- Đẩy mạnh bán hàng phục vụ mọi đối tợng - Đảm bảo đủ vật t, nguyên phụ liệu cho sản xuất - Đảm bảo đủ thuốc phòng, chữa bệnh cho nhân dân, kinh doanh có hiệu quả.. *Quyền hạn: - Thực
Trang 1Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
chi nhánh dợc thanh sơn
Chi nhánh dợc Thanh Sơn là Chi nhánh có trách nhiệm sản xuất, kinh doanhthuốc - vật t y tế cho nhân dân địa phơng và các tỉnh trong cả nớc
Với số vốn ban đầu còn ít, cơ sở vật chất còn cha đợc đầy đủ nhng sau nhiềunăm đi vào hoạt động đến nay Chi nhánh đã có số vốn khá lớn, phạm vi kinh doanhrộng, đặc biệt là cơ sở vật chất khá đầy đủ với các máy móc và các trang thiết bị hiện
đại Các mặt hàng kinh doanh trở nên đa dạng hơn, phong phú hơn rất nhiều
Với những gì mà Chi nhánh đã và đang đạt đợc cộng với sự nhiệt huyết của các
cổ đông, các nhân viên trong chi nhánh chắc chắn.Chi nhánh Dợc Thanh Sơn, sẽ ngàycàng phát triển đáp ứng nhu cầu của nhân dân và của toàn xã hội trong lĩnh vực Y D -ợc
A-Hệ thống tổ chức của chi nhánh D ợc Thanh Sơn
B Chức Trách, Nhiện Vụ Của Những Ng ời Đứng Đầu Bộ Máy Điều Hành
3 Chức trách, nhiệm vụ của Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc là ngời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Chinhánh Chịu sự giám sát trớc pháp luật về việc thực hiện các quyền- nhiệm vụ đợcgiao
Trang 2Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
Tổng giám đốc có quyền và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phơng án đầu t của Chi nhánh
- Kiến nghị phơng án, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ trong Chi nhánh
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Chi nhánh
- Tuyển dụng lao động
- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật
4 Chức trách, nhiệm vụ của phó Tổng giám đốc:
Phó tổng giám đốc phụ trách khâu kế hoạch toàn chi nhánh, đảm bảo hàng hoátrong hệ thống lu thông của Chi nhánh
-Xây dựng đơn giá tiền lơng
-Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội
- Xây dựng củng cố lực lợng bảo vệ, công tác an ninh, an toàn phòng chống cháy nổ
- Lập kế hoạch xây dựng tu xửa nhà xởng – phục vụ sản xuất – kinh doanh
- Sắp xếp loại lao động, nâng lơng, công tác tổ chức tuyển chọn hợp đồng, nhận và lutrữ hồ sơ tiếp khách
* Quyền hạn:
- Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ đợc hội động quản trị, ban giám đốc giao cho
- Tạm dừng và báo cáo lãnh đạo những việc ngời lao động vi phạm nội quy, quy chế,quy trình, quy phạm chuyên môn, vi phạm pháp luật
5.2 Phòng kế toán nghiệp vụ:
* Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch tháng, quý, năm cho sản xuất kinh doanh
- Đẩy mạnh bán hàng phục vụ mọi đối tợng
- Đảm bảo đủ vật t, nguyên phụ liệu cho sản xuất
- Đảm bảo đủ thuốc phòng, chữa bệnh cho nhân dân, kinh doanh có hiệu quả
- Xây dựng quy chế khoản quan trọng trong kinh doanh
- Công tác xây dựng giá bán hàng hoá
- Điều tiết hàng hoá cho phù hợp với nhu cầu hiệu thuốc
* Quyền hạn:
- Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ đợc HĐQT và ban giám đốc giao cho
- Tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh
5.3 Phòng kiểm tra chất lợng thuốc:
Trang 3Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng mức vật t kỹ thuật
- Xây dựng quy trình, quy phạm sản xuất
- Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công việc sản xuất kinh doanh
- Nghiên cứu mặt hàng mới, nghiên cứu cải tiến và áp dụng những thành tựukhoa học vào sản xuất kinh doanh Tập hợp các nghiên cứu, sáng kiến cải tiến
- Xây dựng chế độ bảo dỡng định kỳ máy móc thiết bị trong xản suất Đề xuất
kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc cho sản xuất kinh doanh đảm bảo chocông việc đợc hoạt động liên tục
*Quyền hạn:
- Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ mà lãnh đạo giao cho
- Đợc tạm dừng và báo cáo lãnh đạo những công việc mà lãnh đạo giao cho
ng-ời lao động thực hiện không đúng quy trình, quy phạm, những vật t hàng hoá,sản phẩm cha đủ tiêu chuẩn
- Đảm bảo hàng hoá, thuốc vật t thiết bị, nguyên phụ liệu
- Đảm bảo đúng, đủ, chính xác về việc thực hiện quy chế thuốc độc, quy chế
Trang 4Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
* Nhiệm vụ:
- Chấp hành đầy đủ các nội quy, quy định, quy trình, quy phạm trong sản xuất
- Tổ chức hoàn thành tốt các kế hoạch đợc giao
- Đảm bảo tốt công tác vệ sinh công nghệ – môi trờng
- Quản lý vật t, lao động kỹ thuật đợc giao
- Sản xuất thuốc theo tiêu chuẩn GMP
- Tổ chức thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu trong cơ chế khoán quản
- Kinh doanh phải có lãi
- Không để mậu dịch viên lấy thuốc ngoài về bán
- Đảm bảo an ninh an toàn về ngời và hàng hoá
- Đợc giới thiệu và chấp nhận ngời vào bán thuốc
* Quyền hạn:
- Đợc hởng quyền lợi của ngời lao động trong hợp đồng lao động, thoả ớc lao
động tập thể trong quy chế khoán quản
- Không bán thuốc ngoài danh mục quy định, thuốc kém chất lợng
C công tác quản lý kinh doanh:
- Thuốc là một loại hàng hoá đặc biệt ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ và tínhmạng của con ngời
- Trong sự nghiệp đổi mới đất nớc do Đảng CSVN khởi sớng, ngành Y Dợc đã cóbớc phát triển vợt bậc góp phần chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân Vì thế côngtác kinh doanh đòi hỏi phải có những quy định nghiêm ngặt tuân thủ theo quy chế,chế độ chuyên môn về Dợc
1- Phạm vi kinh doanh:
- Kinh doanh nguyên liệu làm thuốc, sản phẩm
- Kinh doanh hoá chất
- Kinh doanh hoá mỹ phẩm thực phẩm
- Kinh doanh trang thiết bị y tế và dụng cụ y tế
- Kinh doanh vật t thông dụng và chuyên dùng
- Sản xuất chế biến một số loại động, thc vật làm thuốc
- T vấn hệ thống quản lí chất lợng
- T vấn chăm sóc và dịch vụ sức khoẻ nhân dân
Trang 5Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
2- Công tác kinh doanh:
- Marketinh trong kinh doanh dợc thực chất là tổng hợp các chính sách, chiến
l-ợc kinh doanh nhằm mang lợi nhuận cao cho Chi nhánh, đồng thời cũng phải vìmục đích chăm sóc sức khoẻ cộng đồng
- Công tác kinh doanh tại Chi nhánh, đợc thực hiện từ khâu đầu tiên là khâuMarketing
- Chi nhánh chào hàng ở các bệnh viện, xã, nhà thuốc từ đó nắm rõ đợc nhu cầucầu các đơn vị có nhu cầu đặt hàng Công tác Marketing cần thu nhập rất nhiều thôngtin nh điều tra:
+ Mô hình bệnh tật của dân c
+Nhu cầu muc thuốc từng tháng từng mùa
+ Năng lực kinh tế khả năng tiêu thụ thuốc
+ Công tác quảng cáo thuốc: quảng cáo bằng tờ rơi, quảng cáo trên ti vi, báo chí + Việc quảng cáo phải đợc tuân thủ theo quy định của bộ y tế
- Sau khi những đơn vị đã đồng ý mua thuốc của Chi nhánh, đơn vị đó phải làm dựtrù, từ dự trù của cơ sở thì phòng kế hoạch mới tập hợp và lên kế hoạch lấy hàng theo
đúng nhu cầu của đơn vị cần mua: tên thuốc, đơn vị, hàm lợng, nồng độ
- Sau khi lấy hàng về phải tổ chức nghiệm thu, ghi vào sổ nghiệm thu theo dõi chấtlợng, hạn dùng của thuốc
Tên thuốcnồng
độhàm lợng
Nơi sản xuất
Đơn
vị tính
Số Lợng
Số
đăng kí
Số kiểm soát
Hạn dùng
Ghichú
- Nghiệm thu xong, phòng kế hoạch tồng hợp lại, bộ phận kế toán viết hoá đơn hàng
và giao cho các cơ sở
3- Hoạt động kinh doanh của chi nhánh:
- Nhập thuốc từ các doanh nghiệp sản xuất, các nhà phân phối trong và nớc ngoài
- Thực hiện bán thuốc cho các cơ sở, bệnh viện, trạm y tế, cơ quan các nông lâm ờng xí nghiệp và các đại lí bán thuốc
tr-4- Địa bàn kinh doanh:
-Tất cả các tỉnh trong cả nớc
5 Tổ chức mua bán:
Trang 6Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
- Nhập nguồn thuốc đáng tin cậy, đảm bảo chất lợng, giá cả phù hợp với nhu cầungời mua Tăng cờng giới thiệu đặc biệt là các loại thuốc mới, biệt dợc mới
- Hớng dẫn sử dụng thuốc hợp lí an toàn tại quầy và trên các phơng tiện để tạo điềukiện cho ngời mua hiểu biết về thuốc
- Thờng xuyên thăm dò ý kiến khách hàng và giữ chữ tín
- Xác định phơng thức bán hàng, thủ tục bán, giá bán hàng tạo thuận lợi cho ngờimua
- Các đại lý, nhà thuốc phải cố bằng chuyên môn về Dợc.chứng chỉ ghề và giấy đủ
Trang 7Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
- Đảm bảo cung ứng đủ, kịp thời thuốc, hóa chất, dụng cụ y tế đáp ứng nhu cầu
chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân
- Thực hịên vai trò chủ đạo về y tế, y dụng cụ tại địa phơng
- Phấn đấu hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kinh tế để đạt đợc hiệu quả kinh tế
cao nhất
- Cung ứng đầy đủ thuốc, dụng cụ y tế cho các hiệu thuốc bán lẻ trực thuộc sự
quản lý của Chi nhánh
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Ngoài việc cung ứng thuốc và dụng cụ y tế cho các nhà thuốc trực thuộc chi
nhánh quản lý, phòng còn có trách nhiệm phân phối thuốc, dụng cụ y tếcho các cơ sở y tế, bệnh nhân, bệnh xã cơ quan, các trạm y tế ph -ờng đóng trên địa bàn thành phố
- Điều tra nắm bắt toàn bộ nhu cầu thuốc, hoá chất y dụng cụ tại đại phơng
để xây dựng quy hoạch lập dự trù với Chi nhánh Tổ chức và thực hiện các kếhoạch khi đợc Tổng giám đốc Chi nhánh
- Nhằm mục đích phục vụ nhân dân một cách tốt nhất, phòng thị trờng đã mởrộng mạng lới bán buôn, bán lẻ
- Tổ chức và thực hiện tốt công tác thơng mại, Dợc phẩm Tuỳ theo điều kiệntừng nơi mà tổ chức bán hàng hợp lý, đảm bảo quyền lợi cho ngời tiêu dùng ,tích cực tuyên truyền quảng cáo, huớng dẫn đầy đủ cách sử dụng thuốc an toànhợp lí
- Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế chuyên môn, kỹ thuật và nhiệm vụ quản lý
kinh tế
- Phối hợp với các cơ quan chức năng làm tốt công tác quản lý thị trờng, ngăn
chặn thuốc giả , thuốc kém chất lợng
- Trởng phòng thị trờng tiến hành nghiên cứu thị trờng tại từng vùng và lấy đó
làm căn cứ để giao khoán doanh thu cho từng quầy và thờng xuyên họptiếp thu cùng nhân dân hoàn thành vợt mức kế hoạch đề ra
- thực hiện đúng phơng thức kinh doanh do Tổng giám đốc Chi nhánh đề ra Hạch
toán đúng các nguyên tắc tài chính, kế hoạch, tính đúng, tính đủ, tính kinhdoanh phải nhanh nhậy, sắc bén và đúng pháp luật
- Hàng tháng phải báo cáo kịp thời số lợng chính xác đối chiếu với thủ kho
- Quản lý và chỉ đạo về các mặt về kinh doanh đối với các quầy thuốc trực thuộc
Trang 8Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
2 Công tác bán hàng tại phòng thị trờng:
Bán thuốc là khâu cuối cùng của ngành Dợc là sợi dây nối giữa sản xuất với tiêudùng, thông qua nhân viên bán hàng mà ngời dân thấy đợc sự quan tâm của Đảng, nhànớc chăm lo đến sức khoẻ công đồng
- Chuẩn bị: Trớc khi mở cửa phục vụ, nhân viên bán thuốc phải chuẩn bị đầy đủcác phơng tiện bán hàng mà ngời dân thấy đợc sự quan tâm của Đảng, nhà nớc chăm
lo đến sức khoẻ cộng đồng
- Bán thuốc: Ngời bán thuốc phải có trình độ chuyên môn Dợc, có sức khoẻ, có
đạo đức, không mắc bệnh truyền nhiễm
* Thực hiện bán thuốc qua 5 bớc:
+ Tiếp khách hay tìm hiểu nhu cầu của ngời mua
+ Nhận đơn phiếu, giói thiệu và giá tiền
+ Chuẩn bị thuốc đơn giá và ghi nhãn
+ Nhận tiền giao thuốc, hớng dẫn cách dùng và bảo quản
+ Chép đơn hay ghi hoá đơn cho khách hàng
* Trong quá trình giao tiếp t vấn với khách hàng cần:
+Thái độ phục vụ: phải vui vẻ, niềm nở, hoà nhập, phục vụ tận tình
- Chống nhầm lẫn: Nhân viên bán thuốc phải thực hiện đầy đủ các quy chếchuyên môn đã ban hành nh: chống nhầm lẫn trong bán thuốc, chế độ ghichép ban đầu
Trang 9Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
III Công tác quản lí và quy trình xuất – nhập hàng trong kho thuốc của phòng thị trờng
2 Quy trình xuất nhập khẩu.
- Đọc hoá đơn phiếu nhập và thực hiện nhập kho từng mặt hàng khi hàng hoá
đ-ợc xác định, theo dõi chất lợng đủ điều kiện nhập kho(số lô bao bì nguyên vẹn)
- Không nhập kho đối với hàng hoá không đúng hạn và cận hạn
- Vào sổ ghi chép hàng hoá nhập kho theo hoá đơn và thẻ kho
- Sắp xếp hàng theo cách dễ tìm dễ thấy dễ lấy, dễ kiểm tra xuất nhập
- Với hàng hoá trả về, hàng cha đủ điều kiện nhập kho đợc để ở khu vực riêng
* Xuất kho
Nguyên tắc chung
- Hàng nhập trớc xuất trớc Hạn dùng ngắn xuất trớc
- Đọc hoá đơn lệnh xuất hàng, giám sát tính hợp lệ của thủ tục trên hoá đơn
- Thủ kho và khách hàng ký đầy đủ trên các háo đơn
- Cập nhật thẻ kho trong ngày
- Khi có sự sai lệch, vớng mắc đợc sử lí và thông báo, báo cáo kịp thời cóchứng từ xác nhận
IV Nội quy kho
- Ngời không có nhiệm vụ không đợc ra vào kho
- Thủ kho không đợc vào kho trong giờ làm việc, không làm việc khác tạikho, phải thực hiện những điều kiện sau:
Trang 10Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
*Chống: chống ẩm, chống nóng, chống nấm mốc, sâu bọ, mối mọt, chống cháy nổ,chống để thuốc quá hạn sử dụng, chống nhầm lẫn đổ vỡ mất mát
*3kiểm tra: Kiểm tra xuất, nhập có đúng thể thức không, kiểm tra nhãn thuốc có đúngquy chế không, kiểm tra nhãn thuốc có đúng quy chế không, kiểm tra chất lợng thuốcbằng cảm quan có tốt không
*3 đối chiếu: đối chiếu đơn thuốc, đơn phiếu với nhãn thuốc, đối chiếu nồng độ hàm ợng trên đơn phiếu với nhãn, đối chiếu số lợng, số khoản trên hoá đơn, phiếu thuốc với
l-số lợng thuốc chuẩn bị đợc giao
- Hết giờ làm việc phải khoá cửa, niêm phong kho, bàn giao cho bảo vệ chìakhoá theo đúng quy định của chi nhánh
V Bảo quản thuốc dụng cụ y tế
- Trong kho thuốc có nhiệt kế, ẩm kế để theo giõi nhiệt độ, độ ẩm để có kế hoạchphòng chống nóng ẩm kịp thời
- Kho thuốc áp dụng phờng pháp thông hơi, thông gió tự nhiên và bằng phơngpháp cơ điện nh máy điều hoà điện, hệ thống quạt điện
- Thuốc, hoá chất dụng cụ y tế có bao bì đóng gói đáp ứng với yêu cầu từng loại
- Thuốc, hoá chất dễ hút ẩm chảy nớc đợc bảo quản trong đồ bao gói kín có chấthút ẩm kèm theo và đợc để nơi khô ráo
- Bông, băng, gạc, chỉ khâu đợc bảo quản trong kho thoáng, khô ráo tránh ẩm mốc
- Đối với thuốc, có sổ theo dõi nhận xét, xo bảng theo dõi hạn dùng Thờng xuyênkiểm tra chất lợng và hạn dùng của thuốc Thuốc đợc gia hạn thêm phải gián tem giahạn trên mỗi hộp, chai lọ, ống tiêm Thuốc hết hạn xử lý thận trọng và có sự tính toán
cụ thể
VI Các loại sổ sách thống kê, báo cáo
1/ Chế độ sổ sách.
- Hồ sơ sổ sách của Khoa Dợc chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Bộ y tế
- Lập sổ sách thanh toán thống kê báo cáo
- Sổ sách phải đánh số trang, có đóng dấu giáp lai và xác nhận của thủ trởng đơn vị
- Thanh toán thuốc: Thống kê và tổng hợp số lợng thuốc, vật t đã phát ra, số liệuphải trùng khớp với các chứng từ xuất nhập, sau đó chuyển kho phòng kế toán theodõi
- Các chứng từ đợc theo dõi theo quy chế hiện hành
- Quản lí sổ sách nếu mất phải báo cáo ngay với các cơ quan quản lí cấp trực tiếp
* Một số mẫu sổ sách của phòng thị trờng
Mẫu 1:
Thẻ nhập kho
Trang 11Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
Ngày lập thẻ:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t:
Đơn vị tính:
Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xácnhận của kế toán xuất nhập Ngày tháng năm Nhập xuất tồn Mẫu 2:
phiếu nhập kho Ngày tháng năm
Ngời giáo hàng:
Đơn vị:
Số hoá đơn:
Nội dung:
Tài khoản:
Mã kho Tên vật t Đơn vị tính số lợng Đơn giá Thành tiên Ghị chú Tổng cộng tiền hàng:
Chi phí:
Thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán Thủ kho Giám đốc
Trang 12Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
Chi nhánh dợc thanh sơn- phú thọ Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
dự trù mua thuốc gây nghiện
Nhậptrongkỳ
Tổngsố
Xuấttrongkỳ
Tồncuốikỳ
Ngoài ra còn có rất nhiều các loại sổ sách nh:
- Làm tốt công tác ghi chép ban đầu và ghi tại chỗ
- Hàng ngày ghi chép cuối ngày kiểm tra đối chiếu
*Báo cáo:
- Báo cáo định kỳ
- báo cáo đột xuất
- báo cáo nghỉ
*Hoá đơn GTGT: hoá đơn xuất, hoá đơn nhập
- Hoá đơn xuất:đợc lu trữ tại kho để xuất hàng, cuối tháng chuyển cho kếtoán để hạch toán
- Hoá đơn nhập đợc kèm với số hàng nhập
*Thẻ kho: dùng để theo dõi nhập hàng hoá vào kho
*Số lô: chuyên dùng để theo dõi số lô sản xuất khi nhập hàng hoá vào kho
Trang 13Tr ờng Cao Đẳng D ợc Phú Thọ
3/ Một số quy định về luân chuyển hàng hoá và chứng từ.
- Hàng nhập kho: phải có hoá đơn đỏ GTGT ( căn cứ vào hoá đơn nhập kho)
- Hàng lấy tại các công ty thông qua hoá đơn nhập kho GTGT sau khi vàothẻ kho chuyển cho kế toán hạch toán
- Hoá đơn xuất hàng lập xong với đầy đủ các chỉ tiêu ghi trên hoá đơn
- Việc quản lý hoá đơn phải hết sức chặt chẽ
VII Danh mục thuốc thiết yếu
Trang 14Tr êng Cao §¼ng D îc Phó Thä