Phần mềm bảng tính

Tự động lặp lại các giá trị, tiêu đề, công thức Trong một bảng tính, thường có một số dữ liệu và công thức được lặp đi lặp lại nhiều lần, phần mềm bảng tính thường có các công cụ cho phé

Trong chương trước, chúng ta đã tìm hiểu một trong những phần mềm văn phòng được

các nhân viên phòng giấy ưa thích nhất Và thật thế, bây giờ các công ty khi tuyển nhân

viên điều kiện tiên quyết là phải biết soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word

Như chúng ta đã biết, Microsoft Word là một phần mềm trong bộ phần mềm văn phòng

Microsoft Office của công ty Microsoft Là một phần mềm văn bản, MS Word thoả mãn

tất cả các yêu cầu của người sử dụng về mặt soạn thảo văn bản Thế còn trong việc quản

lý ví dụ như quản lý tiền lương của công ty thì sao? Liệu MS Word có thể đáp ứng được

không? Với chức năng tạo bảng, MS Word có thể dùng để lưu trữ danh sách cán bộ công

nhân viên trong công ty, thế nhưng MS Word không có chức năng tính toán tự động

Giả sử rằng bằng MS Word, chúng ta nhập dữ liệu một cách thủ công (mất khá nhiều

công sức), chúng ta thu được danh sách 100 cán bộ công nhân viên, bây giờ với yêu cầu

tính trợ cấp chức vụ cho từng người với công thức tính TC = HSL * 2.0 (ví dụ thế), thì

chúng ta phải thực thi công thức trên cho cả 100 cán bộ công nhân viên, và như thế quả là

mất công

Vậy có cách nào để tự động hoá quá trình trên, giảm bớt các thao tác trên dữ liệu cho

nhân viên quản lý dữ liệu?

Đứng trước yêu cầu ngày càng tăng của các công ty mà số nhân viên lên đến hàng nghìn,

thậm chí hàng chục nghìn, các công ty phần mềm đã tiến hành nghiên cứu phát triển một

phần mềm đáp ứng các nhu cầu trên Mặc dù các quá trình nghiên cứu tiến hành độc lập,

song cái đích cuối cùng của họ là phát triển một phần mềm có tên gọi chung là phần mềm

bảng tính

Phần mềm bảng tính là một loại phần mềm trợ giúp tính toán được sử dụng rộng rãi trong

nhiều lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phân tính tài chính, kế toán - thống kê, … Các phần

mềm này cho phép chúng ta có thể giải quyết một cách nhanh chóng nhiều bài toán với

các con số và các công thức tính toán khác nhau Không những thế, nó còn giúp chúng ta

khám phá mối liên hệ tìm ẩn giữa các con số, làm cơ sở cho các dự đoán và kết luận sau

này

Người sử dụng làm việc với phần mềm bảng tính thông qua một giao diện gọi là bảng

tính (worksheet) Bảng tính (như tên gọi của nó) có cấu trúc bảng hai chiều, là một mạng

lưới các hàng (rows) và cột (columns) Giao điểm của hàng và cột gọi là ô (cell) chính là

nơi chứa dữ liệu

Hàng được đánh số thứ tự bằng số (bắt đầu từ 1), còn cột lại được đánh dấu bằng các chữ

cái (bắt đầu từ A - tại sao sẽ trình bày sau) Mỗi cell chứa dữ liệu được đánh xác định bởi

một địa chỉ duy nhất dưới dạng một cặp số thứ tự hàng-cột (ví dụ A1, B3, C23, …) Một

khối cell là một tập hợp các cell liền kề nhau tạo thành một hình chữ nhật trên bảng tính

Giống như việc xác định khối hình chữ nhật thông thường, khối cell được xác định bởi

địa chỉ của cell trên cùng bên trái (left-top) và địa chỉ của cell dưới cùng bên phải

(right-bottom) Nội dung trên trong mỗi cell cũng rất đa dạng, chúng có thể là dữ liệu kiểu số,

chuỗi ký tự, ngày tháng hoặc là một công thức tính toán Trong trường hợp cell chứa

công thức tính toán, công thức này sẽ bị che lấp (chỉ khi nào ta nhắp vào đó, thì công

thức mới hiện ra), thay vào đó là giá trị thu được sau khi thực thi công thức tính toán đó

Các phần mềm bảng tính tuỳ theo công ty phát triển có thể khác nhau về giao diện và một

số chức năng, cũng như các quá trình thực thi giao tác song đại đa số chúng đều có chung

các chức năng sau:

1.1 Tự động lặp lại các giá trị, tiêu đề, công thức

Trong một bảng tính, thường có một số dữ liệu và công thức được lặp đi lặp lại nhiều lần,

phần mềm bảng tính thường có các công cụ cho phép sao chép và tạo nhanh những phần

lặp này

1.2 Tự động tính lại

Giá trị của các cell chứa công thức (trong trường hợp trong công thức này có sử dụng dữ

liệu của các cell khác trong bảng tính) sẽ được tính lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào đối

với các cell được đề cập đến trong công thức tính toán

1.3 Thư viện hàm

Để nâng cao hiệu quả (nhanh, dễ dùng, tiện lợi), nhanh chóng, phần mềm bảng tính

thường có một thư viện hàm rất phong phú, hữu ích bao gồm tất cả những công thức tính

toán thường dùng Thư viện hàm còn hỗ trợ cho người dùng chức năng truy gọi nhanh,

giúp hạn chế tối đa lỗi chính tả, sai câu lệnh trong việc gọi các hàm tính toán

1.4 Macro

Ngoài ra, phần mềm bảng tính còn cho phép định nghĩa các chuỗi công việc thành từng

macro lưu lại, để sau đó mỗi khi cần thiết có thể gọi thực hiện macro thay cho việc phải

gọi thực hiện lần lượt từng công việc Điều này giảm thiểu thời gian thiết kế bảng tính

1.5 Bảng tính mẫu

Với mục đích tăng cường khả năng hỗ trợ thiết kế bảng tính, phần mềm bảng tính còn tạo

sẵn một số bảng tính mẫu Người dùng sau khi xác định công việc của mình, họ - nếu

không muốn tạo bảng tính mới – có thể chọn một trong các bảng tính mẫu có sẵn Ngoài

ra, người dùng cũng có thể tạo cho riêng họ những bảng tính mẫu mới, để khi lặp lại công

việc tương tự họ sẽ không phải bắt đầu từ đầu công việc thiết kế bảng tính, thay vào đó

họ chỉ cần chọn bảng tính mẫu mà họ cho là thích hợp

1.6 Liên kết

Đối với các bảng tính có kích thước thật lớn, sẽ tốt hơn nếu chúng ta chia cắt nó thành

nhiều bảng tính khác nhau Vấn đề đặt ra là làm sao có thể nhóm các bảng tính con này

thành một bảng tính lớn duy nhất, vì chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, truy vấn lẫn

nhau Với khả năng liên kết nhiều bảng tính với nhau, mỗi sự thay đổi trong một bảng

tính sẽ tạo ra sự thay đổi tương ứng trong các bảng tính còn lại, vấn đề này không còn là

vấn đề khó khăn nữa

1.7 Chức năng cơ sở dữ liệu

Để đáp ứng công việc tổng hợp, so sánh, tính toán, truy vấn có điều kiện các dữ liệu lưu

trong bảng tính, các phần mềm bảng tính hỗ trợ thực hiện một số chức năng thao tác dữ

liệu cơ bản như sắp xếp, gom nhóm, tìm kiếm, …

1.8 Đồ thị - biểu đồ

Với con người nói chung, văn bản là công cụ truyền thông tin có hiệu quả thấp nhất

Bằng hình ảnh, thông tin sẽ được truyền tải nhanh hơn đến bộ não con người Chẳng thế

mà ngay trong việc học ngoại ngữ, học từ vựng bằng hình ảnh hiệu quả hơn nhiều so với

việc đọc những dòng chữ vô cảm Chính vì thế, để năng cao khả năng thể hiện thông tin,

phần mềm bảng tính đã tích hợp chức năng tạo biểu đồ, cho phép tạo một số loại đồ thị -

biểu đồ thông dụng từ các số liệu trên bảng tính Biểu đồ cho phép người sử dụng có cái

nhìn trực quan về mối quan hệ tiềm ẩn giữa các số liệu trong bảng

2 Lịch sử phát triển

3 Tổng quan về MS Excel XP

Microsoft Excel XP (còn gọi là Excel 2002 hay Excel 10) là một phần mềm chuyên dùng

trong lĩnh vực bảng tính điện tử (worksheet) Bên cạnh các chức năng thông dụng mà hầu

hết các phần mềm cùng loại – như Lotus 1-2-3, Quattro – đều có, Excel tỏ ra vượt trội với

những công cụ hỗ trợ thân quen và tiện lợi Ngoài ra Excel là phần mềm có tính đồ hoạ

cao, có khả năng liên kết nhiều bảng tính, thậm chí còn có thể trao đổi dữ liệu với nhiều

phần mềm khác Hiện nay Excel được sử dụng rất rộng rãi trong các lĩnh vực phân tích

tài chính, thống kê, kế toán và nhiều công tác văn phòng khác

3.1 Bộ chương trình Microsoft Excel XP

Để dùng được Microsoft Excel XP, đòi hỏi máy vi tính của chúng ta phải đáp ứng các

yêu cầu sau:

- Máy vi tính Pentium II trở lên, tốt nhất là Pentium III 833MHz trở lên

- Bộ nhớ RAM tối thiểu là 32MB, càng lớn càng tốt

- Đĩa cứng tối thiểu 1GB

- Hệ điều hành Windows 98 trở lên

- Có cài đặt Microsoft Excel XP (trong bộ Office XP)

3.2 Bộ gõ tiếng Việt

Rõ ràng trong các bảng tính mà chúng ta tạo ra sau này, ngôn ngữ dùng chính là tiếng

Việt, do đó chúng ta phải chuẩn bị môi trường làm việc tiếng Việt cho Excel XP Việc

này khá đơn giản, chỉ cần tải về một bộ gõ tiếng Việt (ví dụ như VietKey 2000) Sau khi

cài đặt xong, khởi động ứng dụng VietKey 2000, lập tức xuất hiện cửa sổ VietKey Panel

Control, ở thanh Input Methods, chúng ta chọn kiểu bộ gõ sẽ dùng, có hai bộ gõ phổ biến

là Telex và VNI (mặc định là Telex – tôi chọn Telex làm bộ gõ tiếng Việt chính thức) Ở

thanh Char Sets, chúng ta chọn lựa kiểu font chữ muốn dùng, ở đây tôi chọn Unicode

Pre-compound, TCVN 6909:2001 ở mục Unicode 16bit

Chú ý: Với cách chọn lựa này, font chữ của chúng ta là Unicode, một font chữ theo tiêu

chuẩn quốc tế mà hiện nay các phiên bản hệ điều hành đều cài đặt tự động Lợi ích của

việc này là chúng ta có thể xem các tài liệu tiếng Việt định dạng Unicode ở bất cứ máy

tính nào cho dù máy đó có hỗ trợ font tiếng Việt hay không

3.3 Khởi động Microsoft Excel XP

3.4 Chuẩn bị môi trường

Nhằm nhập số liệu kiểu ngày tháng theo trình tự dd/mm/yyyy (ngày/tháng/ năm), lập

công thức ngăn cách các đối số bằng dấy phẩy, và biểu diễn các giá trị bằng số theo cách

của người Việt, hãy thực hiện các bước sau đây:

- Gọi Start – Settings – Control Panel để mở cửa sổ điều khiển chỉnh sửa các chức

năng của hệ điều hành

- Trong cửa sổ Control Panel, nhắp 2 lần vào Region Settings,

- Trong cửa sổ Regional and Language Options, nhắp vào Customize để thay đổi

các thông tin về vùng miền

- Chuyển sang mục Date để thay đổi định dạng ngày tháng thích hợp

3.5 Khái niệm về bảng tính Excel

3.5.1 Vai trò của bảng tính

Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính cực mạnh dùng để tổ chức, phân tích và

trình bày số liệu Microsoft Excel có 5 chức năng chính:

Worksheet Bảng tính điện tử Nhập, lưu trữ, phân tích, tính toán trên số liệu

Chart Đồ thị Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị

Database Cơ sở dữ liệu Quản lý số liệu có khối lượng lớn

Macro Lệnh vĩ mô Tự động hoá các công việc cần lập lại nhiều lần

Advanced

Formatting

Graphics

Định dạng và đồ hoạ cao cấp Tạo lập các báo biểu chuyên nghiệp

Bảng tính Excel là một loại tài liệu có khả năng biến đổi những nội dung thông tin

hỗn độn trở thành một tập hợp số liệu có tổ chức Bảng tính được bố trí trong một tập

sách (workbook) gồm nhiều trang (worksheet), mỗi trang là một bảng phân chia thành

các cột (columns) và các hàng (rows) lập thành những đơn vị xử lý được gọi là ô

(cells) Người ta có thể nhập vào cell các dạng số liệu khác nhau như văn bản (text),

trị số (number), công thức (formula) hay ngày giờ (date and time)

Chúng ta có thể sao chép hay di chuyển số liệu từ cell này sang cell khác bằng cách

ban hành các lệnh thích hợp qua bàn phím hay con chuột

Thế mạnh của bảng tính điện tử là các công thức (formula) Đó có thể là những biểu

thức toán học (số học hay đại số) hoặc biểu thức xử lý chuỗi (ghép nối, cắt, trích

đoạn, …) hay biểu thức luận lý (logic hay boolean) Biểu thức trong công thức bao

giờ cũng cho một giá trị và đó là lệnh linh hoạt luôn phản ánh thực tại của bảng tính

Khi một thành phần liên quan đến công thức được (bị) thay đổi thì trị của công thức

lập tức tự động điều chỉnh theo

Chúng ta có thể sắp xếp số liệu trong bảng tính theo trật tự cần khai thác, thực hiện

các phép phân tích hay tổng hợp Nếu cần, có thể bố cục thành dàn bài phân ra từng

đẳng cấp cho các dòng trong bảng tính Ngoài ra còn có thể liên kết số liệu giữa các

bảng tính với nhau, tạo thành một tổng thể thống nhất giữa hai hay nhiều bảng tính

trong cùng một cơ sở dữ liệu, để cho khi thay đổi dữ liệu trong bảng tính này, thì

bảng tính khác cũng đồng thời biến chuyển theo

Bảng tính thường cần được in ấn ra phục vụ người sử dụng Việc trình bày và định

dạng cho bảng tính cũng như xem thử trước khi in là một thực tế cần thiết nhưng rất

dễ dàng Số liệu trong bảng tính có thể dùng để tạo ra các đồ thị, một dạng thông tin

dễ tiếp nhận

3.5.2 Một số ví dụ minh hoạ

3.6 Cơ cấu của một bảng tính

Như đã nhắc ở phần giới thiệu phần mềm bảng tính, bảng tính Excel được xem như một

quyển tập (workbook) gồm từ 1 đến tối đa 255 tờ (worksheet) Mỗi sheet được xem như

một trang giấy kẻ ô gồm 256 (28) cột (columns) và 65.536 (216) hàng (rows) Khu vực

giao nhau giữa một cột và một hàng thì gọi là cell (ô), như vậy mỗi sheet có tối đa 65.536

rows x 256 cols = 16.777.216 (224) cell

Trong cell chứa số liệu, cell là đơn vị cơ sở để xử lý của bảng tính Mỗi cell có thể chứa

được một chuỗi tối đa 32.767 ký tự ( 215 ký tự)

Các worksheet được đặt tên ngầm định bắt đầu là Sheet1, Sheet2, … Người dùng có thể

sửa lại tên cho các sheet nếu muốn

Các cột được đặt nhãn từ trái sang phải, bắt đầu là cột A tiếp theo là cột B, C, cho đến Z

Liền sau cột Z là các cột AA, AB, …, đến AZ, cứ như thế cho đến nhóm cuối cùng là IA,

IB, …, IV là đủ 256 cột Các hàng được đánh số liên tục từ 1 đến 65.536

Nếu người dùng không quen với cách đặt nhãn A, B, C, … cho cột, thì có thể chọn số thứ

tự liên tục từ 1 đến 256 tính từ bên trái trở đi Tuy nhiên cách này sẽ gặp khá nhiều bất

tiện khi tham chiếu đến địa chỉ các cell

Để phân biệt các cell với nhau trên cùng một Sheet, mỗi cell đều có một địa chỉ được

thiết lập như sau:

- Nếu chọn cách gọi cột bằng các nhãn A, B, C, … thì địa chỉ cell gồm ký hiệu cột

và số hiệu hàng, ví dụ A130, B747, Z27, X30, …

- Nếu gọi cột bằng số thứ tự từ 1 đến 256 thì địa chỉ cell có dạng RnCm, ví dụ

R1C1, R5C7, …

Để phân biệt các cell trên các sheet khác nhau, phải ghi địa chỉ cell liền sau tên sheet nối

với nhau bằng chấm than Ví dụ Sheet3!B12 là cell nằm trên cột B hàng 12 của Sheet3

3.7 Số liệu trong bảng tính

Chúng ta có thể đưa số liệu hay công thức vào bảng tính bằng cách nhập vào các cell

những nội dung cần thiết Nội dung của cell có thể là chuỗi văn bản (text), giá trị số

(number) hay là công thức tính toán (formula) Excel tự động tính giá trị cho các công

thức mỗi khi số liệu trên bảng tính (liên quan đến công thức tính toán) thay đổi

Hình thức biểu diễn thông tin bên trong mỗi cell cũng dễ dàng điều chỉnh về kích cỡ

(size), kiểu dáng (style) hay màu sắc (color)

Ngoài ra, chúng ta còn có thể gắn vào bảng tính các đối tượng đồ họa (graphic objects)

nhằm tô điểm thêm cho bảng tính Hơn nữa, chúng ta còn có thể liên kết (link) các bảng

tính lại với nhau, ví dụ như liên kết số liệu của các báo cáo hàng tháng để sản xuất ra báo

cáo cuối quý hay cuối năm Và trong trường hợp này, những sửa đổi thực hiện trên các

bảng tính hàng tháng sẽ sửa đổi luôn cả số liệu tương ứng liên hệ trong bảng tính của quý

hay của cả năm

3.8 Nguyên tắc chung khi xử lý các cell

Excel làm việc trên quy ước là trước hết phải chọn mục tiêu, sau đó là xử lý trên mục tiêu

vừa chọn Trên màn hình luôn có một khung chữ nhật tạm gọi là hộp định vị nằm trên

một cell nào đó, dùng để chọn mục tiêu xử lý Mục tiêu được chọn trước khi xử lý có thể

- một phần văn bản trên dòng công thức (formula bar)

Mục tiêu khi chọn sẽ có màu khác đi xung quanh có đường viền Ở góc dưới bên phải của

khối chọn có một khối nhỏ gọi là Fill Handle

4 Làm việc với Excel XP

4.1 Tạo một bảng tính mới

Ngay khi kích hoạt Excel, trên màn hình đã có sẵn một workbook có tên gọi là Book1, và

sheet mặc định đầu tiên là sheet1 Trong trường hợp, đang làm việc trên một workbook

nào đó, mà muốn mở thêm workbook mới, thì hoặc là gọi lệnh từ menu File – New, hoặc

là gọi lệnh New – Blank Workbook ngay từ Task Pane (như hình)

4.2 Nhập liệu vào cell

Để nhập dữ liệu vào bảng tính mở sẵn, tiến hành các bước sau đây:

- Đặt khung chọn vào cell cần nhập liệu,

- Gõ trị muốn nhập, trị này vừa xuất hiện trên dòng công thức (formula bar) vừa

xuất hiện ngay trong cell,

- Nhấn Enter hoặc Tab, hay nhắp vào ký hiệu Enter Box ngay trên dòng công thức

Chú ý: Nếu nhắp nút Cancel Box trên Formula Bar hay nhấp phím Escape thì trị vừa gõ

sẽ bị xoá mất

4.2.1 Nhập trị vào từng cell trong một dãy

- Chọn dãy cell cần nhập (ví dụ A1:B4), cả dãy cell sẽ đổi màu, trong đó chỉ một

cell đang hoạt động gọi là cell hiện hành, khác màu với với cả dãy,

- Gõ trị vào cell hiện hành,

- Gõ Enter, sẽ đưa trị vào cell đồng thời chuyển khung định vị xuống cell dưới hoặc

Shift+Enter để chuyển lên cell liền trên

4.2.2 Nhập một trị vào tất cả cell trong dãy

- Chọn dãy các cell cần nhập liệu, dãy cell sẽ đổi màu,

- Gõ trị muốn nhập cho cell hiện hành, bấm cặp phím Ctrl+Enter

Khung chọn

Nút Cancel

Formula bar Nút Enter

4.2.3 Cách nhận định kiểu số liệu

Khi chúng ta nhập liệu vào một cell, MS Excel sẽ tự động nhận định kiểu dữ liệu của

trị được gõ vào đó:

- Nếu trị gồm các con số, có thể có cả dấu +, −, (), /, $, %, , hay chữ E (hoa và

thường) mà có thể diễn dịch được là trị số, Excel sẽ lưu giữ thành trị số trong cell,

- Nếu trị gồm lẫn lộn chữ và số, khiến cho không thể diễn dịch được thành một trị

số, Excel sẽ lưu trữ thành một trị chuỗi trong cell,

- Khi nhập vào ngày tháng, phải gõ theo trình tự được quy định bởi mục Regional

Settings của Control Panel (đã trình bày ở phần trước), nếu là một ngày hợp lệ, thì

ngày sẽ được bố trí về bên phải của cell Nếu không, trị gõ vào được xem như

chuỗi ký tự,

- Nếu trị bắt đầu bởi dấu =, Excel sẽ xem là một công thức, và sẽ tính ra trị của

công thức đó để chứa vào cell,

- Nếu trị bắt đầu bởi dấu ‘, Excel luôn xem đó là một chuỗi

4.3 Toán tử

4.3.1 Toán tử toán học

Cũng giống như các phần mềm thiết lập bảng tính khác, Excel dùng các dấu +, −, *, /,

^, % trong các biểu thức hay công thức tính toán

- Trong một biểu thức, thứ tự ưu tiên cũng là: %, ^, * hay /, + hay −, và nếu cùng

cấp ưu tiên thì từ trái qua phải

- Nếu cần thay đổi sự ưu tiên quy ước này, phải dùng dấu ngoặc tròn (), và chỉ được

dùng dấu ngoặc tròn mà thôi Trong trường hợp có ngoặc như vậy, việc tính trị

cho biểu thức sẽ theo quy tắc:

o Ngoặc trong tính trước, ngoặc ngoài tính sau,

o Trong ngoặc tính trước, ngoài ngoặc tính sau,

o Tính theo thứ tự ưu tiên ở trên,

o Bên trái tính trước, bên phải tính sau

4.3.2 Toán tử ghép chuỗi

Toán tử ghép chuỗi (string concatenation) là dấu &, đọc là ampersand, dùng để:

- Ghép hai cụm số thành một cụm số,

- Ghép hai chuỗi thành một chuỗi,

- Chép một cụm số với một chuỗi (hoặc ngược lại) để cho ra một chuỗi

4.3.3 Toán tử so sánh

Dùng để so sánh hai biểu thức Các giá trị đem so sánh thường là cùng kiểu với nhau

(số với số, chuỗi với chuỗi, …) Tuy nhiên, có trường hợp các biểu thức so sánh

không cùng kiểu:

- Trị luận lý TRUE lớn hơn trị luận lý FALSE,

- Biểu thức luận lý lớn hơn biểu thức chuỗi,

- Biểu thức chuỗi lớn hơn biểu thức số,

4.3.4 Ký hiệu rào trực kiện chuỗi

Trừ khi nhập trực tiếp một trị chuỗi vào trong cell thì chỉ cần gõ tự nhiên, còng trong

các công thức, muốn đưa vào một giá trị chuỗi ngay trong nó, thì phải rào trị chuỗi

giữa cặp dấu nháy kép “”

4.4 Thao tác trên cell

4.4.1 Chỉnh sửa

- Chọn cell muốn sửa, nhắp vào dòng Formula Bar hoặc bấm phím F2, điểm chèn

nhảy vào dòng này,

- Thực hiện việc chỉnh sửa, xong Enter

4.4.2 Xoá bỏ

- Chọn khối dãy cell muốn xoá

- Gọi lệnh Edit – Clear

- Chọn các thuộc tính muốn xoá (All, Format, Contents, …) Chọn OK

4.4.3 Drag Drop

- Chọn cell hoặc dãy cell muốn di chuyển Rà chuột vào các cạnh vùng chọn sao

cho mũi chuột hình dấu cộng biến thành hình mũi tên

- Nhấn và giữ nút bên trái của chuột, sẽ thấy xuất hiện khung mờ mờ Vần giữ chìm

nút bên trái trong khi di chuyển cái khung mờ của khối chọn đến nơi nào tuỳ ý

Sau đó:

o Nếu để nguyên khung mờ trùm lên khu vực nào đó mà nhả nút chuột ra,

nội dung của khối chọn sẽ phủ đè lên khu vực này,

o Nếu nhấn chìm phím Shift, nội dung khối chọn sẽ được chèn vào khu vực

đó

4.4.4 Cut Copy

- Chọn cell hoặc dãy cell muốn cắt,

- Bấm Ctrl-X (hoặc gọi Edit – Cut), một khung có đường biên di động bao quanh

khối vừa cắt,

- Chọn cell bên trái của khu vực cần dán,

o Nếu muốn dán phủ đè lên khu vực này thì bấm Enter hoặc Ctrl+V hoặc

gọi lệnh Edit – Paste

o Nếu muốn nội dung khối chọn sẽ được chèn vào khu vực này, các cell

hiện hữu tại đây sẽ né sang một bên nhường chỗ:

ƒ Right Click gọi menu di động (popup menu)

ƒ Chọn Insert Copied Cells - chọn tiếp Shift Cell Down hoặc Right 4.5 Ban hành công thức

Như chúng ta đã biết, chúng ta có thể nhập dữ liệu vào bảng tính, mà cụ thể hơn là vào

các cell Dữ liệu ở đây có thể là giá trị số, giá trị chuỗi, hay là các công thức tính toán

Các bước để ban hành công thức trong Excel như sau:

- Chọn cell muốn áp dụng công thức,

- Gõ dấu bằng (=) sẽ kích hoạt dòng Formula Bar, đồng thời lúc này Excel cũng

xác nhận rằng phần tiếp theo trong Formula Bar sẽ là công thức tính toán,

- Gõ vào công thức hoặc dùng kỹ thuật dán các thành phần vào công thức Khi

xong công thức, bấm Enter

Chú ý: Nếu gõ tên một hàm cho đến dấu mở ngoặc ( rồi bấm Ctrl+A hoặc Shift- F3 thì

Excel sẽ kích hoạt hộp thoại Function Wizard giúp chúng ta khỏi bị lỗi cú pháp, chúng ta

chỉ việc thay các đối số bằng các giá trị thực mà thôi Xong chọn OK

4.6 Hiệu đính trên cell

4.6.1 Chèn thêm cell

- Chọn khối cell phía trên hoặc bên trái khu vực muốn chen

- Rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo Fill Handle xuống dưới hoặc

qua phải

4.6.2 Chèn thêm hàng

- Nhắp chọn ngoài đầu bờ những hàng sắp chen

- Right Click, chọn Insert, hoặc rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo

Fill Handle xuống dưới

4.6.3 Chèn thêm cột

- Nhắp chọn trên đỉnh cột những cột sắp chen,

- Right Click, chọn Insert, hoặc rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo

Fill Handle qua phải

4.6.4 Bỏ cell

- Chọn cell hay khối cell muốn bỏ

- Rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo Fill Handle ngược lên trên

hoặc qua trái

4.6.5 Bỏ hàng/cột

4.6.6 Điều chỉnh độ cao của hàng

Excel áp dụng chiều cao chuẩn cho các hàng, mỗi hàng sẽ thay đổi độ cao một cách

tự động để thích ứng với cỡ chữ lớn nhất trong hàng đó

- Chọn hàng hoặc các hàng cần điều chỉnh độ cao,

- Rà chuột vào lần gạch phía dưới của hàng, nhắp nút trái và rê lên hay xuống, điều

chỉnh vừa ý thì nhả ra

4.6.7 Điều chỉnh độ rộng của cột

- Chọn cột hoặc các cột cần điều chỉnh cho độ rộng,

- Rà chuột vào lằn gạch bên phải của cột, nhấn nút trái và kéo giăng ra, điều chỉnh

vừa ý thì nhả chuột ra

4.6.8 Thay đổi độ rộng chuẩn

- Chọn cell, khối cell, hoặc cả bảng tính,

- Gọi lệnh Format – Column – Standard Width,

- Trong khung Standard Width gõ một trị số tương ứng với số ký tự chứa được

trong cột theo kích cỡ của Font hiện hành Chọn OK

4.6.9 Định dạng cell có điều kiện

Nhằm tập trung chú ý của người xem vào một số cell (row) nào đó, người ta thay đổi

định dạng cho các cell này, chỉ có những cell chứa thông tin đáp ứng điều kiện nào đó

mới có được định dạng đặc biệt này Ví dụ như trong bảng tính lương hàng tháng,

người ta muốn chú ý vào những nhân viên làm việc trên 22 ngày trong tháng bằng

cách nếu trị số lớn hơn 22 thì thể hiện đậm, nghiêng, màu đỏ, nền sẫm

Thao tác này được thực hiện bằng cách đánh dấu khối cell muốn định dạng (ví dụ như

cột NGÀY LAO ĐỘNG) sau đó gọi FORMAT – CONDITIONAL FORMATTING,

hộp thoại như hình

Sau khi thay đổi các thông số cần thiết (như hình), nhấn OK, ta sẽ được như mong

muốn

4.7 Hỗ trợ về danh sách hàm

Trong quá trình ban hành công thức tính toán, thật là khó để nhớ hết tất cả các công thức

được hỗ trợ sẵn cũng như khó tránh khỏi sai sót trong quá trình sử dụng chúng Để tránh

được điều này, Excel cung cấp danh sách tất cả các hàm, theo vần ABC của tên hàm,

hoặc theo nhóm công dụng Lúc chúng ta chọn hàm nào rồi, Excel không những đưa tên

hàm vào dòng Formula Bar, mà còn ghi luôn cả mẫu cú pháp trên đó Chúng ta chỉ việc

sửa đổi các đối số cho phù hợp

4.7.1 Hỗ trợ mẫu câu

Trong trường hợp nhớ chính xác tên hàm

- Chọn cell muốn lập công thức có dùng hàm

- Gõ dấu =, gõ tên hàm, dấu mở ngoặc, ví dụ như = SUM(

- Ngay cạnh chuột, sẽ hiện ra mẫu câu,

ví dụ = SUM(number1,[number2],…), dựa vào đó mà nhập tiếp các thông số cho

hàm, đóng ngoặc, và Enter

4.7.2 Hướng dẫn sử dụng hàm

Trong trường hợp không nhó đúng tên hàm

- Chọn cell muốn lập công thức có dùng hàm

- Nhấn Shift+F3 hoặc gọi lệnh Insert – Function để mở hộp thoại Insert Function,

- Chọn nhóm hàm trong khung Select a category, và chọn tên hàm trong khung

Select a Function,

- Nhắp OK, Excel sẽ dán tên hàm cùng mẫu cú pháp vào dòng Formula Bar đồng

thời kích hoạt hộp thoại chức năng …Function Arguments hướng dẫn từng bước

và cú pháp các đối số của hàm Chúng ta chỉ cần thay các đối số bằng cái mà

chúng ta cần

4.7.3 Đặt tên khối

Các địa chỉ cell hoặc khối cell dùng trong các công thức thường làm cho bảng tính trở

thành khô khan Người ta thường đặt trước những tên cho các cell hoặc khối cell chứa

dữ liệu quan trọng, sau đó dùng các tên này trong những công thức Tiến hành các

bước sau đây:

- Chọn cell, gọi lệnh Insert – Name – Define Trong hộp thoại, gõ tên vào khung

Name in … Trọng khung Refers to đã có sẵn địa chỉ tương ứng, nhắp OK,

- Name Block phải là duy nhất cho cả Workbook và dùng được cho mọi sheet trong

Workbook đó,

Chú ý: Các Block Names chỉ có tác dụng nội bộ bên trong bảng tính đã đặt tên khối

mà thôi Còn hàm là thành phần sẵn có của phần mềm

4.7.4 Hỗ trợ danh sách tên khối

- Chọn cell muốn lập công thức có dùng đến tên Block Name của cell hoặc khối

cell,

- Nhắp F3 hoặc gọi lệnh Insert – Names – Paste

5 Các hàm thông dụng của Excel XP

1 LEFT(chuỗi,n) n ký tự bên trái chuỗi

2 RIGHT(chuỗi,n) n ký tự bên phải chuỗi

3 MID(chuỗi,m,n) n ký tự từ ký tự thứ m trong chuỗi

4 TRIM(chuỗi) chuỗi đã loại bỏ các khoảng trống trước và sau

5 UPPER(chuỗi) đổi chữ thường thành chữ hoa

6 LOWER(chuỗi) đổi chữ hoa thành chữ thường

7 PROPER(chuỗi) đổi chữ cái đầu mỗi từ thành chữ hoa

2 INT(x) phần nguyên nhỏ hơn hoặc bằng x

3 MOD(m,n) số dư của phép chia m cho n

4 ROUND(x,n) x làm tròn tới n chữ số (kể từ hàng đơn vị)

5 LN(x) logarit tự nhiên

6 WEEKDAY(ngày) số thứ tự trong tuần

7 TIME(giờ, phút, giây) giá trị thời gian

8 HOUR(thời gian) giờ

3 OR(bthL1,bthL2,…) phép hoặc logic

4 IF(điều-kiện,bth1,bth2) cho <bth1> nếu thoả mãn <điều-kiện> hoặc <bth2>

trong trường hợp ngược lại

1 AVERAGE(danh sách) Giá trị trung bình của các số trong danh sách

2 MAX(danh sách) Giá trị lớn nhất của các số trong danh sách

3 MIN(danh sách) Giá trị nhỏ nhất của các số trong danh sách

4 SUM(danh sách) Tổng các số trong danh sách

5 COUNT(khối cell) Đếm các cell trong vùng được chỉ định

6 COUNTA(khối cell) Đếm các cell không rỗng trong vùng chỉ định

7 RANK(cell,khối cell,kiểu) Thứ tự xếp hạng của các cell trong khối

Chú ý: Xét ví dụ sau đây: Người ta đánh giá thành tích của vận động viên theo một loạt

chỉ tiêu (có tính điểm) Các vận động viên có tổng số điểm từ 90 điểm trở lên được xếp

loại tốt, từ 70 tới dưới 90 điểm - loại khá, từ 40 đến dưới 70 điểm - loại trung bình, dưới

40 - loại yếu Lập bảng phân loại thành tích cho các vận động viên

Có thể dùng hàm IF để giải quyết bài toán trên bằng cách thiết lập các mối quan hệ so

sánh như sau:

[F3] = =IF(E3<$A$4,$B$3,IF(E3<$A$5,$B$4,IF(E3<$A$6,$B$5,$B$6)))

Tuy nhiên, có một cách ngắn gọn hơn nhiều, đó là dùng hàm dò tìm ngang VLOOKUP

(Vertical Look Up) với cú pháp như sau

= VLOOKUP(giá-trị-cần-dò,bảng-dò,cột-trả-về,kiểu-dò-tìm)

Hàm này dò tìm giá-trị-cần-dò được nêu trong cột đầu tiên của bảng-dò Nếu tìm thấy,

hàm sẽ trả về nội dung cell tương ứng trong cột-trả-về Ngược lại, nếu không tìm thấy,

hàm trả về giá trị #NA (Not Available) Kiểu-dò-tìm xác định là dò tìm chính xác hay dò

tìm xấp xỉ

Áp dụng vào ví dụ trên, ta có [F3]=VLOOKUP(E3,$A$3:$B$6,2)

Một số hàm tài chính thông dụng

1 FV(Rate,Nper,Pmt,Pv,Type) Giá trị tương lai của các khoản đầu tư giống

nhau trong nhiều chu kỳ

2 PV(Rate,Nper,Pmt,Fv,Type) Giá trị có hiện tại

3 Rate(Nper,Pmt,Pv,Fv,Type) Lãi suất/lợi tức đầu tư

4 PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) Số tiền trả cho mỗi kỳ

5 NPER(Rate,Pmt,Pv,Fv,Type) Số kỳ đầu tư

Trong đó:

- Rate: lãi suất/lợi tức đầu tư

- Nper: số kỳ

- Pmt: số tiền trả cho mỗi kỳ

- Pv: trị giá hiện thời

- Fv: trị giá tương lai

- Type: hình thức thanh toán (1- trả đầu mỗi kỳ, 0 - trả cuối kỳ)

Ví dụ: Một người gửi tiết kiệm đều đặn số tiền 100.000 đồng/tháng với lãi suất

0.3%/tháng Tiền gửi được nộp vào ngân hàng đầu mỗi tháng Tính số tiền có sau ba năm

kể từ lần gửi đầu tiên

6 Tổ chức cơ sở dữ liệu

6.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

Trong thực tế, khi sử dụng Excel, ngoài các công cụ tính toán thông thường, người ta còn

có rất nhiều nhu cầu về lưu trữ dữ liệu và thao tác trên các dữ liệu này, chẳng hạn:

- Truy tìm hoặc vấn tin thông qua một bảng tiêu chuẩn được định nghĩa trước, để tìm

các số liệu thoả mãn điều kiện nào đó,

- Sắp xếp tất cả hoặc một phần của bảng tính theo vần chữ cái hoặc trị số,

- Trích rút một phần số liệu dựa trên bảng tiêu chuẩn được chỉ định trước,

- Đơn giản hoá việc thêm, sửa và xoá số liệu trên bảng tính,

- In ấn số liệu theo một mục đích nào đó,

- Kết toán số liệu theo từng nhóm

Để thực hiện được các công việc trên, các dữ liệu phải được tổ chức, lưu trữ trong các cơ

sở dữ liệu (database, viết tắt CSDL) Về mặt hình thức, mỗi CSDL là một bảng gồm

nhiều hàng (rows), nhiều cột (columns) Mỗi cột trong CSDL được gọi là một trường

(field) Tên trường (field name) được ghi trong hàng đầu tiên của bảng CSDL, các hàng

tiếp theo dùng để ghi dữ liệu và được gọi là các mẫu tin (record) Khi tạo CSDL cho

Excel cần chú ý:

- Các mẫu tin nên được sắp xếp liên tục, không có dòng trống giữa dòng tên trường và

mẫu tin đầu tiên,

- Tên trường phải được nhập trong từng cell riêng, và là duy nhất trong bảng tính,

không có cell trống trong phần tên trường

Khi nhập liệu cho CSDL, chỉ cần nhập trước vài dòng làm mẫu, trong đó có thể ban hành

sẵn công thức, số dòng còn lại có thể được nhập vào thông qua một công cụ hỗ trợ

(Form) Trong Form, chúng ta chỉ phải gõ các dữ liệu thô, những công thức sẽ do Excel

dựa vào công thức của dòng trước đó hoàn tất

Ngoài ra, để có thể thực hiện các thao tác trên CSDL Excel, chúng ta cần phải làm quen

với một số khái niệm mới

6.1.1 Khu vực CSDL (Database)

- Nhập các tên field name trong hàng đầu tiên của khối cell mà ta chọn trở thành

CSDL,

- Nhập số liệu vào các hàng ngay phía dưới hàng field name,

- Các vùng (cell) trong CSDL có thể gồm cả chuỗi, số, công thức (hàm),

- Trong phạm vi CSDL, không được chứa các Merge Cell,

- Phía dưới dòng cuối cùng của CSDL, không được có các cell với các công thức

dùng vào mục đích tổng hợp số liệu (ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, …)

vì sẽ không thể nhập liệu theo chuẩn của các record được

6.1.2 Bảng tiêu chuẩn (Criteria Table)

Là một khu vực trong bảng tính có CSDL, gồm 2 dòng trở lên, ở đó nêu các tiêu

chuẩn hay điều kiện lựa chọn (phục vụ cho thao tác truy vấn CSDL) Có thể định

nghĩa bảng tiêu chuẩn theo cách sau:

- Sao chép tên các field (dòng đầu tiên) của CSDL vào một khu vực khác,

- Tuỳ mục đích truy vấn, nêu điều kiện lựa chọn tại một (hoặc nhiều, nếu là điều

kiện phức hợp) dòng liền dưới của dòng tiêu đề cột

- Bảng tiêu chuẩn có thể ở trên cùng một sheet với CSDL, cũng có thể ở sheet khác,

nhưng phải trong cùng workbook với CSDL

6.1.3 Khu vực trích số liệu (Extract Table)

Cũng là một khu vực trong bảng tính có chứa CSDL, dùng làm nơi nhận kết quả truy

vấn sau mỗi lần lọc Khu vực trích số liệu được chuẩn bị như sau:

- Sao chép tên các field (dòng đầu tiên) của CSDL vào một khu vực khác,

- Thứ tự các cột trên tiêu đề của vùng trích không nhất thiết phải đúng thứ tự các

cột tiêu đề của CSDL, cột nào cần trích mới phải ghi, nhưng nếu ghi, phải ghi

đúng field name như của CSDL,

- Khu vực trích số liệu bắt buộc phải nằm trên cùng một sheet với CSDL

- Đưa con trỏ tới cell bất kỳ trong CSDL, chọn Data – Sort

- Trong hộp thoại SORT, chỉ định các khoá sắp xếp chính (Sort by), các khoá phụ

(Then by), và thứ tự sắp xếp cho các khoá (Ascending/Descending)

6.3.2 Nhập liệu bằng FORM

Mục đích: Hiện thỉ mẫu tin theo dạng đứng để duyệt và thao tác, đồng thời để cập

nhập nhanh dữ liệu

Thực hiện:

- Đưa con trỏ tới vị trí bất kỳ trong CSDL, chọn Data – Form,

- Trong hộp thoại (với tên là tên của sheet hiện hành), chúng ta thấy từng mẫu tin

được trình bày dưới dạng các mẫu nhập liệu, kèm theo những mục đối thoại cần

thiết Mục nào chứa dữ liệu thô sẽ hiện trong một khung nhập liệu, mục nào là

công thức thì chỉ thấy giá trị mà thôi, nghĩa là không thay đổi công thức được,

Delete : Xoá mẫu tin hiện tại

Restore : Phục hồi

Find Prev : Trở về mẫu tin trước

Find Next : Tìm mẫu tin tiếp theo

Criteria : Tìm mẫu tin thoả mãn điều kiện

- Muốn sửa mẫu tin nào, cứ sửa ngay số liệu bên trong các khung,

- Từ field này sang field khác phải dùng phím TAB chứ không được dùng Enter,

- Nếu mục bị sửa liên quan đến công thức cho những mục khác, Excel sửa ngay các

mục liên hệ sau khi chuyển sang mẫu tin khác trong FORM