Chương trình đào tạo quản lý mẫu dấu chữ ký khách hàng SVS

YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS - SIGN PLUS - MỘT SỐ KHÁI NIỆM  Bộ chữ ký: Bao gồm hình ảnh của chữ ký và các thông tin mô tả bộ chữ ký tên, số ID, ngày cấp, nơi cấp, chức vụ, loại quyền, kiểu c

Trang 1

ĐÀO TẠO PHÂN HỆ

QUẢN LÝ MẪU DẤU, CHỮ KÝ

KHÁCH HÀNG BIDV (SVS)

1

Trang 2

GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

QL MẪU DẤU, CHỮ KÝ KHÁCH HÀNG BIDV (SVS)

 I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS, PHẦN MỀM SIGNPLUS

 II HDSD – PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI DUY TRÌ THÔNG TIN

 III HDSD – PHẦN CHO NGƯỜI PHÊ DUYỆT, KIỂM TOÁN

 IV HDSD – PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI TRA CỨU

 V QUY TRÌNH CẬP NHẬT CHỮ KÝ, MẪU DẤU BIDV

Trang 3

I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS - SIGN PLUS

 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM SIGNPLUS

 QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI SVS TẠI BIDV

Trang 4

I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS ( Signature Verification System ) -

 Hậu kiểm và kiểm soát sự thay đổi thông tin trong hệ thống.

Tích hợp với hệ thống SIBS.

Trang 5

I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS - SIGN PLUS - MỘT SỐ KHÁI

NIỆM

 Bộ chữ ký: Bao gồm hình ảnh của chữ ký và các thông tin mô tả bộ chữ ký (tên, số ID, ngày cấp, nơi cấp,

chức vụ, loại quyền, kiểu chữ ký, ngày đăng ký, ghi chú…) của một đối tượng (chủ tài khoản, kế toán trưởng, người được ủy quyền) trên Giấy đăng ký thông tin khách hàng - Đề nghị mở tài khoản lần đầu, giấy đề nghị mở

bổ sung tài khoản, giấy thay đổi/bổ sung chữ ký, hồ sơ mở tài khoản

Quy tắc ký: Là ràng buộc giữa các bộ chữ ký thể hiện điều kiện được phép thực hiện giao dịch (theo hạn mức

và đồng tiền giao dịch) trên tài khoản tiền gửi của khách hàng

Trang 6

I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS - SIGN PLUS - PHẦN MỀM SIGN PLUS CỦA

SOFTPRO

 Hãng Softpro của Đức là nhà cung cấp phần mềm quản lý thông tin mẫu dấu, chữ ký khách hàng cho BIDV (thông qua đối tác là công

ty Tin học của Bộ quốc phòng Misoft)

 Dòng sản phẩm SignPlus có nhiều modun, BIDV sử dụng modun Signbase (phiên bản hiện tại 3.9)

 SignBase cung cấp các chức năng tạo và duy trì thông tin chữ ký khách hàng, các thông tin về quyền ký của các chữ ký tác động trên tài khoản Tiền gửi.

 Quản lý thông tin KH; Tài khoản KH; Bộ chữ ký, mẫu dấu khách hàng.

 SignBase hỗ trợ người sử dụng cuối truy cập và tra cứu thông tin về hình ảnh chữ ký, các quy tắc ký khách hàng.

Trang 7

I YÊU CẦU HỆ THỐNG SVS - SIGN PLUS - CƠ CHẾ LICENSE CỦA

SIGNPLUS

 FullClient License: Dùng cho người có quyền Chỉnh sửa, Phê duyệt, Kiểm toán Truy cập qua ứng

dụng Desktop

ThinClient License: Dùng cho người chỉ có quyền vấn tin Truy cập qua ứng dụng Web

Lincense hệ thống: Theo số lượng bộ chữ ký trong hệ thống

BIDV : 278 bản fullclient, 830 bản thinclient, 5-7 triệu bộ chữ ký

Trang 8

 Triển khai cùng với hệ thống SIBS: SVS là ứng dụng tách rời SIBS; Đồng bộ thông tin CIF, Tài khoản

từ SIBS ->SVS

Triển khai qua nhiều giai đoạn, từ 01/2006 triển khai mở rộng toàn hệ thống

 Đơn vị Quản lý phân hệ SVS: Ban TTQL&HT ALCO

QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI SIGNPLUS TẠI BIDV

Trang 9

 Thông tin đồng bộ:

+ Thông tin cơ bản khách hàng: Số cif, tên, loại, ngày mở.

+ Thông tin cơ bản về tài khoản: Số TK, tên, ngày mở, trạng thái (hd/tất toán) loại (FD, DD, FDG).

Tự động đồng bộ SIBS->SVS:

+ Tự động đồng bộ tần suất 5 phút/1lần

+ Tự động khởi tạo bộ chữ ký khách hàng cá nhân cùng thông tin cá nhân.

+ Tự động xóa tài khoản đã tất toán trong SVS: Sau tất toán 7 ngày, xóa tài khoản trong SVS

 Lỗi đồng bộ: Gửi Mail hotrocntt@bidv.com.vn

CƠ CHẾ ĐỒNG BỘ SIBS-SVS

Trang 10

II HDSD SIGN BASE – NGƯỜI DUY TRÌ

 TẠO, SỬA BỘ CHỮ KÝ KH CÁ NHÂN

Trang 11

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - TẠO, SỬA BỘ CHỮ KÝ KH CÁ

NHÂN

Trang 12

NHÂN – NHẬP LIỆU

Trang 13

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ – TẠO, SỬA BỘ CHỮ KÝ KH CÁ NHÂN –

QUÉT ẢNH CHỮ KÝ

Trang 14

NHÂN – MÀN HÌNH SAU KHI NHẬP LIỆU

Trang 15

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GÁN QUY TẮC KÝ

(EDIT/RULE)

Trang 16

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GÁN QUY TẮC KÝ –

MÀN HÌNH SAU KHI GÁN QUY TẮC

Trang 17

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - TẠO, SỬA BỘ MẪU DẤU KHTC

Tạo mới: Chức năng Edit/New Rubber Stamp

Sửa: Edit/Edit Signatory

Màn hình nhập mẫu dấu chỉ có chức năng quét ảnh mẫu dấu, không ghi chú được thông tin, không gán được quy tắc ký cho mẫu dấu.

Trang 18

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - TẠO, SỬA BỘ CHỮ KÝ KH TỔ CHỨC

Thao tác như bộ chữ ký khách hàng cá nhân.

Tạo, sửa bộ chữ ký của từng người đại diện của tổ chức.

Trang 19

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - MÀN HÌNH THÔNG TIN CHỮ

KÝ KHTC

->Bộ chữ ký chưa phê duyệt - chưa gán quy tắc ký

Trang 20

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GÁN QUY TẮC KÝ KHTC

Thông thường KH tổ chức chọn quy tắc ký: Nhóm CTK ký với nhóm KTT (quy tắc Together with somebody trong SVS)

Trang 21

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GÁN QUY TẮC KÝ KHTC – SAU

KHI GÁN

Trang 22

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GHI CHÚ BỘ CHỮ KÝ KH CÁ

NHÂN

Trang 23

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GHI CHÚ BỘ CHỮ KÝ KHTC

Trang 24

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GHI CHÚ BỘ KHÁCH HÀNG: EDIT/EDIT CUSTOMER

Trường hợp KH có ghi chú, tại màn hình thông tin chữ ký, mẫu dấu:

Thanh menu có mầu vàng

Trang 25

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - GHI CHÚ TÀI KHOẢN KHÁCH

HÀNG: EDIT/EDIT ACCOUNT

Trường hợp TK có ghi chú, vấn tin theo TK: màn hình thông tin chữ ký, mẫu dấu thanh menu có mầu vàng

Trang 26

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - DUY TRÌ NHÓM BỘ CHỮ KÝ:

EDIT/EDIT GROUPS

Trường hợp khách hàng tổ chức có rất nhiều bộ chữ ký; Có nhóm bộ chữ ký người đại diện công ty mẹ, nhóm bộ chữ ký người đại diện công ty con trực thuộc; Hoặc khách hàng yêu cầu

ký theo nhóm bộ chữ ký.

Trang 27

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT

TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT

Cập nhật chữ ký khách hàng có người giám hộ

- Tạo các bộ chữ ký của chủ tài khoản; người giám hộ;

- Ghi chú đầy đủ thông tin;

- Gán quy tắc ký Single cho từng bộ chữ ký

 Cập nhật chữ ký đồng sở hữu

- CIF chính (CIF mở TK): Tạo đầy đủ bộ chữ ký những ĐSH;

- Ghi chú cho từng bộ chữ ký; Ghi chú cho khách hàng

- Gán quy tắc ký: Single, Together with , All together tùy theo

thỏa thuận;

- CIF phụ: Chỉ tạo bộ chữ ký của CIF phụ.

 Cập nhật bộ chữ chủ thẻ phụ, bộ chữ ký người tổ chức giới thiệu

đi rút tiền: Tạo bộ chữ ký, cập nhật đầy đủ thông tin, không gán

quy tắc ký

Trang 28

Trường hợp khách hàng có người giám hộ

Trên CIF của người được giám hộ thực hiện như sau:

- Thực hiện quét các bộ chữ ký chủ tài khoản; người giám hộ (Cha, mẹ, …)

- Ghi chú đầy đủ thông tin trên bộ chữ ký của người giám hộ

- Gán quy tắc ký Single cho từng bộ chữ ký.

Trang 29

Trường hợp Đồng sở hữu

Trên CIF chính - CIF chứa tài khoản đồng sở hữu thực hiện như sau:

- Tạo đầy đủ bộ chữ ký những ĐSH

- Ghi chú cho từng bộ chữ ký; Ghi chú cho khách hàng

- Gán quy tắc ký: Single, Together with , All together tùy theo thỏa thuận;

- CIF phụ: Chỉ tạo bộ chữ ký của CIF phụ

Trang 30

Trường hợp Người được ủy quyền cá nhân

Trên CIF chứa tài khoản được ủy quyền thực hiện như sau:

- Tạo bộ chữ ký người được ủy quyền

- Gán quy tắc ký: Single trên các tài khoản được ủy quyền.

Trang 31

Trường hợp Người được ủy quyền đến giao dịch của tổ chức

1) Người được ủy quyền không có tên trong hồ sơ mở tài khoản

- Tạo bộ chữ ký người được ủy quyền Role: Signatory.

- Thực hiện ghi chú trên bộ chữ ký người được ủy quyền giao dịch.

- Gán quy tắc ký: No Right.

2) Người được ủy quyền có tên trong hồ sơ mở tài khoản.

-Thực hiện ghi chú trên bộ chữ ký theo hướng dẫn tại CV 7146/CV-ALCO.

Trang 32

 Cập nhật bộ chữ chủ thẻ phụ, bộ chữ ký người tổ chức giới thiệu đi rút tiền(không có tên trong hồ sơ mở tài khoản): Tạo bộ chữ ký, cập nhật đầy đủ thông tin, không gán quy tắc ký.

 Trường hợp gộp CIF khách hàng tổ chức:

- Thực hiện copy các bộ chữ ký chỉ có trên CIF phụ sang CIF chính.

- Thực hiện gán quy tắc ký có các tài khoản từ CIF phụ sang CIF chính.

- Trường hợp tài khoản từ CIF phụ chưa chuyển sang CIF chính trên SVS, chi nhánh gửi yêu cầu đến hotrocntt@bidv.com.vn để được

hỗ trợ

Trang 33

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - LƯU Ý KHI SỬ DỤNG CHỨC

NĂNG EDIT – TRÁNH VIỆC LƯU

KẾT QUẢ THAY ĐỔI CHỈ ĐƯỢC GHI NHẬN KHI NSD CHỌN SAVE (LƯU).

 HỖ TRỢ HỦY THAY ĐỔI NẾU CHƯA CHỌN SAVE (LƯU).

 CHƯƠNG TRÌNH LƯU LOG MỌI SỰ THAY ĐỔI.

 LƯU Ý CÁC THÔNG BÁO, NÚT LỆNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

ĐỂ TRÁNH LƯU NHỮNG THAY ĐỔI KHÔNG MONG MUỐN DO TÁC NGHIỆP.

- THÔNG TIN NHẬP CHƯA CHÍNH XÁC NHƯNG VẪN LƯU.

- LỰA CHỌN CÁC NÚT OK, CANCEL, YES, NO PHÙ HỢP

VÍ DỤ:

+ Khi muốn hủy sự thay đổi, chọn <Reset WorkSpace> ; Chương trình hỏi bạn có

muốn lưu sự thay đổi không chọn “No”

+ Ở màn hình sửa bộ chữ ký, khi vào chức năng sửa hình ảnh, nếu người sử dụng

chọn <OK> chương trình sẽ nhận biết là thay đổi hình ảnh chữ ký kể cả không có sự

thay đổi gì về hình ảnh chữ ký

Trang 34

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - MỘT SỐ LƯU Ý

SVS HỖ TRỢ KHÔI PHỤC TRẠNG THÁI TRƯỚC KHI PHÊ DUYỆT.

Trường hợp những thay đổi: Tạo mới, tạo mới quy tắc ký nếu

thay đổi chưa được phê duyệt, NSD có thể chuyển về trạng thái

phê duyệt trước đó bằng cách xóa các thông tin đã cập nhật

 SVS HỖ TRỢ KHÔI PHỤC LẠI CHỮ KÝ ĐÃ XÓA

 KHÓA CHỮ KÝ, MẪU DẤU KHÁCH HÀNG

- Tạo bộ chữ ký

- Ghi chú khách hàng trong SVS: Nội dung yêu cầu khóa

Trang 35

II HDSD SIGN BASE - NGƯỜI DUY TRÌ - MỘT SỐ LƯU Ý

THỰC HIỆN CHỨC NĂNG COPY BỘ CHỮ KÝ GIỮA CÁC CIF

Thường dùng khi Trụ sở chính gộp CIF: Copy chữ ký cif phụ sang cif chính

Trang 36

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI

 TÌM KIẾM DỮ LIỆU CHƯA PHÊ DUYỆT

 PHÊ DUYỆT

 KIỂM TOÁN SỰ THAY ĐỔI

Trang 37

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI - TÌM KIẾM DỮ LIỆU CHƯA

PHÊ DUYỆT

Chọn Verify/Not verify customers để tìm kiếm các khách hàng chưa được phê duyệt theo mã User nhập liệu Chọn Display để chuyển sang màn hình thông tin chi tiết.

Trang 38

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI – PHÊ DUYỆT

Chọn Verify/Verify Customer, hoặc F2 tại màn hình thông tin để phê duyệt

Bộ chữ ký chưa được phê duyệt thị tại cột Info có biểu tượng

Trang 39

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI - KIỂM TOÁN SỰ THAY ĐỔI -

AUDIT SEARCH

Hỗ trợ người dùng kiểm tra log thay đổi thông tin trên một khách hàng

-Table: Signatory: Bộ chữ ký; Signature-M: Ảnh bộ chữ ký;

Customer: Khách hàng; Account: Tài khoản; Rule: Quy tắc ký

- Action: Create:Tạo; V:Duyệt; Modify:Thay đổi; Delete:Xóa

Trang 40

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI - KIỂM TOÁN SỰ THAY ĐỔI - AUDIT

COMPARE

Hỗ trợ người dùng so sánh thông tin chữ ký khách hàng giữa 02 thời điểm

- Mầu xám không có thay đổi

- Mầu xanh phát sinh mới

- Mầu đỏ, đã xóa ở thời điểm sau

Trang 41

III PHÊ DUYỆT, KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI - TRA CỨU DỮ LIỆU THEO

THỜI GIAN

Hỗ trợ tra cứu các chữ ký theo thời điểm: Xem được chữ ký cũ của khách hàng nếu có sự thay đổi.

Trang 42

IV HDSD – PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI TRA CỨU

Tra cứu qua ứng dụng Winform hoặc ứng dụng Web (đa số qua web)

Tìm kiếm theo thông tin khách hàng hoặc theo tài khoản

Trang 43

IV HDSD – PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI TRA CỨU - MÀN HÌNH HIỂN THỊ - KH CÁ NHÂN

Trang 44

Màn hình hiển thị với khách hàng cá nhân – Tra cứu theo tài khoản

Trang 45

Màn hình hiển thị với khách hàng tổ chức - Tra cứu theo khách hàng; tài khoản

Trang 46

Màn hình tra cứu khách hàng tổ chức với quy tắc ký gán theo nhóm

Trang 47

V QUY TRÌNH CẬP NHẬT MẪU DẤU, CHỮ KÝ KH BIDV

Các quy định, công văn liên quan

- QUY ĐỊNH CIF 5950/QĐ-ALCO, NGÀY 03/10/2013

- QUY ĐỊNH SVS 5767/QĐ-ALCO1, NGÀY 22/12/2012

- QUY ĐỊNH HỒ SƠ TT KH 3736, NGÀY 28/06/2013

- CV 5727 /CV-TCCB3, NGÀY 04/11/2010 VỀ QL THÔNG TIN CIF, SVS

- CV 82/CV-TCCB3 SỬA ĐỔI 5727, NGÀY 06/01/2012

- CV 754/CV- ALCO1: BÀN GIAO CN QUẢN LÝ CIF 19/02/2013

- CV 3725 /CV- ALCO: BÀN GIAO CN QUẢN LÝ CIF, VƯỚNG MẮC THU THẬP LẠI HỒ SƠ 28/06/2013

Trang 48

YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ CIF, SVS THEO 5727

• Thông tin KH: Thông tin điện tử trong phân hệ thông tin khách hàng (CIF) trong hệ thống SIBS và thông tin dưới dạng văn bản

• Thông tin khách hàng phải được quản lý chặt chẽ và khi khai báo/cập nhật/chỉnh sửa phải qua ít nhất 02 cán

bộ, trong đó có 01 cán bộ kiểm soát trước khi có hiệu lực trong hệ thống

• Quan hệ KH chi nhánh chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, khởi tạo CIF GDKH được phép tiếp nhận hồ sơ thay đổi

• Tổ quản lý TTKH: Cập nhật thông tin KH, quét, phê duyệt SVS

Trang 49

• GDV SVS: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ do QHKH gửi sang Kiểm tra thông tin trong CIF, SVS; Nhập Liệu; Ký xác nhận.

• KSV SVS: Nhận hồ sơ do cán bộ chuyển đến; kiểm soát, phê duyệt trong SVS; kiểm tra thông tin trong CIF;

Trang 50

Các bộ phận ký xác nhận trên Giấy đề nghị mở TK

Trang 51

Các bộ phận ký xác nhận trên Giấy đề nghị thay đổi thông tin

Trang 52

V QUY TRÌNH CẬP NHẬT CHỮ KÝ,

MẪU DẤU BIDV

Tổ QL TTKH độc lập trực thuộc giám đốc (gồm cả nhiệm vụ tiếp nhận, tạo cif); Hoặc thuộc Quản trị

Tín dụng.

Trang 53

KHÁCH HÀNG

- Mở TK lần đầu

-Thay đổi thông tin QHKH

- Tiếp nhận HS khởi tạo

- Khởi tạo CIF

- Hồ sơ Thay đổi TT: QHKH, GDKH

GIAO DỊCH KH Tạo tài khoản

Trang 54

Khách hàng

- Mở TK lần đầu

-Thay đổi thông tin

GDV TIẾP NHẬN

- Khởi tạo CIF;

- Xác nhận y/c thay đổi thông tin;

- Fax hồ sơ thay đổi về TS CN nếu muốn cập nhật ngay

GDV KH Tạo TK

TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT TẠI PGD, QŨY TIẾT KIỆM

Trang 55

V QUY TRÌNH CẬP NHẬT CHỮ KÝ, MẪU DẤU BIDV - Cập nhật liên chi nhánh

• Chi nhánh Quản lý CIF: Được phép thay đổi thông tin về mẫu dấu, chủ tài khoản, Kế toán trưởng, Những người đại diện p/s trên hồ sơ mở TK của chi nhánh; Thay đổi thông tin quan trọng của khách hàng: Tên, Số ID, Chữ ký KH cá nhân

• Chi nhánh mở TK: Thay đổi các bộ chữ ký p/s trên TK tại CN; Ngày cấp chứng minh thư CIF; Không được thay đổi tên, số ID, chữ ký; Được phép tiếp nhận gửi về CN gốc

• Chi nhánh không mở tài khoản: Được phép tiếp nhận hồ sơ KH cá nhân liên chi nhánh; Không được tiếp nhận hồ sơ

KH tổ chức liên chi nhánh

Trang 56

V QUY TRÌNH CẬP NHẬT CHỮ KÝ, MẪU DẤU BIDV - Bàn giao Chi nhánh Quản lý CIF (CV 754/CV- ALCO1, CV

Trang 57

Bàn giao Chi nhánh Quản lý CIF (CV 754/CV- ALCO1, CV 3725)

Mẫu công văn giữa các chi nhánh trường hợp không lấy được chữ ký KH

Trang 58

Mẫu bản giao chi nhánh Quản lý CIF – Không lấy được xác nhận của KH (QĐ 5950)

Trang 59

KẾT THÚC

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	3,51 MB