tổng hợp toàn bộ bài giảng môn quản trị học

Thuật ngữ Quản trị được định nghĩa là quá trình điều phối các công việc để chúng có thể được hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất, bằng và thông qua những người khác Quá trình là từ diễn tả những chức năng đang được thực hiện và các công việc ưu tiên cần các nhà quản trị giải quyết, các chức năng này cụ thể là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Hiệu suất là một phần vô cùng quan trọng của quản trị, nó đề cập đến mối quan hệ giưũa đầu vào và đầu ra. Nếu bạn có thể tạo được nhiều sản phẩm đầu ra hơn từ cùng lượng đầu vào thì bạn đã tăng được hiệu suất. Hoặc tương tự, nếu bạn có thể tạo ra số sản phẩm đầu ra tương đương với lượng đầu vào ít hơn thì cũng có nghĩa là bạn đã tăng được hiệu suất. Vì các nhà quản trị phải điều hành công việc với nguồn lực giới hạn, chủ yếu gồm nhân lực, tài chính, trang thiết bị, cho nên họ luôn quan tâm đến cắt giảm chi phí tối đa.

MỤC TIÊU, YÊU CẦU MÔN HỌC

 Cung cấp những kiến thức và kỹ năng về quản trị.

 Hiểu các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ

chức, điều khiển và kiểm tra.

 Hiểu một số vấn đề như: ra quyết định, quản lý thay

đổi, quản lý xung đột và nguy cơ, các biện pháp tổ chức và quản lý thông tin trong tổ chức.

NỘI DUNG

VIII Thông tin quản trị

PHƯƠNG PHÁP HỌC

HỌC LÝ THUYẾT BÀI TẬP, TÌNH HUỐNG ÁP DỤNG

THUYẾT TRÌNH

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình chính:

 Quản trị học, PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp-NXB Thống kê, 2003.

2 Sách tham khảo:

 Quản trị học, TS Nguyễn Thanh Hội, TS Phạm Thăng, NXB Thống kê, 1999.

 Quản trị học, Phạm Xuân Lan (chủ biên), Đại học Kinh tế TP.HCM, 2000.

 Quản trị học nhập môn, ThS Phạm Đình Phương, NXB TP.HCM, 1997.

 Quản trị học, PTS.Lê Thanh Hà, Đại học Kinh tế TP.HCM, 1996.

 Nghệ thuật lãnh đạo, ThS Nguyễn Hữu Lam, NXB Giáo dục, 1997.

 Kinh điển quản lý và kinh doanh, GS Lưu Vĩnh Thuỵ, NXB Thống kê, 1999.

Khái niệm quản trị

1

2

3

Nhà quản trị

Quản trị là khoa học, nghệ thuật

Nội dung chương 1

1.1 Khái niệm quản trị

• Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục

tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình.

Mary Parker Follett cho rằng “ Quản trị là nghệ thuật

đạt được mục đích thông qua người khác”

• Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện

các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn

Robert Kreitner” Quản trị là tiến trình làm việc với

hoặc thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ

chức trong một môi trường thay đổi

1.1.1 Khái niệm

Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong

tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Hữu hiệu và hiệu quả

đề cập đến việc chúng

ta đang làm gì và thực hiện chúng như thế nào

1.1.2 Sự cần thiết phải quản trị

Là hoạt động cần thiết được thực

hiện khi con người kết hợp với

nhau trong các tổ chức nhằm đạt

được những mục tiêu chung

Quản trị tạo lập và duy trì một

môi trường nội bộ thuận lợi nhất

trong đó các cá nhân làm việc

theo nhóm và có thể đạt được

hiệu suất cao nhất nhằm hoàn

thành mục tiêu chung của tổ

chức

1.1.3 Các chức năng quản trị

Chức năng hoạch định

• Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu,

và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động

• Hoạch định liên quan đến dự báo tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó

Chức năng tổ chức

• Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp mọi người có thể thực hiện được các kế hoạch đã đề ra và thoả mãn các mục tiêu của tổ chức

• Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao

Chức năng kiểm tra

Là quá trình giám sát một cách chủ động đối với một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những điều chỉnh cần thiết khi tổ chức không đạt được hiệu suất mong muốn

1.2 Nhà quản trị

Ai là nhà quản trị ?

• Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công

việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của

họ Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Nhà quản trị có thể được chia thành

3 loại

• Quản trị viên cao cấp

• Quản trị viên cấp trung

• Quản trị viên cấp cơ sở

1.2.2 Nhà quản trị các cấp

Tỉ lệ % thời gian dành cho từng chức năng

quản trị theo cấp bậc quản trị

1.2.3 Vai trò của nhà quản trị

Vai trò quan hệ với người

khác

• Vai trò đại diện:

• Vai trò lãnh đạo:

• Vai trò liên lạc:

Vai trò thông tin

• Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin:

• Vai trò phổ biến thông tin:

• Vai trò cung cấp thông tin:

1.2.4 Kỹ năng của nhà quản trị

Kỹ năng nhận thức

• Là khả năng dựa trên hiểu biết để

nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận

• Kỹ năng nhận thức bao gồm khả

năng tư duy của nhà quản trị, khả năng xử lý thông tin và khả năng hoạch định

Kỹ năng nhân sự

• Là khả năng của nhà quản trị làm

việc với và thông qua người khác

và khả năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm

• Kỹ năng này được minh hoạ theo

cách thức mà nhà quản trị quan hệ với người khác, bao gồm: khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thông và giải quyết mâu thuẫn

Kỹ năng chuyên môn

• Là khả năng am hiểu và thành thạo

trong thực hiện các công việc cụ thể

• Bao gồm sự tinh thông về các

phương pháp, kỹ thuật và thiết bị liên quan đến các chức năng cụ thể như Marketing, sản xuất, tài chính…Kỹ năng chuyên môn còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ kỹ thuật để giải quyết vấn đề trong lĩnh vực cụ thể.

Mối quan hệ giữa kỹ năng và cấp bậc quản trị

Kỹ năng tư duy

1.2.5 Năng lực của nhà quản trị

Năng lực của nhà quản trị (tt)

Truyền thông

Hoạch định

và điều hành

Làm việc nhóm

Hành động chiến lược

Nhận thức

toàn cầu

Tự quản trị

Năng lực then chốt của nhà quản trị

Năng lực truyền thông

Truyền thông chính thức

• Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động

• Tạo khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng, kiểm soát vấn đề tốt

• Viết rõ ràng, súc tích và hiệu quả

Truyền thông không chính thức

• Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những

cuộc trò chuyện thân mật

• Hiểu được tình cảm của người khác, thiết lập các mối quan hệ cá nhân…

Thương lượng

• Thay mặt nhóm để đàm phán một các có hiệu quả về vai trò và nguồn lực

• Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp trên

• Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp

Năng lực hoạch định và điều hành

Thu thập, phân tích thông tin

Hoạch định và tổ chức thực hiện

Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính

Quản lý thời gian

Bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân bổ nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến trình để đoán chắc rằng chúng được thực hiện tốt.

Năng lực làm việc nhóm

Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm

trở nên hữu hiệu bằng cách:

• Thiết kế nhóm hợp lý

• Tạo môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm

• Quản trị sự năng động của nhóm

Năng lực hành động chiến lược

Hiểu rõ về ngành mà tổ chức đang hoạt động

Thấu hiểu về tổ chức

Thực hiện các hành động chiến lược

Năng lực nhận thức toàn cầu

Các khía cạnh của năng lực toàn cầu

bao gồm:

- C ập nhật các xu hướng

và sự kiện chính trị, xã hội kinh tế trên toàn thế

giới.

- Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức.

- Hiểu và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ

khác.

- Hiểu rõ những khác biệt về quốc gia và dân tộc, có khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với những tình

huống mới.

Khả năng tự nhận thức và phát triển

1.3.1 Quản trị là khoa học

 Đã phát triển mạnh mẽ và thành một môn khoa học độc lập.

 Phối hợp, sử dụng luận điểm và thành tựu của những môn khoa

học khác: Kinh tế học, tin học, toán học, công nghệ…

 Không chỉ dựa vào khoa học mà còn dựa vào hoạt động sáng

tạo của các nhà quản trị

1.3.2 Quản trị là một nghệ thuật

 Các nguyên tắc trong quản trị không phải là sự áp dụng

máy móc, rập khuôn mà là sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo

 Giải quyết vấn đề một cách khéo léo, uyển chuyển và hiệu

quả nhất tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể

• Nghệ thuật giao tiếp.

Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện

LOGO

Nội dung chương 2

Lý thuyết cổ điển về quản trị

II.1 Lý thuyết cổ điển về quản

trị

II.1.1 Quá trình phát triển lý thuyết quản trị:

 5000 năm TCN, người Sumerian  Hệ thống cân đo.

 3000 năm TCN, người Ai Cập xây dựng công trình kim tự tháp vĩ đại (kế hoạch, tổ chức, kiểm soát).

 Người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền chặt chẽ.

II.1.2 Quá trình phát triển lý thuyết

quản trị

 Ở châu Âu thế kỷ 16: Kỹ thuật và phương pháp quản trị bắt đầu được áp dụng trong kinh doanh.

 Thế kỷ 18: Cách mạng công nghiệp  Hình thức tổ chức sản xuất nhà máy  Chú trọng vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất.

 Thế kỷ 19: Chú trọng vào khía cạnh lao động trong quản trị.

 Đầu thế kỷ 20, Federik W.Taylor đặt nền móng cho quản trị học hiện đại.

II.1.3 Lý thuyết cổ điển về

quản trị

 Phát triển ở châu Âu và Mỹ vào giai đoạn cuối TK 19, đầu TK

20 Lý thuyết này được phân chia thành 2 hướng chính:

 Quản trị kiểu khoa học

 Quản trị hành chính

A Lý thuyết quản trị khoa học

 Không biết phương pháp làm việc.

 Thiếu hăng hái, nhiệt tình trong công việc.

 Trách nhiệm thuộc về các nhà quản trị

A Lý thuyết quản trị khoa học

(tt)

 4 nguyên tắc quản trị khoa học:

 Nhà quản trị nên danh thời gian để lập kế hoạch, tổ chức và

kiểm tra hoạt động nhân viên thay vì tự mình tham gia công việc

cụ thể

 Nhà quản trị nên tìm cách thức tối ưu để hướng dẫn nhân viên

thay vì để họ tự lựa chọn phương pháp

 Phân chia trách nhiệm giữa nhà quản trị và công nhân để mỗi

bên thực hiện tốt chức năng của mình

 Các nhà quản trị nên sử dụng các biện pháp kích thích kinh tế

để thúc đẩy công nhân làm việc

 Henry Fayol (1841-1925), Pháp.

 “Quản trị công nghiệp tổng quát” đề cập

đến các nguyên tắc quản trị, 1916.

 Năng suất, hiệu quả làm việc của công

nhân tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức

của nhà quản trị.

B Lý thuyết quản trị hành chính

B Lý thuyết quản trị hành chính (tt)

 6 loại công việc trong doanh nghiệp:

 Công việc kỹ thuật (sản xuất).

 Công việc thương mại (mua bán, trao đổi).

 Công việc tài chính ( tạo và sử dụng hiệu quả vốn).

 Công việc an ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên).

 Công việc kế toán, thống kê.

 Công việc quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm

tra).

14 Nguyên tắc quản trị tổng quát của Fayol

8 Tập trung và phân tán

9 Cấp bậc lãnh

đạo 10 Trật tự 11 Sự công bằng 12 Ôn định nhiệm vụ

13 Sáng kiến 14 Tinh thần đoàn kết

 Mọi hoạt động đều căn cứ vào văn bản qui định trước.

 Chỉ có người có chức vụ mới được giao quyền quyết định

 Chỉ có người có năng lực mới được giao chức vụ

 Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan

II.2 Lý thuyết tâm lý xã hội

 Còn gọi là Lý thuyết quan hệ con người hay Lý thuyết

hành vi (thập niên 30-60, Mỹ).

 Yếu tố tinh thần, tâm lý xã hội có ảnh hưởng lớn đối với

năng suất lao động của nhân viên.

Các nhu cầu

tâm lý XH của

con người

Năng suất lao

II.2 Lý thuyết tâm lý xã hội (tt)

Mary Parker Follett (1868–1933)

 Mary Parker đã có những đóng góp quan

trọng vào quan điểm quản trị hành vi

 Bà tin rằng quản trị là một quá trình liên tục

không ngừng Bà nhấn mạnh vào (1) Mối

quan hệ giữa các nhân viên trong việc giải

quyết vấn đề và (2) Động lực của quản trị,

hơn là những nguyên tắc cứng nhắc

II.2 Lý thuyết tâm lý xã hội (tt)

• Con người muốn bị điều khiển.

• Làm việc là 1 bản năng như vui chơi, giải trí.

• Mỗi người đều tự điều khiển, kiểm soát bản thân.

• Con người sẽ gắn bó với tổ chức nếu được khen ngợi, thưởng xứng đáng, kịp thời.

• Con người có óc sáng tạo, khéo léo.

Thuyết X & Y Mc Gregor (1906-1964)

II.2 Lý thuyết tâm lý xã hội (tt)

 Tâm lý và hành vi có mối quan hệ chặt chẽ.

 Nhân viên cần được thoả mãn các nhu cầu xã hội.

 Hiểu rõ ảnh hưởng của tập thể đối với hành vi, mối quan hệ

con người trong công việc.

 Nhà quản trị phải biết lựa chọn hình thức lãnh đạo và sử dụng quyền hành hợp lý để nâng cao hiệu quả quản trị.

II.3 Lý thuyết định lượng

trong quản trị

 Còn gọi là lý thuyết hệ thống, điều khiển học.

 “Quản trị là quyết định”, muốn quản trị có hiệu quả thì các quyết định

quản trị phải đúng  Để có quyết định đúng, nhà quản trị cần có quan điểm hệ thống khi xem xét, thu thập và xử lý sự việc.

 Hiệu quả quản trị tuỳ thuộc vào sự đúng đắn trong các quyết định của

Chú ý đến yếu tố Kinh

tế - Kỹ thuật

II.4 Lý thuyết Quản trị theo

quá trình

 Thực chất cách tiếp cận này đã được đề cập từ đầu thế kỷ 20

qua tư tưởng của Henry Fayol, nhưng thực sự chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng

sự

 Quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng quản trị

đó là hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản trị.

II.4 Lý thuyết Quản trị theo

quá trình (tt)

QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ

Theo quan điểm của trường phái này thì bất cứ trong lĩnh vực nào từ đơn giản đến phức tạp, trong lĩnh vực sản xuất hay dịch vụ thì bản chất của quản trị là không thay đổi, đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị

II.5 Khảo hướng “quản trị

sáng tạo”

 Những đặc trưng chủ yếu của phong cách quản trị này thể hiện trên

một số phương diện sau :

 Chiến lược kinh doanh : Các doanh nghiệp thiết lập chiến lược

kinh doanh được hình thành dựa trên ý tưởng sáng tạo của tất

cả các thành viên của công ty

 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được tổ chức theo cơ cấu

mạng lưới lấy mỗi thành viên là một đơn vị cơ sở

 Quản trị nguồn nhân lực : Các doanh nghiệp sẽ luôn tìm cách

đưa ra những cách đối xử tốt nhất đối với nhân viên để thúc đẩy tiềm năng sáng tạo của họ

 Quản trị thông tin : Gia tăng những cơ hội sáng tạo và phát triển

các ý tưởng mới bằng cách tối đa hóa việc chia sẻ và truyền đạt thông tin

LOGO

Th.S Ngô Thúy Lân Trường ĐH Bà Rịa - Vũng Tàu

Khoa Kinh tế

Chương 3

Môi trường hoạt động của tổ chức

Môi trường hoạt động của tổ chức

vi mô và môi trường nội vi đến hoạt động kinh doanh của tổ chức, các giải pháp

1 Khái niệm môi trường

Định nghĩa

“Môi trường quản trị là các yếu tố, lực lượng bên ngoài và bên trong tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.

1.1 Khái niệm môi trường

1.2 Tầm quan trọng của môi trường

 Môi trường tạo ra những cơ hội và nguy

cơ đe dọa đến các tổ chức.

 Nghiên cứu môi trường giúp tổ chức xác

định được hướng đi đúng đắn khi ra các quyết định.

 Dự báo xu hướng phát triển của thị

trường.

1.3 Phân loại môi trường

Môi trường vĩ mô

Môi trường nội vi

Nhân lực R&D Tài chính Văn hoá tổ chức Khách hàng

Tự nhiên

2 Môi trường vĩ mô

Tổ chức

2.1 Môi trường chính trị - luật pháp

 Thể chế chính trị của một nước

 Tính ổn định về mặt chính trị

 Luật pháp và các quy định dưới luật

 Lập trường, thái độ của nhà nước trong điều hành nền kinh tế

 Quan hệ chính trị thế giới

 Mối quan hệ giữa một quốc gia với các quốc gia khác trong

khu vực và thế giới