nghiên cứu hoạt động của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty in nguyễn minh hoàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI VÕ THỊ THU HỒNG NGHIÊN CỨU HOẠT ðỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN NGUYỄN MINH HOÀNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Thị Tâm HÀ NỘI - 2011 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… i LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan rằng những số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào. Tôi xin cam ñoan rằng mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn ñều ñã ñược chỉ rõ nguồn gốc. Tác giả luận văn Võ Thị Thu Hồng Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… ii LỜI CẢM ƠN ðể hoàn thành luận văn này, tôi ñã nhận ñược sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS TS Nguyễn Thị Tâm cùng những ý kiến ñóng góp quý báu của các thầy cô trong bộ môn Kế toán tài chính, bộ môn Kế toán quản trị-Kiểm toán Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện Sau ðại học- Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới những sự giúp ñỡ quý báu ñó. Tôi cũng xin chân thành cám ơn Phòng tài chính – Công An TP.Hồ Chí Minh - nơi ñã tạo ñiều kiện ñể tôi có thời gian hoàn thành luận văn này. Xin chân thành cám ơn Công ty in Nguyễn Minh Hoàng, bạn bè và các ñồng nghiệp ñã giúp ñỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Xin cám ơn. Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2011 Tác giả luận văn Võ Thị Thu Hồng Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… iii MỤC LỤC Lời cam ñoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục bảng v Danh mục sơ ñồ vi Danh mục biểu vii Danh mục lưu ñồ vii Danh mục chữ viết tắt viii 1 MỞ ðẦU 1 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài: 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 3 1.3 Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra: 4 1.4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ðỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 5 2.1 Cơ sở lý luận về hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán NVL 5 2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại Việt Nam 20 3 GIỚI THIỆU CÔNG TY IN NGUYỄN MINH HOÀNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24 3.1 Giới thiệu về Công ty 24 3.2 Phương pháp nghiên cứu 38 4 NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY 42 4.1 ðánh giá thực trạng hoạt ñộng của HTTT kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 42 4.1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu tại Công ty: 42 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… iv 4.1.2 Các yêu cầu của công ty ñối với HTTT kế toán NVL phục vụ cho hoạt ñộng quản lý của công ty: 45 4.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán NVL của công ty 46 4.1.4 Hoạt ñộng của chu trình nghiệp vụ thuộc HTTT kế toán NVL 48 4.1.5 Hệ thống sổ kế toán tại công ty: 73 4.1.6 Kết xuất dữ liệu & sử dụng hệ thống thông tin kế toán NVL 75 4.17 ðánh giá chung về hoạt ñộng của Hệ thống thông tin kế toán trong quản lý nguyên vật liệu tại công ty 77 4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HT TTKT NVL tại Công ty in Nguyễn Minh Hoàng 79 4.2.1 Giải pháp 1 Tập trung xây dựng quy trình thu thập và xử lý dữ liệu 79 4.2.2 Giải pháp 2 Khai thác sử dụng thông tin trong HTTTKT cho hiệu quả 81 4.2.3 Giải pháp 3 Nghiên cứu phát triển hệ thống 82 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85 5.1 Kết luận 85 5.2 Kiến nghị 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… v DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang 3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 32 3.2 Tình hình lao ñộng của Công ty 33 3.3 Kết quả SXKD của Công ty qua 3 năm 34 4.1 Kế hoạch dự trù nguyên vật liệu trong 3 năm 42 4.2 Cấu trúc HTTT kế toán của Công ty in Nguyễn Minh Hoàng 46 4.3 Cơ chế hoạt ñộng của các thành phần trong HTTTKT NVL của công ty 48 4.4 Hệ thống chính sách áp dụng trong chu trình nghiệp vụ NVL 49 4.5 ðơn giá nhập NVL tại Công ty tháng 2/2011 58 4.6 Hoạt ñộng của HTTT kế toán nhập kho NVL của Công ty 62 4 7 Hoạt ñộng của HTTTKT xuất kho NVL 67 4.8 Biên bản kiểm kê vật tư 69 4.9 Hoạt ñộng của các thành phần chu trình nghiệp vụ kiểm kê NVL 71 4.10 Bảng kê xuất nhập tồn kho NVL của công ty in Nguyễn Minh Hoàng 76 4.11 Phân bổ chi phí nguyên vật liệu 77 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… vi DANH MỤC SƠ ðỒ STT Tên sơ ñồ Trang 2.1 Hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp 7 2.2 Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán 8 3.1 Quy trình công nghệ in 28 3.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty in Nguyễn Minh Hoàng. 29 3.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 35 3.4 Khung nghiên cứu ñề tài 38 4.1 Quy trình nhập kho NVL tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng 50 4.2 Sơ ñồ luân chuyển phiếu nhập kho tại Công ty Nguyễn Minh Hoàng 55 4.3 Sơ ñồ luân chuyển hóa ñơn GTGT 57 4.4 Sơ ñồ luân chuyển phiếu xuất kho 65 4.5 Sơ ñồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 73 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… vii DANH MỤC BIỂU STT Tên biểu Trang 4.1 Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 53 4.2 Phiếu nhập kho 54 4.3 Hóa ñơn GTGT 56 4.4 Phiếu xuất kho 64 4.5 Thẻ kho 74 DANH MỤC LƯU ðỒ STT Tên lưu ñồ Trang 4.1 Lưu ñồ chứng từ trong HTTT Nhập kho nguyên vật liệu 60 4.2 Lưu ñồ chứng từ mua hàng bị trả lại trong HTTTKT NVL 63 4.3 Lưu ñồ chúng từ xuất kho trong HTTTKT của Công ty 66 4.4 Lưu ñồ nghiệp vụ kiểm kê vật tư 70 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… viii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Diễn giải CATP Công an Thành phố CBCNV Cán bộ công nhân viên CSDL Cơ sở dữ liệu ðTTC ðầu tư tài chính GTGT Giá trị gia tăng HðND Hội ñồng nhân dân HTTT Hệ thống thông tin HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán NVL Nguyên vật liệu N – X – T Nhập – Xuất – Tồn S Sản xuất UBNDTP Ủy ban Nhân dân Thành phố Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………… 1 1. MỞ ðẦU 1.1. Tính cấp thiết của ñề tài Thế kỷ 21, nền kinh tế Thế giới và Việt Nam ngày càng có sự chuyển biến to lớn hướng chung là toàn cầu hóa giữa các quốc gia ñể hội nhập, ñồng thời có sự hợp tác khu vực ngày càng sâu rộng. Tham gia vào tổ chức kinh tế thế giới APEC, AFTA,WTO…sẽ mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn và thử thách. Sự cạnh tranh là ñiều tất yếu ñể mỗi doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Do vậy, doanh nghiệp cần tự chủ trong kinh doanh, tạo chỗ ñứng vững trên thị trường, luôn ñổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm ñáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, giá thành hạ và kinh doanh có lãi. Khi một doanh nghiệp bước vào con ñường kinh doanh thì lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng ñầu và ñể ñạt ñược mục tiêu của mình các doanh nghiệp phải quan tâm ñến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu hồi ñể làm sao với chi phí bỏ ra thấp nhất nhưng lợi nhuận thu ñược cao nhất. Muốn ñem lại lợi nhuận và tăng trưởng quy mô doanh nghiệp thì cần sự lãnh ñạo khoa học và quản lý chặt chẽ. ðể làm ñược ñiều này các doanh nghiệp luôn phải quan tâm ñến các yếu tố ñầu vào, ñặc biệt là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố ñầu vào không thể thiếu ñược, là yếu tố vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tạo ra giá thành sản phẩm. Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng ñến việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí. Thiếu NVL thì quá trình sản xuất sẽ bị gián ñoạn hoặc không thể tiến hành sản xuất ñược. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là ñối tượng lao ñộng một trong ba yếu tố cấu tạo cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào quy trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong [...]... ng thông tin k toán nguyên v t li u - ðánh giá th c tr ng ho t ñ ng c a H th ng thông tin k toán nguyên v t li u t i Công ty In Nguy n Minh Hoàng Trư ng ð i h c Nông Nghi p Hà N i – Lu n văn th c sĩ khoa h c kinh t ………………………… 3 - ð xu t m t s gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng thông tin k toán nguyên v t li u t i Công ty In Nguy n Minh Hoàng 1.3 Câu h i nghiên c u ñư c ñ t ra - H th ng thông tin k toán. .. c kinh t ………………………… 23 3 GI I THI U CÔNG TY IN NGUY N MINH HOÀNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN C U 3.1.Gi i thi u v Công ty 3.1.1 L ch s hình thành và ch c năng nhi m v c a Công ty 3.1.1.1 L ch s hình thành & phát tri n Tên Công ty: Công ty in Nguy n Minh Hoàng ð a ch : 100 Lê ð i Hành, P.7, Q.11, TP.HCM và có m t phân xư ng tr c thu c s 555 L c Long Quân, P.10, Q.Tân Bình, TP.HCM Công ty In Nguy n Minh Hoàng. .. cao ch t lư ng HTTT k toán NVL cho công ty? 1.4 ð i tư ng và ph m vi nghiên c u 1.4.1 ð i tư ng nghiên c u - Các b ph n, thành ph n liên quan ñ n H th ng thông tin k toán nguyên v t li u t i Công ty In Nguy n Minh Hoàng 1.4.2 Ph m vi nghiên c u Ph m vi v không gian: ð tài ñư c t p trung nghiên c u t i Công ty In Nguy n Minh Hoàng Ph m vi v th i gian: + V th i gian thu th p s li u: Nghiên c u th c tr ng... 211/Qð-VB cho phép Công ty In Nguy n Minh Hoàng tr c thu c Công an Thành ph Ngày 19/04/1993, Giám ñ c Công an Thành ph ra Quy t ñ nh s 189/QðCATP y quy n qu n lý và tr c ti p ñi u hành ho t ñ ng c a Công ty In Nguy n Minh Hoàng thu c Phòng công tác chính tr thu c Công an Thành ph Công ty In Nguy n Minh Hoàng là ñơn v s nghi p có tư cách pháp nhân, có con d u riêng, h ch toán kinh t ñ c l p, t cân... Như v y, h th ng thông tin k toán ñư c hi u là vi c k t h p các b ph n c u thành h th ng ñ thu th p, x lý và báo cáo thông tin k toán cho ngư i s d ng trong m t môi trư ng nh t ñ nh.[5] b) Các ñ c tính c a thông tin : - Có ñ tin c y: ð tin c y th hi n ñ trung th c và ñ chính xác Thông tin có ñ tin c y th p s gây cho doanh nghi p nh ng h u qu t i t - Tính ñ y ñ : Tính ñ y ñ c a thông tin th hi n s bao... lý Xu t d li u: S phân ph i các thông tin ñã ñư c x lý t i nh ng ngư i ho c nh ng ho t ñ ng c n s d ng nh ng thông tin ñó ð i v i h th ng thông tin k toán NVL là nh ng báo cáo tình hình nh p xu t t n kho hay các b ng phân b chi phí v t tư ñ u vào c a SX Lưu tr thông tin: Vi c lưu tr thông tin cũng là m t trong nh ng ho t ñ ng quan tr ng c a h th ng thông tin Các thông tin ñư c lưu tr thư ng ñư c t ch... y công tác k toán Nguyên v t li u t i Công ty In Nguy n Minh Hoàng là r t c n thi t và ph i ñư c t ch c t t T ch c h th ng thông tin k toán là m t trong nh ng n i dung quan tr ng trong t ch c công tác qu n lý t i doanh nghi p V i ch c năng thu th p, ghi chép và lưu tr d li u khi có yêu c u H th ng thông tin k toán s phân tích t ng h p và l p các báo cáo thích h p cung c p cho ngư i s d ng thông tin. .. u Thông tin ph n h i: H th ng thông tin thư ng ñư c ñi u khi n thông qua các thông tin ph n h i Thông tin ph n h i là nh ng thông tin quay l i ph n ánh ch t lư ng c a d li u sau khi xu t ra, giúp cho b n thân nh ng ngư i ñi u hành m ng lư i thông tin có th ñánh giá l i và hoàn thi n quá trình thu th p và x lý d li u mà h ñang th c hi n 2.1.1.3 T ng quan chung v nguyên v t li u: a) Khái ni m NVL: Nguyên. .. công ngh thông tin trong lĩnh v c tài chính c a T ng công ty Yêu c u ñ t ra là h th ng thông tin k toán và qu n lý c a T ng công ty cung c p toàn b b c tranh v tình hình tài chính c a mình và cho phép ki m soát toàn b các giao d ch nghi p v , giúp tăng t c ñ khai thác thông tin và tính minh b ch trong các báo cáo tài chính t ñó tăng hi u qu ho t ñ ng c a doanh nghi p ð ng th i h th ng thông tin k toán. .. t o ra nh ng thông tin không dùng ho c ra các quy t ñ nh sai vì hi u sai thông tin - Tính an toàn: Thông tin là m t ngu n l c quý báu c a t ch c cũng như các tài s n khác Thông tin c n ñư c b o v và s thi u an toàn v thông tin cũng có th gây ra nh ng thi t h i l n cho t ch c - Tính k p th i: Thông tin c n ñư c chuy n t i ngư i s d ng vào ñúng lúc c n thi t.[13] Phân lo i h th ng thông tin : Do có nh . hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng . 1.3. Câu hỏi nghiên cứu ñược ñặt ra - Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là gì? Cung cấp thông tin thông. công tác quản lý NVL tại công ty, chúng tôi tiến hành nghiên cứu ñề tài Nghiên cứu hoạt ñộng của hệ thống thông tin kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty In Nguyễn Minh Hoàng làm ñề tài bảo. kế toán NVL 48 4.1.5 Hệ thống sổ kế toán tại công ty: 73 4.1.6 Kết xuất dữ liệu & sử dụng hệ thống thông tin kế toán NVL 75 4.17 ðánh giá chung về hoạt ñộng của Hệ thống thông tin kế toán