hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty tnhh phát triển công nghiệp việt nhật

trờng đại học kinh tế quốc dân khoa quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập Đề tài Hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty tnhh phát triển công nghiệp việt nhật Giáo viên hớng dẫn : PGS. TS Nguyễn Ngọc Huyền Sinh viên thực hiện : Mai Văn Hậu Lớp : QTKD Tổng hợp 50A Mã sinh viên : CQ500811 Hà nội, 12/2011 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền MỤC LỤC Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền DANH MỤC SƠ ĐỒ Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông D/O : Delivery Order – Lệnh giao hàng PL : Packing List AWB : Airwaybill-AWB - Vận đơn hàng không MAWB : Master Air Way Bill HAWB : House Air Way Bill B/L : Bill of lading (Vận đơn) FOB : Free On Board - Giá hàng hóa không bao gồm cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm FCL/LCL : Full Container Loading - Hàng nguyên containe LCL/LCL : Less Container Loading - Hàng lẻ – Tính theo khối - cbm CIF : Cost, Insurance & Freight – Giá hàng hóa đã bao gồm cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm CFS : Container Freight Station Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền MỞ ĐẦU Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác. Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyển hàng hoá thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải. Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua. Ngày nay, người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chổ đóng hàng hay nơi dùng để kiểm tra hàng hoá hoặc giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như: tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa. để thúc đẩy quá trình phát triển thương mại, xúc tiến hội nhập kinh tế với thế giới thì dịch vụ giao nhận đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc thực hiện tốt dịch vụ giao nhận, vận tải là điều không dễ. Cần có cơ sở pháp lý, cũng như các hướng dẫn chính sách cụ thể về phát triển thương mai, xuất nhập khẩu. Hiên nay Việt Nam đã là thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ, cũng như xuất khẩu cho Việt Nam, là cơ hội để nước ta phát triển kinh tế, tuy nhiên các doanh nghiệp trong nước cũng phải chịu sức cạnh tranh lớn với các doanh nghiệp nước ngoài. Vì thế việc giao nhận, vận tải hàng hóa lại đóng vai trò càng quan trọng trong quá trình thúc đẩy phát triển kinh tế trong nước cũng như thương mại quốc tế. Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận, vận tải. Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật đã tham gia vào thị trường khi dịch vụ giao nhận (logistics) còn là dịch vụ mới mẻ đối với nước ta, nhưng công ty cũng đã đặt được những thành công đối với dịch vụ giao nhận, vận tải này. Tạo uy tín cũng như sự tín nhiệm trong lòng khách hàng và các cơ quan hữu quan. Sau thời gian thực tập tại công ty, nhận thấy vai trò của quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, góp phần phát triển thương mại quốc tế. Cùng với sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền. Em quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật” làm đề tài chuyên đề thực tập của mình. Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 1 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền Với mục đích tìm hiểu sâu hơn nữa quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải quốc tế của Công ty, cũng như những quy trình chung nhất của quá trình giao nhận, vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước. Để xây dựng phát triển thương mại quốc tế, và hội nhập của nước ta. Đề tài sẽ đi vào cụ thể để giải quyết các vấn đề liên quan. Trong chuyên đề thực tập em xin trình bày 3 nội dung chính sau: Chương 1: Khái quát chung về công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật. Chương 2: Thực trạng quá trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhân, vận tải của công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật. Kiến thức về quá trình giao nhận còn rất rộng, và quá trình tiếp cận cũng chưa thể đi hết được các mặt của quá trình giao nhận, vận tải. Việc viết chuyên đề thực tập cũng không tránh khỏi những thiếu sót, Do vậy em rất mong Thầy, Cô chỉnh sửa, đóng góp để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 05 tháng 12 năm 2011 Sinh viên Mai Văn Hậu Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 2 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật (VIDICO) được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101918445 do sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần 2 ngày 25/03/2011, có trụ sở chính tại 32/26 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. • Tên giao dịch: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT • Tên tiếng anh: VIETNAM JAPAN DEVELOPMENT INDUSTRY COMPANY LIMITED • Tên viết tắt: VIDICO., LTD • Trụ sở chính 32/26 Hoàng Quốc Việt _ Cầu Giấy _ Hà Nội • Văn Phòng: Số 82 Ngõ Núi Trúc _ Kim Mã _ Ba Đình _ Hà Nội • Tel: 0437262785 – Fax: 0437262770 – Email: hoavidico@vnn.vn • Trang Web: http://vidico.com.vn • Logo • Đăng ký kinh doanh số: 0101918445 • Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng • Vốn pháp định: 6.000.000.000 đồng • Mã số thuế: 0101918445 1.1.2. Sự thay đổi của Công ty cho đến nay Công ty Việt Nhật hiện nay khi mới đầu được thành lập năm 2003, tại cơ sở số 32/26 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. Trải qua nhiều năm hoạt động công ty đã có những sự thay đổi như sau: Giai đoạn đầu năm 2003 đến năm 2004: đây là giai đoạn công ty mới thành lập, việc xây dựng cơ sở vật chất là hết sức khó khăn, thiếu thốn. Công ty được thành Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 3 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền lập với trụ sở tại 32/26 Hoàng Quốc Việt, cũng chính là nhà riêng của Tổng giám đốc Nguyễn Thái Hòa, Công ty đã trải qua nhiều khó khăn khi mới bước chân vào thị trường kinh doanh: lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa trong và ngoài nước. Giai đoạn 2004 – 2005: Đây là giai đoạn Công ty bắt đầu gặt hái được những thành công nhất định trong lĩnh vực giao nhân, vận tải hàng hóa. Các đơn hàng lớn được vận chuyển từ càng Hải phòng, càng hàng không sân bay quốc tế Nội Bài đã giúp cho tên tuổi của công ty được khách hàng đánh giá cao, công ty đặt được những thành công bước đầu và dần dần tăng thêm các ngành nghề lĩnh vực kinh doanh khác như dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ ủy quyền, đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, hóa chất, các thiết bị công nghiệp. Năm 2006: Công ty hoàn thành bản đắng ký kinh doanh lần 1, được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 14 tháng 04 năm 2006, chuyển trụ sợ giao dịch về số 82 Ngõ Núi Trúc - Ba Đình - Hà Nội. Chính thức đánh dấu bước phát triển của Công ty, hình thành công ty trách nhiệm hữu hạn Phát triển Công nghiệp Việt Nhật cùng nhiều lĩnh vực ngành nghề kinh doanh mới được đăng ký và đưa vào hoạt động như: các thiết bị phụ tùng công nghiệp, các thiết bị y tế, các thiết bị, công cụ, vật liệu xây dựng. Giai đoạn năm 2007 – 2008: Tiếp tục nhận được sự phát triển của giai đoạn trước giai đoạn này công ty dần mở rộng quy mô, nâng số vốn điều lệ lên 10.000.000 đồng. Tăng cường hoạt động lấy dịch vụ giao nhân, vận tải, các phụ tùng máy công nghiệp, dụng cụ y tế, hóa chất làm các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty, đưa vào sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin hiện đại, xây dựng đội ngũ cán bộ đầy đủ trình độ chuyên môn, năng lực trách nhiệm. Giai đoạn 2008 – 2009: Trong giai đoạn này do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, thị trường trong nước nhu cầu giảm sút, các nước trên thế giới thực hiện các chính sách thắt chặt chi tiêu, làm cho thị trường xuất nhập khẩu ảnh của nước ta ảnh hưởng mạnh, các khách hàng truyền thống của công ty cắt giảm quy mô sản xuất, cắt giảm chi phí. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh khai thác khoáng sản quặng trên địa bàn tình Phú Thọ. Năm 2010: Kinh tế chung của nước ta và thế giới dần khôi phục sau khủng hoảng, cùng các gói kích cầu đầu tư của chính phủ, các hoạt động cho vay lãi suất thấp đã giúp công ty tiếp cận nguồn vốn mở rộng kinh doanh, dần lấy lại tốc độ phát triển của công ty. Tạo dựng lương khách hàng ngày càng lớn. Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 4 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền Năm 2011: Công ty thực hiện đăng ký lại giấy phép kinh doanh với sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội ngày 25 tháng 03 năm 2011. Đi vào hoạt động với tinh thần mới cùng nhiều mục tiêu mới đặt ra để phát triển công ty thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận,vận tải hàng hóa trên khu vực Hà Nội. 1.2. Mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh của Công ty 1.2.1. Mục tiêu  Xây dựng Công ty trở thành một công ty mạnh hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, tăng cường thị phần, hình ảnh thương hiệu  Tăng cường nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, nâng cao hình ảnh Công ty, tăng quy mô vốn điều lệ, tăng doanh thu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.  Xây dựng Công ty ngày càng phát triển trên các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh  Đưa thêm sản phẩm, dịch vụ tới tay người tiêu dùng, mở rộng quy mô thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.  Xây dựng nội quy, quy chế làm việc hiệu quả, hoàn thiện với xu hướng mới hiện nay.  Xây dựng bộ máy lãnh đạo, kiểm soát, bộ phận hành chính linh hoạt năng động.  Quản lý chi phí kinh doanh ở mức thấp. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ  Thực hiện tốt nội dung hoạt động của Công ty trong các lĩnh vực kinh doanh chính như: dịch vụ giao nhận vận tải, hóa chất, phụ tùng và máy công nghiệp, dụng cụ thiết bị y tế, khai thác khoáng sản.  Phối hợp các ngành hành kinh doanh (SBU) của công ty được triển khai và hoạt động trên cơ sở hỗ trợ, cùng phát triển vì mục tiêu dài hạn chung của công ty.  Lấy dịch vụ giao nhận làm sản phẩm trung tâm của công ty, từ bàn đạp đó nâng cao chất lượng dịch vụ logistic của Công ty, xây dựng hình ành thương hiệu trong lòng khách hàng và bạn bè quốc tế.  Góp phần chung vào việc phát triển ngành xuất – nhập khẩu của nước ta thêm pháp triển, nâng cao năng lực cạnh tranh của các công ty trong nước. Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 5 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền  Nghiên cứu, triển khai và phát triển thị trường công nghệ trong nước về hóa chất, phụ tùng và máy công nghiệp cùng các thiết bị y tế, góp phần nâng cao năng lực sản xuất, cùng các dịch vụ y tế trong nước.  Chấp hành đúng các chế độ, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước, cùng các công ước quốc tế.  Xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có đầy đủ trình độ năng lực, kiến thức nghiệp vụ, phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty.  Không ngừng áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, và các biện pháp để cải tiến, hoàn thiện tổ chức cùng các mặt hoạt động của công ty để mang lại hiệu quả cao nhất. 1.2.3. Lĩnh vực kinh doanh  Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa trong mà ngoài nước.  Đại lý vận tải tàu biển, hàng không, cho thuê kho bãi, phương tiện vận chuyển.  Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa.  Tư vấn, môi giới và xúc tiến thương mại, đầu tư trong và ngoài nước  Đại lý Mua bán, ký gửi, ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu  Kinh doanh phát triển các sản phẩm, thiết bị công nghiệp, thiết bị y tế phục vụ cộng đồng  Dịch vụ xếp dỡ, lắp đặt máy móc, nhà xưởng, các thiết bị công nghiệp.  Thực hiện các dự án phát triển công nghiệp tại các vùng trong cả nước.  Khai thác khoáng sản ở Phú Thọ  Sản xuất sắt, thép, gang, đúc sắt thép  Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt, kim loại quí hiếm  Khai thác khoáng hóa chất, khoáng phân bón  Sản xuất mua bán, nhập khẩu các vật liệu xây dựng, giao thông, sản phẩm cao su, các loại sơn, các loai lương thực thực phẩm, nông lâm thủy hải sản.  Mua bán ô tô, phụ tùng ô tô, trang thiết bị, dụng cụ, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, dụng cụ cơ khí, sắt thép, máy tính, đồ dùng và thiết bị giáo dục, văn phòng. Mai Văn Hậu CQ500811 QTKD Tổng Hợp 50A 6 [...]... quá trình cung cấp dịch vụ nếu không quản lý tốt sẽ bị đẩy lên cao Làm cho sản phẩm, dịch vụ của Việt Nhật sẽ giảm dần tính cạnh tranh Mai Văn Hậu 50A CQ500811 QTKD Tổng Hợp Chuyên đề thực tập 24 GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT 2.1 Quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải 2.1.1 Quy trình. .. qui trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải 1.5.1 Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ Hiện nay, Việt Nhật đã phát triển được hệ thống đại lý tiếp nhận trên nhiều quốc gia và khu vực từ đó Việt Nhật có khả năng cung cấp cho khách hàng nhiều Mai Văn Hậu 50A CQ500811 QTKD Tổng Hợp Chuyên đề thực tập 16 GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền loại sản phẩm, dịch vụ đa dạng, với thị trường lớn như: Dịch vụ giao nhận vận. .. đoạn 1: Tìm kiếm, thu thập – xử lý thông tin khách hàng Đây là quá trình đầu tiên trong quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải của Việt Nhật Tìm kiếm, thu thập, xử lý thông tin của khách hàng là giai đoạn quan trọng đánh dấu sự hình thành của cả quy trình cung cấp dịch vụ Công ty Việt Nhật luôn coi trọng công tác này, coi đây là công việc không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của... thị trường trên thế giới Dịch vụ giao nhận đường biển: đây là dịch vụ giao nhận với khối lượng lớn, lượng khách hàng cũng lớn và thường xuyên Với dịch vụ này Việt Nhật cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển đa dạng với chất lượng tốt cùng hệ thống bảo đảm, bảo hiểm đường biển Một số sản phẩm dịch vụ chủ yếu của Công ty như sau: Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi háng xuất nhập khẩu... hàng khác nhau mà Việt Nhật thực hiện dịch vụ lưu kho bảo quản hàng hóa theo các hình thức cụ thể như: Tấn/tháng, Container/ngày, m 2/tháng, thuê bao trọn gói hay dịch vụ kho ngoại quan Tóm lại với sản phẩm dịch vụ cung cấp trong khâu giao nhận vận tải của Công ty là rất đa dạng, có sự liên kết với các đại lý ở trong và ngoài nước, vì thế việc quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải có những ưu... chính trong quy trình cung cấp giao nhận hàng xuất khẩu Thu thập thông tin về khách hàng Tiếp cận khách hàng Thủ tục giao hàng cho người vận tải Ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng Giao hàng cho người vận tải Vận chuyển đến cảng 2.1.1.1 Giao nhận xuất khẩu bằng đường hàng không Giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là một quy trình cung cấp dịch vụ hàng hóa xuất khẩu của Việt Nhật, được... ưu thế về kinh nghiệm, thời gian, cũng như chất lượng của dịch vụ Công ty Tạo điều kiện cho Công ty hoàn thiện quy trình cung cấp chuẩn, rút ngắn thời gian, cũng như tạo uy tín trong lòng khách hàng, đối tác Tuy nhiên việc hoàn thiện quy trình chuẩn cho sản phẩm dịch vụ được hoàn thiện, những cũng không thể áp dụng cho tất cả các sản phẩm dịch vụ như nhau, mà đòi hỏi cần có sự linh động trong các khâu,... trọng trong quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận mà Công ty đã cam kết với khách hàng, đây là giai đoạn quy t định đến chất lượng dịch vụ của công ty trong lòng khách hàng Điều này luôn được nhân viên công ty quan tâm và thực hiện triệt để Khi thực hiện hợp đồng, tùy thuộc vào mỗi loại hàng hóa, khách hàng mà dịch vụ giao nhận cũng được thực hiện theo nhiều cách khác nhau Thông thường, làm dịch vụ hàng... xuất nhập khẩu  Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam  Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/LCL) với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho  Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services)  Môi giới bảo hiểm hàng hóa  Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam các nước trong khu vực như Lào, Campuchia  Các dịch vụ hỗ trợ (ADD-Services)  Giao nhận hàng hóa... quản lý công ty giữa hai kỳ đại hội, có toàn quy n nhân danh công ty để quết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quy n lực của Công ty Trừ khi những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quy t định Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển thông qua việc hoạch định các chính sách ra quy t định hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty Việt Nhật Đại . về công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật. Chương 2: Thực trạng quá trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật. Chương 3: Giải pháp hoàn. CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật (VIDICO). PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền. Em quy t định lựa chọn đề tài: Hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải tại Công ty TNHH Phát triển Công nghiệp Việt Nhật làm đề tài chuyên đề thực