6. Kết quả và lợi ích
4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI
Lắp đặt phần cứng và thiết lập cấu hình phần mềm theo hoạt động của doanh nghiệp: 1 ngày.
- Yêu cầu 1 cán bộ triển khai + 1 cán bộ phụ trách hệ thống của công ty - Cần đảm bảo lắp đặt và cài đặt hệ thống Server đảm bảo hoạt động tốt Hỗ trợ nhập danh mục cho hệ thống :1 ngày
- Yêu cầu: 1 cán bộ triển khai + 1 cán bộ được giao nhiệm vụ quản trị hệ thống của công ty
Đào tạo cơ bản: Hướng dẫn cài đặt, tư vấn nghiệp vụ, hướng dẫn quản trị, hướng dẫn sử dụng : 2 ngày
- Hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn quản trị: Cần 1 cán bộ triển khai kết hợp với 1 cán bộ phụ trách quản trị hệ thống
- Hướng dẫn sử dụng: Cần 3 cán bộ triển khai + các cán bộ là người dùng tham gia vào hệ thống
Đào tạo sử dụng trực tiếp trên máy: 2 ngày
Chạy thử phần mềm trong khoảng thời gian quy định: 10 ngày
Sửa các lỗi hoặc yêu cầu của người sử dụng nhằm đảm bảo mục tiêu hệ thống: 15 ngày
Lập biên bản nghiệm thu từng phần, nghiệm thu tổng thể Chính thức áp dụng hệ thống
Hỗ trợ người sử dụng trong thời gian triển khai ban đầu: 30 ngày
Backup dữ liệu theo định kỳ, ghi dữ liệu ra HDD, CD hoặc DVD ROM Bảo hành và bảo trì sản phẩm
KẾT LUẬN
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành và quản lý ở các doanh nghiệp đã trở nên phổ biến. Phát huy tối đa khả năng quản lý, điều hành của doanh nghiệp, khả năng tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp và trên hết là tạo ra một môi trường làm việc năng động, hiệu quả với độ tin cậy cao là vấn đề cần được quan tâm trong thời kỳ hội nhập và cạnh tranh.
Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ truyền số liệu, dịch vụ Internet. Sau hơn 20 năm hoạt động, ngày nay VDC đang trên đà phát triển mạnh mẽ và việc tin học hoá trong công tác quản lý tại VDC chính là một đòn bẩy trợ giúp đắc lực VDC trên con đường phát triển của mình.
Hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính được thiết kế xây dựng trên nền công nghệ Web mới mục đích cung cấp cho lãnh đạo và cán bộ của VDC, nhất là những người trực tiếp làm công tác văn thư, hành chính, thành viên của bộ máy giúp việc lãnh đạo một công cụ tiện lợi để xử lý công việc hàng ngày. Bộ phận giúp việc cho lãnh đạo công ty có thêm công cụ sử dụng để có thể theo dõi xử lý các công việc hành chính, điều hành nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong việc trợ giúp cho lãnh đạo cập nhật và xử lý các thông tin nhanh chóng hiệu quả. Hệ thống được xây dựng được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế của VDC , hơn nữa nó cũng là đề tài hấp dẫn, một yêu cầu bức thiết đối với chính bản thân tác giả. Tác giả hiện nay đang làm việc tại Phòng Quản trị & Đối ngoại của VDC, đầu mối tập trung văn bản, giấy tờ và các chỉ đạo điều hành nên rất hiểu sự khó khăn, vất vả của những người làm công tác hành chính. Trên cơ sở đã làm quen và cũng có những hiểu biết về về cách xây dựng hệ thống thông tin, kết hợp với nhu cầu thực tế của VDC mà tác giả đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Hệ
thống xử quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại Công ty VDC” để bảo vệ luận văn thạc sỹ của mình.
Luận văn “Hệ thống quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công
việc hành chính chính tại Công ty VDC” đã đạt được một số kết quả sau:
Nghiên cứu một cách hệ thống quy trình bán xử lý văn bản, văn bản giấy tờ
tại VDC.
Phân tích bài toán nghiệp vụ và mô hình hoá chức năng cũng như các luồng
dữ liệu vào ra và cách thức xử lý dữ liệu thông qua các sơ đồ chức năng, DFD, ERD và kiến trúc tổng thể của hệ thống.
Xây dựng một số giải thuật cơ bản được thực hiện trong quá trình thiết kế
phần mềm.
Phần mềm của hệ thống được xây dựng trên nền công nghệ .Net, cụ thể là
asp.net và sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra: - Quản trị hệ thống: Phân quyền đối với hệ thống, quản lý menu động… - Quản lý văn bản: Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản trình ký. - Quản lý nhắc tiến độ công việc: Phân xử lý văn bản, thông tin về tiến độ xử lý công việc.
- Quản lý danh bạ, báo cáo tuần, thông báo giao ban. - Quản lý tin tức: Nhập tin, duyệt tin.
- Quản lý danh mục: cho phép thực hiện thao tác “mới”, “thêm”, “sửa”, “xoá”… các danh mục từ điển như người sử dụng, sổ văn bản, đơn vị…
- Báo cáo: các chức năng như lên các báo cáo thống kê văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, tiến độ xử lý công việc theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Tuy nhiên đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ thông tin vào một mảng công việc của VDC, đó là khâu xử lý văn bản và công việc hành chính. Phạm vi của đề tài cũng chỉ dừng lại ở mức xây dựng hệ thống thông tin cho Văn phòng Công ty. Hướng phát triển của đề tài mở rộng hệ thống áp dụng cho cả các trung tâm trực thuộc VDC như VDC1, VDC2, VDC3,… để có được một hệ thống vận hành đồng bộ và đạt hiệu quả cao nhất. Thông tin được luân chuyển và xử lý nhanh chóng tại văn phòng công ty cũng như các trung tâm mà giảm đi đáng kể sự hạn chế về khoảng cách địa lí.
Mặc dù vậy, với những đóng góp của đề tài luận văn thạc sỹ này, tác giả hi vọng rằng VDC sẽ có những chuyển biến mạnh mẽ trong công tác hành chính, điều
hành tác nghiệp và từ đó sớm có quyết định đẩy mạnh tin học hoá một cách đồng độ trên mọi lĩnh vực hoạt động của mình để có thể đạt được một kết quả tốt nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Nguyễn Văn Ba (2002), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Thạc Bình Cường (1999), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, ĐH Bách
khoa Hà Nội.
3. Hoàng Đức Hải/ Phạm Hữu Khang (2002), Lập trình ứng dụng chuyên
nghiệp SQL Server 2000, Nhà xuất bản Giáo dục.
4. Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin.
5. Nguyễn Ngọc Bình Phương, Thái Thanh Phong (2002), Các giải pháp lập
trình C#, Nhà xuất bản Giao thông vận tải.
6. Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
7. Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
8. Trương Văn Tú – Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thông
tin quản lý, Nhà xuất bản Thống kê
9. Đặng Quế Vinh (2005), Giáo trình kỹ thuật lập trình 1, Nhà xuất bản Thống kê
10. Lê Tiến Vương (1999), Nhập môn Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ, Nhà xuất bản
Thống kê.
11. VDC (2008), Quy chế công tác văn thư lưu trữ 12. vi.wikipedia.org.
13. www.vovisoft.com, Khóa học Microsoft SQL Server 2000.
Tiếng Anh
14. S. Haag, M. Cummings and J. Dawkins (1998), Management Information
Systems for the Information Age, McGraw-Hill .
15. J. O’Brien (1997), Introduction to Information Systems, McGraw-Hill
16. Goerge Shepherd (2005), Microsoft ASP.NET 2.0 step by step, Microsoft Press. 17. Anders Hejlsberg (2000), C# Language Reference, Microsoft Corporation