kiểm soát trong quản trị

Ngân sách giúp cho việc hỗ trợ việc lập kế hoạch hoạt động thực tế bằngcách buộc các nhà quản lý để xem xét các điều kiện như thế nào có thể thay đổi vànhững gì trong các bước cần phải đ

MỤC LỤC Trang

LỜI MỞ ĐẦU 2

I Vấn đề 1 1.1 Đặt vấn đề 03

1.2 Lý thuyết liên quan 03

1.3 Giải quyết vấn đề 05

1.3.1Ngân sách là việc hoạch định 1.3.2Ngân sách là việc động viên 1.3.3Ngân sách là việc kiểm soát II Vấn đề 2 2.1 Đặt vấn đề 17

2.2 Lý thuyết liên quan 19

2.3 Giải quyết vấn đề 22

III Vấn đề 3 3.1 Đặt vấn đề 33

3.2 Lý thuyết liên quan 33

3.3 Giải quyết vấn đề 36

KẾT LUẬN 41

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

1

LỜI MỞ ĐẦU

Kiểm soát là chức năng sau cùng trong tiến trình quản trị Kiểm soát là quátrình tiến hành những hành động sửa sai cần thiết để đảm bảo sứ mạng và mục tiêucủa tổ chức được hoàn thành càng nhiều hiệu quả và hiệu năng càng tốt Kiểm soátkhông chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra và kết thúc, nó còn là quá trìnhkiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này đặc biệt quan trọng đốivới công tác quản trị trong các doanh nghiệp ngày nay, nó giúp cho các doanhnghiệp chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới nhằm giảm thiểu rủi ro trongkinh doanh Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp cần kiểm soát và tìm raphương án đối phó trong kinh doanh thời hiện đại, đó là khủng hoảng Và để đảmbảo cho công việc kiểm soát đạt được hiệu quả và hiệu năng tốt nhất thì cần có cáccông cụ kiểm soát Vấn đề đặt ra là trong các công cụ đó thì công cụ nào hoạt độnghiệu quả nhất và nó có ảnh hưởng gì đến các chức năng còn lại trong quản trị

Để hiểu rõ hơn về các công cụ quan trọng của kiểm soát, cũng như nhữngloại khủng hoảng nào mà các doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải trong tìnhhình kinh tế khó khăn hiện nay thì nhóm chúng tôi xin trình bày một số vấn đề vềkiểm soát qua từng câu hỏi của bài tiểu luận “Kiểm soát trong quản trị”

 Câu hỏi 1: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, độngviên, cũng như kiểm soát” bạn đồng ý hay không đồng ý phát biểu này? Hãygiải thích và cho ví dụ ý kiến của bạn

 Câu hỏi 2: Bạn hãy quan sát các siêu thị tại TP HCM và thử xác địnhcác khủng hoảng có thể có tại một siêu thị nào đó và đề xuất cách giải quyếtchúng

 Câu hỏi 3: Bạn hãy ghép một doanh nghiệp dịch vụ nào đó ( ví dụcông ty sản xuất phần mềm máy tính) với một trong ba hệ thống kiểm soát (thịtrường, hành chánh cấp bậc và văn hóa) và hãy chứng minh đó là quyết địnhchính xác

Bài viết tuy có đầu tư nghiên cứu nhưng còn nhiều hạn chế và kiến thứccũng chưa được sâu rộng nên mong Thầy thông cảm và có những góp ý chonhóm chúng em

Chúng em xin cảm ơn Thầy vì đã giảng dạy, hướng dẫn lớp chúng em!

I Vấn đề 1

1.1 Đặt vấn đề

Câu hỏi 1: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, động viên, cũng như kiểm soát” bạn đồng ý hay không đồng ý phát biểu này? Hãy giải thích và cho ví dụ ý kiến của bạn.

Có phát biểu cho rằng: “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạch định, độngviên, cũng như kiểm soát” Chúng ta cần phân tích kĩ qua từng chức năng của quảntrị tương ứng với từng mục đích của ngân sách thì mới có thể chứng minh nhậnđịnh trên hoàn toàn đúng hay không?

1.2 Lí thuyết liên quan

Có nhiều cách định nghĩa về ngân sách, tùy theo mục đích nghiên cứu Cóngười thì cho rằng : “Ngân sách là một kế hoạch dự báo các kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai, có thể là tháng,

quý, năm ” Một trong những cách định nghĩa phổ biến có thể là: “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể” Vậy ngân sách gồm những đặc điểm gì?

Theo bài viết về “Định nghĩa ngân sách” của mạng thanhlapdoanhnghiep thì ngân

sách gồm các đặc điểm sau:

 Ngân sách phải được lượng hóa

Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tếthường là một số tiền Một danh sách liệt kê những gì bạn dự tính có thể hữu ích,nhưng nó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng cáccon số Như vậy ngân sách còn có thể bao hàm kế hoạch về quỹ thời gian, kếhoạch nguồn lao động…

 Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước

Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách

đó Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quantrọng, nhưng không phải là một phần của bảng ngân sách

3

 Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể

Bảng ngân sách được lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể (thường,nhưng không nhất thiết, là một năm) Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai(không có điểm kết thúc) không được coi là bảng ngân sách

 Ngân sách phải là một kế hoạch hành động

Đây có lẽ là điểm quan trọng nhất Ngân sách không phải là một bảng bao

gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra

Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, cónghĩa là khi đó ngân sách không còn chính xác Giống như các kế hoạch khác,ngân sách rất ít khi được dự báo hoàn toàn chính xác trong tương lai Tuy nhiên,ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho nhữngngười thực hiện và vai trò này rất quan trọng Tất nhiên, bạn phải biết được là bạnmuốn đạt được điều gì trước khi lập kế hoạch Mọi thứ khác đều phải phụ thuộcvào điều này

Trong kinh doanh “biết mình muốn gì” được gọi là mục tiêu Các mục tiêucủa doanh nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mụctiêu ngắn, trung hoặc dài hạn Sau đây là một số loại ngân sách khá phổ biến:

 Ngân sách bán hàng (doanh thu);

 Ngân sách nguồn lực;

 Ngân sách tiếp thị;

 Ngân sách đầu tư;

 Ngân sách chi phí cho các phòng, ban chức năng;

 Ngân sách tiền mặt;

 Ngân sách về không gian, thời gian, vật liệu và sản phẩm…

Tất cả các ngân sách đều quan trọng mặc dù bạn cũng có thể lập luận rằngngân sách tiền mặt là quan trọng nhất bởi nếu không có tiền thì doanh nghiệp sẽgặp rắc rối.

5

Tại sao chúng ta phải lập ngân sách?

Một câu hỏi không chỉ đặt ra cho các doanh nghiệp trong giai đoạn khởinghiệp mà còn là một vấn đề lớn cho chính phủ của những nước định hướng pháttriển theo con đường kinh tế tri thức

Ngân sách giúp cho việc hỗ trợ việc lập kế hoạch hoạt động thực tế bằngcách buộc các nhà quản lý để xem xét các điều kiện như thế nào có thể thay đổi vànhững gì trong các bước cần phải được thực hiện ngay bây giờ và bằng cáchkhuyến khích các nhà quản lý để xem xét các vấn đề trước khi chúng phát sinh Nócũng giúp phối hợp các hoạt động của các nhà quản lý hấp dẫn để kiểm tra mốiquan hệ giữa hoạt động của chính mình và các ban ngành khác Yếu tố cần thiếtkhác của ngân sách bao gồm:

 Để kiểm soát tài nguyên

 Để giao tiếp kế hoạch quản lý trung tâm trách nhiệm khác nhau

 Để khuyến khích các nhà quản lý phấn đấu để đạt được các mục tiêu ngânsách

 Để đánh giá hiệu quả của các nhà quản lý

 Để cung cấp khả năng hiển thị hiệu suất của công ty

Tóm lại, mục đích của ngân sách là:

 Cung cấp một dự báo về doanh thu và chi phí, đó là, xây dựng một mô hìnhkinh doanh của một doanh nghiệp như thế nào có thể thực hiện tài chính nếuchiến lược nhất định, các sự kiện và kế hoạch được thực hiện

 Kích hoạt tính năng hoạt động thực tế tài chính của doanh nghiệp được đo sovới dự báo

 Thiết lập các hạn chế chi phí cho một dự án , chương trình hoặc hoạt động

1.3 Giải quyết vấn đề:

1.3.1 Ngân sách là việc hoạch định

Trước tiên, chúng ta cần hiểu khái niệm hoạch định là gì: “Hoạch định là một quá trình ẩn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lọc những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.”

Theo Robert Kreitner thì “hoạch định là quá trình chuẩn bị cho sự thay đổi

và đương đầu với sự không chắc chắn bằng cách định ra những bước hành độngtrong tương lai”

Hoạch định là cơ sở cho sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và nhómngười trong tổ chức Khi mọi người biết rõ tổ chức đang vận động, và người tatrông đợi gì ở họ để đạt mục tiêu, thì làm việc tập thể, hợp tác và phối hợp sẽ giatăng Nhờ có sự dự đoán những biến đổi, mà hoạch định giúp ta tránh bớt nhữngbất trắc Nó cũng có thể vạch ra những tác động quản trị nhằm đối phó với biếnđổi Hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải nhìn trước, lường trước những biến đổi,xem xét những tác động của biến đổi và chuẩn bị những biện pháp hợp lý nhất.Hoạch định giúp nhà quản trị và tổ chức những lợi ích chính.1

Khái niệm hoạch định như đã đề cập ở trên là chức năng đầu tiên của quảntrị liên quan đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp nhằm đạt đến các mụctiêu của tổ chức So sánh đặc điểm của việc hoạch định với mục đích đầu tiên củangân sách (đã trình bày) thì cùng có một điểm gần giống nhau Hoạch định là xácđịnh mục tiêu Còn ngân sách thì cung cấp một dự báo về doanh thu và chi phí.Nhưng những dự báo này muốn chính xác thì phải cần dựa vào những mục tiêu đã

đề ra, chính xác hơn từ mục tiêu sẽ đưa ra được dự báo

Peter Drucker đã đề nghị các doanh nghiệp nên trọng tâm vào 8 loại mụctiêu quan trọng:

 Sự phát triển và kết quả quản lí

 Thái độ và kết quả thực hiện của người lao động

 Trách nhiệm cộng đồng

Trong các chỉ tiêu vừa nêu của Peter Drucker, chúng ta càng thấy rõ việc xácđịnh ngân sách phải dựa vào việc hoạch định, cụ thể là thông qua mục tiêu lợinhuận

1 Giáo trình Quản trị học-Trường Đại học kinh tế TP.HCM-NXB Phương Đông, trang 110-111.

7

Ví dụ cụ thể để minh chứng là:

Quá trình tính toán chi phí bắt đầu từ một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với mộtdanh sách của tất cả các thứ mua sắm cần thiết bao gồm cả tài sản hữu hình (ví dụ,máy móc, thiết bị…) và dịch vụ (ví dụ: tu sửa, bảo hiểm…), vốn lưu động , nguồn

và tài sản thế chấp Ngân sách phải có một câu chuyện giải thích làm thế nào bạnquyết định về số lượng dự trữ này và mô tả các kết quả tài chính dự kiến hoạt độngkinh doanh Các tài sản nên được đánh giá với chi phí mỗi thứ cần được bố sung

Bạn đang có dự định kinh doanh cho riêng mình (theo mô hình doanhnghiệp tư nhân), bằng phương tiện ngân sách, bạn có thể tính toán xem bạn phảicần bao nhiêu để thành lập một doanh nghiệp, và cần bao nhiều để điều hành nó.Bạn phải vạch định trước các chỉ tiêu, ví dụ như: doanh số/ doanh thu; hàng hoáđược sử dụng (nguyên vật liệu ); chi phí cố định:

 Lương – cho nhân viên ở văn phòng và cửa hàng

 Tiền thuê nhà xưởng hay thuê văn phòng

 Tiền trả hàng tháng cho dịch vụ công như Điện, Nước…

 Chi phí cho bảo trì hay sửa chửa làm mới định kỳ của tòa nhà

 Chi phí vệ sinh, lau kính…

 Chi phí xe cộ xăng nhớt / phụ cấp xe

 Công tác phí

 Chi phí cho điện thọai cố định trong văn phòng

 Tiền tem thư, lệ phí bưu điện

 Chi phí điện thọai di động

 Chi phí thuê đường truyền Internet

 Phí thuê bao hay quản lý và nâng cấp trang web

 Chi phí làm tiếp thị, quảng cáo

 Chi phí hội họp

 Phí Bảo hiểm

 Thiết bị vi tính

 Mạng vi tính

 Phí thuê đường line (vi tính)

 Tiền thuê nhà xưởng hay văn phòng

 Mua sắm linh tinh khác

 Công tác bảo trì định kỳ

 Lương cho kế tóan viên

về vấn đề hoạch định ngân sách của một danh nghiệp

Theo ông Tâm thì việc lập ngân sách đóng vai trò quan trọng trong hoạtđộng của Doanh nghiệp Ngân sách giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển vàtránh trường hợp chi tiêu quá mức Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thựchiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra

Bên cạnh đó, lập ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tiền, quản lýchặt chẽ việc sử dụng nguồn tiền, điều phối các hoạt động tài chính cũng như kiểmsoát việc thực hiện kế hoạch tài chính Không những thế, lập ngân sách còn giúpphối hợp các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó nêu cao tinhthần tập thể

Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp khiến mọi hoạtđộng trong doanh nghiệp minh bạch, rõ ràng Đây cũng là điều khiến cho các thànhviên trong doanh nghiệp thống nhất mục tiêu hoạt động cũng như động viên mọinguồn lực trong công ty

“Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việccần thiết cho doanh nghiệp”, ông Tâm khuyên Bởi, ngân sách định hướng cho DNkinh doanh trong tương lai; giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và

từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.2

Lấy ví dụ một số doanh nghiệp trang trí nội thất, nhóm hoạch địnhngân sách có những thành viên với nhiệm vụ như sau:

 Trưởng Phòng Hành chính-Nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, sốlượng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụngnhân viên mới hoặc cắt giảm lao động cũng như chi phí cho việc giữ nhânviên làm việc lâu dài cho doanh nghiệp Các khoản chi phí này sẽ tùy thuộc

2 Theo Doanhnhansaigon.vn

9

vào việc thỏa thuận lương bổng, tùy thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanhnghiệp đang hoạt động Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mướncũng sẽ được trưởng bộ phận hành chánh nhân sự cập nhật và dự báo.

 Trưởng Phòng Vật tư sẽ đưa ra dự báo về giá nguyên liệu trong thời gian tới,bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiết cho hoạtđộng của doanh nghiệp

 Trưởng Phòng Thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiếttrong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lượng công việc thích hợp để đạtđược mục tiêu đề ra của người chủ đầu tư

 Kế toán trưởng sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đến tình hình tiền mặt củadoanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng như hiệu quả hoạt động củamỗi bộ phận trong doanh nghiệp Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp

và liên kết tất cả các ngân sách để đưa ra ngân sách tổng hợp đồng thời dựbáo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt được

Từ đây, chúng ta đã thấy được mối liên hệ hỗ trợ qua lại, cần thiết của côngtác hoạch định trong việc đưa ra ngân sách Tóm lại, nếu hoạch định và kiểm soátngân sách (nói tóm gọn là hoạch định ngân sách) tốt thì doanh nghiệp có thể đượchưởng lợi như sau:

Thứ nhất, phối hợp hoạt động và nâng cao tinh thần làm việc nhóm trong

doanh nghiệp

Quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọicấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kếtcác mục tiêu của họ lại với nhau Doanh nghiệp sẽ đạt những thành công to lớn nếunhư tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vì mỗitrưởng bộ phận hoạt động một cách cục bộ

Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động củađơn vị mình tác động tới tổng thể như thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họcũng như cho cả doanh nghiệp Ví dụ, sẽ bất hợp lý nếu trưởng phòng kinh doanhlập kế hoạch tăng lượng hàng bán ra thêm 15% nhưng giám đốc nhà máy đangđịnh giảm 10% sản lượng

Thứ hai, trao đổi thông tin tốt hơn trong doanh nghiệp.

Để có thể thực hiện một ngân sách, mọi người cần phải biết việc gì có thể vàkhông thể thực hiện được đối với bộ phận của mình Hoạch định ngân sách sẽ thúcđẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanhnghiệp Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vìdoanh nghiệp

1.3.2 Ngân sách là việc động viên.

Tương tự như phần trên, để hiểu được mối quan hệ giữa ngân sách và độngviên thì ta cần xem lại khái niệm động viên là gì?

Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao Muốn động viên được nhân viên thì nhà quản trị phải tạo

ra được động cơ thúc đẩy họ làm việc Động cơ thúc đẩy được hình thành từ một nhu cầu nào đó mà con người muốn được thỏa mãn, và trong quá trình theo đuổi nhu cầu của chính mình, họ thường làm việc nổ lực hơn Động cơ thúc đẩy là một phản ứng nối tiếp (sơ đồ dưới).3

3 Giáo trình Quản trị học-Trường Đại học kinh tế TP.HCM-NXB Phương Đông, trang 180-181

Cụ thể hơn là chúng ta đi vào những lý thuyết về động viên của một số nhà nghiêncứu.

Đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu về thuyết hai yếu tơ của Herzberg

Từ việc tập hợp các ý kiến về những biện pháp có tác dụng động viên vànhững biện pháp không có tác dụng động viên người lao động, tác giả đã phân biệthai nhóm yếu tố:

Nhóm yếu tố động viên: liên quan đến tính chất công việc, nội dung côngviệc và những phần thưởng Chẳng hạn như các yếu tố: sự thách thức của côngviệc, các cơ hội thăng tiến, ý nghĩa của các thành tựu, sự nhận dạng khi công việcđược thực hiện, ý nghĩa của trách nhiệm…

Nhóm các yếu tố duy trì: liên quan đến quan hệ giữa cá nhân và tổ chức, bốicảnh làm việc hoặc phạm vi công việc Chẳng hạn như các yếu tố: phương phápquan sát, hệ thống phân phối thu nhập, quan hệ với đồng nghiệp, điều kiện làmviệc, chính sách của công ty, địa vị, quan hệ giữa các cá nhân…

Theo Herzberg, cần đảm bảo các yếu tố duy trì để không gây sự bất mãn,chán nản thờ ơ đối với công việc và đảm bảo các yếu tố động viên để tạo nên sựthỏa mãn, sự hưng phấn trong quá trình làm việc

Tiếp theo, cần chú ý vào thuyết mong đợi của Victor H Vroom.

Theo nghiên cứu của Victor.H.Vroom cho rằng, để tạo ra được động cơ thúcđẩy con người làm việc, nhà quản trị cần lưu ý:

 Giao cho người lao động những công việc phù hợp với khả năng để họ cóniềm tin sẽ hoàn thành được công việc ấy

 Làm cho họ quan tâm đến những giá trị của phần thưởng khi thực hiện tốtcông việc (phần thưởng hấp dẫn)

 Luôn thực hiện sự cam kết về phần thưởng dành cho người lao động (làmcho người lao động có long tin vào sự cam kết của nhà quản trị).

Như vậy, nếu một người thờ ơ với công việc hoặc không quan tâm đến phầnthưởng hay không có niềm tin vào sự cam kết của nhà quản trị về những phầnthưởng đó thì họ làm việc mà không có động cơ thúc đẩy, vì thế kết quả thực hiệncông việc sẽ thấp

So sánh những khái niệm và các học thuyết về động viên với ngân sách thìchúng ta rút ra được một số đặc điểm sau:

Thứ nhất, ở một khía cạnh nhỏ thì ngân sách lập ra để dự báo mức lương,

cũng như khen thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, tết hay nghĩ thai sản…Giả sửrằng nếu một công ty không lập ra kế hoạch khen thưởng, lương bổng cho nhânviên từ ngân sách hiện có thì công việc sản xuất, các dự án có hoàn thành đúng tiến

độ hay không? Bởi vì lao động là nhân tố quyết định sự thành công đối với mộtdoanh nghiệp sản xuất Huống chi mục đích đầu tiên mà người lao động đồng ý bỏcông sức và ý tưởng cho công việc là được hưởng lương, được khen thưởng Khi

họ được đáp ứng các lợi ích trong công việc thì năng suất công việc sẽ tăng

Một ví dụ cụ thể: nếu một công ty kinh doanh lĩnh vực bất động sản đưa ramức thưởng đối với nhân viên kinh doanh của mình càng cao thì doanh số bánđược dự án của họ ngày càng nhiều Đây là động lực để nhân viên kinh doanh rasức tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Thực trạng hiện nay cho thấy, người lao động luôn tìm kiếm những côngviệc có mức lương cao, khen thưởng nhiều phù hợp với trình độ của họ Một côngviệc mà mức lương họ được nhận không xứng đáng với công sức họ bỏ ra thì họ sẽkhông chọn, dù đã chọn thì cũng chẳng gắn bó được lâu Đó là lí do tại sao mà một

số lượng sinh viên tốt nghiệp hiện nay không mặn mà gì với các doanh nghiêp nhànước

13

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào “tiền” cũng là có thể động viên đượccon người Bởi lẽ có khi nhu cầu của con người không chỉ là vật chất mà theo thápnhu cầu của Maslow còn có: nhu cầu được an toàn, nhu cầu được công nhận tôntrọng và nhu cầu tự khẳng định mình Vậy trong trường hợp này thì ngân sách cònbao hàm việc động viên nữa hay không? Để trả lời câu hỏi này chúng ta hãy cùngqua ý sau.

Thứ hai, ngoài các yếu tố động viên về vật chất biểu hiện trực tiếp như trên

thì ngân sách còn bao hàm các yếu tố động viên khác thoả mãn được nhu các nhucầu khác: nhu cầu về thành tựu, nhu cầu quyền lực, nhu cần trách nhiệm, sự tiếnbộ…

Khi tham gia một dự án, đó chính là khi nhà quản trị cho nhân viên cơ hội,

cơ hội để được công nhận nếu dự án thành công tốt đẹp, cơ hội để có sự tiến bộ,phát triển và tạo cho nhân viên sự hứng thú với công việc, hình thành giá trị vớicông việc (bởi khi chọn người tham gia dự án, nhà quản trị đã tuyển lựa nhữngngười có niềm say mê và khả năng trong công việc) Đây cũng là các yếu tố dẫnđến sự thoả mãn trong trong thuyết phòng ngừa động viên của F.Herzberg

Thứ ba, động viên mọi nguồn lực trong doanh nghiệp là một tiêu chí trong

việc lập ngân sách Liên hệ với cả việc hoạch định và động viên vào việc thực hiện

ngân sách thì chúng ta thấy giữa chúng có mối liên hệ mật thiết trong quá trìnhthực hiện ngân sách Nếu như mọi người ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp thamgia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họ càng hiểu rõ và ủng

hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Lấy lại ví dụ ở trên về việc phân chia ngân sách của một số công ty trang trínội thất thì chúng ta thấy có sự gắn bó chặt chẽ giữa các thành viên trong công tynhư phòng hành chánh nhân sự, phòng thiết kế, phòng vật tư, phòng kế toán…Khi

họ đưa ra những chỉ tiêu, đánh giá khách quan về những nhiệm vụ thực hiện trongthời gian tới, cụ thể là đề ra những kế hoạch để tổng hợp thành bảng ngân sách Từnhững ý kiến của từng bộ phận để hợp được một ý kiến chung nhất thì buộc phải

có một sự nhất quán, hiểu biết lẫn nhau, hổ trợ ý tưởng giữa các thành viên Để đạtđược điều này thì buộc họ phải cùng có một mục tiêu là hết sức vì công việc Màngay từ đầu thì các nhà quản trị cao cấp phải xác định được mục tiêu này

Thứ tư, trên thực tế khi cần làm một dự án, doanh nghiệp sẽ không chỉ định

một nhóm làm mà là nhiều nhóm, các nhóm này sẽ lập ra bản dự thảo kế hoạch,ngân sách trong thời gian được chỉ định, sau đó doanh nghiệp sẽ tiến hành tuyểnlựa bản dự thảo khả thi và hiệu quả nhất từ các nhóm này Quá trình cạnh tranhgiữa các nhóm tham gia cũng là một động lực thúc đẩy động viên cho nhân viên,bởi khi thành công đó cũng là lúc họ được một thành tựu nhất định và cũng đượctrao quyền lực và có những mối quan hệ mới (Tổ chức theo ma trận) Đây cũng làcác yếu tố hình thành động viên theo thuyết ba nhu cầu của McClelland

Ví dụ: Khi doanh nghiệp giao cho nhóm A làm dự án nâng cao chất lượng

sản phẩm thì sẽ trao cho nhóm các quyền nhất định về kiểm tra chất lượng sảnphẩm hiện thời, quyền được thay đổi nguyên vật liệu làm nên sản phẩm, quyềnquyết định các vấn đề khác…

Tóm lại, Động viên có vai trò rất quan trọng trong việc lập ngân sách Nóđược xem là yếu tố cần thiết và có thể xem ngân sách bao gồm cả việc động viên

1.3.3 Ngân sách là việc kiểm soát

Kinh tế khó khăn, doanh nghiệp (DN) tìm mọi biện pháp để tiết giảm chi phíhoạt động, giảm thiểu rủi ro, kiểm soát về mọi mặt nhằm mang lại lợi nhuận caonhất có thể Trong đó, kiểm soát ngân sách chặt chẽ được xem là một trong nhữnggiải pháp hữu nhất để quản lý dòng tiền

Chúng ta không cần nêu lại định nghĩa về kiểm soát và so sánh giữa kiểmsoát và ngân sách bởi vì một trong những công cụ kiểm soát thì có ngân sách

Ngân sách giống như là một kế hoạch hành động vì thực hiện ngân sáchtoàn thể nhân viên hành động để đạt mục tiêu đã đề ra; ngân sách còn cho thấynhững nguồn lực nào trong doanh nghiệp sẽ được sử dụng và sử dụng như thế nào

để đạt được mục tiêu

Ngân sách khác với kế hoạch hành động ở chỗ là ngân sách thể hiện các kếtquả dưới dạng kết quả tài chính Và kiểm soát xảy ra khi so sánh những con sốthực tế với con số theo ngân sách đã được duyệt

15

Kiểm soát thực hiện ngân sách là một công cụ quản lý hữu ích Nó giúp cácnhà quản lý làm việc hiệu quả hơn mà không làm mất đi kĩ năng cá nhân hay sựlinh hoạt

Kiểm soát phải là một quá trình chủ động Bạn có thể đặt ra nhiều câu hỏi đểthấy sự cần thiết của việc kiểm soát thực hiện ngân sách của doanh nghiệp mình.Một số câu hỏi có thể nên đặt ra, như: Chúng ta đã đạt được mục tiêu đề ra chưa?Nếu không thực hiện được hạn mức chi tiêu hay mục tiêu đã đề ra thì tình hình sẽ

đi đến đâu và nguyên nhân là gì? Tôi có thể làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động

ở bộ phận tôi đang làm việc? Có nên điều chỉnh ngân sách do những phát sinh mớikhông?

Việc kiểm soát sẽ được tăng cường nếu kết quả thực tế được theo dõi và đốichiếu với các số liệu dự báo trong ngân sách Từ đó, bạn sẽ có khả năng phát hiệnnhững khó khăn mới nảy sinh và đưa ra biện pháp đối phó kịp thời Không có bảngngân sách nào là hoàn hảo cả Những tình huống ngoài dự tính luôn xảy ra Ví dụnhư đối thủ cạnh tranh bất ngờ tung ra thị trường một sản phẩm mới, thị trường sảnphẩm của bạn bị thu hẹp Bất cứ một tình huống nào cũng có thể làm các số liệu dựbáo không còn chính xác Một số tình huống nằm trong khả năng kiểm soát củanhà quản lý, một số thì không

Thế nhưng tầm quan trọng của việc kiểm soát ngân sách không giới hạn ở trongcác doanh nghiệp mà còn là một vấn đề lớn và cấp thiết đối với tình hình kinh tếcủa mỗi quốc gia hiện nay Một số minh chứng cụ thể:

Trong bối cảnh cuộc khủng hoảng tài chính kinh tế ngày một trầm trọng vàtrước sức ép của các nhà cho vay quốc tế, ngày 3/10/2012 chính phủ một số nướcchâu Âu đã thông báo các biện pháp nhằm kiểm soát ngân sách, tăng nguồn thuquốc gia và kích thích kinh tế Phát biểu trong cuộc họp báo tại trụ sở Bộ Tài chính

ở Lisbon, Bộ trưởng Tài chính Bồ Đào Nha Vitor Gaspar cho biết trong kế hoạchmới này chính phủ dự kiến điều chỉnh tăng thuế thu nhập cá nhân nói chungkhoảng 4% Thậm chí các đối tượng có thu nhập cao thì mức thuế sẽ còn cộngthêm 2,5% nữa so với mức chung, tức là sẽ tăng từ mức 9,8% hiện nay lên 13,3%

Kế hoạch này có sự thay đổi so với kế hoạch về thuế mà chính phủ nước này đưa

ra hồi đầu tháng 9, trong đó dự kiến tăng nguồn thu ngân sách bằng cách tăng mứcđóng góp an sinh xã hội từ 11% hiện nay lên 18% Kế hoạch ban đầu này đã gây

nhiều tranh cãi đồng thời đã châm ngòi nổ cho những căng thẳng xã hội ở Bồ ĐàoNha trong thời gian gần đây Việc thực hiện các biện pháp mới là nhằm đáp ứngcác mục tiêu về thâm hụt ngân sách, vốn đóng vai trò chủ chốt trong việc giúp BồĐào Nha nhận được thêm các khoản tiền mới trong gói cứu trợ quốc tế trị giá 78 tỷeuro (102 tỷ USD) Chính phủ Bồ Đào Nha đã đưa ra kế hoạch điều chỉnh về tăngthuế đối với một số đối tượng, trong đó đặc biệt là thuế thu nhập cá nhân, nhằmtăng nguồn thu cho ngân sách, đáp ứng các mục tiêu về giảm thâm hụt mà các nhàcho vay quốc tế coi như điều kiện tiên quyết để Bồ Đào Nha có thể giành được cáckhoản cứu trợ.4

Tổng kết lại, việc lập ngân sách có những lợi ích sau:

 Thống nhất mục tiêu;

 Chủ động nguồn lực;

 Tiên đoán các rủi ro thông qua việc giả định các yếu tố thay đổi tác độngnhư thế nào đến doanh nghiệp;

 Tạo chuẩn để so sánh với các kết quả hoạt động của doanh nghiệp;

 Kiểm soát chi phí và đánh giá năng lực quản lý của cán bộ;

 Tạo động lực cho sự gắn bó với công việc của nhân viên thong qua ngânsách về lương bổng;

 Đề cao tinh thần tập thể và cải thiện việc trao đổi thong tintrong doanh nghiệp

 Từ đây, chúng ta hoàn toàn đồng ý với quan điểm “Ngân sách (Budget) bao hàm cả việc hoạh định, động viên, cũng như kiểm soát”.

4 Theo http://www.vietnamplus.vn/Home/Chau-Au-ra-bien-phap-kiem-soat-ngan-sach-kinh-te.

17

hệ thống trung tâm mua sắm, siêu thị, chợ đa dạng Chợ Bến Thành là biểu tượng

về giao lưu thương mại từ xa xưa của thành phố, hiện nay vẫn giữ một vai trò quantrọng Những thập niên gần đây, nhiều trung tâm thương mại hiện đại xuất hiệnnhư Sai gon Trade Center, Diamond Plaza Mức tiêu thụ của Thành phố Hồ ChíMinh cũng cao hơn nhiều so với các tỉnh khác của Việt Nam và gấp 1,5 lần thủ

đô Hà Nội.5

Thành phố Hồ Chí Minh giữ vai trò đầu tàu kinh tế của cả Việt Nam Vàonăm 2005, Thành phố Hồ Chí Minh có 4.344.000 lao động, trong đó 139 nghìnngười ngoài độ tuổi lao động nhưng vẫn đang tham gia làm việc Năm 2010, thunhập bình quân đầu người ở thành phố đạt 2.800 USD/năm, cao hơn nhiều so vớitrung bình cả nước, 1168 USD/năm Tổng GDP cả năm 2010 đạt 418.053 tỷ đồng(tính theo gía thực tế khoảng 20,902 tỷ USD), tốc độ tăng trưởng đạt 11.8% Ýnghĩa của các các con số trên cho thấy thành phố Hồ Chí Minh có thể đáp ứng đầy

đủ các yêu cầu mà nhà đầu tư, kinh doanh bán lẻ chú ý về dân số đông, dồi dào laođộng và mức sống được cải thiện thì việc nhu cầu sử dụng hàng hóa tăng là lẽđương nhiên Đến lúc đó chỉ cần xem xét nhu cầu của thị trường và “rót” các dòngsản phẩm vào thị trường Việt nam

5 http://vi.wikipedia.org/wiki/Th%C3%A0nh_ph%E1%BB%91_H%E1%BB%93_Ch%C3%AD_Minh

Năm 2008 đến 2009, trong báo cáo đánh giá xếp hạng các Thị trường Bán lẻhấp dẫn nhất thế giới của hãng tư vấn A.T Kearney (Mỹ), Việt Nam có vị trí hấpdẫn nhất thế giới.6

Số liệu đánh giá này một lần nữa vô hình chung lại là lực hút kéo các nhàphân phối sản phẩm bán lẻ về Việt Nam Những năm gần đây nổi lên như nấm cácchi nhánh siêu thị nổi tiếng kinh doanh các mặt hàng trong và ngoài nước, đa dạngcác loại sản phẩm từ hàng hóa cho giới trung lưu Như các siêu thị điện máy lớnvới các sản phẩm nhập trực tiếp từ nước ngoài như laptop, điện thoại thông minh(Smartphone) như Iphone, Samsung Galaxy,…

Chính nhờ những đánh giá, tổng kết trên một lần nữa khẳng định Thành phố

Hồ Chí Minh là một trong những thị trường tiêu thụ tầm cỡ quốc gia Bên cạnh cáchình ảnh truyền thống giao lưu thương mại như Chợ Bến Thành, Chợ Lớn, thì việccác siêu thị đại diện cho “Chợ Bến Thành hiện đại” xuất hiện khẳng định cho sựhội nhập và phát triển của Việt Nam trong bối cảnh Thế giới đang trong đà pháttriển nhất trong các thể kỷ qua Theo thống kê, Việt Nam có khoảng 142 siêu thịlớn nhỏ cung cấp từ đa dạng các mặt hàng đến chỉ chuyên cung cấp một mặt hàngnhư siêu thị điện máy, siêu thị kính thuốc, siêu thị điện thoại di động,…Vậy siêuthị là một loại hình kinh doanh mới ở Việt Nam và hiện nay đang phổ biến ở ViệtNam nói riêng và Thế giới nói chung Nhưng siêu thị là gì?

Theo Quy chế Siêu thị, Trung tâm thương mại của Bộ Thương mại ViệtNam (nay là Bộ Công Thương Việt Nam) ban hành ngày 24 tháng 9 năm 20047:

Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh; có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng; đáp ứng các tiêu chẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh; có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thoả mãn nhu cầu mua sắm hàng hóa của khách hàng

Liệu siêu thị đã được biết đến một cách đầy đủ và chính xác, hay vẫn bị gắn ghépnhư là một “Cái chợ hiện đại” ở đó cũng như chợ truyền thống chỉ khác là cơ sởhiện đại hơn.Và dù đang hoạt động mạnh mẽ liệu nó có đang có những dấu hiệukhủng hoảng mà chợ truyền thống không gặp phải?

6 http://www.tinmoi.vn/thi-truong-ban-le-viet-nam-tut-hang-10930738.html

7 Quy chế Siêu thị, Trung tâm thương mại

19

2.2 Lý thuyết liên quan

Khủng hoảng là tình trạng khẩn cấp, rối loạn, mất cân bằng nghiêm trọng, cókhả năng gây tác hại về mặt tài chính cho tổ chức và có thể hủy hoại uy tín của tổchức, đòi hỏi phải hành động kịp thời, phải hao tốn nhiều thời gian, tiền bạc thìmới có thể tránh được những tác động tiêu cực do khủng hoảng gây ra Giống nhưkhủng hoảng ở các lĩnh vực kinh doanh khác, kinh doanh siêu thị cũng đôi lúccũng rơi vào tình trạng khủng hoảng Nguyên nhân xuất phát từ nhiều phía, có thể

là do thiên tai, thảm họa công ngiệp, bị tấn công về kinh tế, các vấn đề liên quanđến chính trị, kinh tế…Nếu đứng trước các tình huống khủng hoảng đó, là một nhàquản trị phải vạch ra cho mình những hướng đi đúng phát hiện và có các biện pháp

xử lý kịp thời hòng cứu vãn công ty và nhất là đảm bảo được việc các hàng hóakhông bị ứ đọng đồng thời người tiêu dùng vẫn đảm bảo sức mua cho doanhnghiệp

Từ việc quan sát, đánh giá các cơ sở siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh, ta

có thể dự báo, cho ý kiến nhận xét chủ quan và khách quan trước những khủnghoảng mà một doanh nghiệp siêu thị dễ gặp phải trong giai đoạn hiện nay để đưa racác biện pháp tốt nhất, xử lý kịp thời đề làm sao rút doanh nghiệp ra khỏi vùngnguy hiểm, đảm bảo được lượng tiêu thụ sản phẩm, và tăng sức mua của người tiêudùng đối với siêu thị

Là một nhà quản trị, các loại hình khủng hoảng hay gặp phải bao gồm nhữngnhóm về Nội bộ; Con người, xã hội, tổ chức; Kinh tế, kỹ thuật; các yếu tố bênngoài như:

-Lỗi, tai nạn bất ngờ trongsiêu thị( các tai nạn về cháy

nổ bình Gas, các đường ốngdẫn khí )

-Ô nhiễm môi trường( nguồn nước bị nhiễm cácchất độc như chì, kẽm làmđiêu đứng, đình truệ các hoạtđộng kinh doanh, ngoài racòn nhiều loại ô nhiễm khácnữa )

-Hư hỏng thiết bị điện tử( do vi phạm chất lượng, quycách trong sản phẩm đặt

Bên ngoài

-Hệ thống máy tính siêu thị

bị lỗi( chưa kịp nâng cấp,đầu tư sau quá trình sữ dụnglâu dài, )

-Thông tin siêu thị bị bópméo( các nhân viên chưa cóthiện cảm với tổ chức haynói xấu, phao vu, bịa đặt vềcác lỗi trong sản phẩm đểhạn chế việc kinh doanh củadoanh nghiệp siêu thị

-Phá sản( tình trạng phá sản

là tình trạng khủng hoảngchung cho mọi doanhnghiệp đang kinh doanh)

hàng, thường DN phải nhờvào sự can thiệp của phápluật để giải quyết tình trạngtrên)

-Thiên tai( động đất, sóngthần, bão, lũ xãy ra quanhnăm trên địa bàn nơi kinhdoanh)

-Khủng hoảng kinh tế( thường xuất phát từ Mỹhay các nước phát triển sau

đó lây lan qua các nước pháttriển còn lại tiếp tục đến vớicác nước đang phát triển, tạo

ra nhiều đợt sống liên hoànđối các quốc gia chịu nhiềuảnh hưởng từ bên ngoài.) -Khủng hoảng chính trị-Thất bại trong thay đổi

-Tổ chức bị tê liệt-Truyền thông sai lầm-Phá hoại

-Bị làm giả hàng hóa

-Phá hoại-Khủng bố( các nước đang bị

đe dọa bởi tổ chức khủng bốnhư Mỹ, Anh, Nga )

-Tẩy chay hàng hóa (tình hình các Nhật bản vàTrung quốc đang gặp phải)

Con người, xã hội, tổ chức

Khi một đợt khủng hoảng xảy ra cần phải được kiểm soát và quản trị ngay lậptức, mục đích là để:

 Kiểm soát được khủng hoảng phát sinh trong một hệ thống siêu thị

 Giảm thiểu, ngăn chặn những tác động tiêu cực do khủng hoảng gây ra chosiêu thị

21

 Bảo vệ uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp siêu thị

 Tìm biện pháp biến nguy cơ thành cơ hội, tận dung triệt để các cơ hội, nhằmđem lại thành công cho hệ thống siêu thị

 Các giai đoạn của quản trị khủng hoảng là:

1 Giai đoạn nhận biết

Bất cứ khủng hoảng tiềm ẩn nào cũng phát ra những tín hiệu đặc biệ, vấn đếcác quản lý, lãnh đạo siêu thị có nhận ra và nhanh chóng khắc phục đượctrong giai đoạn tiền khủng hoảng đó hay không

2 Giai đoạn chuẩn bị, phòng ngừa

- lập ban quản trị khủng hoảng

- lập kế hoạch quả trị khủng hoảng

- lập các phương án ngăn chặn, đối phó

- chuẩn bị trang thiết bị cần thiết

- tổ chức đào tạo, huấn luyện cho nhân viên

3 Giai đoạn ngăn chặn tổn thất

- Cô lập -> cắt bỏ -> Giảm thiểu -> phân tán -> vô hiệu hóa

4 Giai đoạn phục hồi.

- Vị trí sản xuất dự phòng

- Hệ thống thông tin liên lạc dự phòng

- Các điều kiện sản xuất khác

5 Giai đoạn học hỏi, rút kinh nghiệm

- Kiểm tra lại các công việc đã làm

- Phân tích rút ra bài học kinh nghiệm

- Trao đổi kinh nghiệm với các tổ chức khác

- Đúc kết kinh nghiệm

- Lên kế hoạch cho tương lai.8

Với các trình tự trên của một phương pháp giải quyết khủng có thể chúng ta

sẽ áp dụng triệt để, tất cả nhưng đôi lúc lại áp dụng một số nhỏ, ít cũng mang lạihiểu quả cao trong việc khắc phục trong giai đoạn tiền khủng hoảng Nếu nhìn vàocác doanh nghiệp siêu thị mang hoạt động trong phạm vi thành phố Hồ Chí Minh,

ta thấy có rất nhiều cách phát sinh khủng hoảng và nhiều loại khủng hoảng nhưthiên tai, tai nạn cháy nổ, từ những cái chết bất ngờ,… tất cả đều mang lại khủnghoảng cho doanh nghiệp và nếu không biết cách phòng trừ, khắc phục kịp thời thì

dễ lắm doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng sa sút, yếu kém và phá sản là phần tất

8 Tập Slide bài giảng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh của tác giả Đỗ Văn Khiêm.