Hướng dẫn dùng chương trình openoffice

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 4 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER 5 1. Cách khởi động Writer 5 2. Màn hình làm việc của Writer 6 3. Các màn hình thể hiện văn bản 7 4. Tạo một tài liệu mới 8 5. Lưu tài liệu lên đĩa 8 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 10 7. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF 11 8. Hiện/ẩn thanh công cụ 11 9. Thay đổi đơn vị tính trên thước 11 10. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc 11 11. Thoát khỏi môi trường làm việc 12 12. Bài tập 12 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 15 1. Một số thao tác soạn thảo cơ bản 15 1.1 Nhập văn bản 15 1.2 Thao tác trên khối văn bản 16 2. Các kỹ năng định dạng văn bản 18 2.1 Định dạng ký tự 18 2.2 Sao chép định dạng 20 2.3 Thay đổi định dạng mặc định 20 2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự 20 2.5 Chọn màu chữ 21 2.6 Tô nền văn bản 22 3. Định dạng đoạn văn bản 24 3.1 Căn chỉnh lề 24 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering 27 3.3 Thiết lập Tab 30 3.4 Soạn thảo công thức toán học 32 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột 33 3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 34 3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản 35 3.8 Kiểm tra lỗi chính tả 37 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi 37 3.10 Chèn chú ý vào văn bản 38 3.11 Tạo và quản lý các Style 39 3.12 Tham khảo chéo 45 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản 47 4.1 Tìm kiếm văn bản 47 4.2 Tìm và thay thế văn bản 48 5. Tính năng AutoCorrect 49 5.1 Thêm một từ viết tắt 49 5.2 Xoá đi một từ viết tắt 50 5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion 51 6. Chèn ký tự đặc biệt 52 7. Bài tập 52 CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU 55 1. Thực đơn và thanh công cụ về bảng 55 2. Tạo bảng mới 57 3. Một số thao tác trong bảng 59 4. Trình bày nội dung trong bảng 64 5. Vẽ khung và tô nền 65 6. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng 66 7. Tính toán trên bảng 68 8. Sắp xếp dữ liệu trên bảng 69 9. Chèn chú thích cho bảng 71 10. Bài tập 71 CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA 73 1. Vẽ khối hình đơn giản 73 2. Tạo chữ nghệ thuật 74 3. Chèn ảnh vào tài liệu 76 3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin 76 3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) 77 3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery 77 4. Hiệu chỉnh hình ảnh 77 4.1 Thay đổi kích thước 77 4.2 Di chuyển 78 4.3 Thay đổi nhanh hình 78 4.4 Xóa hình 78 2 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3 4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản 78 5. Tạo các biểu thức, phương trình tính toán 79 5.1 Tạo biểu thức 79 5.2 Hiệu chỉnh 80 5.3 Xóa 80 6. Bài tập 80 CHƯƠNG 05: IN ẤN 83 1. Xác lập khổ giấy và hướng in 83 2. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 84 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 84 2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 85 2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 86 3. Mục lục tự động 87 3.1 Tạo mục lục tự động 87 3.2 Xóa một mục lục 88 3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu 88 3.4 Chỉnh sửa mục lục 88 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản 89 4. In ấn 90 4.1 Xem văn bản trước khi in 90 4.2 In 90 5. Bài tập 94 CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 95 1. Khái niệm về trộn tài liệu 95 2. Chuẩn bị dữ liệu 95 3. Đăng ký nguồn dữ liệu 96 4. Tạo nội dung thư mời 99 5. In nội dung thư mời 101 6. Lưu nội dung thư mời lên đĩa 102 7. In nhãn trộn thư 102 8. Bài tập 104 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD 105 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 109 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn mở. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có cả phiên bản tiếng Việt. OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Phần mềm OpenOffice.org Writer được giới thiệu trong tài liệu này là phiên bản OpenOffice.org 3.0. Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Writer và Word ♦ Một số câu hỏi thường gặp 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 5 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động Writer  Màn hình làm việc của Writer  Các màn hình thể hiện văn bản  Tạo một tài liệu mới  Lưu tài liệu lên đĩa  Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa  Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF  Hiện/ẩn thanh công cụ  Thay đổi đơn vị tính trên thước  Xem nhiều trang văn bản cùng lúc  Thoát khỏi môi trường làm việc 1. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\ OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document. - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,… Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 2. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: Hình 1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các 6 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 7 mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn bản. - Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,… - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. 3. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản như sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 4. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 5. Lưu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên ổ đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra:  Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: 8 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 9 Hình 2: Hộp hội thoại Save As - Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới. - Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lưu tài liệu ở dạng mở rộng khác như .doc; .txt; .html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn.  Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 6. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình này, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình MS Word (tệp .doc, thậm chí là .docx). Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây: - Vào menu File\Open. - Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open xuất hiện: Hình 3: Hộp hội thoại Open - Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa. 10 [...]... tập 1 12 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer - Bạn tạo một văn bản có tên là “Mẫu thư mời họp” và lưu vào thư mục “Mẫu thư” trong ổ C dưới dạng tệp odt - Mở văn bản có tên là “Mẫu thư” mời họp trong thư mục “Mẫu thư” và lưu dưới dạng tệp doc - Đóng văn bản Bài tập 2 - Mở văn bản Mẫu thư mời họp ở dạng tệp doc và lưu ra ổ USB - Đóng văn bản và thoát khỏi chương trình 13 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org... xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn 21 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer Hình 10: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color 2.6 Tô nền văn bản Cách 1: - Chọn đoạn văn bản cần tô nền - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 11: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph 22 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer - Tại khung As, chọn Color... muốn thiết lập - Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics 27 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics - Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác như sau: + Chọn thẻ Options 28 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options + Thiết... trên thước - Vào menu Tools\Options \OpenOffice. org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau: Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice. org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit 10 Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví dụ như sau: 11 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer Hình 5: Xem... phải: - Nhấn giữ chuột và kéo lề trên thanh thước kẻ Một số phím tắt: - Căn trái: Ctrl+L - Căn giữa: Ctrl+E - Căn phải: Ctrl+R - Căn đều hai bên: Ctrl+J 26 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer 3.2 Thiết lập Bullets and Numbering Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer 3.2.1 Thiết lập Bullets Để... trong tài liệu Dùng chuột: - Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn - Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến Sử dụng phím: - Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên - Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End - Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down 16 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org... lập các thông tin cho các điểm dừng Tab, vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Tabs 31 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer Hình 21: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs - Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu - Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt - Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu - Nhấn nút - Nhấn nút 3.4 Soạn thảo công thức toán học Cách soạn... sau: - Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu - Vào menu Insert\Object\Formula - Tiến hành nhâp công thức cần thiết 32 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer 3.5 Chia văn bản thành nhiều cột OpenOffice. org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí) Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành... chuột vào nút để chọn đường dẫn tới thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản + Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản: o Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn văn bản o Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn văn bản 23 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer o Chọn Tile nếu... độ gõ tiếng Việt Sử dụng bàn phím: Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: - Các phím ký tự a, b, c, , z 15 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer - Các phím số từ 0 đến 9 - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ . trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương. ổ USB. - Đóng văn bản và thoát khỏi chương trình. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer 15 CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Một. Writer và Word ♦ Một số câu hỏi thường gặp 4 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice. org Writer 5 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:  Cách khởi động