ngồi gần với người chủ trì Người mong muốn tham gia tồn hay mong muốn có ảnh hưởng lớn khu vực bàn họp xếp ngồi Người hay phát biều ý kiến nói to xếp ngồi đối diện với người chủ trì… VI PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP  ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng họ giúp họ tự tin hơn; khỏi cần sơ đồ xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)  KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết lực đóng góp ý kiến; người tham dự phịng ban thích ngồi gần để nói chuyện vấn đề phát sinh; gây lộn xộn họp VII VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp Vai trò người thư ký việc xếp chỗ ngồi họp có ảnh hưởng quan trọng thành công họp việc :  Cân nhắc trước việc xếp chỗ ngồi  Quyết định theo họp tới nên chọn theo nguyên tắc xếp phù hợp  Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để họp đạt mục tiêu đề  Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với họp (chính thức hay khơng thức)  Dựa theo ý chủ tọa nên xếp theo kiểu đối kháng, thể cấp bậc, thảo luận tự do,… để xếp chỗ ngồi cho người tham gia  Phải ý đến việc tất người tham gia thấy  Khoản cách người cách hợp lý Mạc Tấn Tài Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn  Thời gian họp lúc quan trọng việc xếp chỗ ngồi (ví dụ : vào thời điểm họp nắng tạt vào phịng họp, gây khó chịu đến người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu họp.) Giải : gắn rèm để giải vấn đề  Xem xét kích thước phịng họp với số lượng người tham dự (Một số người ngồi phịng rộng gây cho nhóm người cảm thấy laic lõng bất tiện Nhiều người ngồi phòng nhỏ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở Một phòng chứa đầy người ồn ào.)  Nên xếp chủ tọa đâu phù hợp (Bảng đen, khung đen, chiếu đặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa xếp đối diện với người chủ tọa)  Những người tham gia thấy hình trình bày thơng tin khơng Vai Trị Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp Ngồi việc xếp chỗ ngồi cho họp thư ký phải chuẩn bị việc sau đây:  Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp  Đặt trước địa điểm thời gian họp (dựa vào tính chất họp để định thời gian)  Chuẩn bị chương trình họp  Chuẩn bị tài liệu  Soạn thư mời trình duyệt {thư mời phải trả lời câu hỏi 5W sau : 1.Who (Ai triệu tập họp?), 2.What (Mục đích họp để làm ?), 3.When (Cuộc họp tổ chức ?), 4.Where (Cuộc họp tổ chức đâu ?), 5.Why (Tại lại tổ chức họp ?).}  Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi tổ chức hội nghị)  Tổ chức vệ sinh phòng họp  Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện  Hệ thống âm (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị hỗ trợ mặt kỹ thuật cần thiết)  Chuẩn bị nước uống  Máy chiếu, computer, chiếu, máy truyền hình, giấy, bút… Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn  Nhắc tham gia họp  Biên họp thông báo kết họp (biên họp phải xác rõ ràng, ngắn gọn, trình bày quy định, nên ghi chép chi tiết họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản) Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp  Chuẩn bị họp thật chu đáo  Không để họp kéo dài  Thảo luận trước với đồng nghiệp nội dung họp  Nên hội họp  Biên họp phải ghi cẩn thận  Hãy ghi lại điểm quan trọng lúc họp  Hướng dẫn người tích cực tham gia thảo luận trình bày ngắn gọn  Nhắc nhở người tập trung, tuân thủ theo chương trình họ xa vấn đề  Hãy giúp người không ngần ngại trình bày ý kiến  Phát biểu với tất ngưịi  Khơng nói xấu họp  Sau họp, nên gặp người trò chuyện thân mật VIII PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP Có tín hiệu khơng thể lời nói lại cho thấy người hài lịng khơng hài lịng với trao đổi diễn Chìa khóa việc điều khiển họp hiệu nằm việc dự báo vấn đề trước phát sinh Nếu bạn biết cách diễn giải ngôn ngữ thể người tham gia, bạn khuyến khích hành vi tích cực, tránh vấn đề phát sinh không cần thiết Những Tín Hiệu Tiêu Cực _ Thường xuyên xem đồng hồ _ Nhìn ngồi cửa sổ Biểu thiếu hứng thú _ Ngáp liên tục _ Tư bảo thủ _ Vai còng xuống Mạc Tấn Tài Biểu thái độ không hợp tác, cảm giác thiếu tự tin Trường ĐH Công Nghệ Sài Gịn _ Tránh nhìn vào mắt người khác _ Bàn tay nắm chặt lại Biểu giận dữ, khơng hài lịng _ Đầu cúi xuống _ Nhìn cách hiếu chiến _ Tay đưa lên trước mặt cách hiếu chiến  Biểu thái độ phản đối (thích tranh luận) Những Biểu Hiện Tích Cực _ Tư thoải mái Biểu nhiệt tình _ Tay để thư giản _ Cơ thể chồm phía trước _ Nhướng mày Biểu quan tâm _ Mỉm cười khuyến khích _ Nghiên đầu phía diễn giả _ Tư tập trung, ủng hộ  Biểu nhiệt tình IX XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP Việc chọn lựa chỗ họp quan trọng thành công họp Đó khơng vấn đề tiện nghi, mà người tham gia phải có cảm giác nơi phù hợp với nội dung họp Điều với tất họp dù lớn hay nhỏ, thức hay khơng thức ĐỊA ĐIỂM ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM _ Có tất tài liệu tham _ Gián đoạn chng VĂN PHỊNG CỦA MÌNH PHỊNG HỌP CỦA CƠNG TY Mạc Tấn Tài khảo phòng điện thoại _ Tự tin hơn, tiện lợi _ Không gian nhỏ, hẹp _ Dễ dàng trao đổi _ Đỡ việc di chuyển _ Tránh việc phân biệt cấp _ Người ngồi làm bậc văn phòng riêng gián đoạn họp _ Lợi “sân nhà” _ Phải đăng ký phịng Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gòn _ Tự tin _ Tổ chức nhiều lần ảnh _ Chi phí thấp so với họp hưởng đến chi phí hội ngồi cơng ty _ Có thể họp cách bí _ Chi phí cao PHỊNG HỌP NGỒI CƠNG TY mật _ Không thấy quen thuộc _ Không gian rộng rãi _ Khơng có tình trạng lợi _ Đầy đủ trang thiết bị cho “sân nhà” họp _ Tốn nhiều thời gian để _ Mang tính chuyên nghiệp chuẩn bị, xếp X PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH BÀN HỌP BÀN HÌNH CHỮ NHẬT  ƯU ĐIỂM : Rất thông dụng cơng ty dễ dàng thuận lợi cho việc thảo luận, chủ tọa tự kiểm tra phía trước phòng  KHUYẾT ĐIỂM : Bị giới hạn số người kích thước loại bàn này, chiếm diện tích lớn phịng họp (gây cảm giác chật chội) BÀN HÌNH TRỊN Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn  ƯU ĐIỂM : Tạo khơng khí thân mật, nhiệt tình người; chiếm diện tích phịng họp (với số lượng bàn cái); thích họp cho buổi họp nhóm thảo luận riêng dành cho buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ)  KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa muốn khẳng định cấp bậc họp); khơng thể chứa nhiều bàn hình trịn phịng họp BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL Mạc Tấn Tài 10 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn  ƯU ĐIỂM : Tạo vị trí người chủ tọa; trang trọng; cho phép nhiều người ngồi bàn hình chữ nhật; bàn hình oval khó khăn việc thành viên quan sát  KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách người chủ tọa nhóm người tham dự; chiếm diện tích khơng gian phịng họp lớn; bàn hình chữ nhật hội tụ khó khăn việc cách thành viên khó quan sát BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U  ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy người tham gia họp; tạo vị trí người chủ tọa; bàn ghép hình chữ nhật bàn hình chữ u nên tạo cảm giác rộng rãi, thơng thống  KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách người chủ tọa với người tham dự; giới hạn số lượng người hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn phịng họp XI GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP Bạn nên cân nhắc nhiều cách xếp chỗ ngồi trước định nên chọn cách phù hợp Mạc Tấn Tài 11 Trường ĐH Công Nghệ Sài Gịn Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Khơng Chính Thức Mang Tính Nội Bộ) Trong họp có hai người, việc xếp chỗ cho hai người tạo nên khơng khí họp ảnh hưởng đến trình thảo luận Nếu bạn người tổ chức họp, xếp theo ba kiểu sau đây:  Kiểu xếp chỗ ngồi “Hỗ Trợ” Nếu bạn muốn thể hỗ trợ, bạn ngồi vng góc với người Điều giúp phá vỡ rào cản cho phép nhìn vào mắt Mơ Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”  Kiểu xếp chỗ ngồi “Hợp Tác” Nếu bạn muốn thể hợp tác, ngồi bên cạnh người Cách ngồi thể ý kiến hai người giống Mơ Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”  Kiểu xếp chỗ ngồi “Đối Kháng” Nếu bạn muốn thể đối kháng, ngồi đối diện người Vị trí giúp việc thể bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách bạn người Mạc Tấn Tài 12 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn Mơ Hình Minh Họa Kiểu “Đối Kháng” Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc Trong họp lớn, cần thiết phải xác định cách xếp chỗ ngồi Khi xếp cho nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách xếp với hai kiểu bàn điển hình sau:  Kiểu xếp vị trí đối kháng Khi bạn thảo luận vấn đề hay có ý định đưa định, xếp nhóm ngồi đối diện hai bên bàn hình chữ nhật sau: Người chủ trì ngồi thành viên nhóm Mơ Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng”  Kiểu xếp vị trí “Thể Hiện Cấp Bậc” Nếu bạn muốn thể cấp bậc, để người chủ trì ngồi đầu bàn chữ nhật, xếp người khác theo thứ tự giảm dần cấp bậc Mạc Tấn Tài 13 Trường ĐH Công Nghệ Sài Gịn Người chủ trì ngồi đầu bàn Người quan trọng ngồi xa người chủ trì Mơ Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc”  Kiểu xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do” Hãy dùng bàn tròn cho họp mong muốn diễn thoải mái, không quan trọng chức vụ Người chủ trì ngồi vị trí Mơ Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do” Sử dụng chiến thuật xếp chỗ Mức độ quan trọng vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí người chủ trì Sau mơ hình minh họa Mạc Tấn Tài 14 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn Mô Hình Minh Họa Cách Sử Dụng Chiến Thuật Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Phịng Họp CHÚ THÍCH : Người chủ trì Người cịn dự Người hỗ trợ Người đối kháng Tầm nhìn GIẢI THÍCH :  Vị Trí Ngồi Số : Người đối kháng bị lập, ngồi với người dự Mạc Tấn Tài 15 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn  Vị Trí Ngồi Số : Người cịn dự nhìn vào người chủ trì để định  Vị Trí Ngồi Số : Người đối kháng ngồi đối diện người chủ trì tham gia nhiều vào việc thảo luận  Vị Trí Ngồi Số : Người cịn dự thấy nghe rõ ràng tất quan điểm  Vị Trí Ngồi Số : Người ủng hộ đề xuất ngồi chéo với người ủng hộ khác để nhìn vào mắt  Vị Trí Ngồi Số : Người ủng hộ ảnh hưởng đến ý kiến người có ý kiến ngược lại  Vị Trí Ngồi Số : Người đối kháng xếp ngồi cạnh người chủ trì để cân bàn họp  Vị Trí Ngồi Số : Người chủ trì nhìn vào mắt hầu hết người tham gia, đặc biệt người cịn dự  Vị Trí Ngồi Số : Người ủng hộ vị trí ảnh hưởng với người cịn dự  Vị Trí Ngồi Số 10 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người ủng hộ CHỖ NGỒI NĨI LÊN ĐIỀU GÌ Khi khơng có sơ đồ chỗ ngồi thức, quan sát người khác ngồi chọn chỗ ngồi phù hợp Để chọn chỗ ngồi để phát huy hết khả họp, ta phải nắm rõ mơ hình sau: Mơ Hình Minh Họa Chỗ Ngồi Nói Lên Điều Gì GIẢI THÍCH :  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí quan trọng người chủ trì hay người phát biểu để điều khiển việc thảo luận  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí nhìn thấy hầu hết tất người tham gia  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí bàn cho phép có vai trị chủ động họp Mạc Tấn Tài 16 Trường ĐH Công Nghệ Sài Gịn  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí để người khơng có ý kiến mạnh khơng muốn tham gia đóng góp ý kiến chọn  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí đối diện trực tiếp người chủ trì, thường dành chọn người phát biểu mạnh mẽ tự tin  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí ưu tiên bên phải người chủ trì  Vị Trí Ngồi Số 7: Vị trí bàn cho phép có vai trị chủ động họp  Vị Trí Ngồi Số : Vị trí người tự tin muốn chia ý kiến XII MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA BÀN GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT BÀN HỌP HÌNH TRỊN Mạc Tấn Tài 17 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn BÀN HỌP HÌNH OVAL CUỘC HỌP QUA CẦU TRUYỀN HÌNH HỘI TRƯỜNG Mạc Tấn Tài 18 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn KẾT LUẬN  Qua việc thực tiểu luận này, tơi nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm, hiểu mục đích mà cô muốn hiểu sau làm đề tài : Mục tiêu : Giúp tơi có kiến thức xây dựng kế họach chuẩn bị, tổ chức điều khiển họp thành công qua việc tìm hiểu đề tài Mục tiêu : Thấy tầm quan trọng mơn Qủan Trị Hành Chính Văn Phịng Mục tiêu : Tơi nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm Trong đề tài mà tơi thực cần thiết cho công việc tương lai sau Mục tiêu : Hiểu ý nghĩa vị trí chỗ ngồi phịng hie63, tăng khả nhận xét ưu khuyết điểm, cách khắc phục mục đề tài Mạc Tấn Tài 19 Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn MỤC LỤC  LỜI GIỚI THIỆU NHẬP ĐỀ I.KHÁI NIỆM CUỘC HỌP II.MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP III.DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN IV.Ý NGHĨA CỦA VIE5C SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP .4 V.MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP .5 VI.PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP VII VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌ 1.Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp VIII PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP Những Tín Hiệu Tiêu Cực Những Biểu Hiện Tích Cực IX XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP X PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH BÀN HỌP 10 BÀN HÌNH CHỮ NHẬT 10 BÀN HÌNH TRỊN 10 BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL 11 BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U 12 XI GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP .13 Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Khơng Chính Thức Mang Tính Nội Bộ) .13 Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc 14 Sử dụng chiến thuật xếp chỗ 15 CHỖ NGỒI NĨI LÊN ĐIỀU GÌ 17 Mạc Tấn Tài 20 ... cho công ty cách thuận lợi Chúc bạn thành công Mạc Tấn Tài Trường ĐH Cơng Nghệ Sài Gịn NHẬP ĐỀ  “Một nhà quản trị không coi người có lực người khơng điều hành họp có hiệu qua.û” Walter A Green... xây dựng kế họach chuẩn bị, tổ chức điều khiển họp thành công qua việc tìm hiểu đề tài Mục tiêu : Thấy tầm quan trọng mơn Qủan Trị Hành Chính Văn Phịng Mục tiêu : Tơi nhận thức sâu sắc học hỏi... kích thước phòng họp với số lượng người tham dự (Một số người ngồi phịng rộng gây cho nhóm người cảm thấy laic lõng bất tiện Nhiều người ngồi phòng nhỏ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở Một phòng chứa