Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian: Phần 1 gồm 2 chương, với mục tiêu giúp bạn nhận biết được tầm quan trọng của mục tiêu với bản thân mình; giúp bạn luôn giữ được mục tiêu trong tầm ngắm của mình; giúp bạn nhận biết lúc nào mình đang sao nhãng bởi những việc không có nhiều ý nghĩa với bản thân để quay trở lại tiếp tục thực hiện mục tiêu của mình.
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN (Bậc đại học chương trình Đại trà) Chủ biên: ThS Trần Hữu Trần Huy Thành viên biên soạn: ThS Lại Thế Luyện ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Võ Huệ Anh Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021 Kỹ Quản lý thời gian MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU Mục tiêu chương Xác định mục tiêu 6 2.1 Tại cần xác định mục tiêu? 2.2 Lập mục tiêu cho thân Mục tiêu Ước mơ 12 3.1 Khi khát vọng đủ lớn 14 3.2 Sự khác biệt ước mơ mục tiêu 16 Mục tiêu mơ hồ cho kết mơ hồ 17 4.1 S.M.A.R.T gì? 17 4.2 Giải thích 18 Phân loại mục tiêu 23 5.1 Bạn có mục tiêu nhất? 23 5.2 Mục tiêu / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu 23 5.3 Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn 24 Tóm tắt 25 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 27 Kỹ Quản lý thời gian Mục tiêu chương 27 Khái niệm 27 Lập kế hoạch: 29 2.1 Tại phải lập kế hoạch 29 Làm để lập kế hoạch 33 3.1 Khái niệm 33 3.2 Quy trình lập kế hoạch 34 Tổ chức công việc 36 4.1 Phương pháp tổ chức công việc 36 4.2 Tổ chức công việc phận 46 Tóm tắt 62 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 64 Mục tiêu chương 64 Quản lý thời gian 65 Năm chữ A quản lý thời gian hiệu 71 2.1 Aware: Nhận biết 73 2.2 Analyse: Phân tích 76 2.3 Assign: Lập trật tự ưu tiên 83 2.4 Attack: Kẻ cắp thời gian 85 2.5 Arrange: Lập kế hoạch 96 Kỹ Quản lý thời gian Tóm tắt 100 Phụ lục – tập & tình 102 Xác định mục tiêu 1: 102 Xác định mục tiêu 2: 102 Lập mục tiêu theo SMART: 103 Phân loại mục tiêu 104 Phân loại mục tiêu 106 Phân loại mục tiêu 107 Mục tiêu nghề nghiệp 110 Những cơng việc u thích 110 Xác định mức độ phù hợp công việc với bạn 110 10 Kế hoạch cho công việc mơ ước 110 11 Quan Trọng Và Khẩn Trương 110 12 Loại trừ kẻ cắp thời gian 111 Tài liệu tham khảo 112 Kỹ Quản lý thời gian LỜI MỞ ĐẦU Các bạn thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành cơng xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hịa nhập thành cơng cơng việc bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn môi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Trên tay bạn tài liệu “Kỹ Tổ chức công việc Quản lý thời gian”, đúc kết, biên soạn từ kiến thức quản lý đại với kinh nghiệm tác giả qua nhiều năm công tác giảng dạy nhiều mơi trường khác Qua tài liệu này, nhóm biên soạn mong muốn chia sẻ với bạn sinh viên kinh nghiệm mình, kiến thức đúc kết, giúp khơi gợi hoài bão, khát vọng bạn bạn người biến hồi bão, ước mơ thành thực tương lai Khơng dừng lại đó, đọc thực hành theo tài liệu bạn lĩnh hội kỹ năng, cách tự xác định cho mục tiêu quan trọng cho đời Bạn tự xây dựng cho kế hoạch để tổ chức triển khai công việc bạn quản lý thời gian ngày để đạt hiệu cao Với mục tiêu này, nội dung tài liệu “Kỹ Tổ chức công việc Quản lý thời gian” tổ chức thành phần nội dung lớn sau: - Chương 1: Mục tiêu – Nội dung chương giúp bạn nhận biết tầm quan trọng mục tiêu với thân Bạn hiểu rõ mục tiêu quan trọng bạn biết cách để lập mục tiêu cách hiệu Kỹ Quản lý thời gian - Chương 2: Tổ chức công việc – Khi bạn có mục tiêu mà bạn khao khát đạt Việc cần phải làm tìm cách để đạt mục tiêu định Lập kế hoạch, tổ chức công việc hoạt động bạn cần thực hiện, giúp bạn giữ mục tiêu tầm ngắm Hơn hoạt động cịn giúp bạn biết ngày gần mục tiêu mong muốn nào, giúp bạn nhận biết lúc nhãng việc khơng có nhiều ý nghĩa với thân để quay trở lại tiếp tục thực mục tiêu - Chương 3: Quản lý thời gian – Bạn có mục tiêu mong muốn đạt xây dựng kế hoạch, tổ chức công việc cho để đạt mục tiêu Một vấn đề khác phát sinh trình bạn thực cơng việc Làm để bạn khai thác tốt thời gian Nội dung chương hướng dẫn bạn cách thức bạn phân tích, đánh giá cách bạn sử dụng thời gian hiệu làm để thay đổi, quản lý thời gian sử dụng thời gian cách hiệu để nhanh chóng đạt mục tiêu - Phụ lục – Trong phần bạn có làm để bạn luyện tập, rèn luyện thành tạo kỹ lập mục tiêu, tổ chức công việc quản lý thời gian Nhóm biên soạn mong muốn nhận chia sẻ, đóng góp ý kiến bạn để tài liệu ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt nhu cầu hoàn thiện kỹ tổ chức công việc quản lý thời gian bạn lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi Bộ mơn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng Chúc bạn thành cơng! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021 Nhóm biên soạn tài liệu Kỹ Quản lý thời gian CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU Mục tiêu chương Chúng bạn, có ước mơ Nhưng sống giới thực tại, bạn không muốn suốt đời sống mơ mộng mà khơng đạt điều có ý nghĩa sống phải không Chương giới thiệu cho bạn ý nghĩa mục tiêu ước mơ với sống bạn Khi bạn đọc, bước thực hành theo nội dung này, bạn biết cách lập mục tiêu quan trọng cho đời xây dựng mục tiêu nhỏ hơn, ngắn hạn để giúp bạn hướng đến mục tiêu to lớn Xác định mục tiêu 2.1 Tại cần xác định mục tiêu? Bạn thấy làm việc, học tập chăm chỉ, cực khổ dường có cảm giác khơng thấy chúng có giá trị hay không? Bạn ngẫm nghĩ điều hẳn bạn quan tâm, muốn biết lại có cảm giác làm để không lặp lại chúng Một lý lớn bạn khơng dành nhiều thời gian để suy nghĩ điều bạn muốn sống mình, bạn chưa đặt cho mục tiêu Chính điều dẫn đến bạn giống thuyền trôi vô định biển Bạn tiêu tốn thời gian nguồn lực q giá cho việc khơng mang lại nhiều giá trị cho thân Ví dụ: Ta thử xem ví dụ sau bạn suy nghĩ câu trả lời lý lựa chọn nhé: Kỹ Quản lý thời gian Bạn học mơn học khó với bạn ngày mai bạn phải thi môn Trong lúc bạn cố gắng tập trung để học chng điện thoại reng lên, người yêu bạn gọi Người yêu bạn rủ xem phim mà bạn thích mong chờ phim từ lâu Bạn làm trường hợp này? Bạn từ chối phim thích để học hay định xem phim? Khi đưa câu trả lời cho ví dụ bạn ý lý đưa để hỗ trợ cho định Với ví dụ này, bạn chọn không xem phim ngồi học tiếp, khơng Nhưng bạn có câu trả lời đáp án hay khơng? Thậm chí khơng câu trả lời bạn cả? Bạn có thấy bất ngờ với điều hay khơng? Trên ví dụ đơn giản mà bạn thường xuyên gặp sống mình, định bạn phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn đặt cho Chúng ta thử lý giải ví dụ Ta bắt đầu lựa chọn học tiếp không xem phim Tại bạn lại chọn vậy? Đó mơn học khó bạn cần nhiều thời gian học, bạn bị thi rớt không học bài, bạn muốn điểm cao, … Đây lý bạn thường thấy sử dụng đưa định lựa chọn cho hành động Nhưng thực tế bạn chưa thực có câu trả lời cho mà bạn trả lời theo thói quen, thơng lệ bạn cảm thấy “bứt rứt” với lựa chọn Bạn thấy khó tập trung “học bài” thường suy nghĩ lựa chọn lại “đi xem phim” dẫn đến việc “học bài” bạn không hiệu Giả sử ngày mai bạn thi đạt điểm không mong đợi, bạn rút kết luận “nếu biết xem phim cần phải khổ sở đến thế” Cứ vậy, bạn thấy bạn bị bối rối định có hay khơng, sau bạn định thay đổi lựa chọn theo hướng “nng chiều” thân hơn, khơng có định hướng thống kết bạn cảm thấy bạn Kỹ Quản lý thời gian khơng đạt Nếu bạn rơi vào trường hợp bạn thấy cho dù bạn chọn câu trả lời câu trả lời sai Tại lại vậy? Lý đơn giản, cốt yếu mục tiêu bạn gì? Khi bạn gắn kết câu trả lời ví dụ với mục tiêu bạn bạn thấy bạn dễ dàng định cho Như vậy, mục tiêu bạn “học giỏi” bạn thấy bạn dễ dàng chọn “học khơng xem phim”, cịn mục tiêu bạn “mối quan hệ tốt với người yêu” bạn thấy chọn “đi xem phim” Qua ví dụ ta thấy đặt mục tiêu cho mình, bạn nghĩ tương lai lý tưởng cho mình, mục tiêu giúp bạn biết muốn trở thành người sống Một bạn biết xác muốn đạt điều gì, bạn biết cần tập trung nỗ lực vào việc phát điều làm bạn nhãng, tập trung Với mục tiêu xác định rõ ràng, bạn đo lường tự hào thành mình, bạn thấy thay đổi, tiến triển thân trở nên tự tin đạt mục tiêu định 2.2 Lập mục tiêu cho thân Bây bạn biết mục tiêu quan trọng với thân không Bạn tạm ngưng suy nghĩ mục tiêu cho thân sống Bạn muốn đạt điều sống? Bạn muốn trở thành người nào? Bài tập: Bạn suy nghĩ ghi mục tiêu bạn mong muốn đạt sống Chắc hẳn việc khơng q khó khăn với bạn phải không Bạn hẳn mơ ước tương lai mình, thân tương lai (xem thêm Mục Kỹ Quản lý thời gian tiêu Ước mơ) Việc đặt mục tiêu cho thân sống giống bạn vẽ tranh toàn cảnh việc bạn muốn đạt điều sống mình, 5, 10 năm tới Tiếp theo, bạn cần chia nhỏ mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ mà bạn phải đạt tồn giai đoạn để hướng bạn đến mục tiêu quan trọng 2.2.1 Lập mục tiêu cho sống Bước bạn lập mục tiêu cho thân việc bạn suy nghĩ, cân nhắc bạn muốn đạt sống, khoảng thời gian xác định tương lai Mục tiêu sống thường lập “tơi muốn trở thành người giàu có”, “tơi muốn trở thành người xã hội kính trọng”, bạn thường ghi mục tiêu cho Một mục tiêu cho sống thực cho bạn thấy tranh toàn cảnh thân tương lai, bao hàm tất bạn muốn hay chưa? Bạn thấy thực bạn muốn đạt nhiều thứ vậy, chắn bạn thấy có nhiều mục tiêu mâu thuẫn đặt Mục tiêu cho sống bạn cần bao hàm khía cạnh sống bạn định hình cho định bạn Để nhìn nhận tổng qt người mà bạn muốn trở thành tương lai, bạn xác định khía cạnh phân chia mong muốn bạn thành nhóm sau, ý mục tiêu nhóm cần phải hỗ trợ nhau: - Học tập: Bạn muốn đạt cấp gì? Bạn muốn lĩnh hội kiến thức nào? Bạn muốn có kỹ nào? - Nghề nghiệp: Bạn muốn đạt chức vụ nghề nghiệp nào? Bạn muốn điều với nghề nghiệp mình? - Tài chính: Bạn muốn nhận tiền? Bạn muốn nhận nào? - Gia đình: Bạn muốn có gia đình nào? Bạn muốn thành viên gia đình nhìn nhận bạn nào? Kỹ Quản lý thời gian Thị trường mục tiêu Khơng có nhà hàng đủ sức hấp dẫn với tất người Đó thực tế mà nhiều người bước vào kinh doanh khó chấp nhận Vì thế, nhắm vào hay 10% thị trường phục vụ tốt, bạn thành cơng Bạn phân đoạn thị trường theo độ tuổi, theo thu nhập, sở thích hay nhà hàng đặc thù (nhà hàng dinh dưỡng, nhà hàng ăn chay…) Tuỳ cách phân đoạn, bạn tìm hiểu đặc điểm đối tượng để có cách thức kinh doanh phù hợp Ví dụ phân đoạn theo độ tuổi: - Thế hệ Y: hệ này, gọi hệ thiên niên kỷ, sinh từ năm 1980 trở sau Thế hệ động, thích mới, dễ vào trào lưu, muốn khẳng định độc lập - Thế hệ X: người trưởng thành trẻ tuổi, sinh khoảng 19651977 Họ bắt đầu trầm hơn, khơng thích bị ý, chín chắn quan tâm tới thực chất - Thế hệ sinh từ năm 1946-1964: lứa tuổi họ có nghiệp ổn định, ưa thích sang trọng… Cần phân tích đặc điểm khách hàng để lựa chọn khách hàng mục tiêu nhằm phục vụ cách hiệu Lựa chọn địa điểm Tuỳ thuộc vào số tiền bạn đầu tư vào việc mở nhà hàng loại hình nhà hàng mà bạn lựa chọn để có hướng tìm địa điểm phù hợp Không phải hầu hết nhà hàng cần gần nơi đông dân cư, nhiên nhà hàng phụ thuộc vào đặc điểm này, cần lưu ý số điểm lựa chọn nơi kinh doanh: 49 Kỹ Quản lý thời gian - Lượng bán hàng dự kiến Địa điểm bán hàng ảnh hưởng tới khối lượng bán bạn? - Giao thông Xem xét lưu lượng người xe Có khoảng lượt người xe qua lại ngày? Địa điểm có thuận lợi cho việc dừng chân khách hàng hay không? - Nhân học Những người sống làm việc gần địa điểm có phù hợp với khách hàng mục tiêu bạn không? - Khả toán tiền thuê địa điểm Nếu bạn tính tốn lỗ lãi năm đầu kinh doanh, bạn biết số gần xác doanh thu bạn đạt dùng số để định nên thuê địa điểm với mức vừa - Thuận lợi dừng đỗ xe Địa điểm phải đảm bảo có chỗ để xe cho khách dễ dừng đỗ - Gần cửa hàng khác Những cửa hàng gần kề ảnh hưởng tới doanh số bạn, có mặt họ tác động bất lợi hay có lợi? - Lịch sử địa điểm Tìm hiểu lịch sử trước định th hay khơng Ai người th trước họ lại không thuê nữa? - Phát triển tương lai Tìm hiểu chiến lược quy hoạch địa phương để biết trước liệu có thay đổi liên quan đến địa điểm bạn định thuê hay khơng? - Các điều khoản th Tìm hiểu kỹ hợp đồng thuê để có thoả thuận hợp lý Bố trí, đặt Sắp đặt thiết kế yếu tố quan trọng góp phần vào thành công nhà hàng Bạn cần thiết kế hợp lý cho khu chế biến, khu bếp, khu trữ hàng, khu văn phịng khu dành cho khách Thơng thường, khu dành cho khách ăn chiếm từ 40-60% diện 50 Kỹ Quản lý thời gian tích nhà hàng, 30% dành cho khu chế biến nấu nướng, phần lại khu trữ hàng khu văn phòng - Khu dành cho khách: khu giúp bạn kiếm tiền, đừng cắt xén thiết kế Hãy dành thời gian thăm nhiều nhà hàng tốt để phân tích cách trí nhà hàng Hãy quan sát thái độ khách hàng tới ăn, họ phản ứng với cách trí đó? Chúng tiện lợi hay khơng? Phân tích hay dở để rút kinh nghiệm Cách thiết kế khu dành cho khách phụ thuộc vào quan niệm bạn Thống kê cho thấy 40 đến 50% khách hàng tới theo đôi, 30% nhóm người, 20% theo nhóm từ người trở lên Để đáp ứng nhóm khách khác nhau, dùng bàn cho người dùng loại di chuyển để lắp ghép thành bàn rộng Cách giúp bạn linh hoạt việc phục vụ nhóm khách hàng khác - Khu chế biến Các khu chế biến nhà hàng thường rơi vào tình trạng thiết kế khơng hiệu Hãy nắm rõ thực đơn đầu để xác định yếu tố khu vực chế biến Bạn cần khu vực dành cho việc nhận, cất giữ nguyên liệu, sơ chế, nấu, rửa chén bát, khu đựng rác, thuận lợi cho nhân viên khu dành cho văn phòng Hãy xếp khu chế biến thức ăn cho cách khu nấu nướng vài bước chân Cách thiết kế bạn nên cho phép hai đầu bếp nhiều làm có nhiều khách Lên thực đơn Thực đơn danh sách ăn hay đồ uống mà nhà hàng bạn có, đưa để khách hàng lựa chọn Khi lên thực đơn, bạn cần lưu ý đến trẻ em khách hàng mục tiêu bạn bao gồm đối tượng này, ví dụ thiết kế số với phần nhỏ để hấp dẫn em nhỏ Thực đơn có xu hướng ngày dài điều khiến cho khách hàng thêm rối trí Hãy xếp theo mục, cố gắng cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn với thực đơn ngắn gọn 51 Kỹ Quản lý thời gian Những quy định an toàn thực phẩm An toàn thực phẩm cần đặt lên hàng đầu bạn dấn thân vào việc kinh doanh nhà hàng Bạn cần tìm hiểu quy định an toàn thực phẩm mà nhà chức trách đưa để thực cho Uy tín nhà hàng khó lấy lại bạn để khách hàng bị ngộ độc, ngồi bạn cịn phải trả chi phí điều trị khơng nhỏ cho khách hàng Tuyển nhân viên Bước chương trình tuyển dụng nhân viên định xác bạn muốn nhân viên làm Bảng mơ tả cơng việc không thiết phải quy mô cơng ty lớn, điều quan trọng phải liệt kê trách nhiệm phận công việc Tiếp theo bạn cần lập bảng quy định mức lương Để đạt hiệu tối ưu, bạn nên nghiên cứu mức lương chung ngành, sau đặt mức lương tối đa tối thiểu vị trí để việc trả lương dựa vào lực linh hoạt Có số vị trí đặc biệt bạn cần lưu tâm: - Người quản lý: Vị trí quan trọng hầu hết nhà hàng người quản lý Tốt người phải quản lý hay nhiều nhà hàng có mối quan hệ với nhà cung cấp thực phẩm Chắc chắn bạn muốn có người quản lý có kỹ khả giám sát nhân viên đồng thời làm toát lên phong cách cá tính nhà hàng Để có người quản lý bạn cần phải trả mức lương tương xứng nên tuyển trước mở cửa hàng tháng để họ tư vấn cho bạn - Bếp trưởng đầu bếp: bắt đầu bạn cần đầu bếp, người làm toàn thời gian 1-bán thời gian, làm việc từ 10 h sáng đến h chiều từ h chiều tới lúc đóng cửa Người làm bán thời gian bố trí vào cao điểm, cuối tuần ngày lễ 52 Kỹ Quản lý thời gian - Người phục vụ: họ người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng bạn, họ cần phải tạo ấn tượng dễ chịu làm việc tốt áp lực lớn, lúc phục vụ nhiều bàn mà giữ vẻ tươi tỉnh Đối với nhân viên bạn nên cho họ biết triết lý nhà hàng hình ảnh mà bạn muốn xây dựng để phấn đấu Chiến lược marketing quảng bá Bất công ty cần có kế hoạch marketing loại hình kinh doanh nhà hàng ngoại lệ Tuy nhiên dù áp dụng chiến lược marketing bạn không nên bỏ qua phương pháp marketing truyền miệng theo nghiên cứu, phương pháp quảng cáo tốt ngành kinh doanh thực phẩm Khi khai trương nhà hàng bạn gửi giấy mời dùng bữa miễn phí tới nhân vật tiêu biểu tập khách hàng mà bạn nhắm tới Đăng kí tên danh sách địa ẩm thực, sách hướng dẫn du lịch, quảng cáo phương tiện thông tin giới thiệu cách chế biến vài ăn đặc trưng nhà hàng tạp chí 4.2.4 Lập mô tả công việc: Bây bạn lập mơ tả cơng việc cho chức danh - Bản mô tả công việc gồm nội dung: thông tin công việc (mã số, chức danh, phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc - Lên sơ đồ tổ chức phận - Sử dụng định biên nhân để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp a) Bản mơ tả cơng việc mang đến lợi ích cho tổ chức? 53 Kỹ Quản lý thời gian - Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng thông tin q trình phân tích cơng việc giúp tổ chức xác định dược nguồn cung cầu nguồn nhân lực - Kế hoạch kế cận: Bằng việc so sánh mức độ chệch trách nhiệm lực vị trí cơng việc vị trí kế cận, Bản mơ tả cơng việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức - Tuyển dụng: Bản mô tả công việc sở để xác định từ đầu yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu vị trí khuyết - Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết yêu cầu lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) Bản mô tả cơng việc sở để xác định nhu cầu đào tạo phát triển cho nhân viên - Lương phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc đánh giá quy điểm số Điểm số Bản mô tả công việc làm sở để tính lương phúc lợi cho vị trí cơng việc - Đánh giá hiệu làm việc: Bản đánh giá hiệu làm việc dựa vào mục tiêu cá nhân kỳ với trách nhiệm Bản mô tả công việc người nhân viên đảm nhận vị trí - Ngồi lợi ích phục vụ cho chức quản trị nguồn nhân lực trên, Bản mô tả công việc giúp tổ chức xác định thơng tin liên quan đến tình trạng an tồn sức khỏe cho vị trí cơng việc để có biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro lao động cho nhân viên Bản mô tả công việc hỗ trợ nhiều cho việc thực hành luật lao động DN Chính Bản mơ tả cơng việc góp phần vào việc xây dựng quy trình, sách để định hướng hoạt động mang tính khách quan liên quan đến người đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm b) Nội dung Bản mơ tả cơng việc gồm có yếu tố nào? 54 Kỹ Quản lý thời gian - Chức danh vị trí cơng việc - Bộ phận vị trí cơng việc - Mục đích vị trí cơng việc (lý tồn tại) - Cấp báo cáo - Mối quan hệ tổ chức - Trách nhiệm, tác vụ - Yêu cầu cấp, lực, kinh nghiệm c) Khi tổ chức cần phải xây dựng điều chỉnh Bản mô tả công việc? Trong nhiều trường hợp ta thấy mơ tả cơng việc doanh nghiệp thay đổi Sự thay đổi nội dung bảng mơ tả cơng việc xảy khi: - Có xếp cấu lại tổ chức - Có xuất công việc mới, phương pháp mới, công nghệ - Có thay đổi cơng việc, phương pháp, cơng nghệ - Có gia tăng khiếu nại nội dung công việc, điều kiện làm việc - Có bất đồng ý kiến cấp cấp hoàn thành cơng việc - Có thay nhân phục vụ vị trí lâu năm, phải điều chỉnh lại cơng việc nhân thực nhiều hay vị trí d) Quy trình xây dựng Bản mô tả công việc: Chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực William J Rothwell giới thiệu mức độ khối lượng đầu tư cho việc phân tích vị trí công việc kim tự tháp ngược DACUM hình minh họa, theo đó: 55 Kỹ Quản lý thời gian - Mức 1: Chức danh vị trí cơng việc (JD Name) - Mức 2: Lý tồn vị trí cơng việc (JD Reason) - Mức 3: Các vị trí có liên quan cấu trúc tổ chức (Table of organisation) - Mức 4: Nghĩa vụ, bổn phận vị trí cơng việc (Duties) - Mức 5: Các trách nhiệm (Tasks) - Mức 6: Hội đồng phê duyệt đánh giá (Management review panel) - Mức 7: Các nhiệm vụ chi tiết vị trí cơng việc (Sub Tasks) e) Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí cơng việc: Quan sát - Ưu điểm: Chỉ thích hợp cơng việc chuẩn hóa theo dây chuyền, cơng nghệ hay cơng việc lặp lặp lại; đặc biệt với công việc tay chân hay vận hành máy móc - Khuyết điểm: Khi cơng nhân biết bị theo dõi, họ việc với nhịp độ, cách thức suất khác với lúc bình thường Phỏng vấn vị trí cơng việc trưởng phận - Ưu điểm: Rất hiệu xác định giá trị công việc hay nhu cầu đào tạo cho người giữ vị trí - Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian cơng sức để xếp gặp gỡ vấn người giữ vị trí hay trưởng phận Có thể nhận thông tin sai lệch người vấn tự đánh giá cao 56 Kỹ Quản lý thời gian Bảng câu hỏi mẫu để phân tích cơng việc - Ưu điểm: Được áp dụng rộng rãi cho tất vị trí lúc nên tiết kiệm thời gian - Khuyết điểm: Có thể bị hiểu sai câu hỏi tâm lý e dè lo ngại cung cấp thơng tin sơ hở cho Ban Nhân Bảng ghi chép công việc thực ngày - Ưu điểm: Bảng ghi chép nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm sốt việc sử dụng thời gian thực công việc Bảng ghi chép đơn giản lịch bố trí tiến độ làm việc soạn phần mềm Microsoft Project - Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho vị trí khơng thể quan sát cấp quản lý, chuyên gia công việc thực ngồi giờ, ngồi văn phịng, khơng thường xun Các chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực khuyến cáo việc kết hợp phương pháp đem lại hiệu sử dụng phương pháp đơn lẻ Các phương pháp bổ sung lẫn để hình thành thơng tin xác đầy đủ cho vị trí cơng việc đặc biệt cách tiến hành xây dựng Bản Mô tả Công việc từ trước - Bước 1: Tìm hiểu cấu tổ chức DN - Bước 2: Xác định chức nhiệm vụ phận - Bước 3: Xác định nhiệm vụ vị trí cơng việc - Bước 4: Thu thập thông tin liên quan đến vị trí cơng việc - Bước 5: Tổng hợp thông tin để tạo lập Bản mô tả công việc - Bước 6: Phê duyệt, ban hành áp dụng thức b) Lưu ý: 57 Kỹ Quản lý thời gian Tránh điều chung chung: Khi mô tả nhiệm vụ trách nhiệm mà bạn cần người khác thực cố gắng chi tiết tốt Cân nhắc lợi ích mà người khác mang lại cho tổ chức bạn Ví dụ đừng miêu tả nhân viên cửa hàng video đơn giản người "cho khách hàng thuê video" Thay vào đó, bạn sử dụng từ "sẽ trợ giúp khách hàng việc chọn phim, chia sẻ hiểu biết phim đương đại cổ điển", bạn biết bạn cần người u thích phim truyền ham thích cho khách hàng bạn Đặt thứ tự ưu tiên: Khi mà bạn tạo danh sách trách nhiệm nhiệm vụ, xếp chúng theo thứ tự quan trọng Hãy bắt đầu với kỹ công việc thực Bằng cách bạn biết kỹ cần cho việc thực thành cơng cơng việc, điều cần thiết điều thực tế khơng thích hợp Giao việc thường cơng việc địi hỏi phải có đánh đổi, việc đặt thứ tự ưu tiên giúp bạn định mà bạn chấp nhận chấp nhận Sử dụng tiêu chí đo được: Hãy nói rõ cách thực công việc mà bạn trông đợi người khác tìm cách để định lượng tiêu chí số thời gian Nếu khơng, bạn th người thực nhiệm vụ theo yêu cầu với hiệu suất không cao làm khơng đến nơi đên chốn Ví dụ, liệu kế tốn trưởng có phải quản lý một, bốn mười tài khoản lúc hay khơng? Một kế tốn viên có cần phải cập nhật tài khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không? 4.2.5 Sắp xếp công việc cho nhân viên: Công việc nhân viên gồm công việc thường xuyên công việc không thường xuyên - Công việc thường xuyên công việc lặp lại, ghi nhận mô tả công việc Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại - Cơng việc khơng thường xun bạn giao cho nhân viên thực 58 Kỹ Quản lý thời gian a) Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo quy trình bạn có đầy đủ tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: - Cách thức thực (How) - Nguồn lực để thực (5M) - Tần suất thực Tốt hết, yêu cầu NV ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần họ b) Công việc không thường xuyên Hãy thể nội dung giao việc cho nhân viên sổ giao việc - Giái thích cho nhân viên lý thực cơng việc (Why) - Giải thích yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) cơng ty - Giải thích phương pháp thực (How) Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn lưu ý - Xác định công việc có lặp lại tương lai hay khơng? - Trường hợp lặp lại, thiết lập số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên xuất tương lai - Như vậy, bạn chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên Và lần sau có gặp lại cơng việc việc dễ dàng nhiều 4.2.6 Phương pháp tổ chức công việc: a) Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp: 59 Kỹ Quản lý thời gian Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp phương thức tổ chức việc thực công việc dự án có nhiều gói cơng việc tương tự nhau, gói cơng việc gồm có cơng tác chun mơn giống Các cơng tác chuyên môn tổ chức thực tổ đội chun nghiệp có chun mơn chun sâu tương ứng với loại công tác Những tổ đội chuyên nghiệp phải bắt buộc có biên chế ổn định (tính định biên), khơng thay đổi q trình thực cơng việc chun mơn từ phân đoạn cơng việc trọn gói sang phân đoạn cơng việc trọn gói khác Tuy nhiên, q trình thực công tác chuyên môn từ phân đoạn sang phân đoạn khác gián đoạn thời gian liên tục thời gian Nếu liên tục thời gian, q trình thực cơng việc chuyên môn tổ đội chuyên nghiệp biên chế cố định hợp thành dây chuyên đơn vị chun mơn, phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp trở thành phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền Phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp thường áp dụng dự án xây dựng, có nhiều gói cơng việc chứa cơng việc chun mơn giống Gói cơng việc, hay cơng việc trọn gói, cơng việc khốn gọn, cách phân chia cơng việc theo phạm vi (tức theo quy mô, theo chiều ngang) Trong dự án xây dựng, gói cơng việc cấp: toàn dự án, hạng mục cơng trình (phần ngầm, phần kết cấu thơ, phần hồn thiện, ), tầng cơng trình (bao gồm phần kết cấu thơ, phần hồn thiện, phần dịch vụ kỹ thuật, ), phân đoạn thi công (bao gồm phần kết cấu thơ, phần hồn thiện, phần dịch vụ kỹ thuật, ) Trong gói cơng việc có số cơng tác chun mơn giống nhau, ví dụ như: phân đoạn tầng, gói cơng việc phần kết cấu thơ bao gồm công tác: lắp cốt thép cột, lắp cốp pha cột, đổ bê tông cột, tháo cốp pha cột, lắp cốp pha dầm sàn, lắp cốt thép dầm sàn, đổ bê tơng dầm sàn Tính cố định biên chế tổ đội chuyên nghiệp (tính định biên) Phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp, làm cho thời lượng thực công tác 60 Kỹ Quản lý thời gian chuyên môn phân đoạn bị cố định (tỷ lệ nghịch với biên chế tổ đổi) từ bắt đầu lập kế hoạch tiến độ mà không thay đổi b) Phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền: Phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền trường hợp đặc biệt Phương pháp tổ chức theo tổ đội lao động chuyên nghiệp mà công việc chuyên môn dành riêng cho tổ đội lao động chuyên nghiệp (với biên chế cố định) xếp thành chuỗi dây chuyền liên tục thời gian, gọi dây chuyền đơn vị (chuyên môn), thực sản phẩm (hoặc phân đoạn cơng việc trọn gói) loại Mỗi sản phẩm dây chuyền sản xuất công nghiệp coi cơng việc trọn gói, phải trải qua nhiều cơng đoạn sản xuất khác mà công đoạn chuyên môn riêng tổ đội chuyên nghiệp có biên chế cố định thực Phương pháp tổ chức theo dây chuyền áp dụng sản xuất công nghiệp thi công xây dựng, nơi mà công việc chuyên môn lặp lặp lại liên tục theo thời gian, số lượng sản phẩm lớn (xây dựng theo dây chuyền) hay trí vơ hạn (sản xuất theo dây chuyền) Phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền phương pháp tổ chức trọng tới tính kết nối theo chiều dọc (theo chuyên môn), khác biệt rõ rệt với tổ chức theo sơ đồ mạng, trọng nhiều tới kết nối công việc theo chiều ngang thành công việc trọn gói, mà khơng xem xét tới tính chun mơn (cơng việc chun mơn) Tính cố định biên chế tổ đội chuyên nghiệp (tính định biên), đặc tính có phương pháp tổ chức thực cơng việc bao trùm phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp, làm cho thời lượng thực công tác chuyên môn phân đoạn bị cố định (tỷ lệ nghịch với biên chế tổ đổi) từ bắt đầu lập kế hoạch tiến độ mà khơng thay đổiđược Ngồi ra, Phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền, cơng tác chun mơn phân đoạn cịn bị cố định thời điểm bắt đầu hay kết thúc trục thời gian mối liên hệ theo chiều dọc với công tác chuyên môn phân đoạn 61 Kỹ Quản lý thời gian thực trước Nếu thay đổi thời điểm công tác chuyên môn phân đoạn tính liên tục dây chuyền đơn vị chun môn bị phá vỡ, tức phá vỡ dây chuyền Phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền hồn tồn biểu diễn dạng sơ đồ mạng Nhưng bị cố định cứng (về thời điểm bắt đầu, thời lượng thực hiện, thời điểm kết thúc), việc chuyển phương pháp sang dạng thể sơ đồ mạng không đem lại nhiều ý nghĩa mặt tổ chức dây chuyền, dù tìm đường găng công tác găng không găng điều chỉnh trục thời gian (do bị ghim cố định lại tính dây chuyền) Các cơng tác khơng găng có dự trữ, dự trữ dùng để điều chỉnh việc tổ chức thực công việc, điều chỉnh chúng làm phá vỡ dây chuyền phương pháp tổ chức thực công việc theo dây chuyền bị phá vỡ biến thành phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp c) Phương pháp tổ chức thực công việc trọn gói Tổ chức thi cơng nhà cao tầng theo phương pháp tổ chức theo cơng việc tron gói (Các cơng tác nằm đường găng phần danh mục cơng việc (WBS) tơ mầu vàng đậm, cịn sơ đồ ngang Gantt Microsoft Project vẽ đường ngang đôi đỏ/đen.) Trong tiến độ mối quan hệ theo chiều dọc (chiều cơng việc chuyên môn) công tác chuyên môn nằm phân đoạn khác Tóm tắt Phần nội dung giới thiệu cho bạn khái niệm hoạt động tổ chức công việc cách thức bạn sử dụng để bạn trau dồi kỹ tổ chức công việc không cho thân bạn mà cịn áp dụng nơi bạn làm việc Bạn tiến hành việc nghiên cứu, đánh giá thân cách nghiêm túc, xác định cơng việc bạn u thích, xác định mức độ phù hợp bạn với công việc lập lên kế hoạch để thực cơng việc Bạn tiếp tục luyện tập kỹ để hiểu rõ 62 Kỹ Quản lý thời gian Bên cạnh đó, bạn có trải nghiệm với hoạt động lập kế hoạch tổ chức cơng việc cho tổ chức, điều không giúp bạn khơng cịn bỡ ngỡ thức làm việc sau tốt nghiệp mà bạn cịn áp dụng kỹ vào hoạt động nhóm bạn Để làm giàu thêm hiểu biết, kiến thức hoạt động tổ chức công việc tổ chức, bạn tiếp tục tham khảo thêm thông tin, kiến thức từ nguồn khác 63 ... 11 0 Xác định mức độ phù hợp công việc với bạn 11 0 10 Kế hoạch cho công việc mơ ước 11 0 11 Quan Trọng Và Khẩn Trương 11 0 12 Loại trừ kẻ cắp thời gian 11 1 Tài... 62 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 64 Mục tiêu chương 64 Quản lý thời gian 65 Năm chữ A quản lý thời gian hiệu 71 2 .1 Aware: Nhận biết ... hạn định cho mục tiêu - Trường hợp 1: “Tôi muốn nhận đại học loại Giỏi” - Trường hợp 2: “Tôi muốn nhận đại học loại Giỏi sau năm học đại học? ?? Nếu Nga nhận đại học loại Giỏi vào năm Nga 40 tuổi