6. Kết quả và lợi ích
2.2.1 Yêu cầu chung
Như vậy vấn đề quản lý văn bản giấy tờ liên quan đến các đối tượng cần quản lý sau đây:
Quản lý văn bản đến và đi. Văn bản, giấy tờ đến từ các đơn vị bên ngoài gửi
tới đơn vị và văn bản đi gửi cho các bộ phận của đơn vị và các đơn vị bên ngoài có liên quan,...
Quản lý các báo cáo. Nếu hiểu theo nghĩa quản lý hành chính thì quy trình
quản lý các báo cáo cũng giống như đối với quản lý văn bản đến/đi, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng là các báo cáo thường có một phần dữ liệu số cần phải ghi lại trong một CSDL riêng phục vụ cho các tính toán, đặc biệt là các tính toán thống kê. Đối với các báo cáo cần chú ý đến chu kỳ nhận, gửi và số liệu cần được lưu lại ở một CSDL số để so sánh với các năm khác nhau. Ngoài ra các báo cáo cũng được hiểu như các văn bản đến/đi.
Quản lý các đơn vị, cá nhân tham gia vào hệ thống. Các bộ phận trong đơn vị và các đơn vị bên ngoài có thể tham gia vào hệ thống. Như chúng ta đã nói đến ở phần trên, trong vấn đề quản lý văn bản, ngoài đối tượng văn bản chúng ta còn phải quan tâm đến đối tượng các đơn vị, các cá nhân tham gia vào hệ thống. Các đơn vị và các cá nhân tham gia vào chương trình cũng như các văn bản cần quản lý và các mối tương quan tạo thành bài toán mà chúng ta cần giải quyết.
Quản lý số liệu trong các báo cáo. Các báo cáo hầu hết có phần số liệu số
kèm theo cần phải tách ra quản lý riêng để phục vụ cho các mục đích điều hành tác nghiệp khác nhau. Ngoài việc quản lý nguyên bản của các báo cáo như là một văn bản, các số liệu từ các báo cáo cần được lưu lại trong một CSDL số để phục vụ cho nhiều mục đích khai thác khác nhau. Phần dữ liệu số gắn với các số liệu báo cáo theo các chuẩn, theo các chỉ tiêu.
Chú ý rằng việc quản lý văn bản có bao gồm cả quản lý bản gốc và phiên bản tóm tắt trên máy tính.
Như vậy vấn đề quản lý văn bản bao gồm hai lớp đối tượng: văn bản và đơn vị tham gia vào hệ thống. Giữa hai tập đối tượng này có các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và chúng ta cũng cần phải quản lý các mối quan hệ đó. Với những loại công việc như vậy người ta gọi là quản lý, theo dõi dòng công việc (workflows). Có hai công việc cần quản lý:
1) Với một văn bản cụ thể, người ta cần theo dõi dấu vết của nó, ví dụ văn bản x hiện đang ở đâu, ai là người đang xử lý nó, quá trình xử lý đang ở trạng thái nào.
2) Một đơn vị (hoặc cá nhân) cụ thể đã nhận được những văn bản nào, đã xử lý bao nhiêu, bao nhiêu chưa xử lý,... Với một cá nhân cụ thể thì các nhiệm vụ xử lý đã được giao chiếm bao nhiêu phầm trăm thời gian lao động.
Ngoài việc xử lý văn bản, hệ thống cần có khả năng hỗ trợ một số công việc hành chính khác (chủ yếu tập trung ở Phòng Quản trị và Đối ngoại). Các công việc hành chính rất đa dạng nhưng trong phạm vi đề tài này, tác giả chỉ tập trung vào việc áp dụng công nghệ để hỗ trợ xử lý một số công việc sau:
1) Theo dõi tiến độ công việc, nhắc việc các đơn vị: Tổ thư ký nhắc việc (phát sinh từ xử lý văn bản), các đơn vị báo cáo tiến độ công việc cho Tổ thư ký.
2) Quản lý lịch tuần: Quản lý việc đăng ký lịch tuần của các đơn vị. Các đơn vị đăng ký lịch tuần, Văn thư công ty duyệt lịch tuần.
3) Quản lý báo cáo tuần: Quản lý việc gửi và tổng hợp báo cáo tuần phục vụ cuộc họp giao ban. Các đơn vị gửi báo cáo tuần, Tổ thư ký tổng hợp báo cáo tuần.
4) Quản lý thông báo giao ban: Quản lý việc gửi thông báo giao ban đến lãnh đạo các đơn vị. Tổ thư ký lập biên bản giao ban, Đơn vị xem và góp ý kiến, Tổ thư ký chỉnh sửa theo yêu cầu, Tổ thư ký gửi biên bản giao ban cho đơn vị qua Email.
5) Quản lý danh bạ: Quản lý việc tạo, cập nhật thông tin danh bạ của cán bộ, nhân viên công ty. Chuyên viên tạo thông tin cá nhân, đơn vị duyệt đanh bạ của đơn vị, văn thư công ty duyệt danh bạ chung công ty.
6) Quản lý thông báo, tin tức nội bộ: Quản lý các thông báo và tin tức nội bộ trong công ty. Tổ thư ký tạo chuyên mục tin, Đơn vị tạo, duyệt tin tức.