hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty tnhh phát triển công nghiệp việt nhật

Những dịch vụngười giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thốngnhư đặt chổ đóng hàng hay nơi dùng để kiểm tra hàng hoá hoặc giao nhận hàng hoá mà còn thực h

Chuyên đề thực tập

Đề tài

Hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty tnhh phát triển công nghiệp việt nhật

Giáo viên hớng dẫn : PGS TS Nguyễn Ngọc Huyền

Sinh viên thực hiện : Mai Văn Hậu

Lớp : QTKD Tổng hợp 50A

Mã sinh viên : CQ500811

Hà nội, 12/2011

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 3

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty 3

1.1.2 Sự thay đổi của Công ty cho đến nay 3

1.2 Mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh của Công ty 5

1.2.1 Mục tiêu 5

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ 5

1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh 6

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 7

1.4 Kết quả mà Công ty đã đạt được 11

1.4.1 Sản phẩm dịch vụ của Công ty 11

1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 13

1.4.3 Đánh giá các kết quả hoạt động khác 15

1.5 Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến qui trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải 15

1.5.1 Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ 15

1.5.2 Đặc điểm về lao động 19

1.5.3 Đặc điểm về cơ sở hạ tầng – Trang thiết bị 20

1.5.4 Đặc điểm về tài chính và các nguồn lực tài chính 21

1.5.5 Đặc điểm về văn hóa của công ty 22

1.5.6 Đặc điểm về hệ thống kho bãi, ký gửi – giao nhận 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT 24

2.1 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải 24

2.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng xuất khẩu 24

2.1.1.1 Giao nhận xuất khẩu bằng đường hàng không 24

2.1.1.2 Giao nhận xuất khẩu bằng đường biển 26

2.1.2 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng nhập khẩu 35

2.1.2.1 Giao nhận nhập khẩu bằng đường hàng không 36

2.1.2.2 Giao nhận nhập khẩu bằng đường biển 37

2.2 Đánh giá chung quy trình giao nhận, vận tải của Công ty 42

2.2.1 Ưu điểm 42

2.2.1.1 Khối lượng dịch vụ giao nhận, vận tải tăng 42

2.2.1.2 Chất lượng dịch vụ giao nhận ngày càng tăng 43

2.2.1.3 Giá dịch vụ giao nhận, vận tải mang tính cạnh tranh cao 45

2.2.1.4 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận nhanh 46

2.2.1.5 Dịch vụ sau khi giao nhận tốt 47

2.2.1.6 Công việc chuyên môn hóa 48

2.2.1.7 Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ, chuyên môn 48

2.2.1.8 Áp dụng tốt khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin 49

2.2.1.9 Hệ thống cơ sở hạ tầng, giao nhận tốt 50

2.2.2 Nhược điểm 50

2.2.2.1 Phụ thuộc nhiều vào yếu tố bên ngoài 50

2.2.2.2 Tổ chức hoạt động nghiên cứu thị trường còn mỏng, chưa hoàn thiện 50

2.2.2.3 Trang thiết bị cơ sợ vật chất chưa đáp ứng theo yêu cầu 51

2.2.2.4 Hệ thống thông tin khách hàng còn thiếu và yếu 51

2.3 Nguyên nhân hạn chế 52

2.3.1 Nguyên nhân khách quan 52

2.3.1.1 Với các bên cơ quan hữu quan 52

2.3.1.2 Hệ thống cơ sở hạ tầng, kỹ thuật 52

2.3.1.3 Hệ thống thủ tục 53

2.3.2 Nguyên nhân chủ quan 53

2.3.2.1 Sai sót trong các khẩu của quy trình giao nhận, vận tải 53

2.3.2.2 Hệ thống máy tính, đường truyền còn chưa thông suốt 54

2.3.2.3 Qui mô công ty còn nhỏ 54

2.3.2.4 Tiềm lực tài chính còn yếu 54

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH

VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG

NGHIỆP VIỆT NHẬT 56

3.1 Cơ sở và định hướng phát triển của Công ty 56

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải 58

3.2.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị thủ tục chứng từ 58

3.2.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục Hải quan 59

3.2.3 Hoàn thiện công tác giao nhận, kiểm tra hàng hóa 60

3.2.4 Hoàn thiện công tác bốc xếp, vận chuyển háng hóa 61

3.2.5 Đổi mới và mở rộng sản phẩm dịch vụ giao nhận 62

3.2.6 Nâng cao năng lực cơ sở hạ tầng, hệ thống thông tin 63

3.2.7 Xây dựng đội ngũ giao nhận có đủ năng lực, trình độ chuyên môn 63

3.3 Kiến nghị với cơ quan hữu quan 65

3.3.1 Hoàn thiện hệ thống pháp luật về xuất nhập khẩu, giao nhận, vận tải 65

3.3.2 Đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng 66

3.3.3 Thực hiện các giao dịch, thông quan qua hệ thống điện tử 66

3.3.4 Cơ chế chính sách hướng dẫn, cũng như những khuyến khích phát triển hoạt động logistic Việt Nam 67

3.3.5 Tăng cường hợp tác quốc tế đồng thời giáo dục đào tạo nhân sự trong ngành giao nhận, vận tải 67

KẾT LUẬN 69

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty Việt Nhật 7

Sơ đồ 2: Các giai đoạn chính trong quy trình cung cấp giao nhận hàng xuất khẩu .24

Sơ đồ 3: Các giai đoạn chính trong quy trình cung cấp hàng nhập khẩu 36

Sơ đồ 4: Công việc chính trong quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận 48

DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Bảng doanh thu theo ngành kinh doanh 2010 12

Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh trong gian đoạn 2006 _ 2010 13

Bảng 3: Thống kê lao động công ty TNHH Việt Nhật 19

Bảng 4: Bảng thống kế trang thiết bị Công ty Việt Nhật 20

Bảng 5: Khối lượng giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Việt Nhật 26

Bảng 6: Hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Việt Nhật bằng đường Biển 35 Bảng 7: Khối lượng giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Việt Nhật 37

Bảng 8: Giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nhật 42

Bảng 9: Hoạt động giao nhận xuất – nhập khẩu của Việt Nhật 43

Bảng 10: Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng trong giai đoạn 2006 – 2010 44

Bảng 11: Bảng giá dịch vụ của Công ty 46

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biều đồ 1: Cơ cấu doanh thu các ngành kinh doanh 2010 12

Biểu đồ 2: Doanh thu giai đoạn 2006 – 2010 14

Biểu đồ 3: Biểu đồ Lợi nhuận thuần giai đoạn 2006 – 2010 14 Biểu đồ 4: Biểu đồ tỷ lệ giao hàng chậm , tỷ lệ khiếu nại Việt Nhật 2006 – 2010 45

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông

D/O : Delivery Order – Lệnh giao hàng

PL : Packing List

AWB : Airwaybill-AWB - Vận đơn hàng không

MAWB : Master Air Way Bill

HAWB : House Air Way Bill

B/L : Bill of lading (Vận đơn)

FOB : Free On Board - Giá hàng hóa không bao gồm cước phí

vận chuyển và phí bảo hiểmFCL/LCL : Full Container Loading - Hàng nguyên containe

LCL/LCL : Less Container Loading - Hàng lẻ – Tính theo khối - cbm

CIF : Cost, Insurance & Freight – Giá hàng hóa đã bao gồm

cước phí vận chuyển và phí bảo hiểmCFS : Container Freight Station

MỞ ĐẦU

Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch

vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho,lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng chongười nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làmdịch vụ giao nhận khác Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyểnhàng hoá thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải

Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thứcvận tải mới trong những thập niên qua Ngày nay, người làm dịch vụ giao nhậnhàng hoá giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Những dịch vụngười giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thốngnhư đặt chổ đóng hàng hay nơi dùng để kiểm tra hàng hoá hoặc giao nhận hàng hoá

mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như: tư vấn chọn tuyến đườngvận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa để thúc đẩy quá trình pháttriển thương mại, xúc tiến hội nhập kinh tế với thế giới thì dịch vụ giao nhận đóngvai trò vô cùng quan trọng Việc thực hiện tốt dịch vụ giao nhận, vận tải là điềukhông dễ Cần có cơ sở pháp lý, cũng như các hướng dẫn chính sách cụ thể về pháttriển thương mai, xuất nhập khẩu Hiên nay Việt Nam đã là thành viên của tổ chứcThương mại thế giới WTO, đây là cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ, cũng nhưxuất khẩu cho Việt Nam, là cơ hội để nước ta phát triển kinh tế, tuy nhiên các doanhnghiệp trong nước cũng phải chịu sức cạnh tranh lớn với các doanh nghiệp nướcngoài Vì thế việc giao nhận, vận tải hàng hóa lại đóng vai trò càng quan trọng trongquá trình thúc đẩy phát triển kinh tế trong nước cũng như thương mại quốc tế

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận, vận tải Công

ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật đã tham gia vào thị trường khi dịch vụgiao nhận (logistics) còn là dịch vụ mới mẻ đối với nước ta, nhưng công ty cũng đãđặt được những thành công đối với dịch vụ giao nhận, vận tải này Tạo uy tín cũngnhư sự tín nhiệm trong lòng khách hàng và các cơ quan hữu quan Sau thời gianthực tập tại công ty, nhận thấy vai trò của quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vậntải hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, góp phần phát triển thương mại

quốc tế Cùng với sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền Em quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại

Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật” làm đề tài chuyên đề thực tập

của mình

Với mục đích tìm hiểu sâu hơn nữa quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận,vận tải quốc tế của Công ty, cũng như những quy trình chung nhất của quá trìnhgiao nhận, vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước Để xây dựng phát triểnthương mại quốc tế, và hội nhập của nước ta Đề tài sẽ đi vào cụ thể để giải quyếtcác vấn đề liên quan.

Trong chuyên đề thực tập em xin trình bày 3 nội dung chính sau:

Chương 1: Khái quát chung về công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật.Chương 2: Thực trạng quá trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công tyTNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhân, vận tải củacông ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật

Kiến thức về quá trình giao nhận còn rất rộng, và quá trình tiếp cận cũngchưa thể đi hết được các mặt của quá trình giao nhận, vận tải Việc viết chuyên đềthực tập cũng không tránh khỏi những thiếu sót, Do vậy em rất mong Thầy, Côchỉnh sửa, đóng góp để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn Em xinchân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 05 tháng 12 năm 2011

Sinh viênMai Văn Hậu

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty

Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật (VIDICO) được thành

lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101918445 do sở Kế hoạch vàĐầu tư thành phố Hà Nội cấp lần 2 ngày 25/03/2011, có trụ sở chính tại 32/26Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

 Tên giao dịch: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂNCÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT

 Tên tiếng anh: VIETNAM JAPAN DEVELOPMENT INDUSTRYCOMPANY LIMITED

 Tên viết tắt: VIDICO., LTD

 Trụ sở chính 32/26 Hoàng Quốc Việt _ Cầu Giấy _ Hà Nội

 Văn Phòng: Số 82 Ngõ Núi Trúc _ Kim Mã _ Ba Đình _ Hà Nội

 Tel: 0437262785 – Fax: 0437262770 – Email: hoavidico@vnn.vn

 Trang Web: http://vidico.com.vn

1.1.2 Sự thay đổi của Công ty cho đến nay

Công ty Việt Nhật hiện nay khi mới đầu được thành lập năm 2003, tại cơ sở

số 32/26 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Trải qua nhiều năm hoạt động công

ty đã có những sự thay đổi như sau:

Giai đoạn đầu năm 2003 đến năm 2004: đây là giai đoạn công ty mới thành

lập, việc xây dựng cơ sở vật chất là hết sức khó khăn, thiếu thốn Công ty được thànhlập với trụ sở tại 32/26 Hoàng Quốc Việt, cũng chính là nhà riêng của Tổng giám đốcNguyễn Thái Hòa, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn khi mới bước chân vào thịtrường kinh doanh: lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa trong và ngoài nước

Giai đoạn 2004 – 2005: Đây là giai đoạn Công ty bắt đầu gặt hái được

những thành công nhất định trong lĩnh vực giao nhân, vận tải hàng hóa Các đơnhàng lớn được vận chuyển từ càng Hải phòng, càng hàng không sân bay quốc tế NộiBài đã giúp cho tên tuổi của công ty được khách hàng đánh giá cao, công ty đặtđược những thành công bước đầu và dần dần tăng thêm các ngành nghề lĩnh vựckinh doanh khác như dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ ủy quyền, đại lý mua bán kýgửi hàng hóa, hóa chất, các thiết bị công nghiệp

Năm 2006: Công ty hoàn thành bản đắng ký kinh doanh lần 1, được sở kế

hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 14 tháng 04 năm 2006, chuyển trụ sợgiao dịch về số 82 Ngõ Núi Trúc - Ba Đình - Hà Nội Chính thức đánh dấu bướcphát triển của Công ty, hình thành công ty trách nhiệm hữu hạn Phát triển Côngnghiệp Việt Nhật cùng nhiều lĩnh vực ngành nghề kinh doanh mới được đăng ký vàđưa vào hoạt động như: các thiết bị phụ tùng công nghiệp, các thiết bị y tế, các thiết

bị, công cụ, vật liệu xây dựng

Giai đoạn năm 2007 – 2008: Tiếp tục nhận được sự phát triển của giai đoạn

trước giai đoạn này công ty dần mở rộng quy mô, nâng số vốn điều lệ lên10.000.000 đồng Tăng cường hoạt động lấy dịch vụ giao nhân, vận tải, các phụtùng máy công nghiệp, dụng cụ y tế, hóa chất làm các lĩnh vực kinh doanh chínhcủa công ty, đưa vào sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin hiện đại, xây dựng độingũ cán bộ đầy đủ trình độ chuyên môn, năng lực trách nhiệm

Giai đoạn 2008 – 2009: Trong giai đoạn này do ảnh hưởng của cuộc khủng

hoảng kinh tế thế giới, thị trường trong nước nhu cầu giảm sút, các nước trên thếgiới thực hiện các chính sách thắt chặt chi tiêu, làm cho thị trường xuất nhập khẩuảnh của nước ta ảnh hưởng mạnh, các khách hàng truyền thống của công ty cắtgiảm quy mô sản xuất, cắt giảm chi phí Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty triển khai các hoạt động sản xuấtkinh doanh khai thác khoáng sản quặng trên địa bàn tình Phú Thọ

Năm 2010: Kinh tế chung của nước ta và thế giới dần khôi phục sau khủng

hoảng, cùng các gói kích cầu đầu tư của chính phủ, các hoạt động cho vay lãi suất

thấp đã giúp công ty tiếp cận nguồn vốn mở rộng kinh doanh, dần lấy lại tốc độ pháttriển của công ty Tạo dựng lương khách hàng ngày càng lớn.

Năm 2011: Công ty thực hiện đăng ký lại giấy phép kinh doanh với sở kế

hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội ngày 25 tháng 03 năm 2011 Đi vào hoạt độngvới tinh thần mới cùng nhiều mục tiêu mới đặt ra để phát triển công ty thành công

ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận,vận tải hàng hóa trên khu vực Hà Nội

1.2 Mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh của Công ty

 Xây dựng Công ty ngày càng phát triển trên các ngành nghề, lĩnh vựckinh doanh

 Đưa thêm sản phẩm, dịch vụ tới tay người tiêu dùng, mở rộng quy môthị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ

 Xây dựng nội quy, quy chế làm việc hiệu quả, hoàn thiện với xu hướngmới hiện nay

 Xây dựng bộ máy lãnh đạo, kiểm soát, bộ phận hành chính linh hoạtnăng động

 Quản lý chi phí kinh doanh ở mức thấp

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ

 Thực hiện tốt nội dung hoạt động của Công ty trong các lĩnh vực kinhdoanh chính như: dịch vụ giao nhận vận tải, hóa chất, phụ tùng và máycông nghiệp, dụng cụ thiết bị y tế, khai thác khoáng sản

 Phối hợp các ngành hành kinh doanh (SBU) của công ty được triển khai

và hoạt động trên cơ sở hỗ trợ, cùng phát triển vì mục tiêu dài hạn chungcủa công ty

 Lấy dịch vụ giao nhận làm sản phẩm trung tâm của công ty, từ bàn đạp

đó nâng cao chất lượng dịch vụ logistic của Công ty, xây dựng hình ànhthương hiệu trong lòng khách hàng và bạn bè quốc tế

 Góp phần chung vào việc phát triển ngành xuất – nhập khẩu của nước ta

 Nghiên cứu, triển khai và phát triển thị trường công nghệ trong nước vềhóa chất, phụ tùng và máy công nghiệp cùng các thiết bị y tế, góp phầnnâng cao năng lực sản xuất, cùng các dịch vụ y tế trong nước.

 Chấp hành đúng các chế độ, chính sách pháp luật của Đảng và Nhànước, cùng các công ước quốc tế

 Xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có đầy đủ trình độ năng lực,kiến thức nghiệp vụ, phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty

 Không ngừng áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin, và các biện pháp để cải tiến, hoàn thiện tổ chức cùng các mặthoạt động của công ty để mang lại hiệu quả cao nhất

1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh

 Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa trong mà ngoài nước

 Đại lý vận tải tàu biển, hàng không, cho thuê kho bãi, phương tiện vậnchuyển

 Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, ủy thác xuất nhậpkhẩu hàng hóa

 Tư vấn, môi giới và xúc tiến thương mại, đầu tư trong và ngoài nước

 Đại lý Mua bán, ký gửi, ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu

 Kinh doanh phát triển các sản phẩm, thiết bị công nghiệp, thiết bị y tếphục vụ cộng đồng

 Dịch vụ xếp dỡ, lắp đặt máy móc, nhà xưởng, các thiết bị công nghiệp

 Thực hiện các dự án phát triển công nghiệp tại các vùng trong cả nước

 Khai thác khoáng sản ở Phú Thọ

 Sản xuất sắt, thép, gang, đúc sắt thép

 Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt, kim loại quí hiếm

 Khai thác khoáng hóa chất, khoáng phân bón

 Sản xuất mua bán, nhập khẩu các vật liệu xây dựng, giao thông, sảnphẩm cao su, các loại sơn, các loai lương thực thực phẩm, nông lâmthủy hải sản

 Mua bán ô tô, phụ tùng ô tô, trang thiết bị, dụng cụ, thiết bị điện, điện

tử, điện lạnh, dụng cụ cơ khí, sắt thép, máy tính, đồ dùng và thiết bị giáodục, văn phòng

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Đại hội đồng cổ đông:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trong nhấtcủa công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty ĐHĐCĐ là cơ quan thôngqua chủ trương, chính sách đầu tư ngắn hạn và dài hạn trong việc phát triển Công

ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra ban quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh củacông ty

Hội đồng quản trị:

Là cơ quan thay mặt ĐHĐCĐ quản lý công ty giữa hai kỳ đại hội, có toànquyền nhân danh công ty để quết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lựccủa Công ty Trừ khi những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định

Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển thông qua việc hoạch địnhcác chính sách ra quyết định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hìnhsản xuất của Công ty

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty Việt Nhật

Phòng Marketing

Công trình khai thác

mỏ Phú Thọ

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Ban kiểm soát

Phòng hành chính – Nhân sự

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Ban kiểm soát:

Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,quản trị và điều hành công ty nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổ đông

Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Thái Hòa

- Tổng giám đốc đứng đầu công ty, là người điều hành hoạt động hàngngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và toànthể Công ty về việc thực hiện các quyết định quản trị

- Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày củaCông ty

- Tổ chức thực hiện các quy định của Công ty

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư kinhdoanh của Công ty

- Thực hiện các hoạt động quản trị, lên kế hoạch kinh doanh, các phương

án bố trí nhân sự, quy chế quản lý của Công ty

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty

- Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty

Giám đốc điều hành: Ông Chử Văn Lịch

- Thừa lệnh của tổng giám đốc, thực hiện đôn đốc các công việc diễn rahằng ngày

- Điều hành các công việc của Công ty khi Tổng giám đốc đi công tác…

- Thay mặt giám đốc điều hành các cuộc họp, các bản kế hoạch kinhdoanh, các yêu cầu nghiệp vụ

- Thực hiện các hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của công

ty, các phòng ban, các trưởng phòng, cùng với nhân viên công ty

- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với khách hàng, các nhà đầu tư, các

cá nhân tổ chức trong Công ty

Phòng Nghiệp vụ _ Kinh doanh

- Phòng nghiệp vụ - kinh doanh hay còn gọi là phòng kinh doanh, phòng lànơi diễn ra các hoạt động nghiệp vụ giao nhận vận tải của công ty Trựctiếp tạo ra giá trị cho công ty

- Thay mặt ban giám đốc ký kết các hợp đồng thu gom, xuất khẩu, nhậpkhẩu, các hợp đồng vận tải, hóa chất, khoáng sản, thiết bị phụ tùng côngnghiệp

- Nghiên cứu tư vấn cho ban giám đốc các chủ trương, chính sách của nhànước về lĩnh vực xuất nhập khẩu, mua bán các thiết bị khác

- Tạo dựng và duy trì quan hệ, ký kết các hợp đồng vận tải với các hãngvận tải trong nước và quốc tế, các hãng tàu biển, các hãng hàng không

- Tạo dựng và duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng, trên cơ

sợ tôn trọng khác hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ đối vớikhách hàng

- Thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng như: tư vấn cho khách hàng vềcảng biển, lịch trình, thời gian vận chuyển, thủ tục thông quan, cùng cácthắc mắc khiếu nại

- Trực tiếp thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa trên cảng hàngkhông sân bay Nội Bài, tiến hành các thủ tục thông quan như xin giấyphép xuất, nhập khẩu Tiến hành kiểm hóa hàng hóa…

- Xây dựng chính sách huy động vốn, các nhà đầu tư, thêm vào đó là hoạtđộng duy trì mức nợ/ vốn chủ sở hữu hợp lý.

- Theo dõi, giám sát thực hiện các kế hoạch tài chính

- Lập và phân tích báo cáo tài chính định kỳ, tổng hợp, báo cáo quyết toántài chính nắm, phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, đề xuất kịp thờicác phương án, giải pháp tích cực phục vụ công tác kinh doanh và quảntrị kinh doanh của Công ty

Phòng Marketing:

Marketing ngày càng trở nên quan trọng với bất cứ một cơ quan tổ chức hoạtđộng kinh doanh ngày nay, việc phát triển phòng marketing làm cho hoạt động sảnxuất, tiêu thụ của mỗi công ty được đẩy mạnh Nắm bắt được yêu cầu của thị trườngphòng marketing của Việt Nhật được tổ chức có những nhiệm vụ chức năng cơ bảnsau đây:

- Tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm, phát triển thị trường, tìm kiếm đốitác với công ty trong và ngoài nước

- Xây dựng các phương án kinh doanh theo từng thời kỳ đưa ra các chiếnlược xây dựng, phát triển sản phẩm, khối lượng tiêu thụ, giá và phát triểnsản phẩm mới

- Phân tích đánh giá hiện trạng thị trường đối với các sản phẩm chính củaCông ty, đưa ra những con số dự báo, phụ vụ cho quá trình ra quyết định,sản xuất kinh doanh của Tổng giám đốc cũng như các phòng ban hữuquan

- Tích cực mở rộng thị trường bằng các biện pháp marketing - mix thựchiện nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, với chi phí nhấp cùng sựthỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng

- Lập và theo dõi các hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện, theo dõi thu thậpthông tin về khách hàng, các đặc điểm của khách hàng để đưa ra các biệnpháp marketing - mix phù hợp

- Xây dựng và thực hiện chính sách ưu đãi, khuyễn mãi, duy trì mối quan

hệ hợp tác cùng có lợi với các đối tác, khách hàng trong và ngoài nước

- Quản lý các văn bản, giấy tờ, điều lệ, nội quy liên quan của công ty.

- Quản lý tài sản văn phòng, tổ chức mua sắm, nâng cấp, sửa chữa phươngtiện làm việc đáp ứng hoạt động của công ty Tổ chức công tác lễ tân, tiếpkhách, trực điện thoại, đảm bảo thông tin liên lạc giữa các phòng ban

- Tổ chức các buổi họp, lễ, giao lưu, gặp gỡ các đối tác, khách hàng trong

và ngoài Công ty

Cớ sở khai khoáng trên Phú Thọ:

Trong giai đoạn 2008 – 2009 công ty thực hiện mở rộng lĩnh vực hoạt độngsản xuất kinh doanh, việc mở cơ sở khai thác, chế biến quặng sắt trên địa bàn tỉnhPhú Thọ không những tạo nguồn lợi nhuận cho Công ty mà còn tạo ra nhiều công

ăn việc làm cho con em địa phương Hiện quản lý cơ sở là Tổ trưởng tổ công nhân,với trên 20 lao động, sản lượng khai thác ngày càng lớn, và tạo nguồn thu gia tăngcho Công ty

1.4 Kết quả mà Công ty đã đạt được

 Khai thác quặng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ

Bảng doanh thu từng ngành kinh doanh như sau:

Bảng 1: Bảng doanh thu theo ngành kinh doanh 2010

Đơn vị: Triệu đồng

Tỷ lệ Doanh thu (%)

1 Dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa trong và

3 Thiết bị phụ tùng, máy công nghiệp 4.079,929 15,5

5 Khai thác quặng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ 3.378,546 12,8

Biều đồ 1:Cơ cấu doanh thu các ngành kinh doanh 2010

Qua bảng và biểu đồ trên ta thấy, với 5 ngành nghệ lĩnh vực kinh doanh như

đã nêu trên thì tỷ lệ chiếm đa số trong doanh thu của công ty là sản phẩm dịch vụgiao nhận (chiếm 53,7%) Và sau đó là 3 ngành chiếm tỷ lệ doanh thu gần gangnhau là: khai thác quặng, thiết bị y tế, thiết bị công nghiệp Vì thế chiến lược củaCông ty lấy ngành dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa trong và ngoài nước, làmngành kinh doanh cốt lõi Tạo dựng hình ảnh, uy tín của Công ty trong lòng khách

hàng, từ đó mở rộng, phát triển các sản phẩm dịch vụ khác Định hướng phát triểnCông ty với quy mô lớn, đa ngành nghề, lĩnh vực.

1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh

Sau thời gian hoạt động, Công ty đã đặt được những thành công cụ thể như sau:

Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh trong gian đoạn 2006 _ 2010

n v : Tri u ng Đơn vị: Triệu đồng ị: Triệu đồng ệu đồng đồng

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 612.547 956,239 1.116,200 2.094,118 2.243,737

8 Lợi nhuận từ hoạt động kinh

12 Lợi nhuận sau thuế 252,825 334,369 449,581 390,104 519,344

(Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán)

Qua bảng số liệu và biểu đồ thể hiện doanh thu và lợi nhuận (Biểu đồ 2, 3) tathấy doanh thu bán hàng tăng trưởng đều qua các năm, sự gia tăng nhanh ở giaiđoạn 2008 – 2010 tăng trưởng trung bình trên 150% Sự gia tăng này thể hiện việcphát triển của quy mô Công ty cùng các ngành nghề kinh doanh của Công ty ngàycàng được mở rộng, thị trường vì thế mà cũng được củng cố và phát triển rộng hơn,năm 2010 đánh dấu bước phát triển mạnh khi doanh thu của công ty tăng 178% sovới năm 2009, thị trường của công ty được mở rộng và dần đi vào chiều sâu Lượngkhách hàng dần tăng trở lại sau khi ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế năm

2008

Về mặt lợi nhuận thì xu hướng cũng tăng đều qua các năm, chỉ năm 2009 giảm59,47 triệu đồng hay 13,2% so với năm 2008, điều này ảnh hưởng bới cuộc khủnghoảng kinh tế 2008 bắt đầu ở Mỹ để tăng cường lượng khách hàng, Công ty cầnnhững biện pháp marketing nhiều hơn, kích cầu nhiều hơn, công ty thực hiện chiếnlược hi sinh lợi nhuận, tăng cường doanh thu, mở rộng có phát triển thị trường Vớichiến lược đó Công ty đã đặt được thành công trong năm 2010 khi doanh thu củacông ty tăng 178% so với năm 2009 và mức lợi nhuận cũng tăng 133% so với năm2009.

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000

2006 2007 2008 2009 2010

Doanh Thu

Biểu đồ 2: Doanh thu giai đoạn 2006 – 2010

0 100,000

Như vậy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tronggiai đoạn 2006 – 2010 đặt được những thành công khá tốt trong bối cảnh môitrường kinh doanh chịu ảnh hưởng của suy thoái kinh tế, tuy nhiên Công ty vẫn cầnnhững biện pháp quản lý tốt để duy trì đà tăng trưởng của mình, giữ vững thị phần,duy trì quan hệ lâu dài với khách hàng Phát triển theo chiến lược dài hạn.

1.4.3 Đánh giá các kết quả hoạt động khác

- Thi đua: Việt Nhật là Công ty tư nhân, vì thế việc nâng cao năng suất lao

động, chất lượng sản phẩm dịch vụ để Công ty ngày càng nâng cao uy tín trong lòngkhách hàng là một việc rất cần thiết với Công ty, hiện Công ty đưa ra nhiều tiêu chíthi đua khen thưởng Để cán bộ công nhân viên phấn đấu đặt được thành tính như:Đảm báo tinh thần làm việc hiệu quả, thời gian làm việc, mức doanh thu trên thángđối với mỗi nhân viên, mức phát triển thêm khách hàng mới… Với việc tạo ra hệthống tiêu chí thi đua như vậy, Công ty đã đặt được sự nhất chí, đồng tình tham giacủa đội ngũ cán bộ công nhân viên, cùng vì lợi ích chung của Công ty

- Các dự án mà Công ty TNHH phát triển Công nghiệp Việt Nhật đã thực hiện:

 Ban quản lý dự án điện Miền Trung

 Dịch vụ vận tải, xếp dỡ hàng hóa, sứ cách điện tại các tỉnh Hà Giang,Tuyên Quang, Lai Châu, Điện Biên

 Lắp đặt dự án sữa cô gái Hà Lan

 Lắp đặt nhà thiết bị nhà máy Sumitomo khu công nghiệp Bắc ThăngLong Vận Tải

 Các công trình dân dụng của NINATA TAISEI

- Văn hoá thể thao: Ngoài các hoạt động thi đua khen thưởng trên Công ty

Vidico còn duy trì các hoạt động thể dục thể thao sôi nổi như: giải bóng đá toàn công

ty, giải tenis giành cho cán bộ không chuyên Việc hình thành một đội bóng đá củaCông ty với đích thân tổng giám đốc Nguyễn Thái Hòa làm đội trưởng, cùng với cáccán bộ công nhân viên trong Công ty Tạo sức khỏe cho mỗi cán bộ công nhân viên saunhững giờ làm việc căng thẳng Đội bóng của công ty đã đoạt giải nhất trong giải bóng

đá giao lưu với các đội bóng quanh khu vực Hoàng Quốc Việt trên sân vận động HàngĐẫy Đây không chỉ là vinh dự mà là niềm tự hào của toàn Công ty Giúp công ty ngàycàng có thế mạnh trong việc phát triển và xây dựng thương hiệu

1.5 Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến qui trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải

1.5.1 Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ

Hiện nay, Việt Nhật đã phát triển được hệ thống đại lý tiếp nhận trên nhiềuquốc gia và khu vực từ đó Việt Nhật có khả năng cung cấp cho khách hàng nhiều

loại sản phẩm, dịch vụ đa dạng, với thị trường lớn như: Dịch vụ giao nhận vận tảibằng đường hàng không, đường biển, dịch vụ logistic cùng các dịch vụ về vậnchuyển, ký gửi, cho thuê kho bãi Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằngđường hàng không, đường biển với nhiều năm hoạt động, với những kinh nghiệmđúc rút trong quá trình làm việc, cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độnăng lực, nghiệp vụ, tinh thần làm việc tốt, tinh thần cầu thị và hệ thống đại lý rộngkhắp trong và ngoài nước, số lượng khách hàng lớn Việt Nhật đã thực hiện cungcấp nhiều hợp đồng thành công, tạo uy tín trong lòng khách hàng, cũng như các cơquan hữu quan.

Với những đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ giao nhận như trên,Việt Nhật cókhả năng đảm nhận và thực hiện tốt những đơn hàng lớn cho khách hàng trong vàngoài nước Góp phần thúc đẩy phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của nước ta vàhội nhập, thương mại quốc tế

Các dịch vụ cung cấp: Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều

hãng hàng không lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lơn và bay đến hầuhết các nước trên thế giới như các hãng hàng không: Vietnam Airlines, JetstarPacific Airlines, Indochina Airlines, Japan Airlines, Asian Airlines, Thai Airways,Singapore Airlines, Malaysia Airlines, United Airlines, Airlines France, Cargolux…

Nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của khách hàng, tạo cho khách hàngkhông chỉ tốt về dịch vụ, mà còn nhiều sự lựa chọn, ngoài phương thức vận chuyểnhàng hóa bằng đường hàng không, Việt Nhật còn thực hiện dịch vụ vận chuyển đaphương thức, kết hợp đường biển với đường hàng không, đường hàng không vớiđường hàng không, trung chuyển qua các cảng quốc tế như: Singapore và Dubai.Giúp khách hàng vừa giảm được chi phí mà vẫn đảm bảo dịch vụ vận chuyển, giaonhận diễn ra nhanh, đúng số lượng, thời gian, địa điểm

Với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận, lĩnh vực kinh doanh chính củaCông ty, thì Công ty đảm nhận các dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sânbay, hoặc kho của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door)

 Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu

 Dịch vụ hàng xuất nhập trọn gói từ đóng gói hàng hóa cho đến bốcxếp, vận chuyển nội địa, khai thu tục hải quan, vận chuyển giao hàngtận địa điểm trên hợp đồng

 Dịch vụ hỗ trợ: Đại lý hải quan, bảo hiểm hang hóa, cung cấp giấychững nhận xuất xứ Giấy kiểm dịch động thực vật, đóng kiện hàng,khử độc, hun trùng…

Những mặt hàng mà Việt Nhật đang vận chuyển cho khách hàng hiện nay rất

đa dạng: từ các loại hàng hóa thông thường (general cargo) cho đến các mặt hàng

thủy hải sản đông lạnh, tươi sống (perishable cargo) và hàng nguy hiểm (dangerousgoods) Đặc biệt là vận chuyển hàng dệt may và giầy dép xuất khẩu đi các thịtrường như: Mỹ, Châu Âu, hàng cá nhân của các lãnh sự quán, động cơ máy bay cácloại, phụ tùng máy bay, tàu thủy và các loại hàng công trình khác (project cargo).

Về hàng nhập bao gồm các loại máy móc, phụ tùng công nghiệp, thiết bị y tế, thiết

bị phục vụ nông, lâm ngư nghiệp, các thiết bị khác, hóa chất, mỹ phẩm, linh kiệnmáy tính từ các thị trường trên thế giới

Dịch vụ giao nhận đường biển: đây là dịch vụ giao nhận với khối lượng lớn,lượng khách hàng cũng lớn và thường xuyên Với dịch vụ này Việt Nhật cam kếtcung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển đa dạng với chất lượng tốt cùng

hệ thống bảo đảm, bảo hiểm đường biển

Một số sản phẩm dịch vụ chủ yếu của Công ty như sau: Cung cấp cho

khách hàng dịch vụ gửi háng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, đường biển

từ Việt Nam tới các quốc gia khác và ngượi lại (hàng nguyên container FCL vàhàng lẻ LCL)

Thị trường chủ yếu bao gồm: Đài loan, Trung Quốc, Thái Lan, USA, EU,

Japan, ASIA, Singapore

 Chất lượng dịch vụ được đảm bảo bởi các tuyến đi thằng thông qua mạnglưới đại lý

 Giá cả cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất cùng với tráchnhiệm bảo hiểm người vận tải, hàng hóa

 Dịch vụ thu gom, chia lẻ hàng xuất nhập khẩu

 Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam

 Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/LCL) với giá cạnh tranh và có hỗtrợ phí lưu kho

 Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services)

 Môi giới bảo hiểm hàng hóa

 Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam các nước trong khuvực như Lào, Campuchia

 Các dịch vụ hỗ trợ (ADD-Services)

 Giao nhận hàng hóa với các điều kiện EXW hoặc DDU/DDP

 Giao Door/Door và dịch vụ House/Office remove

 Giao nhanh chứng từ hàng mẫu qua hệ thống DHL, TNT, EMS

 Tư vấn về mua bảo hiểm hàng hóa

 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu với mức chi phí thấp

 Dịch vụ logistics cho hàng xuất và nhập khẩu.

- Khái thuế Hải quan

- Thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa

- Dịch vụ giao nhạn hàng hóa, hàng triển lãm, công trình giao hàng tậnnhà (door to door services)

- Đóng gói bao bì hàng hóa

- Tư vấn xuất nhập khẩu

- Thủ tục chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa (C/O)

- Bảo hiểm, kiểm hóa, kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu

- Đóng gói kiện hàng các loại

- Vận chuyển, ký gửi, ủy thác hàng hóa

 Hàng chuyển cảng từ các cảng chính trên toàn quốc đi các tỉnh

 Dịch vụ cho thuê kho bãi: Các kho bãi của Việt Nhật sử dụng và khaithác đều là các khu kho kiên có, có hệ thống bảo vệ hoàn chỉnh cùng hệthống điện nước, chiếu sáng, thông gió theo yêu cầu quy định Cùng chế

độ là việc 24/24 khi có yêu cầu Được bảo hiểm rủi ro và cháy nổ đối vớihàng hóa lưu kho và kho bãi Theo từng yêu cầu của khách hàng khácnhau mà Việt Nhật thực hiện dịch vụ lưu kho bảo quản hàng hóa theo cáchình thức cụ thể như: Tấn/tháng, Container/ngày, m2/tháng, thuê bao trọngói hay dịch vụ kho ngoại quan

Tóm lại với sản phẩm dịch vụ cung cấp trong khâu giao nhận vận tải củaCông ty là rất đa dạng, có sự liên kết với các đại lý ở trong và ngoài nước, vì thếviệc quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải có những ưu thế về kinh nghiệm,thời gian, cũng như chất lượng của dịch vụ Công ty Tạo điều kiện cho Công tyhoàn thiện quy trình cung cấp chuẩn, rút ngắn thời gian, cũng như tạo uy tín tronglòng khách hàng, đối tác

Tuy nhiên việc hoàn thiện quy trình chuẩn cho sản phẩm dịch vụ được hoànthiện, những cũng không thể áp dụng cho tất cả các sản phẩm dịch vụ như nhau, màđòi hỏi cần có sự linh động trong các khâu, cũng như áp dụng cho khách hàng, chođịa điểm cụ thể

1.5.2 Đặc điểm về lao động

Khi thành lập công ty Việt Nhật chỉ gồm 10 nhân viên bao gồm cả tổng giámđốc, khi đó các phòng ban còn chung chung, trình độ nhân viên còn hạn chế Trảiqua quá trình phát triển về quy mô, lĩnh vực ngành nghề kinh doanh mà đội ngũnhân lực của Công ty đã dần đi vào theo quỹ đạo, tạo sự ổn đinh, đội ngũ cán bộcông nhân viên hiện tại của Công ty là 54 thành viên có trình độ năng lực chuyênmôn nghiệp vụ phục vụ tốt cho công việc

Nhận thức được vai trò quan trọng của ngồn nhân lực để phục vụ cho quátrình phát triển của mình, Việt Nhật luôn có chế độ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhânlực có trình độ chuyên môn, cao đẳng, đại học, có trình đổ tiếng anh, thành thạo vitính, thông thuộc các thủ tục liên quan tới xuất nhập khẩu, các cơ quan hữu quan…với chính sách thu hút những người tài, nguồn nhân lực của công ty thực sự có chấtlượng và ngày cang được nâng cao về trình độ nghiệp vụ Khoảng 60% nhân viêntrong công ty được đào tạo đúng chuyên ngành: Kinh tế thương mai, xuất nhậpkhẩu, quản trị kinh doanh, kế toán…

Bảng 3: Thống kê lao động công ty TNHH Việt Nhật

4 Phòng Hành chính – Nhân sự 3 Đại học, Cao đẳng 25-30

5 Phòng Tài chính – Kế toán 4 Đại học, Cao đẳng 23-30

Dựa vào số liệu thống kê lao động của phòng hành chính – nhân sự ta thấyđội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty còn trẻ có tinh thần nhiệt huyết với côngviệc, hăng hái và thái độ làm việc hết mình vì Công ty, khẳng định bản thân trước

sự công việc, ham học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ… Làm chohiệu quả công việc được nâng cao Và là yếu tố giúp cho quá trình giao nhận, vận

tải của Công ty được diễn ra xuyên suốt, khi nhân viên linh động trong các chuyếncông tác, trong tìm kiếm, ký kết hợp đồng với đối tác, hay các yêu cầu về sứckhỏe…

1.5.3 Đặc điểm về cơ sở hạ tầng – Trang thiết bị

Sự phát triển của khoa học kỹ thuât, công nghệ thông tin, thương mại điện tửngày nay làm cho quá trình sản xuất, thiết kế các sản phẩm mới, quản trị các quytrình kỹ thuật tiêu chuẩn hóa được áp dụng hầu hết trong mỗi Công ty Với ViệtNhật việc áp dụng công nghệ thông tin tiên tiến, trang thiết bị hiện đại phục vụ choquá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đặt nhiều hiệu quả mới Trước đây cácchứng từ hoàn toàn được gửi bằng chuyển phát thì bây giờ dùng fax để gửi, việckhai báo, áp dụng các tờ khai hải quan điện tử tại chi cục hải quan Bắc Thăng Long

đã nâng cao hiệu quả của công tác giao nhận hàng hóa, tạo thủ tục thông thoángcùng với sự nhanh gọn cho các bên liên quan

Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải được chuyên môn và quychuẩn trên sự hỗ trợ của mạng internet, fax, hệ thống điện thoại, thông tin nội bộ, cơ

sở dữ liệu, gmail, outlook express giúp việc thực hiện quy trình diễn ra nhanh, đảmbảo đúng yêu cầu, có sự giám sát giữa các khâu, các thủ tục…

Để thực hiện tốt cho công tác sản xuất kinh doanh của mình Việt Nhật đãquan tâm phát triển các trang thiết bị tại nơi làm việc, xây dựng Công ty có sự kếtnối qua internet, điện thoại và hệ thống liên lạc nội bộ trong Công ty Các vănphòng được trang bị cụ thể như sau:

Bảng 4: Bảng thống kế trang thiết bị Công ty Việt Nhật

(chiếc)

Máy vi tính (chiếc)

Máy in (chiếc)

Điện thoại (chiếc)

(Nguồn: Phòng tài chính _ kế toán)

Ngoài các trang thiết bị trên các phòng ban, chức năng còn được trang bị hệthống điện, điều hòa, các thiết bị vi tính được kết nối với mạng cục bộ toàn Công ty,đường truyền với tốc độ cao, giúp cho các giao dịch với khách hàng trong và ngoàinước trở nên nhanh chóng, chính xác Các nhân viên trong Công ty ngoài sử dụng

mail theo tên đuôi Việt Nhật, còn sử dụng trao đổi mail qua Outlook Express đểthực hiện các giao dịch được hoàn thiện hơn, lưu trữ cũng như sắp xếp, bảo mật tốthơn.

Như vậy với các trang thiết bị phục vụ quá trình làm việc được ban lãnh đạoquan tâm đầu tư, đã làm cho hệ thống cơ sở vật chất của Công ty ngày càng hiệnđại, đảm bảo cho nhân viên tới Công ty được làm việc trong môi trường tốt, thoảimãi Với quan điểm con người chính là nhân tố quan trọng nhất Việt Nhật tạo điềukiện tốt để nhân viên của mình hoàn thành tốt nhất công việc với hiệu quả cao nhấttrong quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải của công ty Xây dựng được uytín trong khách hàng, và cũng khẳng định đây là ngành kinh doanh chủ lực của công

ty, làm bước đà để xây dựng phát triển theo định hướng chiến lược

1.5.4 Đặc điểm về tài chính và các nguồn lực tài chính

Tổng số vốn ban đầu: 2.000.000.000 đồng

Trong đó: Vốn cố định: 1.300.000.000 đồng

Vốn lưu động: 700.000.000 đồngĐặc trưng của Công ty là các hoạt đông giao nhận, vận tải hàng hóa, đại lý

ký gửi, ủy thác cùng hoạt động thương mại cung cấp các sản phẩm, phụ tùng côngnghiệp, thiết bị y tế nên nguồn vốn của Công ty duy trì mức nợ trên chủ sở hữu khácân bằng, đảm bảo khả năng thanh toán, cũng như huy động nguồn lực cho việcthực hiện các dự án của công ty đảm nhận

Với các đơn hàng về giao nhận, vận tải, ký gửi, ủy thác, xuất nhập khẩu.Công ty cần duy trì lượng giá trị dòng tiền để thực hiện các hoạt động như nộp thuế,chi phí khai báo thủ tục hải qua, cước vận chuyển, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưukho, cùng các chi phí liên quan khác như: Đi lại, bồi dưỡng kiểm hóa, hải quan, haycác chi phí đề phòng sai hỏng, chậm thời gian Việc duy trì lượng giá trị dòng tiền ởmức trung bình đảm bảo các hoạt động giao nhận được diễn ra liên tục thườngxuyên

Với các dự án, công trình cung cấp các phụ tùng, máy móc công nghiệp thiết

bị y tế Đây thường là các hợp đồng có giá trị lớn và thời gian thực hiện lâu Vì thếCông ty cần duy trì lượng giá trị dòng tiến ở mức lớn, và đòi hỏi nhanh về khả năngthanh toán, khả năng quay vòng lượng vốn Đáp ứng yêu cầu thực hiện đơn hàngsong song với quá trình thực hiện giao nhận được diễn ra liên tục với nguồn tàichính đảm bảo Để đánh giá chi tiết về tinh hình tài chính ta đánh giá dưới bảng sau

về tài chính của Việt Nhật

1.5.5 Đặc điểm về văn hóa của công ty

Là một Công ty hoạt động trong nhiều ngành nghề lĩnh vực, đặc biệt là lĩnhvực giao nhận, vận tải hàng hóa, việc đảm bảo cho công ty có uy tín, đi vào lòngkhách hàng là yêu cầu không thể thiếu đối với Công ty Để thực hiện tốt được mụcđịch đó, ngoài công việc quản trị tốt, Công ty luôn quan tâm xây dựng cho mìnhmột nền nếp làm việc, xây dựng văn hóa Công ty cho riêng mình.

Thời gian làm việc đúng giờ, nghiêm túc, thực hiện các công việc thôngquan, tiếp nhận xử lý thông tin khách hàng qua hệ thống mạng internet, hệ thốngchuyển phát nhanh, điện thoại… Hình thành môi trường làm việc hiện đại, côngviệc giải quyết hiệu quả cùng với sự thoải mái nhất về không gian và điều kiện làmviệc

Tăng cường các hình thức thi đua giữa các phòng ban, lập thành tình đối vớitoàn công ty, tăng cường tình đoàn kết giữa các thành viên, thông qua hoạt độnghọp, sinh hoạt toàn Công ty vào trung tuần giữa tháng Xây dựng đội bóng đá củaCông ty, nhằm đưa cho công nhân viên một môi trường làm việc và vui chơi, giải tríthoải mái nhất, giúp nhân viên tích cực làm việc và thể hiện bản thân trên công việc

và trên lĩnh vực thể dục thể thao, văn nghệ…

Khi thoải mái về tinh thần, cũng như điều kiện môi trường làm việc, bầukhông khí giao lưu hợp tác, giúp cho nhân viên hoạt động hiệu quả nhất dưới sựthống nhất chung đáp ứng dịch vụ chất lượng ngày càng cao Đây cũng là yếu tố lớntrong việc hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận được tốt hơn Tuy nhiênđôi khi cũng xảy ra tình trạng chạy theo khách hàng, số lượng thi đua mà còn xungđột, áp lực

1.5.6 Đặc điểm về hệ thống kho bãi, ký gửi – giao nhận

Hệ thống kho bãi ký gửi của Việt Nhật bao gồm 2 loại chủ yếu là kho ngoạiquan và kho thường Với từng loại kho công ty có những hình thức tổ chức hoạtđộng kinh doanh riêng, cùng những hình thức vận chuyển, bảo vệ phù hợp

Kho ngoại quan: Kho ngoại quan của Việt Nhật được Tổng cục Hải Quan

Việt Nam cấp giấy phép hoạt động từ năm 2005 Kho đi vào sử dụng giúp công tytăng đáng kể lượng khách hàng đặt hàng, lượng hàng hóa dịch vụ thuê lưu kho tăngliên tục Phù hợp cho việc khách hàng có nhu cầu đưa hàng hóa về phân phối và tạodựng phát triển thị trường

Tổng diện tích kho hơn 2.000 m2 được chia làm 4 kho riêng có diện tích từ500m2, khô, sạch, thông thoáng, được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, báocháy, camera quan sát, hệ thống giải nhiệt và chiếu sáng tốt Toàn bộ hàng hóa đượcsắp xếp khoa học đúng kỹ thuật trên các pallet và cách ly theo tính chất hàng hóa,như hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, hàng đứng thẳng, tránh ánh sáng…

Kho sẵn sàng tiếp nhận, lưu trữ và xuất kho các loại hàng hóa xuất nhậpkhẩu như nông sản, máy móc thiết bị phụ tùng công nghiệp, thiết bị y tế, hàng tiêudùng, máy lạnh, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hàng gia công, xuất khẩu Cùngvới đội ngũ nhân viên bốc xếp có các phương tiện hỗ trợ, phương tiện nâng hạcontainer, rút ruột, đóng hàng và vận chuyển đầy đủ, an toàn.

Kho thường: Ngoài hệ thống kho ngoại quan, Việt Nhật còn xây dựng cho

mình hệ thống kho thường Hệ thống kho được thích hợp cho các mặt hàng điện tử,thiết bị công nghiệp, dụng cụ y tế…

Bãi: Bảo quản các mặt hàng to, hàng cồng kềnh có số lượng lớn như sắt

thép, các thiết bị vận tải, các thiết bị phụ tùng công nghiệp… chủ yếu cung cấp dịch

vụ bảo quản cho hàng ký gứi, hàng đợi vận chuyển cho các công ty khách hàng

Với hệ thống kho bãi đáp ứng cho nhu cầu giao nhận như trên, Việt Nhật dầntiến hành cung cấp được các đơn hàng lớn, mở rộng sản phẩm ra địa bàn toàn miềnbắc, và dần dần phát triển rộng thêm Đáp ứng yêu cầu về lưu kho, ký gửi, kiểm tra,giao nhận, vận tải được hiệu quả hơn

Tuy nhiên cũng đặt ra vấn đề các đơn hàng trọng điểm, số lượng, giá trị lớnhẳn chưa thực hiện được, do điều kiện vốn hay điều kiện cơ sở hạ tầng Chi phí lưukho, chi phí quản lý trong quá trình cung cấp dịch vụ nếu không quản lý tốt sẽ bịđẩy lên cao Làm cho sản phẩm, dịch vụ của Việt Nhật sẽ giảm dần tính cạnh tranh

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT

2.1 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải

2.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng xuất khẩu

Công ty tiến hành việc xuất khẩu hàng hóa theo yêu cầu của người xuấtkhẩu Có thể xuất khẩu trực tiếp trong nước hay do đại lý nước ngoài chỉ định Thực

tế Công ty thu xếp việc xuất khẩu hàng hóa chủ yếu bằng đường biển đi các nướcthông qua cảng Hải Phòng Hàng xuất khẩu trực tiếp từ Việt Nam đi cụ thể là xuấtCIF – Việt NM thì người xuất khẩu yêu cầu đại lý vận tải làm thủ tục hải quan vàkiểm tra giá cước của hãng tàu, giá nào phù hợp thì lựa chọn nhằm đáp ứng tốt nhấtdịch vụ với mức chi phí thấp nhất Lợi nhuận của công ty là sự chênh lệch giữa giácước mà khách hàng trả cho đại lý vận tải với giá cước mà đại lý vận tải trả cho cáchãng tàu, cùng với các khoản chi phí khách như: vận chuyển, bốc xếp, bồi dưỡng,thành toán tiền đi lại, xăng xe, điện thoại…

Sơ đồ 2: Các giai đoạn chính trong quy trình cung cấp

giao nhận hàng xuất khẩu

2.1.1.1 Giao nhận xuất khẩu bằng đường hàng không

Giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là một quy trình cungcấp dịch vụ hàng hóa xuất khẩu của Việt Nhật, được thực hiện chủ yếu thông quachi cục Hải quan Bắc Thăng Long và Hải quan sân bay quốc tế Nội Bài Quy trìnhbao gồm những bước chính như sau:

Thu thập thông tin về khách

hàngTiếp cận khách hàng

Ký kết hợp đồng

Thực hiện hợp đồng

Thủ tục giao hàng cho người vận tải

Giao hàng cho người vận tải

Vận chuyển đến cảng

Bước 1: Thông qua khách hàng xuất khẩu để có các chứng từ

 Hợp đồng ủy thác giao nhận hàng hóa xuất khẩu

 Giấy phép xuất khẩu

 Tờ khai hàng xuất khẩu

 Hóa đơn thương mại

 Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết

 Giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, tình trạng hàng hóa

Bước 2: Tiếp nhận hàng hóa và thực thiện vận chuyển

 Thực hiện tiếp nhận hàng hóa xuất khẩu của khách hàng ủy thác

 Tiến hành các thủ tục liên quan

 Kiểm tra hàng hóa về số lượng, chủng loại, tình trạng

 Vận chuyển hàng hóa tới cảng hàng không sân bay Nội Bài

 Đưa hàng vào sân bay

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa, lập chứng từ để giao hàng

 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

 Lấy giấy gửi hàng không (AWB)

 Lưu khoang máy bay (booking)

 Làm thủ tục Hải quan và soi an ninh trước khi đưa hàng vào kho

 Đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay

 Gửi bộ chứng từ theo hàng

Nếu là hàng gom, thì phải lập AWB và MAWB cũng như lược khai hànghóa, nếu hàng chuyển giao tận sân bay chủ hàng cần phải có mặt để vận chuyểncùng Công ty cùng các hình thức liên quan khác

 Thu gom toàn bộ hồ sơ ở bước 1

 Lưu khoang máy bay

 Lập AWB (MAWB, HAWB)

 Gửi bộ chứng từ theo hàng hóa

 Kê khai thủ tục Hải quan, tiến hành kiểm hóa, thông quan

Bước 3: Thanh toán các chi phí

 Thu cước của khách hàng ủy thác xuất khẩu

 Lập phiếu xin chi ngoại tệ và thanh toán tiền cước phí

Bước 4: Thông báo cho người nhận hàng

Sau khi đã tập hợp hết hàng vào kho, hãng hàng không thông báo cho ngườinhận hàng hoặc đại lý của họ biết:

 Tên hành trình của hàng xuất khẩu

 Số AWB, MAWB

 Số hiệu chuyến bay, ngày bay, giờ bay, giờ hạ cánh…

 Tên hàng, Số cân, số kiện, thể tích…

 Chi tiết về hàng hóa, nếu là lô hàng thu gom

Bước 5: Thanh lý hợp đồng nội bộ

Sau khi hoàn thành công việc trên, nhân viên của công ty sẽ về làm phiếuthanh toán chuyển khoản và thanh lý hợp đồng với khách hàng đồng thời lập bảngthanh toán nội bộ Việt Nhật để thực hiện tổng kết hạch toán cụ thể đơn hàng

Bảng 5: Khối lượng giao nhận hàng xuất khẩu bằng

đường hàng không của Việt Nhật

Chỉ tiêu/ năm Đơn

Khối lượng giao nhận

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

2.1.1.2 Giao nhận xuất khẩu bằng đường biển

Giai đoạn 1: Tìm kiếm, thu thập – xử lý thông tin khách hàng

Đây là quá trình đầu tiên trong quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tảicủa Việt Nhật Tìm kiếm, thu thập, xử lý thông tin của khách hàng là giai đoạn quantrọng đánh dấu sự hình thành của cả quy trình cung cấp dịch vụ Công ty Việt Nhậtluôn coi trọng công tác này, coi đây là công việc không thể thiếu trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của mình

Việc tìm kiếm, thu thập xử lý thông tin khách hàng được tiến hành trên nhiềunguồn khách nhau như: thông qua mối quan hệ của giám đốc, nhân viên kinh doanh,các phương tiện thông tin, internet… Đặc biệt ngày nay khi internet phát triển, việctìm kiếm thông tin trên mạng trở thành một việc dễ dàng, với nguồn thông tin to lớn

mà internet đem lại Việc tìm kiếm có thể phân theo ngành nghề, lĩnh vực kinhdoanh, quy mô, khu vực địa lý…

Ngoài ra công ty còn thực hiện tìm kiếm khách hàng thông qua các tổ chức,

cơ quan như sau:

 Các cơ quan nhà nước: Bộ tài chính, bộ công thương, tổng cục thuế,thống kế…

 Các phòng thương mại ở các quận, huyện

 Các hiệp hội buôn bán

 Các viện nghiên cứu

 Tổ chức hiệp hội doanh nghiệp

 Các ngân hàng

 Tổ chức bảo vệ người tiêu dùng

 Các công ty khác

Việc tiếp cận tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng và thông tin thị trườngđược thực hiện thông qua phòng marketing, phòng nghiệp vụ - kinh doanh Sau khi

đã thu thập được các thông tin về khách hàng, các nhân viên phòng nghiệp vụ, sẽtiến hành nhập thông tin, xử lý các thông tin thu thập Lên danh sách khách hàngtheo tên, mặt hàng, khu vực, số lượng, thời gian, địa điểm để thực hiện tốt quy trìnhcung cấp dịch vụ

Đối với các khách hàng quen, việc tìm kiếm, xử lý thông tin không cần nữa,bởi những khách hàng này đã có mối quan hệ, hợp tác với công ty Vì cả hai bênđều đã có những thông tin về nhau, có thể nhanh chóng đi đến quyết định ký hợpđồng ở giai đoạn 2

Giai đoạn 2: Tiếp nhận khách hàng

Dựa vào các thông tin mà giai đoạn 1 đã tìm kiếm, phân loại, xử lý Thôngtin được chuyển tới chung cho cả phòng nghiệp vụ - kinh doanh thực hiện tiếp cậnvới khách hàng Mỗi nhân viên trong phòng sẽ tiếp cận và chăm sóc lượng kháchhàng riêng của mình, đồng thời tập trung làm việc cùng nhau với những đơn hànglớn, cần cả phòng cùng hợp tác Có nhiều cách để tiếp cận khách hàng như: Gọiđiện thoại, liên lạc qua yahoo, mail, gặp trực tiếp… Trong đó gọi điện thoại và gửimail đôi khi còn phải chờ đợi lâu, vì còn phải chờ thời gian xử lý thông tin bênkhách hàng, hoặc khách hàng chưa trả lời Vì thế phương án gặp trực tiếp để ký hợpđồng giao nhận được thực hiện ngay, hiệu quả, tốn ít thời gian hơn Nhưng để đápứng được số lượng lớn khách hàng thì đây là phương án không hiệu quả, vì thế cácnhân viên luôn sắp xếp, chia khách hàng thành các đối tượng khác nhau để cóphương án tiếp cận hợp lý, đảm bảo cho việc tiếp nhận khách hàng diễn ra tốt nhất

Trong giai đoạn này, nhân viên công ty tiến hành chào giá, tiến hành đàmphán với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Công ty Việcđàm phán được dựa trên các khía cạnh như giá, sản phẩm, số lượng, thời gian…Việc tính giá cước dịch vụ được tính toán trên các yếu tố cơ bản sau:

- Giá cước vận chuyển đảm bảo lợi nhuận của công ty

- Giá phải dựa trên nhu cầu và khả năng thanh toán của thị trường

- Giá phải đảm bảo tính cạnh tranh

- Giá phải phù hợp với chiến lược phát triển của công ty

Để đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh, công ty xây dựng mức giáchung cho các hoạt động của mình bao gồm 2 mức giá: mức giá phổ thông và mứcgiá ưu đãi Giá phổ thông là giá bán mà công ty đã quy định sẵn cho từng danh mụcsản phẩm theo từng thời kỳ, thời gian, địa điểm, số lượng… Giá ưu đãi là giá ápdụng cho khách hàng đặc biệt, thường có giá trị nhỏ hơn mức giá phổ thông chungcủa thị trường Đối với những khách hàng tương đối quan trọng, tức là khách hàng

thường xuyên, khách hàng có khối lượng vận chuyển hàng hóa lớn, Công ty sẽ ápdụng các mức giá ưu đãi để tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Khi đã xác định được mức giá, phòng kinh doanh nghiệp vụ tiến hành gửibáo giá cho khách hàng về dịch vụ khách hàng định sử dụng Báo giá được lấy từcác nhà cung ứng bao gồm các đại lý như cảng xếp dỡ, các công ty bảo hiểm, đơn vịvận chuyển khác, cơ quan giám định… từ đó cộng thêm phần trăm lợi nhuận củaCông ty

Giai đoạn 3: Ký kết hợp đồng giao nhận giữa 2 bên

Đối với các hợp đồng nhỏ ví dụ như: xuất hàng lẻ với khối lượng không lớnthì Việt Nhật cùng khách hàng sẽ nhanh chóng đi đến quyết định để ký kết và tiếnhành hợp đồng giao nhận giữa hai bên

Đối với các hợp đồng lớn (ví dụ: hàng container với khối lượng lớn) thì nhânviên của Việt Nhật phải tiến hành tính toán sau khi tiếp cận với khách hàng Tínhtoán xem xét kỹ lưỡng từng khâu, từng bộ phận làm dịch vụ để đàm phán cụ thể vớikhách hàng Nếu sau đó khách hàng chấp nhận làm dịch vụ thì Việt Nhật sẽ tiếnhành ký kết hợp đồng giao nhận Hợp đồng giao nhận vận tải là do hai bên tự lập,trong đó có những điều khoản cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao nhận, thanhtoán… Với Việt Nhật việc xây dựng hợp đồng trên mẫu chuẩn của công ty, có rõhai bên chủ thể hợp đồng, chủng loại hàng hóa cần giao nhận, số lượng, đặc điểmcủa hàng hóa, địa điểm, thời gian, giá cả, phương thức vận chuyển, thanh toán…

Giai đoạn 4: Khai báo, chuẩn bị thủ tục liên quan

Chuẩn bị thủ tục Hải quan để tiến hành khai báo thông quan

Các hàng hóa xuất nhập khẩu đều phải tiến hành thủ tục khai báo Hải quan.Việc kê khai phải đảm bảo đầy đủ, chi tiết về đặc điểm, số lượng, trọng lượng, trịgiá, quy cách, phẩm chất và mã số của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Người nhậpkhẩu, xuất khẩu phải nộp tờ khai Hải quan theo mẫu của Tổng cục Hải quan ViệtNam ban hành Nhân viên phụ trách của công ty sẽ liên hệ với khách hàng của mình

vệ bộ chứng từ có liên quan đến hàng xuất khẩu Bộ chứng từ này thường đượcchuyển qua Fax của công ty

Bộ chứng từ thường bao gồm:

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

- 01 Packing List (Là chứng từ hàng hóa liệt kê tất cả những mặt hàng, loạihàng được đóng gói trong từng kiện hàng như thùng hàng, container… Vàtoàn bộ lô hàng được giao)

- Phiếu đóng gói do người sản xuất/ xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa.Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản

- 01 Invoice

 Luật Hải quan sửa đổi năm 2005.

 Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chitiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hảiquan

 Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 của Bộ Tài chính Hướng dẫn

về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhậpkhẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu

 Quyết định 1171/QĐ-TCHQ ngày 16/5/2009 của Tổng cục Hải quan về việcban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩuthương mại

 Quyết định 1257/QĐ-TCHQ ngày 04/12/2001 v/v ban hành mẫu tờ khai hảiquan hàng hóa XK, NK, giấy thông báo thuế và quyết định điều chỉnh thuế.Dựa vào những cơ sở hướng dẫn, thủ tục pháp lý trên nhân viên phụ trách vềhợp đồng giao nhận của Việt Nhật thực hiện giao nhận và chuyển hàng cho phía bênchuyên chở Tuy nhiên chứng từ mà cung cấp cho người chuyên chở sẽ phải phụthuộc vào yêu cầu của từng khách hàng tàu, hồ sơ thủ tục hải quan đối với hàng hóaxuất khẩu bao gồm:

 Tờ khai Hải quan: 02 bản chính

 Hợp đồng mua bán hàng hóa: 01 bản sao

 Hóa đơn thương mại: 01 bản chính

 Bản kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính, 01 bản sao

 Giấy phép xuất khẩu: 01 bản chính

 Hợp đồng ủy thác xuất khẩu: 01 bản sao

 Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng: 01 bản chính

 Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất khẩu: 01 bản saohoặc bản chính

Ngoài ra có thể cần thêm giấy tờ liên quan như sau:

 Giấy giới thiệu: 02 bản

 Giấy chứng nhận phẩm chất: 01 bản chính

 Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bản chính

 Tờ khai trị giá tính thuế: 01 bộ

Với mỗi bộ chứng từ, Công ty luôn chuẩn bị thêm một bản sao đầy đủ đểdùng trong trường hợp phát sinh bất ngờ Các nhân viên kinh doanh đều kiểm tra rất

kỹ với khách hàng để đảm bảo bộ hồ sơ xuất khẩu có tính thống nhất giữa cácchứng từ đồng thời các bản sao phải có chữ ký và dấu đỏ của các bên liên quan

Tiến hành khai báo Hải quan

Thực hiện quy định về cung cấp dịch vụ của Công ty, và theo yêu cầu củaHải Quan việc thực hiện khai báo Hải quan của khách hàng ở Việt Nhật bao gồmcác bước cụ thể như sau:

 Bước 1: Giao hồ sơ cho cán bộ Hải quan để kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai,

quyết định hình thức và mức độ kiểm tra

 Bước 2: Nhân viên Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa

 Bước 3: Cùng nhân viên Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa

 Bước 4: Nộp lệ phí Hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục Hải quan” và lấy tờ

khai cho người khai Hải quan

 Bước 5: Phúc tập, hoàn thiện hồ sơ.

Để đẩy nhanh việc thông quan hàng hóa, tùy theo tính chất hàng hóa, quátrình chấp hành pháp luật về hải quan, về thuế của chủ hàng và thông tin của cơquan Hải quan Nhân viên của Việt Nhật có thể bỏ qua bước 2, 3 trong quy trìnhtrên Nếu đủ điều kiện thì cho đăng ký tờ khai và chuyển sang bộ phận tính thuế

Giai đoạn 5: Thực hiện hợp đồng giao nhận đã ký

Thực hiện hợp đồng giao nhận là khâu quan trọng trong quy trình cung cấpdịch vụ giao nhận mà Công ty đã cam kết với khách hàng, đây là giai đoạn quyếtđịnh đến chất lượng dịch vụ của công ty trong lòng khách hàng Điều này luôn đượcnhân viên công ty quan tâm và thực hiện triệt để Khi thực hiện hợp đồng, tùy thuộcvào mỗi loại hàng hóa, khách hàng mà dịch vụ giao nhận cũng được thực hiện theonhiều cách khác nhau Thông thường, làm dịch vụ hàng xuất khẩu tại Việt Nhậtđược chia ra làm hai hình thức chính: Giao hàng đến cảng, giao hàng tận nhà chokhách (door to door)

 Giao hàng tại cảng sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu

 Giao hàng xuất khẩu

Đối với hàng rời:

Tiến hành nhận hàng từ khách hàng: Khi hoàn thành các thủ tục Hải quan,

Việt Nhật cho người đến nhận hàng tại địa điểm, thời gian và phương thức thanhtoán, vận chuyển đã được thỏa thuận trước với khách hàng Công ty tiến hành kiểmtra hàng hóa tránh tình trạng ảnh hưởng không tốt đến hàng hóa xuất khẩu lúc nhậnhàng Nhân viên cần kiểm tra cẩn thận và có bảng đánh giá có chữ ký của cả 2 bên

Để đảm bảo dịch vụ, cũng như lợi ích của hai bên, Việt Nhật luôn coi đây là mộtkhâu quan trọng bởi nếu hàng hóa giao cho khách hàng mà không khớp với hợpđồng thì đến lúc làm thủ tục Hải quan nhân viên công ty sẽ gặp khó khăn, nhiều khikhông thể làm được thủ tục thông quan, và mất thời gian để liên lạc với khách hàng

về tình trạng của hàng hóa cũng như thời gian để bổ sung hàng hóa trong trườnghợp thiếu hàng hóa, chuẩn bị lại hàng với trường hợp hàng không đủ tiêu chuẩn,quy cách, phẩm chất Tất cả đều gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng

Thông thường khách hàng tự đóng gói hàng của mình theo tiêu chuẩn phùhợp với mặt hàng riêng của mỗi công ty, cho nên việc thực hiện cũng phụ thuộc vàohàng hóa là rất lớn Tuy nhiên, Việt Nhật cũng sẽ tiến hành đóng gói hàng và lậpPacking List nếu khách hàng yêu cầu Đây là khâu quan trọng và rất hay gặp sai sót

vì mỗi loại hàng hóa lại có đặc tính kỹ thuật riêng, cũng như yêu cầu đóng gói riêngcho phù hợp với đặc tính lý hóa của hàng hóa đó Đặc biệt đối với hàng hóa nguyhiểm, dễ vỡ, hàng kỹ thuật cao, cần đóng gói riêng và cẩn thận Một số hàng thủyhải sản, đông lạnh, hóa chất, dễ cháy nổ Trong thực tế đã xảy ra tình trạng hànghóa do không bao gói cẩn thận dẫn đến đổ vỡ, hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Vì vậy việc đóng gói hay kiểm tra bao gói là công việc phải tiến hành kỹ lưỡng vàthận trọng

Nếu khách hàng đã đóng gói hàng hóa, các nhân viên giao nhận tiến hànhcác công việc sau:

 Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hóa theo Packing list hoặc theoinvoice do khách hàng cung cấp

 Kiểm tra tình trạng hàng hóa mà Công ty nhận như trình trạng baogói, xem hàng hóa có còn nguyên vẹn hay không, có bị vỡ hay không

 Kiểm tra trọng lượng, khối lượng hàng hóa, căn cứ để tiến hành lựachọn phương tiện vận chuyển phù hợp và tính cước vận chuyển

 Ký nhận và ghi chú về tình trạng hàng hóa và phiếu nhận hàng hoặc

có thể không nhận và yêu cầu khách hàng đóng lại những kiện hàngbao gói không đúng quy cách

Vận chuyển hàng tới cảng: Quá trình vận chuyển thường diễn ra từ kho của

khách hàng hoặc kho hàng của Công ty tới cảng giao hàng theo tuyến đường đãchọn Căn cứ vào thời gian được sử dụng với các loại xe tải được sử dụng trongthành phố để bố trí thời gian vận chuyển hợp lý để đủ thời gian tiến hành các thủ tụckhi đưa hàng lên tàu

Giao hàng vào kho, bãi cảng: đối với các hàng xuất khẩu phải lưu kho, bãi,

thì khi hàng đến cảng, nhân viên của công ty phải tiến hành các thủ tục để có thểgiao hàng vào kho của cảng Các bước tiến hành như sau:

Trao bản danh mục hàng xuất khẩu và đăng ký với phòng điều độ của cảng

để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ hàng

Ký hợp đồng thuê kho, bốc xếp hàng hóa với cảng

Lấy lệnh nhập kho và báo với Hải quan và kho hàng

Giao hàng vào kho bãi cảng

Trong khi giao hàng vào kho người phụ trách kho hàng có nhiệm vụ kiểmtra, kiểm đếm hàng hóa

Kiểm hóa: Cán bộ giao nhận có trách nhiệm liên hệ với Hải quan đăng ký

thời gian, địa điểm kiểm hóa và phương thức kiểm hóa ít nhất là một ngày trước khikiếm hóa để cơ quan Hải quan có kế hoạch bố trí cán bộ kiểm hóa đáp ứng đúngtiến độ xuất hàng của khách hàng Việc kiểm hóa được tiến hàng tại kho của cảng.Kiểm hóa viên tiến hành kiểm tra hàng hóa thực tế đối chiếu với hồ sơ dưới sựchứng kiến của nhân viên Việt Nhật

Giao hàng lên tàu: Trước khi giao hàng lên tàu các nhân viên giao nhận của

Công ty phải thực hiện:

 Báo cho cảng ngày giờ tàu đến và chập nhận thông báo sẵn sàng đốivới hàng nguyên chuyến, nguyên tàu…

 Ký hợp đồng xếp dỡ hàng với cảng

 Trao cho cảng Cargo list để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ, và dựa vàoCargo list này thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lập hồ sơ để xếp hàngtrên tàu

Đối với hàng lưu kho, Công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng

và lấy lệnh xếp hàng tiếp theo là ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và nhân côngbốc xếp hàng Việc giao nhận hàng lên tàu là do cảng đảm nhận dưới sự ủy thác củaViệt Nhật Trong quá trình bốc hàng lên tàu sẽ có sự giám sát của nhân viên ViệtNhật, hãng tàu, và nhân viên Hải quan

Sau khi xếp hàng, nhân viên của Việt Nhật sẽ lấy giấy biên lai thuyền để lậpvận đơn chủ Trong một số trường hợp, công ty sẽ dựa trên vận đơn chủ để lập vậnđơn thứ cấp giao lại cho khách hàng

Trong trường hợp hàng không lưu tại kho bãi, các bước giao hàng cho tàu về

cơ bản như nhau đối với hàng qua cảng, chỉ khác là nhân viên trong công ty sẽ trựctiếp giao cho tàu mà không phải lưu kho hàng hóa tại cảng Trong trường hợp nàycòn được gọi là giao nhận trực tiếp giữa cán bộ giao nhận, tàu và cảng

Đối với hàng xuất khẩu đóng trong Container

Hàng nguyên container (FCL/FCL):

Nhận hàng: Nhân viên công ty thực hiện các hợp đồng thường nhận hàng và

kiểm tra hàng tại kho của khách hàng hoặc kho của công ty, các kho thường gầncảng

Đóng hàng vào container: Sau khi ký đơn xin lưu khoang và nhận Packing

list, seal và lệnh vỏ container rỗng, nhân viên tiến hàng nhận container, đối với mỗihàng hóa khách nhau, Công ty sẽ mượn loại container khách nhau: Với hàng rau,

củ, quả… thì dùng container giữ lạnh, với hàng bách hóa thì dùng container báchhóa Khi nhận container, cán bộ phụ trách cần kiểm tra bên trong và bên ngoài xem

có đảm bảo chất lượng của container Có bị hư hỏng gì không, container phải kín,các chốt, giá đỡ dùng để ghim hàng phải đầy đủ Container lạnh phải kiểm tra nhiệt

độ phù hợp với loại hàng mà cần xếp Việc xác định loại container nào để có thểđóng vừa khối hàng hóa mà khách hàng ủy thác giao nhận là một kỹ thuật mà bất cứnhân viên nào cũng phải nắm rõ bởi nó liên quan đến chi phí và lợi nhuận mà Công

ty nhận được cũng như lợi ịch của bản thân khi hoàn thành đơn hàng đó Dựa vàokích thước, trọng lượng của lô hàng mà cán bộ sẽ lựa chọn container cho phù hợp.Nhân viên của Việt Nhật sẽ cho kéo container về kho của khách hàng hay kho củamình để đóng hàng Việc xếp hàng vào container cũng là một điều quan tâm sao chohàng xếp vào container phải tận dụng được sức chở và dung tích chứa hàng nhưngphải đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi xếp cao 8feet (2,435m) và bao bì vẫn phảiđảm bảo đạt tiêu chuẩn về chất lượng và phải đại được sự cân bằng về trọng tâm.Nếu nhiều hàng hóa được xếp cùng một container thì sắp xếp chúng khônglàm bẩn lẫn nhau và hợp nhau, hàng nặng và hàng lỏng được xếp dưới đáy, hàngnhẹ và khô được xếp lên trên Đặc biệt đối với một số hàng dễ vỡ Công ty chèn, lót

để hàng cố định, chắc chắn tránh tình trạng tranh chấp khi xảy ra sự cố

Kiểm hóa: Hải quan thường tiến hành kiểm hóa 10% số lượng hàng hóa giao

nhận, các chi phí liên quan đến việc kiểm hóa Việt Nhật sẽ chịu đồng thời phải tạođiều kiện thuận lợi cho cán bộ kiểm tra hàng hóa, sau khi hàng đã được xếp vàocontainer xong, nhân viên Hải quan tiến hành niêm phong, kẹp chì container và xácnhận vào tờ khai Hải quan để người vận tải có thể đưa container vào bãi container

Giao hàng: Vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi

chậm nhất là 8 giờ trước khi bắt đầu xếp hàng, xuất trình bộ chứng từ Hải quan vớiHải quan và lấy biên lai thuyền phó (Mate`s receipt) Sau khi hàng xếp lên tàu thìmang Mate`s receipt đổi lấy vận đơn (B/L: Bill of lading) Vận đơn đường biển làchứng từ do người chuyên chở bao gồm chủ tàu, thuyển trưởng cấp cho người gửihàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển

Hàng lẻ (LCL/LCL): Đối với hàng lẻ, công việc giao nhận hàng của nhân viên

giao nhận sẽ đơn giản hơn Trước khi giao hàng, nhân viên giao nhận ký Booking