TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Hải Phòng GV HƯỚNG DẪN : T.S NGUYỄN HOÀI NAM HỌC VIÊN : LÊ THỊ THU HÀ LỚP : QT6C Hải phòng, tháng 9 năm 2014 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, hoạt động kinh doanh được xem là rất quan trọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng đắn và chính xác, muốn vậy cần phải có đầy đủ thông tin. Bởi vậy những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh . Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay thì hệ thống thông tin trở thành lợi thế cạnh tranh hữu hiệu, các doanh nghiệp luôn muốn đảm bảo thông tin của mình nhưng lại mong muốn nắm bắt được thông tin từ đối thủ cạnh tranh, từ bạn hàng và từ thị trường. Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia mà còn ở những doanh nghiệp cỡ nhỏ và vừa ở các nước đang phát triển. Không chỉ với doanh nghiệp, tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thì phân tích vai trò của hệ thống thông tin quản lý cũng vô cùng quan trọng Nhận thấy vai trò vô cùng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với sự thành công trong công tác quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp em xin chọn đề tài: “Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Hải Phòng. Nội dung của tiểu luận bao gồm 3 chương : Chương 1: Giới thiệu tổng quát về hệ thống thông tin Chương 2: Mô tả hệ thống thông tin và phân tích vai trò của hệ thống thông tin. Chương 3: Tổ chức hệ thống thông tin và ưu nhược điểm công tác đó tại đơn vị Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI ĐƠN VỊ 1.1. Hệ thống thông tin 1.1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý , lưu trữ và cung cấp các thông tin hỗ trợ việc ra quyết định , điều khiển , phân tích các vấn đề , và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về một con người, về các địa điểm khác nhau , và về các sự kiện bên trong của một tổ chức hoặc trong một thời gian một môi trường xung quanh nó. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu thông tin là : • Nhập dữ liệu • Xử lý thông tin • Xuất dữ liệu • Lưu trữ thông tin • Thông tin phản hồi 1.1.2. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo cấp ứng dụng gồm : + Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp + Hệ thống thông tin cấp chuyên gia + Hệ thống thông tin cấp chiến thuật + Hệ thống thông tin cấp chiến lược Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý + Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định +Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành + Hệ thống chuyen gia Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ Theo cách phân loại này mỗi loại sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả các cấp tác nghiệp , cấp chiến thuật và cấp chiến lược. 1.2. Cấu trúc hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. -Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn. -Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài. -Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin. -Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn. Chương 2 MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH VAI TRÒ 2.1. Thực trạng quản lý thông tin thông qua phần mềm quản lý của trường 2.1.1. Giúp quá trình điều hành của trường trở nên hiệu quả hơn - Hệ thống thông tin phổ biến trên tất cả các khối phòng ban, tới từng khoa , từng đơn vị trực thuộc trường Đại học Hải Phòng giúp dễ dàng cho công tác kiểm tra và đối chiếu. - Quá trình chia nhỏ tới cấp thấp nhất của đơn vị giúp việc kiểm tra được thường xuyên và sát sao nhất tới từng đơn vị mà không cần trực tiếp tới kiểm tra thường xuyên tại các bộ phận đó. -Ngay tại các đơn vị nhỏ trực thuộc nhà trường như các khoa cũng đều được áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhằm quản lý tốt nhất tất cả các đối tượng : Từ giáo viên tới sinh viên. Mỗi người sẽ tự tạo cho mình một tài khoản trực thuộc hệ thống của nhà trường góp phần không nhỏ trong quá trình quản lý từ xa của nhà trường. Công tác dạy học và đào tạo từ đó trở nên dễ dàng hơn cho kiểm soát. -Các văn bản, biểu mẫu luôn được cập nhật một cách nhanh chóng nhất giúp cho cá nhân và tổ chức như các khoa bám sát được các chủ trương và quy định mới nhất do nhà trường hay Bộ giáo dục đề ra được áp dụng. 2.1.2. Có được ưu thế bằng cách xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với các cá nhân, tổ chức - Có được sợi xích liên kết chặt chẽ giữa các cá nhân tới đơn vị cấp hành chính là khoa, giữa các phòng ban và ban giám hiệu - Hình thức tổ chức của hệ thống khá khoa học do được chuyển giao từ các kỹ sư công nghệ trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Công tác chuyển giao công nghệ được hoạt động và tổ chức quy củ tới từng khoa , trong các thời điểm khác nhau. - Hướng dẫn nhiệt tình và tinh thần cầu tiến trong ứng dụng các công nghệ trong quá trình quản lý, các giảng viên và các em sinh viên có được một sự hỗ trợ đắc lực, loại bỏ được sự lãng phí thời gian nếu quản lý theo phương pháp truyền thống. 2.1.3.Khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp - Tất cả các cá nhân , tập thể trong trường đều tự trau dồi cho mình kiến thức về công nghệ thông tin để có thể ứng dụng các phần mềm quản lý theo quy định của nhà trường - Mang lại vị thế khác cho nhà trường với các đơn vị khác khi áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp , dễ dàng hơn cho các bạn học sinh và gia đình trong quá trình tìm hiểu và đăng ký các nguyện vọng muốn đăng ký tại trường 2.1.4. Chi phí chuyển đổi - Giảm bớt được các chi phí trong các khâu trung gian -Có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào và các khoảng thời gian do mình chủ động -Không phụ thuộc quá nhiều nữa vào các văn bản chứng từ bằng giấy- loại hình có thể dễ bị thất lạc, không chính xác 2.2. Vai trò hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Hải Phòng 2.2.1. Chức năng và nhiệm vụ • Quản lý vận hành các kết nối Internet của nhà trường. • Vận hành Trung tâm mạng kết nối với mạng thông tin • Quản lý Website tiếng Anh và tiếng Việt của Trường Đại học Hải Phòng • Hỗ trợ và quản lý kỹ thuật cho các website của các đơn vị trong trường (*.dhhp.edu.vn). • Tư vấn, xây dựng, phát triển, đảm bảo hỗ trợ và quản lý kỹ thuật các hệ thống quản lý hành chính điện tử của trường • Phát hành thẻ từ cho cán bộ, học viên Cao học, NCS và sinh viên các hệ đào tạo của trường. Tư vấn, xây dựng, phát triển, đảm bảo hỗ trợ và quản lý kỹ thuật các hệ thống nghiệp vụ khai thác thẻ từ. • Cấp phát và quản lý thư điện tử cho tất cả cán bộ và sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh của Trường • Vận hành các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin khác như: hệ thống thẻ từ, hệ thống giám sát • Đảm bảo kết nối của các hệ thống thông tin nghiệp vụ khác 2.2.2. Quản lý mạng Trung tâm Mạng Thông tin của trường Đại học Hải Phòng trực tiếp quản lý kỹ thuật mạng máy tính. Trung tâm là đầu mối tập trung kết nối Internet cho các đơn vị. Cán bộ, công chức, sinh viên thuộc trường khi có nhu cầu kết nối máy tính vào mạng máy tính của trường hoặc đơn vị đã được kết nối mạng cục bộ (LAN) có nhu cầu kết nối mạng riêng có trách nhiệm thông báo cho trung tâm để thực hiện việc kết nối Chương 3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ & ƯU NHƯỢC ĐIỂM TẠI ĐƠN VỊ 3.1. Ưu nhược điểm phần mềm hệ thống quản lý tại trường ĐHHP • Quản lý hạ tầng đường truyền, thiết bị hệ thống.Cung cấp các dịch vụ mạng theo quy định của Trường và truy cập Internet. • Tham gia tư vấn thiết kế, giám sát thi công mạng. • Hỗ trợ cấu hình, kết nối thiết bị mạng, máy tính mới vào mạng khi có yêu cầu. • Sửa chữa khắc phục sự cố mạng khi có yêu cầu (cung cấp tín hiệu mạng, dịch vụ mạng của trường thông suốt tới các nút mạng của các đơn vị trong trường khi có yêu cầu). • Kiểm tra máy chủ và các thiết bị mạng; theo dõi sự hoạt động của máy chủ, kiểm tra và đảm bảo sự vận hành thông suốt của các thông tin trên mạng. Thực hiện việc sao lưu dữ liệu theo kế hoạch; • Không chịu trách nhiệm sửa chữa những hư hỏng về trang thiết bị mạng, máy tính của đơn vị. Trung tâm Mạng Thông tin có thể tư vấn, hỗ trợ cho đơn vị sử dụng cài đặt, quản lý phần mềm, dữ liệu, an toàn thông tin. • Bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu 3.2. Tổ chức hệ thống và trách nhiệm của từng đối tượng 3.2.1. Trách nhiệm của Trung tâm Mạng Thông tinvới hệ thống email cho sinh viên và học viên -Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục. -Thiết lập hệ thống mailing list giúp cho việc quản lý và phân công công việc từ các phòng ban chức năng, các cố vấn học tập và các khoa, viện đến sinh viên và học viên được thuận tiện, đảm bảo. -Cấp cho từng sinh viên và học viên cao học trong Trường địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử. -Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống Thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các học viên cao học và sinh viên. -Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, hệ thống chống thư rác và các thư có nội dung không phù hợp với mục đích công tác của nhà Trường cho Hệ thống Thư điện tử của nhà Trường. -Thường xuyên bảo trì, sửa chữa khi có sự cố xảy ra với Hệ thống Thư điện tử. -Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho sinh viên và học viên cao học của Trường khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử. -Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống Thư điện tử để trình Ban Giám hiệu phê duyệt. -Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin về thư điện tử hoặc xoá bỏ các hộp thư điện tử cá nhân của sinh viên và học viên mới được tuyển dụng, học viên, sinh viên đã tốt nghiệp hoặc thôi không còn học tập, nghiên cứu tại Trường. 3.2.2.Trách nhiệm của Trung tâm Mạng Thông tin -Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục. -Thiết lập hệ thống mailing list giúp cho việc quản lý và phân công công việc đến các lãnh đạo, phòng ban chức năng được thuận tiện, đảm bảo. -Cấp cho từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Trường địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử. -Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống Thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức. -Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, hệ thống chống thư rác và các thư có nội dung không phù hợp với mục đích công tác của nhà Trường cho Hệ thống Thư điện tử của nhà Trường. -Thường xuyên bảo trì, sửa chữa khi có sự cố xảy ra với Hệ thống Thư điện tử. -Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của Trường khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử. -Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống Thư điện tử để trình Ban Giám hiệu phê duyệt. -Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin về thư điện tử hoặc xoá bỏ các hộp thư điện tử cá nhân của công chức mới được tuyển dụng, công chức chuyển công tác sang đơn vị khác thuộc Trường hoặc công chức không còn công tác tại Trường. 3.2.3.Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng Hệ thống Thư điện tử Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị. 1. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị. -Hộp thư điện tử của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng. -Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị. -Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó như một trong các phương tiện truyền tải các chỉ đạo công việc của nhà Trường. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới. 2. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân -Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Trường được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây: -Đổi mật khẩu ban đầu đã được Trung tâm Mạng Thông tin ung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Mạng Thông tin để được thay đổi mật khẩu. -Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình; đổi mật khẩu thường xuyên, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình. -Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình. -Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình. -Khi gặp sự cố về Hệ thống Thư điện tử phải báo ngay cho Trung tâm Mạng Thông tinđể kịp thời khắc phục, sửa KẾT LUẬN Trong nền kinh tế hiện nay thì yếu tố cạnh tranh là không thể thiếu được. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có khả năng cạnh tranh cao, hay đây chính là lợi thế cạnh tranh. Mà muốn có lợi thế cạnh tranh thì doanh nghiệp cần phải nắm được thông tin. Hầu hết đơn vị nào cũng muốn nắm được thông tin về đối thủ cạnh tranh, về khách hàng, về đối tác, bạn hàng và cả về thị trường, khách hàng vì vậy việc nghiên cứu và tìm hiểu về thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Thông tin cũng là yếu tố cốt lõi cho việc ra quyết định. Đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô lớn như trường Đại học Hải Phòng thì việc áp dụng một hệ thống thông tin quản lý quy mô lại càng có ý nghĩa to lớn hơn. Ứng dụng của nó tác động tới hầu khắp các cá nhân và tập thể đang công tác tại trường. . TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Hải Phòng GV HƯỚNG. + Hệ thống thông tin cấp chiến lược Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý + Hệ thống thông tin. VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI ĐƠN VỊ 1.1. Hệ thống thông tin 1.1.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý , lưu trữ và cung cấp các thông tin