Tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả một bộ chứng từ cụ thể.

Đối với hàng xuất khẩu ra nước ngoài yêu cầu về chủng loạimẫu mã rất khắc khe trong suốt quá trình từ khi họ tìm hiểu hàng hóa đến khihàng được nhập về kho của họ, nếu không đảm bảo được

PHẦN MỞ ĐẦU

Việt Nam với lợi thế của một quốc gia có điều kiện tự nhiên thuận lợi,

do đó xuất khẩu nông sản và thủy hải sản hằng năm xuất khẩu luôn chiếm một

tỷ trọng lớn đóng góp vào GDP Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quancông bố ngày 1-2-2012, năm 2011, tổng kim ngạch hàng hóa xuất nhập khẩuđạt 203,66 tỷ USD, tăng 29,7% so với cùng kỳ năm trước Hiện nay các doanhnghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanhnghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triểnmạnh mẽ và đa dạng Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu đượccho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng đượcđổi mới và hoàn thiện với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn vàhiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ.Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay và đặc biệt từ khitham gia vào WTO hoạt động xuất khẩu của Việt Nam có thêm nhiều cơ hội vàthách thức mới Đối với hàng xuất khẩu ra nước ngoài yêu cầu về chủng loạimẫu mã rất khắc khe trong suốt quá trình từ khi họ tìm hiểu hàng hóa đến khihàng được nhập về kho của họ, nếu không đảm bảo được các yêu cầu do đối tácnhập khẩu sẽ trả hàng về Thêm vào đó là quy trình và thủ tục giấy tờ trongsuốt quá trình hàng hóa xuất đi phải qua nhiều giai đoạn và phức tạp Mà cácdoanh nghiệp Việt Nam thì còn rất hạn chế về kiến thúc trong lĩnh vực này Do

đó thường xuyên bị mất các đơn hàng hoặc bị kiện từ phía đối tác do khôngthực hiện đúng quy trình thủ tục Từ những nguyên nhân trên chúng em xin

được tham gia vào nghiên cứu về đề tài: Tìm hiểu về bộ chứng từ xuất nhập khẩu và mô tả một bộ chứng từ cụ thể Với vốn kiến thức tìm hiểu và học tập

được, chúng em mong muốn được trình bày một cái nhìn tổng thể về công táclập và xuất trình bộ chứng từ trong thanh toán Đồng thời cũng mong có sựđóng góp ý kiến của người đọc, để bài nghiên cứu hoàn thiện hơn

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I SƠ LƯỢC VỀ BỘ CHỨNG TỪ

I. Khái niệm và phân loại

1 Khái niệm: Là văn bản do người xuất khẩu ban hành hoặc cơ quan quản lý,

cơ quan đại diện tại nước xuất khẩu ban hành theo yêu cầu của người nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ cho người NK nhận được đủ hàng đúng chất lượng, đúng quy định theo pháp luật của nước nhập khẩu và phục vụ cho việc người xuất khẩu nhận đủ tiền

2 Phân loại: Có thể phân loại chứng từ như sau:

a) Chứng từ do nhà xuất khẩu ban hành: Invoice, list, CA,C/Q

b) Chứng từ do cơ quan quản lý tại nước XK ban hành: CO, ISO nói chung là các chứng chỉ

c) Chứng từ Vận tải: Bill, lịch tầu, lịch trình, lý trình, thông báo nhận hàng

II Các chứng từ chủ yếu và chức năng của bộ chứng từ

1 Tờ khai hải quan:

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia

2 Hóa đơn thương mại:

Chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người

mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…

Hóa đơn được lập thành nhiều bản để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm đẻ tính phí bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế

3 Vận đơn đường biển :

Vận đơn đường biển viết tắt là B/L ( Bill of Lading), là chứng từ chuyênchở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở (chủ tàu, thuyềntrưởng) ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đãnhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người gửi hàng

Chức năng của vận đơn đường biển là :

a) Là biên lai để người vận tải xác nhận là họ đã nhận hàng để chuyên chở.b) Là bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của hợp đồng vậntải đường biển

c) Là chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảngđích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L

4 Chứng từ bảo hiểm :

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người đượcbảo hiểm Chứng từ bảo hiểm được thể hiện ở 2 dạng Đơn bảo hiểm vàGiấy chứng nhận bảo hiểm

Chứng tù bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và đượcdùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm

5 Giấy chứng nhận phẩm chất :

Giấy chứng nhận phẩm chất là chứng từ xác nhận chất lượng của hàngthực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hơp với điều khoản hợpđồng Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hóa, cũng

có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuậncủa hai bên mua bán

6 Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng:

Là chứng từ xác định số lượng/ trọng lượng của hàng hóa thực giao.Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng có thể người cung cấp hoặc tổ chứckiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp

Giấy chứng nhân số lượng và trọng lượng nhằm kiểm tra ghi rõ số lượng

và trọng lượng theo hợp đồng mua bán

7 Giấy chứng nhận xuất xứ:

Khái niệm : Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ ghi nơisản xuất hàng hóa do người xuất khẩu kê khai, ký và gửi cho cơ quan thẩmquyền của nhà xuất khẩu

Công dụng của giấy chứng nhận xuất xứ:

a) Ưu đãi thuế quan : xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thểphân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ

ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã ký kết giữa các quốc gia

b) Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá : Trong các trường hợp khi hànghóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác địnhđược xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuếchống trợ giá trở nên khả thi

c) Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác địnhxuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối vớimột nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn Trên cơ sở đó các cơquan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch

8 Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh :

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng

để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấmđộc v.v

Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh nhằm xác nhận

an toàn vệ sinh thực phẩm xác định bệnh dịch và tiêu chuẩn vệ sinh

CHƯƠNG II MÔ TẢ BỘ CHỨNG TỪ CỤ THỂ

Dựa trên bộ chứng từ cụ thể về xuất khẩu cá Tra của công ty trách nhiệm hữu hạnthủy sản PHƯƠNG ĐÔNG Nhóm sẽ mô tả những đặc điểm cơ bản về bộ chứng từnày

I Mô tả chung:

1 Người xuất khẩu: Công ty TNHH thuỷ sản PHƯƠNG ĐÔNG

Địa chỉ: Lô 17D, đường 5,khu công nghiệp Trà Nóc,phường Trà Nóc ,quận BìnhThuỷ TP Cần Thơ,VietNam Tel:84.710.3841 707 Fax:84.710.3843 699

E-mail: info@phuongdongseafood.com.vn

Website:www phuongdongseafood.com.vn

2 Người nhập khẩu: WIN FAR TRADING

Địa chỉ: Số 64, đường Sena 1, Giáo Hội or công viên Rinting, 81750 Johor Bahru,

Johor, Malaysia

Cảng xuất : HOCHIMINH

Cảng nhập : MALAYSIA

Phương thức thanh toán : TTR (chuyển tiền)

3 Hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

 CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF ( hàng đông rời)

 CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF (hàng đông rời)

 CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH (hàng block)

II Mô tả cụ thể :

Tờ 1 Hóa đơn chiếu lệ ( chi tiết)

Do công ty Phương Đông lập ra dùng để chào hàng với nhà nhập khẩu Win FarTrading Ngoài ra nó còn có tác dụng khác như là chứng từ làm thủ tục hải quan.

Có chữ kí củacông ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG và chữ kícủa nhà nhập khẩu Win Far Trading

Hàng hóa do công ty Phương Đông xuất đi gồm 3 loại:

a CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF ( hàng đông rời) tổng số

tiền:18,450 USD

b CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH hàng IQF (hàng đông rời) tổng số tiền:

26,560 USD

c CÁ TRA PHI LÊ ĐÔNG LẠNH (hàng block) tổng số tiền: 9,150 USD

Điều kiện giao hàng sẽ là CIF, và giao hàng bằng đường biển

Phương thức thanh toán là TTR( phương thức chuyển tiền) 30% của giá trị tiền gởi

sẽ được chuyển khi đã kí hợp đồng , 70% của giá trị sẽ được chuyển chậm nhất là 3ngày trước khi giao hàng

Cảng xuất : HOCHIMINH

Cảng nhập : MALAYSIA

Trong trường hợp bộ chứng từ là là thanh toán TTR( chuyển tiền) Nhưng nếu làthanh toán L/C thì ngân hàng phải chú ý các đặc điểm chi tiết về số lượng, chủngloại hàng hóa, đơn vị tiền tệ thanh toán, tổng giá trị hàng hóa… Nếu có bất cứ chitiết nào sai xót xem như chứng từ này không hợp lệ và phải làm lại

Tờ 2 Tờ Xét Duyệt

Công ty trách nhiệm hữu hạn vận tải biển HUBLINE nhận hàng gửi của Công tyTNHH thuỷ sản PHƯƠNG ĐÔNG Chứng từ nay bao gồm những quy định tính phíkhi gửi hàng (Container ) tại đây Cụ thể:

a Cho những container khô:

i 20GP( general perpose): 7 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 8 trở đi: phảiđóng thêm tiền lưu bãi là 16 đô/ngày

ii 40GP or 40HC( high cub) : 7 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 8 trở đi:phải đóng thêm tiền lưu bãi là 32 đô/ngày

Nếu hàng trễ hẹn trong những tình huống đặc biệt ( sự cố) thì phí lưu kho phạt 2 đô/ngày

c Thuế điện cho những container lạnh:

i 20RF: 2 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 3 trở đi: phải đóng thêm tiền lưubãi là 36 đô/ngày

ii 20RF: 2 ngày đầu thì miễm phí, từ ngày thứ 3 trở đi: phải đóng thêm tiền lưubãi là 58 đô/ngày

Điều kiện giao hàng là phương thức CIF Do đó công ty Phương Đông phải muahợp đồng bảo hiểm nhưng không chịu chi phí và rủi ro vận chuyển hàng đến cảngMalaysia

Tờ 3 Tờ khai hải quan

Tờ này kê khai số lượng các loại hàng hóa, trí giá hàng, ứng với mứcthuế quy định và tỷ giá tính thuế hiện hành ( 1USD = 20.828 VND) Bao gồm 3

loại hàng: Cá Tra Phi Lê Đông Lạnh( trị giá 384.276.600 vnd), Cá Tra Phi Lê

Cắt Miếng Đông Lạnh(532.363.680 vnd), Cá Tra Phi Lê Đông

Lạnh( 190.576.200 vnd) Đa số các hàng hóa xuất khẩu đều được hưởng thuếsuất 0% và mặt hàng này cũng được hưởng thuế suất 0%, nên không có thuế.

Và hàng hóa đã được hợp thức bởi dấu xác nhận thông quan của Cục Hải Quan CầnThơ

Tờ 4 Hóa đơn thu tiền (dùng để làm chứng từ khai hải quan có nội dung tương tự

như hoá đơn chiếu lệ)

Hóa đơn do nhà xuất khẩu công ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNGĐÔNG dùng để đòi tiền người mua là WIN FAR TRADING với số tiền là 53,160USD, chỉ có chữ kí của công ty trách nhiệm hữu hạn thủy sản PHƯƠNG ĐÔNG.Trong đó mô tả cụ thể chủng loại hàng hóa xuất đi như sau:

Hàng xuất đi sẽ là 3 loại:

a Cá Tra Phi Lê Đông Lạnh (Lấy thịt gãy và dè bụng của miếng phi lê màu hỗn hợp), Hàng đông:IQF (hàng đông rời) tổng cộng 6

kg (khối lượng tịnh 4.8 kg) và được buộc bằng dây màu xanh lá sốlượng thùng là 1,500 tổng cộng là 9,000kg mỗi kí giá 2.05 USD tổngcộng số tiền là 18,450 USD

b Cá Tra Phi Lê Cắt Miếng Đông Lạnh (bỏ gân máu, lấy mỡ, và lấy

phần dưới bụng màu hỗn hợp), hàng đông IQF (hàng đông rời) tổngcộng 6 kg (khối lượng tịnh 4.8 kg) và được buộc bằng dây màu trằng, sốlượng thùng là 2,000 tổng cộng là 12,000kg mỗi kí giá 2.13 USD tổngcộng số tiền là 25,560 USD

c Cá Tra Phi Lê Đông Lạnh (Lấy thịt gãy dè bụng của miếng phi lê)

màu vàng nhạt) hàng block tổng cộng 5 kg (khối lượng tịnh 5kg) block 2gói/công, khối lượng tịnh 100%, được buộc bằng dây màu vàng, sốlượng thùng là 300 tổng cộng là 3,000kg mỗi kí giá 3.05 USD tổng cộng

số tiền là 9,150 USD

Tổng cộng hàng xuất đi gồm 3,800 thùng với khối lượng 24,000kg

Điều kiện giao hàng là CIF, phương thức thanh toán là TTR (chuyểntiền) Phương tiện vận tải là tàu( tàu HUB GRANDIOSE) Với tổng số tiềnphải thu là 53,160 USD

Tờ 5 Phiếu đóng gói

Do công ty TNHH Thủy Sản Phương Đông lập ra mô tả hàng hóa, số lượng

và khối lượng được đóng gói Chỉ có chữ kí của bên bán

Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng Ngoài ra nócũng ghi chi tiết về người bán là công ty TNHH thủy sản Phương Đông Người mua

là Win Far Trading, phương tiện vận tải bằng đường biển, chi tiết này do người bánlập Và đặc điểm nổi bật của tờ khai này là mô tả chi tiết về hàng hóa cụ thể nhưusau:

Miêu tả hàng hóa

Sốlượnggóihàng(thùng)

Mỗi góihàng(kg)

Tổng khốilượng(kg)

Tịnh Tổn

1 Cá tra fillet đông lạnh

2 Cá tra fillet cắt miếng đông lạnh

3 Cá tra fillet đông lạnh

1,5002,000300

6610

6.56.510.5

9,000120003000

9,75013,003,150

Tờ 6:Giấy chứng nhận xuất xứ

Trên đây là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của công ty TNHH

Phương Đông( Ô số 1 kê khai địa chỉ quốc gia xuất khẩu hàng),

Các hàng hóa này được sản xuất từ công ty TNHH thủy sản Phương Đông

sẽ được vận chuyển bằng phương tiện tàu biển từ Hồ Chí Minh, Việt Nam đến

Pasir Gudang, Malaysia Ô số 2

Từ giấy chứng nhận cho ta biết hàng hóa của công ty bao gồm ( 3 loại: CáTra Phi Lê Đông Lạnh , Cá Tra Phi Lê Cắt Miếng Đông Lạnh, Cá Tra Phi Lê

Đông Lạnh, tổng khối lượng 25900kg tính luôn khối lượng bao bì) Ô số 3,6,7,8

Giấy chứng nhận trên đã xác nhận được hàng hóa của công ty xuất xứ từViệt Nam tờ chứng nhận này sẽ chịu trách nhiệm nếu có xảy ra tranh chấp

trong hợp đồng Ô số 4

Trong giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của công ty TNHH thủy sảnPhương Đông phải kê khai xuất khẩu rỏ ràng và cam kết hàng hóa được sảnxuất trong Việt Nam tuân theo những yêu cầu sản xuất theo quy định sau khi

ký nhận sẽ đem đến chi nhánh phòng Thương mại và Công thương Việt Nam

tại Thành phố Cần Thơ xác nhận.Ô số 5

Chứng từ này có cả hai chữ kí của công ty TNHH thủy sản Phương Đông và chi nhánh phòng Thương mại và Công thương Việt Nam tại Thành phố Cần Thơ Ô số

9 và Số 10

Tờ 7: Vận đơn đường biển:

Đối với vận đơn sẽ có 2 bản, bản chính dùng cho việc giao nhận hàng, bản phụdùng để kiểm tra hoặc đăng kí

Trong trường hợp này đây là vận đơn này chỉ mang tính tham khảo cung

cấp thông tin.( B/L SURRENDERED) không phải bản chính, cũng không phải bản

phụ Thông tin trong vận đơn này bao gồm: do công ty vận tải Hub Shipping SdnBhd lập ra cấp cho công ty TNHH thủy sản Phương Đông xác nhận hàng hóa đãđược tiếp nhận để vận chuyển Chứng từ này gồm 2 mặt

Mặt trước chứng từ này sẽ ghi rõ địa chỉ người gửi ( công ty TNHHPhương Đông), người nhận: Win Far Trading, cảng bốc ( Hồ Chi Minh, Việt Nam),cảng dở( Pasir Gudang, Malaysia), tên hàng và số lượng gồm 3 loại: Cá Tra Phi Lê

Đông Lạnh , Cá Tra Phi Lê Cắt Miếng Đông Lạnh, Cá Tra Phi Lê Đông Lạnh, tổng

cộng 24,000kg ( khối lượng tịnh)

Mặt sau ghi điều kiện, chi tiết cước phí: Điều kiện giao hàng sẽ là chi phítrả trước mới được vận chuyển

Chứng từ này chỉ có chữ kí của: công ty vận tải Hub Shipping Sdn Bhd

Chứng từ này chỉ có chữ kí của công ty Hub Shipping Sdn Bhd

Tờ 8: Giấy chứng nhận kiểm dịch

Chứng từ này do Ban Bảo Đảm Chất Lượng Nông-Lâm-Ngư NghiệpQuốc Gia cấp cho công ty TNHH thủy sản Phương Đông để xác nhận hàng hóa

đã qua kiểm dịch Và có đóng dấu và chữ kí xác nhận của tổ chức này

Tờ 9: Báo cáo kết quả thí nghiệm.

Chứng từ này là kết quả báo cụ thể về hàng hóa đã qua kiểm Cụ thể:

Số Mô tả Chất khoáng (chất dùng Chất kháng Chất phòng

trong nuôi trồng thuỷsản,không được tồn lưuquá mức trong thuỷ sản,nếu không sẽ gây bệnhung thư)

LOD=1ug/kg

sinhLOD=2ug/kg

bệnh tiêu diệt

kí sinh trùnggây bệnhLOD=1ug/kg

Qua kiểm dịch Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn- nước CHXHCN

Việt Nam-đảm bảo chất lượng nông-lâm-thuỷ sản bộ phận –chi nhánh 6 Xác nhậnhàm lượng các chất cho phép chứa trong Cá Tra không vượt mức quy định Cóđóng dấu và chữ kí xác nhận của cơ quan kiểm dịch

Tờ 10 Giấy chứng nhận phân tích vi sinh