PHAN MO DAU
Trong muôn vàn những vấn đề các nhà quan ly phải đối mặt đề duy trì và phát triên doanh nghiệp, không thê không nhắc đến quản lý nhân sự Bởi lẽ nhân sự là một trong những van đề mấu chốt là sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp nào Có một thực tế mà rất nhiều giám đốc công ty thừa nhận, một công ty hay tô
chức nào dù có nguồn tài chính phong phú, nguôn tài nguyên thiên nhiên dồi dào
với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại cũng trở nên vô ích nếu không có nguồn tài nguyên về nhân sự
Nhà quản trị nhân sự giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực của từng nhân
viên, biết cách động viên khuyên khích khơi gợi tiềm năng giúp nhân viên hăng hái
làm việc Mỗi người nhân viên đều có ưu, nhược điểm khác nhau và hoàn toàn có khả năng mắc những sai lầm trong công việc trước những sự việc đó các nhà quản trị phải đối mặt giải quyết những vấn đề nan giải Đây là một trong những công việc đòi hỏi nghệ thuật ứng xử khéo léo của các nhà quản trị đê đạt được mục đích nhưng không làm tồn thương đến lòng tự trọng hay làm nhân viên mất tự tin vào bản thân
Nhà quản trị nếu có những kinh nghiệm và giải pháp đúng đắn họ sẽ có
nguồn nhân lực ồn định và gắn bó lâu dài với công việc
Trong điều kiện hiện nay nên kinh té Việt Nam đang trên đà phát triển các doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả trong kinh doanh cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch rõ ràng, chi tiết các nguồn lực như: vốn, công nghệ, đất đai, nhà xưởng, máy móc thiết bị và nhân lực Trong đó nguồn nhân lực là một vấn đề mà các nhà quản trị thừa nhận là cốt lỗi tạo nên giá trị của công ty Đề có được nguồn lực đồi dào về số lượng và chất lượng đòi hỏi các nhà quản trị phải làm tốt việc quản lý nguồn nhân lực tại đơn vị
Trang 2thuật công nghệ TP.HCM Em nhận thay thực trạng quản tri nguồn nhân lực tại công ty cô phần Quý Phát là vấn đề cần được quan tâm
Chính vì lý do đó cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của Thầy Lê Đình Thái và các cô chú, anh chị trong công ty Quý Phát Cho nên em chọn đề tài về quản trị nhân sự làm bài luận văn tốt nghiệp
Vi vậy:
Mục tiêu của luận văn: là lấy kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Giới hạn của đề tài: là sẽ không phân tích sâu vào từng khía cạnh trong vấn đề quản trị nhân sự của các loại hình doanh nghiệp mà chỉ phân tích tình trạng nguồn nhân sự tại công ty Quý Phát
Phương pháp nghiên cứu: là phương pháp luận, từ đó đưa ra những quan
điểm cụ thê Phân tích sự việc trên cơ sở cụ thể không phô trương dựa vào các mối
tương quan, có tác động ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu, đê mở rộng các vấn đề liên quan, đưa ra các giải pháp đê giải quyết vấn đề
Trang 3CHƯƠNG 1 LY LUAN CHUNG VE QUAN TRI NHAN SU
1.1 Khái niệm mục tiêu cúa quản trị nhân sự: 1.1.1 Khái niệm:
Từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quân thành tô chức
thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với
một phương thức sản suất nhất định, xu hướng quản trị ngày càng cao Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình Các doanh nghiệp hàng đầu thường cô gắng tạo sự cân bang giữa tính nhất quán và sự sáng tạo Đề đạt được mục tiêu này, họ dựa vào số tài sản lớn nhất của mình đó là ““ nguồn nhân lực” Công tác quản trị nhân sự giúp họ tìm kiếm, phát triển, duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng Đó là những người tham gia tích cực vào sự thành công của doanh nghiệp Các tô chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm đúng người, đúng số lượng, đúng thời điểm, trên các điều kiện thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp và người lao động Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên và doanh nghiệp đều có lợi
1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự:
Trang 4a Mục tiêu xã hội:
Về mặt xã hội, quản trị nhân sự thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tô chức, doanh nghiệp và người lao động
- Tuân theo luật pháp
- Bảo vệ quyên lợi khách hàng
- Bảo vệ môi trường
- Thành lập tơ chức cơng đồn
b Mục tiêu của tổ chức:
Là hiệu quả Các chỉ tiêu đo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: - Tổng lợi nhuận
- Tỷ suất lợi nhuận
- Lợi nhuận trên một đơn vị sản phâm (dịch vụ) - Thời hạn hoàn vốn có định - Vòng quay vốn lưu động - Năng xuất lao động - Thu nhập bình quân c Mục tiêu cá nhân: Cần trả lời được câu hỏi: “Nhân viên cần gi ở nhà quản trị?” Họ cần: - Việc làm ôn định - Đánh giá đúng năng lực, đúng sự đóng góp - Được đối xử công bằng
- Có triển vọng trong công việc, thu nhập - An tồn trong cơng viỆc
1.1.3 Vai trò của quản trị nhân sự:
Trang 5Phong cách quản trị nguồn nhân lực ảnh hưởng sâu sắc đến bầu không khí
của tô chức, đến tâm lý nhân viên
Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các bộ phận trong tô chức Vì vậy vai trò của người quản trị nguồn nhân lực là hết sức quan trọng Sức cạnh tranh cốt lõi không phải đến từ một năng lực cụ thê mà đến từ nguồn nhân lực Tài nguyên nhân lực chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp không thê bắt chước hay sao chép nguyên bản từ bất kỳ công ty nào khác Tài nguyên nhân lực cũng chính là nhân tố quan trọng đề làm tăng giá trị của công ty Ưu thế về nguôn lực chính là ưu thế của doanh nghiệp Có con người, các mặt khác của doanh nghiệp như tiêu thụ, kỹ thuật, sáng tạo sản phâm mới sẽ phát triên
1.2 Nội dung cuả quản trị nhân sự:
1.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực: a Hoạch định nguồn nhân lực:
Là quá trình dự đoán, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra các chính sách và kỹ năng, phâm chất cần thiết phù hợp với từng giai đoạn hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho tô chức
b Vai trò cúa hoạch định nguồn nhân lực
Trang 6không thê đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình Điều này ảnh hưởng lớn đến
kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp
- Tạo cho doanh nghiệp luôn ở thế chủ động về nhân sự
- Đảm bảo cho đoanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân viên với những kỹ năng
cần thiết vào đúng thời điểm
- Tránh rủi ro trong sử dụng lao động
- Giúp các quản trị xác định được rõ ràng phương hướng hoạt động của tô chức
Giả sử một công ty dự đốn rằng cơng ty sẽ cần 100 kỹ sư mới trong năm đó Nhưng chưa một ai từng đặt câu hỏi: “ Làm thế nào đề tính ra được sự ước đoán đó?” Và thế là nó cứ xoay vòng, sự ước đoán đó hầu hết luôn sai bởi vì các nhu cầu hoạt động kinh doanh rất khó đê dự đoán được Vì vậy mà nó tiếp tục được đặt ra câu hỏi tiếp theo: “Điều gì xảy ra nếu chúng ta mắc sai lầm?” Chúng ta có thê mắc sai lầm một trong hai hướng: hướng thứ nhất là công ty có thể có được nhiều kỹ sư cần thiết hơn công ty nghĩ và như vậy công ty sẽ phải hoặc tiếp nhận họ hoặc sa thải
họ, còn hướng thứ hai đó là công ty có thê có được ít kỹ sư cần thiết hơn họ nghĩ và
như vậy thì bạn phải góp nhặt đề tìm thêm cho đủ người Và câu hỏi tiếp theo: “ Trong từng trường hợp chúng ta cần dau tu cho cái gì vay? Và liệu chi phí đó có
quá nhiêu hoặc quá ít không?” Và thường thì hầu hết trường hợp này là bị mắc sai
lầm nhiều hơn so với cái khác
Quy trình:
Trang 7Dự báo về nhu cầu nhân sự của doanh
nghiệp trong tương lai Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự doanh nghiệp
So sánh giữa nhu cầu nhân sự sắp tới
và khả năng đáp ứng hiện nay Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân sự Kiểm soát nhân sự
¢ Hoạch định nguồn nhân lực và phân tích môi trường: > _ Phân tích môi trường bên ngoài:
- Kinh tế khủng hoảng, suy thoái toàn cầu, tình trạng cắt giảm nhân lực hàng loạt trở nên phô biến ở các cơng ty, tập đồn lớn Tuy nhiên việc níu giữ những nhân viên có năng lực càng trở nên cấp thiết nhưng cũng khó khăn hơn bao giờ hết
Trang 8chủ động đưa ra những cam kết về lợi ích đề níu giữ người tài trong thời buôi suy thoái Những chế độ đãi ngộ thích đáng và phù hợp cũng nên được áp dụng đê những nhân viên giỏi có thê yên tâm công hiến và giúp công ty vượt qua khó khăn trước mắt
Cắt giảm chi phí? Hãy thảo luận với lãnh đạo phòng ban liên quan
Giữ được khách hàng cũ? Chắc chắn phải kề chiến thắng này cho các đồng nghiệp nghe
Soạn thảo chương trình tìm kiếm các đơn hàng mới? Hãy đánh dấu công trạng của từng người Hãy đừng quên giữ tinh thần chiến đâu hàng ngày của nhân viên vì về bản chất, sự thành công phụ thuộc vào niềm tin và mong muốn làm việc của nhân viên trong công ty Mọi người cần phải biết rằng, thành công và thất bại của các bạn là chung cho tat ca
Xu hướng cạnh tranh: quy trình mới, công nghệ mới, dịch vụ mới, sáng tao
Thay đôi công nghệ: tự động hóa, phi hành chính hóa
Luật pháp và chính trị: sự quan tâm và ủng hộ của chính phủ Việt Nam đối với các doanh nghiệp
Phân tích môi trường doanh nghiệp
Những nhà lãnh đạo vĩ đại luôn truyền tải được nhiệt huyết vào công việc Họ biết cách lôi kéo các nhân viên tài năng và tận tâm Nhưng ẩn chứa đăng sau mỗi nhà lãnh đạo đầy quyên lực, bạn sẽ còn thấy có một quyền năng vô hình khác, nó góp phần tạo ra một bầu văn hóa công ty mạnh mẽ, động viên
mọi người làm việc chăm chỉ và gắn bó lâu dài hơn, thậm chí có thê gắn bó cả cuộc đời, nối tiếp các thế hệ với công ty Cùng với thời gian và những
Trang 9Xem Sơn có sự khác biệt về văn hóa và hình ảnh nhãn hiệu, thương mại mặc dù cả hai kinh doanh cùng ngành nghề
- Văn hóa đã và đang trở thành một ID ( chỉ số nhận dạng) của mỗi công ty, giúp chúng ta phân biệt công ty này với công ty khác Văn hóa thê hiện trong phong cách làm việc, tác phong của nhân viên cả trong công việc cũng như trong cuộc sông Không ít công ty còn xây dựng văn hóa của riêng mình trên cơ sở thừa kê văn hóa truyên thông dân tộc
Thái độ ứng xử với nhau trong môi trường doanh nghiệp phải ln hịa đồng, đồn kết, tạo mối liên kết chặt chẽ với nhau trong công việc dé tạo nên môi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, giúp nhau cùng phát triển Ngôn ngữ cũng chứa đựng trong mình những đặc trưng văn hóa Phong cách ngôn ngữ trực tiếp hay gián tiếp thể hiện văn hóa mở hay đóng Cách xưng hô, cách diễn đạt thề hiện tính đăng cấp trong giao tiép, ung xu
1.2.2 Hoạch định nhu cầu nhân viên
Là một nhà quản trị, bất kê cấp bậc nào, dù là tổ trưởng sản xuất hay đốc công phân xưởng, chúng ta phải biết nhu cầu của nhân viên mình Hiêu được vấn đề
này chúng ta mới có cơ sở đề tuyên mộ, tuyên chọn, đào tạo huấn luyện, động viên
và khen thưởng cũng như chính sách lương bồng hợp lý
> Đối với việc làm, điều kiện làm việc, quyền cá nhân người nhân viên cần các đặc điểm sau:
-_ Một việc làm an tồn, khơng bn chán - Một môi trường làm việc thoải mái - Giờ làm việc hợp lý
- Các cơ sở vật chất thích hợp
- Cơ hội được học hỏi các kỹ năng mới, các chương trình đào tạo và phát trién
- Cơ hội thăng thưởng bình đăng
- Cơ hội được có được cấp trên nhận biết các thành tích trong quá khứ
Trang 101.2.3 Chức năng tuyến dụng:
Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng khi chúng ta thiếu nhân sự thì chúng ta cứ đăng báo tìm người, thậm chí nhiều khi chúng ta chỉ tạm thời thiếu nhân lực trong thời gian rất ngắn, chúng ta cứ tuyên dụng thêm người Hậu quả là tổ chức
làm ăn thiếu hiệu quả
Thực sự tuyên dụng nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà quản trị phải phân tích công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thê
> Tiến trình tuyến dụng:
Khi hoạch định tài nguyên nhân sự, nhà quản trị thấy rằng cần phải thêm nhân lực Trước tiên nhà quản trị có thê tìm các giải pháp khác xem có đáp ứng về nhu cầu nhân sự không Nếu các giải pháp khác không đáp ứng nhu cầu được, lúc đó tiến trình tuyên dụng mới bắt đầu hoạt động
Thông thường tiến trình tuyên dụng bắt đầu khi một nhà quản trị nào đó đưa ra một phiếu yêu cầu về nhân sự Phiếu này mô tả rõ các chỉ tiết khác nhau bao gồm chức danh công việc, tên bộ phận và ngày tháng cần nhân viên đó bắt tay vào làm việc Với loại thông tin này, nhà quản trị nhân viên sẽ đối chiếu với bản mô tả công việc và bản mô tả chỉ tiết tiêu chuẩn công việc dé xác định xem nhân viên sắp được tuyển dụng phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào
Bước kế tiếp trong tiến trình tuyển dụng này là xác định xem công ty hiện nay có nhân viên nào hội đủ các tiêu chuân đó không, hay phải tuyên dụng từ bên ngoài, từ các nguồn khác nhau như các trường đại học, cao đăng và các công ty khác.:
Vì việc tuyên dụng rất tốn kém, cho nên cấp quản trị cần phải đảm bảo rằng họ đang sử dụng các phương pháp và các nguồn nhân sự hữu hiệu khác
> Các giải pháp khác:
Trang 11mức chúng ta không thê ngờ được Chăng hạn như đề tuyên dụng một số y tá, một
số bệnh viện tại Mỹ đã tốn 12.000 đô la Các phí tôn gồm có các khoản sau đây: tiền
nghiên cứu, phỏng vấn, chỉ phí cho công ty giới thiệu việc làm, phân công lại và đào tạo lại
> Giờ phụ trội:
Một trong các giải pháp có thê áp dụng tại Việt Nam đó là làm thêm giờ Chăng hạn như các công ty dệt, hoặc tiệm bánh vào mùa cao điểm, hay ký được một hợp đồng sản xuất ngắn hạn nào đó, họ thường khuyến khích công nhân làm thêm giờ phụ trội Tại các nước Âu Mỹ, giờ phụ trội thường được tính cao gấp rưỡi hoặc gấp đôi giờ công lao động bình thường
Giải pháp cấp thời này mặc dù có tốn kém thêm nhưng giúp doanh nghiệp đó phải tuyên thêm lao động Bởi vì một khi tuyển dụng rồi, ngoài khoản tốn kém kê
trên, công ty lại phải nuôi số người dư thừa này Trong khi đó theo luật lao động, các công ty khó lòng cho họ nghỉ việc Nếu có, chắc chắn khoản bồi thường không nhỏ
> Tuyến dụng nhân viên:
Nếu áp dụng các biện pháp nêu trên đây cũng không giải quyết được vấn đề nhân lực, chúng ta sẽ tuyên dụng nhân viên theo hai hướng: hướng nội bộ và hướng bên ngoài
Tuyên dụng nhân viên trong nội bộ công ty là cả một thủ tục phức tạp Đối với các chức vụ quản trị gia cao cap, thường công ty áp dụng hồ sơ thuyên chuyền Đối với các chức vụ hoặc công việc ở cấp thấp hơn, các công ty ở phương tây thường sử dụng phương pháp niêm yết chỗ làm hay công việc đang cần tuyển người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống Bảng niêm yết này được dan ngay chỗ công khai dé mọi người đều biết Đó là một thủ tục thông đạt cho công nhân viên trong tồn cơng ty biết răng hiện đang cần tuyển người cho một số công
việc chỗ làm nào đó
Trang 12trong chính sách nhân sự của từng công ty Mỗi một nguồn có ưu điểm và nhược điêm của nó và còn tùy thuộc vào yếu tố thời gian và tiền bạc mà công ty sẵn có hay không Nhìn chung, có rất nhiều nguồn cung cấp nhân sự cho công ty như sau:
> Các nhân viên hiện hữu:
Khi yếu tô thời gian là yếu tổ nôi bật thì cách tốt nhất là tìm những người
đang làm việc trong công ty đảm nhận công việc mới cao hơn Họ là người đã quen thuộc công ty, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty và do đó chỉ cần một thời gian huấn luyện ngắn hơn so với tuyên người ở ngồi cơng ty Tun người theo lối này có lợi điểm là nhân viên thấy răng công ty đề ý đến khả năng của họ và luôn luôn có những cơ hội đề thăng tiến Do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn
> Bạn bè của nhân viên hiện hữu
Các nhân viên đang làm trong xí nghiệp biết rõ bạn bè của mình đang cần một việc làm và họ có thể trở thành một nhân viên tốt Họ thường giới thiệu cho công ty những người có khả năng và có chất lượng Điều dễ hiểu là nếu nhân viên thích các công việc ở công ty, họ thường rất muốn bạn bè của mình vào làm chung với mình Chính vì thế mà nhiều công ty tại các nước hiện đại khuyến khích nhân viên đưa bạn bè và họ hàng vào làm việc
> Các ứng viên nộp đơn xin việc tự nguyện
Những người đến văn phòng công ty một cách tự ý đê nộp đơn xin việc được coi như những ứng viên tự nguyện bởi vì công ty không đăng quảng cáo tìm người Trong trường hợp này, công ty nên thiết lập một hệ thống hồ sơ các ứng viên đề khi
cần thiết, công ty có thê mời họ làm việc Loại hồ sơ như thế có thể tiết kiệm được
tiền bạc và thời gian cho công ty khi có cơ hội tuyên Tuy nhiên không phải tất cả ứng viên tự nguyện là người mà công ty cần tuyền
> Quang cao
Trang 13năng Tuy nhiên họ cũng tin rằng ít nhất sẽ tuyển lựa được người Cách tuyên dụng này thường chỉ áp dụng khi các phương pháp tuyển người khác thất bại và được coi là cách bố sung hữu hiệu nhất cho các phương pháp khác Tuy nhiên phương pháp quảng cáo này nếu thực hiện thường xuyên sẽ rất tốn kém Ngồi ra, nhiều cơng ty rất e ngại phản ứng của nhân viên khi họ biết răng công ty đăng quảng cáo tìm người Nếu họ biết răng lao động đòi hỏi ký năng như họ tìm kiếm, hậu quả sẽ dẫn đến giảm năng xuất lao động
> Các trường đại học và cao đẳng
Các trường đại học và cao đăng ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan trọng đối với hầu hết các công ty trên thế giới, đặc biệt đối với các công ty Mỹ và công ty Nhật Mặc dù công ty đã áp dụng hệ thống tuyên dụng này và tin chắc chọn được một tỉ lệ nhân viên tốt nhưng đôi khi những người này thực hiện công việc chưa ở mức mong đợi cao Ngay cả những người có trình độ cao nhất và giỏi nhất cũng cần phải có thời gian đề trở thành nhân viên giỏi Hầu hết các công ty đều xúc tiến việc tuyên dụng này trước khi sinh viên ra trường và chờ đợi đến khi họ ra trường Một số công ty nôi tiếng còn cấp học bồng cho sinh viên ưu tú ngay ở năm đầu đại học Có công ty thận trọng hơn, họ chỉ chọn sinh viên năm cuối sau khi sinh viên này chứng tỏ qua quá trình học tập là họ thuộc thành phần sinh viên giỏi Họ tin tưởng rằng những người mới tốt nghiệp là những người trong trắng, chưa bị n hiểm tư tưởng xấu và vì thế họ có thê được đào tạo cho phù hợp với khuôn khổ của công ty
> Các cơ quan lao động khác
Trang 14đôi khi không được khả quan, vì các cơ quan này đôi khi đưa ra những người không đúng yêu câu, hoặc đưa ra những người họ quen biêt hoặc có cảm tình
1.2.4 Đào tạo và phát triển nhân sự
Đối với một công ty mới thành lập thì nhu cầu đào tạo nhân viên là một
nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất Bởi vì cho dù chúng ta có lắp đặt cả một hệ
thống máy móc tinh vi mà không có người biết điều khiên cũng trở nên vô ích Đây
là chưa kê các nghiệp vụ có tính cách vô hình như các kỹ năng quản trị Tuy nhiên một điểm mà các nhà quản trị Việt Nam ít đề ý, đó là định hướng nghề nghiệp cho nhân viên, đáp ứng những thay đôi đang xảy ra và tiên đoán những thay đối trong tương lai liên quan đến tay nghề của nhân viên
Chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đôi diễn ra với tốc độ chóng mặt Đó là thời đại bùng nô công nghệ, bùng no thông tin Những bùng nô này có tác động mạnh đến dây chuyền sản xuất, cung cách quản lý, nếp sống và suy nghĩ của mọi người trong công ty Và cũng chính sự bùng nồ này mà các cấp lãnh đạo thấy cần phải trang bị cho mọi người các kiến thức và kỹ năng mới đề theo kip với sự thay đôi Nhu cầu đào tạo và huấn luyện trở nên cấp bách hơn bao giờ hết
Thế nhưng nhà quản trị tài giỏi không thê dừng lại ở những chương trình đào tạo có tính cách đối phó này Họ là những người có nhãn quan nhạy bén, nhìn xa trông rộng Họ thấy trước xu hướng của thời đại trong năm hay mười năm tới Các chương trình giáo dục và phát triển đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị đối phó với những thay đôi trong tương lai
> Mục đích của đào tạo và phát triển
- Giúp nhân viên thực hiện tốt công viéc - Cập nhật thông tin, kỹ năng
- Thay đồi và cải tiến phương pháp quản lý
- Giải quyết các vân đề tô chức
- Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới
Trang 15- Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên > Hệ thống đào tạo và phát triển có 4 giai đoạn:
- Xác định nhu cầu - Xây dựng chương trình
- Triển khai
- Đánh giá
> Huấn luyện nhân sự
- Năng lực: đánh giá mức độ làm việc hiện tại - Mục tiêu: đặt ra mục tiêu cho việc học hỏi
- Hành động: thống nhất các phương pháp và bắt đầu hành động
- Kiểm tra: cung cấp các thông tin phản hỏi và ghi nhận các điều đã học
1.2.5 Đánh giá thành tích
Đánh giá thành tích là đánh giá kết quả đạt được trong một giai đoạn nhất
định Thu thập thông tin về quá trình thực hiện công việc Thu thập thông tin về phát triển cá nhân của nhân viên Nếu so sánh giữa tất cả các kỹ năng quản lý thì có
lẽ kỹ năng đánh giá nhân viên là khó nhất Tuy nhiên đây lại là công việc rất quan
trọng trong công tác quản trị nhân sự
Người đứng đầu doanh nghiệp dù có xuất sắc đến đâu nhưng nếu không có những đồng sự giỏi sẽ khó mà thực hiện được những chiến lược, chiến thuật đê đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Đánh giá đúng nhân viên sẽ giúp lãnh đạo đặt cấp dưới vào đúng vị trí, giao việc đúng với khả năng Ngược lại, khi cấp dưới được cấp trên đánh giá đúng năng lực, đó là cách động viên học tốt nhât
> Mục đích và quy trình đánh giá
- Dựa vào kết quả đánh giá có quyết định đúng, chính xác về lương, thưởng cho nhân viên Làm căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo, hoạch định nhu cầu nhân viên và kế hoach tuyên dụng
Trang 16viên nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ vì được ghi nhận thành tích và có chế
độ đãi ngộ hợp lý
Tạo môi trường văn hóa hiêu biết lẫn nhau giữa nhân viên và cấp quản lý qua hoạt động đánh giá
Xác định yêu cầu cần đánh giá Dựa vào kế quả phân tích công việc.Chọn phương pháp đánh giá tùy thuộc vào bộ phận, đặc điểm của công việc mà chọn phương pháp cho phù hợp Đối với công việc trực tiếp đã được giao định mức trước, việc đánh giá khá đơn giản Nhưng với những công việc của nhân viên gián tiếp của cán bộ quản lý sẽ phức tạp hơn nhiều
Tập huấn hoặc kiêm tra lại kỹ năng đánh giá của cán bộ quản lý hay những nhân viên phòng nhân sự tham gia vào chương trình đánh giá
Thảo luận với nhân viên về nội dung, chỉ tiêu, thời gian, địa điểm, phương thức và kết quả đánh giá Việc này thỏa mãn tính công khai trong công tác quản lý Tiến hành kiêm tra đánh giá vừa theo kỳ, vừa đột xuất Đảm bảo sự khách quan
Phương pháp đánh giá:
Cho điềm
Thống nhất thang điềm
- Thống nhất các yêu cầu đánh giá như số lượng công việc, chất lượng công việc, thái độ, ý thức thực hiện công việc
-_ Xếp hạng nhân viên trong mỗi bộ phận trong từng thời gian nhất định Qua mỗi lần xếp hạng, những người thay đôi thứ hạng theo hướng cải thiện tốt hơn là những người có kết quả ngược lại hoặc không được cải thiện
Quan sát hành vi thực hiện công việc và ghi nhận những sai lầm hay những thành tích dù lớn, dù nhỏ
Trang 17> Tiêu chuẩn đánh giá:
- Các tiêu chuân cho cá nhân phải nhằm triên khai chiến lược của doanh nghiệp - Phải bao quát và chỉ tiết - Phải sát thực - Phải có độ tin cậy cao > Cách đánh giá
- Đánh giá nhân sự được tiến hành bới cán bộ quản lý trực tiếp và được xem
xét bởi cán bộ quản lý ở một bậc cao hơn
- Nhân viên tự đánh giá bản thân, thường là điền vào mẫu đánh giá có sẵn - Tập thê đánh giá
- Lãnh đạo đánh giá
Nói tóm lại, nhà quản lý không cần phải có kiến thức và trình độ xuất sắc
vẫn có thê thành công trong công việc, nếu có tâm trong việc đánh giá và sử dụng người Trung thực, thăng thắn, công bằng và quan tâm tới yêu tố con người thể hiện cái tâm của nhà quản lý giỏi Điều dé hiểu là về mặt các nhân, nhà quản lý có thể có thiện cảm với nhân viên này nhiéu hơn nhân viên khác, nhưng trong tô chức nhà quản lý phải tỏ ra không thiên vị và quan tâm tới tất cả các thành viên trong tô chức của mình Việc khen, chê rõ ràng sẽ tạo động lực làm việc hứng thú cho nhân viên, kích thích họ sáng tạo đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
1.2.6 Đãi ngộ nhân sự
Đãi ngộ là sự nhìn nhận về các nỗ lực của nhân viên, là quá trình bù đắp các
Trang 18CHƯƠNG2 GIỚI THIỆU TÓNG QUAN CÔNG TY QUÝ PHÁT
2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp:
2.1.1 Lịch sử hình thành:
Công ty Cổ Phần Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ Vận Tải Quý Phát
thành lập ngày 15 tháng 06 năm 1994 với vốn đầu tư ban đầu chỉ 1.000.000.000
đồng và hoạt động với chuyên ngành kinh doanh mua bán: máy móc, vật tư thiết bị công nghiệp, máy móc văn phòng, văn phòng phẩm và phụ tùng thay thé
Sản phâm của tập đoàn RICOH tham gia thị tường Việt Nam từ năm 1989 với các loại thiết bị như máy photocopy, fax và phụ tùng thay thế Hiện nay sản phâm RICOH và dịch vụ hậu mãi do công ty Quý Phát cung cấp rất được khách hàng tín nhiệm và tin tưởng sử dụng
Trong những năm gần đây, thông qua việc cung cấp các sản phẩm RICOH
chất lượngcao với giá cả phù hợp thị trường, cùng với hệ thống dịch vụ hậu mãi tốt
trên tồn quốc, cơng ty Quý Phát được vinh dự là nhà cung cấp sản phẩm thiết bị
văn phòng cho hầu hết các dự án lớn tại TPHCM và các tỉnh thành trên toàn quốc
Trụ sở hoạt động:
Tên day du: CONG TY CO PHAN XD- TM - DICH VU VAN TAI QUY
PHAT
Tén viét tat: : QUY PHAT CORP
Trụ sở: 172/49 Lê Thúc Hoạch, Phường Phú Thọ, Quận Tân Phú, TP HCM
Mã số thuế: 0309555656
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh:
Mua bán thiết bị máy văn phòng, máy photocopy, máy vi tính, vật tư ngành in và phụ tùng, máy fax, máy chiếu, máy chấm công, máy hủy giấy, máy đêm tiên
Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị văn phòng
Cho thuê thiết bị văn phòng
Trang 192.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng bộ máy quản lý:
Công ty có cơ câu tổ chức bao gồm các hệ thống đảm bảo mang lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đề thực hiên được điều đó,
các bộ phận phải có mối liên hệ nhất định
> Đại hội đồng cỗ đông: là cơ quan có thâm quyên cao nhất quyết định mọi vẫn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh Nghiệp và điều lệ công ty Đại hội đồng cô đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư ngắn hạn và dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty
> Ban kiểm soát: do đại hội đồng cô đông bầu, thay mặt cô đông kiêm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty
> Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, trừ những vẫn đề thuộc Đại hội đồng cô đông quyết định Hội đồng quản trị định hướng các chính sách ton tai va phat trién thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại điên theo pháp luật của công ty
> Tổng giám đốc: do hội đồng quan tri bô nhiệm, bãi nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT trong công tác điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, ban hành kế hoạch kinh doanh, dịch vụ, nhân sự, tài chính hàng năm theo định hướng của hội đồng quản trị
> Giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, giúp việc cho tong giám đốc trong công tác xây dựng và triên khai công tác tô chức, quản lý trong công ty, đồng thời tham mưu nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh- dịch vụ do hội đồng quản trị đề ra Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc và các trưởng phòng/ phó phòng
> Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc trong công tác triên khai
Trang 20> Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc trong công tác triển khai tô chức, quản lý điều hành hệ thống kinh doanh dịch vụ của công ty
> Các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc:
- Phòng hành chính và nhân sự: quản trị nguồn nhân lực, thực hiện công tác tiền lương và chế độ chính sách cho người lao động
- Phòng kế toán: lập kế hoạch tài chính: tiền mặt, vay vốn, vốn lưu động, quản lý khoản thu, chi, giao dịch ngân hàng và quản lý sồ sách chứng từ báo cáo tài chính cho công ty
- Phòng kinh doanh bán sỉ và lẻ: lập kế hoạch kinh doanh, triên khai chiến lược kinh doanh, Kiêm soát, theo dõi kết quả kinh doanh định kỳ, tìm kiếm khách
hàng, thiết lập mối quan hệ đối với khách hàng tiềm năng và tổ chức hệ thông đại lý của công ty
- Phòng dự án : Tổ chức thu thập, phân tích thông tin các dự án, thiết lập mối
quan hệ đối với các chủ dự án thực hiện dự án
- Phòng ký thuật và bảo hành: đảm bảo chất lượng công tác hậu mãi của công
ty Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng Giải quyết khiếu nại của khách
hàng
- Phong tong hợp: nhu cầu của các phòng ban có liên quan đề lập kế hoạch mua hàng và đặt hàng Phối hợp với phòng kho vận để kiểm tra hàng mua Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Phòng tiếp thị: cập nhật thông tin sản phẩm, giá cả, phương thưc chiêu thị của các thương hiệu cạnh tranh, tông hợp, phân tích và xử lý Xây dựng, tô chức, triên khai các ý tưởng tiếp thị, chiến lược tiếp thị Cung cấp thông tin sản phẩm và thị trường, hỗ trợ cung cấp thông tin khách hàng tư vấn và hỗ trợ xử lý thương vụ Hỗ trợ thực hiện các chương trình hội nghị khách hàng, thuyết trình về sản phẩm, giải đáp các thông tin liên quan đến sản phâm - Phòng đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo hàng năm/ đột xuất và tham mưu giám
Trang 212.1.4 Sơ Đồ Tổ Chức Công Ty Quý Phát Hội đồng ỌT Tông giám đôc Giám đốc Phó Giám đốc KD Phó Giám kinh tế Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng
kinh dự án tông kỹ tiếp kế hành đào
doanh hợp thuật thị toán chính tạo và bảo nhân hành Bán lẻ Bán sỉ Hình 2-1: Sơ đồ tổ chức 2.2 Hoạt động kinh doanh: 2.2.1 Sản phẩm, dịch vụ chính: a Máy photocopy:
Dòng sản phẩm kỹ thuật số, cung cấp giải pháp photocopy đen trắng với tốc độ cao, có thê kết nối với máy vi tính đê in trực tiếp mà không cần máy in, có chức năng đảo hai mặt và chia ra thành bộ
Trang 22Các sản phẩm máy fax cung cấp giải pháp dành cho văn phòng và các ứng dụng mở rộng, máy đa chức năng tốc độ fax nhanh và tự động
c May in kho rong:
Giải pháp máy in khổ rộng thích hợp cho các công ty chuyên xây dựng thiết
Máy In màu với độ phân giải cao, rõ nét
Máy in siêu tốc: giải pháp sao chụp số lượng nhiều, tốc độ cao mà chỉ
phí thấp
d Các dụng cụ văn phòng:
Cần thiết cho việc lưu giữ tài liệu như đồ bấắm kim, bấm lỗ, kẹp giấy,
bìa đựng hồ sơ là những vật dụng tuy nhỏ nhưng cũng vô cùng quan trọng đã góp phần cho văn phòng bạn trở nên chuyên nghiệp hơn
Ngoài các sản phẩm chính công ty còn phân phối và cung cấp các phụ kiện và dịch vụ đi kèm như: bảo hành, lắp ráp, sửa chữa, cho thuê
Các sản phẩm mà công ty cung cấp luôn áp dụng công nghệ tiên tiến nhất với các tính năng hiện đại, mang tính tiên phong, tích hợp các tiện ích, đa tính năng, đơn giản trong điều khiển sử dụng: do vậy luôn dam bảo sẵn sàng cung cấp cho người sử dụng những giải pháp phân phối tài liệu tối ưu trong quản lý văn bản cũng như kiêm soát tốt chi phí văn phòng
Trang 23Năm 2008 Năm 2009 Sản phẩm Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Ty trong (%) (%) Máy photocopy 57.983.269.341 48,27 112.759.973.006 47.94 May fax 1.104.549.407 0,92 3.382.765.284 1.44 May anh 715.851.785 0,60 2.298.577.943 0.98 Linh kién cac loai | 54.507.497.187 45.38 105.755.395.710 44.96 Khac 5.803.197.253 4.83 11.020.180.204 4.69 Tong cong 120.114.364.975 100,00 235.216.892.147 100 (Nguon: P Tài Chính Kê Tốn — Cơng ty Cơ Phân Quy Phat)
Nhìn chung, cơ cấu tiêu thụ sản phâm, dịch vụ của công ty chủ yếu là máy photocopy và các linh kiện đi kèm Tỷ trọng các phần này chiếm hơn 90% giá trị doanh thu qua các năm Đây cũng là thế mạnh của công ty trong phân khúc thị trường thiết bị văn phòng 2.2.2 Nguồn hàng cung cấp: a Danh sách một số nhà cung cấp chính: STT Mặt hàng Nhà cung cấp Địa chỉ
1 | May photocopy, may fax, may in, phu tung may photocopy Supreme Sound Room 701.7/ F Chung Wo Comm, CTR 42-46 Shang Hai St ,Jordan, KLN , Hong Kong 2 | Chan may photocopy Co so Minh Tai 258 Nguyén Thai Binh, Quan | 3 | May chấm công Cong ty Tan Phu Vinh Nguyễn Chí Thanh, quận 5
4 | Van phòng pham SDI
Công ty Chân Long Bình Phú, P.10, quận 6
Trang 24
5 | Van phòng phâm Công ty Địa Mã Truong Dinh, quan | Dearmar 6 | Văn phòng phẩm Kw- | Công ty Viễn Đông | Tô Hiến Thành, quận 10 Trio
7 ¡ Văn phòng phâm Plus | Công ty Hảo Vọng H6 Ting Mau, quan 1 8 | Van phong pham Pentel | Cơng ty Hồng Gia | Bui Thi Xuan, quan 1
9 | But bi Công ty Thiên Long, | KCN Tân Tạo, Bình Tân Bến Nghé 10 ¡ Tập, sách Công ty Vĩnh Tiên (Nguôn: P Tài Chính Kế Toán - Công ty Cô Phân Quý Phát) A « - , À A
b Sự ôn định của các nguôn cung cap:
Đôi với một công ty thì sự ôn định của nguôn cung câp mang tính chât sông còn vì nó đảm bảo guéng máy hoạt động của công ty được thông suốt, và càng đặc biệt quan trọng hơn với một công ty mang tính chất đặc thù phân phối sản phâm đa
dạng như Quý Phát Vì vậy các cam kết dài hạn về số lượng, chất lượng, thời gian
Trang 252.2.3 Chi phí hoạt động: a Nội dung chỉ phí của công ty: ĐVT: Triệu đồng Năm 2008 Năm 2009
STT Nội dung chỉ phí % Doanh % Doanh
Giá trị : Gia tri :
thu thuân thu thuần l Giá vốn bán hàng 171.287 80 269.403 87 2 Chi phi ban hang 24.969 12 23.514 8 3 Chi phi QLDN 16.741 8 16.55 5 Tong chi phi 212.997 100 309.467 100
(Nguôn: P Tài Chính Kê Tốn — Cơng ty Cơ Phan Quý Phát) b Tỷ trọng từng loại chỉ phí qua các năm: Năm 2008 Năm 2009 8% w Gia Von ban 8% m Gia von ban hang = Chi phi ban hang hang = Chi phi ban hang = Chi phi QLDN (Nguôn: P Tài Chính Ké Tốn — Cơng ty Cổ Phân Quý Phát) ø Chỉ phí QLDN
Nhìn chung, tỷ trọng các loại chi phí sản xuất khá ồn định qua các năm Giá vốn hàng bán chiêm khoảng 80% tông chỉ phí, trong khi tỷ lệ khoảng 20% cho chỉ phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với kinh nghiệm hoạt động trong ngành phân phối cùng với các chính sách quản trị đúng đắn cũng như chính sách quan hệ tôt đôi với các nhà cung câp đã giúp công ty kiêm soát được các khoản chi phí ngày càng hiệu quả Tỷ trọng từng loại chi phí so với đoanh thu thuần đều được cải thiện rõ rệt qua các năm Chính điều này đã làm cho tỷ trọng của tông chỉ phí so với doanh thu thuần được cải thiện đáng kê góp phần gia tăng lợi nhuận cho công
Trang 262.2.4 Trình độ công nghệ:
Là một đợn vị thương mại nên Quý Phát không có những dây chuyên,
máy móc sản xuất hiện đại Tuy nhiên, các sản phâm mà Quý Phát phân phối thì nồi
tiếng lâu nay với chất lượng cao cùng các tính năng hiện đại và liên tục được cải tiến cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng Hơn nữa, với mạng lưới phân phối đa dạng hóa sản phâm thì Quý Phát không những phải trang bị cho mình những thiết bị văn phòng nhằm duy trì phát triển hệ thống phân phối mà còn phải tự trang bị cho mình một đội ngũ nhân viên bán hàng và nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp cùng với các phương pháp quản trị hiện đại nhằm luôn luôn cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
2.2.5 Tình hình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới:
Thiết bị máy văn phòng do Ricoh sản xuất hiện nay chỉ tập trung chủ yếu phát triển dòng sản phâm đa chức năng chuyên nghiệp, máy fax chuyên nghiệp và các loại khác, hầu như chỉ chú trọng việc hoàn thiện sản phâm hiện tại để cho ra các phiên bản mới, không phát triên chủng loại sản phẩm mới Với tốc độ tiến bộ của công nghệ thông tin hiện nay thì các sản phâm có liên quan có chu kỳ thay phiên bản được rút ngắn chỉ còn 1 đến 2 năm Hiện tại Quý Phát chỉ phân phối nên
việc phát triên sản phâm mới sẽ phụ thuộc vào kế hoạch của Ricoh
Với bề dày kinh nghiệm và một mạng lưới phân phối rộng khắp, Quý Phát mục tiêu trở thành một tập đoàn đa ngành, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, tập trung phân phối cho các sản phâm của các tập đồn tên ti trên thế giới
Hiện nay, ngoài việc phân phối các sản phẩm của tập đoàn Ricoh thì
Quý Phát còn đang tìm kiếm các tập đoàn nồi tiếng khác nhăm trở thành nhà phân
phối chính thức của họ trên thị trường Việt Nam
2.2.6 Tình hình kiếm tra chất lượng sản phẩm: a Hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng:
Trang 27mọi khách hàng băng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, với
việc áp dụng hệ thồng quản lý theo tiêu chuân quốc tế này, phiên bản của tiêu chuẩn quốc tế và đưa công ty lên một tầm cao mới trong thời kỳ hội nhập với thế giới
b Bộ phận kiếm tra chất lượng sản phẩm:
Các sản phẩm mua về sẽ được bộ phận giao nhận và trưởng kho kiểm tra Trong trường hợp sản phẩm mua về không đúng chủng loại, quy cách, có chênh
lệch về số lượng hay không đạt chất lượng, bộ phận kiểm tra lập biên bản kiểm
nghiệm hàng hóa và báo cáo về ban giám đốc đề giải quyết Hình 2-2 Quy trình thực hiện kiếm tra Nhà cung cấp giao hàng Tạm thời nhập kho K}ỹ thuật test khoảng 30% Hàng đủ điều Hàng không đủ Nhập kho Xuất trả | 2.2.7 Hoạt động Marketing: a Hoạt động xây dựng thương hiệu:
Trang 28b Hoạt động quảng cáo, tiếp thị:
Trong các hoạt động marketing của Quý Phát không thể thiếu các hoạt động quảng cáo, tiếp thị Công ty thường xuyên tô chức chương trình khuyến mãi cho khách hàng vào các thời điểm giữa năm và cuối năm, đồng thời tích cực tham gia hội chợ triển lãm I đến 2 lần mỗi năm
Trong đó việc quảng cáo tập trung thông qua kênh tiếp thị trực tiếp đến từng khách hàng đề tư vấn và tạo mối quan hệ đồi tác
c Quan hệ cộng đồng (PR):
Ngoài các hoạt động kinh doanh của mình, Quý Phát cũng rất quan tâm tới việc đóng góp lợi ích xã hội thông qua các hoạt động từ thiện, tài trợ chương trình từ thiện Quý Phát luôn tích cực tham gia các chương trình bảo trợ, khám chữa bệnh cho người nghèo “lá lành đùm lá rách”, tài trợ học bông cho con em gia đình nghèo hiếu học
d Mạng phân phối:
Việc xây dựng một mạng lưới phân phối rộng khắp vững chắc là vô cùng quan trọng đối với ngành thương mại nói chung và Quý Phát nói riêng
Đến nay, hệ thống phân phối sản phâm và dịch vụ hậu mãi tại chỗ của công ty đã được đặt trạm tại các tỉnh lớn và các khu công nghiệp như: KCN Tân Tạo, KCN Biên Hòa, KCN Sóng Thần và KCN VN-Singapore Bên cạnh đó, hỗ trợ mạng lưới phân phối là đội ngũ chuyên viên kỹ thuật duoc dao tao bai ban và chuyên nghiệp, hoàn toàn đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe
nhất của khách hàng
e Chính sách giá:
Là một công ty phân phối sản phẩm cho một tập đoàn nước ngoài nên chính sách giá là một yếu tố then chốt ảnh hưởng tới lợi nhuận, hoạt động kinh doanh của Quý Phát
Trang 29Hiện nay, sản pham công ty được tiêu thụ chủ yêu trong khối doanh
nghiệp Trong khi đó khối hành chính sự nghiệp chưa được tập trung và khai thác đúng mức Điều này đòi hỏi công ty phải đây mạnh hoạt động tiếp thị, PR mạnh mẽ hơn nữa
Đối thủ cạnh tranh của Quý Phát là các công ty và nhà phân phối các sản phâm khác như Canon, Fuji, Xerox, Toshiba, Minolta, Sharp đang có gắng chiếm thi phan Những đối thủ này liên tục đưa ra sản phẩm mới của họ Đặc biệt là chính sách giá cả Trong khi đó công ty Quý Phát còn rất hạn chế về chiến lược này
Sau khi gia nhập WTO sự cạnh tranh sẽ càng gay gắt về chất lượng sản phẩm và tính đột phá của sản pham chủ lực nên đòi hỏi công ty phải có những giải pháp về thị trường và đầu tư mang tính hiệu quả cao
2.2.8 Vị trí của công ty so với các doanh nghiệp khác cùng ngành: a Vị thế của công ty trong ngành:
> Tập đoàn Ricoh rất nồi tiếng trong việc cung cấp các sản phẩm, thiết bị văn
phòng nhờ vào chi phí và chất lượng nồi trội Điều này được thể hiện sự
thành công liên tục của Ricoh tại thị trường Việt Nam kê từ khi có mặt tại Việt Nam từ những năm cuối thập niên §0
> Việc Quý Phát trở thành nhà phân phối độc quyên chính thức của Ricoh đã khăng định vị thế của Quý Phát trong ngành
Theo số liệu thông kê của Dataquest năm 2009 thì thị phần của Quý Phát trên thị trường thiết bị văn phòng là khoảng 40% Tuy nhiên sự cạnh tranh ngày càng
khốc liệt từ phía các nhà phân phối của các hãng như:
- Công ty Sao Nam phân phối sản phâm của Konica Minotal
- Cơng ty TNHH Đại Hồng Gia phân phối sản phâm của Toshiba
- Công ty Cô phần Xem Sơn phân phối sản phâm của Fuji Xerox
Trang 30> Nguồn nhân lực đồi dào, đội ngũ nhân viên đoàn kết, kỷ luật, chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm, luôn cung cấp dịch vụ khá tốt cho khách hàng
> Mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước
> Vị thế hình ảnh của công ty ngày càng được khăng định qua các hoạt động quảng bá, tiếp thị
> Ban lãnh đạo có năng lực và giàu kinh nghiệm cùng với các chính sánh phát triên hợp lý và đúng đắn
c Vị thế của nhóm sản phẩm Quý Phát trên thị trường:
> San phẩm thiết bị văn phòng của tập đoàn Ricoh đã nồi tiếng từ rất lâu, đặc biệt là máy photocopy Có thê nói, khi nói đến máy photocopy là nói đến
Ricoh, mà nói đến Ricoh là nói đến Quý Phát Vì thế đây là một lợi thế
không nhỏ của Quý Phát trong việc phân phối các sản phâm thiết bị văn phòng tại Việt Nam
> Không những thế chất lượng sản phâm của Ricoh luôn được đảm bảo cùng với dịch vụ hậu mãi tốt và chuyên nghiệp của Quý Phát đã đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng, kê cả khách hàng khó tính nhất, góp phần nâng cao vị thế nhóm sản phẩm của Quý Phát trên thị trường Từ đó, có thể thây được các ưu thế đặc biệt của nhóm sản phẩm Quý Phát trên thị trường là:
Trang 31CHUONG3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUÁN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY QUÝ PHÁT
3.1 Quan điểm của ban lãnh đạo về quản trị nhân sự:
3.1.1 Chiến lược quản trị nhân viên của công ty Quý Phát:
Đối với một công ty lâu đời như Quý Phát thì nhu cầu đào tạo huấn luyện và giáo dục là môt vấn đề khác Qua kinh nghiệm công ty đã xây dựng được bằng mô tả công việc chỉ tiết Dựa vào những bảng này mà công ty khi tuyên nhân viên mới, họ biết rõ nhân viên mới còn thiếu các kỹ năng nào Ít khi một cơng ty nào tuyển được người mới có đầy đủ trình độ phù hợp theo bảng đặc điểm công việc Dù lâu hay mau những người mới được tuyên dụng phải qua một thời kỳ đào tạo
Tuy mục đích kinh doanh là lợi nhuận, nhưng Quý Phát đã có những chính sách cụ thê, rõ ràng VỀ SỬ dụng lao động, thứ tự ưu tiên trong vận hành doanh
nghiệp là: CON NGƯỜI, TÀI CHÍNH, CƠNG NGHỆ
Q Phát là một công ty có trình độ kỹ thuật công nghệ cao, nhưng đã ưu tiên giải quyết những vấn đề thuộc về con người trước tiên như:
> Tuyên mộ và đào tạo đội ngũ lực lượng CBNV và lao động trẻ có kiến thức và kỹ thuật tay nghề cao, làm nền tảng cho các chiến lược kinh doanh và dịch vụ
> Huấn luyện nâng cao tay nghề, đào tạo dài hạn cho các kỹ thuật viên, các nhà quan tri
> Chăm lo sức khỏe, đời sống cán bộ công nhân viên và điều phải làm cho được là đào tạo ra một môi trường có lợi nhất đối với tâm lý người lao động > Công ty Quý Phát có đồng phục riêng, nhân viên công ty có tác phong công
nghiệp và tinh thần làm việc quên mình vì công ty
3.1.2 Nhiệm vụ và chức năng của tổ chức:
Trang 32thêm thu nhập từ lợi nhuận chia theo tỉ lệ sở hữu của họ trong công ty nếu công ty làm ăn có lãi
Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng với quy định của pháp luật
Có chính sách khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thê có công lao
đóng góp cho công ty, có biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân có hành động ảnh hưởng xấu đến quyền lợi và uy tín của công ty
Hỗ trợ và tạo mọi điều kiện thuận lợi đề người lao động tham gia các khóa đào tạo trong và ngoài nước nhăm nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vu
Đào tạo và sắp xếp nguồn nhân lưc phù hợp với tình hình phát triển công ty nhăm gia tăng vê chat
3.1.3 Hoạch định nhân sự: a.Tình hình lao động:
Tổng số lao động của công ty tính đến thời điểm tháng 9/2010 là 373 người Cơ cấu lao động phân theo trình độ được thê hiện dưới bảng sau:
Bảng 3-1 Cơ cấu lao động phân theo trình độ
Phân theo trình độ Số lượng (người) Tỷ trọng(%) Cán bộ có trình độ đại học và trên đại học 123 32,97
Cán bộ có trình độ trung câp 102 27,39
Lao động có tay nghê 53 14,21
Lao động phô thông 95 25,47
Tong cong 373 100
Trang 33
Bảng 3-2 Cơ cấu độ tuổi lao động của công ty Số Giới tính ĐỘ TUỔI LAO ĐỘNG Trình độ lượng Nam | Nữ | <30 | 31-40 | 41-50 | >50 ( người) _ Cán bộ có trình độ đại học và trên đại 123 78 45 35 67 13 8 hoc Cán bộ có trình độ 102 62 40 29 32 31 10 trung cap
- Lao động có tay nghê | 53 36 17 11 12 28 2 Lao động phô thông | 95 57 38 18 36 17 24
Tổng cộng 373 233 140 |93 147 |89 44
“TY trong % 100 62,5% | 37.5% |25% | 39,5% | 24% | 11,5%
(Nguon: P Nhân sự — Công ty Cô Phân Quý Phát)
Từ bảng số liệu nêu trên cho thấy đội ngũ lao động nam chiếm 62.5% số còn
lại là lao động nữ Độ tuôi lao động đa số ở tuôi từ 31-40 ( 39.5%) Đứng thứ hai là đội ngũ lao động dưới 30 tuôi ( 25%) Điều này cho thấy phần đông đội ngũ lao
động trong công ty còn rất trẻ Có được đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhanh nhẹn là
một lợi thế rất lớn đối với công ty Trong thời buồi hiện nay thì kinh nghiệm và sự chín chắn là một yếu tố không thê thiếu đối với các nhà quản trị
Với chiến lược phát triển hiện nay, Quý Phát xác định yếu tổ “con người” sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của công ty
b Kế hoạch tuyến dụng tương lai:
Trong xu thế hội nhập hiện nay, nhu cầu nhân lực là vô cùng quan trọng và rất lớn, nhất là nguồn nhân lực có tay nghề đề có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng mọi lúc mọi nơi Trong năm 2010 công ty cần thêm
khoảng 50 kỹ thuật viên đề phục vụ khách hàng Như vậy chăng những cần bồ sung
Trang 34ưu đãi và chế độ đãi ngộ phù hợp với năng lực và sự đóng góp của họ vào sự phát triên của công ty
>
3.1.4 Chinh sach tuyén dung: Tuyến dụng:
Van đề tuyên dụng được công ty xem như là một trong những biện pháp chủ yêu của chiên lược vê con người Tiêu chuân hàng đâu của việc tuyên dụng là xác định năng lực và đánh giá dự báo về đạo đức thông qua các bước sau:
Người được tuyên dụng: thông qua việc nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn tồn khơng đáp ứng các tiêu chuẩn công việc đưa ra, có thể giảm bớt chi phí tuyên dụng cho doanh nghiệp
Phỏng vấn sơ bộ: thường kéo dài khoảng 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yeu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra
Xem xét đơn xin việc: học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác, khả năng tri thức, tính tình đạo đức, nguyện vọng
Trắc nghiệm: kiểm tra về kiến thức cơ bản và khả năng thực hành
Đánh giá thử việc: tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như
kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách khí chất, khả năng hòa đồng
Trang 35Hình 3-1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng ” Kế hoạch tuyển dụng | N B1 Y ỶỲ Tổ chức tuyển dụng | B2 Thử việc Đánh giá thử việc aN N>( Kếtthúc ) B3 Ỷ Chính thức | B4 v ( Lưu hồ sơ > Tiêu chuẩn tuyến dụng:
a Tiêu chuẩn chung:
- Có năng lực trong lĩnh vực công tác chuyên môn - Thông thạo ít nhất một ngoại ngữ
- Sử dụng vi tính thành thạo
- Có tinh thần học hỏi và chịu đựng được áp lực công việc cao b Tiêu chuẩn đặc thù theo từng chức danh:
> Cấp quản lý:
- Không quá 40 tuôi
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý
- Có kinh nghiệm chuyên môn theo yêu cầu của từng công việc > Kỹ sư điện tử- kỹ sư cơ khí:
Trang 36- Tốt nghiệp đại học kỹ thuật chuyên ngành có liên quan - Trung thực, năng động, cần cù, có ky nang giao tiép tot > Nhân viên văn phòng:
- Không quá 30 tuôi
- Tốt nghiệp đại học các ngành có liên quan
- Trung thực, năng động, cần cù, kỹ năng giao tiếp tốt > Kỹ thuật viên:
- Nam, có sức khỏe tốt, chịu khó - Tôt nghiệp phô thông trung học
- Ưu tiên tốt nghiệp trung học ngành kỹ thuật điện, điện tử, cơ khí > Kết quả tuyến dụng 2 năm gần đây cho thấy:
Đầu vào tiếp nhận 80 kỹ thuật viên mới ra trường và khoảng 50 ứng viên cho các bộ phận khác như văn phòng, bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thì sau khi đào tạo và huấn luyện, công ty đã chọn lọc và giữ lại được khoảng 60 kỹ thuật viên, còn nhân viên các bộ phận khác thì tiếp nhận được 3Š người và đã được phân bồ vào từng phòng ban có chức năng, nhiệm vụ tương ứng với khả năng và nhu cầu của ứng viên, đó là một con SỐ đáng vui mừng vì đã đạt được hiệu quả đào tạo khoảng 80% trong khi yêu cầu đề ra chỉ khoảng 60% là đạt tiêu chuẩn
Chi phí cho các hoạt động tuyên dụng không vượt quá hạn mức ban giám đốc đề ra bởi vì ngoài việc đăng quảng cáo tuyên dụng trên phương tiện thông tin, công ty còn áp dụng phương thức tuyên chọn từ các nguồn ứng viên tự giới thiệu trên các phương tiện thông tin điện tử, từ các nguồn bên trong lần bên ngoài
Số lượng và chất lượng các hồ sơ ứng viên tự giới thiệu qua phương tiện thông tin điện tử đạt hiệu quả cao mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm nhân lực
Trang 37Số lượng ứng viên chấp nhận công việc và mức lương công ty đưa ra là thỏa đáng, do công việc có tính năng động giao tiếp rộng rãi với nhiều đối tượng khách hàng tạo động lực và niềm hứng khởi làm việc đối với nhân viên nên số lượng ứng viên bỏ việc sau khi gia nhập vào hoạt động của công ty là rất thấp
> Tuyến chọn:
Người lao động nào hội đủ các tiêu chuẩn đề ra trong kỳ tuyên chọn sé duoc phỏng vấn và đánh giá năng lực thực tế của mình Nếu trúng tuyên sẽ được tuyên chọn làm nhân viên thử việc tại công ty
> Thời gian thứ việc:
Thời gian thử việc của mỗi nhân viên là 2 tháng kề từ ngày gia nhập công ty Trong thời gian thử việc, cả hai bên đều có quyền ngưng thực hiên thỏa thuận lao động này với điều kiện là phải thông báo trước 7 ngày
> Công nhận tuyến dụng:
Công ty sẽ xem xét thái độ và kết quả làm việc của mỗi nhân viên 10 ngày trước khi thời gian thử việc chấm dứt Nhân viên nào đáp ứng tốt các yêu cầu của công việc được giao, công ty sẽ ký hợp đồng lao động chính thức của công ty
> Thôi việc:
Nhân viên nào có ý định ngưng làm việc cho công ty thì phải thông báo trước cho công ty biết ít nhất trước 30 ngày trước khi chính thức nghỉ việc Người nhân viên phải giải quyết hết mọi công việc còn tồn tại thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, cũng như thực hiện hết nghĩa vụ của mình đối với công ty Ngay khi chấm dứt hợp đồng làm việc cho công ty, nhân viên ấy phải bàn giao cho công ty tất cả các thiết bị tài liệu, sách vở, các văn phòng phâm cũng như các vật dụng dùng trong công việc đã được cấp phát cho nhân viên trước đó
> Chấm dứt hợp đồng:
Trang 383.1.5 Chính sách đào tạo:
3.1.5.1 Đặt nền táng cho huấn luyện đào tạo
Công ty đặt mục tiêu đầu tư đào tạo nguôn nhân lực có trình độ chuyên môn, tri thức cao đề đảm bảo sự phát triển của công ty trong xu thế hội nhập Một số hoạt động đào tạo công ty đã và đang thực hiện:
- Đào tạo chuyên viên kỹ thuật, sửa chữa, bảo trì thiết bị, đối tượng là nhân viên công ty, chi nhánh, đại lý
- Do hãng Ricoh tô chức: thông thường trước khi có sản phẩm mới nhập - Do phòng đào tạo của công ty thực hiện: thường xuyên hàng tháng bao gồm:
đào tạo mới, đào tạo nâng cao
- Đào tạo nhân viên kinh doanh, đối tượng: nhân viên công ty, chi nhánh đại lý
- Do phòng đào tạo của công ty thực hiện thường xuyên theo nhu cầu phát sinh của các đơn vị bao gồm: đào tạo mới, đào tạo nâng cao
- Tổ chức cho nhân viên và cán bộ quản lý tham gia các khóa học ngắn hạn nhằm nâng cao trình đọ chuyên môn
3.1.5.2Nội dung đào tao:
Công ty Quý Phát đã có một sách lược về đào tạo như sau:
- Chú trọng giáo dục nhân viên hay nói cách khác là xây dựng bản sắc văn hóa công ty, với đội ngũ nhân viên cần cù, yêu lao động và trung thành với công
ty
- Giáo dục chuyên môn thông qua huấn luyện, đào tạo tay nghề tại chỗ hoặc tạo điều kiện cho đi học những công nghệ cải tiến hơn thông qua văn phòng đại diện tại Việt Nam tùy theo yêu cầu của mỗi thời điểm
> Giáo dục tổng quát:
Giáo dục công ty có tầm quan trọng đặc biệt trong cuộc đời một người lao
động Một khi đã được tuyên, người lao động được coi là thành viên của gia đình
Trang 39của công ty Việc giáo dục bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của công ty nói chung có thê phân thành hai giai đoạn: giáo dục tông quát và giáo dục chuyên môn
Giai đoạn giáo dục tông quát thường kéo dài khoảng 4-6 tháng sau khi được tuyển và công ty coi đây là công việc bắt buộc Mục tiêu của giai đoạn này là huấn luyện cho các nhân viên về văn hóa công ty, lịch sử truyền thống, lý tưởng của công ty, những đạo lý của cơng ty Tồn bộ giai đoạn tổng quát của quá trình đào tạo hướng vào 3 nội dung cơ bản:
Huấn luyện tác phong: việc huấn luyện tác phong cho nhân viên mới của công ty được tiến hành rất tỉ mi và chu đáo, thậm chí hơn cả giáo dục ở gia đình nhằm có những con người chăm chỉ, cần mãn, lịch sự và nghiêm túc
Thực tế hóa: mục đích của phần huấn luyện này là làm sao cho người nhân viên có thể bao quát hóa được tất cả các công đoạn kinh doanh và tiêu thụ sản pham của công ty, đề học có thé hiéu được các phần việc khác nhau, từ đó hiểu được các đồng nghiệp, những cái hay, thú vị và những sự nhàm chán trong thực hiện các phần việc khác nhau Từ sự hiểu biết này hy vọng họ sẽ có những sáng kiến phù
hợp và thiết thực hơn đối với công việc của công ty
Phát huy sức mạnh tập thể: công ty rất coi trọng tinh thần tập thể và đánh giá cao sức mạnh tập thê trong công việc Xét về phương diện nào đó thì hai nội dung đào tạo trên cũng đều nhằm mục đích này Công ty không chỉ dựa vào chuyên môn đề đánh giá các nhân viên mà còn chú trọng đến khả năng hợp tác và hòa nhập của người đó Chính vì vậy những hình thức sinh hoạt và làm theo nhóm ở công ty là
phô biến
> Giai đoạn giáo dục chuyên môn:
Trang 40công ty được diễn ra suốt đời làm việc của người công nhân nhăm cung cấp cho họ những tri thức và kỹ năng riêng của công ty Những hình thức chủ yêu được áp dụng trong giai đoạn đào tạo chuyên môn là kèm cặp một-một và hình thức định kỳ luân phiên công việc
Hình thức thứ nhất: được thực hiện trong những năm làm việc đầu tiên của nhân viên Ở đây người nhân viên vừa làm, vừa học dưới sự kèm cặp và hướng dẫn của người có thâm niên và tay nghề cao hơn Người này sẵn sàng dạy đủ điều, mọi bí quyết nghề nghiệp và tạo mọi điều kiện để người dưới quyền phát huy tài năng Điều đáng lưu ý là cùng với chuyên môn, người nhân viên còn được chăm lo chu đáo về đời sông tỉnh thần cá nhân sức khỏe, tâm tư nguyện vọng, được giúp đỡ về tiền bạc khi túng thiếu, được hướng
dẫn con đường hòa nhập nhanh nhất vào tập thê cơng ty Ngồi việc kèm cặp
trong giờ, người nhân viên còn được đào tạo và hướng dẫn cả ngoài giờ làm việc, thí dụ như hướng dẫn tham gia các sinh hoạt tập thể, các cư xử hàng ngày, sinh hoạt văn hóa, thé thao Tom lai, người nhân viên được đào tạo,
được che chở, được yêu thương, được tạo điều kiện đề làm việc và hưởng thụ
phù hợp với khả năng của mình và mục đích cuối cùng là hiểu được công ty chính là một gia đình lớn của họ