> qu$n lý tAt th i gian, tr'4c h=t b?n cLn ph$i xác -Wnh -' c nhZng th i gian th' ng bWlãng phí. Qua -ó xác -Wnh -' c các yêu tAnào cLn ph$i-' c c$i thi n. D'4i-ây chúng tôi xin nêu ra mIt sAnguyên nhân th' ng g+p làm gi$m hi u qu$công vi c và xin t?m g1i nhZng nguyên nhân
-ó là lnhZng k‚ -ánh cBp th i gian:
8.1. Thay -(i th)t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro
Rni ro là -iCu không ai muAn, nh'ng n=u nó x$y ra, b?n luôn ph$i'u tiên gi$i quy=t tr'4c bjng bot c)giá nào.
8.2. >i n tho?i
B?n-ã tMng bao gi -iên -Lu vì mIt ngày có quá nhiêu cuIc g1i mà không liên quan -=n công vi c? ChBc là có! Công c hZu hi u nhot trong giao ti=p c&a chúng ta là -i n tho?i chng s]
có th là k‚thù nguy hi m n=u b?n không bi=t làm th=nào - ki m soát. 8.3. Thi=u m c tiêu và th)t 'u tiên
>ây có th là nguyên do l4n nhot và quan tr1ng nhot gây ra s lãng phí th i gian. MIt nhà quán lý giYi luôn bi=t chính xác vi c h1cLn làm và th)t 'u tiên c&a tMng vi c.
B?n hãy sBp x=p th i gian m i ngày - gi$i quy=t các công vi c'u tiên và chng cLn linh ho?t dành -& th i gian cho nhZng vi c bot ng x$y ra. Hãy h1c cách nói “không” v4i nhZng vi c không ph$i là 'u tiên.
9Nguy‰n Bình. 21.10.2005. NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n). Theo Nhà qu n lý . >1c tM:
Nh\ng viên g ch c•nh•10
NhZng nhi m v ít 'u tiên và các von- m4i có th -' c th c hi n vào giZa các khAi th i gian khác trong c$ngày. >ó có th là giúp -R các nhân viên, tr$l i nhanh các câu hYi, và nhZng công vi c khác không thích h p v4i các khAi th i gian quan tr1ng nh'ng v{n cLn thi=t ph$i th c hi n.
Vi c cou trúc th i gian m i ngày làm vi c c&a b?n nên bBt -Lu v4i s phân b( kho$ng trAng cho mIt viên g?ch th i gian l4n, sau -ó là các viên g?ch cRtrung bình cho mIt vài nhóm ho?t-Ing khác nhau. Các viên g?ch th i gian cRnhYsau -ó s]lop-Ly kho$ng trAng còn l?i. N=u b?n làm m1i th)ng' c l?i và th c thi h=t tot c$các nhi m v nhYtr'4c khi sBp x=p th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng nhot c&a b?n, b?n có th k=t thúc mIt ngày làm vi c mà ch'a th gi$i quy=t-' c các nhi m v 'u tiên hàng -Lu.
Sau cùng, n=u b?n muAn sBp x=p th i gian mIt cách hi u qu$, l i khuyên -+t ra là b?n nên: “Suy ngh•tr'4c khi bBt tay vào mIt vi c gì -ó”. B?n có bi=t rjng mIt nghiên c)u c&a các nhà khoa h1c châu Âu cho thoy m1i ng' i th' ng rot vIi vàng tr'4c bZa%n tr'a. Do -ó, - tránh nhZng nhLm l{n, sai sót, b?n không nên th c hi n nhZng công vi c quan tr1ng vào tr'4c bZa%n tr'a.
8.4. CAgBng quá nhiCu?
Ngày nay, có nhiCu b?n hàng ngày ph$i hoàn thành công vi c c&a ngày… hôm qua và công vi c c&a ngày hôm nay thì còn -ang chot -Ang lên và các b?n luôn dtrong tr?ng thái c%ng thƒng.
8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu
Có nhiCu khách -=n g+p là -iCu rot bình th' ng, tuy nhiên n=u chp là nhZng ng' i b?n,
-_ng nghi p -=n- trao -(i d%m ba câu chuy n chƒng liên quan gì -=n công vi c thì qu$là rBc rAi.
8.6. Phân quyCn không hi u qu$
Phân quyCn tAt là mIt y=u tAthen chAt cho c$nhZng nhà qu$n lý và lãnh -?o. MIt nhà qu$n lý tuy t v i ph$i có kh$ n%ng giao vi c, phân quyCn cho nhân viên và ph$i -$m b$o m1i vi c-' c th c hi n-úng yêu cLu. >ây là cách tAt nhot- xây d ng mIt nhóm làm vi c hi u qu$
và gi$m s)c ép công vi c c&a chính b$n thân nhà qu$n lý. Nguyên tBc ph( bi=n -Ai v4i von-C
này là n=u nhân viên có th làm mIt vi c bjng 80% so v4i b?n thì hãy giao vi c -ó cho nhân viên.
T'ang t nh'th=, khi làm các bài t5p nhóm các b?n không phân công nhi m v -úng kh$
n%ng c&a m i ng' i, th5m chí s b?n mình không hoàn thành nhi m v nên b?n làm tot c$ m1i vi c. >iCu này làm b?n c$m thoy m t mYi, nhiCu vi c làm không th kWp và d{n -=n-iCu t h?i han là làm cho có, ch)không quan tâm -=n chot l' ng c&a công vi c.
8.7. Bàn làm vi c lIn xIn
Khi b?n-1c xong bài vi=t này, b?n hãy nhìn l?i bàn làm vi c c&a mình nhé. N=u b?n thoy bàn mình nó lIn xIn, nhiCu khi b?n ph$i mot rot nhiCu công s)c m4i tìm -' c t5p tài li u mà s=p
10TrLn Ph'ang Minh (DWch tMEntrepreneur). 08.10.2006. NhZng “viên g?ch” th i gian (tr c tuy=n). Theo Bwportal.
>1c tM:http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_vien_gach_thoi_gian/(-1c
-ang cLn gop thì qu$th c b?n-ang bWstress -oy. Vì v5y, b?n ph$i luôn tâm ni m, ng' i làm vi c hi u qu$nhot th' ng có bàn làm vi c rot ng%n nBp.
8.8. S chLn chM- gián -o?n
“K‚trIm" th i gian l4n nhot không ph$i là ra quy=t-Wnh mà chính là né tránh quy=t-Wnh. Bjng vi c gi$m b4t s chLn chM, b?n s]có nhiCu th i gian - làm các vi c khác có hi u qu$han.
Tránh s gián -o?n: B?n có th -óng cna phòng làm vi c l?i th' ng xuyên n=u chpcó mIt mình. N=u mIt -_ng nghi p -=n bàn làm vi c c&a b?n- tán g{u mà b?n không có th i gian thì b?n hãy lWch s gi$i thích rjng b?n quá b5n và -C nghWs]g+p sau.
8.9. Không có kh$n%ng “nói không”
Nguyên tBc chung là n=u mIt ng' i có th trút công vi c ho+c von-C c&a h1lên vai mIt ng' i khác thì h1s]làm. MIt trong nhZng -iCu phiCn toái nhot c&a mIt ng' i là thi=u kin%ng nói “không" do s làm ng' i khác mot lòng.
8.10. G+p gR- s lãng phí th i gian
NhZng nghiên c)u cho thoy trung bình các nhà qu$n lý ph$i “chi” t4i 17 gi mIt tuLn cho các cuIc gRvà 6 gi - lên lWch làm vi c và nhiCu th i gian kéo theo mà rot khó ki m soát. NhiCu nhà qu$n lý có kinh nghi m-ã thMa nh5n rjng, có t4i 1/3 th i gian -' c sn d ng mIt cách lãng phí cho các cuIc g+p vô vWvà không có trong k= ho?ch. B?n luôn “t%ng c' ng" qu$n lý chính mình là cách tAt nhot - h?n ch= tAi -a s lãng phí th i gian.
Sn d ng th i gian mIt cách “rIng rãi”: Tránh vi c sn d ng th i gian cho nhZng chuy n không cLn thi=t ho+c trong lúc b?n-ang t5p trung th c hi n công vi c-C ra. Ví d nh', n=u b?n
-ang làm vi c, b?n chpnên md email khi nào b?n có -& th i gian - -1c nó và tr$ l i nó, ho+c xóa nó…