Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dữ trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dữ trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Lời cảm ơn

Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thày giáo ớng dẫn Hồ Văn Hơng đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho chúng tôi trongviệc hình thành bản đồ án, hớng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu

h-hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có h-hệthống và khoa học

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Đảng uỷ, lãnh đạo, các phòng ban,CBCC Chi cục Dự trữ Sóc Sơn giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu tại Chicục

Chúng tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Công Nghệ ThôngTin_Viện Đào Tạo Công Nghệ Và Quản Lí Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ vàdạy dỗ trong thời gian học tập tại trờng Tôi cảm ơn chân thành sự nhiệt tìnhgiúp đỡ và các ý kiến đóng góp quí báu của các bạn trong lớp Thơng Mại

Điện Tử 1

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ chúngtôi hoàn thành tốt đồ án này

đặt vấn đề

- Ngày nay tin học là ngành khoa học đang đợc phát triển và ứng dụngrộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnhvực quản lý là cần thiết

- Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tincần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứngdụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế

- Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càngphức tạp hơn Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán cácngôn ngữ đã có nh Excel, Foxpro có phần cha đáp ứng đợc hết các yêu cầucủa nó VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trờngWINDOWS Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xâydựng các chơng trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý,thống kê, kế toán

Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lậptrình đủ mạnh Trong điều kiện nớc ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính làmột ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chơngtrình nói trên

Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay, đồ ántốt nghiệp này sẽ giải quyết vấn đề: Xây dựng chơng trình quản lý nhân sựcủa chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Chơng I

khảo sát hệ thống hiện tại

I Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan

Chi cục Dự trữ Sóc Sơn là một cơ quan trung ơng đóng tại địa phơng, cónhiệm vụ dự trữ các mặt hàng chiến lợc đợc xuất bán khi có yêu cầu củaChính phủ

Sơ đồ hệ thống tổ chức & quản lý nhân sự

của chi cục Dự trữ Sóc Sơn

- Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau,

đ-ợc chuyên môn hóa, đđ-ợc giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đđ-ợc bố trítheo từng cấp và tham mu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý

Nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo các phòng ban của Chi cục Dự trữSóc Sơn:

* Giám đốc

Là ngời lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động củaChi cục và chịu hoàn toàn trách nhiệm với nhà nớc

* Phó giám đốc

Là ngời chịu trách nhiệm thi hành các công việc đợc giao, thay giám

đốc quyết định các công việc của cơ quan khi giám đốc đi vắng Tại Chi cục

- Phòng kế toán tài chính

Có chức năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính, thực hiện côngtác kế toán thống kê theo đúng qui định của hệ thống kế toán tài chính, đúngqui định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch do Cục Dự trữ Quốc gia giaocho Phòng có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy rahàng ngày, tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách, quản lý các loạivật t tiền vốn, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho công việc điềuhành của giám đốc, tiến hành kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tàichính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch Phòng cóquyền hạn trong việc hớng dẫn, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động về mặt tàichính của toàn Chi cục

- Phòng hành chính

Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt độngcủa toàn chi cục, phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn, giảiquyết các chế độ cho CBCC, tổ chức công tác thờng trực bảo vệ an toàn choChi cục

- Phòng máy tính:

Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thiết kế các vấn đề trong cơ quanbằng cách áp dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực: in ấn, bản vẽ, bản phácthảo, công văn, gửi Fax…

- Phòng biên tập:

Có chức năng giúp giám đốc trong lĩnh vực biên tập lai các vấn đềliên quan đến nghiệp vụ in ấn, đó là việc chỉnh sửa nội dung có sự nhất trícủa tác giả, bỏ sung và sửa đổi theo yêu cầu của Chi cục đã đề ra…

- Bộ phận nhân sự, lao động tiền lơng

Có nhiệm vụ quản lý lao động, ký kết các hợp lao động, thực hiện

đúng đắn các chế độ, chính sách của Nhà nớc theo dõi về tiền lơng, tiền ởng, phân phối thu nhập, chăm lo cải thiện, tạo công ăn việc làm cho ngờilao động, tham mu cho giám đốc về tổ chức nhân sự cho toàn Chi cục, cóquyền đề xuất các phơng án đảm bảo an toàn lao động và các chế độ bảohiểm xã hội, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòngphẩm phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ cho toàn Chi cục

th Cách tính lơng của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn

Lơng đợc tính dựa theo lơng cơ bản của mỗi CBCC là: 210.000đ x hệ

số lơng, tuỳ theo hệ số lơng của từng ngời khác nhau có mức lơng khác nhau,công thức tính mức lơng của mỗi một CBCC là :

Mức lơng = 210.000đ x hệ sốNgoài mức lơng cơ bản, mỗi CBCC còn đợc hởng nhiều mức phụ cấp

và các hệ số khác nh: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp tráchnhiệm nhng cũng có khoản bắt buộc phải nộp nh: 5% BHXH, 1% BHYT

Trên đây là toàn bộ khung cảnh của mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý nhân sự, cách tính lơng của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn

II Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại

Qua nghiên cứu hệ thống lu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng vàothời điểm này, Chi cục Dự trữ đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng công nghệthông tin vào công tác quản lý nhân sự nh mua sắm máy tính, cử cán bộ đi

đào tạo tin học, nhng hiện tại toàn bộ hồ sơ của mỗi CBCC thì vẫn đợc lu trữtrong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân và đợc sắp xếp theo một trật tựnhất định

1 Thông tin đợc lu trữ trong hồ sơ

Hồ sơ của mỗi cán bộ đợc lu trữ trong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cánhân, trong mỗi túi hồ sơ gồm có: Bản lý lịch cán bộ, QĐ nâng lơng, QĐkhen thởng, bản tự đánh giá phân loại hàng năm…

1.1 Những thông tin lu trữ trong bản lý lịch cán bộ

Trong tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân củatừng CBCC nó đợc phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tinsau :

- Ngày tham gia c/m

- Ngời cam đoan

- Xác nhận (của thủ trởng đơn vị hoặc chính quyền

địa phơng)

Nh vậy bản lý lịch cán bộ là bảng dữ liệu gốc phản ánh đầy đủ, chi tiếtcác thông tin về bản thân của từng cán bộ công chức, thông thờng bản lý lịchgốc phải có trong hồ sơ từ khi ngời đó đợc tuyển dụng và đợc lu trữ, khichuyển công tác thì toàn bộ hồ sơ đó sẽ chuyển đến đơn vị mới Ngoài ratrong từng thời kỳ Cục Dự trữ Quốc Gia có chủ trơng lớn về vấn đề nhân sựthì mọi cán bộ công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bản thân theo một

số mẫu nhất định

1.2 Các bảng biểu thống kê báo cáo

Khi có yêu cầu của lãnh đạo, cơ quan quản lý nhân sự cấp trên Phòng

tổ chức cán bộ phải làm báo cáo thống kê về nhân sự nh : Tình hình quân số

cán bộ đợc bổ nhiệm, đề bạt ….nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê

đã đợc qui định từ trớc, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổchức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phơng pháp thủcông Vì vậy nên mất nhiều thời gian Xin nêu ra một số biểu mẫu sau:

Ghi chú : Vì nguyên tắc của cơ quan nên số liệu trong biểu là không có thực.

Cục Dự trữ quốc gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa việt nam Chi cục dự trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc

Chức vụ

Trìn h

độ

Chứ c dan h

Xét nâng lơng là việc làm thờng xuyên hàng năm, nhằm đảm bảo chế

độ chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lơng đợc hởng theo tiêu chuẩnxét duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình độ đào tạo,chức vụ và hệ số lơng đang đợc hởng theo quy định Vì vậy trong biểu mẫunày phải có các cột sau:

Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa vVệt Nam Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : 136/TCCB

danh sách cán bộ đề nghị nâng lơng năm 2004

ST

T

Họ và tên Nă

m sin h

Đơn vị Trìn

h độ

Hệ số

l-ơng hiện tại

Khen th- ởng

Kỷ luật

Đề nghị xét

Thinh

Nam

P xâydựng

Côc Dù Tr÷ Quèc Gia Céng hoµ X· héi chñ nghÜa vVÖt Nam Chi Côc Dù Tr÷ Sãc S¬n §éc LËp - Tù do - H¹nh phóc

1.3 Đánh giá u, nhợc điểm của hệ thống hiện tại

Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ côngtác quản lý của Chi cục Dự trữ, mặc dù trong nhiều năm qua không ngừng

đổi mới, có nhiều tiến bộ, đã đáp ứng đợc nhiệm vụ đợc giao Nhng cũngphải thừa nhận rằng có những nhợc điểm sau:

- Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn

- Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều

- Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên không

đáp ứng đợc tính nhanh nhạy của thông tin

Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhậtthông tin, bổ sung, lu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càng cao,

đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiết hơnthì hệ thống hiện tại còn cha đáp ứng đợc

Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lu trên giấy tờ, sổ sách(bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung ngời quản lý phải sửa, đổi,thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin cha chính xác, dễ nhầm lẫn

Đối với một khối lợng hồ sơ lớn các công việc lu trữ bảo quản, bổ sungcập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất

và con ngời, nh hệ thống kho tàng lu giữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm côngtác quản lý nhân sự, thời gian công sức làm việc nhiều khi vẫn không bảo

đảm đợc yêu cầu

Từ những nhợc điểm trên, chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng một hệthống quản lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêucầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo vàxây dựng cơ quan trong thời kỳ mới, mà trớc hết là phải ứng dụng công nghệthông tin vào hệ thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộ quản lýnhân sự những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạo máy vitính, thao tác tốt thiết bị kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềm quản lýthông dụng, soạn thảo văn bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêu cầu củalãnh đạo.

Làm đợc nh vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm đợc sức ngời, sức của, giảm đáng

kể số lợng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủcông vất cả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ,chính xác kịp thời, chất lợng và hiệu quả tốt hơn

Nội dung đề tài gồm:

I Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý

1 Một số khái niệm về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùngkhông chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội

mà còn góp phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh

Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:

- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kêsách, bảng biểu

- Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề ra các phơng pháp mới,các công việc kiểm tra, hớng dẫn

Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại1/4 cho loại hình lao động thứ 2

2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh phầnmềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến ở nớc

ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vựckinh tế xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giảiphóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thờigian cho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lýthông tin đạt hiệu quả cao Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tinhọc hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ

a Tin học hóa toàn bộ

Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa đồng thời các chứcnăng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấutrúc tổ chức của cơ quan quản lý

u điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cáchtriệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừathông tin Nhng nhợc điểm của phơng pháp này là thực hiện rất lâu, khókhăn và chi phí đầu t ban đầu lớn.

b Tin học hóa từng phần

Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa từng phần chứcnăng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệquản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giảipháp đợc chọn cho các phân hệ khác nhau

u điểm của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứngdụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn

Nhợc điểm của phơng pháp này là không bảo đảm tính nhất quán caotrong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp thông tin

Cả hai phơng pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể.Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóaphải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất

3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý

a Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trênxuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lýthống nhất trong toàn bộ hệ thống

Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dớilên trên và truyền từ trên xuống dới

b Luồng thông tin vào

ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhật là rất lớn, đadạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:

- Loại thông tin dùng cho tra cứu

- Loại thông tin luân chuyển chi tiết.

- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp

Cụ thể là:

+ Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin đợc dùng chung cho hệthống và ít thay đổi, các loại thông tin này đợc đa vào một lần và chỉ dùng đểtra cứu

+ Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết vềcác hoạt động thờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lợng loạithông tin này rất lớn

+ Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp vềhoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin

c Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý của từng trờng hợp cụ thể

Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báocáo và các loại thông tin báo cáo

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phơng pháp sau:

- Phơng pháp phân tích: Là phơng pháp trớc hết đòi hỏi phải xây dựng

đảm bảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chơng trìnhlàm việc

Ưu điểm của phơng pháp này là tránh đợc vịêc thiết lập các mảng làmviệc một cách thủ công

Nhợc điểm của phơng pháp này là hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vào

Nhợc điểm của phơng pháp này là khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin.

- Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ngời ta kết hợp đồngthời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết Tuynhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ

5 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

a Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

HTTT là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới có chứcnăng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợgiúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tậpcủa học sinh Một hệ thống quản lý đợc phân thành nhiều cấp từ trên xuống

và chuyển từ dới lên

b Các thành phần của HTTT

Nếu không kể con ngời và phơng tiện thì thực chất còn lại 2 bộ phận:

* Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lợng

thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cáchthức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thôngtin ra

- Luồng thông tin vào:

Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:

+ Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thôngtin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi Các thông tin này thờng đợccập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này

+ Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết vềhoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời

+ Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổnghợp là loại thông tin đợc tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thôngtin này thờng cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô

- Luồng thông tin ra:

+ Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông

tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm đồng thời phải bảo

đảm chính xác kịp thời

+ Các thông tin đầu ra quan trọng nhất đợc tổng hợp trong quá trình

xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo Các mẫu biểu báo cáothống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị

+ Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính

mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳthời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thôngtin thừa trong quá trình xử lý

II Giới thiệu về microsoft access

1 Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu theo kiểu quan

hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ đợc xem là “chủ bài” củaMicrosoft Windows trong các ứng dụng Microsoft Access khá rõ ràng và dễ

sử dụng trong việc xử lý một cách hệ thống và có hiệu quả các cơ sở dữ liệuquan hệ ích lợi của một số cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng takhông cần lu trữ các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau nhiều lần trong cácbảng dữ liệukhác nhau Những thông tin cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ tínhchất liên kết giữa các bảng dữ liệu có trớc đó hoặc hoàn toàn mới mà tathêm vào đó cơ sở dữ liệu sau này Microsoft Access chạy trên nền Windowsnên mọi thế mạnh của Windows cũng đợc thể hiện trong Access Ta cắt,dánh dữ liệu từ bất cứ một ứng dụng nào trong môi trờng Windows choAccess và ngợc lại Ta cũng có thể liên kết các đối tợng OLE trong Excel,Paintbush và Wor for Windows vào trong môi trờng Access

Để cài đặt phần mềm quản trị cơ sở d liệu Microsoft Access 7.0 thì cấuhình của máy phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Đã cài đặt Windows 98 hay phiên bản mới hơn

- Có bộ xi xử lý 8486 lên

- Bộ nhớ RAM tối thiểu là 32MB nhng tốt nhất là từ 64 MB trởlên.

- Máy phải có chuột (Mouse).bàn phím(keyboard)

Một cơ sở dữ liệu của Microsofr Access đợc tạo lập bởi các thành phần:

- Các bảng dữ liệu (Table)

- Các bảng truy vấn (Queries)

- Các biểu mẫu (Form)

- Các tập lệnh (Macro)

- Các đơn thể chơng trình viết bằng ngôn ngữ Visua Basic

Tên File cơ sở dữ liệu của Microsoft Access có phần mặc định là.MDBMicrosoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có thể giúp ta truynhập tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc với nhiều bảng tại cùngmột thời điểm để làm bớt sức rối của dữ liệu và làm cho công việc thực hiện

dễ dàng hơn Ta có thể liên kết một bảng dữ liệu trong Access với một bảngkhác trong Paradox hoặc một bảng trong Access với một bảng trong Dbase,

ta có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối các dữ liệu này với nhữngbảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng

Access là công cụ cho ngời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu Access cómột bộ tạo bảng, một bộ thiết kế mẫu, một bộ quản lý và một bộ thiết kế cácbáo cáo Đồng thời Access cũng là một môi trờng phát triển các ứng dụng.Bằng cách sử dụng các tập lệnh tự động thực hiện các công việc, chúng ta cóthể tạo các ứng dụng hớng tới ngời sử dụng hiệu quả tơng tự là đợc tạo bởicác ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút, menu và hộp thoại Bằng cáchlập trình trong Access, ta có thể tạo đợc các ứng dụng mạnh nh chính bảnthân Access Thực tế rất nhiều công cụ trong Access đợc viết bằng AccessBasic

2 Những công cụ của Access

* Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự

Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện vớinhững định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mứckiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc

định cho mỗi trờng trong một bảng

Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trờng, bao gồm kiểu vănbản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các

đối tợng OLE Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị

bỏ quan

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúcmềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập,hoặc theo mô hình Clien/Server Thông qua Open Database Connectivity(ODBS) ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cảnhững cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn

Với Access, ta có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhómtrong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tợng dữ liệu

* Sử dụng các WIZARD

Với WIZARD thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuốngchỉ còn ít phút WIZARD hỏi một vài câu hỏi, sau đó sẽ tự động xây dựngcác đối tợng Dùng WIZARD, ta có thể thiết kế rất nhiều các loại biểu mẫu,báo cáo, đồ họa, các kiểm tra và các thuộc tính

* Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài

Access cho phép chúng ta xuất - nhập nhiều dạng thờng gặp, bao gồm:Dbase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL server, Oracle, và nhiều dạngASCII khác Trong khi việc nhập là tạo ra một bảng trong Access thì việcxuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng nh chúng ta đã xuấtra

* Các biểu mẫu và các báo cáo đợc thiết kế theo kiểu WYSIWYG (What you see is what you get)

Khi thiết kế các Form và các báo cáo nh thế nào thì lúc hiện ra sẽ hoàntoàn nh vậy Chúng ta có thể nhìn các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xemtrớc, có thể nhìn các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gianchờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta ở chế độ thiết kế Đặc biệt là bộ tạobáo cáo rất mạnh, có thể tạo ra đợc một loạt các dạng báo cáo rất chính xác

và mang tính thẩm mỹ cao

* Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng

Đây là một trong những điểm mạnh của Access Với một cửa sổ đồ họa

có thể dễ dàng tạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó là bảng củaAccess hay của một hệ cơ sở dữ liệu nào khác Ngoài ra có thể chọn nhữngtrờng hợp cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thứctính toán, đa ra các điều kiện để chọn các bảng ghi phù hợp Kết quả của travấn có thể đợc xem thông qua Datasheet, Form hay báo cáo

Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo đợc các bảng mới từ dữ liệu nhận đợc, cóthể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảng ghi, chènthêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác

* Khả năng DDE và OLE

Với khả năng DDE và OLE, có thể chèn một đối tợng vào Form và báocáo của Access Những đối tợng này có thể là âm thanh, hình ảnh đồ hoạ,thậm chí cả Video Có thể nhúng các đối tợng của OLE nh ảnh Bitmap, cácvăn bản đợc tạo ra từ Word hay Word Perfeet, hoặc nối với một số ô trongExcel hay trong Lotus 1-2-3 Bằng việc nối các ứng dụng này vào các bảnghi của Access có thể tạo ra đợc một cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin vớigiữa các ứng dụng của Windows

* Macro

Đối với những ngời không phải là lập trình viên hay đơn giản là khôngmuốn lập trình, Access cung cấp một công cụ mạnh đó là Macro (lập trình

mà không phải là lập trình) Với Macro rất nhiều nhiệm vụ thờng gặp có thểthực hiện đợc mà không cần sự can thiệp của con ngời Gần 60 Macro sẽgiúp xử lý dữ liệu Menu và hộp thoại, mở Form và các báo, thực hiện tự

động các công việc mà ngời sử dụng nghĩ ra Macro có thể thực hiện đợc90% việc xử lý

* Access basic cho phép lập trình cơ sở dữ liệu (Module)

Access là một môi trờng nghiêm chỉnh với một ngôn ngữ lập trình đầy

đủ Access Basic cho phép lập trình theo kiểu hớng sự kiện Acces BasicCode là một ngôn ngữ lập trình có cấu trúc mạnh và có thể mở rộng đợc

Với giao diện kiểu IDE cho phép mở nhiều cửa sổ cùng một lúc để soạnCode và tìm lỗi, tự động kiểm tra cú pháp câu lệnh, đặt các điểm dừng vàchạy từng bớc

Access Basic cũng có sử dụng các thủ tục trong các th viện liên kết độnghợp môi trờng Windows

Nh vậy Access là một công cụ mạnh trong việc quản lý cơ sở dữ liệu,phù hợp với nhiều ngời, từ ngời dùng đến các lập trình viên

3 Cốt lõi của việc quản lý cơ sở dữ liệu Access

Cốt lõi của việc quản lý cơ sở dữ liệu Access là Microsoft Jet DatabaseEngine (gọi tắt là Jet Engine) đó là một cơ chế xử lý dữ liệu

Jet Engine cho phép làm việc với nhiều dạng cơ sở dữ liệu khác nhau vàcung cấp giao diện lập trình hớng đối tợng để làm việc với cơ sở dữ liệu

Jet Engine là cầu nối giữa ứng dụng và các tập tin cơ sở dữ liệu vật lý, nóbao gồm một bộ các tập tin th viện liên kết động, có nhiệm vụ chuyển cácyêu cầu xử lý cơ sở dữ liệu của ứng dụng phát triển bằng Access thành cáclệnh vật lý trên cơ sở dữ liệu, truy vấn, cập nhật dữ liệu đồng thời quản lý cácchỉ mục, khóa dữ liệu (cho môi trờng đa ngời dùng) và tính toàn vẹn thamchiếu

Mặc định cơ sở dữ liệu chuẩn của Jet Engine đợc lu theo dạng thức MDB

mà ta gọi chung là cơ sở dữ liệu Access (Access Database) Đây là điều dễhiểu vì Jet Engine là Database Engine của hệ quản lý cơ sở dữ liệu Access

Jet Engine cũng có thể làm việc với các dạng thức dữ liệu nh Lotus,Excel, các tập tin dạng text thông quan th viện liên kết động cài riêng

Cơ sở dữ liệu Access không phải là cơ sở dữ liệu Server Do đó, trong môhình Client/Server, Access đợc dùng để để phát triển phần Client của ứngdụng Client/Server và phải dùng chuẩn OCBC để kết nối với hệ quản lý cơ sởdữ liệu Client/Server trên Server Thông thờng Access truy nhập dữ liệu trênServer thông qua ODBC nên khá chậm Nguyên nhân do chơng trình khônggọi trực tiếp các OCBC API mà thông qua Jet Engine Jet Engine nhằm tớicác cơ sở dữ liệu cục bộ nh Access, ISAM Database do đó nó tỏ ra hiệuquả khi làm với các cơ sở dữ liệu này Tuy khi thao tác với cơ sở dữ liệuServer thông qua ODBC Jet Engine phải chuyển đổi các chức năng đợc thiết

kế cho cơ sở dữ liệu cục bộ thành lệnh ODBC API Làm việc với cơ sở dữliệu Server thông qua Jet Engine tuy chậm nhng có lợi điểm là ngời sử dụngcảm thấy mọi việc dờng nh đơn giản, các bảng trong cơ sở dữ liệu Server

Nh vậy nguồn dữ liệu vật lý nằm trong cơ sở dữ liệu Server, cơ sở dữ liệuAccess chỉ lu các bảng liên kết logic nhng chúng hoạt động nh các bảng bìnhthờng khác của cơ sở dữ liệu Access

Mặc dù khả năng hỗ trợ cho môi trờng Client/Server cha cao Access là một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ rất mạnh Với thế mạnh trong công nghệphần mềm nói chung và công nghệ mạng nói riêng, trong tơng lai chắc chắmcác nhà phát triển của hãng Microsoft sẽ khắc phục đợc nhợc điểm này Vìvậy ta có thể khẳng định rằng Access là môi trờng tốt cho việc xây dựng,phát triển các ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu không những hiện tại mà cảtrong tơng lai

III.Ngôn ngữ Visual Basic 6.0

1 Microsoft Visual Basic và các phiên bản

Microsoft Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình đợc hãng Microsoftphát triển Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là

khi thiết kế chơng trình bạn nhìn ngay thấy ngay kết quả qua từng thao tác vàgiao diện khi chơng trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lậptrình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màusắc, kích thớc, hình dáng của các đối tợng có mặt trong ứng dụng Về mặtcông nghệ lập trình cũng nh tổ chức môi trờng làm việc, phiên bản 5.0 và 6.0

có nhiều u điểm hơn Mặt khác, phiên bản 5.0 32 bit và 6.0 đợc phép xâydựng các ứng dụng 32 bit với môi trờng làm việc là Microsoft Windows 95Window 2000 Cụ thể:

- Version 5.0: Phiên bản 32 bit, phiên bản tơng thích hoàn toàn trênmôi trờng Windows Hệ thống th viện sử dụng các DLL ( Dynamic LinkLibrary ) và các th viện OLE theo công nghệ OCX Phiên bản 32 tỏ ra thực

sự có u điểm trong môi trờng Windows 95 & 97 nếu cấu hình máy tính củangời sử dụng đợc các nhu cầu sử dụng cao

- Version 6.0: Là phiên bản mới hiện nay chạy trên môi trờngWindows 9.X Hệ thống sử dụng th viện DLL và các th viện OLE theo côngnghệ OCX, nhu cầu đòi hỏi cấu hình của máy tính phải đủ mạnh (máy tính

từ 586 trở lên )

2 Tổ chức của Mirosoft Visual Basis

- Project: Là sản phẩm lập trình trong môi trờng Microsoft đợc tổ chứcthành một Project bao gồm:

- MDI form: Một Project có thể có một màn hình làm theo chế độMulti Document Interfaccce

Form: Các màn hình làm việc của Project

- Form: Các màn hình làm việc của Project

- Module: Đợc sử dụng để khai báo các Sub, Function, Type, Constanttổng quát trong Proect

- Class Module: khai báo đối tợng trong Project

- Controls:

Các đối tợng đợc sử dụng trong form Prọject là các th viện kiểuVBX hoặc OCX Mỗi đối tợng đợc đặc trng Properties và các Events.Các đối tợng của Microsoft Visual Basic có thể phân chia thành cácnhóm sau:

- Các control chuẩn của hệ điều hành Windows

- Các đối tợng do Microsoft cung cấp ( Data control, Rich TextControl )

- Các đối tợng do hãng phần mềm thứ ba hỗ trợ

3 Khái quát lập trình trên Mirosoft Visual Basis.

- Xây dựng Project trên cơ sở phân tích hệ thống bài toán

- Thiết kế các đối tợng

- Điều khiển tính chất các đối tợng và viết mã lệnh xử lí trên các sựkiện và các đối tợng

4 Lập trình trên Mirosoft Visual Basis

Mirosoft Visual Basis hỗ trợ sử dụng Query trong chơng trình củamình Do vậy việc xử lí dữ liệu có nhiều thuận lợi, đặc biệt CSDL củaAccess Trong khi viết chơng trình có một số vấn đề quan trọng cần chú ý đó

là lỗi và xử lí lỗi

Công cụ gỡ rối: Khi chạy thử chơng trình có thể sử dụng công cụ gỡrối khá mạnh của Mirosoft Visual Basis ( Debug ) Công cụ này cho phéphiệu chỉnh phần câu lệnh ngay trong khi thực hiện chơng tình đối với các lôĩkhông quan trọng

Để thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng một trong các công cụ sau:

a Sử dụng phiên bản Micosofft Access tơng ứng với phiên bảncủa cuả Mirosoft Visual Basis

b Sử dụng chơng trình DataManager đợc cung cấp kèm theoVisual Basic

- Thiết kế báo cáo: Để thiết kế mẫu biểu báo cáo có thể sử dụng mộttrong các công cụ sau:

- Sử dụng phiên bản DataEnviroment tơng ứng trong Microsoft VisualBasic

- Sử dụng DataReport đợc cung cấp kèm theo

5 Visual Basic và Microsoft Access

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hớng sự kiện có thể giải quyết đợcmọi bài toán Visual Basic cũng giải quyết đựơc các bài toán quản lí mà cácngôn ngữ khác không có Để phát huy hết khả năng Visual Basis hay Acceschúng ta phải hiểu thật rõ cơ chế xử lí dữ liệu ( Jet Engine ), Jet Engine chophép làm việc với nhiều dang thức dữ liệu khác nhau và cung cấp giao diệnlập trình hớng đối tợng để làm viêc với CSDL JetEngin là thành phần cốt lõicủa hệ quản trị CSDL Access do đó có thể trở thành một nhà lập trình chuyênnghiệp với Visual Basis thì điều đầu tiên là Jet Engine

Tuy nhiên mỗi ngôn ngữ lập trình có một hệ thống mạnh riêng của nó,

ở lĩnh vực này nó không đáp ứng đợc, không thích hợp đợc nhng ở lĩnh vựckhác thì lại làm đợc Ví dụ nh Access có công cụ thiết kế báo biểu mạnh hơnnhiều so với Visual Basis, trong Visual Basis có bộ thiết kế báo biểu không

do Microsoft phát triển mà lại do hãng Seagate, và đợc đa vào nh một OLECustom Control độc lập

Vì vậy tuỳ theo yêu cầu của một bài toán cụ thể mà ngời lập trình chọn mộtngôn ngữ thích hợp để giải quyết chúng Visual Basis 6.0 cho phép ngời lập trìnhnhúng các đối tợng hay sử dụng các hàm th viện DLL một các dễ dàng

Visual Basis 2.0 đã nhanh hơn, mạnh hơn và còn sử dụng hơn VisualBasis 1.0 Visual Basis 3.0 tăng thêm những cách thức đơn giản để điềukhiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basis 4.0 hỗ trợ sự pháttriển 32 - bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basis thành một ngôn ngữlập trình hớng đối tợng đầy đủ Phiên bản 5.0 và 6.0 có nhiều tính năngmạnh hơn, đặc biệt là tốc độ gia tăng đáng kể (khoảng 20% nhanh hơn so vớiVisual Basis 4.0) và những đặc tính liên quan đến Web Có 3 khía cạnh

gian nhập biểu (Form) và điều khiển (control) nhanh hơn hẳn Visual Basis4.0 tốc độ truy cập dữ liệu nhanh, công nghệ tối u của Mirosoft Visual C++ đ-

ợc dùng trong Visual Basis 5.0 và 6.0, phiên bản Visual Basis 6.0 có thêmmột số tính năng ngôn ngữ mong muốn, tăng cờng cho Internet và các tínhnăng cơ sở dữ liệu mạnh hơn

Ngoài ra Visual Basis 5.0 và 6.0 còn có công cụ trợ giúp thông minh,công cụ gỡ rối cao, các công cụ tạo lập ActiveX, cho phép truy cập nhiềunguồn dữ liệu khác nhau Visual Basisệ chuyển ứng dụng sang môi trờngWeb đợc thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn

IV Mối liên hệ giữa Access và Visual Basis.

Microsoft hiện đang làm chủ 2 hệ Quản trị CSDL ( Visual Foxpro

và Access)

Access do Microsoft phát triển từ đầu và trở thành một trong nhữngsản phẩm thành công nhất Visual Basis dùng kết nối database engine củaAccess để xử lí dữ liệu, Visual Basis không phải là một hệ quản trị dữ liệu

mà là một ngôn ngữ vạn năng Với Visual Basis ta có thể phát triển nhiềuứng dụng khác nhau

Nó bao gồm cả trình biên dịch, cho phép nhà phát triển sinh ra các tậptin EXE chạy độc lập ( dĩ nhiễn cần có thêm các th viện DLL, VBX, OCX )còn Access hoàn toàn là một hệ quản trị CSDL Access không có trình biêndịch nh Visual Basis Tuy nhiên Microsoft cung cấp thêm bộ Access Runtime để chạy các ứng dụng mà không cần cài đặt Access

Cách thiết kế trực quan và cách lập trình hớng sự kiện đợc áp dụngtrong Access và Visual Basis Access tỏ ra mạnh hơn khi cho phép quản lícác sự kiện tinh tế hơn chẳng hạn nh Text Box control, Access cho phép xử lícác cự kiện liên quan đến sự thay đổi dữ liệu: OnChange, BeforeUpdate,AfterUpdate trong khi Visual Basis 4.0 chỉ có thể kiểm tra sự kiện Change.Vì vậy Access cho phép phát triển các chơng trình cập nhật dữ liệu thôngminh hơn do kiểm soát đợc dữ liệu nhập một cách tinh tế

Ban đầu Access đơn giản chỉ là quản trị CSDL quan hệ ( RelationDatabase Management System ) dùng trong văn phòng ( nằm trong bộMicrosft Professional Word, Exccel, Power Point ) do đó Microsft đặc biệt

chú trọng đến ngời sử dụng cuối (end user) hơn là nhà phát triển Điều nàylàm cho công cụ hỗ trợ thiết kế ( giao diện thiết kế, các Wizard cho phép tự

động hoá các quá trình thủ công trong quá trình thiết kế form, table, query)của Access tỏ ra rất mạnh, hơn hẳn Visual Basis

Chẳng hạn nhiều lập trình viên kinh nghiệm khi viết các câu lệnh SQLtrong Visual Basis thờng dùng kềm bộ thiết kế Query trong Access để sinh ratrong câu lệnh SQL một cách dễ dàng

Access Basic có những khác biệt nhất định so với Visual Basis Chỉ

đến phiên bản Access 7.0 Visual Basis về sau và Access mới dùng chungngôn ngữ lập trình mà Microsft gọi là VBA - Visual Basis for Application

Ta thấy Access và Visual Basis khác nhau ở cách chế tạo ra các ứngdụng so với các công cụ thiết kế khác nhau nhng thành phần xử lí CSDL thì

có nhiều điểm tơng đồng vì cùng sử dụng Jet Engine

Visual Basis cho phép biện dịch các ứng dụng thành tập tin EXE,trong khi Access ta phỉ phân phối luôn cả tài nguyên thiết kế Khái ngờiệmCSDL trong Access bao gồm cả phần dữ liệu (các bảng) và phần ứng dụng( query, form, table, report, macro, module ), trong khi đối với các hệ khác,CSDL chỉ bao gồm phần dữ liệu Chiến lợc bảo mật tài nguyên thiết kế phải

đợc đặt lên hàn đầu khi chọn Access làm công cụ phát triển ứng dụng

Hệ thống giao diện hỗ trợ thiết kế ( đặc biệt trong Access ) cũng khá rắc rốikhiến ngời cha có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa các thức dành cho ngời dùngcuối và những thứ dành cho ngời lập trình, thứ chỉ dùng cho thiết kế và thứ

có thể mang vào ứng dụng

Chơng III Thiết kế Cơ sở dữ liệu

I Thông tin vào ra của hệ thống

Qua tìm hiểu lu trữ HSCB của phòng tổ chức trong cơ quan và căn cứ vàocác thông tin lu trữ trong sổ lý lịch HSCB ta tạm chia hai loại thông tin nh

1.1 Thông tin vào hệ thống

- Thông tin về hồ sơ cá nhân (Các CB mới đợc chuyển đến hay mới đợcbiên chế), nó bao gồm tất cả các trờng đợc lu trữ trong sổ hồ sơ lý lịch cán

bộ, khi nhập HS thì cán bộ quản lý phải nhập toàn bộ các thông tin liên quan

đến cán bộ trong sổ lý lịch cán bộ vào máy tính

- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm nh: lên lơng, lên chức vụ,

Đảng, Đoàn hàng năm CBTC yêu cầu những công chức trong cơ quan khaithêm phần bổ sung lý lịch cá nhân, đây là việc làm bắt buộc mà các CB vềquản lý nhân sự phải cập nhật những thông tin thay đổi đó vào trong sổ lýlịch CB

- Thông tin về học tập, bằng cấp: hàng năm cơ quan thờng cử CB đi học

ở các trờng ĐH và các lớp bồi dỡng nghiệp vụ của ngành, số CB đã hoànthành nhiệm vụ về tiếp tục công tác trong cơ quan

- Thông tin khen thởng kỷ luật: đây là những thông tin có thể xảy rahàng năm đối với CBCC vì vậy nó cũng đợc coi là thông tin vào của hệthống

- Thông tin về cán bộ thuyên chuyển công tác: Cán bộ trong các đơn vị

có thể chuyển qua các phòng ban khác nhng vẫn nằm trong cơ quan, để xử lýviệc thay đổi này bằng cách ta chỉ thay đổi mã phòng hay mã ban còn cácthông tin khác vẫn giữ nguyên

- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần thay đổi

mà không dự đoán trớc đợc, việc này thờng ít xảy ra nhng chúng ta cũng cầnphải tính đến

1.2 Thông tin ra khỏi hệ thống

- Trích yếu lý lịch

- Các bảng thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo

- Tìm kiếm thông tin về một cá nhân nào đó

- Thống kê theo dõi nhân sự toàn cơ quan

- Thống kê về tình hình học vấn

- Danh sách đề bạt bổ nhiệm

HT Quản lý cán bộ

Trong hệ thống quản lý thông tin vấn đề quan tâm là thông tin của hệthống đợc lấy ở đâu, việc khai thác DL nh thế nào? ngời sử dụng khai thácchơng trình nh: nhập, sửa, thêm bớt DL do vậy khi thiết kế File CSDL, chúng

ta cần quan tâm đến DL nào cần lu trữ, kiểu DL đợc lu trữ, số bộ nhớ giànhcho nó để đỡ lãng phí bộ nhớ Việc tách thông tin làm cho CSDL gọn nhẹhơn, đồng thời việc tổ chức lu trữ thông tin khoa học hơn dẫn đến công việctìm kiếm thông tin sẽ nhanh hơn, làm giảm bộ nhớ và tần số truy cập Hơnnữa lu trữ khoa học sẽ đỡ thông tin chồng chéo nhau, thông tin không đợcchuẩn hoá dẫn đến d thừa thông tin và tìm kiếm sẽ khó khăn và thiếu chínhxác

Từ những nhận định trên ta thiết kế các trờng DL tơng ứng với các kiểu

DL nh sau:

- Mã nhân viên: Tên trờng là MANV có kiểu DL là Text độ rộng là 10.

- Tên phòng ban: Tên trờng là: TENPHONG có kiểu DL là Text độ rộng

- Họ và tên: Tên trờng là HOTEN có kiểu DL là Text, độ rộng là 30.

- Ngày sinh: Tên trờng là NSINH có kiểu DL là Date có độ rộng là 10.

- Nơi sinh (nơi mình sinh ra): Tên trờng là NOISINH có kiểu DL là Text

có độ rộng là 30.

- Quê quán (nơi sinh của bố mẹ đẻ): Để phù hợp dùng kiểu DL Text có

độ rộng là 30, tên trờng là QUEQUAN

- Giới tính: Tên trờng là GIOITINH, có kiểu DL là Text có độ rộng là 3.

- Nơi thờng trú: Tên trờng là NOITT, có kiểu DL là Text có độ rộng là

30.

- Địa chỉ liên lạc: Tên trờng là DIACHI, có kiểu DL là Text độ rộng là 30.

- Điện thoại: Tên trờng là ĐT, có kiểu DL là Text độ rộng là 10.

- Dân tộc: Tên trờng là DANTOC, có kiểu DL là Text độ rộng 10 (kinh,

tày nùng ).

- Trình độ học vấn: Tên trờng là TRINHDOHV, có kiểu DL là Text, độ

rộng 30 (12/12, C/môn KT, Kỹ s, giáo s ).

- Tôn giáo: Tên trờng là TONGIAO, có kiểu DL là Text, độ rộng 15

(phật giáo, hồi giáo, cao đài, hoà hảo ).

- Số chứng minh nhân dân: Tên trờng SOCMND, có kiểu DL là Text, độ

rộng 13.

- Ngày cấp: Tên trờng là NGAYCAP, có kiểu DL Date, độ rộng 10.

- Nơi cấp: Tên trờng là NOICAP, có kiểu DL là Text, độ rộng 30 (CA

- Trình độ ngoại ngữ: ĐH Anh ngữ, Pháp ngữ, Trung ngữ, có kiểu DL là

Text, độ rộng là 43, tên trờng là TRINHĐÔNN

- Ngày vào ngành: Tên trờng là NGAYVAON có kiểu DL là Date, động

rộng 10.

- Ngày vào ĐCSVN: Tên trờng là NGAYVAOĐ kiểu DL là Date, có độ

rộng là 40.

- Chức vụ: Tên trờng là CHUCVU, có kiểu DL Text, độ rộng là 20 (chức

vụ đảng, đoàn thể, nh: giám đốc, trởng phòng, bí th ).

- Bậc lơng (hệ số lơng, mức bậc lơng): Có kiểu DL NUMBER, độ rộng là 8,

trờng DL là BACLUONG

- Khen thởng (năm khen thởng, nội dung khen thởng, cấp quyết định):

Tên trờng là KHENTHUONG, kiểu DL là Text, độ rộng 30.

- Kỷ luật (tháng, năm, hình thức kỷ luật, cấp quyết định): Tên trờng

KYLUAT, kiểu dữ liệu là Text, độ rộng.

1.TĐNN MDB (trình độ ngoại ngữ)

Do số ngoại ngữ hạn chế nên ta dùng độ rộng của trờng này là 2 và nó cóthể lu trữ tối đa là 100 tên ngoại ngữ khác nhau, tên trờng ngoại ngữ nh:tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung Quốc và trờng này có độrộng là 15

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Null Giải thích

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Giải thích

3.CHUCVU.MDB (Chức vụ)

File này chứa danh sách các chức vụ tơng đơng của CB, gồm có giá trịnh: Giám đốc, phó giám đốc, trởng, phó phòng, cán bộ, có 2 trờng là: Mã vàtên chức vụ kiểu DL là Text, độ rộng là 20.

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Giải thích

4.PHONG.MDB (Phòng)

File này gồm danh sách các phòng trong cơ quan gồm mã nhân viên và tênphòng, có 2 trờng, mã có độ rộng là 2 phòng có độ rộng là 40, có kiểu DL làText

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Giải thích

Tơng tự nh File TĐNN.MDB, ta cũng thiết kế File CSDL này cóhai trờng.

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Giải thích

ng không thiếu và các thông tin phải đợc chuẩn hoá hay đợc thay thế bằngcác mã để cho DL càng gọn nhẹ

STT Tên trờng Kiểu DL Độ rộng Giải thích

19 Trinhdoct Text 15 Trình độ chính trị

3.2 Biểu đồ thực thể liên kết

3.4 Thiết kế modul chơng trình

Chơng trình quản lý cán bộ bao gồm nhiều chức năng riêng biệt nh đã

đợc mu tả trong biểu đồ chức năng của hệ thống, nh vậy khi thiết kế chơngtrình quản lý cán bộ ta thiết kế từng modul cho mỗi chức năng tơng ứng, nhvậy khi chơng trình lỗi sẽ dễ phát hiện và sửa chữa, mỗi modul chính ta lạichia tiếp thành modul con, cứ nh vậy cho đến khi không chia đợc nữa thìdừng

Chơng 4 phân tích và thiết kế Hệ thống

I Mục đích

Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xâydựng hệ quản trị trên máy tính Không thể đa tin học hóa trong vấn đề quản

lý mà không qua giai đoạn phân tích Hiệu quả đem lại của hệ thống phụthuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu

Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lýbằng máy tính, và bộ phận nào đó con ngời thực hiện Tổng quan về cáccông tác quản lý ở trên, ta thấy rằng chơng trình quản lý nhân sự khi cha sửdụng máy tính, các công cụ nh thêm nhân viên, thêm nhân viên… đều docon ngời làm, nên việc nhập thêm, lu trữ và tìm kiếm rất khó khăn vì số lợngTính toán rất lớn

Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý cán bộ

38 Trang

Danh mục

trình độ

Thay đổi

nhân sự

II Sơ đồ luồng dữ liệu

Để xác định đợc yêu cầu của công việc thì ngời ta phải phân tích sơ đồluồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tinchuyển vận qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau Điều quantrọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết đợc yêu cầu của thông tin ra tr-

ớc khi cho thực hiện một quá trình

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

 Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức nănghay một quá trình Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến

đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó

 Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnh vực nghiêncứu của hệ thống, nhng có trao đổi thông tin về hệ thống

 Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống

đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhng có trao đổi thông tin với hệ thống

 Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chứcnăng xử lý, mũi tên chỉ ra hớng của luồng thông tin