xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại công ty vdc

LỜI CẢM ƠN Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Khoa Tin học Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Trân trọng cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã có nhiều góp ý kiến quý báu và những ủng hộ có ý nghĩa đối với tác giả cũng như đối với nội dung luận văn. Xin chân thành cảm ơn Thầy giáo - người hướng dẫn khoa học của Luận văn, TS. Trương Văn Tú đã hướng dẫn, góp ý, hỗ trợ cả về mặt lý luận và thực tiễn để tác giả hoàn thành luận văn này. Xin cảm ơn chân thành đối với Công ty Điện toán và Truyền số liệu, đặc biệt là Ông Vũ Hoàng Liên - Giám đốc Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), Bà Đoàn Thu Thủy - Trưởng phòng Quản trị và Đối ngoại VDC đã có những gợi ý ban đầu đối với đề tài nghiên cứu này và những ý kiến đóng góp quý báu để hoàn thiện luận văn, đã tạo điều kiện về thời gian, tinh thần và những hỗ trợ khác cho tác giả trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, đã có những động viên, những hy sinh, giúp tác giả có đủ khả năng để hoàn thành luận văn. Và cuối cùng, xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp, các bạn cùng lớp, ở những mức độ khác nhau, đã có những hỗ trợ đối với tác giả về tư liệu và đóng góp ý kiến đối với luận văn. Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Tác giả CHU ĐÌNH PHÚ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Nội dung yêu cầu 2 3.1. Những yêu cầu chung 2 3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2 3.3. Yêu cầu phi chức năng 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Kết quả và lợi ích 5 CHƯƠNG 1 7 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7 ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7 1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ, QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9 1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11 1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11 1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12 CHƯƠNG 2 13 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13 VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13 CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13 2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13 2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13 2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14 2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15 2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21 2.2.1 Yêu cầu chung 21 2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23 2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24 2.3.1 Cấp Công ty 24 2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24 CHƯƠNG 3 26 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 26 TẠI VDC 26 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC 33 3.2.1 Thiết kế chức năng 33 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43 3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60 3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63 3.2.5 Thiết kế giao diện 84 CHƯƠNG 4 94 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94 4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94 4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94 4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98 4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99 4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99 4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100 4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100 4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102 4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103 4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103 4.4.2 Đào tạo chung 103 4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103 4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103 4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103 4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích 1. MIS Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại VDC 2. VDC Vietnam Data Communication Company 3. CSDL Cơ sở dữ liệu 4. DFD Data Flow Diagram 5. ASP Active Server Pages 6. ASP.NET Active Server Pages .NET 7. PHP Hypertext Preprocessor 8. XML eXtensible Markup Language 9. CLR Common Language Runtime 10. ERD Entity Relation Diagram 11. HTML HyperText Markup Language 12. HTTP HyperText Transfer Protocol 13. URL Uniform Resource Locator 14. WWW World Wide Web DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH MINH HỌA LỜI CẢM ƠN 1 1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Nội dung yêu cầu 2 3.1. Những yêu cầu chung 2 3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2 3.3. Yêu cầu phi chức năng 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Kết quả và lợi ích 5 CHƯƠNG 1 7 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7 ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7 1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ, QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9 1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11 1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11 1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12 CHƯƠNG 2 13 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13 VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13 CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13 2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13 2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13 2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14 2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15 2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21 2.2.1 Yêu cầu chung 21 2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23 2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24 2.3.1 Cấp Công ty 24 2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24 CHƯƠNG 3 26 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 26 TẠI VDC 26 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC 33 3.2.1 Thiết kế chức năng 33 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43 3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60 3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63 3.2.5 Thiết kế giao diện 84 CHƯƠNG 4 94 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94 4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94 4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94 4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98 4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99 4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99 4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100 4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100 4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102 4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103 4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103 4.4.2 Đào tạo chung 103 4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103 4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103 4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103 4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 DANH MỤC CÁC BẢNG LỜI CẢM ƠN 1 1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Nội dung yêu cầu 2 3.1. Những yêu cầu chung 2 3.2. Yêu cầu về mặt chức năng 2 3.3. Yêu cầu phi chức năng 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Kết quả và lợi ích 5 CHƯƠNG 1 7 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT 7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP 7 ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 7 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC 7 1.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, GIẤY TỜ, QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC 9 1.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI 11 1.3.1 Những tồn tại về mặt quản lý, khai thác 11 1.3.2 Những tồn tại về kỹ thuật 12 CHƯƠNG 2 13 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 13 VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ 13 CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 13 2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 13 2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 13 2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 14 2.1.3Quy trình xử lý văn bản 15 2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 21 2.2.1 Yêu cầu chung 21 2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình 23 2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG 24 2.3.1 Cấp Công ty 24 2.3.2 Cấp trung tâm và các đơn vị khác (cấp 2) 24 CHƯƠNG 3 26 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 26 TẠI VDC 26 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI VDC 33 3.2.1 Thiết kế chức năng 33 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 43 3.2.3. Sơ đồ quan hệ thực thể 60 3.2.4 Thiết kế dữ liệu 63 3.2.5 Thiết kế giao diện 84 CHƯƠNG 4 94 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 94 4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 94 4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình Web 94 4.1.3 Lựa chọn Cơ sở dữ liệu 98 4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 99 4.2.1 Phần cứng cho máy chủ (Server) cài đặt phần mềm 99 4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 100 4.3.1 Quy tắc lấy số văn bản 100 4.3.2 Quy tắc nhập dữ liệu các danh mục chính 102 4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN 103 4.4.1 Đào tạo quản trị viên 103 4.4.2 Đào tạo chung 103 4.4.3 Đào tạo người có vai trò lãnh đạo 103 4.4.4 Đào tạo nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị và Đối ngoại 103 4.4.5 Đào tạo cán bộ, nhân viên các phòng ban 103 4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 104 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan ở các cấp, các ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp . Tình trạng trên cũng xảy ra ở Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam, nhà cung cấp dịch vụ Internet số 1 trên thị trường Việt Nam. Hiện nay, để một văn bản đến được tay các lãnh đạo cao nhất của công ty cần phải xử lý qua rất nhiều công đoạn, đòi hỏi khá nhiều người tham gia. Trước tiên, văn bản đến được đặt vào nơi quy định. Sau đó cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại, phân loại theo từng chức năng, từng phòng rồi mới chuyển tới nơi người nhận. Nhiều khi các văn bản bị lẫn lộn và mất rất nhiều thời gian để tìm lại và chuyển đến đúng phòng, ban. Sự nhầm lẫn trong chuyển phát văn bản ảnh hưởng rõ rệt tới luồng lưu chuyển công việc và thường gây ra những sai sót không mong muốn. Ngoài ra, việc theo dõi tiến trình xử lý các công việc một cách sát sao để đưa ra các chỉ đạo hợp lý, kịp thời cũng là một nhiệm vụ nặng nề của lãnh đạo công ty và đội ngũ giúp việc (thuộc Phòng Quản trị & Đối ngoại). Với tình hình như trên, chúng tôi đã nghiên cứu và thực hiện đề tài “Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại Công ty VDC”. 2. Mục tiêu của đề tài Xây dựng hệ thống quản lý việc phát hành, tiếp nhận và xử lý văn bản, hỗ trợ khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng đơn vị, cá nhân. 1 Xây dựng hệ thống thông báo trong công ty, giúp lãnh đạo có thể chỉ đạo điều hành công việc kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không. Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó. Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong công ty có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa và tinh thần VDC. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn. Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan cho dù họ đang đi công tác nước ngoài. Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ thống khác, có khả năng tích hợp chữ ký điện tử. 3. Nội dung yêu cầu 3.1. Những yêu cầu chung Hệ thống cần đáp ứng được các yêu cầu chung nhất sau đây:  Số hóa và lưu trữ mọi văn bản đến, văn bản đi, các văn bản chỉ đạo điều hành của lãnh đạo công ty.  Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành và quản lý công việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc liên tục theo ngày, tuần, tháng.  Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác.  Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên.  Tự động lập báo cáo theo các chuẩn, giảm thời gian tổng hợp thông tin. 3.2. Yêu cầu về mặt chức năng Các yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống: 2 [...]... về Công ty VDC và yêu cầu có một hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính: Chương này giới thiệu về Công ty VDC và nhu cầu về nâng cấp về hệ thống hiện có Chương 2: Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính: Chương này trình bày cơ sở phương pháp luận mà tác giả sử dụng để thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin. .. hệ thống thông tin của VDC Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại VDC: Chương trình trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin và vận dụng vào quá trình thiết kế hệ thống thông tin của VDC Chương 4: Lựa chọn công nghệ và triển khai hệ thống: Chương này trình bày về công nghệ được lựa chọn để xây dựng hệ thống và các vấn đề chung trong... văn phòng Công ty và đầu mối tiếp nhận công văn của các Trung tâm VDC  Quản lý công văn đi, đến dựa vào trích yếu nội dung của công văn  Phân quyền công văn  Quản lý file đính kèm công văn  Thống kê và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí  Quản lý văn bản trình  Quản lý danh bạ nội bộ  Quản lý lịch tuần  Quản lý văn bản pháp quy của VDC Hiện nay, hệ thống quản lý công văn của Công ty đang được... bức thiết tại công ty VDC 13 CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 2.1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành tác nghiệp, các đơn vị hành chính, các tổ chức và doanh nghiệp trao đổi thông tin thông qua hình thức gửi/nhận văn bản chính thức... kế trên nền công cụ đã tương đối lạc hậu nên khó nâng cấp và cập nhật khi cần thiết Với hiện trạng của hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp như hiện tại cần phải cấp bách đầu tư xây dựng một hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp mới đáp ứng các yêu cầu về khai thác và quản lý Trước thực trạng đó, việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính là một... khai hệ thống Kết luận Tài liệu tham khảo 7 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC Công ty Điện toán và truyền số liệu (Vietnam Data Communication Company) là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông và là ISP lớn nhất Việt Nam Được thành lập chính thức vào... bộ công ty, qui trình xử lý được mô tả như sau: 21 Hình 2.5 Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đi nội bộ 2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 2.2.1 Yêu cầu chung Như vậy vấn đề quản lý văn bản giấy tờ liên quan đến các đối tượng cần quản lý sau đây:  Quản lý văn bản đến và đi Văn bản, giấy tờ đến từ các đơn vị bên ngoài gửi tới đơn vị và văn bản. .. trình phát triển hệ thống 6 Kết quả và lợi ích Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tạo ra cho doanh nghiệp một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp Hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài... cấp công ty 26 CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TẠI VDC 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Ba hệ thống của một tổ chức doanh nghiệp Hoạt động điều hành, quản lý diễn ra trong một tổ chức doanh nghiệp có thể được mô hình hóa với sự tham gia của ba phân hệ: hệ tác nghiệp/sản... vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin Hệ thông tin gồm: - Tập hợp các thông tin (có cấu trúc hoặc không có cấu trúc, hình thức hoặc phi hình thức luân chuyển trong tổ chức) - Cách thức sử dụng chúng (quy tắc quản lý) - Tập hợp các phương tiện giúp xử lý thông tin 3.1.2 Quá trình xử lý thông tin trong một hệ thống thông tin Vai trò của hệ thông tin là thu nhận thông tin, xử lý và . cứu và thực hiện đề tài Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại Công ty VDC . 2. Mục tiêu của đề tài Xây dựng hệ thống quản lý việc. khai thác và quản lý. Trước thực trạng đó, việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính là một yêu cầu bức thiết tại công ty VDC. 12 . xây dựng hệ thống thông tin của VDC. Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại VDC: Chương trình trình bày các vấn đề tổng quan về hệ