đồ án công nghệ thông tin Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản tri doanh nghiệp (ERP) Openbravo tại công ty onlinE Solution Company (ESC)

ERP Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụngquản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thốn

LỜI NÓI ĐẦU

Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo Th.S Tô Văn Nam, người đã tận tìnhhướng dẫn và bổ sung nhiều kiến thức quớ giỏ cho em trong suốt quá trình thựchiện đồ án

Em chân thành cảm ơn các thầy cô trong Hội đồng bảo vệ đồ án tốt nghiệp đãdành thời gian đọc và góp ý, nhận xét cho đồ án Em xin bày tỏ sự biết ơn đến cỏccỏc cô giáo, thầy giáo trong Viện Công nghệ thông tin và Truyền Thông, trườngĐại học Bách Khoa Hà Nội đã dạy dỗ và dìu dắt em tiến bộ trong suốt những nămhọc qua

Em cũng xin cảm ơn các bạn cùng lớp, các đồng nghiệp trong công ty ESC đãgiúp đỡ, đóng góp nhiều ý kiến và đã hết sức tạo điều kiện cho em trong quá trìnhhọc và hoàn thành đồ án này

Vì thời gian hạn hẹp, đồ án này chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết Em xincảm ơn các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp sẽ có những góp ý cho nội dung của đồ

án, để em có thể tìm hiểu sâu hơn nữa về ERP

Hà Nội, ngày 28 tháng 05 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Phạm Quang Huy

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 8

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 8

1.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU: 8

1.3 NỘI DUNG CHÍNH: 8

1.4 GIỚI HẠN ĐỀ TÀI: 9

1.5 CẤU TRÚC ĐỒ ÁN: 9

1.6 CÁC ĐÓNG GÓP CỦA ĐỒ ÁN: 9

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP 10

2.1 ERP LÀ Gè? 10

2.2 THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG ERP 12

2.3 KIẾN TRÚC LỚP CỦA HỆ THỐNG ERP 13

2.4 CÁC TÍNH NĂNG CỦA ERP 14

2.5 LỢI ÍCH CỦA VIẾC SỬ DỤNG HỆ THỐNG ERP 14

2.6 MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP GIẢI PHÁP ERP Ở VIỆT NAM 15

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG ERP OPENBRAVO TẠI ESC 21

3.1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ OPENBRAVO 21

3.2 CÁC TÍNH NĂNG 22

3.3 MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN 24

3.4 XÂY DỰNG GIẢI PHÁP MODULE QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 26

3.4.1 KHÁO SÁT HIỆN TRẠNG TẠI ESC: 26

3.4.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY: 26

3.4.1.2.CÁC QUY TRÌNH TỔNG QUAN 27

3.4.1.2.1.QUY TRÌNH TỔNG QUAN CỦA ỨNG DỤNG 27

3.4.1.2.2.QUY TRÌNH BÁN HÀNG 28

3.4.1.2.3.QUY TRÌNH SẢN XUẤT 28

3.4.1.2.4.QUY TRÌNH MUA HÀNG 29

3.4.1.2.5.QUY TRèNH LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG KHO 29

3.4.1.3.CÁC QUY TRÌNH CHI TIẾT 30

3.4.1.3.1.QUY TRÌNH BÁN HÀNG 30

3.4.1.3.2.QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT BỊ 31

3.4.1.3.3.QUY TRÌNH BÁN THIẾT BỊ 33

3.4.1.3.4.QUY TRÌNH NHẬN MỘT WEBSITE 34

3.4.1.3.5.QUY TRÌNH HOÀN THÀNH, BÀN GIAO WEBSITE 36

3.4.1.3.6.QUY TRÌNH ĐĂNG KÍ TấN MIỀN 39

3.4.1.3.7.QUY TRÌNH THÔNG BÁO GIA HẠN TấN MIỀN 41

3.4.1.3.8.QUY TRÌNH GIA HẠN TấN MIỀN (DOMAIN) 43

3.4.2.PHÂN TÍCH MÔ HÌNH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 44

3.4.2.2.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 46

3.4.3.PHÂN TÍCH MÔ HÌNH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 47

3.4.3.1.Mễ HèNH QUAN HỆ 47

3.4.3.2.Mễ HèNH CÁC BẢNG 47

3.4.4 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 53

3.5.THIẾT KẾ REPORT TRấN MODULE QUẢN LÝ BÁN HÀNG HỆ THỐNG 54

3.5.1.TỔNG QUAN 54

3.5.2.CÁC BƯỚC CHUNG XÂY DỰNG MỘT REPORT 54

3.5.3.CHI TIẾT THỰC HIỆN CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỚI MỘT REPORT 55

3.5.3.1.KHAI BÁO MODULE 55

3.5.3.2.KHAI BÁO REPORT VÀ PROCESS 57

3.5.3.3.GÁN THAM SỐ PROCESS MỚI KHAI BÁO 58

3.5.3.4.CHẠY CÁC LỆNH BUILD HỆ THỐNG 60

3.5.3.5.CHỈNH SỬA TỆP TIN CLASS TƯƠNG ỨNG CHO MODULE HIỆN TẠI 61

3.5.3.6.PHÂN TÍCH DỮ LIỆU SẼ GỬI ĐẾN MASTER REPPORT 63

3.5.3.7.SỬ DỤNG DỮ LIỆU CỦA CLASS GỬI CHO REPORT 66

3.5.3.8.SỬ DỤNG DỮ LIỆU CLASS CHO REPORT LÀM REPORT IN TÀI LIỆU 67

3.5.4.CÁCH ĐÓNG GÓI MODULE REPORT 68

CHƯƠNG 4: THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ 69

4.1 THỬ NGHIỆM 69

4.2 ĐÁNH GIÁ 69

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 70

5.KẾT LUẬN 70

5.2 HƯỚNG PHÁT TRIỂN 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

PHỤ LỤC- MỘT SỐ REPORT ĐÃ ĐƯỢC TRIỂN KHAI 72

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Kiến trúc tổng quát hệ thống ứng dụng cho kinh doanh, thương mại 12

Hình 2.2 Tam giác khái niệm ERP 12

Hình 2.3 Mô hình 3 lớp của hệ thống ERP 13

Hình 2.4 Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite 16

Hình 2.5 Bộ sản phẩm của SAP 17

Hình 2.6 – Các chức năng chính của Openbravo 18

Hình 2.7- Các module của Opentaps 19

Hình 2.8 Các module chính của Jfire-ERP 20

Hình 3.1 Mô hình hệ thống Openbravo 23

Hình 3.2 Mô hình truy cập dữ liệu 23

Hình 3.3: Mô hình môi trường phát triển của hệ thống 24

Hỡnh 3.4:Môi trường thực thi của hệ thống 25

Hình 3.5:Sơ đồ tổ chức công ty 26

Hình 3.6 :Sơ đồ quy trình tổng ứng dụng 27

Hình 3.7 Sơ đồ quy trình bán hàng 28

Hình 3.8 Sơ đồ quy trình sản xuất 28

Hình 3.9 :Sơ đồ quy trình mua hàng 29

Hình 3.10 : Sơ đồ quy trình luân chuyển hàng hóa trong kho 29

Hình 3.11 Quy trình đăng ký tên miền 39

Hình 3.12 Quy trình thông báo gia hạn tên miền 41

Hình 3.13 Quy trình gia hạn tên miền 43

Hình 3.14 Sơ đồ phân cấp chức năng 44

Hình 3.15 Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 46

Hình 3.16: Mô hình quan hệ giữa các bảng 47

Hình 3.17 Giao diện của hệ thống Openbravo 54

Hình 3.18: Form Sales Management||Transaction||Sales Order của hệ thống…55 Hỡnh 3.19:Hình ảnh khai báo module 56

Hình 3.20 :Hình ảnh khai báo Dependency 57

Hỡnh 3.21:Hình ảnh khai báo Report and Process 58

Hình 3.22 :Hình ảnh khai báo Process Class 58

Hỡnh 3.23:Hình ảnh khai báo Process Mapping 59

Hỡnh 3.24:Hình ảnh gán tham số cho Process 59

Hình 3.25 :Hình ảnh chứa tham số có gắn tab Header 60

Hình 3.26: Hình ảnh thư mục tại Source sau khi export 60

Hình 3.27:Tập tin class ứng với module Product 62

Hình 3.28:Kết quả sau khi chỉnh sửa 62

Hình 3.29 Màn hình giao diện khu kích hoạt nút PRINT tại form 63

Hình3.30; Hình ảnh form Sales Management||Transaction|| Sales Order của hệ thống.65Hình 3.31: Màn hình của form ở chế độ Grid View của hệ thống 65Hình 3.32 : Màn hình giao diện của tool Ireport 3.6.2 để thiết kế report 66Hỡnh 3.33:Các field của VG_MASTER_GUIDE hiện ra sau khi thiết ké và phân tích67

Hình 3.34:Report Sales Order ứng với 1 form của hệ thống 68

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1: Bảng Sản Phẩm 47

Bảng 3.2 Bảng giá sản phẩm 48

Bảng 3.3 Bảng đặt hàng 48

Bảng 3.4 Bảng đơn vị tính 49

Bảng 3.5 Bảng Khách hàng 49

Bảng 3.6 Bảng dòng đơn hàng 50

Bảng 3.7 Bảng Dòng Đơn Hàng 50

Bảng 3.8 Bảng Inout 51

Bảng 3.9 Bảng Xuất Nhập 51

Bảng 3.10 Bảng Đơn Hàng 52

Bảng 3.11 Bảng Tiền tệ 52

CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ CHÚ GIẢI

Planning

Hoạch định nguôn lực doanh nghiệp

Management

Quản lý nguồn lực

Language

Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng, hiện đang dùng như một chuẩn trao đổi dữ liệuthông dụng

Architecture

Kiến trúc mẫu ( 3 tầng)

ứng dụng

tiếng qua mạng

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Chúng ta đang sống trong thế kỷ thông tin.Việc ứng dụng công nghệ mớivào quản lý là bước phát triển không thể thiếu được của doanh nghiệp hiện đại.Nhưng ứng dụng như thế nào? Nên bắt đầu ra sao ? Công nghệ thông tin chỉ là mộttrong những phương tiện thực hiện, cũn cỏi đớch mà chúng ta cần đạt được là hiệuquả làm việc thực tế của các doanh nghiệp

Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thôngtin,ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp đượcnhiều công ty đầu tư do những lợi ích to lớn mà nó mang lại.Trên thế giới, việc ứngdụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra các giải pháp tổng thể cho tinhọc hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từlâu Đây là công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồnlực khác nhau., đồng thời giỳp cỏc tổ chức doanh nghiệp hội nhập với một tiêuchuẩn quản lý quốc tế Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhucầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP.Tuy nhiên, vì rất nhiều lý do cảkhách quan lẫn chủ quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp Việt Namchưa được phổ biến

1.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:

Đề tài “Nghiờn cứu và phát triển hệ thống quản tri doanh nghiệp (ERP)Openbravo tại công ty onlinE Solution Company (ESC)” với mục đích chung tìmhiểu về ERP, nghiên cứu,xây dựng, phát triển một số giải pháp triển khai ERPOpenbravo cho công ty Qua đó giúp công ty xác định những lợi ích, những mặthạn chế, rủi ro khi triển khai ứng dụng ERP Openbravo

1.3 NỘI DUNG CHÍNH:

Để đạt mục đớch đề ra, đồ án tập trung nghiên cứu các nội dung chính là:

 Tìm hiểu khái niệm ,cấu trúc chung của một hệ thống phần mềm ERP

 Tìm hiểu cấu trúc chung của hệ thống phần mềm ERP Openbravo được triển khaitại công ty onlinE Solution Company (ESC)

 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ ứng dụng,thiết kế một số Report dựa trên hệthống ERP Openbravo

1.4 GIỚI HẠN ĐỀ TÀI:

Do thời gian có hạn và hệ thống ứng dụng lại quá lớn, phức tạp nên đồ ánchỉ giới hạn nghiên cứu, phân tích các quy trình nghiệp vụ ứng dụng tại công ty,thiết kế một số Report dựa trên hệ thống ứng dụng được triển khai tại công ty

1.5 CẤU TRÚC ĐỒ ÁN:

Ngoài lời nói đầu, kết luận và phụ lục, đồ án gồm các chương sau:

Chương 1: Đặt vấn đề

Chương 2: Tổng quan về ERP

Chương 3:Giới thiệu về hệ thống ERP Openbravo tại công ty ESC

Chương 4: Thử nghiệm và đánh giá

Chương 5 Kết luận và đề xuất

1.6 CÁC ĐÓNG GÓP CỦA ĐỒ ÁN:

- Tìm hiểu và nghiên cứu về ERP , các vấn đề xung quanh về ERP

- Đưa ra các giải pháp và các quy trình nghiệp vụ ứng dụng tại công ty ESC

- Xây dựng, thiết kế một số Report dựa trên hệ thống ứng dụng

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP

2.1 ERP LÀ Gè?

ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh

nghiệp) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụngquản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất Đây là phương tiện hiệnđại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất,thương mại…) của một tổ chức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luônnhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳthuộc yêu cầu của nhà quản lý Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận đượccùng một lúc 3 sản phẩm:

1) Ý tưởng quản lý

2) Chương trình phần mềm

3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp

Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động

từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản

lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thờitrước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rấtnhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sảnxuất kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăngkhả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải

pháp quản trị doanh nghiệp mới này

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao

gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn cónghĩa là tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm,phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được.Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lựcnày thành tài nguyên Cụ thể là bạn phải:

- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho côngty

- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao chogiữa các bộ phận luụn cú sự phối hợp nhịp nhàng.

- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực củacông ty

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xỏc”,nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thờiphải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa dữliệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũngchiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP

P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh

doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trìnhđiều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toánchính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhucầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này chophép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớngây đọng vốn ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dungcông việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn nhưhoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán raphương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện phápgiúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liênkết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộcỏc phũng ban, hình thành nờn cỏc quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viêntrong công ty phải tuân theo

ERP là một phần của hệ thống kinh doanh, thương mại nói chung, như hình 2.1

Hình 2.1 Kiến trúc tổng quát hệ thống ứng dụng cho kinh doanh, thương mại

2.2 THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG ERP

Các hệ thống ERP bao gồm một số thành phần cơ bản có thể tìm thấy ở hầuhết các sản phẩm hiện đại Mọi ERP có ít nhất ba thành phần cơ bản, được mô tảnhư một hình tam giác khái niệm :

Hình 2.2 Tam giác khái niệm ERP

Dữ liệu là cơ sở của tam giác Dữ liệu được những thông tin cần thiết để điềuhành kinh doanh Các dữ liệu có thể là: số tài khoản, doanh số đơn đặt hàng, hàngtồn kho, dữ liệu sản xuất từ các nhà máy sản xuất,

Tất cả các doanh nghiệp cần phải xử lý dữ liệu trong ba cách khác nhau Họ cầnphải chế biến dữ liệu, chẳng hạn như thực hiện các phép tính Họ cần phải lưu trữthông tin tại một nơi an toàn như cơ sở dữ liệu Và họ cần phải di chuyển dữ liệugiữa các cơ sở dữ liệu, thiết bị, chương trình và thiết bị đầu ra, …

Qua việc tích hợp, các chương trình tương tác với các cơ sở dữ liệu, như cáctiến trình: lưu trữ và hiển thị / thu thập / di chuyển dữ liệu Quá trình mà các chươngtrình tương tác với CSDL với mục đích chế biến, lưu trữ và hiển thị / dữ liệu thuthập đại diện bởi một chức năng

2.3 KIẾN TRÚC LỚP CỦA HỆ THỐNG ERP

Các hệ thống ERP được thiết kế theo một cơ cấu kiến trúc nhất định Cơ cấunày được bao gồm ít nhất ba lớp chính:

Presentation layer – Lớp trình diễn: là lớp đầu được làm bằng hệ thống giao diện vàquản lý hộp thoại giữa các người dùng cuối và chương trình ứng dụng

Application layer – Lớp ứng dụng: Là lớp ở giữa, tích hợp và xử lý tất cả các ứngdụng về kinh doanh Hệ thống này bao gồm các thành phần như hệ thống công cụquản trị, ủy quyền và hệ thống an ninh và các hệ thống ứng dụng chéo

Database layer – Lớp cơ sở dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật và truy xuất dữ liệu cần thiếtbằng cách sử dụng các chương trình trong lớp ứng dụng

Hình 2.3 Mô hình 3 lớp của hệ thống ERP

2.4 CÁC TÍNH NĂNG CỦA ERP

ERP thực hiện các hoạt động cốt lõi và phát triển dịch vụ khách hàng, do đó làmnâng cao hình ảnh của doanh nghiệp

ERP kết nối sự ngăn cách về thông tin giữa các thành phần của tổ chức / doanhnghiệp

ERP có khả năng tích hợp hoàn toàn các hệ thống không chỉ với cỏc phũng bantrong một công ty mà còn trên khắp các công ty con thuộc một tập đoàn

ERP là giải pháp tốt hơn cho việc quản lý dự án

ERP cho phép các công nghệ mới nhất như chuyển quỹ điện tử (Electronic FundTransfer – EFT), trao đổi thông tin điện tử (Electronic Data Interchange – EDI),Internet, Intranet, thảo luận qua Video, thương mại điện tử, v.v…

ERP loại bỏ được hầu hết các hạn chế của kinh doanh như tình trạng thiếu nguyênliệu, nâng cao năng suất, dịch vụ khách hàng, quản lý tiền tệ, các vấn đề tồn kho,các vấn đề chất lượng, giao hàng nhanh, v.v…

ERP không chỉ đề ra các yêu cầu hiện tại của công ty mà còn cung cấp các cơ hộicải tiến quy trình kinh doanh

2.5 LỢI ÍCH CỦA VIẾC SỬ DỤNG HỆ THỐNG ERP

Kế thừa kinh nghiệm trên thế giới

Lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình, tiến trình nghiệp vụ tốtnhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm và áp dụng thànhcông ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữliệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau mộtcách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớncác giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và cácbáo cáo đa dạng

Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giỳp cỏc doanhnghiệp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toánthủ công Phần mềm kế toán cũng giỳp cỏc nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán

bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần

mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán vàcác biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệptheo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó

mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

Tăng hiệu quả sản xuất

ERP giỳp cỏc doanh nghiệp nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quảtrong quy trình sản xuất Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thốnghoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sảnphẩm

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản

lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu cácsai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ ràng các quy trìnhkinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm vàcác vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp.Cải thiện sự liên kết cung-cầu với các địa điểm từ xa và các chi nhánh ở cácquốc gia khác nhau

2.6 MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP GIẢI PHÁP ERP Ở VIỆT NAM

Giải pháp e-Business Suite của Oracle

Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như là một trongnhững giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới Đây là một bộ gồm các ứng dụng quảntrị doanh nghiệp cho phép quản lý hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệpvụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite

Hình 2.4 Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite

1-Financials – Kế toán tài chính

2-Procurement – Quản lý mua sắm

3-Logistics – Cung ứng

4-Order Fulfillment – Quản lý bán hàng

5-Manufacturing – Quản lý sản xuất

6-Human Resources – Quản trị nhân sự

7-Projects – Quản lý dự án

8-Planning & Scheduling – Lập kế hoạch

9-Intelligence – Báo cáo phân tích

10-Maintenance Management – Quản lý bảo dưỡng

Giải pháp SAP-ERP

SAP (Systems Analysis and Program Development – Phân tích hệ thống vàphát triển phần mềm) là hãng phần mềm về quản lý doanh nghiệp lớn nhất thế giới,được thành lập năm 1972 bởi năm nhân viên của IBM, đặt trụ sở chính tạiWeinheim và văn phòng ở Mannheim SAP có những ứng dụng và các dịch vụ phùhợp, giỳp cỏc doanh nghiệp thuộc mọi qui mô trong các ngành công nghiệp khácnhau trở thành những doanh nghiệp hoạt động tốt nhất SAP có khoảng 82,000khách hàng trên 120 quốc gia

Mỗi giải pháp trong bộ sản phẩm mySAP Business Suite được tùy biến theo cácchuẩn, các quy trình, cũng như các thách thức riêng trong lĩnh vực hoạt động củadoanh nghiệp Do đó nó phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Mỗi giải pháp cung cấp nhiều chức năng và các công cụ làm tăng hiệu suất

trong toàn doanh nghiệp Nó giỳp doanh nghiệp tận dụng các thực tiễn thành công

do SAP phát triển trong hơn ba thập kỷ qua khi làm việc với các công ty hàng đầutrong nhiều lĩnh vực trên phạm vi toàn thế giới

Hình 2.5 Bộ sản phẩm của SAP

Những module ứng dụng của SAP

FI – Financial Accounting – Kế toán tài chính

CO – Controlling – Kế toán quản trị

AM – fixed asset management – Quản lý tài sản

PS – Project System – Hệ thống dự án

IS – Những giải pháp kĩ nghệ

HR – Human Resources – Quản lý nguồn nhân lực

PM – plant maintenance – Bảo trì nhà máy

MM – Material Management – Quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu

QM – Quality Management – Quản lý chất lượng

PP – Production Planning – Lập kế hoạch sản xuất

SD (Sales and Distribution) – Phân hệ bán hàng và phân phối

WF – Luồng công việc

Giải pháp Openbravo- ERP

Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.Hiện tại, ngoài bản nguồn mở miễn phí, có 03 phiên bản thương mại:

 QuickStart Edition: từ 400 € - 500 €/concurrent user (người dùng đồng thời), tốithiểu 3 người dùng Phiên bản này với tính năng cài đặt nhanh, dành cho các DNnhỏ với số lượng người dùng hệ thống nhỏ hơn 5

 SMB Edition: từ 400 € - 500 €/concurrent user, tối thiểu 3 người dùng Phiên bảnnày dành cho các DN vừa và nhỏ với số lượng người dùng hệ thống nhỏ hơn 25

 Enterprise Edition: từ 400 € - 750 €/concurrent user Phiên bản này dành cho các

DN tầm trung và lớn với số lượng người dùng hệ thống trên 25 users

Phiên bản miễn phí có đầy đủ các công nghệ mới nhất nhưng độ ổn định khôngbằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính thức của hãng

Hình 2.6 – Các chức năng chính của Openbravo

Những module ứng dụng của Openbravo

1- Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management)

2- Quản lý mua sắm (Procurement Management)

3- Quản lý kho (Warehouse Management)

4- Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management)

5- Quản lý sản xuất (Production Management)

6- Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer RelationshipManagement –CRM)

7- Quản lý tài chính (Financial Management)

8- Hệ thống quản trị DN thông minh (Business Intelligence)

Opentaps là nền tảng mã nguồn mở cho doanh nghiệp của bạn Các tính năng tinh

vi và kiến trúc hiện đại của nó bao gồm một hệ thống ERP và CRM chuẩn có khảnăng kết nối với điện thoại di động và tích hợp chức năng quản trị doanh nghiệpthông minh

Hình 2.7- Các module của Opentaps

Dưới đây là những module chính trong hệ thống:

người sử dụng, nhiều loại tiền tệ & đa ngôn ngữ ) JFire hoàn toàn miễn, sử dụng các công nghệ mới nhất (J2EE 1,4, JDO 2,0, Eclipse rcp 3,3) và được thiết kế với khả năng tùy chỉnh cao

Hình 2.8 Các module chính của Jfire-ERP

Dưới đây là những module chính của JFire:

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG ERP OPENBRAVO TẠI ESC

3.1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ OPENBRAVO

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp cho doanhnghiệp một cái nhìn xuyên suốt tổng thể hoạt động các bộ phận, các nhà cung cấp

và các khách hàng công ty Nó tích hợp những quy trình và dữ liệu kinh doanh vàotrong một hệ thống hợp nhất mà có thể giúp bạn lên kế hoạch và quản lý tài nguyêncủa bạn hợp lý Hệ thống ERP bao trùm toàn bộ những chức năng tương ứng tronghoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như là sản xuất, những quy trình bán hàng

và tài chính, thu mua, quản lý kho, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng vàkinh doanh thông minh Đối với ERP, công ty onlinE Solution Company (ESC) sửdụng giải pháp ERP mã nguồn mở Openbravo.Openbravo là nhà cung cấp hàng đầutrên thị trường mã nguồn mở ERP

Openbravo là một phần mềm Web mã nguồn mở được tích hợp đầu đủ các chứcnăng về quản lý doanh nghiệp (ERP) có giá trị cao và chi phý thấp

Hệ thống này rất phù hợp cho cách doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm một hệ thốngtích hợp để quản lý công việc kinh doanh của mình như khả năng quản lý các hoạtđộng hằng ngày, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao sự thỏa mãn khách hàng

và cuối cùng là tăng lợi nhuận

Mô hình Web:

Openbravo được thiết kế theo dạng Web,mang tính phổ dụng, truy cập bảo mật

và đơn giản bằng bất kỳ trình duyệt nào

Đủ tính năng

Openbravo bao gồm tất cả các tính năng mong muốn của một giải pháp ERP

mở rộng cũng như quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cơ bản và kinh doanh thôngminh(BI)

Một ERP được tích hợp

Openbravo được thiết kế giống như ứng dụng ERP đơn giản:tất cả các chứcnăng có chung cấu trúc , quy tắc giao diện được tích hợp lại

Mã nguồn mở.

Openbravo được tung ra dưới hình thức mã nguồn mở không chi phý hay ràngbuộc gì với nhà cung cấp.Bạn có thể sử dụng miễn phí,truy cập và hiệu chỉnh mãnguồn một cách tự do.

Hình 3.1 Mô hình hệ thống Openbravo

Hình 3.2 Mô hình truy cập dữ liệu

3.3 MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN

Openbravo là một ứng dụng web dựng trên mô hình MVC Mã sẽ tự động phátsinh dựa trên từ điển dữ liệu thông qua công cụ hỗ trợ phát triển ứng dụng (WAD ).Công cụ này thực thi và dịch ứng dụng mỗi khi quản trị hệ thống thay đổi cấu hìnhtheo yêu cầu người dùng Việc thực thi này tạo ra các tệp tin cho những thành phầnkhác nhau trong mô hình MVC như hỡnh trên

Mô hình : tệp tin xsql thực thi câu lệnh SQL

Hiển thị : tệp tin HTML & XML định nghĩa cấu trúc của sổ và liên kết dữ liệuĐiều khiển :java servlets định nghĩa các hành động được thực thi, quản lý mô hình

và hiển thị

Hình 3.3: Mô hình môi trường phát triển của hệ thống

Môi trường thực thi

Để chậy mã nguồn bạn phải cài ứng dụng trên máy chủ có MVC và các ứng dụngthuộc nhóm thứ ba để khởi tạo môi trường Còn người dung chỉ cần có một trìnhduyệt chuẩn

Cả WAD và MVC-FF là thành phần chính để phát triển Openbravo.Từ điển dữ liệu

là phần mở rộng để biên dịch bao gồm những module gốc và những hiệu chỉnh cầnthiết đáp ứng tiêu chuẩn kế toán Châu Âu và Tây Ban Nha

Hình 3.4:Môi trường thực thi của hệ thống

.Yêu cầu phần cứng và hệ điều hành

- Oracle 10g release ( Express, Standard và Enterprise editions)

- Postgre SQL 8.1.4 hoặc mới hơn

Phần mềm nền tảng

- Java 2 Platform Standard Edition 5.0 hoặc mới hơn

- Apache- Tomcat version 5.5 hoặc mới hơn

- Apache- ant 1.6.5 hoặc mới hơn

Firefox 2.0 hoặc mới hơn

SeaMonkey 1.1 hoặc mới hơn

Internet Explorer 7.0 hoặc mới hơn

3.4 XÂY DỰNG GIẢI PHÁP MODULE QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 3.4.1 KHÁO SÁT HIỆN TRẠNG TẠI ESC:

3.4.1.1.CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY:

Thiết kế Lập trình phát triển Cộng tác viên Xây dựng dự án Triển khai dự án Bảo hành/ Bảo trì Thiết bị dựng hình Server

Đại lý/Chi nhánh tại các tỉnh

Hình 3.6 :Sơ đồ quy trình tổng ứng dụng

3.4.1.2.4.QUY TRÌNH MUA HÀNG

Hình 3.9 :Sơ đồ quy trình mua hàng

3.4.1.2.5.QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG KHO

Hình 3.10 : Sơ đồ quy trình luân chuyển hàng hóa trong kho

3.4.1.3.CÁC QUY TRÌNH CHI TIẾT

3.4.1.3.1.QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Chào hàng Tiếp cận đàm phán, giao dịch khách hàng

Lưu giữ chứng từ (HĐ, Hóa đơn, )

Lập hợp đồng (Đơn đặt hàng)

 Giới thiệu các loại hàng đã có sẵn tại Công ty qua Cataloge, tài liệu khỏc,…

 Trực tiếp giao dịch và xử lý cỏc yờu cầu từ khách hàng liên quan đến : hànghúa/dịch vụ, giá cả, hình ảnh,…để có đơn hàng chính thức

 Lấy thông tin khách hàng và nhập vào phần mềm:

o Tên khách hàng, người liên hệ

o Mặt hàng, số lượng, thời gian giao hàng

o điều khỏan thỏa thuận thanh toán

o Các thông tin ghi chú khác (nếu có)

B.2 Thủ tục chào hàng (NV bán hàng):

- Lập báo giá theo yêu cầu của khách hàng theo yêu cầu (từ phần mềm);

- Nếu báo giá có những mã hàng cũ và yêu cầu của khách hàng hợp lý thì Trưởngphòng kinh doanh sẽ ra quyết định;

- Nếu bảng báo giá là những mã hàng mới và yêu cầu khách hàng không hợp lý thìchuyển Giám đốc quyết định;

 Nhận về 1 bản và chuyển cho bộ phận liên quan thực hiện;

B.4 Lưu dài hạn các phiếu sau:

Xuất hàng

Hình 3.7: Sơ đồ quy trình kinh doanh thiết bị

Gồm 4 bước cơ bản sau:

B1: Nhận đơn hàng

Khi có khách hàng đăt mua một thiết bị thì nhân viên kinh doanh tiến hànhnhập đơn hàng vào chương trình Nếu khách hàng mới thì nhân viên kinh doanhtiến hàng nhập khách hàng đó vào chương trình: tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,

…

Nếu có hàng trong kho thì tiến hành xuất hàng bán cho khách hàng

Nếu không còn hàng trong kho thì tiến hành mua hàng theo “Quy trình muahàng”

Khi nhận đơn hàng thì nhân viên kinh doanh thu khách hàng 30% theo đơnhàng Sau đó nhân viên kế toán lập phiếu thu và nhập phiếu thu vào chương trình

B2: Xuất hàng hoặc tiến hành mua hàng

Thủ kho tiến hành xuất hàng, giao hàng cho khách

B3: Lập phiếu xuất kho

Nhân viên kho tiến hành lập phiếu xuất kho đưa cho kế toán ký Sau đó vàochương trình tạo phiếu xuất kho để quản lý hàng hóa trong chương trình

B4: Lập hóa đơn bán hàng

Nhân viên kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng và lập phiếu thu Sau đólưu giữ các chứng từ đồng thời vào chương trình lập hóa đơn bán hàng và phiếu thu

B4 : Bán hàng và lập phiếu xuất kho

Thủ kho xuất hàng cho nhân viên kỹ thuật và vào chương trình lập phiếu xuấtkho Sau đó in phiếu xuất kho chuyển cho kế toán ký Nhân viên kỹ thuật tiến hàng

Nhập hợp đồng (Đơn hàng)

KH đã có trong danh mục

Hình 3.9:Sơ đồ quy trình nhân một website

Gồm các bước cơ bản sau:

Hợp đồng (đơn đặt hàng) sẽ được nhân viên kinh doanh nhập vào chươngtrình Một trang web được ghép từ nhiều module nên khi nhập một đơn hàng webthỡ cỏc sản phầm chính là các module ghép thành.

Nhân viên kinh doanh thu khách hàng 50% tổng tiền trong hợp đồng

3.4.1.3.5.QUY TRÌNH HOÀN THÀNH, BÀN GIAO WEBSITE

Hình 3.10:Sơ đồ quy trình hoàn thành và bàn giao 1 website

Gồm các bước cơ bản sau:

B1: Triển khai dự án

 Lập kế hoạch dự án theo timeline

 Phân bổ công việc cho chuyên gia thiết kế

 Gửi đường dẫn thông báo cho KH duyệt layout thiết kế thông qua 1địa chỉ mặc định: http://web.esc.vn/tenduan

 Khách hàng duyệt demo và yêu cầu chỉnh sửa (bản demo KH chỉ sửatrong thời gian tối đa 3 ngày)

 Khách hàng xác nhận giao diện:

+ Ưu tiên 1: Gửi email cho KH theo mẫu xác nhận chuẩn của PKT + đính kèm filenén thiết kế Sau đó đề nghị khách phản hồi xác nhận này

+ Ưu tiên 2: (KH không có email) Gửi bản Fax yêu cầu KH kớ tờn xác nhận Fax lại

 Thống nhất layout, thiết kế chuyển sang cắt html, chuẩn bị cho giaiđoạn lập trình

 Lập trình các tính năng web động

 Ghộp các module và template thành 1 website động có chức nănghoàn chỉnh

 Chạy thử nghiệm website trên hosting

+ Ưu tiên 1: http://tenmien/demo

+ Ưu tiên 2: http://web.esc.vn/tenduan

B2: Cập nhật và kiểm tra

 Tiến hành cập nhật dữ liệu mẫu do KH cung cấp Mỗi menu sản phẩmchỉ cập nhật từ 2 đến 3 sản phẩm (nếu có sp)

 Kiểm tra các chức năng của hệ thống

 Kiểm tra trên trình duyệt IE7, IE8, FireFox3

 Kiểm tra tổng thể & gửi yêu cầu tổng thể cho bộ phận lập trình sửachữa đảm bảo website vận hành tốt

 Gửi khách hàng Biên bản tạm dừng dự án trong trường hợp khách

 Đào tạo & hướng dẫn quản lý website

 Bàn giao tài liệu HDSD website

 Ký nhận biên bản nghiệm thu giữa KH với ESC

 Bàn giao biên bản nghiệm thu cho phòng kinh doanh để tiến hành cácthủ tục còn lại

B5: Lập phiếu thu

 Nhân viên kinh doanh thu tiền, sau đó nhân viên kế toán lập phiếu thu

và vào chương trình nhập phiếu thu

B6: Hóa đơn

 Nhân viên kế toán lập hóa đơn thu tiền hợp đồng website Sau đó vàochương trình nhập hóa đơn bán hàng