Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại công ty VDC

i PHẦN MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Trong năm qua, với trình đẩy mạnh cải cách hành chính, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư quản lý văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan cấp, ngành bước cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ hình thức để đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu ngày nâng cao Tuy nhiên, yếu kém, bất cập phổ biến tình trạng lạm dụng nhiều văn bản, giấy tờ hành quan hệ giải công việc; in ấn, chụp gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành giải công việc quan, doanh nghiệp Tình trạng xảy Công ty Điện toán Truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn Bưu - Viễn thông Việt Nam, nhà cung cấp dịch vụ Internet số thị trường Việt Nam Với tình trên, nghiên cứu thực đề tài “Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành Công ty VDC” MỤC TIÊU ĐỀ TÀI Mục tiêu đề tài xây dựng hệ thống kho văn điện tử tập trung, cung cấp thông tin văn bản, hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu lãnh đạo nhân viên VDC; cung cấp cho người dùng khả làm việc từ xa; đảm bảo xây dựng hệ thống có tính mở cao, tuân theo chuẩn quốc tế để tích hợp với hệ thống khác có khả tích hợp chữ ký điện tử NỘI DUNG YÊU CẦU Các nội dung yêu cầu bao gồm: Số hóa lưu trữ công văn đến, công văn đi, văn đạo điều hành lãnh đạo công ty; đảm bảo hỗ trợ cấp lãnh ii đạo nắm vững thông tin điều hành quản lý công việc, theo dõi tiến độ thực công việc liên tục theo ngày, tuần, tháng; Hỗ trợ chuyên viên xử lý thông tin xác; Tăng cường mối liên kết cấp lãnh đạo với chuyên viên; Tự động lập báo cáo theo chuẩn, giảm thời gian tổng hợp thông tin Hệ thống cần có giao diện thân thiện người dùng đảm bảo hỗ trợ yêu cầu mở rộng ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Đề tài khảo sát quy trình nghiệp vụ liên quan để thiết kế phát triển hệ thống thông tin quản lý văn hỗ trợ điều hành, xử lý công việc hành công ty VDC PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp tiếp cận hệ thống: Đặt đối tượng nghiên cứu hệ thống với mối quan hệ định; Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin đại: Nghiên cứu phương pháp tiếp cận xây dựng hệ thống thông tin môi trường mạng, tìm hiểu vận dụng phương tiện tự động sinh mã chương trình theo đặc tả; Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin: Tuân theo qui trình phát triển hệ thống thông tin; Phương pháp điều tra: Lập phiếu điều tra trình khảo sát; Phương pháp nguyên mẫu: Nghiên cứu số hệ thống nguyên mẫu KẾT QUẢ VÀ LỢI ÍCH Hệ thống mang lại lợi ích thiết thực lãnh đạo chuyên viên công ty VDC Đối với lãnh đạo: Thông qua hệ thống, lãnh đạo có câu trả lời cho câu hỏi như: Tình hình xử lý văn nào? Ai làm việc gì? Làm đến đâu? Lãnh đạo kiểm soát toàn hồ sơ, công việc, trạng thái công việc giao cho cấp Đối với chuyên viên, nhân viên công ty: Các chuyên viên, nhân viên công ty làm việc môi trường trực tuyến, tìm thấy tài liệu cần thời điểm Việc quản lý lưu hồ sơ theo công việc thực cách dễ dàng tập trung tất hồ sơ hệ thống Tại thời điểm kiểm soát tình hình thực công việc phải làm iii CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN Luận văn bao gồm phần sau: Phần mở đầu Chương 1: Tổng quan Công ty VDC yêu cầu có hệ thống quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành Chương 2: Một số vấn đề chung hệ thống quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính: Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành VDC Chương 4: Lựa chọn công nghệ triển khai hệ thống Kết luận Tài liệu tham khảo iv CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC VÀ YÊU CẦU CÓ MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VDC Công ty Điện toán truyền số liệu (Vietnam Data Communication Company) công ty hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin viễn thông ISP lớn Việt Nam VDC thành viên trực thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam (VNPT), gồm chi nhánh lớn đặt Việt Nam: Trung tâm Điện toán truyền số liệu khu vực (VDC1), Trung tâm Điện toán truyền số liệu khu vực (VDC2), Trung tâm Điện toán truyền số liệu khu vực (VDC3) 2.1 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN GIẤY TỜ, QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TẠI VDC Công ty VDC áp dụng quy trình ISO vào quản lý đem lại nhiều lợi ích thiết thực công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Mặt khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý đem lại hiệu quả, đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Riêng lĩnh vực quản lý văn điều hành tác nghiệp, công ty sử dụng phần mềm quản lý công văn triển khai Web với mục tiêu chủ yếu lưu trữ thông tin văn Phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý nội dung công văn chưa đáp ứng nhu cầu quản lý theo quy trình áp dụng công ty 2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI Các phần mềm sử dụng chưa đáp ứng đầy đủ toàn trình quản trị thông tin mặt tác nghiệp Hệ thống không đảm bảo an toàn cho trình khai thác hệ thống cũ chưa tích hợp hệ thống quản lý người dùng thống đảm bảo an toàn cho sử dụng Phần lớn phần mềm quản lý thông tin chưa thiết kế liệu đảm bảo để phân cấp đến cá nhân người dùng mà phân cấp đến phòng ban, Trung tâm Phần mềm sử dụng thiết kế công cụ tương đối lạc hậu nên khó nâng cấp cập nhật cần thiết Trước thực trạng đó, việc xây dựng “Hệ thống thông tin quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính” yêu cầu thiết công ty VDC v CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Chương trình bày số vấn đề nghiệp vụ quản lý văn xử lý công việc hành Đây sở lý để giải toán cụ thể Chương 2.1 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 2.1.1 Khái quát nghiệp vụ quản lý văn Trong trình thực nhiệm vụ quản lý điều hành tác nghiệp, đơn vị hành chính, tổ chức doanh nghiệp trao đổi thông tin thông qua hình thức gửi/nhận văn thức có chữ ký người lãnh đạo có trách nhiệm đóng dấu 2.1.2 Các đối tượng tham gia quản lý xử lý văn Nhân viên Văn thư: Có nhiệm vụ tiếp nhận văn giấy tờ từ bên gửi đến đơn vị, chuyển văn cho lãnh đạo đơn vị chuyển văn đơn vị tới đơn vị khác Bộ phận văn thư nơi cấp số đóng dấu đơn vị cho văn phát hành Lãnh đạo: Là thủ trưởng người thủ trưởng ủy quyền Lãnh đạo đơn vị: Là thủ trưởng đơn vị người thủ trưởng đơn vị ủy quyền Chuyên viên: Đây người trực tiếp xử lý văn gửi đến giải công việc có liên quan tới nội dung văn vi 2.1.3 Quy trình xử lý văn Mục tóm tắt quy trình xử lý văn áp dụng công ty VDC Quy trình xử lý lược đồ hóa cho loại văn bản: văn đến, văn đi, văn nội văn trình ký Mỗi quy trình nêu rõ trình tự xử lý trách nhiệm đối tượng tham gia xử lý văn 2.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH, XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Đặc tả yêu cầu chung mà hệ thống thông tin quản lý văn tợ giúp điều hành, xử lý công việc hành cần đạt gồm yêu cầu chung để đáp ứng công việc, yêu cầu cụ thể nghiệp vụ diễn hệ thống 2.3 MÔ HÌNH TỔNG THỂ HỆ THỐNG Hệ thống hoạt động mạng diện rộng thống bao gồm Công ty với đơn vị văn phòng Công ty Trong giai đoạn (tương ứng với phạm vi đề tài), hệ thống xây dựng triển khai cấp công ty vii CHƯƠNG THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TẠI VDC Chương trình bày số vấn đề lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin áp dụng vào việc thiết kế Hệ thống thông tin tin quản lý giúp văn trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành VDC 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1.1 Định nghĩa phận cấu thành hệ thống thông tin Ba hệ thống tổ chức doanh nghiệp Hoạt động điều hành, quản lý diễn tổ chức doanh nghiệp mô hình hóa với tham gia ba phân hệ: hệ tác nghiệp/sản xuất, hệ định hệ thông tin Hệ thông tin hệ thống có vai trò quan trọng việc liên hệ hai hệ thống định tác nghiệp, bảo đảm chúng vận hành làm cho tổ chức đạt mục tiêu đặt Cung cấp cho hệ định tất thông tin cần thiết trình định (các thông tin xuất phát từ môi trường từ hệ tác nghiệp) Hệ thông tin gồm: Tập hợp thông tin (có cấu trúc cấu trúc, hình thức phi hình thức luân chuyển tổ chức) cách thức sử dụng chúng (quy tắc quản lý) tập hợp phương tiện giúp xử lý thông tin 3.1.2 Quá trình xử lý thông tin hệ thống thông tin Các trình xử lý thông tin hệ thông tin thu nhận thông tin, xử lý cung cấp cho người sử dụng có nhu cầu Thu thập thông tin: Hệ thông tin phải thu nhận thông tin có nguồn gốc khác nhiều dạng khác Tổ chức giữ lại thông tin hữu ích, cần phải lọc thông tin: viii Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập coi bước xử lý đầu tiên, tác động lên thông tin, xử lý thông tin là: Tiến hành tính toán nhóm tiêu, Thực tính toán, tạo thông tin kết quả, Cập nhật liệu (thay đổi loại bỏ) Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin mục tiêu hệ thống Nó đặt vấn đề quyền lực: định việc phân phối? cho ai? sao? Phân phối thông tin có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo sản xuất, trường hợp gọi phân phối dọc Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp số hoạt động phận chức gọi phân phối ngang 3.2.3 Cơ sở liệu, phần cứng, phần mềm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thường xây dựng dựa mô hình máy chủ/máy khách Trong sở liệu cài đặt máy chủ trung tâm Phầm mềm quản trị sở liệu phải đủ mạnh để hỗ trợ việc truy cập đồng thời nhiều người dùng Các phần mềm quản trị sở liệu thường dùng phần mềm quản trị sở liệu SQL Server Oracle Dữ liệu sở liệu Hệ thống thông tin thường liệu chuẩn hóa để tránh dư thừa trùng lặp liệu 3.2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Các bước trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý là: khảo sát sơ xác lập dự án xây dựng hệ thống thông tin; phân tích chi tiết; thiết kế logic; đề xuất phương án giải pháp; thiết kế vật lý ngoài; mua sắm, lắp đặt phần cứng hệ thống; lập trình hệ thống; chạy thử, đào tạo người sử dụng bảo trì nâng cấp hệ thống Bước đầu cần thực riêng biệt trước tiên Chỉ sau bước hoàn thành bước sau tiếp tục thực Các bước sau trừ bước cuối thực song song có phần gối ix 3.2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN, TRỢ GIÚP ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TẠI VDC 3.2.1 Thiết kế chức Sơ đồ phần rã chức loại sơ đồ diễn tả phân rã chức từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút sơ đồ chức năng, quan hệ chức diễn tả cung nối liến nút Phần mô tả tất chức mà hệ thống đáp ứng để quản lý nghiệp vụ cần tin học hóa VDC như: Quản lý văn bản; Quản lý lịch tuần; Quản lý giao ban, báo cáo tuần; Quản lý danh bạ; Quản lý thông báo tin tức nội bộ; Quản lý hệ thống Với chức phân rã có mô tả chi tiết để đảm báo hiểu hệ thống 3.2.2 Biểu đồ luồng liệu mức Sơ đồ luồng liệu (DFD) nêu mô hình hệ thống có quan điểm cân xứng cho liệu tiến trình, thông tin chuyển vận từ tiến trình từ chức sang tiến trình chức khác hệ thống Phần trình bày biểu đồ luồng liệu mức khác nhau: Mức ngữ cảnh, Mức đỉnh, Mức đỉnh 3.2.3 Sơ đồ quan hệ thực thể Sơ đồ quan hệ thực thể cho ta biết mối liên kết thực thể hệ thống Sơ đồ quan hệ thực thể cho ta nhìn rõ ràng thực thể, đối tượng tham gia vào hệ thống mối liên hệ thực thể, đối tượng Phần mô tả chi tiết sơ đồ thực thể cho module: Quản lý văn bản, Quản lý nhắc việc, Quản lý tin tức, Quản lý người dùng… 3.2.4 Thiết kế liệu Dựa vào bước khảo sát, phân tích, thiết kế bước trước đó, phần x ta đưa thiết kế chi tiết bảng thông tin sau: tên bảng (tương ứng với thực thể), mô tả tóm tắt thông tin bảng trường liệu bảng Mỗi trường liệu bảng rõ thông tin: tên trường, kiểu liệu, ý nghĩa, ghi Một số bảng gồm: Bảng Người dùng, Bảng Đơn vị, Bảng Chức danh, Bảng Công văn, Bảng Đầu việc, Bảng Trình ký, Bảng Báo cáo nhắc nhở, Bảng Báo cáo tuần, Bảng Lịch tuần, Bảng Tin tức, Bảng Roles 3.2.5 Thiết kế giao diện Phần đưa thiết kế giao diện nhập liệu phần mềm Mỗi giao diện cho biết mục đích sử dụng đối tượng sử dụng giao diện Việc thiết kế chi tiết giao diện giúp cho người lập trình khách hàng thống với yêu cầu nghiệp vụ trình hệ thống Các giao diện gồm: Giao diện trang cập nhật phân phối văn đến, Giao diện trang cập nhật phân phối văn đi, Giao diện trang tạo văn trình ký, Giao diện trang phân công xử lý công việc xi CHƯƠNG LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG Chương so sánh công nghệ phổ biến lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống Các vấn đề liên quan tới việc cài đặt triển khai hệ thống lựa chọn phần cứng, tổ chức liệu, đào tạo vận hành hệ thống nêu chương 4.1 LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 4.1.1 Một số khái niệm liên quan đến lập trình web Phần trình bày số khái niệm liên quan đến lập trình Web như: Trình duyệt web (Web browser), HTML (HyperText Markup Language – Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản), HTTP (HyperText Transfer Protocol – Giao thức truyền tải siêu văn bản), URL (Uniform Resource Locator- Bộ định vị tài nguyên thống nhất), Siêu liên kết (HyperLink), WWW (World Wide Web), thành phần cấu trúc địa Web 4.1.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình Có nhiều ngôn ngữ lập trình phù hợp để xây dựng phần mềm: ASP, PHP, ASP.NET…Phần nêu ưu nhược điểm ngôn ngữ người viết định chọn ASP.NET cho luận văn dựa ưu điểm như: chạy tảng NET; hỗ trợ đa ngôn ngữ: VB.NET, C#, C++; môi trường phát triển Visual Studio thân thiện, dễ sử dụng; trình biên dịch làm giảm thời gian thực thi 4.1.3 Lựa chọn hệ quản trị sở liệu Trong toán quản lý sở liệu tiêu chí quan trọng việc triển khai hệ thống Phần giới thiệu số hệ quản trị sở liệu tiếng như: MS Access, Oracle, DB2, SQL Server 2000/2005 Hệ quản trị sở liệu SQL Server 2000/2005 tác giả lựa chọn để xây dựng hệ thống dựa ưu điểm như: Phù hợp với quy mô hệ thống xây dựng, dễ quản trị 4.2 YÊU CẦU PHẦN CỨNG 4.2.1 Phần cứng cho máy chủ cài đặt phần mềm Các mô tả yêu cầu cấu hình phần cứng phần mềm cho máy chủ để đảm bảo hệ thống chạy ổn định xii 4.2.2 Phần cứng cho máy khách sử dụng phần mềm Các mô tả yêu cầu cấu hình phần cứng phần mềm cho máy đầu cuối để đảm bảo sử dụng hệ thống đáp ứng tiêu tốc độ truy cập, hiển thị thông tin… 4.3 TỔ CHỨC DỮ LIỆU 4.3.1 Quy tắc lấy số văn Số ký hiệu văn bao gồm phần số phần chữ kèm theo ghi phía bên trái văn bản, ví dụ 264/VDC-CNTT Quy tắc quản lý văn phận văn thư đơn vị quy định Phần số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 tính từ đầu năm đến hết ngày 31/12 năm Phần chữ để phân loại công văn đơn vị phát hành có quy định cụ thể cho loại văn 4.3.2 Quy tắc nhập liệu danh mục Dữ liệu danh mục liệu phục vụ cho nghiệp vụ quản lý hệ thống nên cần cập nhật đầy đủ từ lúc bắt đầu vận hành hệ thống Phần nêu quy tắc cho việc nhập liệu để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, xác 4.4 ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN Các đối tượng đào tạo bao gồm: Quàn trị viên hệ thống, chuyên viên phòng ban, nhân viên chuyên trách Phòng Quản trị Đối ngoại, cấp lãnh đạo Đào tạo quản trị viên: Hướng dẫn thiết lập phần cứng, cài đặt phần mềm liên quan; Hướng dẫn quản trị danh mục hệ thống; Hướng dẫn thiết lập quản lý tham số hệ thống; Hướng dẫn kiểm soát thông tin hệ thống; Hướng dẫn backup liệu; giải đáp thắc mắc thu thập ý kiến phản hồi Đào tạo người có vai trò lãnh đạo: Hướng dẫn chi tiết vai trò chức lãnh đạo hệ thống; Thao tác mẫu Đào tạo chuyên viên chuyên trách Phòng Quản trị đối ngoại: Hướng dẫn chi tiết vai trò chức nhân viên chuyên trách; thao tác mẫu xiii Đào tạo cán bộ, nhân viên phòng ban: Đào tạo kiến thức máy tính: Giới thiệu khái niệm sở máy tính, phần mềm máy tính; Đào tạo nhận thức hệ thống: Giúp họ nhận thức hệ thống làm công việc gì; Đào tạo người sử dụng biết sử dụng thông tin hệ thống: Phân định trách nhiệm người sử dụng hệ thống; Đào tạo sử dụng phần mềm; Hướng dẫn chi tiết vai trò chức nhân viên; Thao tác mẫu 4.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI Mô tả quy trình triển khai hệ thống từ giai đoạn cài đặt, thiết lập cấu hình đến thức áp dụng Quy trình triển khai làm sở cho việc thực nhiệm vụ bên trình triển khai nhằm đảm bảo hệ thống vận hành yêu cầu tiến độ xiv KẾT LUẬN Phần tóm tắt số kết luận văn nêu hướng phát triển đề tài nghiên cứu Các kết là:  Nghiên cứu cách hệ thống quy trình bán xử lý văn bản, văn giấy tờ VDC  Phân tích toán nghiệp vụ mô hình hoá chức luồng liệu vào cách thức xử lý liệu thông qua sơ đồ chức năng, DFD, ERD kiến trúc tổng thể hệ thống  Phần mềm hệ thống xây dựng công nghệ Net, cụ thể asp.net sử dụng sở liệu SQL Server 2000 đáp ứng yêu cầu đặt ra: - Quản trị hệ thống: Phân quyền hệ thống, quản lý menu động… - Quản lý văn bản: Văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn trình ký - Quản lý nhắc tiến độ công việc: Phân xử lý văn bản, thông tin tiến độ xử lý công việc - Quản lý danh bạ, báo cáo tuần, thông báo giao ban - Quản lý tin tức: Nhập tin, duyệt tin - Quản lý danh mục: cho phép thực thao tác “mới”, “thêm”, “sửa”, “xoá”… danh mục từ điển người sử dụng, sổ văn bản, đơn vị… Hướng phát triển đề tài mở rộng hệ thống áp dụng cho trung tâm trực thuộc VDC VDC1, VDC2, VDC3,…để có hệ thống vận hành đồng đạt hiệu cao Thông tin luân chuyển xử lý nhanh chóng văn phòng công ty trung tâm mà giảm đáng kể hạn chế khoảng cách địa lí