công tác hoạch định trong quản trị

Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức.. Nhưng dù sao

BỘ GIÁO DỤC VÀO ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP.HỒ CHÍ MINH

- -KHOA: QUẢN TRỊ - LUẬT

BÀI TẬP QUẢN TRỊ HỌC

Nhóm 3 Giảng viên hướng dẫn: ĐỖ VĂN KHIÊM Sinh viên: Phạm Đức Anh 1055060011 Phạm Phú Anh Quân 1055060117 Nguyễn Thanh Tâm 1055060133

Tp Hồ Chí Minh 09/11/2012

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ……….2

Vấn đề 1: Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt……… 4

1 Mục đích là gì? 4

2 Mục tiêu là gì? Mối quan hệ giữa mục tiêu và mục đích……… 4

3 Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt……… 6

Vấn đề 2: Công tác hoạch định trong tương lai……… 9

1 Khái niệm hoạch định……… 9

2 Mục đích của hoạch định……… 11

3.Vai trò của công tác hoạch định trong quản trị………12

4.Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị……… 13

5 Sự cần thiết của hoạch định……… 14

6 Kết luận……… 14

Vấn đề 3: Kịch bản phức tạp trong hoạch định……… 15

LỜI KẾT ……… 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO……….……21

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động của con người để thực hiện một việc gì đó khác loài vật ở chổ con người biết tư duy, suy nghĩ, hình dung, lựa chọn cách làm trước khi con người bắt tay vào thực hiện Đây là các hoạt động có kế hoạch của con người, hay nói cách khác kế hoạch hóa hay hoạch định là một việc cần thiết và rất đặc trưng trong các hoạt động của con người Hoạt động quản trị là một trong những dạng hoạt động của con người và chính vì thế cũng rất cần được kế hoạch hóa Về phương diện khoa học, kế hoạch được xem là một chương trình hành động cụ thể, còn hoạch định là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra

Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức Theo Harold Koonzt, Cyril Odonnel và Heinz thì hoạch định là

“quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó” Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có

kế hoạch cụ thể từ trước Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị Là quá trình đối phó với sự không chắc chắn, bằng việc hình thành các phương án hành động để

đạt được kết quả cụ thể Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được mục tiêu đó

Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi các yếu tố môi trường do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Mặt khác, nhờ

có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau

Hoạch định giúp con người đạt được các công trình vĩ đại bằng việc phác họa một lộ trình từ khái niệm đến hiện thực Sứ mệnh càng vĩ đại, lộ trình càng dài

và càng thách thức Hoạch định là một quá trình không bao giờ kết thúc bởi sự thay đổi thường xuyên, sự không chắc chắn, các đối thủ cạnh tranh mới, các vấn đề bất ngờ và các cơ hội mới nổi lên

Trong bài làm này, nhóm xin trình bày về công tác hoạch định trong quản trị Qua qua trình tìm hiểu chắc chắn bài làm của nhóm còn nhiều thiếu sót Rất mong sự đóng góp ý kiến của Thầy và nhóm xin chân thành cảm ơn Thầy đã hướng dẫn nhóm để có thể hoàn thành bài tập này

Vấn đề 1: Mô tả các đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt (well-designed goals).

+ Không bị ràng buộc về thời gian;

+ Không liên quan đến thành tựu đặc biệt trong khoảng thời gian cụ thể;

+ Liên quan đến nhiệm vụ chung, có tính chiến lược

2 Mục tiêu là gì? Mối quan hệ giữa mục tiêu và mục đích.

- Mục đích trả lời câu hỏi “nhằm vào việc gì” hoặc “để phục vục cho điều gì” Thường thì mục đích khó có thể đo lường hay định lượng được và thiếu những bước cụ thể để đạt đến kết quả cuối cùng Đó là tại sao chúng ta cần mục tiêu Mục tiêu trả lời cho câu hỏi “như thế nào”, nếu mục đích là cái chúng ta muốn hướng tới thì mục tiêu là những cách thức để đạt được cái ta muốn, là mục đích

- Mục tiêu là những mong đợi sẽ xảy ra sau một thời gian nhất định và có những đặc điểm sau:

+ Được thể hiện qua những câu phát biểu chi tiết, phản án kết quả cần đạt được, thời điểm, người thực hiện, có thể đo lường được;

+ Liên quan đến kết quả cuối cùng;

+ Không là những hoạt động chiến lược và liên hệ chặt chẽ với mục đích

- Một mục tiêu bắt nguồn từ mục đích, có cùng một dự tính như mục đích, nhưng

nó cụ thể hơn, xác định được số lượng và xác minh rõ ràng hơn mục đích

- Chẳng hạn như vấn đề là “sự thiếu nguồn nước sạch” Cách giải quyết cho vấn đề này, mục đích, là “mang nguồn nước sạch đến cộng đồng” Chúng ta có thể chứng minh tính chất mơ hồ của mục đích này bằng cách ra khỏi phòng và trở lại với một

ly nước và bảo rằng: “Được rồi, đây là ly nước Tôi đã mang nó đến cộng đồng Bây giờ dự án đã hoàn thành? Chúng ta đã đạt được mục đích?”

Tất nhiên, không có nghĩa là một ly nước khi ta nói “mang nguồn nước sạch đến cộng đồng” Câu trả lời đó là bản thiết kế dự án hay đề nghị phải được rõ ràng về từng mục tiêu, để không có chỗ cho những sự giải thích, lý giải khác

Ví dụ: "Ảnh hưởng của phân N đến năng suất lúa Hè thu trồng trên đất phù sa ven sông ở Đồng Bằng Sông Cửu Long"

- Mục đích của vấn đề: Để tăng thu nhập cho người nông dân trồng lúa

- Mục tiêu của vấn đề:

+ Tìm ra được liều lượng bón phân N tối hảo cho lúa Hè thu

+ Xác định được thời điểm và cách bón phân N thích hợp cho lúa Hè thu

3 Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt.

- Trong quản trị, mục tiêu của cấp cao hơn là mục đích cho các mục tiêu cấp dưới Mục tiêu của cấp thấp hơn là phương tiện để hoàn thành các mục tiêu cao hơn Chẳng hạn như mục tiêu của quản trị cấp cao là tăng doanh số công ty 200 triệu $ vào cuối năm Mục tiêu của quản trị cấp trung là tăng thị phần sản phẩm bột giặt Viso 5% vào 1/12/2012 để có thể đạt đạt được mục đích do quản trị cấp cao đặt ra Mục tiêu của quản trị cấp thấp là tăng doanh số bột giặt Viso 10.000 kg vào 1/12/2012 để có thể đạt được mục đích của quản trị cấp trung

Như vậy, đặc trưng của mục đích được cho là thiết kế tốt cũng có nghĩa là đặc trưng của mục tiêu được thiết kế một cách hiệu quả để có thể đạt được mục đích

Và đặc trưng của một mục tiêu hiệu quả là mục tiêu đó được thiết lập theo nguyên tắc SMART:

rằng “Một mục tiêu mơ hồ sẽ cho một kết quả mơ hồ mà thôi” Chẳng hạn, mục tiêu trong 10 năm tới của tôi là mua một ngôi nhà xinh đẹp, nhưng ngôi nhà này chưa cụ thể Tôi hình dung ngôi nhà này sẽ to như thế nào? Có bao nhiêu phòng? Xung quanh ngôi nhà được thiết kế ra sao? Ban hình dung ra rõ ràng mục tiêu của mình, bạn càng biết chính xác những gì bạn cần làm để đạt được nó

• M – Measurable: đo lường được

Nghĩa là mục tiêu phải được gắn liền với các con số Nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu của chúng ta có sức nặng, có thể cân, đo, đong, đếm được Chúng ta biết được chính xác những gì mình cần đạt được là những gì, bao nhiêu Chẳng hạn, bạn muốn có một nguồn tài chính ổn định, thì “ổn định” với ta là như thế nào?

Có thể nguồn thu nhập của bạn là 10 triệu đồng / tháng Những con số tròn trĩnh

mà chúng ta đặt ra cho mình cũng tựa như đòn bẫy tinh thần, động lực của bạn lên cao để nỗ lực hết mình đạt được điều mình muốn Nếu không, không những bạn không tạo cho mình niềm mong muốn cháy bỏng để tập trong vào mục tiêu, mà còn cảm thấy chán nản, không được khích lệ và dễ bỏ cuộc

• A – Achievable: tính khả thi, có thể đạt được

Kim Lan, một người có vóc dáng khá tròn trĩnh Cô cao 1m 57 và nặng 60kg Lan đưa ra chỉ tiêu giảm 10kg trong vòng một tháng Chúng ta dễ dàng nhìn thấy đó thực sự là một mục tiêu không dễ thực hiện chút nào Tính khả thi cũng là một yếu tố vô cùng quan trong khi chúng ta đưa ra một mục tiêu Nghĩa là ta nên suy nghĩa và khả năng của bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa với nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng Nhưng như vậy không có nghĩa là ta chỉ nên lập cho mình một mục tiêu dễ dàng, đơn giản Quá dễ dàng làng cho ta không cảm thấy thích thú và được thách thức Vì thế, hãy biết lượng sức mình kèm theo một chút thách đố về sự kiên trì của bản thân

• R – Realistic: tính thực tế

Mục tiêu mà chúng ta thiết kế chi mình cũng không nên quá xa với với thực

tế, ta có thể vận dụng đủ các nguồn lực để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến Để làm được điều này, ta hãy ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ… xem ta có thực được mục tiêu hay không Ví dụ như ta để ra quyết tâm đi du lịch vòng quanh đất nước, nhưng cuối cùng không thể hoàn thành được

vì kinh phí quá lớn trong khi tài chính của ta thì eo hẹp Ta đã không lường trước những khoản tiền với giá vận chuyển, ăn uống, ngủ nghỉ,…

• T – Timebound: thời hạn, cuộc hẹn cho mục tiêu

Giống như một cuộc hẹn, bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian cụ thể Nó tạo cho bạn một đường biên xác định thời điểm bạn bước lên đỉnh chiến thắng Bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút… Bạn biết đấy khi chúng ta giới hạn cho những mục tiêu chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn

và có kỷ luật hơn để hoàn thành mọi việc đúng hạn Trong quá trình cố gắng, ban biết được bạn đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu

Ngoài ra, một yếu tố nữa chúng ta cũng cần quan tâm đó là bầu không khí và động lực làm việc, bầu không khí cởi mở thoải mái và đoàn kết giữa cá nhân, tập thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, sự khích lệ và thỏa mãn nhu cầu cơ bản chính là động lực làm việc Tránh được những áp lực không cần thiết và những thời gian vô bổ cho những suy nghĩ, sự chen lấn bởi tính ích kỷ, quan điểm cá nhân cho công việc chung, bởi những điểm này ảnh hưởng và tiêu tốn thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc

Vấn đề 2: Công tác hoạch định sẽ trở nên quan trọng hơn hay kém qua trọng hơn đối với các nhà quản trị trong tương lai? Tại sao?

1 Khái niệm hoạch định.

Thuật ngữ "hoạch định" (plan) có nguồn gốc từ từ "planus" có nghĩa là mức

độ, cấp độ hay bề mặt của mặt phẳng trong tiếng La Tinh Trong suốt thể kỷ 17, khi du nhập vào Anh quốc, nó có ý nghĩa liên quan đến các vật dụng như bản đồ, bản thiết kế hay những bản vẽ cho các bề mặt của mặt phẳng Trong chiến tranh thế giới thứ hai, khái niệm hoạch định phát triển mạnh mẽ và vào những năm 1950, trong các ngành công nghiệp của Mỹ, công tác hoạch định trở thành một hoạt động được tài trợ ngân sách hàng năm Hoạt động hoạch định đã mở ra các cách thức, các khía cạnh phân tích hoạt động của tổ chức nhằm xử lý các vấn đề về tài chính, tăng tỉ lệ lợi nhuận và đạt được các mục tiêu tài chính khác Khía cạnh tiếp theo là tăng cường ngân sách hàng năm phục vụ cho các dự đoán dài hạn, các kế hoạch 5 năm của tổ chức Cũng giống như lập ngân sách, hoạch định trên cơ sở dự đoán (hoạch định dài hạn) từ các xu hướng trong quá khứ Thật ra, các dự đoán này đã được sử dụng từ trước đó nhưng chỉ tới những năm 60, các kỹ thuật dự đoán cao cấp hơn (phân tích xu hướng và các mô hình hồi quy) mới được sử dung một cách rộng rãi Ngày nay, hoạch định là một chức năng căn bản và đầu tiên của nhà quản trị và là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức

và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu

Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức Các nhà quản trị đều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức Trong

hoạch định không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít ra hoặc không có sự chia sẽ các mục tiêu với những người khác trong tổ chức Loại hoạch định này hay được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái gì đang đợi họ ở đó Cách hoạch định này thường chung chung và thiếu tính liên tục Tất nhiên hoạch không chính thức cũng được áp dụng

ở một số doanh nghiệp lớn và một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu

Trong bài làm này, thuật ngữ hoạch định được hiểu theo tinh thần là loại hoạch định chính thức Với hoạch định chính thức nhà quản trị sử dụng những kĩ thuật rõ ràng và những thủ tục chính xác để xây dựng nên những hoạch định có văn bản Tức là:

+ Lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung cho cả ngắn hạn và dài hạn

+ Đặt ra mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban thậm chớ cỏ nhõn dựa trờn mục tiêu của tổ chức

+ Lựa chọn chiến lược hoặc chiến thuật để đạt được các mục tiêu này

+ Phân bổ nguồn lực (con người, tiền bạc, thiết bị và cơ sở vật chất) để đạt được các mục tiêu khác nhau của chiến lược và chiến thuật

Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề một cách có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được cũng như phương tiện để đạt được cái đó như thế nào Nó bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

Trên cả phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc

đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong điều kiện không chắc chắn của môi trường Hoạch định giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó được coi là chức năng quản trị chính yếu

Muốn cho công tác hoạch định đạt được kết quả mong muốn thì nó phải đáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

2 Mục đích của hoạch định.

Tại sao những nhà quản trị phải hoạch định? Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra

 Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

 Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán