6. Kết quả và lợi ích
2.2.2 Yêu cầu đối với chương trình
Hệ thống được xây dựng và triển khai tại văn phòng công ty và các trung tâm nhằm mục tiêu tự động hóa quy trình quản lý văn bản nói trên giữa các đơn vị và trong nội bộ các đơn vị, chuyển từ quản lý lưu trữ văn bản theo cách truyền thống sang hệ thống quản lý điện tử. Chương trình cần đáp ứng các yêu cầu:
Nhận và gửi văn bản trên mạng máy tính
Quản lý các văn bản đến: các thuộc tính của văn bản, vị trí thực lưu trữ, bản
tóm tắt…
Ghi nhận và lưu trữ các địa chỉ cũng như thời gian nhận và gửi văn bản
Theo dõi và quản lý trạng thái xử lý các công việc liên quan đến văn bản
đến và đi: hiện tại tình hình triển khai văn bản đến đâu, nó đang ở trạng thái xử lý nào, người nào đang xử lý,...
Can thiệp vào quá trình xử lý để đảm bảo các văn bản được chuyển nhận
thực hiện trong khoảng thời gian cho phép; ghi nhận các cá nhân và kết quả xử lý công việc của họ.
Xây dựng các thống kê cơ bản về các văn bản đến và đi: theo chủng loại,
theo ngày tháng gửi (nhận), theo nơi gửi.
Cho phép thực hiện các thao tác tra cứu nhanh đối với văn bản theo các
thuộc tính của chúng.
Cảnh báo nhắc việc, các công việc liên quan đến xử lý văn bản hiện còn tồn
tại cần phải tiếp tục xử lý.
Dữ liệu được bảo mật truy cập đến từng cá nhân và nhóm. Phân cấp quản lý
tới các đơn vị và cá nhân tham gia theo vai trò của họ trong hệ thống.