6. Kết quả và lợi ích
3.2.1 Thiết kế chức năng
Dưới đây là sơ đồ nghiệp vụ: Mô tả tổng quát hoạt động của Hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại Công ty VDC (còn được gọi là Hệ thống MIS)
Hình 3.3 Mô hình chức năng của hệ thống
Chú ý:
Tại VDC, lãnh đạo công ty có thể không trực tiếp tham gia điều hành trên hệ thống mà có một bộ phận giúp việc chuyên trách thừa lệnh lãnh đạo để điều hành.
Bộ phận này là Ban thư ký.
Ban thư ký (thuộc Phòng Quản trị Đối ngoại): Là bộ phận chức năng thừa
lệnh lãnh đạo thực hiện các chức năng quản lý theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Trong các trường hợp thông thường thì Ban thư ký sẽ thừa lệnh lãnh đạo thực hiện các chức năng quản lý trong hệ thống với vai trò của lãnh đạo. Do đó trong các sơ đồ sau đây thì tác nhân Lãnh đạo công ty sẽ được thay thế bằng tác nhân Ban
thư ký.
Thiết kế chức năng của hệ thống
Qua quá trình khảo sát các yêu cầu nghiệp vụ của công ty VDC, có thể đưa ra các chức năng chính của hệ thống bao gồm:
- Quản lý Văn bản. - Quản lý Lịch tuần.
- Quản lý Giao ban, báo cáo tuần - Quản lý Danh bạ
- Quản lý Tin tức - Quản lý Hệ thống Mô tả các chức năng
Quản lý văn bản
Cho phép các chuyên viên, lãnh đạo các đơn vị, lãnh đạo công ty quản lý các văn bản đến đi của đơn vị mình hay của toàn công ty. Chức năng này chia thành các chức năng con như sau:
- Quản lý văn bản đến: Quản lý toàn bộ các văn bản đến của công ty, Phòng Quản trị và Đối ngoại sẽ tạo lập văn bản và gửi đến các phòng ban trong công ty VDC.
- Quản lý văn bản đi: Quản lý toàn bộ văn bản đi của công ty và của các đơn vị trong công ty gửi nội bộ cho nhau.
- Quản lý văn bản trình ký: Các đơn vị tạo văn bản trình xin ý kiến lãnh đạo về việc nào đó và gửi tổ thư ký, tổ thư ký trình lãnh đạo công ty, sau khi lãnh đạo công ty có ý kiến cuối cùng về văn bản thì văn bản được trả lại đơn vị.
- Quản lý văn bản nội bộ: Quản lý các văn bản của các đơn vị, gửi nhận văn bản nội bộ giữa các đơn vị, phân phối văn bản cho các cán bộ trong nội bộ đơn vị.
- Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở công việc: Chức năng này thực hiện tạo lập nhắc việc cho các đơn vị, tạo các nhắc nhở thực hiện công việc, tạo các báo cáo công việc. Tổ thư ký thừa lệnh lãnh đạo công ty tổng hợp công việc của các phòng ban. Tổ thư ký sẽ gửi các nhắc việc đến cho các phòng ban, các phòng ban sẽ căn cứ
vào đó thực hiện công việc và báo cáo lại kết quả công việc cho lãnh đạo công ty. - Quản lý Lưu trữ văn bản: Chức năng này thực hiện tạo lập Vị trí lưu trữ văn bản, tra cứu tìm kiếm vị trí lưu trữ văn bản. Chức năng này giúp cho các phòng ban thiết lập thông tin lưu trữ văn bản của riêng phòng ban mình cho tiện việc tra cứu, quản lý các văn bản giấy tờ của phòng ban.
Quản lý lịch tuần
Chức năng này thực hiện Đăng ký lịch tuần và Tra cứu lịch tuần. Các phòng ban khi có nhu cầu sử dụng phòng để họp hay tổ chức hội nghị sẽ tiến hành tra cứu trong lịch tuần và tiến hành lập thông tin đăng ký lịch tuần. Phòng Quản trị & Đối ngoại sẽ xem xét để đáp ứng nhu cầu của các phòng ban.
Quản lý Thông báo giao ban, báo cáo tuần
Chức năng này thực hiện tạo thông báo giao ban, lập báo cáo tuần và tổng hợp báo cáo tuần để sử dụng cho cuộc họp giao ban. Sau cuộc họp giao ban đầu tuần, Tổ thư ký sẽ tạo lập Thông báo giao ban và gửi cho các phòng ban và lãnh đạo công ty. Lãnh đạo các đơn vị có thể góp ý kiến về thông báo giao ban để cho Tổ thư ký xem xét, sửa chữa và trả lời sau đó gửi lại cho các đơn vị. Vào cuối tuần, các phòng ban tạo lập Báo cáo tuần và gửi Tổ thư ký. Tổ thư ký sẽ tổng hợp và gửi cho lãnh đạo công ty để báo cáo tình hình công việc của các phòng ban. Báo cáo tuần sẽ được sử dụng trong cuộc họp giao ban đầu tuần của công ty.
Quản lý Danh bạ
Chức năng này thực hiện tạo lập danh bạ nội bộ, danh bạ tập đoàn và danh bạ Bộ Thông tin và Truyền thông. Danh bạ sẽ giúp các nhân viên công ty VDC tra cứu các thông tin cá nhân của từng thành viên VDC cũng như thông tin cá nhân của các cán bộ Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông. Các thông tin cá nhân của phòng ban nào thì phòng ban đó có quyền tạo lập, kiểm duyệt để cập nhật vào Danh bạ nội bộ chung của công ty. Đối với danh bạ nội bộ các cá nhân có quyền chỉnh sửa thông tin của mình nhưng phải được lãnh đạo phòng, ban (hoặc người được ủy quyền) duyệt trước khi công bố trên trang Web. Phòng Quản trị & Đối ngoại có quyền tạo lập, chỉnh sửa, duyệt thông tin danh bạ nội bộ hay các thông tin của Danh bạ tập đoàn và Danh bạ Bộ Thông tin và Truyền thông.
Quản lý Tin tức
phòng ban trong công ty có quyền đưa ra các tin tức thông báo của đơn vị mình lên mục Tin tức của công ty. Phòng Quản trị đối ngoại có quyền thiết lập các thông tin về Danh mục tin trong nội bộ công ty VDC.
Quản lý Hệ thống
Người quản trị hệ thống sẽ thiết lập các thông số của hệ thống, các danh mục trong chương trình và tạo người sử dụng cũng như phân quyền truy cập cho người sử dụng trong hệ thống. Chức năng này thực hiện các công việc quản trị bao gồm:
- Quản lý danh mục Người sử dụng - Quản lý danh mục Quyền
- Quản lý danh mục Đơn vị - Quản lý danh mục Chức danh - Quản lý danh mục Loại văn bản - Quản lý danh mục Hình thức văn bản - Quản lý danh mục Sổ văn bản
- Quản lý danh mục Phòng họp - Quản lý danh mục Máy chiếu
Từ các phân tích nêu trên ta đưa ra sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống Quản lý thông tin điều hành tác nghiệp như sau:
Biểu đồ phân cấp chức năng con
Quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đến
Hình 3.5 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
Hình 3.6 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý văn bản đi
- Quản lý văn bản nội bộ
- Quản lý văn bản trình
Hình 3.8 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý văn bản trình
- Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở công việc
Hình 3.9 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý nhắc việc báo cáo
- Quản lý Lưu trữ văn bản
Quản lý lịch tuần
Hình 3.11 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý lịch tuần
Quản lý Giao ban, Báo cáo tuần
Quản lý danh bạ
Hình 3.13 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý danh bạ
Quản lý Tin tức
Quản lý hệ thống