Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25

LỜI NÓI ĐẦU

Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới và hoànthiện công tác kế toán Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao chokết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối vớingười tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý

Là một đơn vị sản xuất công nghiệp với chức năng tạo ra các sản phẩmxây dựng, công ty CP Sông Hồng 25 đã không ngừng trưởng thành và đạt đượcnhững thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu, lànhnghề, tâm huyết với nghề nghiệp có được những thành quả đó công ty cũngphải trải qua rất nhiều khó khăn từ khi mới thành lập như : thiêú trang thiết bị thicông, phương tiện máy móc hiện đại,đội ngũ nhân công lành nghề

Để khắc phục khó khăn của những ngày mới thành lập, tồn tại và đứngvững được trong cơ chế thị trường công ty đã nhanh chóng kiên toàn bộ máy tổchức mua sắm trang thiết bị thi công và đặc biệt có nhiều biện pháp đổi mới vàhoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu

Với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuấtđược tiến hành bình thường đó là vật liệu công cu, dụng cụ Cơ sở để tạo nênhình thái vật chất của sản phẩm trong doanh nghiệp, chi phí về nguyên vật liệuthường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tácđộng rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh Bởi vậy mà sau khi

đã có một dây truyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt thì vấn đề màcác doanh nghiệp công nghiệp công ty kinh doanh và xây dựng phải quan tâmđến là việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng mà kếtoán lại là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất

Xuất phát từ lý do trên, em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán

nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sông Hồng 25”.

Đề tài gồm 3 chương

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật

liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty CP Sông

Hồng 25.

CHƯƠNG 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán

ở công ty CP Sông Hồng 25.

CHƯƠNG I

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NGÀNH XÂY DỰNG CƠ BẢN.

Xây dựng cơ bản là ngành sản suất vật chất có vị chí hết sức quantrọng trong nghành kinh tế quốc dân Xây dựng cơ bản là quá trình xây dựngmới, xây dựng lại , cải tạo , hiện đại hoá khôi phục các công trình nhà máy , xínghiệp , đường xá , cầu cống , nhà cửa……… nhằm phục vụ cho sản suất và đờisống xã hội Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năngtái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân Sovới các nghành kinh tế quốc dân khác xây dựng cơ bản có những đặc điểm kỹthuật đặc trưng , thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xăy lắp và quátrình tạo ra sản phẩm của nghành

Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liêntục từ khâu thăm dò, điều tra khảo sát đến thiết kế thi công và quyết toán côngtrình khi hoàn thành Sản phẩm XDCB là những công trình phục vụ cho sảnxuất hoặc dân dụng , chúng được gắn liền trên một địa đIểm nhất định như: đátđai, mặt nước , mặt biển và thềm lục địa nó được tạo thành từ vật liệu xây dựng,nhân công và máy móc thiết bị Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có qui mô,kết cấu phức tạp , thời gian thi công tương đối dài , và có giá trị lớn, khối lượngcông trình lớn Hơn nữa sản phẩm XDCB mang tính cố định nơi sản xuất Sảnphẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đưa vào hoặt động Sản phẩmxây dựng đa dạng nhưng mang tính chất đơn chiếc, một công trình xây dựngđược thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định Quá trình khởi côngxây dựng cho đến khi công trình bàn giao được đưa vào sử dụng thường là thờigian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy mô , tính chất phức tạp về kỹ thuật củacông trình

Sản xuất cơ bản thường diển ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởiđiều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây lắp ở mộtmức độ nào đó mang tính chất thời vụ Do đặc điểm này, trong quá trình thicông cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh,đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lơi Trong điều kiện thờitiết không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thi công có thể sẽ phát sinh cáckhối lượng công trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiệt hại phát sinh dongừng sản suất Doanh nghiệp cần có kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiếtkiệm để hạ giá thành.

Do những đặc đIểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố thamgia cấu thành nên sản phẩm xây dựng Trong thời gian sản xuất thi công xâydựng để tạo ra sản phẩm cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật tư và nhân lực Việc lập kế hoạch XDCB cần cân nhắc thận trọng , nêu rõ các yêu cầu về vật tưtiền vốn, nhân công thông thường trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì chiphí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiếtkiệm có hiệu quả Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận tiện vàchính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm đảm bảo chất lượng thi công côngtrình đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ choxây dựng cơ bản

II.SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XDCB

1.Khái niệm và đặc điểm của vật liệu.

- Khái niệm vật liệu.

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinhdoanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất

Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳsản xuất thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộgiá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra

Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì vật liệu cũng chính là đối tượng laođộng Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chấtcấu thành nên thực thể sản phẩm.

Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp xây lắp rất

đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sảnsuất:về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu đượctiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu Về mặt kỹ thuật: vật liệu

là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về đặctính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trường xung quanh Vật liệu

là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng làvật liệu, đối tượng lao động là vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi

do lao động có ích của con người

2 Vị trí, vai trò của vật liệu.

Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệutrong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cungcấp vật liệu không đầy đủ kịp thời Mặt khác chất lượng sản phẩm đảm bảo haykhông là phụ thuộc chất lượng vật liệu Như đã đề cập ở trên , chi phí vật liệuthường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chungquản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vậtliệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liêu.

Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhaunhư nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư………Nên việc quản lý vậtliệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn Yêu cầu đặt ra đối với việc quản

_Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợpvới từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu Tránh tình trạng sử dụngnguyên vật liêu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt.

_Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để quátrình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vượt quámức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục tránhtình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu

_Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêuhao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệuqủa nhất

4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu Với côngtác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việcthực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế Kế toán vật liệu cầnthực hiện tốt các yêu cầu sau:

_Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua , vận chuyển ,bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu Tính toán đúng đắn trị gía vốnthực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạchthu mua vật tư về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm bảocung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh doanh _Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn các

bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đàu vềvật tư mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phương pháp quyđịnh nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán , tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế

và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

_Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư, pháthiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu ứ đọng, kémhoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưavào sử dụng

5 Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu.

Để hạch toán vật liệu được thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện như sau:

- Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu

- Xây dựng các nội quy , quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa,tối thiểu các định mức sử dụng vật tư cũng như các dịnh mức hao hụt hợp lýtrong vận chuyển và bảo quản

- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một cáchkhoa học và hợp lý

- Tổ chức phân tích tình hình vật tư và tổ chức công tác kiểm kê và kiểmtra và lập báo cáo về tình hình nhập –xuất –tồn vật tư

III PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:

1- Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theomột đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý

và hạch toán Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo nội dungkinh tế, nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:

Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vậtliệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sảnphẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy Đối với nửa thành phẩmmua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợimua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính

Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệuchính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sửdụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng đểphục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm,thuốc tẩy v.v ) và các nhiên liệu khác bao gồm

Nhiên liệu : gồm Than, Dầu, Gas

Vật liệu xây dựng cơ bản bao gồm : Xi măng, sắt thép, gạch

Phụ tùng sửa chữa thay thế : gồm Bu lông, vòng bi,

Phế liệu thu hồi nhập kho: gồm sơ sợi loại C

2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu :

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củavật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thốngnhất Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệuđược tính theo giá thực tế (giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theophương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể cóthuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuếVAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

a-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngườibán cộng với các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thumua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho ) trừ khoản giảm giá, chiếtkhấu thương mại được hưởng Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vậtliệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giátrị

Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế

Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệuxuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phívận chuyển, bốc dỡ )

Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liêndoanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định

Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồitối thiểu

Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tươngđương

b-/Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà cóthể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theonguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõràng:

Phương pháp giá bình quân :

Theo phương pháp này:

Trong đó :

Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác chưa cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung

Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện giá cả thị trường ít biến động.

Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

-/ Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ

là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.

-/ Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát

Giá thực tế vật liệu

xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân

Giá đơn vị bình

quân của kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ v nhà nh ập trong kỳ

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ v nhà nh ập trong kỳ

Giá đơn vị bình

quân cuối kỳ trước = Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳGiá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập

Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập

-/ Phương pháp trực tiếp:

Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phương pháp này còn

có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

-/ Phương pháp hệ số giá.

Việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày Công ty dệt nhuộm Trung Thư đã áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho Cuối tháng kế toán điều chỉnh giá vật liệu từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua hệ số giá.

3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” trong biên bản ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm.

Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư” Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và

người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu

b-/ Thủ tục xuất kho:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ

Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì)

Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau:

Phiếu xuất vật liệu

Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức Phiếu yêu cầu và sử dụng vật tư Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho vật liệu kiêm lưu chuyển nội bộ

Phiếu xuất vật tư sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn

vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu.

3.2-Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử

dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán

và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:

Phương pháp thẻ song song

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp sổ số dư

a-/ Phương pháp thẻ song song.

Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm 1970 Theo phương pháp thẻ song song:

Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu Định kỳ (có thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và lượng tồn thực tế

Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số lượng vật liệu) Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán

và tính ra số tiền Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng

ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG

LêThị Ngọc Anh - Kế toán 2A

(3 )

(2 (2 )

(1) (1) CHỨNG TỪ NHẬP

Chú thích : (1) Ghi hàng ngày

(2) Ghi kiểm tra đối chiếu (3) Ghi cuối tháng

b-/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ở kho : Việc ghi chép được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song

Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ vật tư, hàng hoá theo từng kho dùng cho cả năm Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào

sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật tư, hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ số lượng và giá trị Cuối tháng tiền hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và kế toán tổng hợp, toàn bộ nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau.

Sơ đồ kê toán vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

C-/ Phương pháp sổ số dư

Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán

Ở kho: Giống các phương pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định Sau

đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc Ngoài

ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng lỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật liệu Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu.

Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán)

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ

Ghi chú : (1) Ghi hàng ngày

4-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

4.1-/Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

a-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Dư Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho

TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho

Kết cấu TK 151:

Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đường

TK 1331- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ

TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ được hoàn lại

Kết cấu TK133:

Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ

Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, được hoàn lại)

Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận.

4.2 Kế toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ theo từng loại:

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua

Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho

Có TK 151 : Vật liệu đi đường

Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng:

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ

Có TK (111, 112, 331 ) : Tổng giá thanh toán

Các nghiệp vụ làm tăng khác:

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua

Có TK 411 : Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng

Có TK 336, 338, 311 : Tăng do đi vay.

Có TK 128, 222,223 : Nhận lại vốn góp liên doanh

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 331, 111, 112, : Phần thu bằng tiền hoắc giảm phải trả

Có TK 611, (6111) : Trị giá thực tế của hàng mua

Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật liệu tồn kho, g hi:

Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường cuối kỳ

Có TK 611, (6111) : Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng)

Nợ TK (621, 627, 642) Nguyên vật liệu xuất dùng

Có TK 611 (6111) Nguyên vật liệu

Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào.

Kế toán ghi:

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu có ghi:

Nợ TK 331, 111, 112 Tổng giá thanh toán

a-/ Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

Các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số thuế VAT được khấu trừ, cụ thể:

Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ

Có TK (331, 111, 112): Tổng giá thanh toán

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 1388 : Số tiền người bán chấp nhận trả

Có TK 152 (Chi tiết VL): Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có VAT.

Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ

Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT

Căn cứ vào quyết định xử lý:

Nếu trả lại cho người bán:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trả lại số thừa

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa

Có TK 331, 111 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT)

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trên, số thừa coi như giữ hộ người bán ghi:

Nợ TK 002 : Nhận giữ hộ gia công

Khi xử lý số thừa ghi:

Có TK 002 : Nhận giữ hộ gia công

Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau:

Nếu mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT)

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa

Có TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT)

Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân

Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Khi nhập:

Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế

Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu (Không có VAT)

Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Khi xử lý:

Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá số hàng thiếu (Không có VAT)

Có 1381: Trị giá số hàng thiếu

Nếu người bán không có hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán

Có TK 1381 : Xử lý số thiếu

Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu

Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:

Nợ 334 : Cá nhân phải bồi thường

Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu

Có TK 1381 : Xử lý số thiếu

Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 1381 : Xử lý số thiếu

Mua nguyên vật liệu, hàng về chưa có hoá đơn:

Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: “Hàng chưa có hoá đơn”, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi theo giá tạm tính:

Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường

Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng chưa về:

Nợ TK 151 :Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT)

Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ

Có TK (331, 111, 112 ) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Sang tháng sau, hàng về nhập kho:

Nợ TK 152 : Trị giá hàng nhập kho

Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước trở về.

-/ Hạch toán giảm nguyên vật liệu

Sơ đồ hạch toán kế toán biến động tăng giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

về nhập kho

Nhận góp liên doanh

TK 128, 222, 223

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

TK 222,223

TK 811,711 Giá ghi

sổ

Giá liên doanh

Giá góp nhỏ hơn giá ghi sổ

Giá trị vốn góp lớn hơn giá ghi sổ

TK 411 Trả vốn góp

TK 632, 1381

mua thanh toán bằng tiền

giá vốn

Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 (Chi tiết PX) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xưởng

Nợ TK 642, 641, 241 : Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DN

Có TK 152 : giá thực tế vật liệu xuất dùng

Xuất góp vốn liên doanh:

Nợ TK 222,223 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ (Có) TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu góp liên doanh

Xuất thuê gia công, chế biến:

Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến.

Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632 : Nhượng bán, trả lương, trả thưởng

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân

Nợ TK 1388, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu giảm

5-/ Hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu, đánh giá kết quả kiểm kê trong doanh nghiệp sản xuất

5.1-/ Hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu qua kiểm kê

Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm

kê tất cả các loại vật tư ở các kho nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản, đảm bảo cho

số liệu kế toán được chính xác Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá việc hạch toán được tiến hành như sau:

Tài khoản sử dụng : Tài khoản 138 Phải thu khác

Tài khoản 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý.

Kết cấu :

Bên nợ : Ghi số tiền đơn vị còn phải thu thuộc các khoản phải thu khác.

Bên có : Ghi số tiền đơn vị đã thu thuộc các khoản phải thu khác

Số dư nợ : Các khoản thu khác còn phải thu

Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp:

Nếu thiếu nguyên vật liệu :

Nợ TK 632 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức

Nợ TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu

Nếu thừa nguyên vật liệu

Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa

Có TK 632 : Giá trị vật liệu thừa trong định mức

Có TK 1381 : Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý

Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:

Xử lý số thiếu:

Nợ TK 138 (1388) : Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng

Nợ TK 334 : Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương

Nợ TK 811, 421, 415 : Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào QDPTC

Có TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh

Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh:

Nợ TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh

Có TK 412 : Chênh lệch tỷ giá

6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trường Để đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại

Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho

niên độ mới theo công thức sau:

Mức dự phòng cần

lập cho niên độ N + 1 =

Số lượng h ng t à nh ồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại h ng à nh x

Mức giảm giá thực của mỗi loại h ng v o cu à nh à nh ối niên độ

kế toán

Mức giảm giá thực tế

của mỗi loại h ng t à nh ồn

kho = Giá gốc ghi số thực tế của h ng t à nh ồn kho đó -Giá thực tế của h ng tkho đó v o cu à nh ối niên độà nh ồn

Sau khi đã xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau:

Tài khoản sử dụng : Tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Kết cấu

Bên nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bên có : Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào giá vốn hàng bán

Dư có : Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có

Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng hàng hoá, vật tư tồn kho thực tế và khả năng giảm giá của từng loại, từng thứ để xác định số tiền trích lập dự phòng tính vào giá vốn hàng bán.

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu số trích lập dự phòng nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước

kế toán hoàn nhập số chênh lệch nhỏ hơn đó

Nợ TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 Giá vốn hàng bán Nếu phải lập dự phòng lớn hơn số đã lập cuối năm trước kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch lớn hơn ghi:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

7-/ Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng trong kế toán nguyên vật liệu ( theo bốn hình thức ghi sổ )

-/ Sổ nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất sổ này gồm hai phần

+/ Phần nhật ký là phản ánh các nghiệp vụ theo trình tự thời gian

+/ Phần sổ cái là phần phản ánh hai bên nợ và có và toàn bộ tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được mở trên một hoặc một vài trang sổ này dùng để phản ánh theo nội dung kinh tế theo đối tượng

-/ Cuối kỳ : giữa phần nhật ký và sổ cái phải có sự cân đối

Tổng số tiền ở phần nhật ký ( Tổng số phát sinh ở cột 6 ) = tổng số phát sinh nợ trong kỳ các tài khoản ở phần sổ cái = Tổng số phát sinh có trong kỳ các tài khoản ở phần sổ cái

Tổng số dư cuối kỳ các tài khoản = tổng số dư có cuối kỳ của các tài khoản

Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức nhật ký sổ cái

Bảng tổng hợp chứng

Nhật ký sổ

cái

T i kho à nh ản 152

Sổ kế toán chi tiết Nguyên vật

Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo t i à nh

chính

+/Cơ sở để ghi nhật ký chứng từ, chứng từ gốc các bảng phân bổ, bảng kê,

sổ chi tiết

+/ Nhật ký chứng từ phải mở cho tứng thứ loại, hết mỗi một tháng mở nhật ký mới Cuối tháng số tổng cộng trên nhật ký chứng từ được chuyển vào ghi sổ cái tài

khoản liên quan.

Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức nhật ký chứng từ

(1) Ghi hàng ngày

(2) Ghi cuối tháng

(3) Đối chiếu

7.3- / Hình thức Sổ Nhật ký chung

-/ Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

+/ Điều kiện vận dụng Hình thức này thường được áp dụng trong các điều kiện kế toán thủ công, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ loại hình hoạt động đơn giản

Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung

Chứng từ gốc và nhbảng phân bổNguyên vật liệu

Sơ đồ hạch toán ghi chép theo hình thức chứng từ ghi sổ

hợp chứng nguyên vật Sổ chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi

tiết nguyên vật liệu

Sổ cái TK 152

Bảng cân đỗiPS

Báo cáo tài chính

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY

CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần sông Hồng 25

Công ty cổ phần sông Hồng 25 tiền thân là công ty xây dựng dân dụngđược thành lập ngày 1.2.1980 : theo quyết định số 218/BXD-TCLĐ của Bộtrưởng Bộ Xây dựng Đến ngày 7.8.1992 theo quyết định số 393 BXD-TCLĐCủa Bộ trưởng Bộ Xây dựng thành lập công ty xây dựng dân dụng

Ngày 26.3.1993 theo quyết định số 131A/BXD-TCLĐ của Bộ trưởng BộXây dựng quyết định lại doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty cổ phần sôngHồng 25

Ngày 30.1.1995 theo quyết định số 591TCT-TCLĐ của tổng giám đốctổng công ty sông hồng hợp nhất toàn bộ chi nhánh công ty xây lắp và thi công

cơ giới tại hòa bình vào công ty cổ phần Sông hồng 25

Ngày 24.10.1997 theo quyết định số 10TCT-TCLĐ của hội đồng quản trịtổng công ty Sông hồng về việc tách xí nghiệp lắp máy , sửa chữa gia công, giacông cơ khí Sông hồng 205 trực thuộc công ty xây dựng sông hồng thành trungtâm cơ khí lắp máy

Kể từ khi thành lập công ty cổ phần Sông hồng 25 đã có rât nhiều trongviệc xây dựng và phát triển công ty Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có 7đơn vị sản xuất trực thuộc, địa bàn hoạt động ở khắp các tỉnh: Hà Nội,Hoà Bình,Bắc Ninh cho đến nay để phù hợp vơi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và địabàn hoạt động Công ty đã sát nhập còn 5 đơn vị trực thuộc Trụ sở của công tyhiện đang ở tại Hội hợp - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc Công ty được cấp giấy phéphành nghề xây dựng số 84 BXD/CXD của Bộ Trưởng Bộ xây dựng - sốTK73010012E tại chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Vĩnh Phúc

Các công trình công ty đã và đang thi công rất đa dạng Công ty đượcphép hành nghề trên các lĩnh vực: dân dụng, công nghiệp thuỷ điện, thuỷ lợi ,giao thông, sân bay bến cảng, xây lắp đường dây điện.vv Công ty có 1148 cán

bộ công nhân viên hành nghề giầu kinh nghiệm, trong các lĩnh vực thuộc về xâydựng

Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tham gia xây dựng rấtnhiều công trình quan trọng như: nhà máy thuỷ điện Thác Bà, nhà máy giấy bãibằng việt trì, nhà máy thuỷ điện selapam-lào khách sạn thủ đô, nghân hàng côngthương Việt Nam , làng chuyên gia Liên Xô, nhà máy si măng Bút Sơn, nhàmáy kính nổi Đáp Cầu, nhà máy đường Hoà Bình, nhà máy bia Tiger, đườngcao tốc Láng- Hoà Lạc, quốc lộ 1A và hàng trăm công trình có quy mô khác.Các công trình do công ty thi công vận hành hiệu quả và được đánh giá là nhữngcông trình có chất lượng cao Hiện nay công ty đang tập chung nâng cao mọimặt năng lực máy móc thiết bị đầu tư chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhậnthầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác trong cũng như ngoài nước

Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng bướcđược củng cố và phát triển toàn diện đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sưgiầu kinh nghiêm, công nhân giỏi nghề có các trang thiết bị tiên tiến hiện đại củanhiều nước trên thế giới Từ đó, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của tổngcông ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận làm các công trình quan trọngnhư xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, đường giao thông có thểđánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau

STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiệnNăm 2000 Năm 2006

135.007.000.000

96.347.000.00038.660.000.000

2 Lao động tiền lương

- Tổng số LĐBQ

- Tổng quỹ lương

- TNBQ 1CNV/thg

Người1000đđồng

10746.906.325.0621.300.000

11486.067.385.1741.400.000

3 Doanh thu thuần 1000đ 42.064.980.939 50.989.171.465

4 Lợi nhuận thuần 1000đ 2.769.817.837 1.101.011.396

2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty cổ phần Sông hồng 25

Theo quyết định số 97 TCT/HDQT của chủ tịch hội đồng bộ trưởng tổngcông ty Sông hồng về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của các công

ty, công ty cổ phần Sông hồng 25 có các chức năng nhiệm vụ chính như sau:

Công ty được cấp giấy phép hành nghề trên các lĩnh vực:

- Sản xuất gạch ngói tấm lợp đá ốp lát, sản xuất cấu kiện bê tông, kinhdoanh vật tư vật liệu xây dựng

- Xây dựng công trình công nghiệp công cộng, nhà ở, xây dựng đườngdây tải điện tram biến thế

- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp với quy mô lớn, xây dựngcông trình thuỷ lợi đe đập, hồ chứa nước hệ thống tưới tiêu

- Xây dựng công trình đường bộ, sân bay, bến cảng

- Sản xuất lắp đặt kết cấu xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, lắp đặtthiết bị điện nước, thiết bị công nghệ, thiết bị công trình.

- Nạo vét bồi đắp mặt bằng công trình, thi công các loại móng công trìnhbằng phương pháp nổ mìn

- Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộcquyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúngquy định của pháp luật

- Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúngquy định của pháp luật

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty.

Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn trách nhiệm hành chính vàocác đơn vị trực thuộc bộ xây dựng Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhànước về nghành xây dựng công ty cổ phần Sông hồng 25 là doanh nghiệp nhànước về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn

vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt độngchủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dưng

Khái quát bộ máy quản lý công ty

Là một doanh nghiệp nhà nước công ty cổ phần Sông hồng 25 thuộc công

ty Sông hồng tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịutrách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty Giúp viếc cho Giám Đốc

là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng

- Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm,chịu trách nhiệm trước tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuấtkinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao

- Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai người giúp Giám Đốc công

ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lượng các công trình

- Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi,quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thờicác thiết bị vật tư

- Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuấtcông tác đơn giá định mức tiền lương, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanhtoán, quyết toán các công trình

- Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty

tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng như các đơn vị chức thụôcđáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động Đôngthời giúp Giám Đốc lắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên Đềgia chương trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sảnxuất kinh doanh

- Phòng kỹ thuật chất lượng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giámsát về kỹ thuật chất lượng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sángkiến , thay đổi biện pháp thi công

- Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạnbáo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõithực hiện kế hoạch.

- Phòng vật tư cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty lập

kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật tư thiết bị của cácđơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc

có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị cóhiệu quả

- Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý vềmặt tài chính để công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chínhsách chế độ của nhà nước thường xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiệntiết kiệm và kinh doanh có lãi

Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty cổ phần Sông hồng 25 tổ chức sảnxuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh Trong đó:

1 Chi nhánh Vĩnh Yên: Thi công các công trình công nghiệp, dândụng cao tầng

2 Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông hồng 251

3 Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 252

4 Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 253 thi công đào đắp công trình thủy

5 Xí nghiệp xây dựng Sông hồng 254 thi công các công trình dândụng công nghiệp , đường dây và trạm điện cao thế, hạ thế

6 Xí nghiệp xây dựng cầu đường 255

7 Đội sản xuất vật liệu

Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh như:

Liên doanh cảng Bích Hạ Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chếliên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty cổ phần Sônghồng 25 Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ngày / / /

Định kỳ hàngthángbáo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liêndoanh theo các chỉ tiêu : Sản lượng, doanh thu, thanh toán

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Sông hồng 25

Giám đốc công ty

Chi nhánh Vĩnh

Công trình đường dây điện trong nướcĐội

điện

nước

ct

Các đội XD

v CNà nh

Các tổ đội đường A1

Đội thi công đóng

ép cọc

Công trình Yaly Các đội XD kv

Hbình

Trạm bê tông ASP thi công A1Các đội

4 Tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần Sông hồng 25

Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty cổ phần Sông hồng

25 Bao gồm 12 người.

- Ở văn phòng công ty:

Phòng tài chính kế toán của Công ty là nơi cung cấp những thông tin về sựvận động của tài sản, là căn cứ cho ban lãnh đạo của Công ty thực hiện đầy đủchế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập chungthống nhất của trưởng phòng tài chính kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoácủa cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quản lý, yêu cầu và trình

độ quản lý bộ máy kế toán Công ty được tổ chức như sau:

+ Trưởng phòng kế toán ( kế toán trường) là người giúp việc cho Giámđốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình huy động

và sử dụng vốn, điều hành tổ chức phân công các phần hành kế toán cho nhânviên, lập báo cáo quyết toán định ký

+ Phó phòng kế toán : Là người giúp việc cho kế toán trưởng, cùng kế toántrưởng lập báo cáo tài chính định kỳ, đồng thời nghiên cứu chế độ chính sáchsoạn thảo văn bản quản lý, quản lý vốn và tài sản cố định

+ Các nhân viên kế toán phần hành chịu sự điều hành chung của trưởngphòng tài chính kế toán: Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính; Kế toántheo dõi huy động vốn; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán ngân sách Nhà nước;

Kế toán thanh toán nội bộ; Kế toán công nợ phải thu khách hàng; Kế toánngân hàng Ngoài ra còn có một thủ quỹ thực hiện việc nhập xuất quỹ tiềnmặt Các nhân viên kế toán có phân mảng công việc, tuy nhiên họ vẫn có thểlàm các công việc của mảng khác và các công việc như kê khai báo cáo thuế,giao dịch với ngân hàng

* Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:

5 Công tác kế toán

Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Đây làhình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sửdụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao

Việc thực hiện kế toán máy được tiến hành như sau:

Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máyvới các phần đã được khai báo từ trước Ngay từ khi bắt đầu với chương trìnhngười sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thôngtin cần thiết như:

- Khai báo mã số tài khoản

- Khai báo khoản mục phí

Sơ đồ kế toán máy của công ty như sau:

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG 25

1 Đặc điểm và phân loại vật liệu.

1.1 Đặc điểm của vật liệu.

Công ty cổ phần Sông hồng 25 là một công ty xây lắp nên vật liệu sửdụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng Khi thực hiện thi công bất cứmột công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sửdụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cáchphong phú đa dạng Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi côngcủa công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghànhkhác nhau Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệpnhư: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như

gỗ làm xà gồ, tre, nứa… có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác

Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá th nh à nh

+Xác định kết quả

Các báo cáo

kế toán