công tác hoạch định trong quản trị

BỘ GIÁO DỤC VÀO ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP.HỒ CHÍ MINH  KHOA: QUẢN TRỊ - LUẬT BÀI TẬP QUẢN TRỊ HỌC Nhóm 3 Giảng viên hướng dẫn: ĐỖ VĂN KHIÊM Sinh viên: Phạm Đức Anh 1055060011 Phạm Phú Anh Quân 1055060117 Nguyễn Thanh Tâm 1055060133 Tp. Hồ Chí Minh 09/11/2012 ` MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU…………………………………………………………………….2 Vấn đề 1: Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt…………………… 4 1. Mục đích là gì? 4 2. Mục tiêu là gì? Mối quan hệ giữa mục tiêu và mục đích……………… 4 3. Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt……………………… 6 Vấn đề 2: Công tác hoạch định trong tương lai……………………………… 9 1. Khái niệm hoạch định…………………………………………………… 9 2. Mục đích của hoạch định………………………………………………… 11 3.Vai trò của công tác hoạch định trong quản trị……………………………12 4.Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị………………………… 13 5. Sự cần thiết của hoạch định……………………………………………… 14 6. Kết luận…………………………………………………………………… 14 Vấn đề 3: Kịch bản phức tạp trong hoạch định……………………………… 15 LỜI KẾT………………………………………………… 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………….……21 2 LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động của con người để thực hiện một việc gì đó khác loài vật ở chổ con người biết tư duy, suy nghĩ, hình dung, lựa chọn cách làm trước khi con người bắt tay vào thực hiện. Đây là các hoạt động có kế hoạch của con người, hay nói cách khác kế hoạch hóa hay hoạch định là một việc cần thiết và rất đặc trưng trong các hoạt động của con người. Hoạt động quản trị là một trong những dạng hoạt động của con người và chính vì thế cũng rất cần được kế hoạch hóa. Về phương diện khoa học, kế hoạch được xem là một chương trình hành động cụ thể, còn hoạch định là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra. Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koonzt, Cyril Odonnel và Heinz thì hoạch định là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi. Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quản trị, đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Là quá trình đối phó với sự không chắc chắn, bằng việc hình thành các phương án hành động để 3 đạt được kết quả cụ thể. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được mục tiêu đó. Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi các yếu tố môi trường do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức. Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. Hoạch định giúp con người đạt được các công trình vĩ đại bằng việc phác họa một lộ trình từ khái niệm đến hiện thực. Sứ mệnh càng vĩ đại, lộ trình càng dài và càng thách thức. Hoạch định là một quá trình không bao giờ kết thúc bởi sự thay đổi thường xuyên, sự không chắc chắn, các đối thủ cạnh tranh mới, các vấn đề bất ngờ và các cơ hội mới nổi lên. Trong bài làm này, nhóm xin trình bày về công tác hoạch định trong quản trị. Qua qua trình tìm hiểu chắc chắn bài làm của nhóm còn nhiều thiếu sót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của Thầy và nhóm xin chân thành cảm ơn Thầy đã hướng dẫn nhóm để có thể hoàn thành bài tập này. 4 Vấn đề 1: Mô tả các đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt (well-designed goals). 1. Mục đích là gì? - Bước đầu tiên để bắt đầu một dự án hoặc kế hoạch dù là trong công việc hay học tập đó là thiết lập các mục đích và mục tiêu. - Mục đích là những nguyện vọng, mong muốn vươn tới và có những đặc điểm sau: + Được phát biểu qua những câu phát biểu, có chủ ý và liên quan đến những khuynh hướng chung; + Không bị ràng buộc về thời gian; + Không liên quan đến thành tựu đặc biệt trong khoảng thời gian cụ thể; + Liên quan đến nhiệm vụ chung, có tính chiến lược. 2. Mục tiêu là gì? Mối quan hệ giữa mục tiêu và mục đích. - Mục đích trả lời câu hỏi “nhằm vào việc gì” hoặc “để phục vục cho điều gì”. Thường thì mục đích khó có thể đo lường hay định lượng được và thiếu những bước cụ thể để đạt đến kết quả cuối cùng. Đó là tại sao chúng ta cần mục tiêu. Mục tiêu trả lời cho câu hỏi “như thế nào”, nếu mục đích là cái chúng ta muốn hướng tới thì mục tiêu là những cách thức để đạt được cái ta muốn, là mục đích. - Mục tiêu là những mong đợi sẽ xảy ra sau một thời gian nhất định và có những đặc điểm sau: 5 + Được thể hiện qua những câu phát biểu chi tiết, phản án kết quả cần đạt được, thời điểm, người thực hiện, có thể đo lường được; + Liên quan đến kết quả cuối cùng; + Không là những hoạt động chiến lược và liên hệ chặt chẽ với mục đích. - Một mục tiêu bắt nguồn từ mục đích, có cùng một dự tính như mục đích, nhưng nó cụ thể hơn, xác định được số lượng và xác minh rõ ràng hơn mục đích. - Chẳng hạn như vấn đề là “sự thiếu nguồn nước sạch”. Cách giải quyết cho vấn đề này, mục đích, là “mang nguồn nước sạch đến cộng đồng”. Chúng ta có thể chứng minh tính chất mơ hồ của mục đích này bằng cách ra khỏi phòng và trở lại với một ly nước và bảo rằng: “Được rồi, đây là ly nước. Tôi đã mang nó đến cộng đồng. Bây giờ dự án đã hoàn thành? Chúng ta đã đạt được mục đích?” Tất nhiên, không có nghĩa là một ly nước khi ta nói “mang nguồn nước sạch đến cộng đồng”. Câu trả lời đó là bản thiết kế dự án hay đề nghị phải được rõ ràng về từng mục tiêu, để không có chỗ cho những sự giải thích, lý giải khác. Ví dụ: "Ảnh hưởng của phân N đến năng suất lúa Hè thu trồng trên đất phù sa ven sông ở Đồng Bằng Sông Cửu Long". - Mục đích của vấn đề: Để tăng thu nhập cho người nông dân trồng lúa. - Mục tiêu của vấn đề: + Tìm ra được liều lượng bón phân N tối hảo cho lúa Hè thu. + Xác định được thời điểm và cách bón phân N thích hợp cho lúa Hè thu. 6 3. Đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt. - Trong quản trị, mục tiêu của cấp cao hơn là mục đích cho các mục tiêu cấp dưới. Mục tiêu của cấp thấp hơn là phương tiện để hoàn thành các mục tiêu cao hơn. Chẳng hạn như mục tiêu của quản trị cấp cao là tăng doanh số công ty 200 triệu $ vào cuối năm. Mục tiêu của quản trị cấp trung là tăng thị phần sản phẩm bột giặt Viso 5% vào 1/12/2012 để có thể đạt đạt được mục đích do quản trị cấp cao đặt ra. Mục tiêu của quản trị cấp thấp là tăng doanh số bột giặt Viso 10.000 kg vào 1/12/2012 để có thể đạt được mục đích của quản trị cấp trung. Như vậy, đặc trưng của mục đích được cho là thiết kế tốt cũng có nghĩa là đặc trưng của mục tiêu được thiết kế một cách hiệu quả để có thể đạt được mục đích. Và đặc trưng của một mục tiêu hiệu quả là mục tiêu đó được thiết lập theo nguyên tắc SMART: S – Specific (cụ thể) M – Measurable (đo lường được) A – Achievable (có thể đạt được) R – Realistic (có kết quả thực tế) T – Timebound (có thời hạn) • S – Specific: càng cụ thể càng tốt Một mục tiêu “thông minh” đầu tiên phải được thiết kế một cách cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được. Nhà giáo dục học nổi tiếng Jack Canfield trong quyển sách “Những nguyên tắc thành công” cho 7 rằng “Một mục tiêu mơ hồ sẽ cho một kết quả mơ hồ mà thôi”. Chẳng hạn, mục tiêu trong 10 năm tới của tôi là mua một ngôi nhà xinh đẹp, nhưng ngôi nhà này chưa cụ thể. Tôi hình dung ngôi nhà này sẽ to như thế nào? Có bao nhiêu phòng? Xung quanh ngôi nhà được thiết kế ra sao? Ban hình dung ra rõ ràng mục tiêu của mình, bạn càng biết chính xác những gì bạn cần làm để đạt được nó. • M – Measurable: đo lường được Nghĩa là mục tiêu phải được gắn liền với các con số. Nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu của chúng ta có sức nặng, có thể cân, đo, đong, đếm được. Chúng ta biết được chính xác những gì mình cần đạt được là những gì, bao nhiêu. Chẳng hạn, bạn muốn có một nguồn tài chính ổn định, thì “ổn định” với ta là như thế nào? Có thể nguồn thu nhập của bạn là 10 triệu đồng / tháng. Những con số tròn trĩnh mà chúng ta đặt ra cho mình cũng tựa như đòn bẫy tinh thần, động lực của bạn lên cao để nỗ lực hết mình đạt được điều mình muốn. Nếu không, không những bạn không tạo cho mình niềm mong muốn cháy bỏng để tập trong vào mục tiêu, mà còn cảm thấy chán nản, không được khích lệ và dễ bỏ cuộc. • A – Achievable: tính khả thi, có thể đạt được Kim Lan, một người có vóc dáng khá tròn trĩnh. Cô cao 1m 57 và nặng 60kg. Lan đưa ra chỉ tiêu giảm 10kg trong vòng một tháng. Chúng ta dễ dàng nhìn thấy đó thực sự là một mục tiêu không dễ thực hiện chút nào. Tính khả thi cũng là một yếu tố vô cùng quan trong khi chúng ta đưa ra một mục tiêu. Nghĩa là ta nên suy nghĩa và khả năng của bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa với nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng. Nhưng như vậy không có nghĩa là ta chỉ nên lập cho mình một mục tiêu dễ dàng, đơn giản. Quá dễ dàng làng cho ta không cảm thấy thích thú và được thách thức. Vì thế, hãy biết lượng sức mình kèm theo một chút thách đố về sự kiên trì của bản thân. 8 • R – Realistic: tính thực tế Mục tiêu mà chúng ta thiết kế chi mình cũng không nên quá xa với với thực tế, ta có thể vận dụng đủ các nguồn lực để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến. Để làm được điều này, ta hãy ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ… xem ta có thực được mục tiêu hay không. Ví dụ như ta để ra quyết tâm đi du lịch vòng quanh đất nước, nhưng cuối cùng không thể hoàn thành được vì kinh phí quá lớn trong khi tài chính của ta thì eo hẹp. Ta đã không lường trước những khoản tiền với giá vận chuyển, ăn uống, ngủ nghỉ,… • T – Timebound: thời hạn, cuộc hẹn cho mục tiêu Giống như một cuộc hẹn, bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian cụ thể. Nó tạo cho bạn một đường biên xác định thời điểm bạn bước lên đỉnh chiến thắng. Bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút…. Bạn biết đấy khi chúng ta giới hạn cho những mục tiêu chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn thành mọi việc đúng hạn. Trong quá trình cố gắng, ban biết được bạn đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu. Ngoài ra, một yếu tố nữa chúng ta cũng cần quan tâm đó là bầu không khí và động lực làm việc, bầu không khí cởi mở thoải mái và đoàn kết giữa cá nhân, tập thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, sự khích lệ và thỏa mãn nhu cầu cơ bản chính là động lực làm việc. Tránh được những áp lực không cần thiết và những thời gian vô bổ cho những suy nghĩ, sự chen lấn bởi tính ích kỷ, quan điểm cá nhân cho công việc chung, bởi những điểm này ảnh hưởng và tiêu tốn thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. 9 Vấn đề 2: Công tác hoạch định sẽ trở nên quan trọng hơn hay kém qua trọng hơn đối với các nhà quản trị trong tương lai? Tại sao? 1. Khái niệm hoạch định. Thuật ngữ "hoạch định" (plan) có nguồn gốc từ từ "planus" có nghĩa là mức độ, cấp độ hay bề mặt của mặt phẳng trong tiếng La Tinh. Trong suốt thể kỷ 17, khi du nhập vào Anh quốc, nó có ý nghĩa liên quan đến các vật dụng như bản đồ, bản thiết kế hay những bản vẽ cho các bề mặt của mặt phẳng. Trong chiến tranh thế giới thứ hai, khái niệm hoạch định phát triển mạnh mẽ và vào những năm 1950, trong các ngành công nghiệp của Mỹ, công tác hoạch định trở thành một hoạt động được tài trợ ngân sách hàng năm. Hoạt động hoạch định đã mở ra các cách thức, các khía cạnh phân tích hoạt động của tổ chức nhằm xử lý các vấn đề về tài chính, tăng tỉ lệ lợi nhuận và đạt được các mục tiêu tài chính khác. Khía cạnh tiếp theo là tăng cường ngân sách hàng năm phục vụ cho các dự đoán dài hạn, các kế hoạch 5 năm của tổ chức. Cũng giống như lập ngân sách, hoạch định trên cơ sở dự đoán (hoạch định dài hạn) từ các xu hướng trong quá khứ. Thật ra, các dự đoán này đã được sử dụng từ trước đó nhưng chỉ tới những năm 60, các kỹ thuật dự đoán cao cấp hơn (phân tích xu hướng và các mô hình hồi quy) mới được sử dung một cách rộng rãi. Ngày nay, hoạch định là một chức năng căn bản và đầu tiên của nhà quản trị và là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức. Các nhà quản trị đều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức. Trong 10 [...]... Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra  Đối với nhà quản trị, khả năng hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không 4.Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị  Đề cao công tác kế hoạch là một trong những nét đặc trưng của cuộc “cách mạng quản lí” hiện nay trờn thế giới Bởi hoạch. .. trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn  Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng 3.Vai trò của công tác hoạch định trong quản trị  Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của cách thành viên trong doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp 13  Hoạch định làm giảm sự chồng chéo và những hoạt động lãng... thức cũng như trong thực tiễn, hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong điều kiện không chắc chắn của môi trường Hoạch định giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó được coi là chức năng quản trị chính yếu Muốn cho công tác hoạch định đạt được... đích của hoạch định Tại sao những nhà quản trị phải hoạch định? Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra  Bất kỳ một tổ chức nào trong. .. quỹ định  Hoạch định là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển sản theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh tế  Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp  Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường  Hoạch. .. cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn và một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu Trong bài làm này, thuật ngữ hoạch định được hiểu theo tinh thần là loại hoạch định chính thức Với hoạch định chính thức nhà quản trị sử dụng những kĩ thuật rõ ràng và những thủ tục chính xác để xây dựng nên những hoạch định có văn bản Tức là: + Lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung cho cả... trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả  Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và... biết dừng lại để hoạch định cho những đường đi nước bước của mình một cách khôn ngoan hơn Việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý và giống như mọi công cụ khác nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng sử dụng một cách chuyên nghiệp Không ít nhà quản lý sử dụng không thành thạo công cụ này Họ than phiền kế hoạch chỉ là thứ “vẽ” trên giấy tờ Kế hoạch là thứ... quản lí” hiện nay trờn thế giới Bởi hoạch định là nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp nên các bộ phận, các thành viên sẽ tập trung sự chú ý của mỡnh vào một việc đạt được mục tiêu này và như vậy sẽ thống nhất mọi hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong cả tổ chức 14  Hoạch định là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng... các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra  Giúp cho nhà quản trị chủ động đối phó với mọi sự không ổn định trong tương lai liên quan đến nội bộ cầng như ngoài môi trường, tối thiểu hóa các bất trắc của tương lai, tập trung được hoạt động để hướng về mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu quả 5.Sự cần thiết của hoạch định Công tác hoạch định áp dụng cho mọi hoạt động kinh doanh xuất phát cơ sở . 2: Công tác hoạch định trong tương lai……………………………… 9 1. Khái niệm hoạch định ………………………………………………… 9 2. Mục đích của hoạch định ……………………………………………… 11 3.Vai trò của công tác hoạch định trong quản. đích của hoạch định. Tại sao những nhà quản trị phải hoạch định? Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ. quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. 4.Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị.  Đề cao công tác kế hoạch là một trong những nét đặc trưng của cuộc “cách mạng quản lí”