Kế toán khoản phải thu, phải trả

Kế toán khoản phải thu, phải trả

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài: 5

2 Tình hình nghiên cứu: 6

3 Mục đích nghiên cứu: 6

4 Nhiệm vụ nghiên cứu: 6

5.Phương pháp nghiên cứu: 6

6 Dự kiến kết quả nghiên cứu: 7

7 Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp: 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 8

1.1 Những vấn đề chung về hoạt động xây lắp và công ty trang trí nội thất: 8

1.1.1 Các loại hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng và trang trí nội thất: 8

1.1.1.1 Hợp đồng với khách hàng: 8

1.1.1.2 Hợp đồng với người bán: 9

1.1.2 Phương thức nhận và giao thầu: 9

1.1.2.1 Phương thức nhận thầu: 9

1.1.2.2 Phương thức giao thầu: 10

1.1.3 Đặc điểm ngành ảnh hưởng đến công tác kế toán: 11

1.2 Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán 12

1.2.1 Khái niệm: 12

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán: 12

1.2.3 Tài khoản sử dụng: 13

1.2.4 Sơ đồ hạch toán: 13

1.2.5 Kiểm soát nội bộ khoản phải trả: 14

1.3 Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng: 14

1.3.1 Khái niệm: 14

1.3.2 Nguyên tắc hạch toán: 14

1.3.3 Tài khoản sử dụng: 15

1.3.4 Sơ đồ hạch toán: 16

1.3.5 Dự phòng khoản phải thu khó đòi: 16

1.3.6 Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu: 18

1.3.7 Kiểm soát nội bộ khoản phải thu: 19

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 21

2.1 Vài nét về công ty 21

2.1.1 Tên công ty: 21

2.1.2 Địa chỉ liên hệ: 21

2.1.3 Loại hình doanh nghiệp: 21

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh: 21

2.1.5 Quy trình công nghệ: 21

2.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban 22

2.2.1 Sơ đồ tổ chức: 22

2.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban 22

2.2.2.1 Phòng Marketing: 22

2.2.2.2 Phòng thiết kế: 23

2.2.2.3 Phòng quản lí dự án và thi công: 23

2.2.2.4 Phòng dự toán và thu mua: 23

2.2.2.5 Phòng quản lý nhân sự: 24

2.2.2.6 Phòng kế toán 24

2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 25

2.3.1 Hình thức kế toán: 25

2.3.2 Hệ thống tài khoản ty liên quan đến kế toán phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng: 28

2.3.3 Chứng từ, báo cáo, sổ sách 30

2.3.3.1 Các báo cáo của công ty: 30

2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB: 30

2.3.3.2 Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng: 32

2.3.4 Chính sách kế toán khác: 32

CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 33

3.1 Sơ lược về đặc điểm kinh doanh của công ty: 33

3.2 Khoản phải trả người bán tại công ty: 34

3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 34

3.2.1.1 Nội dung hạch toán: 34

3.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán: 35

3.2.2 Hồ sơ chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ: 48

3.2.2.1 Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: 48

3.2.2.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ: 52

3.2.3 Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: 52

3.2.3.1 Tài khoản sử dụng: 52

3.2.3.2 Sổ sách sử dụng: 53

3.2.4 Minh họa nghiệp vụ: 53

3.2.5.Quy trình ghi sổ: 56

3.2.6 Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 60

3.2.7 Lập báo cáo: 61

3.3 Khoản phải thu khách hàng tại công ty: 61

3.3.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 61

3.3.1.1 Nội dung hạch toán: 61

3.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán: 62

3.3.2 Hồ sơ, chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ 68

3.3.2.1 Hồ sơ, chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: 68

3.3.2.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ: 69

3.3.3 Tài khoản và sổ sách sử dụng: 70

3.3.3.1 Tài khoản sử dụng: 70

3.3.3.2 Sổ sách sử dụng: 71

3.3.4 Minh họa nghiệp vụ: 71

3.3.5 Quy trình ghi sổ: 73

3.3.6 Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 76

3.3.7 Lập báo cáo: 76

Chương IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 77

4.1 Nhận xét chung: 77

4.2 Công tác kế toán: 77

4.2.1 Những ưu điểm phòng kế toán đạt được: 77

4.2.2 Những hạn chế: 78

4.3 Kiến nghị: 79

4.3.1 Kế toán phải trả người bán: 79

4.3.2 Kế toán phải thu Khách hàng: 79

KẾT LUẬN 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

PHỤ LỤC 84

1A: Màn hình nhập liệu phiếu chi ngân hàng tại phần mềm 84

1B: Màn hình đăng nhập sổ chi tiết công nợ cũng như sổ chi tiết các tài khoản khác tại phần mềm 84

1C: Sổ chi tiết công nợ Công ty TNHH TM DV Đỉnh Phú 85

1D: Màn hình Cash Flow (dùng để lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng tại C+ 85 1E: Bộ hồ sơ thanh toán gồm có: Đề nghị thanh toán AC01-09, UNC, Hợp đồng, Đơn hàng, Bảng báo giá, Bảng so sánh giá, Biên bản giao nhận, Bảng quyết toán, Bảng nghiệm thu khối lượng, Cabinet Delivery Inspection

1F: Giấy Đề nghị khách hàng thanh toán

1G: Hợp đồng với KH

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Nước ta là một nước đang phát triển, nền kinh tế vẫn còn đang trong giai đoạn thực hiện các chính sách đổi mới nhằm tạo ra những bước chuyển mạnh mẽ, đưa nước

ta thành một nước công nghiệp Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá - hiện đại hóa đất nước, xây dựng kinh tế thị trường định hướng XHCN thì nền kinh tế cần phát triển

ổn định, vững chắc, phấn đấu đạt được chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế kế hoạch đã đề ra

Do đó nhà nước ta thực hiện chính sách kinh tế mở cửa và hội nhập để tồn tại trong nền kinh tế hiện nay thì các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao vị thế của mình để có thể tồn tại và phát triển

Để có thể đứng vững trước những cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp Việt Nam đang có những bước chuyển biến mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô lẫn hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng dù có phát triển đến mức nào, ở loại hình doanh nghiệp đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng phải chú ý đến hiệu quả kinh doanh đó là điều cơ bản

để doanh nghiệp tồn tại và phát triển Muốn vậy điều trước tiên là phải tạo được chữ tín

Trong hoạt động kinh doanh thì việc mua hàng và bán hàng được diễn ra hàng ngày và chiếm khối lượng lớn công việc do đó thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ phải thu và phải trả Mặt khác nghiệp vụ thanh toán liên quan với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn Vì vậy để tránh việc chiếm dụng vốn, đảm bảo thu chi trong kì, kế toán phải thu và phải trả đóng vai trò không nhỏ Nếu giải quyết tốt nghiệp vụ này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa và hơn thế nữa sẽ tạo được niềm tin lớn cho các bên kinh doanh Như vậy có thể nói nghiệp vụ phải thu và phải trả

có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì

sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Khi tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors

em nhận thấy rằng, kế toán phải thu, phải trả tại công ty trang trí nội thất và xây dựng

có nhiều điểm khác biệt với loại hình sản xuất , thương mại, đồng thời nghiệp vụ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Do đó người kế toán phải rất linh hoạt và biết sắp xếp công việc hợp lí để các công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và thuận lợi nhất Vì vậy em chọn đề tài: “Kế toán khoản phải thu

khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors” làm đề

án khóa luận tốt nghiệp của mình

Vì vậy qua đề tài này sẽ làm rõ quy trình thực hiện khoản phải thu khách hàng

và khoản phải trả người bán tại công ty xây dựng, trang trí nội thất nói chung và tại Cogniplus nói chung

Đưa ra nhận xét và kiến nghị để đóng góp cho phòng kế toán tại công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng - phải trả người bán được thực hiện như thế nào, đã thật hợp lý

Việc tổ chức và lưu chuyển chứng từ được thực hiện ra sao, có thật chặt chẽ Việc đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ

Việc sử dụng tỷ giá hạch toán có phù hợp với chuẩn mực hay không

5.Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phân tích và đánh giá số liệu thực tế tại công ty kết hợp với lý thuyết học, những thông tin thu thập qua báo chí, sách vở, các văn bản báo cáo và thông qua việc tiếp xúc thực

tế tại công ty Bên cạnh đó, đề tài còn sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt đối giữa các công trình của công ty

6 Dự kiến kết quả nghiên cứu:

Tìm hiểu lý thuyết khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng theo quy định của Bộ Tài chính được áp dụng tại các doanh nghiệp

Trình bày chi tiết công việc thực tế khoản phải trả người bán và khoản phải thu khách hàng tại Cogniplus từ đó so sánh với lý thuyết để đưa ra những ưu điểm và hạn chế đồng thời có những kiến nghị thiết thực và hợp lý

7 Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:

Để có cái nhin tổng quát cũng như chi tiết từng vấn đề cần giải quyết, chuyên đề tốt nghiệp được chia thành 4 phần cụ thể như sau :

Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán khoản phải trả người bán (NB) và phải thu

khách hàng (KH)

Chương 2 : Giới thiệu chung về Công ty TNHH Cogniplus Interiors

Chương 3 : Kế toán khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Cogniplus Interiors

Chương 4 : Một số nhận xét và kiến nghị

Trong quá trình làm đề tài tuy đã rất nổ lực và cố gắng cũng không thể tránh những sai xót, hạn chế về nội dung cũng như hình thức cần được sửa chữa, bổ sung Chính vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô

để đề tài có thể hoàn thiện hơn

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Những vấn đề chung về hoạt động xây lắp và công ty trang trí nội thất:

Trong công ty xây dựng, trang trí nội thất, để theo dõi công nợ một cách hiệu quả, tránh tình trạng dây dưa nợ kéo dài ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty, việc phân loại từng loại hợp đồng, thời gian đến hạn thanh toán và điều khoản thanh toán là điều quan trọng đối với kế toán nợ phải thu và phải trả

Trong hợp đồng xây dựng, nhà thầu kí hợp đồng xây dựng với khách hàng trên

cơ sở thỏa thuận phương thức giao nhận thầu thích hợp, như vậy nhà thầu cần tổ chức

kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí của hợp đồng theo các trường hợp phù hợp với quy định của nhà thầu cũng như quy định trong VAS 15 – Hợp đồng xây dựng Xét trên khía cạnh đặc điểm kinh doanh, ghi nhận sản phẩm hoàn thành và ghi nhận chi phí của công ty trang trí nội thất có đặc điểm tương tự như công ty xây dựng Do đó, em dựa vào chuẩn mực 15 để làm rõ hơn một số đặc điểm của công ty xây dựng nói chung và công ty trang trí nội thất nói riêng Từ đó, làm cơ sở lí luận cho chuyên đề về kế toán các khoản phải trả

1.1.1 Các loại hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng và trang trí nội thất:

1.1.1.1 Hợp đồng với khách hàng:

- Hợp đồng trang trí nội thất : là hợp đồng bằng văn bản về việc xây dựng một tài sản hoặc tổ chức các tài khoản liên quan chặt chẽ hay phụ thuộc lẫn nhau về mặt thiết kế, công nghệ, chức năng hoặc các mục đích sử dụng cơ bản của chúng

Ví dụ: hợp đồng thực hiện công trình Nokia của công ty

- Hợp đồng với chi phí phụ thêm: là hợp đồng xây dựng trong đó nhà thầu được hoàn lại các chi phí thực tế được phép thanh toán, cộng thêm một khoản được tính bằng tỉ lệ phần trăm trên những chi phí này hoặc được tính thêm một khoản chi phí cố định

Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Sheraton Nha Trang của công ty

- Trong ngành xây dựng nói chung và trang trí nội thất nói riêng có một dạng hợp đồng đặc trưng là hợp đồng Lum Sump hay còn gọi là hợp đồng với giá cố định: đây là hợp đồng cho công trính có tính chất không phát sinh thêm công việc mới không làm tăng giảm giá trị của hợp đồng hay giá trị của hợp đồng cố định từ khi kí kết đến khi hoàn thành công trình

Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Kim Eng Với hợp đồng này công ty tiến hành cung cấp, lắp đặt và trang trí nội thất cho Sàn giao dịch chứng khoán của công ty Kim Eng Các thiết bị sử dụng cho công trình này ít biến đổi về giá, không phát sinh công việc mới, do đó hợp đồng có giá cố định

1.1.1.2 Hợp đồng với người bán:

- Hợp đồng thi công bao gồm cả vật tư lẫn nhân công: đây là dạng hợp đồng

mà người bán thực hiện việc cung cấp thiết bị lẫn thi công hạng mục nhận thầu

Ví dụ: Hợp đồng cung cấp công việc gỗ và thi công công trình Villa park với công ty TNHH SX TM Đồ Gỗ Nghị Phong

- Hợp đồng cung cấp vật tư: người bán chỉ thực hiện việc cung cấp vật tư theo yêu cầu của công ty

Ví dụ: Hợp đồng (HĐ) cung cấp gạch cho công trình (CT) Coffee Bean in Kumhoo với Công ty cổ phần Vinagres

- Hợp đồng cung cấp nhân công: người bán sẽ thực hiện thi công lắp đặt các hạng mục của công trình được ký kết giữa hai bên

Ví dụ: HĐ thi công công việc dán gạch CT Coffee Bean in Kumhoo với đội nhân công Nguyễn Ngọc Phương

1.1.2 Phương thức nhận và giao thầu:

1.1.2.1 Phương thức nhận thầu:

Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất, kết quả của những cải tiến to lớn

về tổ chức kỹ thuật, sản xuất và quản lý trong ngành xây dựng nói chung ngành trang trí nội thất nói riêng, hiện nay phương thức nhận thầu giữa nhà thầu và khách hàng được

áp dụng phổ biến trong thi công xây lắp

Đối với nhà thầu thì việc nhận thầu xây lắp được thực hiện thông qua hai cách:

 Nhận thầu toàn bộ công trình

- Theo phương thức này, nhà thầu nhận tất cả các khâu từ khảo sát thiết kế đến việc xây lắp hoàn chỉnh công trình trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt

- Tùy theo khả năng, đặc điểm, khối lượng công việc mà tổng thầu có thể đảm nhận toàn bộ hay giao thầu lại cho các nhà thầu khác

Ví dụ: CT Goldora Villa được Cogniplus (C+) thực hiện cả khâu thiết kế và thi công hoàn chỉnh CT

 Nhận thầu từng phần

- Theo phương pháp này, nhà thầu nhận từng phần công việc, nhận thầu khảo sát thiết kế toàn bộ công trình từ bước thiết kế kỹ thuật, lập tổng dự toán công trình cho đến bước lập bảng vẽ thi công và lập dự toán chi tiết các hạng mục công trình, hoặc nhận thầu công tác thi công chuẩn bị cung cấp và lắp đặt đồ nội thất toàn bộ công trình trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công đã được duyệt…

- Ngoài ra, nhà thầu cũng có thể nhận gọn từng hạng mục công trình, từng nhóm hạng mục công trình độc lập

- Như vậy, khách hàng có trách nhiệm tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhà thầu và chỉ áp dụng trong trường hợp này với những công trình, hạng mục công trình mang tính tương đối độc lập

Ví dụ: CT Suối Tiên Office Cogniplus nhận thầu cho công việc thiết kế

CT Fubon Bank Hà Nội Cogniplus nhận thầu cho công việc lắp đặt (fit-out)

1.1.2.2 Phương thức giao thầu:

Dựa trên những hợp đồng đã ký với các phương thức nhận thầu thích hợp từ đó Cogniplus sẽ thực hiện phương thức giao thầu thích hợp

Các phương thức giao thầu được áp dụng tại Cogniplus:

 Giao thầu toàn bộ công trình:

- Dựa trên phương thức này Cogniplus sẽ giao toàn bộ các hạng mục của CT cho một nhà thầu

- Tùy theo giá trị HĐ và số lượng công việc của CT mà Cogniplus thực hiện giao thầu theo phương thức này, tuy nhiên trường hợp này hiếm khi xảy ra chỉ có duy nhất một trường hợp

Ví dụ: CT Talishman với nội dung thực hiện cung cấp giấy dán tường cho KH Với nội dung thực hiên đơn giản nên Cogniplus đã giao thầu toàn bộ CT này cho Công

ty TNHH-TM-DV Đạt Minh

 Giao thầu từng phần công trình:

- Theo phương thức này, Cogniplus sẽ tiến hành giao cho nhà thầu thực hiện các hạng mục nhỏ trong tổng thể công trình như các hạng mục điện, nước, thảm, thạch

cao, sơn nước dựa vào năng lực thực hiện của các nhà thầu và mối quan hệ kinh tế của công ty

- Vì vây C+ cùng với các nhà thầu phụ tiến hành kiểm tra chất lượng hạng mục

và đôn đốc việc thực hiện đúng tiến độ

Ví dụ: với công trình Goldora Villa C+ nhận thầu cả phần thiết kế và thi công và C+ tiến hành giao thầu :

Công ty TNHH TM-DV Nghị Phong giao phần việc mộc

Công ty TNHH Á Âu giao thầu công việc gỗ

Công ty TNHH TM-DV Thành Long giao thầu công việc sơn…

1.1.3 Đặc điểm ngành ảnh hưởng đến công tác kế toán:

DN sản xuất, thương mại DN xây lắp và trang trí nội thất

Sản xuất sản phẩm hàng loạt, mua

hàng hóa để bán Sản phẩm đồng

nhất trong một quá trình

Sản phẩm không đồng nhất khác nhau ở từng đơn hàng, phụ thuộc vào từng hợp đồng đã ký với khách hàng Do đó tùy từng hợp đồng mà KTTT cần nắm rõ điều khoản thanh toán để lên kế hoạch

TT kịp thời

Kỳ tính giá thành thường cố định Kỳ tính giá thành được xác định tùy thuộc đặc điểm

kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa nhà thầu và khách hàng Do đó đối tượng tính giá thành là sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh cũng có thể là sản phẩm xây lắp hoàn thành đến giai đoạn quy ước (có dự toán riêng)

Được sản xuất ở nơi cố định, ở

nhà xưởng, nhà máy

Việc thi công dài, diễn ra ở trong hoặc ngoài trời, nên thi công lắp đặt mang tính thời vụ Do đó trong quá trình thi công thường có công việc phát sinh thêm theo yêu cầu của khách hàng Kế toán thanh toán cần theo sát bên thi công để theo dõi công nợ cho chính xác

Hoàn thành sản phẩm được cho

nhập kho

Không nhập kho sản phẩm hoàn thành Khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa hai bên nhà thầu và

khách hàng trên cơ sở đã quy định, dựa trên hợp đồng đã ký

Thường thực hiện việc buôn bán

phòng nợ phải thu khó đòi

Ký hợp đồng trước sau đó thực hiện việc thi công Việc thu hồi nợ được thực hiện trong quá trình thi công để thanh toán cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp…

1.2 Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán

1.2.1 Khái niệm:

Nghiệp vụ phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua vật tư, hàng hóa dịch vụ giữa DN (doanh nghiệp) với người bán Nghiệp vụ này phát sinh khi DN mua hàng hóa theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng Khi DN mua chịu thì phát sinh nợ phải trả, khi DN ứng trước tiền sẽ xuất hiện một khoản phải thu người bán

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng

- Số tiền ứng trước cho người bán

- Số nợ được giảm do: giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng

- Xử lý nợ không có chủ

- Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng

- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng

- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng

Số dư nợ:

- Số tiền ứng trước

- Số tiền trả thừa cho người bán

Số dư có:

- Số tiền còn phải trả người bán

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền

đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên

Tỷ giá hạch toán

Chênh lệch tỷ giá

515 13311

Thanh toán cho nhà cung cấp Ứng trước cho nhà cung cấp

Giảm giá, trả lại hàng

Chiết khấu mua hàng

Nợ vắng chủ

Mua chịu hàng Nhận hàng đã ứng trước

Tỷ giá thực tế

Đã trả theo giá thực tế hoặc giá hạch toán

1.2.5 Kiểm soát nội bộ khoản phải trả:

Nợ phải trả là các nghĩa vụ hiện tại của DN phát sinh từ các giao dịch và sự kiện

đã qua mà trong tương lai DN sẽ phải thanh toán bằng các nguồn lực của mình Nợ phải trả liên quan mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh vì thế sai lệch trong việc ghi và trình bày nợ phải trả dẫn đến sai lệch trong kết quả kinh doanh Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả cần thiết lập chu trình kiểm tra chặt chẽ trước khi thanh toán.Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếu như sau:

- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho, nghiệm thu với đơn hàng, mục đích là không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận

- So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán

Người phụ trách không kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình

Để tăng cường kiểm soát nội bộ với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp thực hiện thủ tục: hàng tháng, hàng quý gửi cho KH một bảng kê hóa đơn đã thực hiện, các khoản đã trả và số dư cuối Vì thế ở góc độ người mua ngay khi nhận được bảng này kế toán phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt và sửa chữa sai sót ( nếu có) và thông báo cho người bán và lưu lại để thuận lợi khi kiểm tra về sau

1.3 Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng:

1.3.1 Khái niệm:

Nghiệp vụ phải thu KH thường xảy ra trong quan hệ bán vật tư, hàng hóa dịch

vụ giữa DN với người mua Nghiệp vụ này phát sinh khi DN bán theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng Khi DN bán chịu thì phát sinh nợ phải thu, khi DN nhận

trước tiền sẽ xuất hiện một khoản phải trả người mua

1.3.2 Nguyên tắc hạch toán:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán

- Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng)

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

Số dư nợ:

- Số tiền còn phải thu từ KH

Số dư có:

- Số tiền nhận trước của KH

- Số tiền trả thừa của KH

Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng

cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

Thuế GTGT (nếu có)

Tiền KH ứng trước

Thu nhập do thanh lý, bán TSCĐ

Chiết khấu thanh toán cho KH

KH thanh toán tiền

Nợ khó đòi xử lý, xóa sổ

Đồng thời ghi

1.3.5 Dự phòng khoản phải thu khó đòi:

Căn cứ thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn việc trích lập và sử dụng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:

1 Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:

- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết

nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

2 Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

3 Xử lý khoản dự phòng:

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập

dự phòng theo các quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số

dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập;

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

4 Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

- Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệch giữa

nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền

bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác)

- Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp

sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

- Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm

và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

1.3.6 Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu:

Chuẩn mực kế toán số 10 “ Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giả khoản nợ phải thu như sau:

1 Chênh lệch tỷ giá hối đoái:

Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán và lập báo cáo tài chính, thì khi quy đổi từ đơn vị tiền

tệ khác sang đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một

số lượng tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau

2 Nguyên tắc ghi nhận:

- Khi phát sinh các nghiệp vụ phải thu bên nợ bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế); khi phát sinh các nghiệp

vụ phải thu bên có bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán

- Cuối năm tài chính các số dư Nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng

Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính

3 Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh:

- Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại khoản mục nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính

4 Phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm:

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá ghi:

1.3.7 Kiểm soát nội bộ khoản phải thu:

Nợ phải thu của KH gắn liền với quá trình bán hàng Một hệ thống kiểm soát nội

bộ hữu hiệu vế quá trình bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu của KH

Ở mỗi loại hình DN khác nhau, quy mô khác nhau sẽ tổ chức chu trình bán hàng khác nhau, tuy nhiên có một số nguyên tắc chung mà các DN cần phải thực hiện đúng

để tránh những tiêu cực hoặc rủi ro có thể xảy ra:

Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng, cụ thể: một khó khăn lớn cho các DN là muốn tăng doanh số bằng cách thực hiện chính sách bán hàng trả chậm nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán hàng trả chậm có thể xảy ra, đó là khoản nợ không có khẳ năng thu hồi Do đó phải cập nhật thông tin về tài chính của KH, cho KH hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc mua hàng số lượng nhiều

Người phụ trách không kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng

Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi nợ, phân loại tuổi nợ, liệt kê các khoản nợ, định kỳ đối chiếu công nợ phải KH, gọi diện viết thƣ nhắc nhở thông báo đến hạn thanh toán

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 2.1 Vài nét về công ty

2.1.1 Tên công ty:

Công ty TNHH Cogniplus Interiors

2.1.3 Loại hình doanh nghiệp:

Hoạt động dưới hình thức là công ty trách nhiệm hữu hạn, với 100% vốn đầu tư nước ngoài

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh:

Cogniplus Interiors là công ty chuyên thiết kế và thi công các công trình nội thất Với kinh nghiệm kinh doanh tại các nước Singapo, Malaysia, Campuchia, sự đa dạng trong phong cách thiết kế và tính chính xác trong kỹ thuật công ty đảm nhận thiết kế và thi công các dự án trong các lĩnh vực: khách sạn quốc tế, khu du lịch, và văn phòng công ty công nghiệp, các tổ chức tài chính, trung tâm triển lãm, trung tâm mua sắm, căn

hộ cao cấp…

2.1.5 Quy trình công nghệ:

- Là công ty nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực trang trí nội thất đầu tiên tại Việt Nam và đạt được tiêu chuẩn Quản lý chất lượng ISO 9001-2000, chính điều này tạo nên uy tín rất lớn về chất lượng thi công và những sản phẩm mà công ty cung cấp

- Vì thực hiện tiến trình và chất lượng công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nên quy trình thi công một công trình luôn phải được thực hiện theo các bước sau:

1 Tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế

(Prospect & Design Proposal)

2 Triển khai thiết kế ( Design Development)

3 Xác nhận dự án ( Project Confirmation)

4 Chuẩn bị cho dự án ( Project Preparation)

5 Thi công ( Project Construction)

6 Nghiệm thu công trình ( Project Handover)

7 Kết thúc công trình ( Project Closed)

8 Bảo hành ( After Sales)

Công ty cam kết luôn luôn cải tiến chất lượng công trình và đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:

- Cung cấp chất lượng tốt nhất

- Làm việc hiệu quả

- Khống chế giá thành

- Đảm bảo vệ sinh và an toàn tại công trình

- Hoàn thành công việc đúng tiến độ

2.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban

QL trưởng công trình

Quản lý chất lượng

QL công trình QL công trình

Giám sát công trình

Giám sát công trình

Công nhân công trình

Công nhân công trình

Tạp vụ

Điều phối công trình

NV dự toán NV thu mua

Kế toán phải trả KT tổng hợp kiêm KT

phải thu Thuê ngoài

2.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban

2.2.2.1 Phòng Marketing:

 Công việc chính của phòng Marketing là tìm kiếm và thương thảo với khách hàng để ký kết hợp đồng

 Phối hợp với phòng thiết kế tư vấn cho KH mẫu thiết kế; với phòng dự toán giúp KH lựa chọn những mẫu nguyên liệu với số lượng hợp lí Phòng Marketing là cầu nối giữa KH và công ty trong quá trình thi công

 Bên cạnh đó phòng còn thực hiện các công việc như:

 Tặng quà, thiệp chúc mừng KH cũ để giữ mối quan hệ hợp tác

 Quảng bá, giới thiệu hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin truyền thông, cập nhật thiết kế website, tham gia các hiệp hội doanh nghiệp

2.2.2.2 Phòng thiết kế:

 Cùng với phòng Marketing thảo luận, tư vấn cho KH bảng vẽ mẫu Hoặc thiết kế theo yêu cầu của KH

 Hoàn thành bảng vẽ mẫu, bảng thiết kế để tiến hành thi công

 Phối hợp với phòng quản lý dự án, đội thi công giám sát việc thực hiện công việc theo bảng vẽ mẫu

 Thực hiện thêm các công việc thiết kế theo yêu cầu của KH

2.2.2.3 Phòng quản lí dự án và thi công:

 Kiểm tra hợp đồng, xét duyệt bảng vẽ

 Phối hợp với phòng dự toán, phòng thiết kế, phòng thi công dự toán số lượng vật liệu cần thiết cho công trình, xem xét đơn đặt hàng, yêu cầu mua bảo hiểm công trình

 Giám sát toàn bộ công việc liên quan đến việc thực hiện dự án

 Kiểm tra các công việc phát sinh thêm (nếu có), chuẩn bị bảng quyết toán cho KH

 Nhận và xem xét bảng vẽ từ phòng thiết kế

 Thực hiện thi công công trình theo đúng kế hoạch

 Thông báo cho phòng kế toán và các phòng ban có trách nhiệm tiến độ thực hiện công trình

2.2.2.4 Phòng dự toán và thu mua:

 Dự toán số lượng vật liệu cần thiết cho công trình, xét duyệt nhà cung cấp, nhà thầu phụ, ký duyệt đơn đặt hàng

 Dự toán ngân sách thực hiện dự án nếu cần

 Chuẩn bị danh sách số lƣợng vật liệu cần thiết cho những công việc hạng mục phát sinh thêm của dự án

 Dự toán lãi, lỗ công trình

 Tìm kiếm nhà cung cấp, nhà thầu phụ đạt chất lƣợng với giá cả hợp lý để cung cấp nguyên vật liệu, nhân công cho công trình

 Cập nhật thông tin từ bên công trình để cung cấp vật liệu kịp thời và hiệu quả Lập đơn hàng, mua bảo hiểm công trình

 Hoàn tất bảng quyết toán với nhà thầu phụ, nhà cung cấp

2.2.2.5 Phòng quản lý nhân sự:

 Thực hiện công việc tuyến dụng nhân sự khi cần thiết

 Thực hiện chấm công nhân viên

 Nhận và làm yêu cầu thanh toán các chi phi văn phòng

 Thực hiện chính sách quan tâm đến đời sồng nhân viên công ty: sinh nhật, thai kỳ, ốm đau

Kế toán phải thu kiêm

 Riêng trong nghiệp vụ thanh toán:

- Lập kế hoạch thanh toán hàng tuần gửi Giám đốc tài chính duyệt

- Cân đối dòng tiền Thu/Chi của từng công trình để xét thanh toán cho nhà thầu của từng công trình

- Kiểm tra hóa đơn và các giấy tờ đề nghị thanh toán trước khi đem Tổng Giám Đốc ký duyệt

- Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết

để theo dõi việc thanh toán một cách khoa học, hợp lí

 Kế toán phải thu:

- Thực hiện việc thu tiền KH một cách nhanh chóng, hiệu quả

- Theo dõi chi phí phát sinh từ dự án, kết hợp với phòng dự án để hoàn thiện bảng quyết toán và gửi hóa đơn bán hàng cho KH

- Hiểu các điều khoản thanh toán với KH và ghi nhớ thời hạn thanh toán để không bỏ sót khoản thu nào

- Theo dõi việc thanh toán của KH, thường xuyên gọi điện nhắc nhở và gửi giấy đề nghị thanh toán để đôn đốc việc trả nợ của KH

- Kiểm tra giá tiền của bảng nghiệm thu với đơn hàng và bảng báo giá

- Cộng kiểm tra lại các số liệu yêu cầu thanh toán và so sánh với thực tế

- Kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ để tiến hành lập kế hoạch thanh toán

- Kiểm tra chữ ký xét duyệt đầy đủ theo quy trình ISO

- Theo dõi việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng và tiền mặt

2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.3.1 Hình thức kế toán:

Công ty sử dụng hình thức kế toán máy theo mô hình nhật ký chung

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng cân đối

số phát sinh

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳĐối chiếu, kiểm traDựa vào hình thức nhật ký chung, công ty tổ chức xử lý công việc thông qua phần mềm kế toán Pacific

 Giới thiệu sơ lược về phần mềm Pacific:

 Phần mềm được xây dựng theo chế độ kế toán Việt Nam, và chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS)

 Các biểu mẫu như: phiếu thu, phiếu chi… được thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty Mỗi màn hình nhập liệu tương ứng với một chứng từ và được in ra thành chứng từ lưu thông hợp lệ nên công không cần thiết kế thêm các chứng từ này nữa

 Do công việc kế toán trong công ty cần phải theo dõi chi tiết theo đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, nên phần mềm cũng được thiết kế đặc biệt theo yêu cầu của công ty

 Công nghệ drilldown ( đào sâu dữ liệu) giúp người sử dụng và nhà quản trị

có thể diễn giải chi tiết số liệu từ tổng hợp đến chi tiết và các chứng từ liên quan chỉ trên một màn hình

 Có hỗ trợ font Unicode

 Sử dụng hệ cơ sở dữ liệu SQL Server với ngôn ngữ lập trình phát triển sản phẩm là C# 2005,VFP, VB.Net, Crystal Report…

 Hình thức ghi sổ: nhật ký chung

 Phương pháp tính giá vốn vật tư: thực tế đích danh, FIFO, LIFO

 Đồng tiền hạch toán: VND, USD, VND-USD

 Giao diện báo cáo: tiếng Việt, tiếng Anh, song ngữ Anh-Việt

 Hạch toán chênh lệch tỷ giá tự động theo phương pháp thực tế

 Mã hóa hệ thống danh mục: 20 ký tự ( có thể mở rộng tùy theo yêu cầu)

 Định khoản kế toán: hệ thống cho phép định khoản một Nợ-nhiều Có, một Có-nhiều Nợ, nhiều Nợ-nhiều Có

 Phần mềm bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như:

 Trong đó ta có thể thấy phân hệ liên quan đến kế toán phải trả: quản lý công nợ, quản lý mua hàng, quản lý mua hàng Ngoài ra kế toán phải trả còn làm việc trong màn hình phiếu chi, hóa đơn mua hàng

 Phân hệ liên quan đến khoản phải thu: quản lý công nợ, quản lý bán hàng Ngoài ra kế toán phải thu còn làm việc trong màn hình phiếu thu, hóa đơn bán hàng

 Trình tự nhập và lưu trữ dữ liệu vào phần mềm:

Khi nhận được các chứng từ, kế toán sẽ căn cứ vào thông tin ghi trên chứng từ nhập liệu vào phần hành thích hợp và lưu trên phần mềm Các thông tin sẽ tự động lưu trong phần mềm theo tên file, theo ngày, theo phần hành của kế toán Sau khi nhập liệu thông tin trên các màn hình nhập liệu, các dữ liệu, số liệu trong các tài khoản chi tiết tự động kết chuyển qua Tk tổng hợp Cuối tháng, KT sẽ kết xuất số liệu đã lưu trong phần mềm để lập báo cáo cần thiết

2.3.2 Hệ thống tài khoản ty liên quan đến kế toán phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng:

Dựa theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006, công ty thiết kế hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của công ty: phù hợp với đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ví Dụ:

1111Z: Tiền mặt quỹ nhân viên 11212: Tiền VND gửi VCB 11221: Tiền ngoại tệ gửi VCB

Ví Dụ:

33111: Phải trả người bán: hoạt động SXKD 33121: Phải trả người bán: hoạt động SXKD Thuế

1311_ : Đối tượng chi tiết 1312_: Đối tượng chi tiết

Ví Dụ:

13111: Phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD 13121: Phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD Thuế

13311: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 13314: Thuế GTGT được hoàn lại

2.3.3 Chứng từ, báo cáo, sổ sách

2.3.3.1 Các báo cáo của công ty:

 Là công ty có 100% vốn nước ngoài, do đó ngoài hóa đơn GTGT, các chứng

từ khác trong công ty đều do công ty tự in gồm 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt Những chứng từ này vẫn đảm bảo các quy định về biểu mẫu theo quy định của Bộ Tài Chính

 Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo

cáo thuế định kỳ: hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế

 In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu đặc thù của công ty

 Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý

 Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể

lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày hoặc từ tháng… đến tháng

 Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML, đưa lên websitek, văn bản dạng text hay nhị phân tùy nghi sắp xếp theo yêu cầu người dùng

 Các báo cáo tài chính công ty lập hàng tháng, quý, năm ban hành theo yêu

cầu quyết định số 48/2006 - BTC

- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN

2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB:

Chứng từ Người lập Người duyệt Mục đích sử dụng

Đơn hàng Phòng thu mua TGĐ, KH Chứng từ gốc để ghi nhận CP và

khoản phải trả người bán

giá

Nhà cung cấp, nhà thầu phụ

hàng cần sử dụng cho công trình, căn cứ để làm bảng quyết toán

sánh giá

Phòng dự toán KH, TGĐ So sánh giữa giá của nhà cung cấp

và giá dự toán của công ty đối với từng mặt hàng sử dụng cho CT Bảng

nghiệm thu

Phòng quản lý

dự án

Quản lý công trường

Xác định về khối lượng, chất lượng của hạng mục CT đã hoàn thành căn

cứ làm bảng quyết toán HĐGTGT

đầu vào

Nhà cung cấp, nhà thầu phụ

KT trưởng bên cung cấp

Là căn cứ để xác định chi phí phát sinh cho công trình

nghị TT

Kế toán phải trả, phòng thu mua

Phiếu chi Kế toán phải trả KT trưởng,

là chứng từ gốc để đòi nợ KH và ghi nhận DT

thanh toán

Kế toán phải thu TGĐ Giấy yêu cầu, nhắc nhở KH thanh

toán số % giá trị HĐ khi đến hạn HĐGTGT

2.3.3.2 Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng:

- Sổ chi tiết nhà cung cấp

- Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng tiền mặt và ngoại tệ

2.3.4 Chính sách kế toán khác:

- Niên độ kế toán từ: 01/01 đến 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND

- Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên

- Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

- Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty theo Quyết định số 15/2006 QĐ – BTC Ban hành ngày 20/03/2006

HĐ(nếu có)

Kế toán phải thu KT trưởng Là chứng từ gốc để kê khai thuế về

việc hủy bỏ không sử dụng HĐ

tiền gửi NH do KH thanh toán

CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS

3.1 Sơ lược về đặc điểm kinh doanh của công ty:

Công ty Cogniplus Interiors cung cấp dịch vụ trang trí nội thất, tư vấn thiết

kế trong các lĩnh vực: văn phòng làm việc, nhà xưởng, nhà máy, phòng trưng bày, nhà hàng khách sạn, căn hộ cao cấp…

Trong ngành xây dựng nói chung và ngành trang trí nội thất nói riêng, để có thể ký kết hợp đồng, thực hiện công việc, trước tiên phải tham gia đấu thầu Sau khi đấu thầu xong việc thảo luận các điều kiện thực hiện hợp đồng và chọn nhà cung cấp vật liệu cần thiết cho công trình được chọn lựa kĩ càng Chính vì vậy điều kiện thanh toán giữa KH với công ty cũng như giữa công ty với nhà cung cấp được cân nhắc rất kỹ Đối với kế toán phải thu cũng như phải trả nhiệm vụ chính là nắm bắt được các điều kiện thanh toán trong hợp đồng

 Các dạng hợp đồng mà công ty thực hiện với khách hàng:

 Thanh toán theo phần trăm giá tri hợp đồng dựa trên tiến độ công việc

Ví dụ: 30/30/45/5: Công trình Everich Coffee Shop

50/45/5: Công trình Foodcourt Kumho 20/30/30/15/5: Công trình Antara

 Ngoài ra có một số trường hợp đặc biệt tùy từng KH và từng công trình điều khoản thanh toán được quy định rõ ràng trong hợp đồng về thời gian bên KH

sẽ thanh toán tiền trong công ty Đây là hợp động mà KH sẽ thanh toán cho công ty đúng vào ngày ghi trên hợp đồng nhưng sẽ có những điều khoản rất chặt chẽ về tiến

độ thi công và điều khoản phạt

Ví dụ: công trình Vista

 Dựa trên các điều khoản thanh toán và điều khoản bảo hành trong hợp đồng với khách hàng, mà công ty thực hiện ký kết các dạng hợp đồng và chọn điều khoản thanh toán với NB như sau:

 Hợp đồng cung cấp và thi công: đối với loại hợp đồng này nhà thầu phụ

là những đơn vị quen thuộc đã hợp tác lâu dài với công ty và thông thường quá trình thanh toán được chia làm 3,4 đợt (có thể nhiều hơn tùy theo giá trị hợp đồng)

và có điều khoản bảo hành kèm theo

Ví dụ: hợp đồng với công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm vừa cung cấp thiết bị và thi công công viêc điện công trình Goldora Villa

 Hợp đồng chỉ thi công: là hợp đồng ký với những đội thi công, họ chỉ

cung cấp nhân công, công ty Cogniplus cung cấp vật tư Đối với hợp đồng này việc thanh toán thường được chia làm 2,3 đợt và có điều khoản bảo hành kèm theo

Ví dụ: hợp đồng với công ty đội Nguyễn Ngọc Phương thi công công trình Goldora Villa

 Hợp đồng chỉ cung cấp vật tư: đối với hợp đồng này nhà cung cấp có thể

là bạn hàng thân thiết hoặc một đơn vị mới tùy tính chất công việc và theo đó các đợt thanh toán cũng phụ thuộc vào đó Nhà cung cấp cũ việc thanh toán thường được chia thành 3 đợt và có điều khoản bảo hành, nhà cung cấp mới việc thanh toán được chia thành 2 đợt hoăc đặc biệt hơn là 100% trước khi giao hàng

Ví dụ: hợp đồng với công ty cổ phần Vinagres cung cấp gạch cho công trình Coffee Bean in Kumhoo

3.2 Khoản phải trả người bán tại công ty:

3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán:

3.2.1.1 Nội dung hạch toán:

- Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ… để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công

ty Tại công ty ngoài khoản phải trả người bán cho công trình còn có khoản phải trả người bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm…

 Tại công ty các khoản phải trả người bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp

- Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt

- Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng

- Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu của C+

 Ngoài việc phân loại người bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình

- Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu

- Giai đoạn triển khai thiết kế

- Giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình

3.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán:

Giới thiệu công việc của kế toán phải trả theo chương trình ISO:

Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học

Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu)

Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế

- Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ

- Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế

- Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận

Giai đoạn 2: triển khai thiết kế

- Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu

- Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình

- Công đoạn 3: Xác nhận số lƣợng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình

Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH

- Công đoạn 1: ký hợp đồng với

- Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án

- Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1

Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án

- Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án

- Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án

- Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án Trong công đoạn này có sự tham gia của Kế toán phải trả nhƣ sau:

Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ

Giai đoạn 5: thi công công trình

- Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình

- Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần

- Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện

- Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau:

Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình

- Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu

- Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường

- Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH

- Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán

Giai đoạn 7: kết thúc dự án

- Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết toán công trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết toán

Phòng thu mua hoặc

Chi Lưu bản gốc

Lập UNC

Lập đề nghị thanh

toán đợt 2

KH yêu cầu

thêm công việc

Phòng thu mua Kế toán phải trả

KT trưởng

GĐ tài chính

Tổng GĐ (1)

(1)

Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán đợt 1=>bản gốc

Chi và lưu

Lập UNC Phòng

Marketing

P thu mua

- Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình

- Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện

Giai đoạn 8: bảo hành

- Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình

- Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm

- Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành

 Trên là quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu công trình trong công ty còn khoản thanh toán cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý

Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại công ty

Các bước thực hiện công việc của kế toán phải trả tại công ty:

Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả

chiếm khối lượng lớn công việc nên kế toán phải trả trong công ty phải hoàn thành

Chi và lưu Kế toán trưởng

Giám đốc tài chính Tổng giám đốc

Kế toán phải trả

(1)

Nhận Hóa đơn lập UNC

khối công việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý Quy định thanh toán của phòng Kế toán:

 Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh toán hoặc thông tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích:

- Kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần

- Kế toán trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi công của tất cả các CT đang thi công để xem xét việc thanh toán cho phù hợp

- Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch

- Kế toán phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo

 Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau

 Quy định trên nhằm kiểm soát được dòng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi công ngoài công trình

 Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ

kế toán, năm, tên công trình và phân biệt theo màu sắc để nhanh chóng tìm được chứng từ

- Phiếu Chi (Cash Voucher): lưu file bìa còng màu hồng, theo tháng và

năm; đặt tên chỗ lưu này là CTM

- Ủy nhiệm chi (Bank Voucher) : lưu file bìa còng màu xanh dương, theo

tháng, năm, tên ngân hàng đặt tên chỗ lưu này là CTNH

- Hợp đồng/ Đơn hàng:

 Khi đang theo dõi thanh toán thì được đánh số thứ tự theo quy định

số thứ tự đã lập trên Cash Flow(Cashlow là file excel được phòng kế toán thiết lập với mục đích để theo dõi khoản thu được của KH và theo dõi khoản chi cho nhà cung cấp theo từng công trình gồm các cột: No, Descreption, Cash Openning, Time Pay, Cash Ending Ngoài ra dựa vào bảng này để lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo doanh thu hàng tháng, quý), lưu vào đúng bìa nhựa đã được đánh cùng số

theo như số đã lập trên Cash Flow; đặt tên chỗ lưu này là CTTX

 Khi đã thanh toán hết toàn bộ Đơn hàng, thì toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lưu ở bìa còng màu hồng theo dõi theo Tên công trình và năm thực

hiện; đặt tên chỗ lưu này là TTX

- Hóa đơn treo công nợ: được lưu vào file bìa còng màu xanh đậm theo

tháng, năm; đặt tên chỗ lưu này là HĐCN

 Khoản phải trả NB giai đoạn triển khai thiết kế

Đối với những công trình có yêu cầu cao về phần thiết kế Cogniplus tiến hành ký hợp đồng với công ty thiết kế hoặc cá nhân thiết kế bên ngoài Trong giai đoạn này phát sinh khoản phải trả và được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Phòng thu mua tiến hành thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế (cá nhân thiết kế thuê ngoài), nhận hóa đơn GTGT và lập đề nghị thanh toán => chuyển hồ sơ qua phòng kế toán

Bước 2: Kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ sau đó tiến hành lập UNC theo đường dẫn sau: Mở file excel UNC được thiết kế theo biểu mẫu của ngân hàng (Vietcombank là chủ yếu) điền các thông tin sau:

 Tên nhà thầu phụ, địa chỉ

 Số tài khoản tại ngân hàng

 Số tiền thanh toán

 Chi tiết nội dung thanh toán (thanh toán cho công việc gì? CT gì?) Bước 3: bộ hồ sơ gửi cho KTT kiểm tra => xét duyệt bởi GĐTC => TGĐ ký chi

Bước 4: nhập dữ liệu vào máy tính:

- Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các nội dung:

- In hóa đơn dịch vụ theo thông tin nhập tại phần mềm

- Nhập thông tin công ty thiết kế vào Cashlow tại 2 sheet VND và USD với các nội dung sau: Dựa vào Hợp đồng (Đơn hàng) nhập:

 Số thự tự (1,2,3 ) đại diện cho công trình

 Tên công ty thiết kế