xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho trung tâm dịch vụ thương mại thuộc tập đoàn hipt

Mục lục Lời mở đầu Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, những tác động của khoa học và công nghệ đem tới đã tạo động lực thúc đẩy và buộc các tổ chức phải biến đổi chính mình để thích ứng với hoàn cảnh mới. Các tổ chức kinh tế và xã hội đều tiến hành các cuộc cải cách và phương pháp nhanh nhất, hiệu quả nhất đi đôi với chi phí thấp nhất mà các nhà quản lý đã lựa chọn cho tổ chức của mình đó là công cụ tin học hoá bộ phận quản lý. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thì công cụ này rất quan trọng nó giúp cho các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý và đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế đã có nhiều tổ chức kinh tế sử dụng các sản phẩm phần mềm để quản lý việc kinh doanh của mình với nhiều mô hình ứng dụng khác nhau như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho hàng,…và nó đã đem lại những hiệu quả kinh tế, xã hội rất lớn cho tổ chức đó. Với xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động bán hàng tại các cơ sở kinh doanh là rất cần thiết. Ngoài mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chẳc trong môi trường kinh doanh hiện nay, đáp ứng được những mong muốn và những đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Từ những lý do trên trong đợt thực tậptổng hợp này em đã tìm hiểu thực tế của Trung tâm dịch vụ thương mại trực thuộc Tập đoàn HiPT và cùng với những kiến thức em đã được học trong suốt 7 học kỳ vừa qua tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, em đã quyết định lựa chọn đề tài:” Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại thuộc Tập đoàn HiPT”. Đây là đề tài không những mang tính thiết thực đáp ứng được 2 nhu cầu của cơ quan thực tập đồng thời, mà nó phù hợp với chuyên môn được đào tạo và phù hợp với khả năng của bản thân em. Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm có 3 chương: Chương 1: Giới thiệu về Tập đoàn HiPT và Trung tâm dịch vụ thương mại. Chương 2: Tình hình ứng dụng tin học của Trung tâm dịch vụ thương mại. Chương 3: Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn. Trong suốt 5 tuần thực tập tổng hợp vừa qua tại Trung tâm dịch vụ thương mại, dưới sự giúp đỡ của cán bộ thực tế Cô Phạm Thị Thuý và cùng với sự hướng dẫn tận tình của TS. Đặng Quế Vinh đã giúp em hoàn thành được báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn! 3 Chương 1- Giới thiệu về tập đoàn HiPT và Trung tâm dịch vụ thương mại. I- Tổng quan về Công ty cổ phần Tập đoàn HiPT. 1. Giới thiệu chung về công ty. Tên công ty: Công ty Cổ phần tập đoàn HiPT. Tên Tiếng Anh: High - Performance Technology. Tên giao dịch: HiPT Group. Tổng giám đốc công ty: Võ Văn Mai. Số đăng ký kinh doanh: 0103000008 Logo: Địa chỉ: 152 Thụy Khuê- Phường Thụy Khuê- Quận Tây Hồ- Hà Nội. Email: contact@hipt.com.vn Website: http:// www.hipt.com.vn Điện thoại: (84.4)2660522 - Fax: (84.4)2660520 Mô hình của Công ty cổ phần tập đoàn HiPT( Hình 1.1) 4 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HiPT Công ty TNHH Tích hợp Hệ thống HiPT (HiSI) Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học HiPT (HiST) Công ty TNHH Dịch vụ và truyền thông HiPT (HiSC) Công ty TNHH Hệ thống thông tin HiPT (HiSS) Công ty TNHH Giải pháp Ngân hàng và Tài chính HiPT (HiBF) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Vào những năm đầu của thập kỷ 90, thị trường tin học Việt Nam có những chuyển biến rất sôi động. Các hãng công nghệ thông tin lớn trên thế giới đã có những bước đi thận trọng thăm dò thị trường Việt Nam và cũng đã xuất hiện nhiều công ty hoạt động kinh doanh theo công nghệ thông tin. Tháng 6/1994, Công ty TNHH Hỗ trợ Phát triển Tin học, với tên giao dịch tiếng Anh là High - Performance Technology, gọi tắt là HiPT Co.,Ltd. ra đời với 14 nhân viên và vốn điều lệ ban đầu là 500 triệu đồng. Ngay sau khi thành lập, HiPT trở thành đối tác số 1 tại Việt Nam và là nhà phân phối chính thức của hãng máy tính hàng đầu thế giới Hewlett-Packard (HP) vào tháng 7/1994. Đầu năm 2000, Công ty TNHH Hỗ trợ Phát triển Tin học (HiPT Co.,Ltd.) được chuyển đổi cơ cấu thành Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển Tin học- HiPT theo Giấy phép Đăng ký kinh doanh số 0103000008 của Sở kế hoạch và Đầu tư- Thành phố Hà Nội cấp ngày 29/2/2000. Bằng việc tăng vốn điều lệ từ 500 triệu đồng lên 5,12 tỷ đồng và củng cố lại tổ chức, HiPT thể hiện quyết tâm cao trong việc giữ vững và phấn đấu nâng cao vị thế của mình trong thị trường tin học Việt Nam. Trong điều kiện nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển và hội nhập yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ đã trở thành tất yếu đối với Công ty. Do vậy đến năm 2005, Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học HiPT chuyển đổi cơ cấu tổ chức, hình thành HiPT Group hoạt động theo mô hình tập đoàn với 5 công ty TNHH thành viên là HiBF, HiSI, HiSC, HiSS và HiST. Tháng 6/2006, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn HiPT(HiPT GROUP) theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty 5 Cổ phần số 0103000008 ngày 20/6/2006 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Trong quá trình phát triển công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu và doanh thu liên tục tăng lên hàng năm cùng với chất lượng hàng hoá, sản phẩm và chất lượng phục vụ cũng liên tục được nâng cao. Tập đoàn HiPT với phương châm phục vụ chi tiết đến từng khâu của dự án từ tiếp cận khách hàng, tư vấn, thực hiện, chuyển giao cho đến dịch vụ hậu mãi công ty luôn cam kết đem lại cho khách hàng những điều kiện bán hàng, bảo hành và bảo trì tốt nhất. 1.2. Cơ cấu tổ chức. Với định hướng trở thành một tập đoàn đa ngành nghề, đa dịch vụ trên nền tảng công nghệ thông tin và viễn thông cùng với sự phát triển của đất nước thì đầu năm 2007 tập đoàn HiPT đã xây dựng lại cơ cấu tổ chức của mình theo sơ đồ sau: 6 Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Tập đoàn HiPT 7 Quản trị tài chính Quản trị hành chính Khối kinh doanh thương mại Bán buôn Bán lẻ Dự án thương mại Dịch vụ thương mại Dịch vụ đầu tư HIPT QL các dự án đầu tư của HIPT QL các Cty CP do HIPT đầu tư góp vốn Đào tạo nghề Đào tạo kĩ năng QL điều hành Công nghệ PM Tích hợp HT GP và tư vấn Khối kinh doanh giải pháp Khối kinh doanh tài chính Trường kỹ nghệ thực hành HiPT Khối hỗ trợ Chiến lược Trợ lý điều hành Hội đồng điều hành Chức năng hoạt động của các khối trên là: 1) Khối Kinh doanh thương mại: Tổ chức mạng lưới kinh doanh thương mại gồm:  Bán buôn: Xây dựng hệ thống đại lý, hệ thống nhà cung cấp, hệ thống quản lý tổ chức bán buôn.  Bán lẻ: Xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ theo sản phẩm, theo đối tượng khách hàng, theo hãng sản xuất.  Dự án thương mại: Tham gia các thầu thương mại( chủ yếu theo điều khoản thương mại không chứa nhiều hàm lượng giải pháp và công nghệ).  Dịch vụ thương mại: Dịch vụ triển khai, bảo hành bảo trì, vật tư và kho hàng. 2) Khối kinh doanh giải pháp.  Giải pháp và tư vấn kỹ thuật: Xây dựng các dự án bao gồm công nghệ và tài chính cho dự án.  Tích hợp hệ thống: Tổ chức triển khai các hợp đồng cho khối. Tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống khi có yêu cầu.  Công nghệ phần mềm: Phân tích thiết kế kỹ thuật, sản xuất phần mềm( theo khách hàng, theo công nghệ), quản trị chất lượng phần mềm. 3) Khối kinh doanh tài chính.  Quản lý các dự án đầu tư của HiPT Group.  Đề xuất và triển khai các phương án đầu tư cho từng dự án.  Kinh doanh quỹ đầu tư.  Quản lý vốn đầu tư của Group tại các công ty cổ phần. 4) Trường kỹ nghệ thực hành HiPT Là đơn vị tổ chức kinh doanh và triển khai dịch vụ đào tạo 8  Đào tạo nghề: nhằm đào tạo các nghề.  Đào tạo kỹ năng: nhằm đào tạo các kỹ năng trong các lĩnh vực công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh… 5) Khối hỗ trợ  Trợ lý điều hành: Giúp hội đồng điều hành quản lý tập đoàn trong công tác nhân sự và quan hệ với quần chúng.  Quản trị hành chính: chức năng là quản trị các công việc liên quan đến quản lý cơ sở vật chất của tập đoàn HiPT. Cung cấp các dịch vụ hành chính cho Group HiPT và các đối tác theo yêu cầu.  Quản trị tài chính: Xây dựng khách hàng, đảo bảo nguồn tài chính và cung cấp các dịch vụ về tài chính ngân hàng cho các hoạt động kinh doanh của toàn Group.  Chiến lược: Đề xuất các chiến lược tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựng các chiến lược phát triển sản phẩm kinh doanh, quản lý các đối tác. 1.3. Những thành tựu của công ty. 1.3.1. Doanh thu công ty. Với sự tin tưởng của khách hàng và đối tác, sự siêng năng của đội ngũ cán bộ và các chính sách quản lý hiệu quả, doanh thu của HiPT Group đã liên tục tăng nhanh và chắc chắn trong những năm qua. Dưới đây là biểu đồ doanh thu của tập đoàn từ năm 1994 đến năm 2005. 9 Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu của Tập đoàn HiPT. 1.3.2. Quy mô của công ty. HiPT Group được thành lập năm 1994, ban đầu quy mô của công ty còn rất nhỏ chỉ có 14 người và ngày càng được mở rộng theo thời gian. Đến năm 2006, tổng số nhân viên của cả tập đoàn lên đến 300 nhân viên với chuyên môn và tay nghề cao được đào tạo ở các trường đại học trong, ngoài nước được đối tác, khách hàng, thị trường đánh giá cao. Sau đây là sơ đồ nguồn nhân lực của cả Tập đoàn HiPT trong thời gian hình thành năm 1994 và phát triển đến nay: 10 [...]... quan về Trung tâm dịch vụ thương mại 1 Giới thiệu về Trung tâm dịch vụ thương mại Trung tâm dich vụ thương mại tiền thân là khối kinh doanh thương mại của Công ty cổ phần tập đoàn HiPT Thời gian qua trung tâm đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt nguồn hàng và thị trường được mở rộng, cơ cấu tổ chức được hoàn thiện, năng lực và kinh nghiệm của các nhân viên được nâng cao Trung tâm dịch vụ thương mại được... chức nhằm thực hiện dịch vụ kinh doanh gồm các dịch vụ: dịch vụ mua hàng, dịch vụ kho hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành, bảo trì Những thông tin chung: 14 Trung tâm dịch vụ thương mại Giám đốc: Bà Phạm Thị Thúy Phó giám đốc: Bà Nguyễn Thị Lâm Thao Trụ sở: 152 Thụy Khuê- Tây Hồ- Hà Nội 2 Quy mô của cơ quan Cùng với sự phát triển của tập đoàn, Trung tâm dịch vụ thương mại cũng không ngừng... nên phương pháp quản lý bằng thủ công không còn phù hợp nữa Nắm bắt được thực tế này của công ty em đã lựa chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại 21 3 Mục tiêu của đề tài - Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, về khách hàng, về các hàng hóa vật tư thông tin, về hàng tồn kho… -... trong Trung tâm Từ đó em đã đi sâu vào tìm hiểu thực tế về các nghiệp vụ kinh tế trong Trung tâm, em nhận thấy rằng Trung tâm hiện nay đang rất cần một hệ thống thông tin để chuẩn hoá các nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cán bộ quản lý và các nhân viên trong công việc của mình Đối với cán bộ quản lý thì một hệ thống thông tin hoàn thiện trong bán hàng sẽ... Tích hợp hệ thống  Phát triển phần mềm 15  Cung cấp các dịch vụ thông tin và truyền thông  Đào tạo và chuyển giao công nghệ  Bảo trì thiết bị tin học  Giải pháp hệ thống điện  Cung cấp các gói dịch đầu tư tài chính 3.2 Mục tiêu kinh doanh Trung tâm dịch vụ thương mại hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ sau:  Sản phẩm • Các thiết bị tin học như:… • Các hệ thống máy chủ, các hệ thống lưu... đồ nguồn nhân lực của Tập đoàn HiPT 2 Khách hàng Tập đoàn HiPT có một khối lượng khách hàng tiền năng rất lớn Danh sách khách hàng của HIPT Group được chia thành nhiều khối như sau: 2.1 Khối Ngân hàng tài chính  Ngân hàng Nhà nước Việt Nam  Cục Công nghệ tin học ngân hàng thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam  Trung tâm thông tin tín dụng thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam  Ngân hàng đầu tư và phát triển... bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại trực thuộc Tập đoàn HiPT 2 Lý do lựa chọn đề tài Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay để đảm bảo một doanh nghiệp luôn đứng vững thì phải có 1 chiến lược quản lý phù hợp Đối với lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng, việc xử lý các thông tin nhận được là một vấn đề không đơn giản vì lượng thông tin ngày... nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ sau bán hàng nhằm đảm bảo cho sản phẩm của khách hàng sử dụng hoạt động bình thường theo các cam kết đã định trước giữa nhà cung cấp và khách hàng - Kho: thực hiện các chức năng quản lý thiết bị, hàng hóa, sản phẩm và các dịch vụ từ lúc nhận vào kho cho đến khi được xuất ra khỏi kho 18 Chương 2: Tình hình ứng dụng tin học của Trung tâm dịch vụ thương mại 1 Mạng sử dụng trong... quyết định quản lý tối ưu nhất cùng với các chiến lược phát triển kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, đối tác tiềm năng hiệu quả hơn Từ đó nó cũng thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh làm cho Trung tâm nói riêng và tập đoàn HiPT nói chung phát triển nhanh hơn, mạnh hơn và bền vững hơn Vì vậy, đối với đề tài mà em lựa chọn là xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin bán hàng cho Trung tâm với mong... viễn thông • Dịch vụ đào tạo tin học • Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa hệ thống thông tin, mạng máy tính, điện tử, truyền thông • Tư vấn đầu tư 16 4 Sơ đồ tổ chức của trung tâm Giám đốc Phó giám đốc Phòng Vật tư Phòng xuất nhập khẩu Phòng triển khai Phòng bảo hành Kho Hình 1.5 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm dịch vụ thương mại 5 Chức năng của từng phòng ban - Phòng vật tư: thực hiện qui trình mua vật tư, hàng . Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại thuộc Tập đoàn HiPT . Đây là đề tài không những mang tính thiết thực đáp ứng được 2 nhu cầu của cơ quan thực tập. quan về Trung tâm dịch vụ thương mại. 1. Giới thiệu về Trung tâm dịch vụ thương mại. Trung tâm dich vụ thương mại tiền thân là khối kinh doanh thương mại của Công ty cổ phần tập đoàn HiPT. Thời. gồm:  Bán buôn: Xây dựng hệ thống đại lý, hệ thống nhà cung cấp, hệ thống quản lý tổ chức bán buôn.  Bán lẻ: Xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ theo sản phẩm, theo đối tượng khách hàng, theo hãng