Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Sông Đà số 2.DOC

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Sông Đà số 2

Lời nói đầu

Cơ chế thị trờng và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lợng sản phẩm có sức hút đối với ngời tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.

Là một đơn vị sản xuất công nghiệp với chức năng tạo ra các sản phẩm xây dựng, công ty xây dựng Sông Đà 2 đã không ngừng trởng thành và đạt đợc những thành tựu đáng kể, với lực lợng cán bộ công nhân viên hùng hậu , lành nghề, tâm huyết với nghề nghiệp có đợc những thành quả đó công ty cũng phải trải qua rất nhiều khó khăn từ khi mới thành lập nh : thiêú trang thiết bị thi công, phơng tiện máy móc hiện đại,đội ngũ nhân công lành nghề.

Để khắc phục khó khăn của những ngày mới thành lập, tồn tại và đứng vững đợc trong cơ chế thị trờng công ty đã nhanh chóng kiên toàn bộ máy tổ chức mua sắm trang thiết bị thi công và đặc biệt có nhiều biện pháp đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu.

Với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng đó là vật liệu công cu, dụng cụ Cơ sở để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm trong doanh nghiệp, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh Bởi vậy mà sau khi đã có một dây truyền sản xuất hiện đại, một lực lợng lao động tốt thì vấn đề mà các doanh nghiệp công nghiệp công ty kinh doanh và xây dựng phải quan tâm đến là việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng mà kế toán lại là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất.

Xuất phát từ lý do trên, em đã chọn dề tài “ Tổ chức công tác kế toán

nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công tyxây dựng Sông Đà số 2”.

Đề tài gồm 3 chơng

Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệutrong các doanh nghiệp xây dựng

Chơng 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng SôngĐà 2.

Chơng 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ởcông ty xây dựng Sông Đà 2.

Chơng I

Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toánnguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản suất.

I Khái quát chung về đặc điểm của nghành xây dựng cơ bản.

Xây dựng cơ bản là ngành sản suất vật chất có vị chí hết sức quan trọng trong nghành kinh tế quốc dân Xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại , cải tạo , hiện đại hoá khôi phục các công trình nhà máy , xí nghiệp , đờng xá , cầu cống , nhà cửa……… nhằm phục vụ cho sản suất và đời sống xã hội Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân So với các nghành kinh tế quốc dân khác xây dựng cơ bản có những đặc điểm kỹ thuật đặc trng , thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xăy lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của nghành.

Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng đợc tiến hành sản xuất một cách liên tục từ khâu thăm dò, điều tra khảo sát đến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành Sản phẩm XDCB là những công trình phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng , chúng đợc gắn liền trên một địa đIểm nhất định nh: đát

đai, mặt nớc , mặt biển và thềm lục địa nó đợc tạo thành từ vật liệu xây dựng, nhân công và máy móc thiết bị Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có qui mô, kết cấu phức tạp , thời gian thi công tơng đối dài , và có giá trị lớn, khối l-ợng công trình lớn Hơn nữa sản phẩm XDCB mang tính cố định nơi sản xuất Sản phẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đa vào hoặt động Sản phẩm xây dựng đa dạng nhng mang tính chất đơn chiếc, một công trình xây dựng đợc thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định Quá trình khởi công xây dựng cho đến khi công trình bàn giao đợc đa vào sử dụng thờng là thời gian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy mô , tính chất phức tạp về kỹ thuật của công trình.

Sản xuất cơ bản thờng diển ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trờng, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật t chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trờng thời tiết thuận lơi Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi sẽ ảnh hởng đến chất lợng thi công có thể sẽ phát sinh các khối lợng công trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiệt hại phát sinh do ngừng sản suất Doanh nghiệp cần có kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiết kiệm để hạ giá thành.

Do những đặc đIểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng để tạo ra sản phẩm cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật t và nhân lực Việc lập kế hoạch XDCB cần cân nhắc thận trọng , nêu rõ các yêu cầu về vật t tiền vốn, nhân công thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu quả Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch đợc thuận tiện và chính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm đảm bảo chất lợng thi công công trình đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản.

II.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệutrong doanh nghiệp XDCB

1.Khái niệm và đặc điểm của vật liệu.

- Khái niệm vật liệu.

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất

Vật liệu là đối tợng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra.

Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì vật liệu cũng chính là đối tợng lao động Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.

Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sản suất:về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu Về mặt kỹ thuật: vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trờng xung quanh Vật liệu là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là vật liệu, đối tợng lao động là vật liệu chỉ khi đối tợng lao động đ-ợc thay đổi do lao động có ích của con ngời.

2 Vị trí, vai trò của vật liệu.

Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ kịp thời Mặt khác chất lợng sản phẩm đảm bảo hay không là phụ thuộc chất lợng vật liệu Nh đã đề cập ở trên , chi phí vật liệu th-ờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chung quản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liêu.

Nguyên vật liệu đợc nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau nh nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lu vật t………Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là:

_ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản , nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất.

_Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lợng, khối lợng, đơn giá chủng loại để làm sao đạt đợc chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lợng, chất lợng sản phẩm cao nhất.

_Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liêu kém chất lợng do khâu bảo quản không tốt.

_Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lợng nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vợt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thờng xuyên liên tục tránh tình trạng ngng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu.

_Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu qủa nhất.

4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lý vật liệu Với công tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việc thực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế Kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các yêu cầu sau:

_Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua , vận chuyển , bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu Tính toán đúng đắn trị gía vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về các mặt số lợng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh doanh.

_áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đàu về vật t mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán , tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

_Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật t, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật t thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng.

5 Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu.

Để hạch toán vật liệu đợc thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện nh sau: - Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu.

- Xây dựng các nội quy , quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa, tối thiểu các định mức sử dụng vật t cũng nh các dịnh mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản.

- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách khoa học và hợp lý.

- Tổ chức phân tích tình hình vật t và tổ chức công tác kiểm kê và kiểm tra và lập báo cáo về tình hình nhập –xuất –tồn vật t.

III.Phân loại và đánh giá vật liệu.

1.Phân loại vật liệu.

Đối với mỗi doanh nhiệp , do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật liệu khác nhau Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà nguyên vật liệu của nó có những nét riêng Chẳng hạn nh đối với doanh nghiệp công nghiệp nguyên vật liệu gồm : vật liệu chính vật liệu phụ .Đối với doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu gồm :xi măng , gạch , đá , vôi, cát , sỏi Đối với doanh nghiệp nông nghiệp thì nguyên vật liệu gồm: hạt giống , phân bón , thuốc trừ sâu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng tiêu thức nào đó vào một loại, ta dựa vào từng nội dung, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý sử dụng của doanh nghiệp.Có các cách phân loại sau đây.

1.1.Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trịnguyên vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua vào ) Nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp để hình thành nên thực thể sản phẩm mới Trong doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau Ví dụ sợi vải trong ngành dệt may, tôm cua cá trong nghành chế biến thuỷ hải sản

- Vật liệu phụ : là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý sản xuất bao gói sản phẩm nh thốc nhuộm , sơn, dầu

- Nhiên liệu đợc sử dụng phục phụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh: xăng ,dầu , khí ga

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết đợc sử dụng để thay thế sửa chữa những máy móc , thiết bị sản xuất phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: những thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ , khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: là vật liệu không đợc vào các loại vật liệu kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.

Cũng cần lu ý rằng trong cách phân loại này có những trờng hợp loại vật liệu có thể là vật liệu phụ ở doanh nghiệp này nhng lại là vật liệu chính ở doanh nghiệp khác.

1.2 Phân loại vật liệu căn cứ vào mục đích sử dụng

- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh: dùng trong quản lý , phục vụ cho nhu cầu xử lý thông tin.

1.3 Phân loại vật liệu căn cứ vào nguồn hình thành

- Vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp - Vật liệu mua ngoài

- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh

Dựa trên các cách phân loại trên và để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu , ngời ta thờng lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu đ-ợc chia thành từng nhóm, từng thứ vật liệu Tuỳ theo số lợng số nhóm vật liệu để lập số hiệu tài khoản cấp 2,3 hoặc 4

2.Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật t hàng hoá đó.

Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp kiểm kê định kỳ - Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp đợc áp dụng phổ biến hiện nay Đặc điểm của phơpng pháp này là mội nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều đợc kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thờng xuyên theo quá trình phát sinh.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳcó đặc điểm là trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu còn giá trị vật liệu xuất chỉ đợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.

Trị giá vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ +Trị giá vật liệu nhập trong kỳ

-Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ

2.1 Đánh giá vật liệu theo giá mua thực tế

*Giá thực tế vật liệu nhập kho.

- Đôí với vật liệu mua ngoài có hai trờng hợp:

+Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản triết khấu, giảm giá và khoản trả lại nếu có.

Nh vậy yêu cầu của phơng pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán cha có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán.

Số thuế GTGT phải nộp đợc tính theo công thức:

Số thuế GTGTphải nộp = Thuế GTGTđầu ra – Thuế GTGTđầu vào Giá của hàng hoá Thuế suất thuế GTGT dịch vụ chịu thuế  của hàng hoá tơng ứng +Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).

 Giá mua thực tế của vật liệu mua ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu chế biến , chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị Tiền thuê ngoài gia công chế biến theo hợp đồng.

 Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vốn góp thực tế nhập kho sẽ do hội đồng liên doanh đánh giá.

 Đối với phế liệu thu hồi có thể đánh giá theo giá ớc tính hay còn gọi là giá tạm tính.

*Giá thực tế vật liệu xuất kho.

Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất kho cũng có những phơng pháp tính khác nhau Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán tronh hạch toán, phải giải thích rõ ràng khi có thay đổi.

- Phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ.

Đơn giá vật liệu tồn kho đầu kỳ = Trị gía vật liệu tồn kho đầu kỳ chia cho sản lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ.

Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Đơn gía bình quân của vật liệu tồn kho đầu kỳ  Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.

Phơng pháp này đợc áp dụng đói với doanh nghiệp có vật liệu tồn kho đầu kỳ chiếm tỷ trọng lớn.

- Phơng pháp tính gía thực tế bình quân gia quyền Thuế GTGT đầu ra =

Trị giá thực tế vật liệu trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Giá thực tế bình quân

một đơn vị vật liệu

Sản lợng vật liệu Sản lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu Giá thực tế bình quân Số lợng vật liệu tồn kho trong kỳ 1 đơn vị vật liệu nhập kho trong kỳ.

Đơn giá bình quân vật liệu có thể tính vào cuối kỳ hay tính vào sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn.

- Phơng pháp tính giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này vật liệu đ-ợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên lúc nhập cho đến khi xuất dùng Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó.

Phơng pháp này thờng đợc sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt, chẳng hạn nh các loại vàng bạc, đá quý , các chi tiết của ôtô xe máy mà có thể nhận diện đợc từng thứ , nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho.Khi xuất kho thì giá xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hay từng lần nhập.

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO –Firts in firts out )

Theo phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất tr-ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác , cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này thích hợp trong từng trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( LIFO – Last in first out )

Phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho ,sau đó mới lần lợt theo các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Ta cũng giả định rằng những vật liệu mua sau cũng sẽ đ-ợc xuất trớc tiên Và nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của từng lần nhập đầu kỳ.

Phơng pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát.

2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.

x

Ngoài giá thực tế đợc sử dụng để phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu nh nêu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động của vật liệu trong kỳ.

Giá hạch toán là giá đợc xác định trớc ngay từ đầu kỳ kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ kế toán có thển lấy giá kế hoạch hoặc giá trớc để làm giá hạch toán cho kỳ này Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa gía thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn và nhập trong kỳ

Giá thực tế của Giá thực tế của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch =

Giá hạch toán của Giá hạch toán của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế của vật liệu = Giá hạch toán của vật liệu  Hệ số chênh lệch Xuất trong kỳ xuất trong kỳ

Giá hạch toán đợc sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu Giá hạch toán có u điểm là phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

IV Kế toán chi tiết vật liệu

1 Chứng từ kế toán

Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chứng từ có tính chất hớng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản , tuân thủ chặt chẽ trình tự lập , phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quả lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.

Theo chế độ kế toán ban hành QĐ 1141-TC/QĐCĐKT ngày 01/01/1995 của bộ trởng bộ tài chính ban hành các chứng từ về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu02 – VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật t , sản phẩm hàng hóa ( Mẫu08 – VT ) - Hóa đơn GTGT (Mẫu01 GTGT –3LL )

- Hóa đơn bán hàng ( Mẫu02 GTGT – 3 LL ) - Hóa đơn cớc vận chuyển ( Mẫu03 – BH )

Ngoài ra DN còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất hớng dẫn nh:

_Phiếu hạn mức vật t ( Mẫu 04 – VT )

_Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05 – VT ) _Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT )

2 Các phơng pháp kế toán vật liệu

Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp , sử dụng vật liệu Kế toán vật liệu vừa đợc thực hiện ở kho vừa đợc thực hiện ở phòng kế toán

Kế toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện theo một trong ba phơng pháp: Phơng pháp thẻ song song , phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp số d.

2.1Phơng pháp ghi thẻ song song.

Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lợng ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể:

ở kho : hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu , thủ kjho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lợng và giá trị vật liệu Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật t phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu , cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu.

Phơng pháp vày áp dụng thích hợp đói với những doanh nghiệp có ít chứng từ loại vật liệu , khối lợng loại nghiệp vụ ít Song phơng pháp này đơn giản , dễ thực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính.

*Sơ đồ kế toán theo ph ơng pháp ghi thẻ song song

Phiếu nhập kho

Thẻ kho Sổ chi tiết vl

Phiếu xuất kho

Bảng xuất tổng hợp nhập tồn vl

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Nguyên tắc: ở kho theo dõi mặt lợng ở phòng kế toán theo dõi cả số l-ợng và giá trị theo từng thứ từng loại vật t nhng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.Cụ thể:

ở kho: thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về mặt số lợng ( Thực hiện nh phơng pháp ghi thẻ song song )

ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng trong cả năm.Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi chéo mỗi tháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ cuối tháng kế toán phải lập các bảng kê nhập , bảng kê xuất

theo từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi về mặt số lợng và giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm ra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Phơng pháp này áp dụng với doanh nghiệp có khối lợng nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi trả vật t nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày.

*Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu

Đây là phơng pháp đợc sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất , tồn kho Đặc điểm của phơng

pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán ).

+ởkho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập-xuất – tồn trên cơ sở chứng từ nhập nhập-xuất Ngoài ra vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số d Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ Các chứng từ nhập xuất sau khi dã vào thẻ kho phải đợc thủ kho phân loại theo chứng từ nhập – xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ.

ởphòng kế toán: nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra hớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập xuất đã đợc thủ kho ghi lại Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ , thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan.

Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nhận đợc , kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quán sau đó, căn cứ vào giá hạch toán sử dụng để ghi vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ phiếu giao nhận chứng từ kế toan tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu.

Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu đợc mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi trên một dòng Vào cuối tháng kế toán phải tổng hợp số tiền nhập xuất trong tháng và tính ra số d cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng lũy kế Số d trên bảng lũy kế phải khớp số tiền đợc kế toán xác định trên sổ số d do thủ kho chuyển về.

Phơng pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ kế toán phát sinh về nhập xuất diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại VL và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán Trong ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu , yêu cầu trình độ quản lý , trình độ kế toán tơng đối cao

*Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp thờng có 2 cách : Kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Thông thờng các doanh nghiệp áp dụng ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

1.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

*Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi việc nhập , xuất và tồn kho vật liệu một cách thờng xuyên trên sổ kế toán Đây là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có , biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó bởi nó có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Theo phơng pháp này tại bất kỳ một thời điểm nào kế toán

cũng có thể xác định đợc lợng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật lỉệu nói riêng.

*Kế toán sử dụng TK sau:

+TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này dùng để nghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế.

Ta có thể mở thêm tài khoản cấp II, III của TK này để kế toán chi tiết vật liệu (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp )

Kết cấu TK 152

Bên nợ : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất , nhận góp vốn, phát hiện thừa , đánh giá tăng )

Bên có : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liểu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng , Xuất bán, thiếu hụt, giảm giá )

nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho +TK 331 “Phải trả cho ngời bán “

Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và ng-ời bán , ngng-ời nhận thầu về khoán vật t hàng hóa , lao vụ , dịch vụ, theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và cũng có thể mở chi tiết bằng các tài khoản cấp 2,3 .Kết cấu TK331

Bên nợ : phản ánh số đã trả và coi nh đã trả (do doanh ngiệp ứng trớc tiền , triết khấu giảm giá hàng mua trả lại trừ vào nợ phải trả ngời bán, thanh toán bù trừ, trả tiền cho ngời bán.

Bên có : Phản ánh số phải trả cho ngời bán

Số d nợ : phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trớc cho ngởi bán nhng cha nhận đợc hàng.

+Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đờng”

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng vẫn cha về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng bởi khách hàng

Kết cấu tài khoản 151.

Bên nợ : phản ánh hàng mua đang đi đờng

Bên có : phản ánh hàng mua đang đi đờng đã về kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng , khách hàng.

Số d nợ : phản ánh hàng mua đang đi đờng hiện có cuối kỳ Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh :

1.1 Kế toán vật liệu nhập kho.

*Khi mua vật líệu về nhập kho kế toán phản ánh các nội dung.

- Giá mua vật liệu thuế GTGT phải nộp khi mua vật liệu và số tiền thanh toán cho ngời bán

Nợ TK 152 (giá mua) Nợ TK 133 ( thuế GTGT )

Có TK 111,112,331 số tiền thanh toán Nếu doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng cha về kế toán sẽ ghi Nợ TK 151 –giá mua

Nợ TK 133 – thuế GTGT

Có TK 111,112,331 –số tiền thanh toán Sau đó khi VL về nhập kho kế toán sẽ ghi

Nợ TK 152 – nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – hàng mua đang đi đờng

- Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu thì tính vào giá nhập kho.

Nợ TK 152 – giá cha có thuế Nợ TK 133 – thuế GTGT

Có TK 111, 112 số tiền thanh toán

- Nếu đợc bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá đ-ợc ghi giảm giá nhập kho

Nợ TK 331 – phải trả cho ngời bán Có TK 152 – nguyên liệu vật liệu

- Nếu đợc hởng khoản chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu đợc hởng tính vào thu nhập hoạt động tài chính

Nợ TK 111,112,331

Có TK 711 “Thu nhập hoạt động tài chính” - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nớc đối với vật liệu nhập khẩu đợc tính vào giá nhập

Nợ TK 152

Có TK 3333 “ thuế xuất nhập khẩu”

Chú ý: đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT khi mua vật liệu đợc tính vào giá nhập kho.

*Khi nhập vật liệu mà phát hiện có vật liệu thiếu hoặc thừa kế toán phản ánh.

- Đối với vật liệu thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh trị giá vật liệu nhập kho đúng theo trị giá mua đã ghi trên hoá đơn.

Nợ TK 152 “ Giá mua” Nợ TK 133 “Thuế GTGT”

Có TK 331 “Số tiền thanh tóan”

- Nếu vật liệu thiếu không nằm trong định mức cho phép và cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán phản ánh.

Nợ TK 152 “Trị giá thực nhập”

Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý- trị giá thiếu” Nợ Tk 133 “Thuế GTGT”

Có TK 111,331 – Số tiền thnah toán.

- Nếu vật liệu thừa cha xác đinh nguyên nhân và đợc doanh nghiệp nhập kho kế toán phản ánh:

Nợ TK 152 “trị giá thực nhập” Nợ TK 133 “Thuế GTGT”

Có Tk 111,331 “Số tiền thanh toán” Có TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý”

Trờng hợp tài sản thừa đợc doanh nghiệp giữ giữ hộ cho bên bán kế toán chỉ ghi đơn bên Nợ TK 002 “Vật t , hàng hoá giữ hộ nhận gia công” Sau đóa khi bên bán nhận lại ghi đơn bên Có TK 002.

 Khi nhập vật liệu từ các nguồn khác kế toán phản ánh nh sau:

Do tự sản xuất ra: Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu đợc sản xuất để ghi:

Nợ TK152

Có TK 154 “Chi phí sx kinh doanh dở dang” - Nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành.

+ Trị giá VL xuất giao cho ngời nhận chế biến Nợ Tk 154

Có TK152

+Khoản phải thanh toán cho ngời nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan

Nợ TK154

Có TK111,112,331

+Khi nhập vào kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu đã chế biến xong để ghi

Nợ TK 152

Có TK 154

- Nhập vật liệu đợc nhà nớc cấp, đợc biếu tặng, nhận góp vố sẽ ghi Nợ TK 152

Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh”

Có TK 111,112 “các khoản cp có liên quan”

1.2 Kế toán vật liệu xuất kho.

Vật liệu trong doanh nghiệp đợc sản xuất ra để sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, xẫ dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ Do vậy để có căn cứ ghi sổ cũng nh phản ánh đúng đắn chi phí vật liệu sử dụng cho từng đối t-ợng thì bên cạnh các chứng từ gốc có liên quan, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ Vật liệu sử dụng cho các đối tợng.

Bảng phân bổ Vật liệu Đối tợng

sử dụng

Vật liệu chính Vật liệu phụ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT -621

-627 -641

Căn cứ vào chứng từ sử dụng vật liệu kế toán ghi:

Nợ TK 621-Chi phí vật liệu ttiếp- vật liệu sử dụng để ttiếp sx SP Nợ TK627 – Chi phí sx chung - VL dùng ở phân xởng

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng – VL dùng cho bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí QLDN- VL dùng cho bộ phận QLDN

Có TK 152 –Trị giá vật liệu xuất dùng.

_Khi xuất VL để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mợn trong nội bộ sẽ ghi:

+ Cấp cho đơn vị trực thuộc.

Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì đợc ghi nh sau

Nợ TK 111,112,131

Có TK 721 – Tổng giá thanh toán _Vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh

+ Nừu giá trị vốn góp đợc hội đồng liên doanh chấp nhận nhỏ hơn giá thực tế xuất kho

Nợ TK222, 128 – Giá trị vốn góp

Nợ TK 412 – Chênh lệch do giá trị vốn góp < Gtrị ttế xuất kho

Có Tk 152 – Giá thc tế xuất kho + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các tài khoản tơng ứng Theo phơng pkháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều đợc phản ánh qua TK611 Riêng TK151, 152 chỉ đợc sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuôí kỳ Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà laị căn cứ vào kết quả kiểm kê Gía trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loai theo đối tợng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật t hàng hoá mua vào trong kỳ và đợc tính toán theo công thức.

Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL = + -

xuất t.kỳ tồn đ Kỳ nhập t.kỳ tồn c.kỳ Kế toán dùng tài khoản 611 để phản ánh Kết cấu của TK 611 nh sau:

Tài khoản 611 “Mua hàng” đợc sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật t hàng hoá mua vào và xuất trong kỳ.

Có thể dùng tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết TK 6111 Mua nguyên vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá

Kết cấu của TK 611 nh sau:

Bên Nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK 151,152 chuyển sang - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ

Bên Có: Trị giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ

Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ đợc chuyển trở lại TK 151,152 Tài khoản 611 không có số d.

 Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (Trang )

3.Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ có khả năng bị giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp đợc lập khoản dự phòng giảm

Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá đợc hoàn nhập Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá đợc lập

D có: Khoản dự phòng giảm giá hiện có Nội dung phản ánh:

+ Cuối niên độ khi xác định đợc khoản dự phòng giảm giá cần phải lập Kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Có TK 159 ( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

+ Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ trớc.

Nợ TK 642

Có Tk 721- thu nhập hoạt động bất thờng Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chính hiện có kế toán sẽ ghi.

Nợ TK 642 Có TK159

4 Hệ thống sổ kế toán

Mỗi một doanh nghiệp một đơn vị sản xuất kinh doanh lại có hình thức ghi sổ khác nhau Có doanh nghiệp ghi theo hình thức sổ Nhật ký chung; cũng có doanh nghiệp ghi theo hình thức Nhật ký sổ cái hoặc hình thức chứng từ ghi sổ.

Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì kế toán sử dụng các sổ sau đây.

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152,331

Các sổ chi tiết TK 152, 331, 627,621,133

Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thc sổ kế toán sổ Nhật ký chung thì kế toán sử dụng các sổ sau đây:

Chơng II

Thực trạng kế toán vật liệu ở công tyxây dựng Sông Đà II

I Đặc điểm tình hình chung của công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công xây dựng sông đà II

Công ty xây dựng Sông Đà II tiền thân là công ty xây dựng dân dụng đ-ợc thành lập ngày 1.2.1980 : theo quyết định số 218/BXD-TCLĐ của bộ trởng bộ xây dựng Đến ngày 7.8.1992 theo quyết định số 393 BXD-TCLĐ Của Bộ trởng bộ xây dựng thành lập công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp Sông Đà trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị : công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp số 2 với công ty xây dựng công nghiệp

Ngày 26.3.1993 , theo theo quyết định số 131A/BXD-TCLĐ của bộ tr-ởng bộ xây dựng quyết định lại doanh nghiệp nhà nớc lấy tên là Công ty xây dựng sông đà số II

Ngày 30.1.1995 theo quyết định số 591TCT-TCLĐ của tổng giám đốc tổng công ty xây dựng Sông Đà hợp nhất toàn bộ chi nhánh công ty xây lắp và thi công cơ giới tại hòa bình vào công ty Sông Đà II.

Ngày 24.10.1997 theo quyết định số 10TCT-TCLĐ của hội đồng quản trị tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc tách xí nghiệp lắp máy , sửa chữa gia công , gia công cơ khí Sông đà 201 trực thuộc công ty xây dựng sông đà II thành trung tâm cơ khí lắp máy

Kể từ khi thành lập công ty xây dựng Sông Đà 2 đã có rât nhiều trong việc xây dựng và phát triển công ty Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có 7 đơn vị sản xuất trực thuộc, địa bàn hoạt động ở khắp các tỉnh: Hà Nội,Hoà Bình, Bắc Ninh cho đến nay để phù hợp vơi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động Công ty đã sát nhập còn 5 đơn vị trực thuộc Trụ sở của công ty hiện đang ở tại km số 10 đờng Nguyễn Trãi thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây Công ty đợc cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 84 BXD/CXD của Bộ Trởng Bộ xây dựng - số TK73010012E tại chi nhánh ngân hàng đầu t và phát triển tỉnh Hà Tây

Các công trình công ty đã và đang thi công rất đa dạng Công ty đợc phép hành nghề trên các lĩnh vực: dân dụng, công nghiệp thuỷ điện, thuỷ lợi , giao thông, sân bay bến cảng, xây lắp đờng dây điện.vv Công ty có 1148 cán

bộ công nhân viên hành nghề giầu kinh nghiệm, trong các lĩnh vực thuộc về xây dựng.

Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tham gia xây dựng rất nhiều công trình quan trọng nh: nhà máy thuỷ điện Thác Bà, nhà máy giấy bãi bằng việt trì, nhà máy thuỷ điện selapam-lào khách sạn thủ đô, nghân hàng công thơng Việt Nam , làng chuyên gia Liên Xô, nhà máy si măng Bút Sơn, nhà máy kính nổi Đáp Cầu, nhà máy đờng Hoà Bình, nhà máy bia Tiger , đ-ờng cao tốc Láng- Hoà Lạc, quốc lộ 1A và hàng trăm công trình có quy mô khác Các công trình do công ty thi công vận hành hiệu quả và đợc đánh giá là những công trình có chất lợng cao Hiện nay công ty đang tập chung nâng cao mọi mặt năng lực máy móc thiết bị đầu t chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhận thầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác trong cũng nh ngoài nớc.

Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng b-ớc đợc củng cố và phát triển toàn diện đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ s giầu kinh nghiêm, công nhân giỏi nghề có các trang thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nớc trên thế giới Từ đó, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận làm các công trình quan trọng nh xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, đờng giao thông có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu

4 Lợi nhuận thuần T.đồng 2.769.817.837 1.101.011.396

2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty xây dựng Sông Đà số 2

Theo quyết định số 97 TCT/HDQT của chủ tịch hội đồng bộ trởng tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của các công ty, công ty xây dựng Sông Đà 2 có các chức năng nhiệm vụ chính nh sau:

Công ty đợc cấp giấy phép hành nghề trên các lĩnh vực:

- Sản xuất gạch ngói tấm lợp đá ốp lát, sản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật t vật liệu xây dựng.

- Xây dựng công trình công nghiệp công cộng, nhà ở, xây dựng đờng dây tải điện tram biến thế.

- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp với quy mô lớn, xây dựng công trình thuỷ lợi đe đập, hồ chứa nớc hệ thống tới tiêu.

- Xây dựng công trình đờng bộ, sân bay, bến cảng.

- Sản xuất lắp đặt kết cấu xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, lắp đặt thiết bị điện nớc, thiết bị công nghệ, thiết bị công trình.

- Nạo vét bồi đắp mặt bằng công trình, thi công các loại móng công trình bằng phơng pháp nổ mìn.

Về quyền hạn :

Công ty đợc phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc đầu t liên doanh liên kết.

- Đợc đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nớc theo đúng quy định của nhà nớc việt nam.

- Đợc vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, đợc quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty.

- Đợc quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

Về nghĩa vụ:

- Thực hiện nghĩa vụ đối với ngời lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho ngời lao động tham gia quản lý công ty.

- Thực hiện các quy định của nhà nớc về bảo vệ tài sản môi trờng quốc phòng và an ninh quốc gia.

- Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ.

- Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nớc theo đúng quy định của pháp luật.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty.

Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn chách nhiệm hành chính vào các đơn vị trực thuộc bộ xây dựng Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhà nớc về nghành xây dựng công ty xây dựng Sông Đà 2 là doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt động chủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dng.

Khái quát bộ máy quản lý công ty.

Là một doanh nghiệp nhà nớc công ty xây dựng Sông Đà 2 thuộc công ty xây dựng Sông Đà tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty Giúp viếc cho Giám Đốc là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng.

- Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch đợc giao.

- Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai ngời giúp Giám Đốc công ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lợng các công trình.

- Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi, quản lý tình trạng máy móc, vật t thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thời các thiết bị vật t.

- Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất công tác đơn giá định mức tiền lơng, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanh toán, quyết toán các công trình.

- Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng nh các đơn vị chức thụôc đáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động Đông thời giúp Giám Đốc lắm đợc trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên Đề gia chơng trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.

- Phòng kỹ thuật chất lợng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật chất lợng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến , thay đổi biện pháp thi công.

- Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõi thực hiện kế hoạch.

- Phòng vật t cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật t thiết bị toàn công ty lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật t thiết bị của các đơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị có hiệu quả.

- Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty cũng nh các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chính sách chế độ của nhà nớc thờng xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi.

Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty xây dựng Sông Đà 2 tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh Trong đó:

1 Chi nhánh Hà Nội: Thi công các công trình công nghiệp, dân dụng cao tầng.

2 Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông Đà 201 3 Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 202

4 Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 203 thi công đào đắp công trình thủy 5 Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 204 thi công các công trình dân dụng công nghiệp , đờng dây và trạm điện cao thế, hạ thế.

6 Xí nghiệp xây dựng cầu đờng 205 7 Đội sản xuất vật liệu.

Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh nh: 1 Liên doanh cảng Bích Hạ

2 Liên danh Sông Đà - Cienco 1

Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chế liên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty xây dựng Sông Đà 2 Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ngày / / /.

Định kỳ hàng thấng báo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liên doanh theo các chỉ tiêu : Sản lợng, doanh thu, thanh toán

* Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng Sông đà 2

4 Tổ chức công tác kế toán ở công ty xây dựng Sông Đà 2

Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty xây dựng Sông Đà 2

Bao gồm 12 ngời.

- ở văn phòng công ty:

Phòng tài chính kế toán của Công ty là nơi cung cấp những thông tin về sự vận động của tài sản, là căn cứ cho ban lãnh đạo của Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính.

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo tập chung thống nhất của trởng phòng tài chính kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoá

của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý bộ máy kế toán Công ty đợc tổ chức nh sau:

+ Trởng phòng kế toán ( kế toán trờng) là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình huy động và sử dụng vốn, điều hành tổ chức phân công các phần hành kế toán cho nhân viên, lập báo cáo quyết toán định ký.

+ Phó phòng kế toán : Là ngời giúp việc cho kế toán trởng, cùng kế toán tr-ởng lập báo cáo tài chính định kỳ, đồng thời nghiên cứu chế độ chính sách soạn thảo văn bản quản lý, quản lý vốn và tài sản cố định.

+ Các nhân viên kế toán phần hành chịu sự điều hành chung của trởng phòng tài chính kế toán: Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính; Kế toán theo dõi huy động vốn; Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán ngân sách Nhà nớc; Kế toán thanh toán nội bộ; Kế toán công nợ phải thu khách hàng; Kế toán ngân hàng Ngoài ra còn có một thủ quỹ thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt Các nhân viên kế toán có phân mảng công việc, tuy nhiên họ vẫn có thể làm các công việc của mảng khác và các công việc nh kê khai báo cáo thuế, giao dịch với ngân hàng.

* Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:

5 Công tác kế toán

Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao.

Việc thực hiện kế toán máy đợc tiến hành nh sau:

Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máy với các phần đã đợc khai báo từ trớc Ngay từ khi bắt đầu với chơng trình ngời sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết nh:

- Khai báo mã số tài khoản - Khai báo khoản mục phí - Xác định các tiêu thức quản lý - Phơng pháp tính thuế GTGT - Tỷ giá hạch toán.

- Khai báo TSCĐ.

- Định nghĩa các phần hành làm việc.

Máy sẽ tự động lu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ ngời dùng chỉ định.

Sơ đồ kế toán máy của công ty nh sau:

II Tình hình thực tế kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu.

1.1 Đặc điểm của vật liệu.

Công ty xây dựng Sông Đà 2 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh gỗ làm xà gồ, tre, nứa… có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác nh: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc cha qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc Khối lợng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lợng lớn với nhiều quy cách khác nhau Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu nh xi măng gồm rất nhiều chủng loại nh: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lợng ít hơn: tre nứa, gỗ….

Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình.

Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2001.

1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802

3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749

( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2001)

1.2 Phân loại vật liệu.

Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lợng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật t một mã số riêng Và do đó tất cả vật t sử dụng đều đợc hạch toán vào tài khoản 152 Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu

Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III

Nh vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty đợc hiểu là: - Nguyên vật liệu không đợc chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại đợc chia thành nhiều nhóm Ví dụ:

Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn

Xi măng Sông Đà PC 30

- Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lợngcho các loạI máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu:

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô nh: mũi khoan, săm lốp ôtô,

- Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.

Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật t giống nhau hoặc khác nhau Riêng các loại vật liệu nh vôi cát, sỏi…thông thờng đợc đa thẳng tới chân công trình.

2 Đánh giá vật liệu.

Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thờng, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế

Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu.

Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động đòi hỏi phải đợc đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 nh sau:

*Giá thực tế vật liệu nhập kho.

Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật t với số lợng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này đợc tính vào giá mua vật t Nh vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển)

(Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho) *Giá thực tế vật liệu xuất kho.

Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua nh chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng ) Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.

Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2001 Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3

Nh vậy giá thực tế là

220,3 x 90.419.3 = 20.823.566

3 Tổ chức thu mua vât liệu.

Tất cả các vật liệu Công ty đều đợc mua từ các nguồn vốn trong nớc Vốn Công ty Sông Đà II gồm: Vốn ngân sách từ các Công ty Xây dựng Sông Đà, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng.

Việc mua vật liệu thờng thuận tiện dễ dàng Thờng Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phơng nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình Gía cả thờng là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công.

Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với