Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Ngày nay tin học là ngành khoa học đang được phát triển và ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý là cần thiết. - Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế. - Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ đã có như Excel, Foxpro... có phần chưa đáp ứng được hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lập trình đủ mạnh. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính là một ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chương trình nói trên.

LỜI CẢM ƠN Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thày giáo hướng dẫn Hồ Văn Hương đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho chúng tôi trong việc hình thành bản đồ án, hướng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ thống và khoa học. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Đảng uỷ, lãnh đạo, các phòng ban, CBCC Chi cục Dự trữ Sóc Sơn giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu tại Chi cục. Chúng tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin_Viện Đào Tạo Công Nghệ Và Quản Lí Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ và dạy dỗ trong thời gian học tập tại trường. Tôi cảm ơn chân thành sự nhiệt tình giúp đỡ và các ý kiến đóng góp quí báu của các bạn trong lớp Thương Mại Điện Tử 1. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành tốt đồ án này. 1 Trang ĐẶT VẤN ĐỀ - Ngày nay tin học là ngành khoa học đang được phát triển và ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý là cần thiết. - Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế. - Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán . các ngôn ngữ đã có như Excel, Foxpro . có phần chưa đáp ứng được hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lập trình đủ mạnh. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính là một ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chương trình nói trên. Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay, đồ án tốt nghiệp này sẽ giải quyết vấn đề: Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC. 2 Trang CHƯƠNG I KHẢO S T HÁ Ệ THỐNG HIỆN TẠI I. HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÁN BỘ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN Chi cục Dự trữ Sóc Sơn là một cơ quan trung ương đóng tại địa phương, có nhiệm vụ dự trữ các mặt hàng chiến lược được xuất bán khi có yêu cầu của Chính phủ. Sơ đồ hệ thống tổ chức & quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn 3 Trang GI M Á ĐỐC P. GI M Á ĐỐC P. GI M Á ĐỐC Phòng tổ chức cán bộ Phòng kế hoạch Phòng biên tập Phòng kế toán t i à chính Phòng kỹ thuật vi tinh Phòng thanh tra bảo vệ - Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp và tham mưu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý. Nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo các phòng ban của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn: * Ban giám đốc - Trong Ban giám đốc của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn có 3 người: Giám đốc và 2 Phó giám đốc. * Giám đốc Là người lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động của Chi cục và chịu hoàn toàn trách nhiệm với nhà nước. * Phó giám đốc Là người chịu trách nhiệm thi hành các công việc được giao, thay giám đốc quyết định các công việc của cơ quan khi giám đốc đi vắng. Tại Chi cục Dự trữ có 2 phó Giám đốc được phân công như sau: - Phó giám đốc kinh tế Phụ trách về mặt kinh tế cho toàn Chi cục, thay giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp qui về mặt kinh tế cho toàn Chi cục. - Phó giám đốc kỹ thuật Phụ trách về mặt kỹ thuật thay giám đốc giải quyết các công việc mà mình được phân công phụ trách. - Phòng kế hoạch Tham mưu cho giám đốc trong việc tổng hợp lập kế hoạch hàng tháng, hàng quí và hàng năm, kết hợp cùng các bộ phận khác nắm bắt tình 4 Trang hình, nhu cầu khách hàng để xây dựng lập kế hoạch, đồng thời tổ chức việc thực hiện kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạch đề ra. Ngoài ra phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực mà mình phụ trách. - Phòng kế toán tài chính Có chức năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính, thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng qui định của hệ thống kế toán tài chính, đúng qui định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch do Cục Dự trữ Quốc gia giao cho. Phòng có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra hàng ngày, tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách, quản lý các loại vật tư tiền vốn, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho công việc điều hành của giám đốc, tiến hành kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động về mặt tài chính của toàn Chi cục. - Phòng hành chính Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn chi cục, phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn, giải quyết các chế độ cho CBCC, tổ chức công tác thường trực bảo vệ an toàn cho Chi cục. - Phòng máy tính: Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thiết kế các vấn đề trong cơ quan bằng cách áp dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực: in ấn, bản vẽ, bản phác thảo, công văn, gửi Fax…. - Phòng biên tập: 5 Trang Có chức năng giúp giám đốc trong lĩnh vực biên tập lai các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ in ấn, đó là việc chỉnh sửa nội dung có sự nhất trí của tác giả, bỏ sung và sửa đổi theo yêu cầu của Chi cục đã đề ra… - Bộ phận nhân sự, lao động tiền lương Có nhiệm vụ quản lý lao động, ký kết các hợp lao động, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách của Nhà nước theo dõi về tiền lương, tiền thưởng, phân phối thu nhập, chăm lo cải thiện, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tham mưu cho giám đốc về tổ chức nhân sự cho toàn Chi cục, có quyền đề xuất các phương án đảm bảo an toàn lao động và các chế độ bảo hiểm xã hội, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ cho toàn Chi cục. - Cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn Lương được tính dựa theo lương cơ bản của mỗi CBCC là: 210.000đ x hệ số lương, tuỳ theo hệ số lương của từng người khác nhau có mức lương khác nhau, công thức tính mức lương của mỗi một CBCC là : Mức lương = 210.000đ x hệ số Ngoài mức lương cơ bản, mỗi CBCC còn được hưởng nhiều mức phụ cấp và các hệ số khác như: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm . nhưng cũng có khoản bắt buộc phải nộp như: 5% BHXH, 1% BHYT . Trên đây là toàn bộ khung cảnh của mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhân sự, cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn 6 Trang II. C CH THÁ ỨC TỔ CHỨC V LÀ ƯU TRỮ THÔNG TIN HIỆN TẠI Qua nghiên cứu hệ thống lưu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng v o thà ời điểm n y, Chi cà ục Dự trữ đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng công nghệ thông tin v o công tác quà ản lý nhân sự như mua sắm máy tính, cử cán bộ đi đ o tà ạo tin học, nhưng hiện tại to n bà ộ hồ sơ của mỗi CBCC thì vẫn được lưu trữ trong một túi riêng gọi l túi hà ồ sơ cá nhân v à được sắp xếp theo một trật tự nhất định. 1. Thông tin được lưu trữ trong hồ sơ Hồ sơ của mỗi cán bộ được lưu trữ trong một túi riêng gọi l túi hà ồ sơ cá nhân, trong mỗi túi hồ sơ gồm có: Bản lý lịch cán bộ, QĐ nâng lương, QĐ khen thưởng, bản tự đánh giá phân loại h ng nà ăm… 1.1. Những thông tin lưu trữ trong bản lý lịch cán bộ Trong tài liệu lưu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân của từng CBCC nó được phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tin sau : - Họ và tên khai sinh - Tên thường gọi - Ngày tháng năm sinh - Giới tính - Nơi sinh - Quê quán 7 Trang - Dân tộc - Nghề nghiệp - Trình độ học vấn - Ngày tham gia c/m - Ngày nhập ngũ - Ngày xuất ngũ - Đơn vị tuyển dụng - Ngày vào Đảng - Chức vụ hiện tại - Bậc lương - Tình hình sức khoẻ - Lịch sử bản thân - Khen thưởng - Kỷ luật - Quan hệ XH - Người cam đoan - Xác nhận (của thủ trưởng đơn vị hoặc chính quyền địa phương). Như vậy bản lý lịch cán bộ là bảng dữ liệu gốc phản ánh đầy đủ, chi tiết các thông tin về bản thân của từng cán bộ công chức, thông thường bản lý lịch gốc phải có trong hồ sơ từ khi người đó được tuyển dụng và được lưu trữ, khi chuyển công tác thì toàn bộ hồ sơ đó sẽ chuyển đến đơn vị mới. Ngoài ra trong từng thời kỳ Cục Dự trữ Quốc Gia có chủ trương lớn về vấn 8 Trang đề nhân sự thì mọi cán bộ công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bản thân theo một số mẫu nhất định. 1.2. Các bảng biểu thống kê báo cáo Khi có yêu cầu của lãnh đạo, cơ quan quản lý nhân sự cấp trên. Phòng tổ chức cán bộ phải làm báo cáo thống kê về nhân sự như : Tình hình quân số cơ quan đến một thời điểm nào đó, danh sách CB từng phòng ban, danh sách cán bộ được bổ nhiệm, đề bạt …nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê đã được qui định từ trước, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổ chức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phương pháp thủ công. Vì vậy nên mất nhiều thời gian. Xin nêu ra một số biểu mẫu sau: * Danh sách CBCC năm 2003 Danh sách CBCC được thể hiện được con số của đơn vị mình, những thông tin cụ thể về cá nhân của từng CB : - Số lượng cán bộ - Độ tuổi - Giới tính - Quê quán - Nơi thường trú - Trình độ 9 Trang - Chức vụ - Chức danh - Ghi chú Mẫu biểu : phải đảm bảo thông tin - Số công văn - Trích yếu nội dung (Danh sách cán bộ) - Chủ thể (Ký hiệu đơn vị) - Thời điểm lập biểu - Đơn vị lập biểu (Phòng TCCB) - Ghi chú : Vì nguyên tắc của cơ quan nên số liệu trong biểu l không có thà ực. Cục Dự trữ quốc gia Cộng ho Xã hà ội chủ nghĩa việt nam 10 Trang