de tai bao cao thuc tap ppt

Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu thí nghiệm là một công việc quan trọng trong NCKH.Mục đích của thu thập số liệu từ các tài liệu nghiên cứu khoa học có trước, từquan sát và

Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo

cả chiều rộng và sâu Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình.

Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập năm 2010-2011 nhóm chúng

em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản

lý ký túc xá “Trường Cao Đẳng Sư Phạm _ Yên Bái” Nó chỉ mang tính chất

thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế Với sự

hướng dẫn tận tình của Cô Nguyễn Thị Hồng Nhung nhóm chúng em đã hoàn

thành cuốn báo cáo về đề tài thực tập lần này Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu, phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống nhưng chắc rằng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Nhóm chúng em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của quí Thầy cô và các bạn.

Qua đây cho phép nhóm chúng em được bày tỏ lòng biết ơn đến sự dạy dỗ

chỉ bảo của các thầy, cô trong trường, đặc biệt là cô Hồng Nhung, người đã

trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ chúng em trong thời gian thực hiện đề tài thực tập lần này.

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn

Phần I : Tổng Quan Về Đề Tài 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 1

3 Mục tiêu, phương pháp nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Mục tiêu 2

3.2 Phương pháp nghiên cứu 2

3.2.1 Phương pháp khoa học 2

3.2.2 Phương pháp thu thập số liệu 3

3.3 Phạm vi nghiên cứu 4

3.3.1 Thời gian 4

3.3.2 Không gian 4

4 Tài liệu tham khảo 4

Phần II : Nội Dung Đề Tài 5

Chương 1: Cơ sở lí luận và công cụ phát triển 5

1 Cơ sở lí luận chung 5

2 Cở sở lý thuyết 6

2.1 Các khái niệm cở bản 6

2.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn 7

2.3 Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn 8

2.4 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ 8

3 Cơ sở nghiên cứu 9

3.1 Cơ sở lý luận 9

3.2 Cơ sở thực tế 9

4 Giới Thiệu Về Ngôn Ngữ Thực Hiện Đề Tài 10

4.1 Cách khởi động Access 10

4.2 Tạo mới tệp 11

4.3 Môi trường làm việc của Access 12

4.4 Mở một tệp 12

4.5 Thoát khỏi chương trình 13

4.6 Cấu trúc cơ sở dữ liệu 13

4.6.1 Table ( bảng dữ liệu ) 13

4.6.2 Xây dựng cấu trúc bảng 15

4.6.3 Thiết lập quan hệ 16

4.6.4.Truy vấn dữ liệu 17

4.6.5 Thiết kế dao diện 18

4.6.6.Thiết kế báo cáo ( Report ) 20

4.6.7 Môi trường làm việc của Report 21

4.6.8.Thiết kế Macros 24

5 Môi trường làm việc 24

6 Kết luận 25

6.1 Nhu cầu thực tế 25

6.2 Bài toán đặt ra 26

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống 27

1 Phần tổng quan 27

1.1 Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống 27

1.2.1 Sơ đồ tổ chức 27

1.2.2 Mô tả hoạt động hiện trạng của bài toán tương ứng 28

1.2.3 Nhận xét đánh giá hiện trạng và đặc tả bài toán 28

1.2.4 Phân tích dữ liệu 30

1.2.4.1 Mô hình hóa dữ liệu có đặc tả mô hình 30

1.2.4.1.1 Mô hình hóa dữ liệu 30

1.2.4.1.2 Đặc tả mô hình 31

1.2.5 Phân tích yêu cầu hệ thống 34

1.2.5.1 Xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng 34

1.2.5.1.1 Các yêu cầu chức năng 34

1.2.5.1.2 Yêu cầu phi chức năng 34

1.2.5.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 35

1.2.5.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 35

1.2.5.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 35

1.2.5.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh 35

1.2.5.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36

1.2.5.3.4 Biểu diễn mô hình dữ liệu quan hệ 37

1.2.5.4 Một số mô hình mô tả quy trình của hệ thống 38

1.2.5.4.1 Mô tả quy trình xử lý hồ sơ đăng ký 38

1.2.5.4.2 Mô tả xử lý các khoản lệ phí 38

1.2.5.4.3 Mô tả quy trình sắp xếp phòng theo điều kiện 39

1.2.5.4.4 Mô tả xử lý các khoản phí khác 39

1.2.5.4.5 Sơ đồ xử lý biến cố 40

1.2.5.4.6 Mô hình quan hệ xử lý 41

1.2.5.4.7 Mô tả các nguyên tác biến cố vào ra 42

2 Giới thiệu chương trình 43

2.1.Cài đặt chương trình 43

2.2.Một số FORM giao diện của chương trình 43

2.2.1.Form đăng nhập: 43

2.2.2.Form chính 44

2.2.3 Form nhập thông tin số lượng điện tiêu thụ trong tháng 45

2.2.4.Form nhập thông tin số lượng nước tiêu thụ trong tháng 45

2.2.5.Phiếu báo thu tiền điện 46

2.2.6.Phiếu báo thu tiền nước 46

2.2.7 Form thống kê số phòng còn thiếu sinh viên và phòng trống 47

2.2.8 Form thống kê tài sản 47

2.2.2 Form tìm kiếm 48

2.3.Một số đoạn mã code của chương trình 48

2.3.1.Đoạn mã code của Form nhập 48

2.3.2.Đoạn mã code của Form tìm kiếm 49

2.3.3.Đoạn mã code cua Form thống kê 49

Phần III: Kết Luận 50

1 Đánh giá nhận xét về chương trình 50

2 Hướng phát triển của chương trình 51

Bước Nội dung

1 Quan sát sự vật, hiện tượng

3 Đặt giả thuyết hay sự tiên đoán

4 Thu thập thông tin hay số liệu thí nghiệm

Bảng 1.1 Các bước cơ bản trong phương pháp khoa học

3.2.2 Phương pháp thu thập số liệu

Thu thập số liệu thí nghiệm là một công việc quan trọng trong NCKH.Mục đích của thu thập số liệu (từ các tài liệu nghiên cứu khoa học có trước, từquan sát và thực hiện thí nghiệm) là để làm cơ sơ lý luận khoa học hay luận

cứ chứng minh giả thuyết hay tìm ra vấn đề cần nghiên cứu

Có 3 phương pháp thu thập số liệu:

- Thu thập số liệu bằng cách tham khảo tài liệu

- Thu thập số liệu từ những thực nghiệm (các thí nghiệm trong phòng,thí nghiệm ngoài, …)

- Thu thập số liệu phi thực nghiệm (lập bảng câu hỏi điều tra)

Phương pháp này khá phổ biến, vận dụng vào để thu thập các con số: Vídụ: như phòng B2 28 hiện tại danh sách phòng đó có 8 sinh viên

Ngoài ra thu thập số liệu từ phi thực nghiệm ( như đặt các phiếu hỏi…)

3.3 Phạm vi nghiên cứu

3.3.1 Thời gian

Với những mục tiêu mà đề tài của nhóm đặt ra, được sự cho phép của nhàtrường, sự nhất trí của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Nhung và sự giúp đỡ tậntình của phòng công tác học sinh _sinh viên trường CĐSP Yên Bái Đề tài củanhóm bắt đầu thực hiện từ ngày 21 tháng 03 năm 2011 đến ngày 16 tháng 04năm 2011

3.3.2 Không gian

Nơi nhóm chúng em đến thực tập và khảo sát để thực hiện đề tài củamình là Phòng Công Tác Học sinh_Sinh viên Trường CĐSP Yên Bái

4 Tài liệu tham khảo

Trong thời gian học tập tại trường nhóm chúng em nhận thấy Access làmột phần mềm rất hay Đặc biệt là sử dụng nó để thiết kế một số bài toánquản lí Do vậy nhóm đã tìm đọc và tham khảo một số tài liệu:

Phần II : Nội Dung Đề Tài Chương 1: Cơ sở lí luận và công cụ phát triển

1 Cơ sở lí luận chung

Công tác thông tin khoa học và kĩ thuật ở nước ta lần đầu tiên được thểchế hoá bởi nghị quyết số 89/CP ra ngày 04/05/1972 của hội đồng chính phủ.Tiếp theo đó vẫn ở cấp chính phủ, các chỉ thị 95/CT(năm 1991) và nghị quyết49/CP (năm 1993),và kèm theo là nhiều văn bản pháp lí có liên quan trực tiếp

và gián tiếp đến công tác thông tin khoa học và công nghệ, đặc biệt là lĩnhvực tin học đã trở thành cơ sở pháp lí quan trọng cho việc phát triển ngànhkhoa học công nghệ thông tin mà trong đó nổi bật là lĩnh vực tin học.

Theo nghị quyết hội nghị lần thứ II của ban chấp hành TƯ Đảng khoáVIII về định hướng chiến lược phát triển khoa học và công nghệ trong thời kìcông nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, từng bước dần dần đưa tin học để hỗtrợ đắc lực cho quá trình quản lí của cán bộ ngành giáo dục

Ngày 06/04/2004 thủ tướng chính phủ đã ban hành nghị quyết số 331/QĐ- TTG phê duyệt chương trình phát triển ngành công nghệ thông tin từnay đến năm 2010 và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 06/04/2004 Theo chươngtrình này, mục tiêu đến năm 2010 sẽ phổ cập các kiến thức và kĩ năng sử dụngmáy tính và Internet đến 100% cán bộ , công chức, viên chức và các sinh viêncác Trường Cao đẳng, Đại học, Trung học chuyên nghiệp, Dạy nghề, cácTrườngTHPT, 50% học sinh các Trường THCS và các bộ phận dân cư có nhucầu

Theo nghị quyết hội nghị lần thứ 2 của ban chấp hành TƯ Đảng khoáVII về định hướng chiến lược phát triển khoa học công nghệ trong thời kìcông nghiệp

hoá hiện đại hoá đất nước Và nhiệm vụ đến năm 2005, từng bước đưa tin học

hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lí của tất cả các ngành nghề trong đó cógiáo dục Vì thế Thủ tướng Chính Phủ đã yêu cầu các ngành, các cấp, các cơ

sở giáo dục và đào tạo triển khai lập kế hoạch dài hạn hàng năm, xây dựng cơchế, chính sách khuyến khích dạy học công nghệ thông tin, khuyến khích các

tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tổ chức các loại hình đào tạo, bồi dưỡngnguồn nhân lực công nghệ thông tin cho đất nước

Vì thế ngày nay với một xã hội hiện đại và ngày càng phát triển chúng

ta không thể là người đứng ngoài cuộc, bạn là một sinh viên của một đất nước

có truyền thống năng động và sáng tạo việc trao dồi học hỏi công nghệ thôngtin là một việc làm thiết thực không chỉ phục vụ cho bản thân mà còn có thểgóp phần đưa đất nước tiến ngang hàng với các nước tiên tiến trên thế giới Dựa vào cơ sở pháp lí của từng nghị quyết đã nêu trên và tư tưởng nhậnthức về tin học của cán bộ lãnh đạo, cán bộ phòng giáo dục, UBND thành phốYên Bái đã ra quyết định số 51-UB ngày 12-07-2003 về việc đưa tin học ứngdụng tới từng phòng ban của phòng giáo dục và hướng tới đưa tin học vàoviệc quản lí thi đua ngành giáo dục và đào tạo thành phố Yên Bái.

2 Cở sở lý thuyết

2.1 Các khái niệm cở bản

Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau saocho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng làtách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùngkhác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia

Ai : tên thuộc tính

Di : miền xác định của thuộc tính

M : mệnh đề ràng buộcNội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ.

Các phép toán tối thiểu:

* Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổitrạng thái cơ sở dữ liệu

* Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu

* Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu

* Xử lý, tính toán trên cơ sở dữ liệu

2.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị củathuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia Sự phụ thuộc này cóthể là gián tiếp hay trực tiếp

Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúngqui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá

Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá cótrong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau Cácdạng chuẩn cơ bản:

* Dạng chuẩn 1

* Dạng chuẩn 2

* Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữliệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn

3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3

2.3 Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn

Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng tatạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó Các thông tin chỉ dẫn là các

thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh Các thông tin này gọi là khoá chỉdẫn Khoá chỉ dẫn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp nàyphải chỉ ra thứ tự Với cách tạo ra khoá theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìmkiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó.

2.4 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùngkhông cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu Tiện lợi cho người dùng khôngchuyên tin học

- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý

- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao

- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cáchtruy nhập

- Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu

- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng

- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:

* Lý thuyết quan hệ

* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

3 Cơ sở nghiên cứu

3.1 Cơ sở lý luận

Như đã biết đề tài “Quản lý ký túc xá” là một đề tài hay nhưng cũng

không đơn giản chút nào khi mô phỏng qua ngôn ngữ tin học hay nói cáchkhác là qua ngôn ngữ lập trình của tin học Vì vậy để thực hiện được chươngtrình này nhóm chúng em đã phải nghiên cứu rất nhiều tài liệu có liên quannhư :

Các tài liệu có liên quan đến lưu trữ và tính toán, các thông tư liên tịchcủa bộ giáo dục và đào tạo, một số công văn chỉ thị của nhà trường về đánh

giá, xếp loại, khen thưởng đối với sinh viên có thành tích, kỷ luật đối với sinhviên vi phạm quy chế, cách tính tiền điện, nước, tiền phòng…

Một số tài liệu có liên quan đến ngôn ngữ lập trình cho chương trình

3.2 Cơ sở thực tế

Dựa vào quá trình tìm hiểu các phương pháp quản lý nói chung và quản

lý ký túc xá nói riêng ở các trường CĐ_ĐH, các nội quy, quy chế của trườngCĐSP Yên Bái để từ đó nhóm xây dựng chương trình quản lý ký túc xá trênmáy tính

Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Hiệu, Phòng Công Tác Họcsinh_Sinh viên và các thầy, cô trong trường đặc biệt là cô giáo Nguyễn ThịHồng Nhung nhóm chúng em đã được tìm hiểu và tiếp cận mô hình quản lý

ký túc xá của nhà trường, từ đó có thể áp dụng và bổ sung thêm một số cơ sở

dữ liệu để đưa vào trong chương trình của nhóm

Để có thể hoàn thành được bài toán quản lý ký túc xá của nhóm, chúng

em phải cài ngôn ngữ Access lên máy của mình và kiểm tra từng phần củachương trình, đảm bảo chương trình có thể chạy được và có tính ứng dụngđược vào thực tế

4 Giới Thiệu Về Ngôn Ngữ Thực Hiện Đề Tài

Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộMicrosoft Office ( Microsoft Word, Microsoft Access, Micrsoft Excel,Microsoft Power Point)

Micrsoft Access giúp người dùng làm quên với cách tạo cơ sở dữ liệu, xử

lí và quản trị cơ sở dữ liệu, từ đó người dùng có thể thiết kế các chương trình:quản lí nhân sự, quản lí điểm, quản lí bán hàng… Ứng dụng cho tất cả các cơquan, xí nghiệp, trường học

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( DataBase Management System –DBMS ) viết tắc là cơ sở dữ liệu Dùng để tạo, xử lí cơ sở dữ liệu, cho phépquản lí các cơ sở dữ liệu một cách thống nhất,có tổ chức, liên kết các số liệurời rạc lại với nhau Giúp người dùng xử dụng thiết kế chương trình một cách

tự động Tránh các thao tác thủ công trong quá trình tính toán, xử lí

Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm(Development Tools) Công cụ này giúp các nhà phát triển phần mềm đơngiản hơn trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm qui mô vừa vànhỏ

- Table : nơi chứa toàn bộ các bản dữ liệu

- Queres : nơi chứa toàn bộ các truy vẫn dữ liệu đã thiết kế

- Forms : nơi chứa các mẫu báo cáo, giao diện,phần mềm

- Reports : nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế

- Macro : nơi chứa các macro lệnh phục vụ dự án

- Modules : nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục

vụ dự án

Thông thường mỗi tệp Access làm việc trên tất cả các thành phần trên

Để bắt đầu tạo một tệp mới chọn mục Blank Access Database ở cửa sổmục 2 rồi nhấp OK Hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và đặt têntệp:

Chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in gõ vào tên tệp ở mục File name nhấp

Create để ghi lại thiết lập Sử dụng tệp vừa khai báo thiết kế chương trình

4.3 Môi trường làm việc của Access

Khi một tệp Access được mở môi trường làm việc trên Access xuất hiệnvới các thành phần sau:

(1) Thực đơn (menu) các thanh công cụ ( Toolbar ) đây là nơi thực hiện cáclệnh khi cần

(2) Cửa sổ tệp Access đang làm việc gồm 7 thành phần:

- Tables: Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu

- Queries: Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã dược thiết kế

- Forms: Nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm

Gõ tên tệp cần lưu Chọn đường lưu tệp

- Reports: Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế

- Pages: Nơi hiện thị dữ liệu trên giao diện web

- Macros: Nơi chứa các macro lệnh phục vụ dự án

- Modules: Nơi chứa các khai báo , các thư viện chương trình conphục vụ dự án

4.4 Mở một tệp

Mỗi một tệp Access tạo mới duy nhất một lần, được mở, làm việc và ghi lạitrong những lần tiếp theo Để mở một tệp Access ta lần lượt thực hiện theocác bước:

Bước 1 : Từ môi trường Access gọi thực đơn File / Open hộp thoại xuất

Bước 2 : Tìm đến tệp cần mở trên hộp thoại Open chọn tệp cần mở rồi nhấp

nút Open hoặc Enter

Màn hình làm việc với tệp cần mở xuất hiện rồi điền những thông tin cầnthiết vào bài làm của mình

4.5 Thoát khỏi chương trình

Khi không làm việc mà muốn thoát khỏi chương trình ( nhớ phải lưuchương trình ) ta thực hiện một trong những cách sau:

- Mở thực đơn File / Exit

- Nhấp tổ hợp phím Alt + F4

Hoặc sử dụng nút trên cửa sổ Access đang mở hoặc cũng có thể thựchiện theo cách sau : chuột phải vào cửa sổ Access đang mở dưới thanh Startrồi chọn

4.6 Cấu trúc cơ sở dữ liệu

4.6.1 Table ( bảng dữ liệu )

Bảng dữ liệu ( Table ) là phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu Là nơilưu trữ những bảng dữ liệu tác nhiệp cho ứng dụng Một cơ sở dữ liệu có thể

có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ đầy đủ

dữ liệu cần thiết đảm bảo tối đa, tránh tình trạng dư thừa dữ liệu (dư thừa dữliệu là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trong một bảng ) tình

trạng này có thể gây sai lệch dữ liệu, làm tăng dung lượng dữ liệu không cầnthiết Giản tối đa cơ sở dữ liệu có thể, tạo môi trường làm việc thuận lợi choviệc phát triển ứng dụng các bước tiếp theo.

Một bảng dữ liệu gồm các thành phần : Tên trường, các trường dữ liệu,trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tậphợp các bảng ghi

- Cửa sổ của Table:

+) Tại cửa sổ Database Click chọn biểu tượng Tables, chọn New hộpthoại New Tables xuất hiên các mục chọn

+) Datashect View hiển thị bảng nhập dữ liệu Nếu chọn mục này lầnđầu tiên khi tạo mới một bảng dữ liệu thì Access hiển thị các cột theo têntrường ( Fieldname ) mặc định Field 1, Field 2, …, Field 20

+) Design View hiển thị cửa sổ thiết lập dữ liệu, nếu bạn muốn tạomột bảng dữ liệu theo ý muốn của mình

+) Table Wizard nếu muốn tạo bảng dữ liệu theo hướng dẫn từngbước của công cụ Table Wizard

+) Import Table nhập một bảng dữ liệu có sẵn trong một tệp tin vào

cơ sở dữ liệu hiện tại

+) Link Table tạo mới một bảng dữ liệu mà bảng dữ liệu này có liênkết với bảng dữ liệu bên ngoài cơ sở dữ liệu hiện tại

4.6.2 Xây dựng cấu trúc bảng

Hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu Access

Bước 1 : Khởi động chương trình thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu ở chế độDisegn View Xuất hiện một bảng để lựa chọn tên trường và kiểu dữ liệu:

Bước 2 : Khai báo danh sách tên các trường của bảng, bằng cách gõ danhsách tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế

Bước 3 : Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọnkiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng

đánh số

tiền tệ

(hyperlink)

Hạn chế sử dụng dấu cách ( Spase ) các kí hiệu đặc biệt hoặc chữ viết códấu trong tên trường.

Bước 4 : Thiết kế trường khoá cho bảng ( những bảng không có trườngkhoá có thể bỏ qua )

Chọn trường muốn thiết lập khoá bằng cách dùng chuột kết hợpphím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá

Mở thực đơn Edit / Primary Key để thiết lập thuộc tính khoácho các trường vừa chọn

Bước 5 : Lưu lại cấu trúc bảng nhấp tổ hợp phím All + S hoặc nhấp vàobiểu tượng trên thanh công cụ của cửa sổ Access hiện hành

4.6.3 Thiết lập quan hệ

Thiết lập quan hệ là một bước quan trọng trong cơ sở dữ liệu

Bước 1 : Mở thực đơn quan hệ bởi thực đơn Tools / Relationship

Bước 2 : Đưa các bảng ( Table ) tham gia thiết lập quan hệ trong hộp thoạiShow Tables ( Nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship /Show Table )

Cách đưa các bảng lên thiết lập quan hệ ( Databases ) như sau:

- Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ

- Nhấp nút All

- Chọn xong toàn bộ nhấp Close để đóng cửa sổ

Bước 3 : Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế ta làm nhưsau:

Dùng chuột kéo ( Drag ) trường cần liên kết của bảng này thả vào trườngcần liên kết của bảng kia

- Tạo mới một Query:

Tại cửa sổ Database Click chọn Query chọn nút lệnh New xuất hiệnhộp thoại

Có thể sử dụng công cụ Query Wizard để tiến hành nhanh quá trìnhthiết kế

Chọn Design View cùng lúc của số Select Query và hộp thoại Tablexuất hiện

Trong hộp thoại All Table chọn tên bảng cần truy vấn và Click vào All

để đưa vào bảng cần truy vấn chọn xong nhấp Close

4.6.5 Thiết kế dao diện

Khái niện Form khi sử dụng một số ứng dụng, đa phần công việc ngườidùng làm trên hộp thoại ( Dialogue ) cửa sổ Windows gọi là Form Với ngườidùng Form đó là giao diện sử dụng phần mềm, còn đối với người thiết kếForm là cái mà họ nghĩ, thiết kế tạo giao diện giữa máy với người dùng saocho phù hợp, dễ sử dụng nhất

Có 2 môi trường dùng để tạo Form:

Form Wizard : là công cụ trên Access giúp người dùng tiết kiện đượcnhiều thời gian, nhanh chóng tạo ra một Form dùng làm giao diện nhập dữliệu cho các bảng trên cơ sở dữ liệu, được tiến hành theo các bước:

Bước 1 : Kích hoạt trình Form Wizard nhấp New chọn Form Wiard

Hoặc nháy đúp chuột vào Create Form by using Form Wizard.

Bước 2 : Chọn các thông tin đưa lên Form Khai báo các trường dữ liệucủa Form sẽ nhập thông qua Form đang tạo

Chọn nơi có trường cần đưa lên Form để nhập dữ liệu ở hộp Tables

Bước 4 : Chọn kiểu dáng ( Style ) cho Form, sau đó chọn Next.

Bước 5 : Hoàn thiện công việc chọn Finish để hoàn tất việc chọn

Form Design View

Bước 1 : Nhấp New chọn Design View hoặc nhấp vào Create Form InDesign View trên cửa sổ QLL Database môi trường thiết kế Form xuất hiện

3

(1) Cửa sổ Form : Nơi thiết kế và xây dựng các thông tin cần thiết theo yêucầu bài toán Cấu trúc Form gồm 3 phần:

- Form Header : phần tiêu đề đầu Form

- Form Footer : phần tiêu đề cuối

- Detail : phần thân Form

(2) Thanh Toolbox : nơi chứa đối tượng, những công cụ có thể đưa lênForm với mục đích thiết kế giao diện và điều khiển dữ liệu bài toán

(3) Cửa sổ Properties : nơi có thể thiết lập các thuộc tính ( Properties )cho Form cũng như các đối tượng trên Form

4.6.6.Thiết kế báo cáo ( Report )

Muốn in báo cáo trong Access có thể sử dụng Report ( một công cụ in rấtmạnh) Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế thông tin lên một Report Cấu trúc Report thông thường gồm 5 phần:

- Page Header : là phần đầu tiên của một báo cáo có thể có hoặc không có tuỳthuộc người sử dụng

- Page Footer : là phần cuối của mỗi báo cáo có thể có thông tin hoặckhông tuỳ người thiết kế

- Detail : là phần thân của Report nơi hiển thị giá trị cả các bảng ghi sẽ in

ra, có thể thay đổi phụ thuộc các nguồn dữ liệu tại thời điểm in ra của Report

- Report Heades : là tiêu đề đầu trang của Report nằm tiếp theo phần PageHeader và nằm trên phần Detail mỗi Report chỉ có duy nhất một ReportHeader.

- Report Footer : là phần tiêu đề cuối cùng của Report tiếp theo phần Detail

và phía trước phần Report Footer Mỗi Report chỉ có duy nhất một ReportFooter

4.6.7 Môi trường làm việc của Report

Report làm việc gần giống với Form chỉ khác:

Form chỉ có thể hiển thị truy cứu, cập nhập, điều khiển dữ liệu từ cơ sở dữliệu

Report chỉ có thể lập báo cáo in ra, không thể thay đổi dữ liệu trong cơ sở

dữ liệu

Sử dụng Report Wizard

Bước 1 : nhấp New chọn Report Wizard nhấp OK hoặc nhấp đúp chuộtvào biểu tượng Create Report in Design View trên thanh công cụ

Bước 2 : chọn dữ liệu cần in trên hộp sau:

Sử dụng các nút lệnh <, <<, >, >> để đưa các trường từ danh sáchAvailable Fields sang danh sách Selected sau đó chọn Next

Bước 3 : Thiết lập nhóm dữ liệu cần thiết trên Report

Chọn Next để tiếp tục

Bước 4 : Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo

Chọn Next để tiếp tục

Bước 5 : Chọn bố cục ( Layout ) cho Report

- Chọn bố cục cho Report tại hộp thoại Layout, có 3 kiểu LayoutColummar, Tabulur, Justified

- Chọn hướng giấy in tại hộp Orientaion, có 2 kiểu hướng in :Portrait in theo khổ giấy dọc, landscape in theo khổ giấy ngang

Chọn xong nhấp Next để tiếp tục

Bước 6 : Chọn mẫu định dạng ( Style ) cho Report

- Gõ vào tiêu đề Report

- Chọn Prview the Report để hiện thị dữ liệu của Report

- Modify The Port’s design nếu thiết kế lại

- Nhấp Finish để tiếp tục

4.6.8.Thiết kế Macros

Macros là một lệnh hay một nhóm lệnh được quy định sẵn trong MicrosoftAccess khi chọn Macro giúp ta thực hiện một cách tự động liên kết hay nhiềuhành động

Cách thiết kế Macros:

Chọn New để thiết lập Macros, xuất hiện bảng có thành phần:

- Action : quy định những hành động của Macro

- Comment : quy định những diễn giải

- Action Arguments : chọn tên Form cần liên kết

Lưu Macros chọn File / Save as ( save ) / OK

5 Môi trường làm việc

Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại nhà trường chủ yếu

là máy PC

Đa số người sử dụng trên thực tế hoặc đã làm quen với tin học chủ yếu sửdụng hệ điều hành Windows.

Hệ thống chương trình QLKTX sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi trườngmạng Tuy nhiên nó vẫn có thể cài trên máy lẻ, áp dụng với những cơ sở chưaứng dụng mạng máy tính trong quản lý

6 Kết luận

Đây là chương trình quản lý thực hiện tin học hoá vào trong lĩnh vực quản

lý ký túc xá trường mà trước đây vẫn quản lý theo lối thủ công Cơ sở dữ liệucủa bài toán được phân tích tương đối khoa học vững chắc giúp từng bướccảm nhận và hoàn thành hệ thống thông tin một cách logic

Tuy nhiên cũng có một số nhược điểm, do đó để giải quyết các áp dụngnhỏ, việc áp dụng một số phương pháp tính toán nhiều lúc đưa đến việc kéodài thời gian, nặng nề không đáng có

Mức mô tả Các khái niệm sử dụng

Quan niệm Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm xử lý