7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:
2.3.1. Hình thức kế toán:
Trang 26
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc
biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
số phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Dựa vào hình thức nhật ký chung, công ty tổ chức xử lý công việc thông qua phần mềm kế toán Pacific.
Giới thiệu sơ lược về phần mềm Pacific:
Phần mềm đƣợc xây dựng theo chế độ kế toán Việt Nam, và chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS)
Các biểu mẫu nhƣ: phiếu thu, phiếu chi… đƣợc thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty. Mỗi màn hình nhập liệu tƣơng ứng với một chứng từ và đƣợc in ra thành chứng từ lƣu thông hợp lệ nên công không cần thiết kế thêm các chứng từ này nữa.
Do công việc kế toán trong công ty cần phải theo dõi chi tiết theo đối tƣợng khách hàng và nhà cung cấp, nên phần mềm cũng đƣợc thiết kế đặc biệt theo yêu cầu của công ty.
Công nghệ drilldown ( đào sâu dữ liệu) giúp ngƣời sử dụng và nhà quản trị có thể diễn giải chi tiết số liệu từ tổng hợp đến chi tiết và các chứng từ liên quan chỉ trên một màn hình.
Trang 27
Sử dụng hệ cơ sở dữ liệu SQL Server với ngôn ngữ lập trình phát triển sản phẩm là C# 2005,VFP, VB.Net, Crystal Report…
Hình thức ghi sổ: nhật ký chung.
Phƣơng pháp tính giá vốn vật tƣ: thực tế đích danh, FIFO, LIFO. Đồng tiền hạch toán: VND, USD, VND-USD.
Giao diện báo cáo: tiếng Việt, tiếng Anh, song ngữ Anh-Việt. Hạch toán chênh lệch tỷ giá tự động theo phƣơng pháp thực tế.
Mã hóa hệ thống danh mục: 20 ký tự ( có thể mở rộng tùy theo yêu cầu) Định khoản kế toán: hệ thống cho phép định khoản một Nợ-nhiều Có, một Có-nhiều Nợ, nhiều Nợ-nhiều Có.
Phần mềm bao gồm các phân hệ nghiệp vụ nhƣ: - Kế toán tổng hợp
- Kế toán thuế - Báo cáo tài chính
- Quản lý vốn bằng tiền mặt - Quản lý công nợ - Quản lý mua hàng - Quản lý bán hàng - Quản lý hàng tồn kho - Quản lý tài sản cố định - Quản lý chi phí - Tính giá thành - Quản trị hệ thống - Hợp nhất số liệu từ các đơn vị thành viên
Trang 28
Trong đó ta có thể thấy phân hệ liên quan đến kế toán phải trả: quản lý công nợ, quản lý mua hàng, quản lý mua hàng. Ngoài ra kế toán phải trả còn làm việc trong màn hình phiếu chi, hóa đơn mua hàng.
Phân hệ liên quan đến khoản phải thu: quản lý công nợ, quản lý bán hàng. Ngoài ra kế toán phải thu còn làm việc trong màn hình phiếu thu, hóa đơn bán hàng
Trình tự nhập và lưu trữ dữ liệu vào phần mềm:
Khi nhận đƣợc các chứng từ, kế toán sẽ căn cứ vào thông tin ghi trên chứng từ nhập liệu vào phần hành thích hợp và lƣu trên phần mềm. Các thông tin sẽ tự động lƣu trong phần mềm theo tên file, theo ngày, theo phần hành của kế toán. Sau khi nhập liệu thông tin trên các màn hình nhập liệu, các dữ liệu, số liệu trong các tài khoản chi tiết tự động kết chuyển qua Tk tổng hợp. Cuối tháng, KT sẽ kết xuất số liệu đã lƣu trong phần mềm để lập báo cáo cần thiết.
2.3.2. Hệ thống tài khoản ty liên quan đến kế toán phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng:
Dựa theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006, công ty thiết kế hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của công ty: phù hợp với đối tƣợng kế toán, đối tƣợng quản lý chi tiết, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Tài khoản ND quản lý, theo dõi Kết cấu Tk Tiền Hình thức thanh toán, loại tiền, nơi lƣu trữ, số dƣ
111: Tiền mặt 112: Tiền gửi NH
1111: Tiền mặt VND 1121: Tiền gửi NH VNĐ 1112: Tiền mặt ngoại tệ 1122: Tiền gửi NH ngoại tệ 111_ _: Đối tƣợng chi tiết 112_ _: Đối tƣợng chi tiết Ví Dụ:
1111Z: Tiền mặt quỹ nhân viên 11212: Tiền VND gửi VCB 11221: Tiền ngoại tệ gửi VCB Nợ phải trả Nhà cung cấp, tên công trình, số tiền, thời gian 331: Phải trả ngƣời bán
3311: Phải trả ngắn hạn 3312: Phải trả dài hạn 3311_ : Đối tƣợng chi tiết 3312_: Đối tƣợng chi tiết Ví Dụ:
Trang 29
33111: Phải trả ngƣời bán: hoạt động SXKD 33121: Phải trả ngƣời bán: hoạt động SXKD Thuế VAT đầu ra Mặt hàng, loại hình giao dịch
333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc 333_ _: đối tƣợng chi tiết
33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33341: Thuế TNDN từ hoạt động SXKD Chi phí SXKD dở dang Loại chi phí, tên công trình 154: Chi phí SXKD dở dang 154_ _ _: đối tƣợng chi tiết 154110: Chi phí NVL 154120: Chi phí nhân công Chi phí quản lý DN Loại chi phí, tên công trình 642: Chi phí quản lý DN 642_ _ _: đối tƣợng chi tiết 642210: Chi phí văn phòng phẩm 642780: Phí Ngân hàng Nợ phải thu KH, số chứng từ, số tiền, tuổi nợ 131: Phải thu KH
1311: Phải thu ngắn hạn 1312: Phải thu dài hạn 1311_ : Đối tƣợng chi tiết 1312_: Đối tƣợng chi tiết
Ví Dụ:
13111: Phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD 13121: Phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD Thuế VAT đầu vào Mặt hàng, loại hình giao dịch 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 133_ _: đối tƣợng chi tiết
13311: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 13314: Thuế GTGT đƣợc hoàn lại
Doanh thu Khu vực, KH, loại hình cung cấp
511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
515: Doanh thu hoạt động tài chính 51_ _ _ : đối tƣợng chi tiết
51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ nội địa 5151: Lãi tiền cho vay, tiền gửi
Trang 30
2.3.3. Chứng từ, báo cáo, sổ sách.
2.3.3.1. Các báo cáo của công ty:
Là công ty có 100% vốn nƣớc ngoài, do đó ngoài hóa đơn GTGT, các chứng từ khác trong công ty đều do công ty tự in gồm 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt. Những chứng từ này vẫn đảm bảo các quy định về biểu mẫu theo quy định của Bộ Tài Chính.
Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ: hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế.
In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu đặc thù của công ty.
Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, đƣợc thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tƣợng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý.
Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày hoặc từ tháng… đến tháng.
Các báo cáo đều có thể xem trƣớc trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML, đƣa lên websitek, văn bản dạng text hay nhị phân tùy nghi sắp xếp theo yêu cầu ngƣời dùng.
Các báo cáo tài chính công ty lập hàng tháng, quý, năm ban hành theo yêu cầu quyết định số 48/2006 - BTC
- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN
2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB:
Chứng từ Ngƣời lập Ngƣời duyệt Mục đích sử dụng
Hợp đồng với ngƣời bán
Phòng thu mua TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ,
là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí (CP) và phải trả ngƣời bán
Trang 31
Đơn hàng Phòng thu mua TGĐ, KH Chứng từ gốc để ghi nhận CP và khoản phải trả ngƣời bán
Bảng báo
giá
Nhà cung cấp, nhà thầu phụ
KH Xác định về giá cả của từng loại
hàng cần sử dụng cho công trình, căn cứ để làm bảng quyết toán.
Bảng so
sánh giá
Phòng dự toán KH, TGĐ So sánh giữa giá của nhà cung cấp và giá dự toán của công ty đối với từng mặt hàng sử dụng cho CT Bảng nghiệm thu Phòng quản lý dự án Quản lý công trƣờng Xác định về khối lƣợng, chất lƣợng của hạng mục CT đã hoàn thành căn cứ làm bảng quyết toán HĐGTGT đầu vào Nhà cung cấp, nhà thầu phụ KT trƣởng bên cung cấp Là căn cứ để xác định chi phí phát sinh cho công trình.
Giấy đề nghị TT Kế toán phải trả, phòng thu mua KT trƣởng, TGĐ
Là cơ sở để lên kế hoạch các khoản phải trả trong tuần.
Ùy nhiệm chi Kế toán phải trả KT trƣởng, TGĐ Là chứng từ gốc và căn cứ để xác định số tiền đã trả cho NB
Phiếu chi Kế toán phải trả KT trƣởng, TGĐ
Là chứng từ gốc để căn cứ ghi chi phí và xác định số tiền đã trả . Hợp đồng với KH Phòng Marketing TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ, là chứng từ gốc để đòi nợ KH và ghi nhận DT. Yêu cầu thanh toán
Kế toán phải thu TGĐ Giấy yêu cầu, nhắc nhở KH thanh toán số % giá trị HĐ khi đến hạn HĐGTGT
đầu ra
Kế toán phải thu KT trƣởng, TGĐ
Ghi nhận DT đã cung cấp cho KH.
Biên bản
điều chỉnh HĐ(nếu có)
Kế toán phải thu KT trƣởng Điều chỉnh thông tin sai sót nhỏ ghi trên HĐ.
Trang 32
2.3.3.2. Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng: - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết khách hàng - Sổ chi tiết nhà cung cấp - Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng tiền mặt và ngoại tệ
2.3.4. Chính sách kế toán khác:
- Niên độ kế toán từ: 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND
- Phƣơng pháp hạch toán HTK: kê khai thƣờng xuyên - Khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng - Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch
- Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ
- Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty theo Quyết định số 15/2006 QĐ – BTC Ban hành ngày 20/03/2006
BB hủy
HĐ(nếu có)
Kế toán phải thu KT trƣởng Là chứng từ gốc để kê khai thuế về việc hủy bỏ không sử dụng HĐ
Bảo lãnh
của NH
Kế toán phải thu Ngân hàng, TGĐ
Theo yêu cầu của chủ đầu tƣ nhằm đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tƣ. Giấy báo có Ngân hàng Ngân hàng Ghi nhận khoản tiền tăng thêm từ
Trang 33
CHƢƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
3.1. Sơ lƣợc về đặc điểm kinh doanh của công ty:
Công ty Cogniplus Interiors cung cấp dịch vụ trang trí nội thất, tƣ vấn thiết kế trong các lĩnh vực: văn phòng làm việc, nhà xƣởng, nhà máy, phòng trƣng bày, nhà hàng khách sạn, căn hộ cao cấp…
Trong ngành xây dựng nói chung và ngành trang trí nội thất nói riêng, để có thể ký kết hợp đồng, thực hiện công việc, trƣớc tiên phải tham gia đấu thầu. Sau khi đấu thầu xong việc thảo luận các điều kiện thực hiện hợp đồng và chọn nhà cung cấp vật liệu cần thiết cho công trình đƣợc chọn lựa kĩ càng. Chính vì vậy điều kiện thanh toán giữa KH với công ty cũng nhƣ giữa công ty với nhà cung cấp đƣợc cân nhắc rất kỹ. Đối với kế toán phải thu cũng nhƣ phải trả nhiệm vụ chính là nắm bắt đƣợc các điều kiện thanh toán trong hợp đồng.
Các dạng hợp đồng mà công ty thực hiện với khách hàng: - Hợp đồng tổng hợp
- Hợp đồng thi công - Hợp đồng thiết kế
Dựa trên giá trị các dạng hợp đồng đã ký với KH và để tiện theo dõi công nợ phải thu việc thanh toán đƣợc chia thành các dạng chính sau:
Thanh toán theo phần trăm giá tri hợp đồng dựa trên tiến độ công việc. Ví dụ: 30/30/45/5: Công trình Everich Coffee Shop
50/45/5: Công trình Foodcourt Kumho 20/30/30/15/5: Công trình Antara
Ngoài ra có một số trƣờng hợp đặc biệt tùy từng KH và từng công trình điều khoản thanh toán đƣợc quy định rõ ràng trong hợp đồng về thời gian bên KH sẽ thanh toán tiền trong công ty. Đây là hợp động mà KH sẽ thanh toán cho công ty đúng vào ngày ghi trên hợp đồng nhƣng sẽ có những điều khoản rất chặt chẽ về tiến độ thi công và điều khoản phạt
Trang 34
Dựa trên các điều khoản thanh toán và điều khoản bảo hành trong hợp đồng với khách hàng, mà công ty thực hiện ký kết các dạng hợp đồng và chọn điều khoản thanh toán với NB nhƣ sau:
Hợp đồng cung cấp và thi công: đối với loại hợp đồng này nhà thầu phụ là những đơn vị quen thuộc đã hợp tác lâu dài với công ty và thông thƣờng quá trình thanh toán đƣợc chia làm 3,4 đợt (có thể nhiều hơn tùy theo giá trị hợp đồng) và có điều khoản bảo hành kèm theo
Ví dụ: hợp đồng với công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm vừa cung cấp thiết bị và thi công công viêc điện công trình Goldora Villa
Hợp đồng chỉ thi công: là hợp đồng ký với những đội thi công, họ chỉ cung cấp nhân công, công ty Cogniplus cung cấp vật tƣ. Đối với hợp đồng này việc thanh toán thƣờng đƣợc chia làm 2,3 đợt và có điều khoản bảo hành kèm theo
Ví dụ: hợp đồng với công ty đội Nguyễn Ngọc Phƣơng thi công công trình Goldora Villa
Hợp đồng chỉ cung cấp vật tƣ: đối với hợp đồng này nhà cung cấp có thể là bạn hàng thân thiết hoặc một đơn vị mới tùy tính chất công việc và theo đó các đợt thanh toán cũng phụ thuộc vào đó. Nhà cung cấp cũ việc thanh toán thƣờng đƣợc chia thành 3 đợt và có điều khoản bảo hành, nhà cung cấp mới việc thanh toán đƣợc chia thành 2 đợt hoăc đặc biệt hơn là 100% trƣớc khi giao hàng.
Ví dụ: hợp đồng với công ty cổ phần Vinagres cung cấp gạch cho công trình Coffee Bean in Kumhoo
3.2. Khoản phải trả ngƣời bán tại công ty:
3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán:
3.2.1.1. Nội dung hạch toán:
- Ngƣời bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công ty. Tại công ty ngoài khoản phải trả ngƣời bán cho công trình còn có khoản phải trả ngƣời bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí nhƣ điện, nƣớc, văn phòng phẩm…
Trang 35
Tại công ty các khoản phải trả ngƣời bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đƣa vào các khoản chi phí thích hợp
- Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
- Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
- Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu của C+
Ngoài việc phân loại ngƣời bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình
- Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu