1. Phần tổng quan
1.2.3. Nhận xét đánh giá hiện trạng và đặc tả bài toán
Thiếu: Phương tiện quản lý
Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…
Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm…
Đầu mỗi năm học, phòng CT HS_SV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ở của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá.
Phòng CT HS_SV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX.
Sau khi đã nhận đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc xá của sinh viên, Phòng công tác học sinh_sinh viên nhanh chóng
xem xét hồ sơ và trả lời cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên vào ở trong ký túc xá.
Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá nhưng không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu lý do cụ thể.
Trong thời hạn tối đa là 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký túc xá, Phòng CT HS_SV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Mức phí ký túc xá được BGH quy định mức cụ thể: 40.000d/tháng/ 1 người
Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ nhất định. Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho PCT HS_SV và làm lại thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở tại KTX.
Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết hạn, Phòng CT HS_SV của trường phải thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể.
Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc xá phải được thực hiện đúng theo lịch do Phòng Công Tác Học sinh_ Sinh viên đề ra.
Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng CT HS_SV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đồng thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an tại địa phương trường cư trú.
Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng ở trong khu ký túc xá phải được sự đồng ý của Phòng CT HS_SV.
Tất cả các sinh viên phải tuân thủ tuyệt đối qui định của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ, tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CT HS_SV và phải được sự phê duyệt của Phòng
CT HS_SV.
Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng qui định của lưu trữ hồ sơ sinh viên và nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (Theo Lớp, Theo Khoa, Sau đó phân bổ các sinh viên còn lại).