TÀI LIỆU NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chương XNHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁNA.LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN.Một số khái niệm:Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt, đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, về chất lượng sản sản phẩm và dịch vụ.Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu:+ Lập kế hoạch.+ Điều phối thực hiện.+ Giám sát.Mục tiêu của quản lý dự án: hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.Lập kế hoạc quản lý dự án: là tiến trình chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó.I.Nội dung kế hoạch tổng hợp quản lý dự án. Giới thiệu tổng quan về dự án: là giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện, bao gồm: mục tiêu cần đạt của dự án, lý do ra đời , phạm vi, cơ cấu quản lý của dự án. Mục tiêu của dự án: là cụ thể hóa những mục tiêu có tính chất định tính như: mức lợi nhuận, thị phần tăng thêm, năng lực cạnh tranh và các mục tiêu kinh tế xã hội khác. Thời gian và tiến độ:+ Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản lý xác định các công việc then chốt như: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời gian quan trọng...+ Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, là cơ sở để lập các bộ phận kế hoạch khác như: xác định trình tự các công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí, nguồn lực, điều kiện thực hiện, tính khả thi của dự án… Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án:+ Về kỹ thuật : so sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có.+ Về quản lý: cho biết sự khác biệt cần chú ý. Kế hoạch phân phối nguồn lực: cần làm rõ: loại nguồn lực sử dụng, tổng nhu cầu từng loại nguồn lực cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực và từng công việc, xây dựng sơ bộ phương án phân phối nguồn lực, đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt… Ngân sách và dự tóan kinh phí dự án: kế hoạch ngân sách là tập hợp nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch xác định tổng nhu cầu về vốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bố ngân sách theo thời kỳ, theo các đơn vị thi công, theo hạng mục và công việc, theo các khoản mục chi phí. Đồng thời, kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án. Nhân sự: trình bày yêu cầu riêng về công tác nhân sự, nhu cầu tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho dự án, những hạn chế của lực lượng lao động , kế hoạch về quy mô lao động, tiền lương. Khía cạnh hợp đồng của dự án: mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như: hợp đồng cung cấp chính về máy móc thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm, hợp đồng tư vấn. Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án: trình bày những phương pháp thu thập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát quá trình thực hiện dự án. Những khó khăn tiềm tàng: cần xác định những khó khăn tiềm ẩn, nguyên nhân ảnh huởng tới tiến độ hoặc làm dự án thất bại như tình trạng phá vỡ hợp đồng, thất bại về kỹ thuật, ảnh huởng thời tiết, hạn chế nguồn lực, do quyền lực của cán bộ dự án không đầy đủ, do nhiều công việc mới mẻ hoặc phức tạp... Tuy nhiên thời điểm xảy ra rủi ro không phải cùng một lúc nên cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và xây dựng kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro.II. Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án.Theo luật đầu tư xây dựng Việt Nam có 3 mô hình chính:+ Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.+ Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.+ Mô hình chìa khóa trao tay.

NỘI DUNG CHÍNH

Kế hoạch quản lý phạm vi DA

II

III

I Nội dung kế hoạch tổng hợp QLDA

Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Kế hoạch thời gian và tiến độ

DA IV

I Nội dung kế hoạch tổng hợp QLDA

KH phân phối nguồn

lực

Mục tiêu của DA

ND kế hoạch tổng hợp QLDA Thời gian và tiến độ

Xem xét khía cạnh

KT và QL của DA

Giới thiệu tổng quan

về DA

Nhân sự

Khía cạnh hợp đồng của DA

PP KT và đánh giá DA

Những khó khăn tiềm tàng

Ngân sách

và dự toán kinh phí DA

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Chủ nhiệm điều hành DA

Chủ đầu tư trực tiếp

QLDA

Các mô hình tổ chức

quản lý

Chìa khóa trao tay

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp QLDA

Chủ đầu tư

Tự thực hiện Ban quản lý DA

Tổ chức thực hiện DA I

Tổ chức thực hiện DA II

Tổ chức thực hiện DA III

Có bộ máy

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Mô hình chủ nhiệm điều hành DA

Chủ đầu tư

Chủ nhiệm điều hành DA

Tổ chức thực hiện DA I

Tổ chức thực hiện DA II

thầu B

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Mô hình chủ nhiệm điều hành DA:

Tính chất

kỹ thuật phức tạp

Dự á n quy m ô

g

Mô hình chìa khóa trao tay

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Mô hình chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư

Chủ đầu tư

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA:

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA:

Ngoài ra, khi xem xét lựa chọn một mô hình tổ chức

DA, cần phân tích 4 tham số :

 Thống nhất các nỗ lực.

 Cơ cấu quyền lực.

 Mức độ ảnh hưởng.

 Hệ thống thông tin.

II Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA

Các mô hình tổ chức QLDA

Tổ chức QLDA dạng ma trận

Tổ chức QLDA dạng ma trận

Tổ chức chuyên trách

Tổ chức chuyên trách

Tổ chức QLDA theo chức năng

Tổ chức QLDA theo chức năng

III Kế hoạch quản lý phạm vi DA

 Quản trị phạm vi DA là việc phân định các công việc thuộc và không thuộc DA.

 Phương pháp quan trọng để xác định phạm vi DA là:

“phân tách công việc”.

 Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ theo từng công việc cần thực hiện của DA là:

 Xác định

 Liệt kê

 Lập bảng giải thích

III Kế hoạch quản lý phạm vi DA

 Về hình thức, có thể phát triển sơ đồ cơ cấu phân tách công việc theo 3 phương pháp:

Phương pháp

Phương pháp phân tích

hệ thống

Phương pháp chu kỳ

Phương pháp tổ chức

III Kế hoạch quản lý phạm vi DA

 Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp:

Cơ cấu phân tách CV Phương pháp

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ dự án

1 Mạng công việc

Khái niệm :

Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả sơ đồ dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc

đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau.

Phản ánh MQH tương tác giữa các nhiệm

vụ, cv của DA

XĐ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành

DA XĐ các cv găng, đường găng của DA

.

Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, cv, lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch, tiến độ và điều hành DA

1 Mạng công việc

Tác dụng:

Cho phép xác định cv nào phải thực hiện kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, cv nào có thể thực hiện đồng thời để đạt được MT về thời hạn hoàn thành DA.

1 Mạng công việc

1 Mạng công việc

Có 2 phương pháp chính để xây dựng mạng công việc:

Phương pháp đặt công việc trên

Phương pháp đặt công việc

Nguyên tắc chung: Để có thể bắt đầu một cv mới thì các cv sắp

xếp trước nó phải hoàn thành, các mũi tên được vẽ theo chiều

từ trái sang phải, phản ánh quan hệ logic trước sau giữa các cv (độ dài mũi tên không phản ánh độ dài thời gian)

1 Mạng công việc

1 Mạng công việc

Xây dựng mạng công việc:

Là một NV hoặc nhóm NV cụ thể cần được thực hiện của DA

Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực

và chi phí để hoàn thành

Là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm CV đã hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm CV kế tiếp

Là sự kết nối liên tục các CV theo hướng đi của mũi tên, tính

từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

1 Mạng công việc

1 Mạng công việc

 Phương pháp AOA:

- Nguyên tắc xây dựng mạng công việc:

 Sử dụng một mũi tên có hướng để trình bày một cv Mỗi cv được biểu diễn bằng một mũi tên nối hai sự kiện

Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ trình tự thực hiện và MQH giữa các cv

 Theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối

liên tục của các sự kiện và công việc

1 Mạng công việc

1 Mạng công việc

 Phương pháp AOA:

 Ưu điểm: Xác định rõ ràng các sự kiện và công việc,

được kỹ thuật PERT sử dụng.

- Nhược điểm: Khó vẽ, dẫn đến một số trường hợp mất

khá nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng công việc của

DA.

VD: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án A

VD: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp

AOA cho dự án A

Công việc Thời gian thực

hiện (ngày) Công việc trước

VD: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cho dự án A

VD: Xây dựng mạng công việc theo

phương pháp AOA cho dự án A

Bài giải: Sơ đồ mạng công việc của dự án A trình bày theo

phương pháp AOA như sau:

b(4)

c(3)

e(3)

e(3)

Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các cv.

Tất cả các điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, đều có ít nhất 1 điểm nút đứng sau Tất cả các điểm trừ điểm nút đầu tiên, đều có ít nhất 1 điểm nút đứng trước.

Trong sơ đồ mạng chỉ có ít nhất 1 điểm nút (sự kiện) đầu tiên và 1 điểm nút (sự kiện) cuối

Nguyên

tắc

đã thực hiện ít nhất

n (đvtg)

phải xong

28

cv A đã hoàn thành

ít nhất n (đvtg)

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ dự án

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT), phương pháp đường găng (CPM).

 Khái niệm:

 PERT: dùng để lập KH và QL chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa PERT xem thời gian thực hiện các cv DA là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xđ được nhờ lý thuyết xác suất

 CPM: trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hóa chất CPM sử dụng các ước lượng thời gian để xđ

- Mục đích: giới thiệu bản chất của kỹ thuật QL tiến độ DA, chỉ rõ mối liên hệ liên tục giữa các CV, đều dẫn đến tính toán đường găng và chỉ ra thời gian dự trữ các CV

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ),

phương pháp đường găng (CPM).

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ),

phương pháp đường găng (CPM).

XĐ mối quan hệ, trình tự thực hiện

CV

XĐ các CV cần thực

hiện

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ),

phương pháp đường găng (CPM).

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ),

phương pháp đường găng (CPM).

Phương pháp trình bày PERT:

- Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ bắt đầu

khi công việc a hoàn thành

a (4 ngày) b (3 ngày)

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ), phương pháp đường găng (CPM).

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ), phương pháp đường găng (CPM).

Phương pháp trình bày PERT:

- Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt

đầu không cùng thời điểm nhưng lại cùng hoàn thành tại một thời điểm.

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ), phương pháp đường găng (CPM).

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT ), phương pháp đường găng (CPM).

Phương pháp trình bày PERT

- Hai công việc thực hiện đồng thời: Công việc a và b

đều bắt đầu được thực hiện cùng một thời điểm

22

a (4 tuần)

B (6 tuần)

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá DA

(PERT), pp đường găng (CPM).

2 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá DA

(PERT), pp đường găng (CPM).

Phương pháp trình bày PERT

- Công việc (biến) giả:

a(4 tuần) c(2 tuần)

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Tất định

Bỏ qua yếu tố bất

định khi dự tính thời hạn thực hiện

các cv

Phương pháp

Ngẫu nhiên:

Tính đến sự tác động của các nhân

tố ngẫu nhiên khi dự tính thời hạn thực hiện các cv

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Phương pháp ngẫu nhiên

 Thời gian trung bình thực hiện từng cv:

Te = (a + 4m + b) / 6

Trong đó:

a: thời gian cực đại b: thời gian cực tiểu m: Thời gian hoàn thành công việc

Te: Giá trị trung bình

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Phương pháp ngẫu nhiên

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Phương pháp ngẫu nhiên

 Thời gian hoạt động kì vọng theo đường găng:

Z = ( S – D) /σσ

Trong đó:

S: thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ DA.

D: độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng.

σ: độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các cv găng.

Khi đó:

D = ∑Te i Te: thời gian thực hiện công việc găng.

i: công việc găng thứ i.

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Phương pháp ngẫu nhiên

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

Phương pháp ngẫu nhiên

 Phương sai hoàn thành DA:

σ2

i (T)= ∑ σ2

i

Trong đó:

σ 2 ( T ): Phương sai hoàn thành DA.

i: Các công việc găng.

σ 2

i : Phương sai các công việc găng và được tính:

σ 2

i =(b-a/6) 2

3 Dự tính thời gian thực hiện từng cv

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

4 Thời gian dự trữ của các công việc

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

4 Thời gian dự trữ của các công việc

Thời gian dự trữ tự do

Thời gian dự trữ toàn phần

A

THỜI GIAN

DỰ TRỮ

29

4 Thời gian dự trữ của các công việc

Thời gian dự trữ toàn phần:

 Thời gian dự trữ toàn phần

= LS(a)-ES(a)

TRONG ĐÓ:

 LS(a): Thời gian bắt đầu

muộn của công việc a

 ES(a): Thời gian bắt đầu

sớm của công việc a

Thời gian dự trữ tự do:

 Thời gian dự trữ tự do của công việc (a) = Min ( ES của tất cả các công việc sau (a)) –

EF (a)

TRONG ĐÓ:

- EF(a) :thời gian kết thúc sớm của công việc a

4 Thời gian dự trữ của các công việc

Ví dụ: TGDT tự do và toàn phần cho chương trình bình

thường của dự án M:

Công

việc

Công việc trước

Thời gian bắt đầu sớm(ES)

Thời gian hoàn thành sớm(EF)

Thời gian hoàn thành muộn(LF)

Thời gian bắt đầu muộn (LS)

Thời gian dự trữ toàn phần

Thời gian dự trữ tự do

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

Khái niệm:

Biểu đồ Gantt là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của DA theo trình tự thời gian.

Mục đích:

Xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án.

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

Cấu trúc của biểu đồ:

 Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng công việc được trình bày trên trục hoành

 Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

Cách vẽ biểu đồ GANTT:

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

Tác dụng:

- PP biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn bộ DA.

 Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình nhanh chậm của các cv và tính liên tục của chúng.

 Sơ đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn

pp phân phố nguồn lực hợp lý nhất.

 Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến.

5 Phương pháp biểu đồ GANTT

Hạn chế:

Đối với những DA phức tạp gồm hàng trăm cv cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTTkhông thể chỉ ra đủ sự tương tác và MQH giữa các loại cv

Khó nhận biết cv nào tiếp theo cv nào khi biểu đồ phản ánh quánhiều cv liên tiếp nhau

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

6 Mối quan hệ giữa PERT và GANTT

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

6 Mối quan hệ giữa PERT và GANTT

Do những lợi thế của biểu đồ GANTT nên

Để tiện quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện dự án.

Thông qua PERT/CPM

Thông qua PERT/CPM

6 Mối quan hệ giữa PERT và GANTT

Từ biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh vẽ được sơ đồ GANT sau khi liệt kê tất cả các cv cần thực hiện theo

một trình tự nào đó

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

7 Biểu đồ đường chéo.

IV Kế hoạch thời gian và tiến độ DA

7 Biểu đồ đường chéo.

• Là một công cụ

đơn giản để quản lý tiến độ,

• Biểu đồ so sánh

giữa tiến độ dự kiến với tiến độ thực tế thực hiện

• Là một công cụ

đơn giản để quản lý tiến độ,

• Biểu đồ so sánh

giữa tiến độ dự kiến với tiến độ thực tế thực hiện

7 Biểu đồ đường chéo.

Ví dụ: có 3 cv cần được thực hiện như hình sau:

7 Biểu đồ đường chéo.

Ví dụ: có 3 cv cần được thực hiện như hình sau:

7 Biểu đồ đường chéo.

Biểu đồ đường chéo hình răng cưa phản ánh

tiến độ thực hiện các cv DA:

7 Biểu đồ đường chéo.

Biểu đồ đường chéo hình răng cưa phản ánh

tiến độ thực hiện các cv DA:

(t) dự trữ

(t) thực hiện PERT/

Chủ ĐT trực tiếp QLDA Chủ nhiệm điều hành

DA

Chìa khoá trao tay