1. Đặc điểm và phân loại vật liệu.
1.1. Đặc điểm của vật liệu.
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh: xi măng sắt, thép .có… vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh gỗ làm xà gồ, tre, nứa ..có… những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác nh: cát, đá, sỏi .Những loại… vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc cha qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lợng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với
37Các Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đư ợc tổng hợp và phân loại
Kế toán chi tiết. + Tiền vốn + Hàng hoá + Tài sản + Kế toán khác +Ngoài bảng Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá thành
+Xác định kết quả
Các báo cáo kế toán
khối lợng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu nh xi măng gồm rất nhiều chủng loại nh: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon .cho đến các loại sắt thép, gạch, đá… …….Các loại vật liệu sử dụng với khối lợng ít hơn: tre nứa, gỗ .…
Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình.
Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2001.
STT Yếu tố chi phí Số tiền
1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802
2 Chi phí nhân công 8.233.738.448
3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973
4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749
Tổng cộng 113.967.796.670
( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2001)
1.2 Phân loại vật liệu.
Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lợng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật t một mã số riêng. Và do đó tất cả vật t sử dụng đều đ- ợc hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu
Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính
Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 . …… 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg
Nh vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty đợc hiểu là:
- Nguyên vật liệu không đợc chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ .trong mỗi loại lại đ… ợc chia thành nhiều nhóm. Ví dụ:
Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn
Xi măng Sông Đà PC 30
- Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lợngcho các loạI máy móc xe cộ .ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu:… - Dầu Therima
- Dầu FO
Dầu cũng đợc phân thành nhóm: Dầu
Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải
Dầu phanh……
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô nh: mũi khoan, săm lốp ôtô,
- Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng……Nhng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.
Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật t giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu nh vôi cát, sỏi thông th… ờng đợc đa thẳng tới chân công trình.
2. Đánh giá vật liệu.
Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thờng, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế.
Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu.
Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động đòi hỏi phải đợc đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 nh sau:
*Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật t với số lợng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này đợc tính vào giá mua vật t. Nh vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển)
(Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho).
*Giá thực tế vật liệu xuất kho.
Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua nh chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng...). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2001. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3
Nh vậy giá thực tế là
220,3 x 90.419.3 = 20.823.566
3. Tổ chức thu mua vât liệu.
Tất cả các vật liệu Công ty đều đợc mua từ các nguồn vốn trong nớc. Vốn Công ty Sông Đà II gồm: Vốn ngân sách từ các Công ty Xây dựng Sông Đà, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng.
Việc mua vật liệu thờng thuận tiện dễ dàng. Thờng Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phơng nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thờng là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công.
Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho nh xi măng, sắt thép, đợc thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, đợc sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển đợc thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và đợc công coi bảo quản, cũng nh bảo vệ rất cận thận.
Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty th- ờng xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm đợc phí vận chuyển bốc dỡ...
Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trờng hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trờng hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng.
+ Nếu nh hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu nh hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì ngời đó phải chịu bồi thờng.
+ Trờng hợp cha rõ nguyên thì phải chờ xử lý.