7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp:
3.3. Khoản phải thu khách hàng tại công ty:
3.3.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán:
3.3.1.1. Nội dung hạch toán:
Khách hàng là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế với công ty, là đơn vị đƣợc công ty cung cấp dịch vụ theo yêu cầu
Đặc điểm các khoản phải thu:
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn để thu đƣợc tiền, KH yêu cầu cần có bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch đƣợc xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trƣờng hợp này lâu và khó
Trang 62
khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán nhƣ: chƣa đủ chứng từ, giám đốc chƣa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ.
Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết đƣợc đã hoàn thành công việc hay chƣa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế đƣợc lƣu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn.
Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này.
Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhƣng hầu nhƣ là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền.
3.3.1.2. Nguyên tắc hạch toán:
Giới thiệu công việc của kế toán phải thu theo chương trình ISO:
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải thu dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm đƣợc tiến trình công việc để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để tiến hành yêu cầu thanh toán cũng nhƣ lƣu trữ đầy đủ và khoa học.
Ở mỗi công trình số lƣợng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhƣng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải thu cũng phải tuân thủ các bƣớc sau (theo chƣơng trình ISO mẫu).
Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tƣởng thiết kế. - Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ - Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế
- Công đoạn 3: Bảng thiết kế đƣợc khách hàng chấp nhận. Trong công đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu
Trang 63 Giai đoạn 2: triển khai thiết kế
- Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lƣợng vật liệu - Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình
- Công đoạn 3: Xác nhận số lƣợng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình
Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH.
- Công đoạn 1: ký hợp đồng với. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu nhƣ sau:
- Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án
- Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1. Trong công đoạn này kế toán phải thu tiến hành gửi giấy yêu cầu thanh toán cho KH nhƣ sau:
Phòng Marketing thực hiện hợp đồng Gửi các phòng ban Khách hàng Chấp nhận bảng thiết kế của công ty (1)
Kế toán phải thu
(1)
Lƣu bảng gốc theo tên
CT và theo dõi công nợ Phòng Mar gửi cho
các phòng ban và thông báo trúng thầu
Kế toán phải thu
(1) Tổng giám đốc ký kết HĐ Khách hàng ký kết HĐ (1) Lƣu bảng gốc theo tên CT và theo dõicông nợ
Trang 64 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án
- Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án
- Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án
- Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Giai đoạn 5: thi công công trình
- Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình - Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần
- Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, đồng thời thanh toán cho nhà thầu cung cấp.
- Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ thực hiện hợp đồng cho khoản phát sinh thêm và kế toán phải thu tham gia vào công đoạn này nhƣ sau:
Kế toán phải thu
Kế toán trƣởng Tổng giám đốc Khách hàng Lập yêu cầu thanh toán (1) Gửi KH và lƣu
P. Quản lý dự án Kế toán phải thu
Khách hàng Kế toán trƣởng Tổng giám đốc (1) Gửi KH và lƣu Lập yêu cầu thanh toán Thông báo tiến
độ thực hiện CT cho Phòng Kế
Trang 65 Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình
- Công đoạn 1:kiểm tra chất lƣợng trƣớc khi nghiệm thu - Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trƣờng
- Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH
- Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán
Giai đoạn 7: kết thúc dự án
- Công đoạn 1: nghiệm thu, lập bảng quyết toán CT với thầu phụ, nhà cung cấp.
- Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình - Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành
- Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình
- Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm - Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành
Khách hàng Yêu cầu công việc
phát sinh
(1)
Kế toán phải thu
(1)
Lƣu bản gốc theo tên CT để
tiện theo dõi việc thu nợ P. Quản lý dự án
làm hợp đồng cho khoản tăng thêm
P. Marketing Tổng giám đốc Kế toán phải thu
Kế toán trƣởng Khách hàng Làm bảng thanh lý hợp đồng (kết thúc dự án) Lƣu theo CT và lập yêu cầu thanh toán; xuất hóa đơn
(1)
Trang 66
Các bước công việc của kế toán phải thu tại công ty:
Không giống nhƣ khoản phải trả ngƣời bán việc thanh toán chia thành nhiều giai đoạn và thanh toán cho các đối tƣợng khác nhau; việc thu nợ đƣợc thực hiện theo điều khoản ghi trên hợp đồng. Tùy theo giá trị hợp đồng mà điều khoản thanh toán chia số lần thanh toán khác nhau. Thông thƣờng việc số lần thanh toán từ 4 lần trở lên:
- Đợt 1: ngay sau khi ký kết hợp đồng - Đợt 2: hoàn thành % khối lƣợng công việc - Đợt 3: khi nghiệm thu quyết toán
- Đợt 4: sau thời gian bảo hành.
Việc thu nợ đƣợc thực hiện ở các lần gần nhƣ là tƣơng tự nhau nên đƣợc trình bày chung và sẽ có lƣu ý nếu có sự khác biệt
Cách lƣu hồ sơ : hồ sơ đƣợc lƣu theo năm, tên công trình và theo màu để tiện theo dõi kiểm tra và lục tìm
- Hóa đơn GTGT: đƣợc lƣu trong bìa còng và để riêng đƣợc kế toán phải thu quản lý vì số lƣợng hóa đơn ít đặt tên chỗ này là HĐBH
- Tất cả các hồ sơ liên quan đến KH đƣợc lƣu chung tại bìa còng theo tên CT, năm thực hiện đƣợc đánh dấu màu vòng với tên Client đặt tên chỗ này là KH
- Các chứng từ ngân hàng đƣợc lƣu giống khoản phải trả
Khoản phải thu KH :
Bƣớc 1: sau khi ký kết hợp đồng với KH và nhận đƣợc bảng báo giá, đơn hàng Phòng Marketing gửi => hồ sơ qua Phòng Kế toán
Đây là khoản thu lần 1, đối với khoản thu lần 2,3,4 Phòng. PM gửi Bảng nghiệm thu hoàn thành khối lƣợng công việc (+ Bảng quyết toán , Bảng thanh lý hợp đồng khi quyết toán CT) => qua Phòng Kế toán
Bƣớc 2: Kế toán phải thu tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của các hồ sơ trên tiến hành lập Hóa đơn GTGT , Yêu cầu thanh toán (Payment Claim) và nhập liệu thông tin KH tại Cashflow
- Cách lập Hóa đơn GTGT (tùy trƣờng hợp theo yêu cầu của KH mà kế toán phải thu tiến hành xuất hóa đơn GTGT hiện hành của Bộ Tài Chính theo từng
Trang 67
công đoạn hoàn thành công trình hay một lần duy nhất sau khi nghiệm thu, quyết toán công trình.): mở file Excel mẫu Hóa đơn GTGT điền các thông tin cần thiết:
Thông tin KH: tên, địa chỉ, mã số thuế
Nội dung dịch vụ cung cấp
Số tiền hàng: tiền Việt và tiền Đô (tỷ giá thông thƣờng tại thời điểm lập HĐ)
Số tiền thuế
In thành 2 bản 1 gửi KH 1 lƣu
- Cách lập Yêu cầu thanh toán: mở file Word mẫu Payment Claim điền số tiền yêu cầu KH thanh toán. In thành 2 bản 1 gửi KH và 1 lƣu
- Cách nhập thông tin KH vào Cashflow: mở Cashflow (file Excel) dựa vào hợp đồng nhập thông tin tại 2 sheet
Số thứ tự đại diện cho công trình (1, 2, 3…: số 50: CT Goldora Villa)
Tên Khách hàng và công việc thực hiện
Sổ tiền theo hợp đồng
Bƣớc 3: gửi tất cả hồ sơ cho Kế toán trƣởng kiểm tra => Tổng Giám đốc ký nhận
Bƣớc 4: gửi HĐ và Yêu cầu thanh toán cho KH và theo dõi tài khoản tiền gửi Ngân hàng tài khoản tại Ngân hàng Vietcombank
Bƣớc 5: nhận đƣợc tiền tại tài khoản và nhập liệu tại phần mềm
- Nhập khoản thu theo đƣờng dẫn: phiếu thu/ phiếu thu ngân hàng/ các thông tin sau:
Số thứ tự chứng từ
Ngày tháng năm chứng từ
Tên KH trả tiền và nội dung trả
- Nhập HĐ vào phần mềm theo đƣờng dẫn: Hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn bán hàng/ nhập các thông tin sau:
Số chứng từ
Ngày tháng năm chứng từ
Đồng tiền hạch toán
Trang 68
Nội dung thu tiền Bƣớc 6: lƣu chứng từ
- Hóa đơn GTGT lƣu tại bìa còng có tên HĐBH - Tất cả hồ sơ còn lại lƣu tại bìa còng có tên KH
Để theo dõi công nợ phải thu một cách hiệu quả và chặt chẽ, kế toán phải thu phải nắm đƣợc các điều khoản thanh toán từng công trình và từng KH.
Xử lý chênh lệch ngoại tệ cuối kỳ:
Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu bằng ngoại tệ:
- Ngoại tệ sử dụng là USD và theo dõi nguyên tệ đồng thời trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 131-Phải thu KH và tài khoản 007- Ngoại tệ các loại
- Khi nhập vào thì sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để phản ánh vào sổ kế toán
- Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán theo VND và quy đổi USD ra VND - Trong kỳ toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh đƣợc đƣa vào Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi và Chi phí tài chính nếu lỗ
- Cuối kỳ dùng tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo đánh giá lại số dƣ, tất cả mức chênh lệch tỷ giá đƣợc phản ánh vào tài khoản 413
Việc xử lý mức chênh lệch tỷ giá hối đoái khoản phải thu KH vào cuối năm tài chính ( cuối năm dƣơng lịch) đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1 : đăng nhập phần mềm và thực hiện theo đƣờng dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin/ tập hợp
Ở tên tài khoản ta nhập tài khoản 131112 Thời gian thông tin: 01/01/2010- 31/12/2010
Bƣớc 2: sau khi phần mềm tập hợp ta xuất dữ liệu ra excel và thực hiện việc phân chia phần chênh lệch theo các khoản mục có nghiệp vụ này
Bƣớc 3: tính toán và hạch toán phần chênh lệch
Bƣớc 4: khi lập báo cáo tài chính để nguyên số dƣ nợ (có) không kết chuyển
3.3.2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ
3.3.2.1. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ:
- Yêu cầu thanh toán (Payment Claim): có chữ ký của TGĐ và mộc của công ty. Xem phụ lục
Trang 69
- Hóa đơn GTGT: có chữ ký của Kế toán phải thu (ngƣời lập), Phó TGĐ (ngƣời kiểm tra)
Hình 3.6: Hóa đơn bán hàng
- Hợp đồng với KH: đƣợc xác nhận bởi ngƣời đại diện pháp luật của hai bên ký kết hợp đồng. Xem Phụ lục
- Đơn hàng: đƣợc xác nhận bởi ngƣời đại diện pháp luật của KH, Tổng giám đốc C+
- Bảng nghiệm thu với KH: có chữ ký của TP. Quản lý dự án, ngƣời đại diện của KH
- Bảng thanh lý hợp đồng: có chữ ký xác nhận của TGĐ và KH
3.3.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ:
- Sau khi đã thỏa thuận và tiến hành ký kết hợp đồng với KH Phòng Marketing sẽ gửi Hợp đồng cho Kế toán phải thu lƣu trữ bản gốc là cơ sở tiến hành đòi nợ
- Dựa vào tiến độ thi công công trình Phòng Quản lý dự án sẽ thông báo (hoặc làm nghiệm thu từng phần với KH) cho Phòng kế toán nắm tình hình và dựa vào điều khoản thanh toán trong Hợp đồng Kế toán phải thu tiến hành lập 2 bản Giấy yêu cầu thanh toán đƣợc ký duyệt bởi TGĐ sẽ gửi cho KH 1 bản và lƣu lại 1
Trang 70
bản. Đồng thời Kế toán xuất Hóa đơn GTGT thành 2 bản đƣợc ký duyệt bởi Phó TGĐ sẽ gửi KH một bản và lƣu 1 bản
- Dựa vào Hợp đồng, Hóa đơn GTGT và Giấy báo có của ngân hàng mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm theo thời gian thích hợp
3.3.3. Tài khoản và sổ sách sử dụng:
3.3.3.1. Tài khoản sử dụng:
C+ sử dụng tài khoản 131 để theo dõi khoản phải thu khách hàng và đƣợc mở chi tiết nhƣ sau:
1311: phải thu ngắn hạn KH
13111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD
131111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ VNĐ 131112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ
13112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư
131121: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tƣ (VND) 131122: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tƣ (USD)
13113: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính
131131: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (VND) 131132: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (USD) 1312: phải thu dài hạn KH
13121: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD
131211: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (VND) 131212: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (USD)
13122: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư
131221: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tƣ (VND) 131222: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tƣ (USD)
13123: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính
131231: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (VND) 131232: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (USD)
Tại C+ chỉ phát sinh khoản phải thu KH ngắn hạn hoạt động SXKD
Trang 71
3.3.3.2. Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái
- Sổ chi tiết KH
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký chung
3.3.4. Minh họa nghiệp vụ:
1. Ngày 05/12/2010 xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng là 173.250 USD tỷ giá thanh toán 20.600 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế số Cl-Everich-12/2010 và lập