Hoàn thiện kế toán chi phí danh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty FAST

Hoàn thiện kế toán chi phí danh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty FAST

LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toánkhác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lí kế toán đa dạng về qui mô, hình thức sởhữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh Bản thân các phần mềm kế toánthường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng vậndụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán

Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá

cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lí kế toán đốivới các Doanh nghiệp tại Việt Nam Đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp phầnmềm kế toán tại Việt Nam hiện nay là Công ty cổ phần phầm mềm quản lí doanhnghiệp FAST Với sản phẩm và dịch vụ đa dạng, chất lượng cao, cùng với quitrình quản lí kinh doanh hiệu quả, doanh thu của FAST liên tục gia tăng qua cácnăm, đưa FAST trở thành Công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực pháttriển và triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và quản trị toàn diện doanhnghiệp

Có được thành quả trên là nhờ sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toáncủa Công ty, đặc biệt là kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ.Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em quyết định chọn viếtchuyên đề thực tập: ” Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quảkinh doanh tại công ty cổ phần phẩn mềm quản lí doanh nghiệp FAST.”

Chuyên đề của em gồm có ba chương:

Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST.

Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết qủa kinh doanh tại Công ty.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty.

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng kế toán công ty FAST và PGS.TSNguyễn Ngọc Quang đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦM MỀM FAST

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

 Tên công ty

- Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

- Tên tiếng anh: The Fast Software Company

- Tên viết tắt: FAST

Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST được thành lập ngày 11tháng 6 năm 1997, là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâutrong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST đượcthành lập bởi các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm tài chính

kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết vềnghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế đểtạo ra các sản phẩm chất lượng cao cho thị trường

Các sản phẩm và dịch vụ của FAST đang góp phần giúp hàng ngàn khách hàngquản lý tốt hơn công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của họ Các khách

hàng này đang cung cấp rất nhiều sản phẩm và dịch vụ cho người sử dụng, chonền kinh tế quốc dân và xuất khẩu ra thế giới.

Ban đầu khi mới thành lập qui mô của công ty còn rất nhỏ bé Công ty chỉ cókhoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm là 1,45 tỉ đồng Sau đó, được sự tínnhiệm ngày càng cao của thị trường, cùng với sự gia tăng doanh thu, qui mô củacông ty ngày càng được mở rộng

Năm 1998, công ty thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh

Năm 1999 Công ty mở thêm văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, và bắt đầu từ năm

2009 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng cũng trở thành một chi nhánh độc lập củacông ty

Số lượng nhân viên cũng ngày càng gia tăng Từ 17 nhân viên ban đầu, đến nayCông ty đã có 300 nhân viên Năm 2010, công ty phấn đấu có khoảng 360 nhânviên

Một số chỉ tiêu tài chính quan trọng của công ty trong những năm gần đây

Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong những năm gần đây

Qua bảng trên cho thấy :

 Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong các năm: năm 2006 doanhthu tăng 36,35% so với năm 2005, năm 2007 doanh thu tăng 23,27% sovới năm 2006

 Tuy nhiên tỉ lệ LNST/Doanh thu lại giảm qua các năm, đặc biệt là năm

2007 tỉ lệ này rất thấp so với các năm trước cho thấy công ty vẫn chưatiết kiệm tốt chi phí để tăng lợi nhuận

tăng thêm 1,37 tỉ (137%) so với năm 2005, năm 2007 vốn góp tăngthêm 3,57 tỉ (150,63%) so với năm 2006 thể hiện qui mô vốn góp củacông ty ngày càng mở rộng, với tình hình kinh doanh phát triển và uytín ngày càng cao, công ty đã thu hút thêm được các cổ đông đầu tư

1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng

P.NC & PT HTTT DN (FRD2)

P.tư vấn & hỗ trợ thực hiện

dự án (FSI)

Văn phòng Đà Nẵng

(FĐN)

Văn phòng SG (FSG) Văn phòng Hà Nội

(FHN)

- Cùng HĐQT xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty

- Điều hành công ty thực hiện hoàn thành các chiến lược đặt ra

- Hoàn thành phát triển kinh doanh theo kế hoạch đặt ra

- Đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trong công ty thông qua việc xây dựng vàtriển khai thực hiện các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về

tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán…

- Duyệt kế hoạch năm cho từng chi nhánh, bộ phận

- Đào tạo công nghệ và sản phẩm mới cho các bộ phận kinh doanh

- Triển khai thực hiện các hợp đồng tư vấn ứng dụng

- Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong một số trường hợp sửa đổi sản phẩmtheo các yêu cầu đặc thù

Tổ chức nhân sự

- Giám đốc kĩ thuật

- Trưởng, phó phòng kĩ thuật

- Trưởng, phó phòng nghiệp vụ

- Các trưởng nhóm phụ trách các dòng s/p hoặc các phần hành nghiệp vụ

Các đơn vị kinh doanh FHN, FSG, FĐN

Chức năng nhiệm vụ

- Các đơn vị kinh doanh có chức năng nhiệm vụ kinh doanh thông qua việccung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các khách hàng tại khu vực địa bànquản lý

Mô hình chung về tổ chức của các chi nhánh

Công ty có các đơn vị kinh doanh - chi nhánh sau:

- FHN - Văn phòng Hà Nội

- Tổ chức các công việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị phục vụ việcbán hàng.

Phòng lập trình

và ứng dụng

Phòng bảo hàng

và chăm sóc khách hàng

Văn phòng

và kế toán

- Trưởng phòng kinh doanh

- Các nhân viên kinh doanh

- Các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụngHTTT

- Hỗ trợ Phòng bảo hành và chăm sóc theo sự phân công khi có yêucầu.

Tổ chức và nhân sự

- Trưởng phòng

- Phó phòng

- Thư ký trợ lý cho trưởng phòng

- Các trưởng nhóm (Team Leader) (có từ 2-5 nhân viên)

- Cán bộ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại

- Cán bộ bảo hành trực tiếp tại khách hàng

- Thủ quỹ

Phòng hành chính

Chức năng nhiệm vụ

- Quản lý, soạn thảo công văn, văn bản

- Văn phòng; Lễ tân; Tổng đài

- Lái xe, tạp vụ

- Mua sắm và theo dõi bảo hành, sữa chữa TSCĐ và CCLĐ; Quản lý và bảoquản các TSCĐ và CCLĐ dùng chung toàn chi nhánh

Tổ chức và nhân sự

- Nhân viên trực tổng đài kiêm lễ tân

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

1.3.1 Các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh

Sơ đồ 1.3: Qui trình sản xuất kinh doanh của công ty

và dịch vụ

Quảng cáo và

cung cấp sp và dvụ: tư vấn thiết kế httt, sửa đổi sp theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo.

Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm

Thu thập

phản hồi

của khách

hàng

1.3.2 Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn

Bảng 1.2: Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn

1. Khảo sát trước khi kí kết HĐ 10. Thiết lập hệ thống

3. Thành lập tổ dự án phía Cty 12. Lập trình, test, tài liệu HDSD

4. Thành lập tổ dự án phía KH 13. Convert số liệu

5. Kế hoạch triển khai tổng thể 14. Kế hoạch cài đặt và đào tạo

6. Đào tạo cho người dùng chính 15. Cài đặt chương trình

9 Thiết kế thiết lập hệ thống 18 Nghiệm thu

1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty

1.4.1 Khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị

Kế toán VP FHN:

- Kế toán cho văn phòng FHN

- Báo cáo thuế toàn công ty

- Kế toán quản trị cho toàn công ty

- Theo dõi hệ thống chung

Chức năng nhiệm vụ

Phòng kế toán có các chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các công việc về kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo kếtoán, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ và CCLĐ…

- Thu tiền thực hiện hợp đồng

Tổ chức và nhân sự

- Kế toán trưởng

- Kế toán công nợ phải thu

- Thủ quỹ

Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy phòng kế toán FHN.

1.4.2 Khái quát về chế độ kế toán tại đơn vị

Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC do BộTài Chính ban hành ngày 20/03/2006 Hình thức kế toán áp dụng là Nhật kíchung Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting (từ năm 2007

về trước) và Fast Book (từ năm 2008)

Hệ thống chứng từ kế toán

Kế toán trưởng

Do đặc thù kinh doanh là bán phần mềm và các dịch vụ, Công ty sử dụng rấtnhiều chứng từ khác nhau theo qui định của Bộ Tài Chính bao gồm hệ thốngchứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn phù hợp.

Tất cả các chứng từ phát sinh nhập vào hệ thống kế toán trên máy của công tyđều được in ra và lưu trữ

Các chứng từ gồm

Bảng 1.3: Hệ thống chứng từ của Công ty

Stt Chứng từ

1. Phiếu thu, chi tiền mặt

2. Giấy nộp tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

3. Ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt

4. Hóa đơn bán hàng

5. Chứng từ phải trả (hóa đơn mua hàng trả chậm, tk 331)

6. Bảng phân bổ lương

7. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

8. Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (tk 1429)

9. Bảng trích chi phí phải trả

10. Các bút toán xử lý số dư (write off small balances)

11. Các chứng từ phải trả nội bộ (tk 336)

12. Các chứng từ phải thu nội bộ (tk 136)

13. Các bút toán tăng giảm nguồn VLĐốn, phân bổ lãi lỗ.

14. Các bút toán còn lại khác (không kể các bút kết chuyển cuối kỳ).

Các bảng kê chứng từ

Bảng 1.4: Các bảng kê chứng từ

1. Bảng kê phiếu thu tiền mặt Chứng từ số 1

3. Sổ chi tiết tài khoản ngân hàng (Theo từng tiểu khoản) Chứng từ số 3+4

Chế độ tài khoản kế toán

Danh mục tài khoản thống nhất chung toàn công ty, mọi việc chỉnh sửa do FHOchịu trách nhiệm

 Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quiđịnh của Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày20/03/2006 Do đặc thù về đặc điểm sản phẩm dịch vụ và đặc điểm hoạtđộng sản xuất kinh doanh nên hệ thống TK kế toán của Công ty có một sốđặc trưng nhất định:

 Công ty có mở thêm hai chi nhánh ở TP HCM và TP Đà Nẵng, đây là cácđơn vị hạch toán phụ thuộc, nên có các TK thanh toán nội bộ: TK 136 ( mởcho FSG và FĐN) và TK 336 (mở cho FHN)

 Để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lí thông tin kế toán cũng như đápứng yêu cầu của quản trị nội bộ, Công ty còn chi tiết thêm một số tài khoảnphù hợp Một số tài khoản được mở thêm tài khoản cấp 3, cấp 4, cấp 5.Mặt khác, hệ thống tài khoản của công ty cũng được sửa chữa thườngxuyên cho phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty cũng như nhữngthay đổi của môi trường kinh doanh

 Là ngành dịch vụ có những nét đặc thù riêng, Công ty không sử dụng TK621- chi phí NVL trực tiếp, và TK 622- chi phí NC trực tiếp trong hạchtoán chi phí.

Hệ thống sổ sách kế toán

Doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đểđáp ứng yêu cầu kế toán theo qui định Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ cácyếu tố theo qui định của chế độ sổ kế toán

Các sổ kế toán chi tiết gồm:

- Sổ quĩ tiền mặt

- Sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ nhật kí đặc biệt chi tiền

- Sổ nhật kí đặt biệt thu tiền

Trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vào cácphần hành kế toán liên quan của phần mềm bằng phần mềm kế toán FB Từ đây,máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lên các báocáo bằng chương trình kế toán FB.

Các phương pháp kế toán

 Phương pháp tính khấu hao: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấuhao theo đường thẳng

 Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi trả trước:

 Chi phí trả trước được vốn hoá để phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinhdoanh bao gồm những khoản chi phí :

- Chi phí thuê ngoài gia công

- Chi phí thanh toán tiền thuê văn phòng

 Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: theo đường thẳng

 Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả:

- Những khoản chi phí chưa chi nhưng được ước tính để ghi nhận vào chiphí sản xuất, kinh doanh trong kì là chi phí trích trước lương tháng 13, cơ

sở để xác định giá trị của chi phí này là bảng thanh toán lương và mứclương hàng tháng của nhân viên

 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệphiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại:

- Chi phí thuế thu nhập hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịuthuế và thuế suất TNDN trong năm hiện hành

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

2.1 Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty

Với đặc thù của ngành nghề kinh doanh phần mềm máy tính và các dịch vụthông tin khoa học và công nghệ nói chung và đặc điểm hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST nói riêng, nên

kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty có một số đặcđiểm chính như sau:

 Sản phẩm của công ty phần lớn là dịch vụ và các phần mềm kế toán,không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá thông thường khác,quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiệu thụ, nghĩa là cácdịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng như cài đặt chương trình

kế toán, dịch vụ bảo trì, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ…do đó,công ty không sử dụng tài khoản 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

 Là ngành dịch vụ có những đặc thù riêng, Công ty không sử dụng các tàikhoản TK 622- chi phí nhân công trực tiếp, và TK 621- chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp trong hạch toán chi phí

 Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, Công ty đã mở thêm haichi nhánh tại TP HCM và Đà Nẵng, trụ sở chính đặt tại Hà Nội Các bộphận này có thể thực hiện hộ các hợp đồng cho nhau, do đó công ty sửdụng TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ chủ yếu để theo dõi các khoảnthực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận, cũng như chi tiết TK 623 thành6329- giá vốn thuê nội bộ và TK 911 thành TK 9119- xác định kết quảkinh doanh nội bộ

 Công ty chính FHN cuối năm lập báo cáo tài chính của riêng HN và tổnghợp với các quyết toán do chi nhánh FSG, FDN gửi ra để lên báo cáo tàichính nộp cơ quan thuế Các chi nhánh FSG và FĐN là các đơn vị hạchtoán phụ thuộc, báo cáo hàng tháng thuế đầu vào và đầu ra cho cơ quanthuế TP HCM.và TP Đà nẵng, quyết toán cuối năm doanh thu, chi phí vàlãi lỗ để chuyển ra FHN báo cáo thuế toàn công ty.

 Bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, công ty còn xây dựng cho mình bộmáy kế toán quản trị cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thờinhằm thoả mãn nhu cầu của nhà quản trị các cấp của công ty Với yêu cầuchung là:

- Hạch toán được lợi nhuận cho từng bộ phận Các bộ phận hạch toán lợinhuận (Profit centers) gồm có : FHO,FCT,FRD – Bộ phận quản lý chungtoàn công ty và FHN, FSG, FĐN – Các bộ phận kinh doanh

- Các đơn vị cơ sở gồm FXHN,FYSG và FXDN

- Hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo mã bộ phận để phục vụ hạchtoán lỗ lãi theo bộ phận, phân chia lợi nhuận theo kết quả kinh doanh chocác bộ phận

- Hạch toán chi phí theo nhân viên để theo dõi những khoản chi cho nhânviên cụ thể

- Liên quan đến các hợp đồng phải chỉ rõ doanh thu, thu tiền và chi phí theohợp đồng để phục vụ hạch toán lỗ lãi theo hợp đồng và đánh giá hiệu quảlàm việc của các nhân viên

- Hạch toán chi tiết chi theo các vụ việc đối với kỳ nghỉ, triển lãm… để phục

vụ phân tích quản trị và lập ngân sách cho các năm tiếp theo

- Hạch toán số liệu kịp thời để phục vụ báo cáo tuần, tháng, quý và năm.

2.2 Kế toán chi phí

2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1.1.Tài khoản sử dụng

TK 632- giá vốn hàng bán Tại công ty Tài khoản này được dùng để theo dõi

trị giá vốn liên quan đến lập trình phát triển sản phẩm (R&D) và thực hiện hợpđồng

TK 632 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:

- 6321 – Giá vốn liên quan đến R&D

- 6322 – Giá vốn trực tiếp thực hiện hợp đồng

- 6323 – Giá vốn thuê ngoài thực hiện hợp đồng

- 6329 – Giá vốn thuê nội bộ thực hiện hợp đồng Tài khoản này sử dụngtương ứng với tài khoản 51239- Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ, cuối

kì được kết chuyển vào TK 9119- xác định kết quả nội bộ

 TK 6329FCT- chi phí thuê FCT thực hiện hợp đồng

 TK 6329FDN- chi phí thuê FDN thực hiện hợp đồng

 TK 6329FHN- chi phí thuê FHN thực hiện hợp đồng

 TK 6329FHO- chi phí thuê FHO thực hiện hợp đồng

 TK 6329FRD- chi phí thuê FRD thực hiện hợp đồng

 TK 6239FSG- chi phí thuê FSG thực hiện hợp đồng

Tk 627 – CF trực tiếp thực hiện hợp đồng và R&D

Tk 627 dùng để tập hợp chi phí của các bộ phận sau:

- FRD (toàn bộ CF của FRD sẽ tập hợp trên TK627)

- Các bộ phận tư vấn ứng dụng, bảo hành, lập trình của các chi nhánh/bộphận kinh doanh.

Các chi phí trả chung như tiền nhà, tiền điện… sẽ được phân bổ theo một quyđịnh đặt ra

Các chi phí như tscđ, cclđ… sẽ được theo dõi theo bộ phận sử dụng để hạchtoán

Các chi phí trực tiếp như ôtô, văn phòng phẩm… sẽ được phân bổ theo một quyđịnh đặt ra

Cuối tháng sẽ kết chuyển 627 vào 632

Các chi phí trực tiếp cho R&D sẽ k/c vào tiểu khoản 6321 Các chi phí liên quanđến thực hiện hợp đồng (kể cả của FRD) sẽ k/c vào tiểu khoản 6322

TK 627 được chi tiết thành 6 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài chính và mởthêm các TK cấp 3, cấp 4 cho phù hợp với yêu cầu quản lí của Công ty

Các khoản mục chi phí của Tài khoản 627- chi phí sản xuất chung

Chi phí nhân viên phân xưởng:

- Lương : Lương cơ bản, ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinhdoanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13

- Bảo hiểm : KPCĐ, BHXH, BHYT

Chi phí khấu hao TSCĐ.

Chi phí dịch vụ mua ngoài:

- Thuê nhà

- Điện nước

- Thuê bao điện thoại: điện thoại cố định, di động, internet

- Ôtô : xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí khác

- Công tác phí : phòng ở, đi lại, chi phí khác

- Đào tạo tư vấn : đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí

- Sửa chữa văn phòng, CCLĐ;

Tài khoản 1369 - phải thu về thực hiện hợp đồng cho các bộ phận Tài

khoản này chỉ sử dụng cho FHN Tài khoản này được sử dụng tương ứng với

TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phải trả bộ phận khácthực hiện hộ hợp đồng TK 1369 được hạch toán theo mã bộ phận:

- TK 1369FSG- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG

- TK 1369FDN- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG

Tài khoản 3369- phải trả cho FHN thực hiện hợp đồng hộ Tài khoản này chỉ

sử dụng tại FSG và FDN, mã hạch toán luôn là FHN Tài khoản này được sửdụng tương ứng với TK 6329- Thuê nội bộ thực hiện hợp đồng, phản ánh số phảitrả cho bộ phận khác tiền thực hiện hộ hợp đồng (các khoản thực hiện hộ hợp

đồng giữa các bộ phận ngoài FHN với nhau cũng được hạch toán vòng qua TK3369FHN).

2.2.1.2 Sơ đồ hạch toán

Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán.

Giải thích:

 (1) Chi phí nhân viên

 (2) Chi phí công cụ, dụng cụ lao động

 (3) Chi phí theo dự toán

 (4) Chi phí khấu hao TSCĐ.

 (5) Các chi phí mua ngoài

 (6) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ

 (7) Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung

 (8) Cuối kì kết chuyển sang TK giá vốn

 (9) Phản ánh chi phí thực hiện hộ hợp đồng cho bộ phận khác

 (10) Cuối kì kết chuyển vào TK xác định kết quả

- Hoá đơn mua hàng hóa, dịch vụ

- Các chứng từ phải thu, phải trả nội bộ

- Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kì

2.2.1.4 Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo

Sổ chi tiết

- Sổ chi tiết tài khoản 627, sổ chi tiết TK 632, được mở chi tiết cho từngtiểu khoản

Sổ tổng hợp

- Sổ cái của một tài khoản (TK 627, 632)

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (TK 627,TK 632)

Các báo cáo

- Báo cáo chi phí theo tiểu khoản

- Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

- Báo cáo chi phí theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc

Bảng 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 632.

CÔNG TY CỔ PHẨN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích)

TÀI KHOẢN 6322- GIÁ VỐN TRỰC TIẾP THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

ĐVT: VNĐ

CHỨNG TỪ

KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI

TK Đ.Ứng

KẾ TOÁN TRƯỞNG

( Kí, họ tên)

SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN (Trích)

TÀI KHOẢN: 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY28/02/2009

SỔ TỔNG HỢP CHỮ T CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích)

TÀI KHOẢN 632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

SỐ PHÁT SINH

627 Chi phí sản xuất chung 519.025.694

6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 421.074.400

Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC

(Kí, họ tên, đóng dấu)

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Bảng 2.4 : Sổ chi tiết Tài khoản 6329FSG

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

18- Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình-Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN

TÀI KHOẢN 6329FSG- THUÊ FSG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Bảng 2.5: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung.

BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

TK 627- CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

ĐVT: VNĐ

1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654

112113 Tiền VNĐ gửi ngân hàng- CN Ba Đình 3.253.094 7.000.844 6.311.716 3.550.000 20.115.654

3311 Phải trả người bán- đang theo dõi 174.457 17.000.000 17.174.457

33111 Phải trả người bán không phải TSCĐ 174.457 17.000.000 17.174.457

TỔNG CỘNG: 427.489.526 7.000.844 34.099.222 16.538.926 29.588.086 4.309.090 519.025.694

Ngày 29 tháng 02 năm 2009

2.1.2.5 Qui trình kế toán

Sơ đồ 2.2 : Qui trình kế toán chi phí sản xuất chung.

Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán liên

quan:

- Các chi phí về công cụ lao động được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng tồn

kho

- Các chi phí bằng tiền được cập nhật ở phân hệ kế toán thanh toán

- Các bảng phân bổ chi phí như TSCĐ, lương, bảo hiểm,… được cập nhật ở

phân hệ kế toán tổng hợp bằng “ Phiếu kế toán”

- Các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí được cập nhật ở phân hệ kế toán

tổng hợp

- Số liệu sẽ được tự động chuyển sang các phân hệ liên quan và chuyển vào

các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lên các báo cáo bằng phần mềm kế toán

Qui trình ghi sổ giá vốn hàng bán:

Dựa trên số liệu trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp của tài khoản 627, định kì

cuối tháng máy sẽ tự động kết chuyển và lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 632

Phân hệ kế toán chi

phí

Số liệu chuyểnsang các phân hệ

khác

- Sổ cái

- Sổ chi tiết

- Sổ tổng hợp chữ T

- Các báo cáo liên quan

2.2.2.1 Tài khoản sử dụng

TK 641- chi phí bán hàng Các khoản chi phí bán hàng, quảng cáo phát sinh

của các bộ phận và của FHO được tập hợp trên tài khoản TK 641- chi phí bánhàng

TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung và khoản mục chi phí thành 7 tàikhoản cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính và mở thêm các tài khoản cấp 3 vàcấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán của Công ty

Các khoản mục chi phí của chi phí bán hàng:

Chi phí nhân viên

- Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí,

lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13

- Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ

Chi phí vật liệu, bao bì

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính…

- Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn

Chi phí khấu hao

Chi phí bảo hành

Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Điện nước

- Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet

- Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng,khác

- Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác

- Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị: quảng bá trên báo, danh bạ điện thoại, internet;triển lãm hội chợ, hội nghị khách hàng; gửi thư, bưu chính (tiếp thị); lịch,thiệp chúc mừng…

TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo

dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác TK này được hạch toántheo mã bộ phận như sau :

- TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG

- TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN

TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ Tài khoản này chỉ sử dụng

cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoảnchi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chitrả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN)

2.2.2.3 Sơ đồ hạch toán

Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng

Giải thích:

 (1) Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng

 (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ

 (3) Chi phí khấu hao TSCĐ

 (4) Các chi phí liên quan khác

 (7) Kết chuyển sang TK xác định kết quả vào cuối kì.

2.2.2.2 Chứng từ gốc sử dụng

- Phiếu chi

- Uỷ nhiệm chi

- Hoá đơn mua hàng trả chậm

- Bảng chấm công

- Bảng phân bổ lương

- Bảng phân bổ CCLĐ

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

- Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (TK 1429)

2.2.2.4 Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo

Sổ chi tiết

- Sổ chi tiết của một tài khoản tài khoản: TK 641, được mở chi tiết theotừng khoản mục chi phí

Sổ tổng hợp

- Sổ cái của một tài khoản (Tài khoản 641)

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (Tài khoản 641)

Các báo cáo

- Báo cáo chi phí theo yếu tố

- Báo cáo chi phí theo khoản mục

- Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc…

Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích)

TÀI KHOẢN: 6411- CHI PHÍ NHÂN VIÊN

PK1

0902008

Dương Văn HNNVDDV

Đạt-Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 78144097 33111 100.000 12/2/2009

PK1

0902008

Chu Tấn HNNVTCT

Tài-Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 83715590 33111 150.000 12/2/2009

PK1

0902008

Trịnh Xuân HNNVHTX

Hùng-Phụ cấp điện thoại tháng 01/09

số máy 88303203 33111 200.000 14/2/2009

PK1

0902015

Khuất Thành HNNVTKT Tiền ăn ca T02/09 phải trả 334 6.630.000

GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu)

(kí, họ tên)

18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội

SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích)

TÀI KHOẢN 641- CHI PHÍ BÁN HÀNG

TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009

ĐVT: VNĐ

Phạm Xuân HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN10902025 Phạm Xuân Đức-HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000

Đức-6/2/2009

BN1 0902039

Ngô Tấn HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN10902039 Ngô Tấn Phúc-HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000

Qui trình ghi sổ: Tham khảo qui trình ghi sổ của kế toán chi phí sản xuất chung.

2.2.3 Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp

Ngày 29 tháng 02 năm 2009

GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(kí, họ tên)

2.2.3.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lý của

các bộ phận và của FHO sẽ tập hợp trên TK 642

Tài khoản này được chi tiết thành 8 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính, vàcác TK cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán chi phí của Công ty

Các khoản mục chi phí của TK 642

Chi phí nhân viên quản lý (TK 6421)

- Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí,

lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13

- Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ

Chi phí vật liệu quản lý (TK 6422)

Chi phí dụng đồ dùng văn phòng (TK 6423)

- CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính…

- Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn

Chi phí khấu haoTSCĐ (TK 6424)

- Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet

- Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng,khác

- Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác

- Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí

- Sửa chữa văn phòng, CCLĐ

Chi phí bằng tiền khác (TK 6428)

- Chi phí văn phòng: giấy viết, mực in, bút, files, đồ dùng văn phòng, báochí đại chúng…

- Chi phí bằng tiền khác

TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo

dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác TK này được hạch toántheo mã bộ phận như sau :

- TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG

- TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN

TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ Tài khoản này chỉ sử dụng

cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoảnchi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chitrả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN)

2.2.3.2 Chứng từ gốc sử dụng để hạch toán

- Phiếu chi tiền mặt

- Uỷ nhiệm chi

- Hoá đơn mua hàng trả chậm

- Bảng phân bổ CCLĐ

- Bảng phân bổ lương

- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

- Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ( TK 1429)

2.2.3.3 Sơ đồ hạch toán

Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lí doanh nghiệp.

Giải thích:

 (1) Chi phí nhân viên quản lí

 (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ

 (3) Chi phí khấu hao TSCĐ

(4) Chi phí theo dự toán