Câu 5 : Giới thiệu nội dung , phương pháp huấn luyện người sử dụng các hệ thống thông tinquản lý vai trò của huấn luyện trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống?. Câu 2 : Trình bà
Trang 1ĐỀ CƯƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ
Câu 3 : Phân loại hệ thống thông tin quản lí theo cấp ứng dụng ?
Câu 4 : Phân loại hệ thống thông tin quản lí theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ?Câu 5 : Trình bày nội dung của phương pháp nghiên cứu tài liệu ?
Câu 6 : Trình bày nội dung của phương pháp sử dụng phiếu điều tra ?
Câu 2 điểm
Câu 1 : Giới thiệu tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý ?
Câu 2 : Giới thiệu tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý ?
Câu 3 : Quan điểm của bạn về việc lựa chọn phần mềm có sẵn trên thị trường Các tiêu chuẩnđánh giá phần mềm ?
Câu 4 : Hãy nêu nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng của các phương pháp chuyểnđổi từ hệ thống thông tin quản lý cũ sang hệ thống thông tin quản lý mới ?
Câu 5 : Giới thiệu nội dung , phương pháp huấn luyện người sử dụng các hệ thống thông tinquản lý vai trò của huấn luyện trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống ?
Câu 6 : Nội dung thông tin của các giao diện người – máy của hệ thống thông tin quản lý ?
Câu 5 : Trình bày hiểu biết về hệ thống thông tin quản trị nhân lực, liên hệ thực tế?
Câu 6 : Trình bày những hiểu biết về HTTT marketing Liên hệ thực tế?
Trang 2Câu 1 điểm
Câu 1: Hãy nêu các dạng thông tin trong doanh nghiệp và các nguồn thông tin của doanh nghiệp ?
a) Các dạng thông tin chủ yếu sau :
+ Thông tin chiến lược : liên quan đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là
mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao Đó là những thông tin liên quanđến việc lập kế hoạch chiến lược , xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những kế hoạch
dự báo cho sự phát triển trong tương lai.với doanh nghiệp đó là những thông tin về thịtrường, mặt bằng chi phí nhân công , nguyên vật liệu…Phần lớn các thông tin chiếnlược không thu được sau quá trình xử lí thông tin trên máy tính
+ Thông tin chiến thuật :là những thông tin được sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn ,
liên quan đến việc lâp kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng banquản lý.đó là thông tin thu thập được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng …dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày
+ Thông tin tác nghiệp : được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các
bộ phận của tổ chức.thông tin này được rút ra nhanh chóng tù dữ liệu hoạt động của tổchức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lí dữ liệu kịp thời
b) Các nguồn thông tin của doanh nghiệp :
+ Nguồn thông tin bên ngoài :
- Các tổ chức chính phủ cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế Là
các thông tin mà doanh nghiệp phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên
- Khách hàng , đối thủ cạnh tranh , nhà cung cấp … là các nguồn cung cấp thông
tin về thị trường
Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập từ báo chí , hệ thống văn bản cấp trêngửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyênnghiệp
+ Nguồn thông tin bên trong : đây là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu , sổ
sách, báo cáo tổng hợp của chính tổ chức
Trang 3Câu 2 : Trình bày khái niệm hệ thống thông tin quản lí và những hoạt động chủ yếu trong quá trình xử lí dữ liệu của hệ thống thông tin ?
a) Khái niệm:
Hệ thống thông tin quản lí là hệ thống thông tin tin học hóa có chức năng thu thập ,
xử lí , lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng và bộ máyquản lí để hỗ trợ ra quyết định phối hợp
b) Những hoạt động chủ yếu trong quá trình xử lí dữ liệu của hệ thống thông tin:
Được mô tả trong các sơ đồ sau :
Môi Môi trường
Trường
Câu 3 : Phân loại hệ thống thông tin quản lí theo cấp ứng dụng ?
- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp : trợ giúp các cấp quản lí bậc thấp như
trưởng nhóm , quản đốc, các chuyên viện thuộc các phòng ban quản lí…trongviệc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hóađơn , tiền mặt , tiền lương, hàng tồn kho…
- Hệ thống thông tin cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những
người nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức.mục đích của hệthống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới , thiết kế sản phẩm ,phân phối thông tin và xử lí các công việc hàng ngày trong tổ chức
- Hệ thống thông tin cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển , quản lí ,
tạo hoạt động và tiến hành các hoạt động quản lí các nhà quản lí cấp trunggian
Trang 4- Hệ thống thông tin cấp chiến lược giúp các nhà quản lí cấp cao xử lí các vấn
đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn mụctiêu là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môitrường
Câu 4 : Phân loại hệ thống thông tin quản lí theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ?
- Hệ thống thôn tin quản lí phục vụ ( MIS )
+ trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mứcđiều khiển tác nghiệp , chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược
+ chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao dịch cũngnhư từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.chất lượng thông tin phụ thuộc và việcvận hành tốt hay xấu của hệ xử lí giao dịch
+ tạo ra báo cáo cho nhà quản lí theo định kì hoặc theo yêu cầu các báo cáothường tóm lược được tình hình về một mặt nào đó của tổ chức
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ( DSS )
+ mục đích : trợ giúp các hoạt động ra quyết định cho nhà quản lí cấp cao.+ DSS hỗ trợ giải quyết các vấn đề của cá nhân , trợ giúp trực tiếp giải quyếtvấn đề và hỗ trợ người quản lí trong suốt quá trình giải quyết vấn đề
Trang 5+ Diễn tả thông tin dạng đồ họa , bảng hoặc bằng văn bản tóm tắt
+ Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong và bên ngoài tổ chức+ Cung cấp công cụ chọn , trích lọc và lần theo các vấn đề quan trọng từ mứcquản lý cao xuống mức quản lý thấp
- Hệ thống chuyên gia : hệ thống có nguồn gốc từ nghiên cứu về vấn đề trí tuệ
nhân tạo là một dạng hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặc biệt chuyên dùng đểphân tích thông tin quan trong đối với hoạt động của tổ chức và cun cấp cácphương tiện hỗ trợ ra quyết định quan trọng cho nhà điều hành cấp cao
Câu 5 : Trình bày nội dung của phương pháp nghiên cứu tài liệu ?
Là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng đầu tiên nhằm thunhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức , cơ chế hoạt động quy trình vận hànhthông tin trong hệ thống kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượngnghiên cứu
Cách tổ chức nghiên cứu:
- Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo
trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai )
- Lập kế hoạch nhóm, thảo luận
- Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT
Câu 6 : Trình bày nội dung của phương pháp sử dụng phiếu điều tra ?
Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học Có thể điều tra toàn bộ hoặcđiều tra chọn mẫu.Trong trường hợp phân tích hệ thống thông tin người ta thường ápdụng phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như : cán bộ lãnhđạo trong hệ thống , các cán bộ quản lí , các nhân viên trong bộ máy quản lí…
- Thiết kế phiếu điều tra phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Thu tập đầy đủ các thôn tin cần thiết
+ Câu hỏi khảo sát rỗ ràng , dễ hiểu , dễ trả lời đối với đa số người được hỏi
- Nội dung phiếu điều tra gồm :
+ Phần tiêu đề
+ Phần định danh đối tượng điều tra
Trang 6+ Phần nội dung các câu hỏi + Phần kết thúc
Trang 7Câu 2 điểm
Câu 1 : Giới thiệu tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý ?
Tài nguyên về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý là toàn bộ các thiết bị
kĩ thuật phục vụ cho việc thu thập xử lý , lưu trữ và truyền đạt thông tin đó là hệ thốngmáy tính điện tử
- Bộ xử lý trung tâm ( CPU ) : giúp xử lý các biểu tượng , chữ số , chữ cái …
đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống CPU chứa
+ Bộ số học và logic thực hiện các phép tính số học và logic cơ bản của máytính
+ Bộ điều khiển chứa các lệnh chỉ nhằm phối hợp và điều khiển các thành phầnkhác của hệ thống và phát tín hiệu để thực hiện chúng
- Bộ nhớ sơ cấp (RAM ) : là nơi cất giữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong
quá trình xử lý
- Các tuyến bus : cung cấp đường truyền dữ liệu và tín hiệu giữa CPU ,bộ nhớ
sơ cấp và các thiết bị khác của máy tính
- Bộ nhớ thứ cấp : dùng để lưu trữ dữ liệu tương đối lâu dài bên ngoài CPU ,
ngay cả khi đã tắt máy tính
Trang 8- Thiết bị vào ra giúp người sử dụng tươn tác với hệ thống máy tính.thiết bị vào
tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điên tử để máy tính xử lí cònthiết bị ra hiển thị dữ liệu sau khi chúng đã được xử lí
Lựa chọn phần cứng cần phải chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị sẵn cótrong tổ chức nhằm đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống.phải có sự tươngthích với các thiết bị cũ , có khả năng mở rộng và nâng cấp khi cần và có độtin cậy
Câu 2 : Giới thiệu tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý ?
Tài nguyên phần mềm là tổng thể phần mềm của hệ thống , phần mềm ứngdụng hệ thống thông tin quản lý
- Phần mềm hệ thống : là các chương trình giúp ngươi sử dụng quản lý , điều
hành hoạt động của các thiết bị phần cứng có 2 phần mềm hệ thống :
+ Hệ điều hành quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấpmột giao diện để người sử dụng có thể sử dung được các nguồn lực của hệthống ( DOS,WINDOW,UNIX…) nó có chức năng lên kế hoạch cho cácchương trình của máy tính ,phân phối tài nguyên và giám sát các hoạt động củamáy tính
+ Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích
- Phần mềm ứng dụng thường là đã đà được viết hoàn chỉnh và đóng gói để
phân phối đến các đối tượng sử dụng khác nhau có thể phân thành 2 nhóm :+ Phần mềm đa năng : phần mềm xử lý văn bản,phần mềm đồ họa,trình diễnvăn bản,phần mềm bảng tính,các hệ quản trị CSDL,phần mềm thiết kế và giúpchế tạo
+ Phần mềm chuyên dụng :bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việcchuyên biệt như phền mềm kế toán , phần mềm ngân hàng ,phần mềm quản trịdoanh nghiệp, phần mềm marketing
Câu 3 : Quan điểm của bạn về việc lựa chọn phần mềm có sẵn trên thị trường Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm ?
a) Quan điểm về việc lựa chọn phần mềm có sẵn trên thị trường:
Trang 9Có rất nhiều phần mềm sẵn có trên thị trường tất nhiên không có phần mềmnào là hoàn toàn phù hợp cả,trong thực tế người ta chọn phần mềm nếu nó đáp ứngđược khoảng 80% khối lượng công việc đã được tổ chức đề ra Các các tổ thường muacác gói phần mềm trong trường hợp sau:
- Chỉ áp dụng các chức năng phổ biến của tổ chức như: kế toán, tài chính, quản lýnhân sự…
- Khi tổ chức không đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế HTTT
- Khi các ứng dụng trên vi tính giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tiết kiệmđược chi phí
+ Lợi ích
- Giúp doanh giảm bớt thời gian thiết kế,tổ chức các tệp dữ liễu,xử lý các mối quan hệ
và xây dựng các báo cáo…
- Giá thành thấp hơn so với thiết kế phầnn mềm mới
- Có thể cài đặt vào các phần cứng khác nhau
- Có độ tin cậy tương đối cao do đã được kiểm tra trước khi đưa ra sử dụng và đãđược 1 số tổ chứcckhác sử dụng
+ Bất lợi:
- Không có tính mềm dẻo,khó bảo hành
- Các gói phần mềm có thể ko đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của tổ chức
- Đôi khi các gói phần mềm gây khó khăn cho việc phát triển do chi phí chuyển đổiquá cao
b) Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm:
- Các chức năng đã được thiết kế trong phần mềm : đáp ứng được bao nhiêu % nhu
cầu của tổ chức,có bao nhiêu chức năng đã được chuẩn hóa
- Tính linh hoạt: phần mềm có dễ sửa chữa không , có những đặc điểm nào có thể
thay đổi theo yêu cầu của người sử dụng
- Tính tiện ích cho người sử dụng: phần mềm có dễ sử dụng cho đa số các đối tượng
trong tổ chức không , yêu cầu về đạo tạo để sử dụng được phần mềm mất bao nhiêuthời gian ,người sủa dụng có thể kiểm soát phần mềm tời mức độ nào
- Các đặc điểm của CSDL: cấu trúc dữ liệu mà phần mềm sử dụng có phù hợp hay
không , cơ sở dữ liệu có đáp ứng được nhu cầu khôi phục và xử lý dữ liệu của doanhnghiệp không
Trang 10- Chất lượng nhà cung cấp
- Việc chuyển đổi sau này có diễn ra dễ dàng không
- Chi phí cho việc sử dụng phần mềm có phù hợp vời tổ chức không.
Câu 4 : Hãy nêu nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng của các phương
pháp chuyển đổi từ hệ thống thông tin quản lý cũ sang hệ thống thông tin quản lý mới ?
- Phương pháp chuyển đổi trực tiếp : dừng hẳn hệ thống cũ ,chuyển đồi và đưa
ngay hệ thống mới vào sử dụng
+ Ưu điểm : nhanh chóng , ít tốn kém và nó cho phép thu được 2 bức tranh để
so sáng hiệu quản giữa hệ thống cũ và mới
+ Nhược điểm : rủi ro cao
+ Phạm vi áp dụng: đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải.
Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song 2 hệ thống
- Phương pháp chuyển đổi song song : thay vì dừng hẳn hệ thống cũ ta sử dụng
song song cả hai hệ thống cho đến khi hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu của tổchức
+ Ưu điểm : cho phép so sánh cả hai hệ thống với nhau , an toàn hơn ,đảm bảo
công việc diễn ra liên tục
+ Nhược điểm : tốn kém,gây phân tán cho người sử dụng , tốn thời gian
+ Phạm vi áp dụng : Trong trường hợp chấp nhận tồn tại song song 2 hệ thống
- Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn : chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ
thống mới theo giai đoạn , ở mỗi giai đoạn thực hiện chuyển đổi trực tiếp hoặc songsong ở một hoặc một vài bộ phận của hệ thống
+ Ưu điểm : ít gây biến động trên hệ thống , hạn chế tối đa chi phí và các sự cố
vì phạm vi áp dụng hẹp, thu được kinh nghiệm từ giai đoạn trước để xử lý tình huốngtương tự ở giai đoạn sau
+ Nhược điểm : hai hệ thống phải làm cho tương thích nhau hoàn toàn, quản lý
phức tạp và gặp khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu
+ Phạm vi áp dụng : một hoặc một vài bộ phận của tổ chức
Trang 11- Phương pháp chuyển đổi thăm dò : thực hiện chuyển đổi ở một chi nhánh của tổ
chức đến khi hệ thống mới hoạt động ổn định thì sẽ thực hiện ở các chi nhánhkhác
+ Ưu điểm : hạn chế rủi ro , tận dụng được lợi thế của hệ thống mới trước khi nó
hoàn thiện
+ Nhược điểm: phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu, hệ thống cũ và mới
phải tương thích với nhau
+ Phạm vi áp dụng : các tổ chức có nhiều chi nhánh cùng xử lí một công việc
Câu 5 : Giới thiệu nội dung , phương pháp huấn luyện người sử dụng các hệ thống thông tin quản lý vai trò của huấn luyện trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động
hệ thống ?
a) Các nội dung huấn luyện cụ thể:
+ Nhận thức về máy tính:giới thiệu các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc,thiếtbị,làm quen với các máy tính cá nhân,các khả năng của máy tính
+ Nhận thức về HT:giới thiệu các chức năng của HT, HT có khả năng thực hiện đượcnhững công việc gì, dữ liệu đầu vào ,thông tin đầu ra, các mẫu biểu Phân định rõ tráchnhiệm của mỗi người sử dụng trong HT
+ Huấn luyện kỹ xảo: đối với từng vị trí trong toàn bộ HTTT, sau khi giới thiệu chứcnăng liên quan của HT, các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữliệu,phương pháp tra cứu,tìm kiếm thông tin cần bố trí cho họ trực tiếp các thaotác ,giao tiếp với HT 1 cách nhuần nhuyễn vào các thời điểm khác nhau để họ pháthiện ra những vấn đề vướng mắc và khắc phục sự cố
b) Phương châm huấn luyện:
- Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế
- Huấn luyện mọi vấn đề liên quan đến HT
- Huấn luyện cho tất cả các ng sdung HT
- Huấn luyện liên tục trong suốt quá trình đưa HT mới vào sdugn
- Đối với các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện
c) Quy trình tổ chức huấn luyện bao gồm các bước:
- Lập kế hoạch các nhu cầu
- Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng
Trang 12- Đối với lớp tập huấn cần xác định trình độ học viên và chương trình đào tạo
- Tổ chức huấn luyện
- Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyên
d) Vai trò của huấn luyện trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT quản lý ?
- Giúp những người sử dụng và những người bảo trì HT làm quen,thích nghi với HTmới bổ sung những kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác qly HT đượctốt nhấ
- Huấn luyên nhân viên làm việc một các hiệu quả và xử lý được những sự cố trongquá trình làm việc
Câu 6 : Nội dung thông tin của các giao diện người – máy của hệ thống thông tin quản lý ?
Nội dung thông tin của giao diện người – máy thế hiện qua các mẫu nhập liệu(forms) ,các báo cáo (reports) và các thông tin trợ giúp trong quá trình tương tác người– máy
- Mẫu nhập liệu : là tài liệu của tổ chức chứa đựng một số dữ liệu đã được xác định
trước và các chỗ trống để điền thêm dữ liệu vào đó hầu hết các forms đều theomẫu của các cơ quan quản lý nhà nước , cơ quan chủ quản , hay do tổ chức quyếtđịnh
- Báo cáo : là tài liệu của tổ chức chứa dữ liệu đã được xác định sẵn , chúng là tài
liệu thụ động dùng để xem
Sự khác nhau cơ bản giữa forms và reports là forms được dùng để đưa dữ liệuthuộc tính của thực thể vào trong hệ thống còn reports là để đưa ra ngoài hệ thốngđến với người đọc
Trang 13Câu 3 điểm
Câu 1 : Trình bày sự hiểu biết về hệ thống thông tin quản lý văn phòng , liên hệ thực tế ?
a) Hệ thống thông tin quản lý văn phòng
1 Khái niệm: là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức, là một
trong những ứng dụng phổ cập nhất của HTTT quản lý
2 Mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được thực hiện một cách:
- Có hiệu lực
- Có hiệu quả
- Được kiểm soát
3 Sơ đồ tổng quát HTTT quản lí văn phòng:
4 Sơ đồ luồng dữ liệu và ra của HTTT quản lí văn phòng:
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
Các chức năng
xử lý và kiểm tra
- Bàn phím
- Máy đọc
âm thanh
- Máy quét…
Inp ut
Out put
Lưu trữ
- Văn bản
- Hình ảnh
- Video
…