Chƣơng 1. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm HTTTQL HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định. HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa. HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và công nghệ thông tin. HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là quản lý vi mô. 2. Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính a. Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy tính điện tử, mạng máy tính. MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra. Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Mạng máy tính chia thành 3 loại chính: + Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà nhà, một trường học, một công ty. + Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa. + Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái đất. b. Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng của HTTTQL. Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ thống) và phần mềm ứng dụng. + Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các hệ điều hành dùng cho máy trạm, các chương trình tiện ích… + Phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần mềm ứng dụng chuyên biệt. Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị CSDL, các ngôn ngữ lập trình. 2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng, kế toán, máy… c. Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL quản lý thông qua các quyết định quản lý. CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đó được lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng. Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm: + CSDL quản trị nhân lực + CSDL tài chính + CSDL kế toán + CSDL công nghệ + CSDL kinh doanh Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 3 loại hệ quản trị CSDL là: + Phân cấp + Mạng hay Codasyl + Quan hệ d. Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL. Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm: + Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. + Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL. Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh.
Trang 1Chương 1 Hệ thống thông tin quản lý
1 Khái niệm HTTTQL
- HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định
- HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa
- HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và công nghệ thông tin
- HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là quản lý vi mô
2 Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính
a Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế
là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy tính điện tử, mạng máy tính
- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra
- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng
Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:
+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà nhà, một trường học, một công ty
+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa
+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái đất
b Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình
Trang 2 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng,
kế toán, máy…
c Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL
quản lý thông qua các quyết định quản lý
- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đó được lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng
- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:
d Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL
- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban
+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL
- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất
và kinh doanh
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1 Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)
* (ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dự kiến) một cách tỉ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông tin
và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó, cũng như quan hệ với các hệ thống khác
* PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phân tích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh
( Viện tin học; phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL- Hà Nội 1990-Tr 78)
Trang 32 Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT Mục tiêu của công việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với
độ chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho phù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn
đề được xem xét Các thông tin này gồm:
- Các thông tin chung về ngành của tổ chức
- Các thông tin về bản thân tổ chức
- Các thông tin về các bộ phận liên quan
*Các pp thu thập thông tin:
2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống
-Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống kết quả của nghiên cứu cho ta cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin hiện tại bao gồm:
+môi trường bên ngoài: bgồm điều kiện cạnh tranh của thị trường hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực này
+môi trường tổ chức: bgồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình thành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các chương trình dài hạn
và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai…
+môi trường kỹ thuật: bgồm phần cứng và phần mềm dùng để XLTT, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống…
+môi trường vật lý: bgồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT
+môi trường thông tin bgồm:
-các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào
- các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra
- các hình thức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra
- Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra
2.2 Phương pháp quan sát hệ thống
Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường được áp dụng có những thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng ko thể thu thập được trong các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng ko có Thông qua phỏng vấn cũng ko mang lại kết quả mong đợi Trong trường hợp này người ta fải tiến hành quan sát hệ thống
Trang 4* Ưu: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này
*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế
-một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pp làm việc cũ không còn mấy ý nghĩa
-những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bị quan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng ko tốt
- việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian
- phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng
-những điều cần lưu ý khi phỏng vấn
+chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được PV
+chuận bị các câu hỏi đc PV
2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
- Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó
-Có thể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu
+ điều tra toàn bộ cho fép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu nhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí
+ trong thực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường áp dụng điều tra chọn mẫu
Trang 5- qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điều tra, chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lập báo cáo điều tra
- Trong pp sử dụg fiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định Một fiếu điều tra tốt fải đbảo được các yêu cầu:
+ thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết
+dễ dàng cho người điều tra
+các câu hỏi trong fiếu điều tra fải rõ ràng, ko đa nghĩa, ko gây hiểu lầm
+các câu hỏi fải xác định, ko mập mờ
+các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý
- cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba fần:
+phần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ
+phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
+phần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thu thập thông tin
+phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì
3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD
3.1 Khái niệm:
BFD Là sơ đồ mô tả HTTT Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những
chức năng gì BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng không phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý BFD còn được gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh
3.2 Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:
- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi
ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này
- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ở phía trên, góc phải của khối chức năng
Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng
- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện cho người sử dụng
- Mỗi sơ đồ chức năng nên có fần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chức năng này
Trang 6*Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau:
QL
đào
tạo
QL NCKH
QL nhân
sự
QL hành chính- tài vụ
QL
hỗ trợ đào tạo
3.3.Phân rã của BFD
Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải
phân rã BFD của HTTT Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân
chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây
Lợi ích của phân rã BFD:
- Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết
- Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà
QLĐT sau ĐH
QLĐT văn bằng
2
QLĐT dự
án MBA
QLĐT chuyển đổi
4 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD):
Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT
4.1.Khái niệm: DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy
quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ
liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu
DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác Điều
quan trọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức
năng nhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế
nào
Quản lý trường ĐH
Trang 7DFD không phải là 1 công cụ hoàn hảo để ptích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô
tả HTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm làm các công việc đó
4.2 Công dụng của DFD:
- Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng
- Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết
kế HT
- Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT
- Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt
d Tác nhân bên ngoài
5 Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết
mà chỉ nêu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của HTTT Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanh bởi các tác nhân bên ngoài, các mũi tên chỉ các dòng dữ liệu vào và ra Có thể xem
sơ đồ ngữ cảnh là DFD mức 0
Trang 8Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương có thể có dạng sau đây:
1.Khái niệm thiết kế HTTT
Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm,xác định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn
những đòi hỏi xác định
2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể
- Thực thể : là một tập hợp đối tượng có chung những đặc điểm nào đó mà nhà quản
lý muốn lưu trữ thông tin về chúng
VD Đối với chủ cửa hang thì hang hoá là 1 thực thể, khách hang và hoá đơn bán hang là thực thể
- Thuộc tính của thực thể : Mỗi thực thể có một số tính chất, các tính chất của thực thể được gọi là thuộc tính của thực thể
Ví dụ : Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH; Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;…
Số lượng thuộc tính của thực thể nhiều hay ít phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng ttin của nhà quản lý
- động từ hoặc cụm động từ thể hiện quan hệ giữa 2 thực thể
Cơ quan thuế biểu thuế Hệ thống Giám đốc
tính lương
Trang 9- Đường thẳng nối 2 thực thể với nhau, có hình thoi ở giữa thể hiện quan
Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và
áp dụng các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách này để biến nó thành dạng chuẩn Dạng chuẩn là dạng :
+ Tối thiểu việc lặp lại
+ Tránh dư thừa thông tin
+ Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng
5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu
Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây:
* 1 NF: 1 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc
* 2 NF : 2 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ
thuộc như vậy thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con mới Lấy
bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho nó một tên phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách
* 3 NF: 3 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc tính
Y phụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sách con mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y và một danh sách chứa quan hệ Y - Z Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách
Trang 10*Xác định các thông tin kết quả (đầu ra),
* Xác định các thông tin ban đầu (đầu vào)
TDD ( Top Down Design) Nội dung của phương pháp này như sau :Trước hết
người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giả quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ modun chính đến các modun con từ trên xuống dưới
DTD ( Down Top Design): Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhómcùng chức năng từ dưới lên trêncho đến mudun chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phúhơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế 1 chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các mô đun thành 1 hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh
9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện
- Khái niệm giao diện
Giao diện là môi trường, là phương tiện mà qua đó con người có thể giao tiếp với MTĐT
*) Các yêu cầu đối với giao diện :
Cài đặt hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu của quy trình
phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý Nội dung của giai đoạn này
Trang 11là thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới
Các nội dung cụ thể của quá trình cài đặt HTTTQL bao gồm:
+ Lập kế hoạch cài đặt;
+ Biến đổi dữ liệu;
+ Kế hoạch huấn luyện;
+ Phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng;
+ Biên soạn tài liệu sử dụng
2 Phương pháp cài đặt
Để đưa hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới vào sử dụng, người ta thường áp dụng 4 phương pháp như sau:
Phương pháp cài đặt trực tiếp:
Hệ thống mới sau khi xây dựng xong thì tiến hành đưa vào sử dụng ngay để thay thế cho hệ thống cũ
Sử dụng phương pháp này ta cần chú ý đến một số yếu tố sau:
+ Mức độ gắn bó của các thành viên với hệ thống mới;
+ Mức độ mạo hiểm của hệ thống mới sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống cũ và
có thể gây ra tình trạng hệ thống ngừng hoạt động
+ Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng và phần mềm của hệ thống mới
+ Chỉ nên áp dụng đối với hệ thống xử lý thông tin không lớn với mức độ phức tạp vừa phải
Phương pháp này chỉ thực sự áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết
và cần phải tiến hành các bước như sau:
1) Kiểm tra HT chặt chẽ;
2) Dự tính khả năng khôi phục lại dữ liệu;
3) Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn cài đặt HT;
4) Chuẩn bị phương án xử lý thủ công trong trường hợp xấu nhất để vẫn có thể duy trì hệ thống hoạt động;
5) Huấn luyện chu đáo cho tất cả những người tham gia vào HT;
6) Có các khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện như đĩa từ, máy in, USB…
Phương pháp cài đặt song song;
Nội dung của phương pháp này là hoạt động đồng thời cả 2 hệ thống cũ và mới trong một khoảng thời gian nhất định Áp dụng phương pháp này có :
- mức độ rủi ro ít hơn;
- nguồn tài chính cao
Các công việc cần tiến hành:
1) Xác định thời gian hoạt động song song;
Trang 123) Sắp xếp nhân sự
Phương pháp thí điểm cục bộ;
Phương pháp này có thể coi như bước trung gian của 2 phương pháp 1 và 2; tức
là cài đặt trực tiếp và cài đặt song song Để áp dụng phương pháp này ta cần tiến hành những công việc như sau:
1) Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm, và làm theo phương pháp nào;
2) Kiểm tra hệ thống xử lý mới áp dụng vào các bộ phận này có được hay không;
3) Tiến hành sửa đổi;
4) Nhận xét và so sánh
Phương pháp từng bộ phận;
Bước này ta lựa chọn các bộ phận có chức năng quan trọng, rồi tiến hành tin học hóa từng chức năng quản lý riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác Sau đó đưa phân hệ đã thiết kế vào ứng dụng ngay, còn các phân hệ khác thì vẫn hoạt động như
cũ theo phương thức quản lý truyền thống Như vậy, hệ thống được chuyển dần từ phương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộ phận theo tiến trình thời gian Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho bộ phận còn lại
Tóm lại, 4 phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó trong
thực tế người ta có thể áp dụng kết hợp các phương pháp với nhau và phát triển dần theo thời gian, tránh gây những tác động lớn trong hệ thống, và tránh nguy cơ
Lý do đào tạo;
+ Giảm thời gian đi học các lớp đào tạo chính quy về các vấn đề liên quan;
+ Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt nhất;
+ Giảm chi phí;
+ Tăng tính chủ động và năng động của nhân sự;
+ Cung cấp những kiến thức mới về hệ thống mới;
+ Cung cấp những kỹ sảo nghề nghiệp cho các nhân viên QL;
+ Làm tăng độ thích nghi với hệ thống mới
Nội dung đào tạo
- Kiến thức chung;
- Quy tắc, quy trình, quy chế sử dụng và khai thác hệ thống;
