7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:
3.2.2.1.Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ:
Trang 49
Hình 3.1: UNC sau khi đã chi
- Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-03: thanh toán cho nhà cung cấp thuộc DN) với đầy đủ chữ ký của ngƣời viết đề nghị (nhân viên phòng nhân sự), ngƣời kiểm tra (TP nhân sự), ký chi TGĐ
CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS AC01-03 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM PAYMENT REQUEST
Họ & tên ngƣời đề nghị thanh toán (Requested by): Nguyễn Thanh Bình ... Bộ phận (Deparment): HR ... Tên công trình (Project name): ...
STT No
Invoice Nội dung (Description) Số tiền (Amount)
Ghi chú (Note)
Số (No) Ngày (Date)
01 054160 13/06/2011 Hải Phú Express 188.486 ………
Tổng cộng (Total) 188.486
Ngày (date) 17 tháng (month) 06 năm (year) 2011
Ngƣời đề nghị thanh toán Ngƣời kiểm tra Tổng giám đốc (Requested by) (Verifief by) (Genreral Director)
Trang 50
- Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-09: thanh toán cho ngƣời bán thuộc CT): đầy đủ chữ ký ngƣời lập, ngƣời kiểm tra (TP. Thu mua, TP. Dự toán, KT trƣởng), ký chi TGĐ
Trang 51
- Hóa đơn GTGT: có chữ ký của nhân viên và thủ trƣởng đơn vị bán hàng
Hình 3.4: Hóa đơn GTGT
- Bảng báo giá: đƣợc xác nhận bởi đơn vị cung cấp dịch vụ (là cơ sở xác định giá đơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc
- Bảng so sánh giá: đƣợc xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trƣởng ban kiểm soát giá (giữa giá dự toán của công ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự toán của công ty). Xem Phụ lục
- Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của ngƣời đặt hàng (nhân viên phòng thu mua), TP thu mua, trƣởng ban kiểm soát giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục
- Hợp đồng : có đủ chữ ký của ngƣời đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thƣờng tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục
- Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): đƣợc xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục
Trang 52
- Bảng quyết toán là cơ sở biết đƣợc số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trƣởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục
- Bảng hoàn thành khối lƣợng công việc: đƣợc phòng PM thực hiện là cơ sở thanh toán cho đội thi công trong quá trình thực hiện công việc. Xem Phụ lục
3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ:
- Khi nhận đƣợc yêu cầu vật tƣ cho công trình từ Phòng Quản lý dự án, Phòng thu mua và Phòng dự toán tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, nhận Bảng báo giá,lập Bảng so sánh giá sau đó tiến hành lập Hợp đồng, Đơn đặt hàng và Đề nghị thanh toán (AC01-09)
- Sau khi hoàn tất các thủ tục Phòng thu mua gửi tất cả bản gốc của các chứng từ hợp lệ trên cho Phòng kế toán lƣu trữ và giữ bản photo. Căn cứ vào Đề nghị thanh toán Kế toán phải trả tiến hành lập UNC thành 4 bản đƣợc kiểm tra bởi KTT, ký chi bởi TGĐ và gửi ngân hàng đi lệnh ký xác nhận, Kế toán phải trả giữ 1 bản
- Công việc hoàn tất Phòng quản lý dự án thực hiện bảng nghiệm thu (Biên bản giao nhận) đƣợc ký nhận giữa 2 bên mua và bán sẽ gửi qua Phòng thu mua để tiến hành lập Bảng quyết toán và gửi bản 2 gốc cho Phòng kế toán lƣu trữ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Dựa vào UNC, Hợp đồng, Đơn hàng cũng nhƣ Hóa đơn GTGT nhận đƣợc mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm tƣơng ứng với thời gian nhận
3.2.3. Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng:
3.2.3.1. Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả ngƣời bán” để theo dõi công nợ phải trả. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết nhƣ sau:
3311: phải trả ngắn hạn ngƣời bán
33111: phải trả ngắn hạn NB hoạt động sản xuất kinh doanh (HĐSXKD)
331111: phải trả ngắn hạn ngƣời bán HĐSXKD_theo dõi công nợ VNĐ 331112: phải trả ngắn hạn ngƣời bán HĐSXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ
33112: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư
331121: phải trả ngắn hạn ngƣời bán hoạt động đầu tƣ (VNĐ) 331122: phải trả ngắn hạn ngƣời bán hoạt động đầu tƣ (USD)
Trang 53
33113: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính
331132: phải trả ngắn hạn ngƣời bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331131: phải trả ngắn hạn ngƣời bán hoạt động tài chính (USD) 3312: phải trả dài hạn ngƣời bán
33121: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD
331211: phải trả dài hạn ngƣời bán HĐSXKD (VNĐ) 331212: phải trả dài hạn ngƣời bán HĐSXKD (USD)
33122: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư
331221: phải trả dài hạn ngƣời bán hoạt động đầu tƣ (VNĐ) 331222: phải trả dài hạn ngƣời bán hoạt động đầu tƣ (USD)
33123: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính
331231: phải trả dài hạn ngƣời bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331232: phải trả dài hạn ngƣời bán hoạt động tài chính (USD)
Tuy nhiên tại công ty chỉ có theo dõi khoản phải trả ngắn hạn người bán hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi công nợ VND
3.2.3.2. Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái tài khoản .
- Sổ chi tiết nhà cung cấp. - Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ nhật ký chung.
3.2.4. Minh họa nghiệp vụ:
1. Ngày 04/05/2011 thanh toán 90% khoản mục 1 và 2 trị giá 54.000.000VND [(30.000.000+30.000.000)*90%] theo UNC số 10 đơn hàng ngày 03/04/2011 số Cl1537/PO/VA/25 ký với đội nhân công Lâm Thị Là thực hiện lắp đặt tủ treo, tủ lavabo, tủ bếp… CT Vista trị giá hợp đồng là 87.490.000 VND.Theo UNC số 10
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 54.000.000
Trang 54
2. Ngày 05/05/2011 nhận hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số TN/2010N số
0153802 cho đơn hàng ngày 17/01/2011 số Cl1054/PO/VA/14a đặt hàng Công ty TNHH-TM-DV Đỉnh Phú thực hiện công việc ghế văn phòng CT Emivest, trị giá đơn hàng 138.066.500VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 154200: 125.510.000
Nợ 13311: 12.551.000 Nợ 331111: 138.061.000
3. Ngày 10/05/2011 thanh toán số tiền còn lại (50.000.000) theo UNC số 22 cho nghiệp vụ 2
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 50.000.000
Có 11212: 50.000.000
4. Ngày 12/05/2011 nhận đƣợc hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri AM/2010N số 05768 cho đơn hàng ngày 05/05/2011 số Cl0587/PO/VA/01a đặt hàng công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa thiết kế bản vẽ 3D công trình Suối Tiên trị giá hợp đồng là 5.000.000 (chƣa bao gồm thuế GTGT 10%)
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 154300: 5.000.000
Nợ 13311: 500.000 Có 331111: 5.500.000
5. Ngày 15/05/2011 thanh toán số tiền cho nghiệp vụ thiết kế cho công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa theo UNC số 57
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 5.500.000
Nợ 13311: 1.000 Nợ 642780: 10.000 Có 11212: 5.511.000
Trang 55
6. Ngày 23/05/2011 trả trƣớc 50% giá trị hợp đồng cho đơn hàng ngày 19/05/2011 số Cl1103/PO/VA/01a đặt hàng Công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm thực hiện công việc điện CT Goldora Villa trị giá đơn hàng là 88.506.000 VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. Số tiền thanh toán đợt này là 80.460.000/2= 40.230.000 VNĐ (Giá chƣa thuế), theo UNC số 112
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 40.230.000
Có 11212: 40.230.000
7. Ngày 23/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri BN/2010N số 02668 cho đơn hàng ngày 23/02/2011 số Cl 1054/PO/VA/32 đặt hàng công ty Quảng cáo Visaco thực hiện cung cấp vật tƣ logo và bảng hiệu cho công trình Emivest trị giá hợp đồng 12.804.000 bao gồm thuế GTGT 10%
Nghiệp vụ đƣợc hạch toán: Nợ 154110: 11.640.000 Nợ 13311: 1.164.000 Có 331111: 12.804.000
8. Ngày 23/05/2011 thanh toán tiền điện văn phòng với số tiền là 1.254.831 đã bao gồm thuế GTGT 10%, theo UNC số 114
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 1.254.831
Có 11212: 1.254.831
9. Ngày 25/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT2/2011 số seri AH/11T số 0447607 cho tiền điện văn phòng tháng 5
Nghiệp vụ đƣợc hạch toán: Nợ 642712: 1.140.755 Nợ 13311: 114.076 Có 331111: 1.254.831
10. Ngày 27/05/2011 thanh toán 52.715.090 VNĐ số tiền bảo hành đến hạn theo đơn hàng số Cl1049/PO/VA/KS/12 ngày 21/09/2010 trị giá 1.054.301.797
Trang 56
(bao gồm thuế GTGT 10%) cho công ty TNHH SX TM DV Đồ Gỗ Nghị Phong thực hiện công việc gỗ công trình Villa Park. Theo UCN số 135
Nghiệp vụ này đƣợc hạch toán nhƣ sau: Nợ 331111: 52.715.090
Nợ 642780: 10.000 Nợ 13311: 1.000 Có 11212: 52.726.090
3.2.5.Quy trình ghi sổ:
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2
30/04 Số trang trƣớc chuyển sang
04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công
Lâm Thị Là CT Vísta 1
04/05
Phải trả ngƣời bán v 2 331111 54,000,000
04/05
Tiền gửi ngân hang v 3 11212 54,000,000
05/05 MH05009 05/05 Nhận HĐ từ Cty Đỉnh Phú cho CV Ghế CT Emivest 4 05/05 Chi phí thầu phụ v 5 154200 125,510,000 05/05 Thuế GTGT v 6 13311 12,551,000 05/05 Phải trả ngƣời bán v 7 331111 138,061,000
10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM
DV Đỉnh Phú CT Emivest 8
10/05
Phải trả ngƣời bán v 9 331111 50,000,000
10/05
Tiền gửi ngân hàng v 10 11212 50,000,000
15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH
Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 11
15/05 Phí giao dịch ngân hàng v 12 642780 10,000 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân
hàng
v 13 13311 1,000
15/05
Trang 57
15/05
Tiền gửi ngân hang v 15 11212 5,511,000
23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa
16
23/05 Phải trả ngƣời bán v 17 331111 40,230,000
23/05
Tiền gửi ngân hang v 18 11212 40,230,000
Số chuyển sang trang sau 287,802,000 287,802,000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011
Nơi mở tài khoản giao dịch: Vietcombank _Tài khoản :11212 ĐVT: đồng
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày Thu
(gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C 1 2 3 G 30/04 Số dƣ đầu kỳ 300,000,000
04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công
Lâm Thị Là CT Vísta 331111 54,000,000 246,000,000
10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM
DV Đỉnh Phú CT Emivest 331111 50,000,000 196,000,000
15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH
Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 331111 5,500,000 190,500,000 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch ngân hàng 642780 10,000 190,490,000
PC2VCB57 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân hàng
13311 1,000 190,489,000
23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa
331111 40,230,000 150,259,000 23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 331111 1,254,831 149,004,169
27/05 PC2VCB135 17/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty TNHH TM DV Nghị Phong CT Villa Park 331111 52,726,090 96,278,079 Cộng số phát sinh trong kỳ 203,721,921 Số dƣ cuồi kỳ 96,278,079 Ngày 31 tháng 05 năm 2011
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Trang 58
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011
Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp (642) ĐVT: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú
Số hiệu Ngày Trang
sổ
STT
dòng Nợ Có
30/04 Số dƣ đầu kỳ 0 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
15/05 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch NH 1 2 11212 10,000 25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 1 5 331111 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 Phí giao dịch NH 1 8 11212 10,000
31/05 KC chi phí QLDN 2 10 911 1,160,755
Cộng phát sinh trong kỳ 1,160,755
Số dƣ cuối kỳ
Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011
Tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154) ĐVT: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú
Số hiệu Ngày Trang
sổ
STT
dòng Nợ Có
30/04 Số dƣ đầu kỳ 0
05/05 MH05009 05/05 Chi phí thầu phụ 2 10 331111 125,510,000 12/05 MH05018 12/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 2 15 331111 5,00,000 23/05 MH05029 23/05 Chi phí NVL 2 28 331111 11,640,000
Cộng phát sinh trong kỳ 142,150,000
Số dƣ cuối kỳ 142,150,000
Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Trang 59
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011
Tài khoản: Thuế VAT được khấu trừ (1331) ĐVT: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Số dƣ Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có 30/04 Số dƣ đầu kỳ 0
05/05 MH05009 05/05 Thuế cho tiền hàng của
Cty Đình Phú CT Emivest 331111 12,551,000 12,551,000 12/05 MH05018 12/05 Thuế cho tiền thiết kế cho
Cty Hài Hòa CT Suối Tiên
331111 500,000 13,051,000
15/05 PC2VCB57 15/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 13,052,000
23/05 MH05029 23/05 Thuế mua NVL Cty điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
331111 1,164,000 14,216,000
25/05 MH05032 25/05 Thuế mua điện ở văn phòng 331111 114,076 14,330,076 27/05 PC2VCB135 27/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 14,331,076
Cộng số phát sinh trong kỳ 14,331,076
Số dƣ cuối kỳ 14,331,076
Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011
Tài khoản: Phải trả ngắn hạn người bán (3311) ĐVT: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú
Số hiệu Ngày Trang
sổ
STT
dòng Nợ Có
30/04 Số dƣ đầu kỳ 0
04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công
Lâm Thị Là CT Vísta 1 10 11212 54,000,000
05/05 MH05009 05/05 Đặt hàng CV ghế Cty TNHH
TMDV Đỉnh Phú CT Emivest 1 16
154200 125,500,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH
Trang 60
12/05 MH05018 12/05 Đặt CT TNHH thiết kế Hài
Hòa thiết kế CT Suối Tiên 1 30 154300 5,000,000
15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty
TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên
2 2 11212 5,500,000
23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty
Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa
2 25 11212 40,230,000
23/05 MH05029 23/05 Đặt hàng Cty Quảng cáo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Visaco CT Emivest 2 28 154110 11,640,000
23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 2 31 11212 1,254,831
25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 3 3 642712 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty
TNHH TM DV Nghị Phong