Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã với mục tiêu giúp học viên hiểu đúng về thời gian, những công cụ lập chương trình làm việc; xây dựng lịch trình làm việc; danh sách việc phải làm hằng ngày; nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc,... Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng!
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã nhanv@vnu.edu.vn Đơi nét về giảng viên PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã ▶ Ngun lính xe tăng Miền Đơng Nam bộ ▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (19901995) ▶ Nguyên P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (19962004) ▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (20042012) ▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (20122016) ▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia ▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam ▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN • • • • • Lập kế hoạch theo thời gian Hiểu thời gian Những cơng cụ lập chương trình làm việc Xây dựng lịch trình làm việc Danh sách việc phải làm ngày Nhược điểm hệ thống kế hoạch làm việc Lược sử về Thời gian • Chúng ta ngưỡng mộ Stephen Hawking (19422018) khơng chỉ là tài năng mà cịn là nghị lực phi thường của vị giáo sư trên hành trình chống lại căn bệnh xơ cứng cơ vùng. 21 tuổi, ơng dần mất đi khả năng vận động tay chân, đến mất hẳn giọng nói và rồi liệt tồn thân. Dẫu vậy, với đam mê bất tận về thiên văn học, ơng vẫn giữ ý chí kiên cường để tìm hiểu những bí mật của vũ trụ bao la Thời gian nguồn lực khan Nếu phú lãng phí, bạn phải nộp 100 000 đ; phút làm việc hiệu quả, bạn lại thu 100 000 đ Bạn giàu hay nghèo sau năm? Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay Thử sức một bài tập nhỏ đổi… Có ba bạn đi từ Hà Nội đến Hải phịng, qng đường dài 100km • • • • Bạn An đi xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ 10km/h. Đến Hưng n cách HN 40 km nghỉ 30 phút; đến Hải Dương cách HN 60 km lại nghỉ 30 phút. May mắn được chú họ cho đi nhờ xe tải với tốc độ40km/h đến thẳng Hải Phịng Bạn Hịa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h, nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 phút, đến Hải Dương Hịa nghỉ 45 phút ăn sáng, rồi phóng 60 km/h về HP Bạn Liên đi xe bt lúc 6 gi, xe ln chạy với tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ 15 phút để đón khách. Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp nhau ở đâu dọc đường? • • • • Qng đường khơng đo bằng km, mà “đo” bằng thời gian cần thiết để đi và đến, vấn đề là chọn phương tiện nào tối ưu Khoảng cách được tính bằng “quăng dao” Chất lượng động cơ xe từ o 100km/h tính bằng s …v.v Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian trình lên kế hoạch tổ chức thời gian cho hoạt động cụ thể, chi tiết bước hồn thành mục tiêu đề Vì thời gian có hạn, bạn có kỹ quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng hiệu Sự hiệu việc quản lý thời gian đánh giá dựa kết công việc làm ra, khơng dựa thời gian hồn thành nhanh hay chậm Quản lý thời gian xếp, lên kế hoạch việc cần làm cách khoa học Thực chất quản lý thời gian hiệu quả là quản lý cách sống và làm việc của bản thân Hiểu thời gian Thời gian q vàng • Sao bạn lãng phí thời gian? • Ngạn ngữ có câu: Thời gian là vàng. Nhưng vàng thì mua được mà thời gian khơng mua được. Thế mới biết vàng có giá mà thời gian là vơ giá • • • Thật vậy, thời gian là sự sống. Bạn vào bệnh viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời chạy chữa thì sống, để chậm là chết Thời gian là thắng lợi. Bạn hỏi các anh bộ đội mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ, đánh địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ là thất bại Thời gian là tiền. Trong kinh doanh, sản xuất hàng hóa đúng lúc là lãi, khơng đúng lúc là lỗ Thời gian là tri thức. Phải thường xun học tập thì mới giỏi. Học ngoại ngữ mà bữa đực, bữa cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng khơng giỏi được Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì làm được bao nhiêu điều cho bản thân và cho xã hội. Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau hối tiếc cũng khơng kịp Quản lý thời gian hiệu với phương pháp Ma trận Eisenhower “Việc quan trọng thường không khẩn cấp việc khẩn cấp thường không quan trọng” Dwight Eisenhower Bạn cần trả lời câu hỏi • • Tơi làm việc mục đích gì? Các giá trị cốt lõi định hướng sống tơi gì? Vận dụng ma trận RACI trong giao phó cơng việc Giải thích biểu đồ ma trận RACI Cần lưu ý những điểm sau • để tránh sai sót: • • • Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và vai trị của mình Mỗi một nhiệm vụ cần có một người chịu trách nhiệm R và khơng có dự án nào có q nhiều người A Bạn có thể thêm vào một số u cầu và thơng tin khi lập ma trận như: kết quả cơng việc, các quy trình phải thực hiện chính xác, tiêu chuẩn KPI được hồn thành như thế nào? Xin bạn giải thích lại Ma trận ví dụ • • • • Ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì cách đọc là: Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi cơng việc hoạt động CC [Responsible]; R Để thực hiện được cơng việc này thì Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (có thể đây là 2 người có chun mơn hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult]; C Hiệu suất, kết quả hoặc thơng tin về cơng việc này sẽ được Ms Lan thơng báo cho Ms An [Inform]; I Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC là Mr Trọng [Accountable] A Giao việc hiệu quả bằng phân cơng phân nhiệm Việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định 50% thành cơng trong cơng việc, 50% thành cơng cịn lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta “khơng đặt đúng người” hoặc “khơng giao đúng việc” thì 99% là cơng việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm! • • • • Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”? Làm thế nào để “người được đặt” ln phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu cơng việc được giao? Làm sao để khơng rơi vào tình trạng lúc nào cũng q tải cơng việc, trong khi kết quả mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực trong team vẫn chưa phát huy đến mức tối đa? Làm sao để giảm thiểu những tổn thất do vướng phải những sai lầm trong cơng tác tổ chức cơng việc? Một số bí kíp giao việc hiệu • • • • 1.Khơng cầu tồn Nhân viên cũng là một con người và con người thì khơng ai là hồn hảo hết. Do vậy, bạn cũng nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng nhân viên sẽ làm tốt cơng việc bạn giao 2.Xác định việc gì là quan trọng nhất bạn cần phải biết được rằng cơng việc nào là quan trọng nhất đối với cơng việc của cả nhóm và năng lực nhân viên nào đảm nhận 3.Khai thác điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu kém của nhân viên Một người sếp tài ba và có tầm nhìn là người ln quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của nhân viên • • 4.Khơng nên chỉ dành việc dễ dàng cho Nếu bạn nghỉ rằng từ nay sẽ giao hết những cơng việc khó khăn cho nhân viên và chỉ làm những cơng việc nhẹ nhàng. Thì bạn đúng là một ơng sếp tồi 5.Đừng nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được việc này Nhiều sếp khơng giao việc được cho nhân viên bởi vì họ ln cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được cơng việc đó. Ngun nhân khác cũng có thể là do bạn ln phức tạp hóa mọi vấn đề. 6.Nghỉ ngơi một thời gian Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian trong khoảng1 2 tuần. Khi bạn quay trở lại với cơng việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được nhân viên thực sự đã làm tốt và phù hợp với cơng việc mà bạn đang gặp khó khăn đấy Những lưu ý quan trọng • • • Bạn khơng thể giao việc, rồi kệ nhân viên chìm hoặc bơi! Khi nói với nhân viên về nhiệm vụ ban mu ̣ ốn họ làm, điều quan trọng là cần nói lý do “tại sao?” Nhà quản lý thường qn phần này. Giải thích lý do “Tại sao?” đóng góp quan trong t ̣ ới hiêu qua giao viêc ̣ ̉ ̣ Bài tập • • • Nào, xin các bạn hãy thử giao việc cho nhân viên làm ví dụ một cơng việc nào đó • • Trách nhiệm nhà quản lý là đảm bảo nhân viên có sự hỗ trợ và các nguồn lực cần thiết để thực hiện cơng việc mà bạn giao phó Tức là, đam bao ban hoăc có ai đó kha ̉ ̉ ̣ ̣ ́c sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên khi họ cần. Ví dụ: Ai sẽ phối hợp với nhân viên tại một thời điểm nào đó? Ai sẽ hướng dẫn nhân viên khi gặp vấn đề? Ai sẽ cung cấp các nguồn lực hoặc thiết bị cần thiết? Những sai lầm của người lãnh đạo, quản lý • Hầu hết các ngun nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý khơng hồn thành mục tiêu đảm trách, là do: • • • • • Thứ nhất, khơng tn thủ đúng các ngun tắc nền tảng trong cơng tác tổ chức cơng việc. Từ đó, làm phát sinh thêm rất nhiều việc vốn khơng cần thiết, gia tăng thêm lãng phí về thời gian và các nguồn lực; Thứ hai, bố trí phân nhiệm theo trực giác & cảm tính. Từ đó, vơ tình nhà quản lý rơi vào tình trạng phân cơng thử – sai và sau đó lại tiếp tục thử – sai. Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải nắm vững ngun tắc & cách thức đọc hiểu năng lực của nhân viên trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên; Thứ ba, “bộ thước đo” đánh giá kết quả hồn thành cơng việc được phân cơng vốn chưa thật sự khoa học. Và nhà quản lý, hàng ngày, phải chạy theo từng chỉ tiêu đánh giá của từng nhân viên; Thứ tư, chưa nắm được các cơng cụ và phương pháp về mặt quản trị để điều chỉnh thái độ của nhân viên trong q trình phân cơng phân nhiệm (cũng như trong q trình đồng hành cùng thuộc cấp của mình). Vì thế, nhân viên vẫn chưa phát huy được sức mạnh tiềm năng của bản thân trong cơng việc được giao; Thứ năm, chưa biết cách phát triển nhân viên thơng qua “ủy thác”. Từ đó, nhà quản lý dần dần bị nhấn chìm trong “núi cơng việc”, trong khi nguồn lực thuộc cấp vẫn chưa được phát huy đến Giao việc hiệu quả bằng ủy thác Hãy nhớ rằng, bạn khơng thể ủy thác Bạn cần nắm vững • • • • • • • Sự cần thiết phải ủy thác công việc đối với nhà quản lý; Bản chất của ủy thác và những thất bại trong thực tế môi trường doanh nghiệp; tất cả các nhiệm vụ! • • Quy trình ủy thác cơng việc hiệu quả; Chọn việc ủy thác và những sai lầm đáng tiếc; Tiêu chí chọn người ủy thác; Thực hiện cơng tác ủy thác và mơ hình ủy thác Kiểm sốt và đánh giá kết quả trong • • Các nhiệm vụ mà ban co ̣ ́ thê uy tha ̉ ̉ ́c bao gờm: Nhữ ng nhiêm vu đinh ky ̣ ̣ ̣ ̀ (lặp lại) – báo cáo định kỳ, giấy tờ, tờ khai, hoặc thu thập dữ liệu. Hầu hết các nhiệm vụ văn thư thuộc loại Các nhiệm vụ đã được chuẩn hố – các quy tắc và tiêu chuẩn được xác định rõ ràng Nhữ ng nhiêm vu giu ̣ ̣ ́ p phát triển con người – nếu bạn mong đợi ai đó hồn thành một nhiệm vụ nhất định, để phát triển bản thân, bạn nên cho họ cơ hội để làm điều đó ngay bây giờ Tăng suất làm việc thân • • • Tạo động lực làm việc cho thân Cân công việc sống Vượt qua trì hỗn “kẻ đánh cắp” thời gian Tạo động lực làm việc cho bản thân • • • • • Tự nhắc bản thân vì sao bạn muốn thực hiện một việc nào đó Chia nhiệm vụ thành những bước nhỏ hơn Cảm thấy tiến bộ trong cơng việc Viết nhật ký những tiến bộ mỗi ngày Coi trọng những thành cơng nhỏ Tạo sự thú vị trong cơng việc. Đặt ra phần thưởng cho bản thân khi bạn hồn thành được một việc nào đó Thỉnh thoảng cho phép bản thân nghỉ ngơi để tránh kiệt sức Để người khác đánh giá hiệu suất cơng việc Tạo ra thử thách mới Hỏi “tại sao” thay vì “như thế nào” Động viên nhau • • • • • • Tìm một người đồng hành nhắc nhở bạn có trách nhiệm • • Lập một danh sách các nhiệm vụ ưu tiên Tham gia một nhóm tập trung vào cùng một hoạt động Tạo một thói quen tốt hàng ngày Xác định trước cách khắc phục những trở ngại mà bạn sẽ phải đối mặt. Dán những câu trích dẫn tạo động lực ở nơi dễ nhìn thấy • Năm 195 sau Cơng ngun, Tào Tháo dẫn đại qn tiến đánh Trương Tú. Trên đường đến Uyển Thành, các binh sĩ liên tục ba ngày khơng được uống đủ nước. Miệng khát khơ bỏng, có người đã tỏ ra ốn hận Tào Tháo ngồi trên lưng ngựa đột nhiên chỉ về phía trước mà nói: “Trước đây ta đã đi qua chỗ này, nhớ rằng hồi đó phía trước có một rừng mơ. Ta phải đi nhanh lên, đến đó vừa có thể tìm được nước, mà mơ cũng có thể giúp giải khát” Qn sĩ nghe nói thế bỗng nhiên tinh thần hồ hởi hẳn lên, trong miệng khơng ngừng ứa ra nước bọt làm giảm cơn khát và hăng hái tiến lên phía trước Cân cơng việc sống • • Thời gian thật quản lý được, quản lý thân thời gian ta sử dụng Như quản lý thời gian thực chất quản lý thân Thời đại nhiều việc ko dừng lại Để giảm căng thẳng (stress) bạn phải biết cân công việc sống LÀM NHỮNG VIỆC QUAN TRỌNG TRƯỚC ĐỪNG CHI TIỀN CHO NHỮNG THỨ NGỒI TẦM KIỂM SỐT SỐNG CÂN BẰNG LÀ CÁCH BIẾT TỪ CHỐI THỨ KHÁC ĐỪNG QUAN TÂM NGƯỜI KHÁC NGHĨ GÌ VỀ MÌNH HÃY HỌC CÁCH THA THỨ ĐỪNG QUAN TRỌNG HĨA MỌI VẤN ĐỀ DÀNH CHO MÌNH KHƠNG GIAN RIÊNG Bạn sống điều điều quan trọng bạn? Chuyện kể rằng • • Một ơng trùm người Trung Quốc qua đời, để lại cho vợ 1,9 tỉ đơ trong ngân hàng. Bà vợ ơng sau đó đã lấy người lái xe của chính ơng. Người lái xe nói: Tơi đã nghĩ tơi phải làm việc cho ông chủ mình. Nhưng giờ đây tôi mới nhận ra rằng cả đời ông chủ làm việc cho tơi Ai nói câu: “Gia đình thứ tồn Những thứ khác có hay khơng, khơng quan trọng” • Tiền có thể mua được một ngơi nhà, nhưng khơng mua được một tổ ấm Vượt qua trì hỗn “kẻ đánh cắp” thời gian Những kẻ đánh cắp thời gian • Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định được những thời gian thường bị lãng phí. Qua đó xác định được các u tố nào cần phải được cải thiện Những “kẻ cắp” thời gian của bạn? Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro Điện thoại “rác” Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên Cố gắng nhiều Khách đến thăm nhiều Phân quyền không hiệu Bàn làm việc lộn xộn Chân thành cảm ơn! Chúc các bạn luôn mạnh khỏe, thành công và hạnh phúc! THANK YOU The future is all about Emotion (Patrick Dixon) ... Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian trình lên kế hoạch tổ chức thời gian cho hoạt động cụ thể, chi tiết bước hoàn thành mục tiêu đề Vì thời gian có hạn, bạn có kỹ quản lý thời gian tốt,... lên phía trước Cân cơng việc sống • • Thời gian thật khơng thể quản lý được, quản lý thân thời gian ta sử dụng Như quản lý thời gian thực chất quản lý thân Thời đại nhiều việc ko dừng lại Để giảm... học Thực chất? ?quản? ?lý? ?thời? ?gian? ? hiệu? ?quả? ?là? ?quản? ?lý? ?cách sống và làm việc của bản thân Hiểu thời gian Thời gian quý vàng • Sao bạn lãng phí thời gian? • Ngạn ngữ có câu:? ?Thời? ?gian? ?là vàng. Nhưng vàng thì mua được mà