Xây dựng kế hoạch, triển khai và đánh giá kết quả thực hiện 5S tại xưởng In Offset- Công ty cổ phần giấy Viễn Đông

Xây dựng kế hoạch, triển khai và đánh giá kết quả thực hiện 5S tại xưởng In Offset- Công ty cổ phần giấy Viễn Đông

LỜI CẢM ƠN

Sau những năm học tại Khoa Quản lý Công Nghiệp – Trường ĐH Bách Khoa Tp HCM em đã được học nhiều kiến thức bổ ích và quý báu Đó sẽ là những kiến thức nền tảng cho em trên con đường phục vụ xã hội và tự tin bước vào đời Luận văn này là thành quả kết thúc những năm học qua, vì vậy thông qua đây em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Thầy Cô trong khoa đã tận tình dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiết để hoàn thành tốt luận văn Đặc biệt, em cin gửi lời cảm ơn đến cô Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, là giáo viên chủ nhiệm đồng thời là giáo viên chính hướng luận văn cho em, cô đã tận tình giúp đỡ, đóng góp những ý kiến bổ ích, động viên và chỉ dẫn để em hoàn thành tốt luận văn của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cô Hoàng Thị Phượng (GĐSX) Chú Lê Văn Dũng (GĐ KTCN), Ban quản đốc xưởng In Offset 1- công ty CP Giấy Viễn Đông và toàn thể nhân viên trong xưởng đã đóng góp ý kiến và, giúp đỡ và hỗ trợ cho em hoàn thành tốt luận văn này, cho em có cơ hội để ứng dụng lý thuyết vào thực tế và có những kinh nghiệm rất hữu ích từ thực tế.

Cuối cùng xin gửi lời ảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt thời gian qua

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Cúc

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Trong thời gian thực tập tại công ty, nhận thấy công ty đang gặp vấn đề trong việc thudọn, sắp xếp, vì vậy sinh viên có ý định thực hiện đề tài về 5S ứng dụng tại công ty.Đây cũng là kế hoạch từ lâu của công ty với mong muốn cải thiện tình hình hiện tại.Với bước đầu triển khai được sự hỗ trợ từ công ty, sinh viên quyết định xây dựng kếhoạch triển khai cho xưởng in Offset 1

Trong đề tài Luận văn tốt nghiệp này, sinh viên được sự giúp đỡ của Ban quản đốcxưởng đã thiết kế cụ thể kế hoạch triển khai cho từng S, từ các công việc lên kế hoạch

vệ sinh đến thiết kế biểu ngữ và khẩu hiệu cho chương trình, thiết kế các bảng đánhgiá để kiểm tra kết quả Ngoài ra sinh viên cũng thiết kế chương trình đào tạo và đãtham gia vào đào tạo nhân viên để triển khai thực hiện 5S

Sau khi viết xong kế hoạch và đào tạo cho nhân viên thì đã tiến hành triển khai thửnghiệm 5S tại xưởng Sinh viên cũng tiến hành chụp ảnh lại vấn đề để thấy được sựthay đổi và đánh giá kết quả vào các Bảng đánh giá đã thiết kế, ngoài ra còn thiết kếbảng câu hỏi và phỏng vấn để đánh giá cảm nhận của nhân viên về chương trình Chương trình đã triển khai nhưng chỉ còn ở giai đoạn đầu nên không tránh khỏi thiếusót, tuy nhiên nó cũng đóng góp trong việc cải thiện môi trường làm việc tại xưởng

MỤC LỤC

Đề mục Trang

Nhiệm vụ luận văn

Lời cảm ơn i

Nhận xét của công ty

Tóm tắt ii

Mục lục iii

Danh sách hình vẽ vii

Danh sách bảng biểu ix

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU 1

1.1 Lý do hình thành đề tài 1

1.2 Mục tiêu của đề tài 1

1.3 Ý nghĩa của đề tài 2

1.4 Phạm vi của đề tài 2

1.5 Các bước thực hiện 2

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

2.1 Khái niệm về 5S 4

2.2 Mục tiêu của 5S 4

2.3 Lợi ích của 5S 4

2.4 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S 6

2.5 Lý do 5S ngày càng phổ biến 6

2.6 Nội dung cơ bản của chương trình 5S 6

2.6.1 Seiri 6

2.6.2 Seiton 7

2.6.3 Seiso 9

2.6.4 Seiketsu 11

2.6.5 Shitsuke 12

2.7 Đánh giá quá trình thực hiện 5S 12

2.8 Những khó khăn thường gặp khi thực hiện chương trình 5S 13

2.8.1 Sự không đồng tình của một số nhân viên có thái độ tiêu cực đối với 5S .13

2.8.2 Sự xung đột về thời gian với các công việc khác 13

2.8.3 Hoạch định sai nguồn lực cần thiết 14

2.8.4 Sự ủng hộ không hết mình của lãnh đạo 14

2.8.5 Quá trình huấn luyện và đào tạo không tốt 14

2.8.6 Sự duy trì 5S 14

2.9 Tóm tắt chương II 14

CHƯƠNG III TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP GIẤY VIỄN ĐÔNG VÀ XƯỞNG IN OFFSET 1 15

3.1 Giới thiệu công ty CP Giấy Viễn Đông 15

3.1.1 Giới thiệu công ty 15

3.1.2 Các ngành nghề kinh doanh chính 15

3.2 Giới thiệu xưởng In Offset 1 16

3.2.1 Cơ cấu tổ chức 16

3.2.2 Các sản phẩm chính 17

3.2.3 Quy trình công nghệ in Offsset 18

3.3.4 Bố trí mặt bằng xưởng 24

3.3.5 Tình hình sản xuất trong thời gian vừa qua 25

3.3 Các hoạt động quản lý chất lượng tại công ty 26

3.4 Tóm tắt chương III 27

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 5S 28

4.1 Tổng quan về môi trường làm việc tại xưởng 28

4.2 Các bước chuẩn bị 31

4.2.1 Thành lập ban chỉ đạo 5S 31

4.2.2 Ban lãnh đạo cam kết thực hiện chương trình 5S 33

4.2.3 Tham quan các mô hình mẫu về một số công ty đã áp dụng 5S 33

4.2.4 Hoạch định về không gian, tiến độ thực hiện 33

4.2.5 Kế hoạch đào tạo và huấn luyện cho nhân viên 35

4.2.6 Tuyên truyền cho 5S 38

4.3 Tiến hành sàng lọc 40

4.3.1 Cái gì cần sàng lọc? 40

4.3.2 Phân loại các vật dụng trong xưởng 41

4.3.3 Phiếu đánh giá sàng lọc 43

4.3.4 Duy trì công tác sàng lọc 44

4.3.5 Đánh giá việc sàng lọc 46

4.4 Sắp xếp 46

4.4.1 Cái gì cần sắp xếp? 46

4.4.2 Các nguyên tắc sắp xếp 49

4.4.3 Tiến hành sắp xếp 50

4.4.4 Đánh giá việc sắp xếp 53

4.5 Sạch sẽ 53

4.5.1 Nơi nào cần sạch sẽ? 53

4.5.2 Một số biện pháp cải thiện vấn đề rác tại xưởng 56

4.5.3 Các công việc vệ sinh sạch sẽ cần tiến hành 57

4.5.4 Tiến hành tổng vệ sinh xưởng 57

4.5.5 Đánh giá Seiso 60

4.6 Săn sóc 60

4.6.1 Phân công vệ sinh hàng ngày 63

4.6.2 Đánh giá việc thực hiện 5S hàng ngày 64

4.6.3 Phong trào thi đua giữa các bộ phận 64

4.6.4 Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến 68

4.7 Sẵn sàng 68

4.7.1 Vai trò của người lãnh đạo 68

4.7.2 Tuân thủ các nội quy và nguyên tắc của 5S 68

4.7.3 Tiến hành các khóa đào tạo định kỳ 69

4.7.4 Tổ chức các cuộc thi đua về 5S 69

4.7.5 Sử dụng các khẩu hiệu tại công ty 69

4.7.6 Tạo một môi trường làm việc thân thiện 70

4.8 Tóm tắt chương IV 70

CHƯƠNG V TRIỂN KHAI 5S TẠI XƯỞNG IN OFFSET 1 71

5.1 Quá trình chuẩn bị 71

5.1.1 Cam kết của ban lãnh đạo 71

5.1.2 Tiến hành lên kế hoạch thực hiện chương trình 5S 72

5.1.3 Thực hiện đào tạo chương trình 5S 72

5.1.4 Chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh 73

5.2 Tiến hành tổng vệ sinh 74

5.2.1 Tiến hành sàng lọc 74

5.2.2 Tiến hành sắp xếp 76

5.2.3 Tiến hành sạch sẽ 78

5.2.4 Duy trì việc vệ sinh hàng ngày 79

5.3 Tóm tắt chương V 79

CHƯƠNG VI ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ TRIỂN KHAI 5S 80

6.1 Đánh giá kết quả triển khai 3S đầu tiên 80

6.1.1 Đánh giá kết quả thực hiện sàng lọc 80

6.1.2 Đánh giá kết quả thực hiện sắp xếp 80

6.1.3 Đánh giá kết quả thực hiện sạch sẽ 81

6.1.4 Đánh giá kết quả của việc duy trì vệ sinh hàng ngày 81

6.2 Đánh giá cảm nhận của nhân viên về việc triển khai chương trình 5S 82

6.3 Tóm tắt chương IV 84

CHƯƠNG VII KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85

7.1 Kết luận 85

7.1.1 Kết quả 85

7.1.2 Những thuận lợi và khó khăn 86

7.1.3 Những hạn chế của đề tài 87

7.2 Kiến nghị 87

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: PL 1 Phụ lục 2: PL 8 Phụ lục 3: PL 11

Phụ lục 4: PL 15

Phụ lục 5: PL 16 Phụ lục 6: PL 17

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Tên hình Trang

Hình 1.1: Sơ đồ các bước thực hiện chương trình 5S 3

Hình 2.1 Hình minh họa cho 5S 4

Hình 2.2: Hình minh họa Seiton cho hồ sơ 9

Hình 2.3 Hình minh họa Seiton cho nguyên vật liệu và dụng cụ 9

Hình 2.4 Hình chú thích cho Seiso 10

Hình 2.5 Hình minh họa cho seiso 10

Hình 2.6 Hình minh họa Seiketsu 11

Hình 2.7 Hình minh họa Shitsuke 12

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu nhân sự xưởng In Offset 1 16

Hình 3.2 Lưu đồ quy trình công nghệ In Offset 18

Hình 3.3 Sơ đồ mặt bằng xưởng In Offset 1 24

Hình 3.4 Biểu đồ doanh số 9 tháng đầu năm 2007 25

Hình 3.5 Biểu đồ doanh thu 9 tháng đầu năm 2007 26

Hình 3.6 Biểu đồ tỷ lệ sản phẩm loại bỏ 9 tháng đầu năm 2007 26

Hình 4.1 Hình ảnh thực tế tại khu máy in 29

Hình 4.2 Hình ảnh thực tế tại khu máy cắt 29

Hình 4.3 Hình ảnh thực tế tại khu vực để bán thành phẩm cắt và mấu sản phẩm in 30

Hình 4.4 Hình ảnh thực tế tại khu vực máy bế 30

Hình 4.5 Hình ảnh thực tế tại khu vực bẻ tai bế 31

Hình 4.6 Hình ảnh thực tế tại khu vực kiểm phẩm 31

Hình 4.7 Sơ đồ cơ cấu Ban chỉ đạo 5S 32

Hình 4.8 Bảng hướng dẫn tuyên truyền cho 5S 39

Hình 4.9 Biểu ngữ tuyên truyền cho 5S 39

Hình 4.10 Khẩu hiệu tuyên truyền cho 5S 39

Hình 4.11 Hình minh họa cho những thứ cần sàng lọc 40

Hình 4.12 Hình minh họa cho máy móc cần loại bỏ 40

Hình 4.13 Hình thực tế sắp xếp tại khu vực kiểm phẩm 48

Hình 4.14 Hình thực tế sắp xếp tại kệ đựng mẫu sản phẩm (khu máy in) 48

Hình 4.15 Hình minh họa thực tế sắp xếp đối với vật dụng cá nhân 48

Hình 4.16 Hình minh họa cho nguyên tắc sắp xếp FIFO 49

Hình 4.17 Hình minh họa cho nguyên tắc sắp xếp mọi thứ đúng vị trí của nó 49

Hình 4.18 Hình minh họa sắp xếp cho hồ sơ tài liệu 50

Hình 4.19 Sơ đồ bố trí kệ đựng dụng cụ sản xuất 52

Hình 4.20 Hình minh họa trước và sau khi ắp xếp 52

Hình 4.21 Hình minh họa cho sắp xếp dụng cụ vệ sinh 53

Hình 4.22 Hình thực tế cho việc vệ sinh tại xưởng – Khu vực bế 56

Hình 4.23 Hình minh họa cho việc vệ sinh tại xưởng – Các máy móc 56

Hình 5.1 Hình ảnh (1) ngày đào tạo tại công ty 72

Hình 5.2 Hình ảnh (2) ngày đào tạo tại công ty 73

Hình 5.3 Hình khẩu hiệu 5S tại khu vực sản xuất 73

Hình 5.4 Hình khẩu hiệu 5S tại khu vực văn phòng xưởng 74

Hình 5.5 Hình ảnh trước và sau khi sàng lọc khuôn bế 74

Hình 5.6 Hình ảnh trước và sau khi sàng lọc tại kệ mẫu sản phẩm 75

Hình 5.7 Hình ảnh trước và sau khi sàng lọc tại khu vực kiểm phẩm 75

Hình 5.8 Hình trước và sau khi sắp xếp tại khu vực để bán thành phẩm in 76

Hình 5.9 Hình trước và sau khi sắp xếp kệ đựng hộp màu in 77

Hình 5.10 Hình trước và sau khi sắp xếp khu vực đặt thùng giấy 77

Hình 5.11 Hình trước và sau khi làm vệ sinh tại khu sản xuất 78

Hình 5.12 Hình trước và sau khi vệ sinh máy bế 78

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Tên bảng Trang

Bảng 1.1 Các bước thực hiện đề tài 2

Bảng 2.1 Tiêu chí phân loại các vật dụng 7

Bảng 2.2 Lưu trữ các vật dụng theo tần suất sử dụng 7

Bảng 3.1 Tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của xưởng 9 tháng đầu năn 2007 25

Bảng 4.1 Bảng phân công nhiệm vụ Ban chỉ đạo 5S 32

Bảng 4.2 Hoạch định tiến độ triển khai 34

Bảng 4.3 Nội dung đào tạo cho Ban chỉ đạo 5S 36

Bảng 4.4 Nội dung đào tạo cho nhân viên trong xưởng 37

Bảng 4.5 Bảng phân loại các vật dụng trong xưởng 41

Bảng 4.6 Bảng hoạch định sang lọc các vật dụng trong xưởng 41

Bảng 4.7 Nhãn kiểm soát duy trì sàng lọc 44

Bảng 4.8 Bảng phân loại dụng cụ/Thiết bị/máy móc cần oại bỏ 45

Bảng 4.9 Bảng đánh giá sàng lọc 47

Bảng 4.10 Bảng mô tả vẽ vạch tại khu sản xuất 51

Bảng 4.11 : Bảng đánh giá Seiton 54

Bảng 4.12: Các dụng cụ dùng trong ngày tổng vệ sinh 58

Bảng 4.13 Danh mục các thiết bị mới cần chuẩn bị 59

Bảng 4.14 Bảng phân công trưởng nhóm 60

Bảng 4.15 Bảng đánh giá Sạch sẽ 61

Bảng 4.16 Bảng đánh giá vệ sinh hàng ngày 65

Bảng 4.17 Bảng đánh giá kết quả 5S 66

Bảng 5.1 Bảng phân công công việc Ban chỉ đạo 5S 71

Bảng 6.1 Bảng kết quả đánh giá cảm nhận của nhân viên 82

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU

1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Trong xu hướng toàn cầu hóa như ngày nay mức độ cạnh tranh ngày càng trở nên gaygắt và quyết liệt Một doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn đứng vững trong môi trườngkinh doanh trước hết doanh nghiệp phải đặt vấn đề chất lượng lên hàng đầu Khi ViệtNam gia nhập WTO sự cạnh tranh này không chỉ diễn ra với các doanh nghiệp trongnước với nhau mà con với các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới Một doanhnghiệp luôn bảo đảm chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty mình đúng mức tiêuchuẩn quy định đặt ra thì doanh nghiệp đó vẫn chưa đạt chất lượng toàn diện vì chấtlượng ở nay không chỉ gắn với chất lượng dịch vụ mà còn gắn liền với phong cách làmviệc, với các chính sách, các chế độ được áp dụng trong doanh nghiệp Các bạn hàng,khách hàng, đối tác nước ngoài khi chọn đối tác làm việc với mình họ không chỉ nhìnvào sản phẩm mà họ nhận được mà họ còn xem xét đến nhiều yếu tố khác như yếu tốmôi trường làm việc, an toàn lao động cho công nhân, văn hóa doanh nghiệp…Đâykhông phải là những yếu tố chính tạo nên sản phẩm nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớnđến quá trình hoạt động làm việc của công ty và niềm tin khách hàng đối với sản phẩmcủa công ty

Công ty cổ phần giấy Viễn Đông là một trong những công ty hàng đầu ở khu vực phíaNam, chuyên cung cấp các mặt hàng giấy vệ sinh, giấy ngoại nhập cao cấp và chủ yếu

là các sản phẩm in ấn Công ty đã đạt được giấy chứng nhận đạt được tiêu chuẩn ISO

9000 do tổ chức BVQI chứng nhận Với phương châm uy tín và chất lượng, công tyluôn chú ý nâng cao chất lượng để mang lại sản phẩm tốt nhất cho khách hàng Banlãnh đạo công ty nhận thức sâu sắc về vấn đề chất lượng cũng như làm thế nào để tạo

ra một môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái, tiện ích để nâng cao năng suất laođộng và bảo đảm sức khỏe, an toàn cho anh em công nhân Đồng thời điều đó cộng vớichương trình ISO 9000:20001 sẽ làm cho hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

Vì vậy mà chương trình 5S đang được công ty quan tâm và hướng đến

Với những kiến thức đã học và dựa trên nhu cầu thực tế tại công ty, sinh viên quyết

định chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là: “Xây dựng kế hoạch, triển khai và đánh giá

kết quả thực hiện 5S tại xưởng In Offset- Công ty cổ phần giấy Viễn Đông”

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

 Xây dựng kế hoạch triển khai chương trình 5S cho xưởng in Offset 1

 Triển khai 5S tại xưởng in Offset 1

 Đánh giá quá trình triển khai và kết quả đạt được

1.3 Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài sẽ giúp cho công ty hoàn thành dự định là triển khai chương trình 5S và giúp cảithiện môi trường làm việc công ty Nếu chương trình được triển khai thành công thì sẽmang lại nhiều lợi ích cho công ty Mặt bằng bố trí hợp lý hơn, nơi làm việc gọn gàngngăn nắp hơn, không gian làm việc thoáng hơn tạo thuận lợi cho sản xuất Đề tài còntác động trong việc: Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm, nâng caonăng suất, giảm tỷ lệ phế phẩm, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, xây dựngniềm tin của công ty ở người tiêu dùng và ở đối tác của mình Như vậy việc triển khaithành công của chương trình sẽ tạo ra một sự thay đổi và đem lại nhiều lợi ích chocông ty

1.4 PHẠM VI ĐỀ TÀI

Công ty có tổng diện tích khoảng 12.000m2, bao gồm có Khu văn phòng, Xưởng inOffset 1, xưởng in Ống đồng và xưởng Giấy Trong thời gian giới hạn 3 tháng của luậnvăn và theo yêu cầu của công ty thì sinh viên chỉ tiến hành xây dựng Kế hoạch triểnkhai 5S tại xưởng in Offset 1 Vì đây là xưởng lớn, có nhiều mặt hàng và vấn đề vệsinh công nghiệp đang được quan tâm nên đầu tiên sẽ xây dựng kế hoạch và triển khaithử nghiệm 5S ở xưởng này Nếu việc triển khai thành công thì sẽ rút kinh nghiệm và

dễ dàng triển khai qua các xưởng khác Vậy phạm vi nghiên cứu của đề tài là: Xâydựng kế hoạch triển và đánh giá quá trình triển khai 5S tại xưởng in Offset 1

 Từ thực trạng của công ty kết hợp với sự tổng hợp

từ lý thuyết để xây dựng kế hoạch tiến hành cho từng S

Bước 4: Thảo luận  Thảo luận cùng với Ban quản đốc xưởng để có kế hoạch cho từng S phù hợp với điều kiện thực tế tại

xưởng

Bước 5: Hiệu chỉnh cho

phù hợp  Sau khi đã bàn bạc thống nhất sẽ hiệu chỉnh toàn bộkế hoạch cho phù hợp nhất

Bước 6: Triển khai áp

dụng  Tiến hành triển khai 5S tại xưởng theo kế hoạch đề ra

Bước 7: Đánh giá quá

trình triển khai

 Đánh giá lại kết quả triển khai để xem cái gì được

và chưa được, từ đó có biện pháp khắc phục và rút

ra kinh nghiệm khi triển khai cho các bộ phận khác

Hình 1.1: Sơ đồ các bước thực hiện chương trình 5S

Thu thập thông tin thứ cấp và

sơ cấp

Xây dựng kế hoạch cho từng S

Tìm hiểu tài liệu 5S

Hiệu chỉnh KH cho phù hợp

Đánh giá quá trình triển khai

Thảo luận

Phân tích thực trạng của công

ty

Triển khai áp dụng

CHƯƠNG II

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 KHÁI NIỆM VỀ 5S

5S là phương pháp nhằm loại bỏ các thứ “rác” và các sự trì trệ ẩn dấu trong một công

ty 5S bao gồm 5 chữ tiếng Nhật có thể hiểu như sau:

 Seiri: Sàng lọc là phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng ra khỏi nơilàm việc và nơi sản xuất

 Seiton: Sắp xếp mọi thứ đúng chỗ, ngăn nắp và thuận tiện cho tất cả mọi người, dễlấy đi và dễ dàng đặt lại đúng vị trí

 Seiso: Sạch sẽ tại hiện trường làm việc và các nguồn gây dơ bẩn, mất vệ sinh

 Seiketsu: Săn sóc là duy trì thường xuyên các việc đã làm và cải tiến liên tục để đạtđược hiệu quả cao hơn

 Shitsuke: Sẵn sàng giáo dục mọi người ý thức và nghiêm túc thực hiện các nguyêntắc chăm sóc nơi làm việc một cách tự giác

Hình 2.1 Hình minh họa cho 5S

2.2 MỤC TIÊU CỦA 5S

4 mục tiêu chính của chương trình 5S như sau:

 Xây dựng ý thức cải tiến của mọi người tại nơi làm việc

 Hình thành nhóm chất lượng với sự tham gia của mọi thành viên

 Phát triển năng lực lãnh đạo của cán bộ quản lý và quản đốc qua hoạt động thực tế

 Lập nền tảng để đưa Kaizen vào áp dụng

2.3 LỢI ÍCH CỦA 5S

Thực hiện tốt 5S sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp Lợi ích mà 5Smang lại có thể phân thành 2 nhóm: lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình

 Lợi ích hữu hình

Tăng năng suất lao động

Chương trình 5S tạo ra sự ngăn nắp gọn gàng, mọi vật đều có vị trí rõ ràng và ngănnắp do đó người công nhân không mất công tìm kiếm khi cần, điều đó có nghĩa làgiảm thời gian chết và vô hình chung làm tăng năng suất lao động

Thực hiện tốt 5S sẽ đem lại các tác đông tích cực sau cho doanh nghiệp:

1 Phòng chống sự nhầm lẫn

2 Trang thiết bị phương tiện luôn trong tình trạng tốt

3 Quản lý trực quan, tất cả đều dễ hiểu, dễ kiểm soát

4 Phát hiện những bất thường nhanh chóng

5 Tinh thần làm việc tốt hơn

6 Hạn chế thấp trục trặc chủ quan trên quá trình

7 Hạn chế nguyên vật liệu, vật tư xuống cấp hay thất thoát

Nâng cao chất lượng

Như đã trình bày, 5S sẽ giúp giảm được các phế phẩm nhờ giảm được các nhầm lẫn,sai sót Điều này đồng nghĩa với việc số sản phẩm đạt yêu cầu ngày càng tăng, do đóchất lượng cũng được cải thiện Việc giảm các sản phẩm lỗi còn tạo ra hiệu ứng tíchcực là nâng cao uy tín với khách hàng, giảm được các tổn thất lớn có thể xảy ra về mặtthị trường, người tiêu dùng

Hạ giá thành

Như đã phân tích, 5S giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng Năng suấttăng sẽ làm giảm chi phí lao động trên một đơn vị sản phẩm Vì thế giá thành sảnphẩm sẽ giảm

 Lợi ích vô hình

An toàn hơn

Thực hiện tốt 5S sẽ tạo môi trường làm việc an toàn, tạo sự an tâm cho người lao độngtrong lúc làm việc Điều này thể hiện cụ thể qua các lợi ích cụ thể sau mà 5S mang lại:

1 Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp hơn

2 Triệt tiêu mọi nguy cơ xảy ra tai nạn

3 Phòng chống nguy cơ cháy nổ

4 Tạo tâm lý yêu thích nơi làm việc cho người lao động

5 Xây dựng một môi trường làm việc sạch đẹp

6 An toàn cho các thiết bị và phương tiện sử dụng

7 Đảm bảo sức khỏe cho người lao động

Thu hút và tạo sự tin cậy cho khách hàng

Như đã trình bày, thực hiện tốt 5S sẽ tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng,tránh các sai sót trong quá trình làm việc, kiểm tra tạo hiện trường làm việc sạch sẽngăn nắp Chính những yếu tố trên tạo sự yên tâm và tin cậy nơi khách hàng Nhờ đó,

uy tín của công ty ngày càng được nâng lên, tạo điều kiện thu hút ngày càng nhiềukhách hàng

Xây dựng một môi trường làm việc tốt đẹp

Với phương thức quản lý 5S, công ty sẽ xây dựng tinh thần làm việc tập thể và ý thức

kỷ luật cao nơi người lao động

2.4 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH 5S

4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S:

 Ban lãnh đạo thực hiện cam kết và luôn hỗ trợ

 Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện

 Mọi người tham gia vào việc thực hiện 5S mà không cần giám sát

 Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn

2.5 LÝ DO 5S NGÀY CÀNG PHỔ BIẾN

Có 4 lý do tại sao ngày càng có nhiều người tham gia thực hiện 5S

 Có thể áp dụng đối với mọi cấp công ty: nhỏ, vừa và lớn

 Có thể áp dụng với các công ty mọi ngành: sản xuất, thương mại, dịch vụ

 Nguyên lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó

 Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp

2.6 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S

2.6.1 Seiri

Seiri nghĩa là tìm và loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc hay tại máy móc bạn đang đứng điều khiển bạn sẽ thấy cónhững đồ vật, tài liệu không sử dụng đến Seiri khuyên bạn nên bỏ những thứ khôngcần thiết, chỉ giữ lại những thứ cần thiết cho công việc của bạn Đối với những thiết bị

cũ nên thanh lý, trong lúc chờ đợi nên tìm nơi cất giữ bên ngoài diện tích sản xuất Cáilợi của seiri là giải phóng mặt bằng mà không tốn tiền xây dựng mở rộng nhà máy,

làm tăng sự thoáng mát, sự thoải mái cho công nhân, nâng cao tính an toàn trong sảnxuất và tạo thêm không gian để bố trí lại thiết bị nơi làm việc hợp lý

Chúng ta có tiêu chí phân loại như sau:

Bảng 2.1 Tiêu chí phân loại các vật dụng

Loại bỏ hoàn toàn Lưu trữ xa nơi làm việc

Trung

bình

1 Những thứ chỉ sử dụng 1 lần trong khoảng 2-6 tháng qua

2 Những thứ sử dụng nhiều hơn một lần một tháng

Lưu trữ gần nơi làm việc

Cao

1 Những thứ sử dụng một lần/tuần

2 Những thứ sử dụng hàng ngày

3 Những thứ sử dụng hàng giờ

Lưu trữ gần nơi làm việc

và mang theo bên người

Cách lưu trữ mọi vật cần thiết:

Bảng 2.2 Lưu trữ các vật dụng theo tần suất sử dụng

Những thứ mà bạn sử dụng rất

thường xuyên Lưu trữ gần ngay bên cạnh

Những thứ thường hay sử dụng Lưu trữ sao cho dễ lấy, dễ cất, và dễ kiểm

soát được chúng đang ở đâu

Những thứ sử dụng thỉnh thoảng Dùng hình ảnh, màu sắc… để kiểm soát, đảm

bảo rằng chúng luôn được trả về đúng vị trí

Tài liệu Đánh số và dùng màu sắc cho kệ và từng vị

trí để phân biệt

2.6.2 Seiton

Seiton nghĩa là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó

Sau khi các vật không cần thiết đã loại bỏ khỏi nơi làm việc, cần bố trí lại các dụng cụ,khuôn mẫu gá lắp đúng nơi quy định, thuận tiện cho quá trình làm việc đồng thời bảođảm thẩm mỹ va an toàn

Khi tái bố trí các hồ sơ, vật dụng nên kèm theo nguyên tắc: cái gì cần dùng để gần nơi

sử dụng, cái gì ít dùng hơn để xa hơn, còn những gì dùng ít hơn thì để xa hơn, cái gìthỉnh thoảng mới dùng đến thì để xa hơn nữa thậm chí đem cất vào kho hay cất vàochỗ riêng

Mỗi đồ vật đều có chỗ dành riêng cho nó, ai lấy sử dụng xong phải trả về đúng chỗ cũ

Để mỗi người sử dụng mà không mất thời gian tìm kiếm, bạn nên có danh mục các vậtdụng và nơi lưu trữ Có nhãn hiệu gắn trên hồ sơ ứng với chỗ để, trên đó có gắn cùngmột nhãn hiệu Nhờ vậy các đồng nghiệp đều biết cái gì để ở đâu khi cần dùng họ tựtìm lấy mà không mất thời gian để hỏi ai

Sắp xếp là S thứ hai trong chương trình 5S, tập trung vào phương pháp lưu trữ mọi vậthiệu quả, dễ lấy và dễ kiểm soát Các bước thực hiện sắp xếp:

Bước 1: Hoạch định không gian lưu trữ

Trước khi thực hiện hoạch định không gian, phải đảm bảo các vật dụng không cầnthiết đã được loại bỏ và những thứ giữ lại cũng được phân biệt theo chủng loại

Thiết kế nơi đặt hàng hóa sao cho có sự phân biệt rõ sàn, trần, các lối đi, các khu vực,các bộ phận Chúng ta dùng đường vạch, màu sắc … để lưu trữ Sự hoạch định khônggian sẽ tạo ra sự quản lý trực quan, vừa giúp giảm thời gian tìm kiếm, thời gian đi lại,vừa tạo ra một hình ảnh đẹp tại nơi làm việc

Bước 2: Chuẩn bị vật chứa

Sau khi đã quyết định không gian lưu trữ, các vật chứa như hộp, tủ dụng cụ, pallet…phải được chuẩn bị Việc chuẩn bị này chỉ đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ vì mục đíchcuối cùng là giảm không gian, tối thiểu hóa số lượng tồn kho

Để cho việc chuẩn bị đạt yêu cầu chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau: Cái gì? (What),

Ở đâu? (Where), Bao nhiêu? (How any) Điều này sẽ quyết định kích thước vật chứa,

số lượng, vị trí sao cho phù hợp nhất

Bước 3: Hoạch định phương pháp bố trí vật cần lưu trữ

Khi bố trí quy tắc cần nhớ là phải sắp xếp theo trình tự, ngăn nắp và hợp quy tắc.Các quy tắc thực hiện Seiton:

1 Sử dụng phương pháp FIFO, vào trước ra trước

2 Quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc

3 Mọi vật cần được dán nhãn sắp xếp có hệ thống

4 Sắp xếp mọi thứ sao cho dễ thấy và dễ lấy

5 Phân biệt các vật dụng đặc biệt với vật dụng thông thường

Hình 2.2: Hình minh họa Seiton cho hồ sơ

Hình 2.3 Hình minh họa Seiton cho

nguyên vật liệu và dụng cụ

2.6.3 Seiso

Seiso nghĩa là vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc và triệt tiêu các nguồn gây ra bẩn

Có một mối quan hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi sản xuất

ra sản phẩm Như vậy Seiso phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là suốt cả ngày.Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso:

 Đừng để đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh, hãy quét dọn vệ sinh thường xuyên nơi làmviệc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc,…làm cho những thứ trên không có

cơ hội dơ bẩn

 Dành 5 phút mỗi ngày làm vệ sinh

 Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơilàm việc

 Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi côngcộng.

 Nếu bạn muốn làm việc trong môi trường sạch sẽ và an toàn tốt nhất bạn hãy tạo ramôi trường đó

 Đừng bao giờ khạc nhổ, vứt rác bừa bãi và biến điều này thành thói quen

 Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra

 Xem việc vệ sinh nơi làm việc là điều rất quan trọng đối với các nhà máy, côngxưởng

Dầu

Mỡ

Kiểm tra

Phân người chịu trách nhiệm

Quy định thời điểm thực hiện,

 Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc

 Cần có lịch làm vệ sinh

 Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban Việc lôi kéo, cuốn hút mọi ngườitham gia 5S cũng rất quan trọng và có hiệu quả

Chú ý:

Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc và máy móc

Thực hiên kiểm tra và đánh giá thường xuyên bởi tổ 5S của đơn vị

Đừng tìm chỗ xấu kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay cái tốt để khenthưởng động viên

Hình 2.6 Hình minh họa Seiketsu

2.6.5 Shitsuke

Shitsuke (Sẵn sàng- Kỷ luật) nghĩa làm các việc trên một cách tự giác mà không cần ai

có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh

Cần làm cho mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác như một thói quen Không

có cách đào tạo nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thường xuyên thực hiện nó cho tớikhi mọi người cảm thấy yêu 5S

Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốnvậy cần phải chú ý:

Coi nơi làm việc như ngôi nhà của chính bạn

Nhận thức được cơ quan công ty là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn

Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, ngănnắp thì tại sao bạn không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn thoải mái và dễchịu như ở nhà

Hình 2.7 Hình minh họa Shitsuke

2.7 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 5S

Một trong những hoạt động quan trọng góp phần duy trì và cải tiến 5S là đánh giá 5S.Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S Mục đíchchính của việc đánh giá 5S là:

 Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S

 Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S

 Kịp thời động viên và hỗ trợ các cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt công việc vàphát huy sáng kiến cải tiến nơi làm việc

 Phát hiện những khu vực hạn chế trong công việc thực hiện để có những cảitiến thích hợp

Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty cần có một đội ngũ cán bộ đảmnhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về

kỹ năng đánh giá, lập báo cáo … Các yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá là hiểu đượcyêu cầu ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được nội dung và các yêu cầu thực hành 5S,nắm rõ các quy định, nội quy của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải hiểu đượccách thức đánh giá cũng như tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận Vì vậy, nếu cácchuyên gia này là ban chỉ đạo 5S thì càng hỗ trợ tốt cho công việc

Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựngcác tiêu chí đánh giá cho từng kế hoạch phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thờigian cần thiết để tiến hành đánh giá Một trong những phương pháp quan trọng nhấttrong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnhnhững khu vực được đánh giá Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng

khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quátrình cải tiến sau này.

Bằng cách quan sát và phỏng, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung sau:

 Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5Skhông?

 Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình không?

 Nơi làm việc có sạch sẽ, ngăn nắp và an toàn không?

 Máy móc thiết bị có được vệ sinh bảo dưỡng không?

 Mọi thứ có được sắp xếp để dễ tìm dễ lấy không?

 Máy móc có được đặt vào chỗ thuận tiện cho người sử dụng không?

 Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?

 Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?

 Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

 Cán bộ nhân viên có mặc đồng phục, quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo quy định không?

 Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty tổ chức mình hay không?Ngoài ra đối với mỗi bộ phận được đánh giá, chúng ta có thể dùng checklist hay

checksheet để kiểm tra, một vài ví dụ về các bảng đánh giá như sau:

 Bảng đánh gía 5S của công ty Dệt may Gia Định (Xem phục lục 1)

 Bảng kiểm tra (Checklist) 5S (Xem phục lục 1)

 Bảng đánh giá 5S (checksheet) (Xem phục lục 1)

2.8 NHỮNG KHÓ KHĂN THƯỜNG GẶP KHI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S

2.8.1 Sự không đồng tình của một số nhân viên có thái độ tiêu cực đối với 5S

Đây là một vấn đề rất dễ gặp trong hầu hết các trường hợp ứng dụng 5S Đối với một

số nhân viên có thái độ tiêu cực thì việc thực hiện 5S đồng nghĩa với việc họ phải từ

bỏ các thói quen của họ: hút thuốc trong giờ làm việc hay để các vật dụng như ly uốngnước, giẻ lau … ngay tại nơi làm việc Tuy nhiên để cho công nhân thay đổi được cácthói quen đó quả là một việc làm rất khó khăn Điều đó phụ thuộc vào sự đào tạo nhậnthức cho công nhân và sự gương mẫu của nhà quản lý

2.8.2 Sự xung đột về thời gian với các công việc khác

Quá trình ứng dụng 5S phải đi song song với các công việc hàng ngày trong công ty.Chính vì vậy, nếu việc triển khai 5S không được tổ chức và kiểm soát tốt thì sẽ gây raxung đột với các công việc khác

2.8.3 Hoạch định sai nguồn lực cần thiết

Trong quá trình triển khai 5S hiện tượng phân bổ thời gian, nhân lực, chi phí vào mộtcông việc nào đó quá nhiều sẽ dẫn đến sự lãng phí không cần thiết

2.8.4 Sự ủng hộ không hết mình của lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo nếu không có cái nhìn thống nhất về 5S sẽ gây ra sự mâu thuẫn trongquá trình triển khai Sự lãnh đạo không tốt thì nhân viên cũng sẽ thực hiện không tốt

2.8.5 Quá trình huấn luyện và đào tạo không tốt

Người công nhân vốn đã quen với công việc chân tay nay phải trải qua khóa huấnluyện thường khó thích nghi Nếu kiến thức của họ hạn chế hay chương trình đào tạokhông được chuẩn bị kỹ lưỡng hay không phù hợp thì sẽ gây ra khó khăn trong việctiếp thu kiến thức đào tạo Từ đó làm cho kết quả đào tạo không đạt được như mongmuốn

2.8.6 Sự duy trì 5S

Có rất nhiều trường hợp các công ty sau khi áp dụng chương trình 5S một cách rầm rộ,đạt được nhiều kết quả khả quan, nhưng sau một thời gian thì mọi việc trở lại như cũ,các kết quả trở lại là 0 Vì vậy đòi hỏi công ty phải quyết tâm thực hiện 5S và duy trì

nó đến cùng

2.9 TÓM TẮT CHƯƠNG II

Trong chương này, sinh viên căn cứ trên sự tham khảo và tổng hợp từ các tài liệu thamkhảo để xây dựng nên cơ sở lý thuyết của chương trình 5S Trong cơ sở lý thuyết nàybao gồm các khái niệm về 5S, từ các mục tiêu các lợi ích đến nội dung công việc cụthể cho từng S Ngoài ra còn có các lưu ý để chương trình triển khai thành công và cáckhó khăn thường gặp phải khi triển khai chương trình Chương này là cơ sở để sinhviên thiết kế triển khai chương trình cụ thể áp dụng cho xưởng In Offset 1 sẽ đượcthực hiện trong chương IV

CHƯƠNG III

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY VIỄN

ĐÔNG VÀ XƯỞNG IN OFFSET 1

3.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CP GIẤY VIỄN ĐÔNG

3.1.1 Giới thiệu công ty

 Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Giấy Viễn Đông

 Tên tiếng Anh : Vien Dong Paper Joint Stock Company

 Tên viết tắt : VIDON

 Nhãn hiệu thương mại: :

 Trụ sở : 129 Âu Cơ, Phường 14, Quận Tân Bình, TP HCM

3.1.2 Các ngành nghề kinh doanh chính

 Xuất nhập khẩu: các loại giấy, vật tư, thiết bị ngành giấy

 In bao bì, gia công, sản xuất bao bì giấy, nhôm, nhựa; In nhãn mác, catalog, tờ rơi,

tờ gấp giới thiệu sản phẩm hàng hóa; In các loại hóa đơn, biểu mẫu của các đơn vịsản xuất kinh doanh, dịch vụ

 Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa

 Gia công giấy vệ sinh, khăn giấy các loại

 Mua bán sản phẩm in (bao bì, nhãn mác, hộp các loại, …), vật tư, thiết bị ngành in

 Mua bán nông sản và sản phẩm chế biến từ nông sản (trà, cà phê, …)

 Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư Xây dựng dân dụng vàcông nghiệp

 Môi giới bất động sản Kinh doanh nhà Cho thuê văn phòng, kho, nhà xưởng, bãi đỗ

xe … Kinh doanh lữ hành nội địa Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, khu vui chơigiải trí (không hoạt động tại trụ sở)

 Đào tạo nghề

3.2 GIỚI THIỆU XƯỞNG IN OFFSET 1

3.2.1 Cơ cấu tổ chức

a Cơ cấu tổ chức xưởng in offset 1

Cơ cấu nhân sự xưởng in Offset 1 như sau:

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu nhân sự xưởng In Offset 1

b Diễn giải cơ cấu nhân sự xưởng in offset 1

Ban quản đốc (2 người)

Công nhân máy in(14 người)

Công nhân máy cắt(3 người)

Công nhân tổ UV(5 người)

Công nhân tổ bế(10 người)

Công nhân kiểm phẩm(13 người)

Công nhân phân cuộn(1 người)

Công nhân đóng bành(1 người)

Nhân viên lãnh vật tư sản xuất

(1 người)

Nhân viên thống kê(1 người)

Nhân viên KCS(1 người)

Nhân viên kế toán(1 người)

Nhân viên bình bản (1 người)

Nhân viên phơi bản(1 người)

 Ban quản đốc: có 2 nhân viên bao gồm quản đốc và phó quản đốc xưởng, chuyênphụ trách các vấn đề hoạch định và chỉ đạo các công việc sản xuất tại xưởng.

 Công nhân máy cắt: gồm 3 nhân viên, phụ trách vận hành 3 máy cắt, cắt giấytrước khi đưa vào in và cắt sản phẩm sau in theo kích thước của sản phẩm

 Công nhân máy in: có 14 nhân viên phụ trách 2 máy in offset, chia thành 2 ca làmviệc và chịu trách nhiệm vận hành máy

 Công nhân tổ UV/ cán màng: gồm 5 nhân viên phụ trách máy phun UV và máycán màng, đây là công đoạn gia công sau in đối với các sản phẩm cần có độ bóng

 Công nhân phân cuộn: gồm 1 nhân viên phụ trách vận hành máy phân cuộn

 Công nhân đóng bành: gồm 1 nhân viên phụ trách đóng bành các tai bế

 Nhân viên lãnh vật tư sản xuất: có 1 nhân viên phụ trách ghi nhận lãnh các vật tưchuẩn bị sản xuất như: giấy in, mực in…

 Nhân viên bình bản: 1 nhân viên, chịu trách nhiệm nhận phim hình ảnh từ phòngthiết kế và chỉnh sửa phù hợp với quy cách theo mẫu sản phẩm khách hàng đã ký

 Nhân viên phơi bản: nhận phim đã chỉnh sửa và phơi lên bản kẽm chuẩn bị chocông đoạn in

 Nhân viên KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi in và trước khi đóng gói

3.2.2 Các sản phẩm chính

Xưởng in Offset chủ yếu tập trung vào các sản phẩm sau:

 Phong thuốc lá các loại: Lao, King, Rock, Oki …

 Gia công, đóng gói giấy A4

 Hộp dược phẩm

 Túi xách giấy

 Nhãn sữa các loại: Cô Gái Hà Lan, Hoàn Hảo …

Khách hàng của xưởng chủ yếu là thị trường trong nước, tập trung chủ yếu tại thànhphố HCM và một số tỉnh thành ở miền Nam Đây thường là các khách hàng lâu năm

và một số khách hàng theo thời vụ

3.2.3 Quy trình công nghệ in Offsset

a Lưu đồ quy trình công nghệ

In

In thử

Kiểm phẩm

Kiểm tra bình bản

Phơi bản

Kiểm tra phơi bản

Khách hàng ký bài

KCS

Hình 3.2 Lưu đồ quy trình công nghệ In Offset

b Diễn giải quy trình công nghệ

 Lệnh sản xuất

Xưởng nhận lệnh sản xuất từ phòng kinh doanh in

 Xem xét

Ban quản đốc xưởng sau khi nhận lệnh sản xuất phải xem xét các yếu tố sau:

- Những tài liệu cho ấn phẩm bao gồm: Phim, Maqueete, mẫu màu (colour froop)

và những yêu cầu về quy cách kèm theo… (nếu là tài liệu mới)

- Kiểm tra cách bố trí, các tiêu chuẩn kỹ thuật, các ghi chú trong lệnh sản xuất (nếucó) để phân bố các máy cho phù hợp nhất

- Thời gian giao hàng để xem có đáp ứng thời gian yêu cầu của khách hàng haykhông.

- Kiểm tra giấy, mực, vật tư in và các vật tư khác

Trong trường hợp chưa thỏa mãn được các điều kiện trên phải trao đổi lại với phòngkinh doanh In đến khi thỏa mãn các yêu cầu trên thì Ban quản đốc mới triển khai sảnxuất đến từng tổ máy

 Chuẩn bị sản xuất

Để việc triển khai sản xuất được tiến hành thuận lợi thì xưởng phải thực hiện tốt cáckhâu chuẩn bị như sau:

- Ban quản đốc phân bổ nhiệm vụ cho các tổ máy bằng các Phiếu phân bổ

- Lãnh vật tư (giấy, mực in, …) từ kho theo phiếu lãnh vật tư

- Bình bản, phơi bản

- Cắt giấy

 Triển khai lệnh sản xuất

Công nhân vận hành máy chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm trong suốt quá trình sảnxuất như sau:

 Kiểm soát đầu vào:

- Các loại vật tư, nguyên vật liệu tiếp nhận sử dụng tại công đoạn mình phụ trách

- Nghiên cứu kỹ các yêu cầu đối với sản phẩm gia công và mẫu sản phẩm

- Đọc kỹ Phiếu nhận biết sản phẩm được kèm theo sản phẩm do công đoạn trướcchuyển đến để biết rõ đặc tính của sản phẩm trước khi thực hiện công việc tại côngđoạn mình phụ trách, nhằm chuẩn bị biện pháp xử lý thích hợp và kịp thời

 Kiểm soát trong quá trình sản xuất

Tại công đoạn do mình phụ trách công nhân phải thường xuyên kiểm tra quá trình sảnxuất theo các nội dung sau:

- Kiểm tra kỹ thuật vận hành: Kiểm tra các thông số kỹ thuật vận hành máy, cáccụm chi tiết máy quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, vận hành máymóc thiết bị đúng theo Hướng dẫn công việc

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Kiểm tra chất lượng sản phẩm do công đoạn mìnhthực hiện theo đúng các yêu cầu đối với sản phẩm gia công và mẫu sản phẩm

Tổ trưởng các tổ sản xuất chịu trách nhiệm chính trong việc đôn đốc, kiểm tra việckiểm soát quá trình của công nhân tổ máy

Sản phẩm không phù hợp được xử lý theo thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợptheo ISO 9001: 2000

Sản phẩm phù hợp được chuyển đến công đoạn sản xuất kế tiếp

 Bình bản

Công nhân bình bản nhận lệnh phải xem xét công việc theo các bước sau:

- Thực hiện công việc theo nội dung và thời gian trong phiếu bình bản

- Nhận phim từ phòng kinh doanh In hoặc khách hàng và tổng hợp tài liệu kèm theo,kiểm tra các dữ liệu Sau khi kiểm tra cho vào Túi hồ sơ ấn phẩm

- Kiểm tra phim chế bản và tiến hành công việc bình bản theo hướng dẫn chế bản

- Kiểm tra các chi tiết cần bổ sung như: ép thêm phim, đánh chữ…

- Nội dung, thời gian thực hiện

- Xếp thứ tự, tài liệu in theo yêu cầu của phòng kinh doanh in, trong trường hợpchưa thỏa mãn các điều kiện trên phải bàn bạc lại với ban quản đốc hoặc phòngkinh doanh in để biết thêm thông tin trước khi bắt đầu thực hiện công việc

- Các support sau khi thực hiện xong phải được kiểm tra và ký nhận theo hướng dẫnchế bản trước khi chuyển qua cho phơi bản

Sau khi thực hiện các bước trên nếu đạt yêu cầu thì chuyển tiếp qua công tác phơi bản,nếu không thì thực hiện lại cho đến khi đạt yêu cầu

 Phơi bản

- Nhận lệnh theo phiếu phơi bản

- Nhận Support từ bình bản

- Tiến hành công việc theo hướng dẫn chế bản

- Bản kẽm sau khi phơi xong phải được kiểm tra theo hướng dẫn chế bản trước khichuyển cho máy in

- Ghi kết quả nhật ký kiểm phẩm in Offset

 Cắt

Công nhân thực hiện công việc theo trình tự sau:

- Nhận phiếu phân bổ cắt từ Ban quản đốc

- Tiến hành công việc theo hướng dẫn vận hành máy cắt

- Sau khi thực hiện xong bàn giao sản phẩm cho công đoạn tiếp theo kèm theo phiếunhận biết sản phẩm gắn trên mỗi Pallet

- Sau cuối mỗi lô hàng và cuối ngày thì ghi lại kết quả thực hiện công việc vào nhật

ký máy cắt

 Cán màng/Phun UV

- Công nhân nhận phiếu phân bổ Cán màng/Phun UV từ Ban quản đốc

- Thực hiện công việc và kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn thao tác máy cán màng

và hướng dẫn thao tác máy in UV

- Sau khi thực hiện xong thì bàn giao sản phẩm qua công đoạn tiếp theo kèm theoPhiếu nhận biết sản phẩm gắn trên mỗi Pallet

- Sau cuối mỗi lô hàng và cuối ngày thì ghi lại kết quả thực hiện công việc vào nhật

- Công nhân nhận lệnh sản xuất từ tổ trưởng

- Nhận sản phẩm từ công đoạn trước và tiến hành công việc theo yêu cầu

- Sau khi thực hiện xong bàn giao qua công đoạn kế tiếp

Đục mắt ngỗng

Công việc đục mắt ngỗng là công đoạn gia công đối với các túi xách tay bằng giấy, cáctúi xách này sau khi đã in và dán đáy thì chuyển qua công đoạn đục mắt ngỗng để luồndây xách Công việc cũng tiến hành theo trình tự sau:

- Công nhân nhận lệnh sản xuất từ tổ trưởng

- Tiến hành công việc đục mắt ngỗng

- Sau khi thực hiện xong bàn giao sản phẩm qua công đoạn tiếp theo

 Kiểm, đếm, đóng gói

Đây là công đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, được thực hiện bởi công nhân tổkiểm phẩm

- Công nhân nhận lệnh sản xuất từ tổ trưởng/phó

- Nhận bán thành phẩm từ máy in, máy cắt, máy bế hoặc khâu dán hộp chuyển sang

- Tiến hành công việc và kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn kiểm phẩm

- Sản phẩm kiểm tra đạt yêu cầu được đóng gói và gắn phiếu kiểm phẩm Quy trìnhdán nhãn trên có thể thay đổi bằng nhãn khác nếu có yêu cầu từ khách hàng

 KCS

- Nhân viên KCS kiểm tra thành phẩm lần cuối trước khi nhập kho theo hướng dẫn

 Nhập kho

- Sau khi đã kiểm tra và sản phẩm đạt chất lượng theo yêu cầu thì tiến hành lưu kho

để giao cho khách hàng Tổ trưởng/Phó làm thủ tục nhập kho theo phiếu nhập khothành phẩm

MÁY CẮT 3

MÁY ĐỤC MẮT NGỖNG

Hình 3.3 Sơ đồ mặt bằng xưởng In Offset 1

3.2.5 Tình hình sản xuất trong thời gian vừa qua

Qua quá trình tìm hiểu từ nguồn tài liệu công ty, sinh viên tổng kết được kết quả hoạtdộng sản xuất của Xưởng 9 tháng đầu năm 2007 như sau:

Bảng 3.1 Tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của xưởng 9 tháng đầu năn 2007

TỔNG HỢP KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 9 THÁNG ĐẦU

Hình 3.4 Biểu đồ sản lượng 9 tháng đầu năm 2007

Nhận xét: Sản lượng tăng trưởng không đồng đều, sản lượng tăng dần từ đầu năm và

cao nhất là tháng 4, sau đó thì giảm và không đồng đều

Doanh thu 9 tháng đầu năm 2007

0500100015002000250030003500

Hình 3.5 Biểu đồ doanh thu 9 tháng đầu năm 2007

Nhận xét: Doanh thu cũng không đồng đều giữa các tháng, doanh thu cao tập trung

vào các tháng 1, tháng 3 và tháng 7, các tháng còn lại đều thấp hơn và thấp nhất làtháng 8

Tỷ lệ sản phẩm loại bỏ 9 tháng đầu năm

2007

00.250.50.7511.251.51.75

T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 Tháng

Hình 3.6 Biểu đồ tỷ lệ sản phẩm loại bỏ 9 tháng đầu năm 2007

Nhận xét: Tỷ lệ sản phẩm loại bỏ ngày càng tăng về phía cuối năm, và tháng 9 đã có tỷ

lệ loại bỏ tăng đột biến cao hơn nhiều so với các tháng khác

3.3 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY

Công ty hiện đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:

2000 Công ty đã được tổ chức BVQI cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2000 vào tháng

3 năm 2001, từ đó đến nay đã trải qua 2 lần tái đánh giá cấp lại giấy chứng nhận và

hiện đang duy trì tốt Việc áp dụng hệ thống trên luôn đảm bảo công ty có mục tiêu vàchính sách chất lượng rõ ràng và phấn đấu để đạt được mục tiêu đó Ở mỗi công đoạncủa quá trình sản xuất công ty bố trí nhân viên KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, đốivới các sản phẩm không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, công ty ưu tiên nhanhchóng tìm ra lỗi và biện pháp khắc phục để đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng theo yêucầu ISO 9001: 2000 cũng là hệ thống quản lý chất lượng duy nhất mà công ty đang ápdụng.

3.4 TÓM TẮT CHƯƠNG III

Trong chương này sinh viên giới thiệu chung về công ty cổ phần Giấy Viễn Đông vàcác ngành nghề kinh doanh chính Tiếp theo đó là xưởng in Offset 1 về cơ cấu tổ chứccũng như các mặt hàng chính của xưởng Ngoài ra sinh viên cũng đã tìm hiểu và trìnhbày về quy trình công nghệ in Offset, các bước thực hiện và trách nhiệm ở mỗi bộphận trong quá trình in Sinh viên giới thiệu qua về tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh 9 tháng đầu năm 2007 và hoạt động quản lý chất lượng tại công ty Với việchiểu biết về quy trình sản xuất, nhân lực và các điểm chính về xưởng sẽ giúp cho sinhviên xây dựng kế hoạch triển khai 5S tốt hơn và phù hợp hơn với điều kiện của xưởng

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 5S

Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết 5S, tìm hiểu tài liệu và quan sát thực tế tại xưởng, sinhviên thiết kế chương trình 5S có thể chia ra làm 7 phần chính như sau:

1. Tổng quan về môi trường làm việc tại xưởng

4.1 TỔNG QUAN VỀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI XƯỞNG

Như đã trình bày ở trên, mặt hàng của xưởng rất đa dạng và thay đổi liên tục, trongmột lúc thì có thể gia công rất nhiều sản phẩm khác nhau Thêm vào đó, các sản phẩmqua rất nhiều công đoạn gia công Vì thế trong xưởng hầu như trong xưởng tồn tại rấtnhiều bán thành phẩm, thành phẩm, các sản phẩm lỗi và các sản phẩm bị trả về Cùngvới đó, mặt bằng xưởng không tương xứng với quy mô sản xuất hiện tại, mặt bằng bốtrí chưa hợp lý, môi trường làm việc nóng và nhiều tiếng ồn làm cho tình trạng rất lộnxộn và cản trở cho việc sản xuất đạt năng suất và chất lượng tốt nhất có thể Vì thếviệc bố trí hợp lý, sắp xếp bán thành phẩm, thành phẩm và mọi thứ khác ngăn nắp, vệsinh xưởng sạch sẽ hàng ngày sẽ giúp cải thiện đáng kể tình hình trên Sau đây là một

số miêu tả và hình ảnh tiêu biểu về tình trạng hiện tại của xưởng ở một số khu vực cụthể:

 Khu văn phòng

Khu vực văn phòng bố trí khá hợp lý và sạch sẽ, do công ty đã thực hiện ISO nên việclưu trữ và sắp xếp tài liệu có hệ thống và khá rõ ràng Hàng ngày đều có nhân viên vệsinh lau dọn nên khá thoáng mát Tuy nhiên cũng có một vài nhược điểm tồn tại: diệntích nhỏ, có quá nhiều bàn ghế, việc bố trí kệ đựng mẫu sản phẩm và mực in còn lộnxộn Vì thế gây trở ngại cho mọi người trong việc tìm kiếm và cất giữ các vật dụngđúng vị trí Nhưng nhìn chung khu vực văn phòng như vậy là ổn, không có nhiều vấn

đề, chỉ cần khắc phục được một số nhược điểm trên thì môi trường thật sự sạch đẹp vàthuận tiện.

và trên máy dính rất nhiều vết dầu mỡ,dây điện chạy dưới sàn nhà rất dễ gâytai nạn, rất nguy hiểm

in đã cũ chất đống Dụng cụ vệ sinh vứtxuống sàn mà không được đặt vào chỗ

cụ thể, gây cản trở cho việc tìm kiếmmỗi khi cần sử dụng

 Khu vực để bán thành phẩm cắt và mẫu sản phẩm in

Hình 4.3 Hình ảnh thực tế tại khu vực để bán thành phẩm cắt và mấu sản phẩm in

Kệ đặt mẫu sản phẩm in rất lộn xộn: không phân biệt được từng loại sản phẩm, mẫu bỏ

đi và mẫu đang dùng cũng không phân biệt Kệ bám rất nhiều bụi và hầu như khôngđược lau chùi và sắp xếp gọn gàng

 Khu vực máy bế

Hình 4.4 Hình ảnh thực tế tại khu vực máy bế

Đằng sau máy bế có rất nhiều giấy vụn, rác lâu ngày không được quét dọn, trên thânmáy và dưới sàn đều bám rất nhiều vết dầu mỡ Các dụng cụ thì vứt lung tung trênmáy, bên cạnh và đằng sau máy