TÌM HIỂU về kỹ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN

Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau... NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t c

D ÁN PHE

Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi

$ng Anh Tài

An Giang, tháng 01/2007

PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1

1 Giá tr5 c7a th9i gian 1

2 B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? 1

3 Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian 3

4 Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? 6

5 QuQn lý th9i gian 7

PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC 8

1 Xác ;5nh m>c tiêu 8

1.1 M c tiêu chính 9

1.2 M c tiêu h tr 9

1.3 M c tiêu nên có 9

2 Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu 10

2.1 Rõ ràng 10

2.2 Phân chia th i gian th c hi n c th 10

2.3 Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu 10

2.4 Quan tr1ng 10

2.5 Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th 10

2.6 Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi 10

3 Phân lo i m>c tiêu 11

4 S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) 13

5 Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên 14

6 TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu 18

TÓM TpT 19

1 r th5 quQn lý th9i gian 20

2 L5ch công viLc 23

PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 1 Làm viLc có ty chmc 30

2 Lzp kA ho ch tr@|c 30

3 BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat 30

4 Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân 31

5 Ghi l i nh\ng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi 31

6 S< d>ng nguyên t•c SMART 31

7 ViLc hôm nay không ;] ngày mai 33

8 Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” 33

8.1 Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro 33

8.2 >i n tho?i 33

8.3 Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên 33

8.4 CA gBng quá nhiCu? 34

8.5 Khách -=n th%m quá nhiCu 34

8.6 Phân quyCn không hi u qu$ 34

8.7 Bàn làm vi c lIn xIn 34

8.8 S chLn chM - gián -o?n 35

8.9 Không có kh$ n%ng “nói không” 35

8.10 G+p gR - s lãng phí th i gian 35

9 Có th] l`c t?t 35

TÓM TpT 36

PH)N M*T

TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN

1 Giá tr5 c7a th9i gian

“N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m,

hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i

d k\ thi tAt nghi p n%m sau.”

Câu tr$ l i s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành

th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c gì lúc -ó có th i

gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, …

Th i gian là mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình và không th nBm bBt -' c nh'ng nó l?i

có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a m i chúng ta

Th i gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i

Th i gian là ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c và chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác

MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau

M i chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vi c sn d ng

“nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu hannhZng gì mà b?n có th

2 B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào?

B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$

l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -' c mIt-áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n

B N S D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG?

TR L I CÂU H…I

Th' ng xuyên

Thpnh tho$ng

Ch'abao gi

KuT QU.

1 M i ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng th i gian

3 B?n có th hoàn thành m1i vi c trong k= ho?ch

4 B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng

6 B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot

7 B?n có th' ng g+p khó kh%n trong vi c quy=t

8 B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng

10 B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay

Tyng s? ;i]m c7a b n

ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N

• i m c a b n t 27 n 30 i m.

B?n rot giYi trong vi c sBp x=p và sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&ab?n s] cao n=u b?n ti=p t c duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n

• i m c a b n t 24 n 26 i m.

N%ng l c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm th igian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han thì hi uqu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao han

• i m c a b n t 10 n 23 i m.

Kh$ n%ng sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n hai kém Hãy phân tích tp mp các nguyên nhân - có th sBp x=p và sn d ng th i gian h p lý han

3 Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian

N=u b?n là ng' i -ang sn d ng th i gian c&a mình ch'a tAt thì vi c -Lu tiên mà b?n nên

làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i

Nh5t ký th i gian là mIt công c mà b?n

sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i

gian cho nhZng công vi c c th

Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c cái nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th igian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= nào

MIt vài sinh viên sau khi th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th

hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t-an gi$n vì tôi -ã phung phí th i gian quá nhiCu.”

V!y làm th nào l!p &'c nh!t ký th i gian?

B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu

phLn nhY kho$ng 30 phút Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên và

cho -=n khi b?n k=t thúc công vi c làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai

M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên và có th

chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n

B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn d ng th i gian

nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n

Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p,

h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi

l' ng th i gian trong ngày làm vi c c&a chúng ta nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay

ng_i tán g{u v4i b?n bè …

B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu?

> có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian ít nhot là 3 ngày,

k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian trong vòng 1 tuLn

Thm ……, ngày … tháng … n‡m …

Th9i ;i]m Ho t ;nng Th9i gian s< d>ng ; t ;@kc KAt quQ 6.00 ……… ………… ………

6.30 ……… ………… ………

7.00 ……… ………… ………

7.30 ……… ………… ………

8.00 ……… ………… ………

8.30 ……… ………… ………

…… ……… ………… ………

11.30 ……… ………… ………

12.00 ……… ………… ………

13.00 ……… ………… ………

13.30 ……… ………… ………

…… ……… ………… ………

19.30 ……… ………… ………

20.00 ……… ………… ………

20.30 ……… ………… ………

21.00 ……… ………… ………

21.30 ……… ………… ………

22.00 ……… ………… ………

PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN

Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c:

• Phân lo?i các công vi c thành các nhóm công vi c

• Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác

• Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n

Sau khi hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• lphLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c

S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 2 và 25% th i gian còn l?i cho nhóm công vi c sA 3

Còn b?n, sau khi phân nhóm công vi c thì t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công

vi c c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ?

Nhóm 1 – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………… ……….%

Nhóm 2 – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm 3 – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n ………% Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ th igian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n

Nhóm công

vi c s 3 25%

Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n

Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh':

• B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào?

• Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p?

• B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n?

• Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i là c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n?

• Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n trong giai -o?n hi n t?i?

>=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a chính mình Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n

4 Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt Hãy suy ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính

Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u

có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh'

• Thi u các &u tiên / m1c tiêu : >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan

tr1ng nhot Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n

cá nhân NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì Không may là quá nhiCu ng' i trong chúng

ta ngh• rjng m c -ích và m c tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày Chúng ta dành quá nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c và cuIc sAng c&a mình

• Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n là “Có r$nh không” Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, …

• i4n tho i – Internet: >ây là ph'ang ti n thông tin tuy t v i nhot nh'ng chng có

th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c

sn d ng nó

• Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C

lên vai b?n thì h1 s] làm -oy MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng

“nói không” do s làm ng' i khác ph5t ý

• Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình N=u b?n nhìn thoy ít han 80% di n tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy” Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s]

• Trì hoãn: >ây là k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh

né ra quy=t -Wnh B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM

• …… …

5 QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian

Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh':

• T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng

• Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot

• Làm -' c nhiCu vi c han trong mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh

• Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan

• Ki m soát th i gian -' c tAt han

• Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi

Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý th i gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau:

QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian và ;@a ra nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng nó

PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC

M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C cLn

th c hi n Vi c xác -Wnh m c tiêu trong công vi c s] giúp chúng ta xem xét và th c hi n công vi c c&a mình mIt cách logic, và -?t hi u qu$ cao Vì v5y, chúng ta s] ti=t ki m th igian trong quá trình th c hi n công vi c -ó

B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không bi=t mình muAn -?t -' c -iCu gì vào ngày mai M1i k= ho?ch hoàn thi n vi c sn d ng th i gian -Cu ph thuIc vào vi c b?n

hi u rõ các m c tiêu c&a chính mình.1

1 Xác ;5nh m>c tiêu

Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là vi c xác -Wnh k=t qu$cLn -?t -' c khi ti=n hành th c hi n mIt công vi c v4i mIt giá trW hay m)c ý ngh•a nào -ó Xác -Wnh m c tiêu nhjm: T5ptrung cho công vi c quan tr1ng nhot, xác -Wnh -' c ph'ang h'4ng làm vi c, ít tAn th i gian cho nhZng vi c không quan tr1ng, h?n ch= vi c lãng phí th i gian Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=nhành công vi c là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh m c tiêu c th cLn -?t -' c khi hoàn tot công vi c-ó Qua -ó s] giúp chúng ta:

- T5p trung vào vi c gi$i quy=t von -C chính

- Xác -Wnh -' c các b'4c th c hi n hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành th c thi công

1Biên dWch Lê Tuyên Qu n lý th i gian 2004 TP H_ Chí Minh: NXB Tr‚

Ch?y -ua v4i th i gian?

1.1 M c tiêu chính

M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vi c mà chúng ta th c hi n N=u m c tiêu này bW trì hoãn hay bW l ch h'4ng trong quá trình th c hi n thì công vi c c&a b?n không th -?t -' c giá trW mong muAn ho+c không -?t -' c hi u qu$ cao nh'-ã -C ra Nên m c tiêu chính là m c tiêu ph$i -?t -' c trong quá trình th c thi công vi c c&a b?n

Ví d :

- >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1csau 4 n%m h1c

- >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n

- M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot

- …

1.2 M c tiêu h tr

M c tiêu h tr là các m c tiêu góp phLn h tr vi c th c hi n m tiêu chính NhZng m ctiêu này chng quan tr1ng nh'ng th' ng -' c th c hi n trong dài h?n Các m c tiêu h tr là cLu nAi - -?t -' c m c tiêu chính

Ví d :

- >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1csau 4 n%m h1c Các m c tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( l c han nZatrong h1c t5p,…

- >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n, các m c tiêu

ph có th là n( l c ti=t ki m chi phí, n( l c các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,…

- M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, m c tiêu h

tr có th là vi c tuy n -' c các Tr'dng phòng giYi, huon luy n nghi p v cho các nhân viên - góp phLn -?t -' c m c tiêu chính

- Trong các doanh nghi p thì m1c tiêu nên có th' ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm

vi c, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vi c hi n -?i s] giúp cho các nhân viên làm

vi c v4i hi u suot cao han, và n=u v%n phòng làm vi c thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLukhông khí tAt cho nhân viên làm vi c

- M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vi n -Ly -& các lo?i sách và sA

l' ng nhiCu, sinh viên có -iCu ki n ti=p c5n th c ti‰n và )ng d ng lý thuy=t vào th c ti‰nth' ng xuyên han

- ………

2 Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu

Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây:

2.2 Phân chia th i gian th c hi n c th

Khi nào s] hoàn thành -' c m c tiêu này? Vi c xác -Wnh -' c th i gian th c hi n mItcông vi c s] giúp b?n tránh -' c vi c mot th i gian -Lu t' cho công vi c khác nh'ng không góp phLn hoàn thành m c tiêu c&a mình

2.3 Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu

>iCu này s] khuy=n khích b?n n( l c th c hi n m c tiêu hay nhi m v -' c giao N=u

m c tiêu v' t ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vi c th c hi n m c tiêu -ãgiao, t?o tâm lý không tAt trong khi th c hi n công vi c và gây nên s)c \

2.4 Quan tr1ng

Vi c xác -Wnh m c tiêu -?t -' c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan tr1ng nào -ó >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh di n han khi hoàn thành m c tiêu này và nó s] t?o-Ing l c, kích thích b?n n( l c làm vi c tAt han trong th i gian t4i

Ng' c l?i, n=u m c tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho b?n chán n$n khi th c hi n và th' ng s] xuot hi n câu hYi: “Th c hi n vi c này - làm gì?” hay

“T?i sao ph$i th c hi n vi c này, trong khi vi c làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=tqu$ -?t -' c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -' c m c tiêu -ã -C ra

2.5 Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th

Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng xung quanh b?n Do v5y m c tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù h p v4i nhZng -+c -i mchung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing l c cho b?n hoàn thành m c tiêu mIt cách tAt nhot

N=u m c tiêu c&a b?n tách r i ho+c -i ng' c l?i v4i l i ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5pho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -' c

m c tiêu -ã -C ra

2.6 Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi

Khi b?n -+t ra m c tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( l c nhiCu han - -?t -' c

m c tiêu -ã -C ra Tuy nhiên, nó ph$i phù h p th c ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th th c

hi n -' c) N=u m c tiêu quá xa r i th c ti‰n, v' t quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n(

l c -=n -âu chng không th -?t -' c m c tiêu -ó

Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t m c tiêu phù h p v4i b$n thân và có tính thách th)c, t?o -Ing l c - b?n phon -ou vu t qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng

3 Phân lo i m>c tiêu

Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai, b?n ph$i -+t cho mình nhZng m c tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là

m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có.

Sau khi xác -Wnh -' c các m c tiêu, b?n cLn '4c l' ng th igian th c hi n c&a tMng m c tiêu c th - xác -Wnh -' c th i gian hoàn thành tMng m c tiêu -ó Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?inhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -' cnhZng y=u tA nào chi phAi th i gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?ns] có s -iCu chpnh phù h p - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành m c tiêu

Ví d 1:

XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N 2

M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi

>?t -' c 500,000USD 'u tiên tài

tr bên ngoài cho nhZng kho$n m c

có th chop nh5n -' c

Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th)

hai Cna hàng không th phát tri n mà không có -?i lý th) hai

Doanh thu hàng n%m tM các ca sd

ho?t -Ing là 6 tri u USD và l i

nhu5n sau thu= là 700,000USD

>ào t?o David - anh ta có th -$m

trách các ho?t -Ing d cna hàng th)

nhot

H tr Trong n%m t4i Tôi không th md cna

hàng th) hai cho -=n khi David sŠnsàng -$m trách vi c qu$n lý cna hàng th) nhot

Phát tri n dây chuyCn cung )ng có

chi phí thop và -úng hgn

H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa

và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng n%m

C$i thi n ch'ang trình l i ích s)c

khYe mà không thêm nhiCu chi phí

Nên có NhZng l i ích cho s)c khYe c&a chúng

ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà bán l‚ khu v c khác

Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t ki m th i

gian và cho nhiCu thông tin kWp th i -

ra quy=t -Wnh và ki m soát Phát tri n website th'ang m?i -i n

tn

H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu

mà không cLn ph$i thêm di n tích sàn Phân lo?i m c tiêu ra sao?

th' ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i

thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u

rõ von -C,…)

Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu

(có nhZng bài t5p hay tình huAng khó, tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4ib?n bè - hi u von -C rõ han, không t?ocác l h(ng tri th)c,…)

c)u chuyên môn và các l•nh v c khác

Có trang thi=t bW, ph'ang ti n ph c

v vi c h1c t5p (th' vi n, d ng c

thí nghi m, sách, báo, internet, TV,

máy tính,…

H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n th c ti‰n và

thu th5p -' c nhiCu dZ li u ho+c ski=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có M i ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu,

tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n18h00

Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing

ngoài tr i: picnic, dã ngo?i, hay xem

bi u di‰n v%n ngh ,…

Qua -ó cho thoy, vi c phân lo?i -úng các lo?i m c tiêu s] giúp b?n -?t -' c -iCu mong muAnv4i k=t qu$ tAt và ti=t ki m -' c th i gian Tuy nhiên, m c tiêu th' ng là nhZng công vi c hay von -C mà b?n s] -?t -' c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s]

có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài gây ra Nên b?n cLn ph$i th' ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các m c tiêu c&a mình sao cho phù

h p v4i xu th= phát tri n c&a th i -?i chng nh' phù h p v4i b$n thân b?n trong tMng th i k\ nhot-Wnh

5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a b n b•ng cách ;$t câu h•i:3

Các m c tiêu này có còn th c t= không?

Các m c tiêu này có còn phù h p không?

Các m c tiêu này có còn liên quan không?

N=u bY m c tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng' i khác không (tr' ng h p trong t5p th )?

3

Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):

Qu n lý th i gian (Time management) 2006 TP H_ Chí Minh: NXB T(ng H p

Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì th= mà b?n th' ng xuyên thay -(i m c tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot th i Khi thay -(i m c tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau:

NhZng thay -(i -ó s]:

• Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n m c tiêu c&a b?n tM tr'4c -ó

• Không nên l ch h'4ng so v4i m c tiêu ban -Lu

• Không nên chuy n b?n sang mIt m c tiêu m4i hoàn toàn

• Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -' c sA -ông công chúng chopnh5n

4 S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g)

Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu th i gian - gi$i quy=t nhiCu công vi c hay von-C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th' ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&acông vi c

Công vi c cop bách là công vi c -òi hYi cLn -' c gi$i quy=t ngay Tuy nhiên, m1i công vi ccop bách ch'a hƒn ph c v hay h tr cho vi c th c hi n m c tiêu hay s thành công c&a b?ntrong t'ang lai Thông th' ng m c tiêu chính -' c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính copthi=t c&a các m c tiêu chính không mang tính t)c th i

Ví d :

M c tiêu chính c&a b?n là -?t -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghi p

M c tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào)

M c tiêu chính c&a b?n là s] làm vi c cho công ty liên doanh sau khi tAt nghi p

M c tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mItcông ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,…

M c tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghi p, sau 02 n%m h1c xong Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,…

Tot c$ m c tiêu trên ph$i -' c th c hi n trong t'ang lai, không ph$i th c hi n ngay l5p t)c Tuy nhiên, trong th c t= b?n l?i luôn bW mot th i gian và công s)c cho nhZng công vi c cop bách nh'ng không ph$i là các m c tiêu chính c&a b?n Th' ng các m c tiêu dài h?n hay g+p ph$i von-C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu th i gian - th c hi n m c tiêu c&a mình nên không cLn ti=nhành th c hi n m c tiêu ngay l5p t)c

Ví d :

Hàng tháng b?n -' c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t ki m - dành 100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó Tuy nhiên, sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s' n xe m4i và mIt sA bI ph5nkhác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng Và b?n s] cA gBng ti=p t c - dành trong th i gian t4i

- mua quLn áo

B?n vMa nh5n -' c h1c b(ng trW giá 5 tri u -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính giá kho$ng 4,5 tri u -_ng và 0,5 tri u còn l?i s] chi tiêu vào vi c khác Tuy nhiên, 4 ngày sau khi b?n nh5n -' c h1c b(ng, b?n bW mot -i n tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 tri u - mua

-i n tho?i m4i B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính

Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15 b?n c&a b?n -=n m i b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C -ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café

B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng tr t) -' c kho$ng 20 phút, mIt ng' i b?n khác -=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vi n) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n

oy không hi u khi -ang -1c sách B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?nmình

Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n m ctiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vi c này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó l?i lãng phí th i gian c&a b?n Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa r i m c tiêu c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có l a ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay ng' i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCnthAng ?o -)c xã hIi

> gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vi c c th , vi=t lWch làm vi c rõ ràng Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vi c mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày Qua -ó, b?n s] thoy -' c nhZng công vi c nào liên quan -=n các m c tiêu chính và m c tiêu h tr c&ab?n, công vi c nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các m c tiêu c&a b?n

Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rotkhó qu$n lý -' c th i gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vi c (không quan tr1ng) c&ab?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp th i m+c dù b?n -ã n( l c h=t kh$ n%ng và t5ptrung công s)c - gi$i quy=t chúng

>iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bi t -' c -âu là công vi c cop bách và quan tr1ng (?), -âu

là công vi c chp -an thuLn là cop bách (?) > làm -' c -iCu này, b?n ph$i th' ng xuyên luy nt5p và th c hi n công vi c theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th MIt khi b?n phân bi t -' c hai lo?i công vi c trên, b?n s] có cách bA trí th i gian mIt cách h p lý nhot chng nh' khi nào nên tMchAi nhZng công vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -' c von-C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vi c

5 Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc

;n @u tiên

Nh5n bi=t và x=p lo?i m c tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh nghiêm túc vC vi c t5n d ng hLu h=t th i gian c&a b?n4 Tuy v5y, có mIt sA m c tiêu chính quá l4n và -òi hYi th i gian dài - hoàn thành chúng nên b?n không th tr c ti=p gi$i quy=t -' c chúng ngay, mà b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vi c c th - thu5n ti ntrong qu$n lý và th c hi n tMng vi c mIt theo trình t logic

4

Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):

Qu n lý th i gian (Time management) 2006 TP H_ Chí Minh: NXB T(ng H p

L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop?

Ví d :

M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi

M c tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vi c, chW s] xây -' c c%n nhà khang trang trong nIi ô TP Long Xuyên

M c tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi

M c tiêu chính c&a b?n C' ng là sau 3 n%m làm vi c s] trd thành ki s' giYi

Các m c tiêu trên không th th c hi n -' c ngay mà cLn ph$i -' c chia ra thành nhZng nhi m v c th ph$i -?t -' c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,…

Nhìn chung, vi c dùng m c tiêu - qu$n lý th i gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5yb?n có th v5n d ng các b'4c sau -ây - qu$n lý th i gian hi u qu$ han:

• Chia nhY m c tiêu thành nhiCu công vi c (nhi m v ) c th và kh$ thi

• Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th b?n hãy ti=n hành phân lo?i nhZng công vi c -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III M)c 'u tiên I: nhZng công vi c dành cho m c tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công

vi c mang tính cop bách và quan tr1ng

M)c 'u tiên II: nhZng công vi c dành cho m c tiêu h tr , -ó là nhZng công vi cmang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+ctLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng' c l?i,

M)c 'u tiên III: nhZng công vi c cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan tr1ng lBm

• SBp x=p vi c th c hi n công vi c th5t logic, phù h p: Vi c th c hi n các công vi ctheo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vi c mIt cách nhWp nhàng, công vi c -' c hoàn thành tr'4c h tr công vi c sau

Nh' v5y mAi quan h giZa các công vi c là ph thuIc l{n nhau, công vi c sau ph$i

ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vi c tr'4c -ó (nh' ví d trên) Tuy nhiên, không ph$i tot c$ các công vi c -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vi c sau s] -' cti=n hành sau công vi c tr'4c -ó mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=tph$i ch công vi c tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th th c hi n các công vi csong song v4i nhau

Ví d :

Vi c các b?n th c hi n v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr' ng, do toàn bI khuôn viên tr' ng quá l4n nên ph$i -' c chia thành nhiCu khu v c khác nhau, m i l4p hay

m i khoa s] th c hi n mIt khu v c nhot -Wnh Nh' v5y, các l4p hay khoa có th th c

hi n phLn vi c c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng th i gian ngBn Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p

Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLnl'u ý -=n mAi quan h giZa các công vi c - xác -Wnh th i -i m bBt -Lu c&a m i công

vi c cho phù h p nhjm ti=t ki m th i gian

• b4c l' ng th i gian hoàn thành m i nhi m v : >ây không ph$i là mIt công vi c d‰dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th' ng xuyên thì b?n d‰ dàng '4c l' ng th i gian - th c hi n chúng

Ví d :

B?n s] rot d‰ dàng '4c l' ng kho$ng th i gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr' ng h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày

NHIYM V' VÀ TH I GIAN 5

M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt

tháng trong th i gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn) N=u -' c quan tâm nhiCu và có

hi u qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -' c ti=p t c

NhiLm v> Ho t ;nng

|c l@kng th9i gian (phút) Ghi chú

1 H1p lLn -Lu tiên - phân

Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l' ng -' c th i gian cLn thi=t - hoàn thành chúng Trong tr' ng h p này, b?n cLn thi=t tham kh$o ýki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng' i thân c&a mình,… - '4c l' ng kho$ng th i gian t'ang -Ai

h p lý cho công vi c -ó Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh l ch tM ±10% -=n ±20% - dtrù nhZng phát sinh không trông - i có th x$y ra