GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ VẬN TẢI THƯƠNG MẠI VIỆT HOA

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ VẬN TẢI THƯƠNG MẠI VIỆT HOA Từ khi nước ta mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, đã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu vào trong nước. Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại. Để đáp ứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường vận tải giao nhận container đường biển.

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ VẬN

TẢI THƯƠNG MẠI VIỆT HOA

1.1 ) LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

1.1.1 ) Quá trình hình thành:

Từ khi nước ta mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, đã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu vào trong nước Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trị quan trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại Để đáp ứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã cĩ những thay đổi kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hĩa, gĩp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường vận tải giao nhận container đường biển

Cơng ty TNHH Dịch Vụ Vận và Thương mại Việt Hoa là một trong những cơng ty

ra đời trong hồn cảnh trên Tiền thân là Cơng ty TNHH Việt Gia, Việt Hoa chính thức được thành lập vào ngày 26/08/1995 theo Giấy phép Kinh doanh số 4102000806 do Sở

Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp

Cơng ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa là cơng ty tư nhân, cĩ tư cách pháp nhân, cĩ con dấu riêng, hạch tốn độc lập và tự chủ về mặt tài chính với tài khoản ngoại tệ và nội tệ tại Ngân Hàng, hoạt động kinh doanh tuân thủ theo quy định pháp luật Việt Nam và quy định cĩ liên quan trong quan hệ kinh tế quốc tế

-Vài nét giới thiệu về cơng ty:

Tên gọi thông thường : CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI &

THƯƠNG MẠI VIỆT HOA

Tên giao dịch quốc tế : VIETHOA TRANSPORT SERVICE &

GROUP cũng đạt được nhiều giải thưởng và giấy chứng nhận uy tín trong và ngoài nước

 Tháng 09/1995 thành lập Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa (Trụ sở chính) là thành viên của Global Freight Group Network (United Kingdom)

 Tháng 04/1999 thành lập chi nhánh Công ty Dịch vụ kho bãi và vận tải nội địa Việt hoa tại Thành Phố Hồ Chí Minh

 Tháng 06/2001 thành lập công ty Cổ phần Việt Hoa Toàn cầu, đồng thời là thành viên của MULTI TRANPORT GROUP NETWORK (SINGAPORE)

 Tháng 09/2001 thành lập chi nhánh công ty Việt Hoa ở Hà Nội

 Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “ Doanh nghiệp Uy tín và Chất lượng” qua bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức

 Tháng 11/2006 thành lập chi nhánh Công ty Việt Hoa ở Hải Phòng

 Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 do BVQI của Vương quốc Anh công nhận

 Tháng 04/2008 thành lập Tổng công ty Việt hoa là thành viên của WORLD WIDE CARGO NETWORD ASSOCIATION

 Tháng 10/2008 thành lập chi nhánh Công ty Việt Hoa tại Đà Nẵng

 Tháng 09/2010 Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa được kết nạp chính thức là thành viên của Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFAS) Những thành quả đạt được hôm nay cho thấy công ty Việt Hoa đã có những chiến lược kinh doanh phù hợp, đúng đắn kết hợp với đầu tư và am hiểu thị trường, vận dụng hiệu quả các chính sách Marketing, và luôn thực hiện phương châm: “ uy tín - tận tình – giá cả cạnh tranh” nên nhanh chóng tạo lập được niềm tin nơi khách hàng Đây là điều quan trọng sẽ giúp công ty có thêm nhiều khách hàng trong thời gian tới

1.2 ) CÁC CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY

 Công ty Việt Hoa phải thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải

và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dở,

giao hàng cho người nhận tại nơi qui định

 Vận tải và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế bằng đường bộ, đường sông, đường biển và đường hàng không

 Hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, các tổ chức kinh tế khác theo chức năng và quyền hạn của công ty

 Tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu

 Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, công ty còn kinh doanh các dịch vụ khác như: cho thuê phương

tiện vận tải, cho thuê kho bãi để lưu kho hàng hóa, thu gom và chia lẻ hàng, khai Hải quan, làm tư vấn cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vấn đề có liên quan đến xuất nhập khẩu

1.3 ) CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÕNG BAN 1.3.1) Sơ đồ tổ chức của công ty:

Sơ đồ 1.1 )*- Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Vận tải Việt Hoa:

1.3.2) Chức năng của các phòng ban:

* Bộ phận quản lý: + 01 Giám đốc: người có quyền cao nhất, ra các quyết định và giao

+ 02 Phó giám đốc: người có quyền cao thứ 2 trong công ty nhưng

vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm về các lĩnh vực, công tác được giao trước giám đốc

PHÓ GIÁM ĐỐC (Bộ phận tài chính)

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN XUẤT KHẨU

BỘ PHẬN NHẬP KHẨU

BỘ PHẬN VẬN TẢI NỘI ĐỊA

BỘ PHẬN KHAI THUÊ HẢI QUAN

(Nguồn phòng Nhân sự)

* Bộ phận hành chính:

+ Phòng tổ chức: phụ trách công việc quản trị, tổ chức tuyển dụng

và quản lý nhân sự trong công ty

+ Phòng kế toán : phụ trách việc thu chi của công ty, lên sổ sách

quyết toán, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Đứng đầu các phòng là trưởng phòng, có nhiệm vụ điều hành phòng mình theo hoạt động chuyên môn

* Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu: là bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ

chức của công ty, thực hiện hầu hết các hoạt động kinh doanh của công ty Do hoạt động rất đa dạng nên số nhân viên thuộc phòng này chiếm tỷ lệ cao nhất Gồm:

- Tổ giao nhận: có 3 bộ phận:

+ Đường biển: phụ trách việc giao hàng bằng đường biển, làm đại

lý giao nhận cho các công ty giao nhận nước ngoài

+ Đường hàng không: phụ trách việc vận chuyển hàng hóa bằng

đường hàng không

+ Gửi hàng: phụ trách giao nhận hàng phi mậu dịch, dịch vụ giao

nhận trọn gói, hàng là đồ dùng gia đình…

- Tổ đại lý tàu biển: theo dõi lịch tàu và thông báo cho khách hàng khi cần, chịu

trách nhiệm liên hệ với các hãng tàu trong và ngoài nước

- Tổ kho vận: chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hóa trong kho, quản lý đội

xe chở container, hệ thống kho riêng của công ty và tổ chức việc chở hàng cho công ty Mối quan hệ giữa các tổ trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xuất nhập khẩu của công ty và tiết kiệm được chi phí

1.4 ) TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

1.4.1 ) Cơ cấu thị trường:

Bảng 1.1*- Tình hình cơ cấu thị trường của công ty trong giai đoạn 2008-2010:

Đơn vị tính: Đồng

(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu)

Hình 1.1: Biểu đồ tỉ trọng Hình 1.2: Biểu đồ tỉ trọng Hình 1.3: Biểu đồ tỉ trọng thị trường năm 2008 thị trường năm 2009 thị trường năm 2010

27.5

18.5 22.2

11.7

10.3

17.5 20.2

13.1 8.9 Nhật Bản

Đài Loan Hàn Quốc Inđonêsia Malaysia

TT khác

Nhận xét:

Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty tăng trong 03 năm, năm 2009 tăng so

với năm 2008 là 12,43 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 101,70% Năm 2010 tăng so với năm 2009

là 12,64 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 101,80% Qua đó ta thấy tổng kim ngạch xuất nhập khẩu

của công ty khá ổn định

Thị trường

Tỷ giá (đồng)

Tỷ trọng (%)

Tỷ giá (đồng)

Tỷ trọng (%)

Tỷ giá (đồng)

Tỷ trọng (%) Nhật 201.232.000 27,47 211.200.000 28,40 221.661.763,5 29,36

Thị trường chính của công ty trong 03 năm là thị trường Nhật, chiếm tỷ trọng khá cao Tỷ trọng của thị trường Nhật Bản đang giảm dần trong năm 2009, 2010 nhưng số chênh lệch tuyệt đối lại tăng cao Thị trường có kim ngạch xuất nhập khẩu thấp nhất là Malaysia vẫn ở mức tương đối Các thị trường còn lại thì kim ngạch xuất nhập khẩu đều tăng về số tuyệt đối, lẫn tương đối Trong đó thị trường Indonesia chiếm tỷ trọng tăng dần sau 03 năm Đến năm 2010 kim nghạch xuất nhập khẩu của Indonesia chiếm đến 44,94% tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của các thị trường khác

1.4.2) Cơ cấu dịch vụ của công ty:

Bảng 1.2*- Tình hình cơ cấu dịch vụ của công ty trong giai đoạn 2008-2010:

Tỷ trọng (%)

Giá trị (đồng)

Tỷ trọng (%)

Giá trị (đồng)

Tỷ trọng (%)

Hình 1.4: Biểu đồ tỉ trọng thị Hình 1.5: Biểu đồ tỉ trọng Hình 1.6: Biểu đồ tỉ trọng trường năm 2008 thị trường năm 2009 thị trường năm 2010

KD kho bãi &

VT HH

Tổ marketing

sales-Nhận xét:

Năm 2008 tổ Kinh doanh xuất nhập khẩu và Giao Nhận hàng hóa đạt doanh thu

cao nhất với tỷ trọng 37%, xếp sau là tổ Kinh doanh kho bãi và Vận tải hàng hóa với tỉ

trọng là 21%, tiếp theo là tổ Sales-Marketing với tỷ trọng là 20%, cuối cùng là tổ đại lý

tàu biển với tỷ trọng 19% Nhưng chênh lệch giữa các tổ không quá lớn, do đó tạo nên sự

cân bằng giữa các bộ phận trong công ty về hiệu quả kinh doanh

Năm 2009, 2010 xếp đầu vẫn là tổ Kinh doanh xuất nhập khẩu và Giao Nhận hàng

hóa cho dù tỉ trọng giảm từ 37% xuống 35% nhưng về mặt chênh lệnh tuyệt đối thì nó vẫn

tăng với mức tương đối cao tỷ trọng giữa các tổ Tỷ trọng của các tổ khác vẫn giữ ở mức

tăng tương đối Nhìn chung các tổ trong công ty đều có sự tăng trưởng về doanh thu góp

phần thúc đẩy sự phát triển của công ty ngày càng đi lên Sự tăng giảm tỷ trọng giữa các

tổ hướng đến vị trí cân bằng

Qua đó ta thấy, công ty đã có hướng đi đúng và biết kết hợp các dịch vụ lại với nhau

đã tạo thành một lợi thế cạnh tranh, điều này được thể hiện qua doanh thu từng năm của

Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Lợi nhuận trước thuế 645 1.354 1.574

Lợi nhuận sau thuế 464 975 1.133

(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Hình 1.7: Tình hình hoạt động kinh doanh giao nhận của công ty 2008-2010

LN sau thu?

doanh nghiệp bỏ ra Chi phí của doanh nghiệp năm 2009 tăng so với năm 2008 là 6.653 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 8,31% Năm 2010 chi phí tăng so với năm 2009 là 7.706 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 8,89% Nhưng chi phí tăng thì chưa thể kết luận được tốt hay không tốt, muốn kết luận được phải dựa vào tỷ suất chi phí

Năm 2009, Doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí hơn so với năm 2008 là 813,06 triệu đồng, năm 2010 Doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí hơn so với năm 2009 là 52,84 triệu đồng qua

đó cho thấy dù chi phí năm 2009 tăng so với năm 2008 và năm 2010 tăng hơn so với năm

2009 nhưng cùng với mức tăng chi phí thì doanh thu cũng tăng tương ứng Điều này phù hợp với sự phát triển của công ty, vì công ty muốn phát triển ngoài việc tăng doanh thu thì chi phí phải tăng nhưng phải phù hợp, công ty Việt Hoa đã thực hiện được việc này

Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 511 triệu đồng, tỷ lệ tăng 110,13% Nếu xét về mặt tỷ suất lợi nhuận trên chi phí thì: Năm 2008 công ty bỏ ra

100 đơn vị tiền chi phí sẽ mang lại 0,58 đồng lợi nhuận, năm 2009 bỏ ra 100 đơn vị tiền thì thu lại 1,12 đơn vị tiền lợi nhuận, năm 2010 công ty bỏ ra 100 đơn vị tiền chi phí sẽ mang lại 1,20 đồng lợi nhuận Qua các phân tích trên ta thấy công ty đang ngày càng phát triển và ổn định hơn, hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN TẢI VIỆT HOA

2.1 ) SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHUNG VỀ THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:

Sơ đồ 2.1: Quy trình về thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công

ty TNHH Thương mại, Dịch vụ và vận tải Việt Hoa

(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu)

2.2 ) CỤ THỂ HÓA SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER SẢN PHẨM TẤM LÓT CAO SU CỦA CÔNG TY TNHH FEI YUEH VIỆT NAM

Công Ty TNHH Fei Yueh là một trong những khách hàng tiềm năng và lâu dài của Công ty Việt Hoa Công ty TNHH Fei Yueh có trụ sở chính tại 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1,Thành phố Hồ Chí Minh (nhà nhập khẩu )

Ký hợp đồng dịch

vụ

Chuẩn bị các chứng từ

Lập tờ khai hải quan điện tử

Quyết toán & bàn

giao chứng từ cho

khách hàng

Hoàn tất toàn bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan

Giao hàng cho

khách hàng

Nhận hàng tại cảng

Làm thủ tục Hải quan hàng nhập

 Người xuất khẩu là công ty TNHH PACIFIC CARPET’S, có địa chỉ là Số 79 JHONGSIAO E.RD TAIPEI TAIWAN ROC (như trên tờ khai ô số 1)

 Hợp đồng giữa hai bên được ký vào ngày 13/02/2011 số FY-110113-06, thời hạn giao hàng từ ngày 01/04/2011 đến 30/06/2011

 Hai bên thỏa thuận mua bán với nhau về mặt hàng “Tấm lót cao su rộng 1,2m dài 10m” Hàng hóa được mô tả chi tiết về số lượng, đơn giá, xem trong các chứng từ đính kèm, Công ty Fei Yueh sẽ thanh toán cho công ty PCIFIC CARPET’S theo hình thức TT như thỏa thuận trên hợp đồng

 Ngày 24/03/2009, Công ty PACIFIC CARPET Co.,Ltd đã thực hiện việc giao hàng bằng đường biển theo điều kiện CIF HOCHIMINH Theo như dự kiến thì tàu LIONS GATE BRIDGE đã khởi hành vào ngày 30/03/2011.Thực tế tàu cập Cảng Cát Lái vào ngày 05/04/2011, sau khi tàu cập Cát Lái Công Ty Fei Yueh nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu Mitsui O.S.K Lúc này, công ty Fei Yueh sẽ ký hợp đồng dịch vụ với công ty Việt Hoa và sẽ fax thông báo hàng đến cho công ty Việt Hoa, nhân viên công ty Việt Hoa sẽ dùng tờ fax này cùng với Giấy giới thiệu của Công ty Fei Yueh đi lấy D/O sau này

 Tiếp đến công ty TNHH Fei Yueh sẽ fax các chứng từ khác như: Invoice, packinglist, Hợp đồng, Bill, C/O Form D và cùng với Giấy thông báo hàng đến lãnh đạo công ty Việt Hoa Công ty Việt Hoa sẽ cử nhân viên giao nhận cụ thể là anh Nguyễn Văn Lâm nhận các chứng từ cần thiết thực hiện quy trình nhận lô hàng nhập Quy trình giao nhận lô hàng này cụ thể như sau:

2.2.1 ) Hợp đồng dịch vụ

Thông thường trước khi thực hiện dịch vụ giao nhận lô hàng xuất nhập khẩu, Công

ty Việt Hoa cũng soạn thảo sẵn hợp đồng dịch vụ với khách hàng Sau khi soạn xong, Giám đốc Công ty Việt Hoa đóng dấu, ký tên và giao cho nhân viên phụ trách làm lô hàng này mang sang bên khách hàng để đóng dấu, ký tên đồng thời lấy nốt các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan Nhưng đối với Công ty Fei Yueh, vì hai bên đã làm ăn lâu dài với nhau nên hợp đồng dịch vụ này được thực hiện bằng bảng báo giá mà bên Công ty

Việt Hoa đã gửi mail cho Công ty Fei Yueh thông qua yêu cầu Công ty Việt Hoa thực hiện thủ tục nhận hàng cho Công ty Fei Yueh

2.2.2 ) Chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ cần thiết

2.2.2.1 ) Chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng:

Bộ chứng từ được khách hàng gởi về công ty Việt Hoa bao gồm:

 Giấy giới thiệu của Công ty Fei Yueh

 Hợp đồng ngoại thương ( Sales contract )

 Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice – C/I )

 Phiếu đóng gói ( Packing list – P/L )

 Vận đơn ( Bill of lading – B/L )

 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin – C/O )

Sau khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên Công ty VIỆT HOA sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ xem có mâu thuẫn trùng khớp với nhau về số lượng, giá

cả, ngày tàu đến, cảng đến…

2.2.2.2 ) Kiểm tra bộ chứng từ:

Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ là một khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình Nhập Khẩu hàng hóa vì nó giúp cho nhân viên giao nhận hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí: phí lưu container, lưu kho bãi…

 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (Sale of Contract):

o Số hợp đồng : FY-110113-06

o Ngày hợp đồng : 13/02/2011

o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd

1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C

Tel: +886-2-27110003/Fax: +886-2-27216456

Tài khoản số:120-97-002012-4 Người đại diện: Janson Lee

o Người mua : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD

235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận

1, Thành Phố Hồ Chí Minh

Tel: 84-8-38352778/Fax: 84-8-38378489 Tài khoản số: 910-23-000598-1

Người đại diện: Ku Cheng Fu

o Chi tiết tên hàng, số lượng, đơn giá:

(m2)

UNIT PRICE (USD)

AMOUNT (USD)

Đơn giá: 2,6488 USD

o Chất lượng và đóng gói : Như tiêu chuẩn xuất khẩu

o Chứng nhận xuất xứ : Malaysia

o Thanh toán : Bằng T/T (Telegraphic transfer - điện chuyển tiền) trong vòng 30 ngày sau khi nhận được B/L

o Đồng tiền thanh toán : Dollar Mỹ

o Thời hạn giao hàng : Ngày 01/04 – 30/6/2011

o Giao hàng từng phần : Được phép

o Các chứng từ yêu cầu : Hóa đơn thương mại đã kí của người bán

(gồm 3 bản)

B/L đã đĩng dấu “Freight prepaid”

Phiếu đĩng gĩi (gồm 3 bản) Giấy chứng nhậ xuất xứ

 Kiểm tra Invoice và Packing List: kiểm tra chi tiết Invoice và Packing

List Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành Invoice, Packing List phải sau ngày

ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng Invoice và Packing List

do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao và đĩ cũng là yêu cầu của người bán địi hỏi người mua phải trả số tiền

đã được ghi trên đĩ

Kiểm tra Invoice: Kiểm tra các dữ liệu về ngừơi bán, người mua (tên công

ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…) trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện, cơ sở giao hàng (CIF) Các chi tiết được thể hiện như sau:

o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd

1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C

235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận

1, Thành Phố Hồ Chí Minh

o Số Invoice : 290311

o Ngày Invoice : 29/03/2011

o Số lượng : 520 Rolls (Cuộn)

o Mô tả hàng hoá : Firmax CS300 Rubber Underlay

o Đơn giá : 2,6488 USD, CIF HO CHI MINH VIET NAM

o Tổng giá trị : 16.529 USD

Tất cả các chi tiết trên invoice đều phù hợp và thống nhất với các chứng từ liên quan khác Ngoại trừ, số liệu về số lượng trên invoice khơng khớp với hợp đồng, cụ thể

invoice chỉ thể hiện số lượng là 520 cuộn Mà khơng đề cập đến 6.240 m2 như trên hợp đồng thể hiện.Trên invoice: 520 cuộn x 2,6488 USD = 16.529 USD (khơng đúng)

Trên hợp đồng: 6.240 m2 x 2,6488 USD = 16.529 USD

Kiểm tra Packing List: Các chi tiết được thể hiện như sau:

o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd

1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C

235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận

o Điều kiện giao hàng : CIF Ho Chi Minh Vietnam

Tất cả các mục trên Packing List đều chính xác và khớp với các chứng từ liên quan khác

 Kiểm tra vận đơn đường biển: Vận đơn là chứng từ cĩ ý nghĩa quan

trọng, làm bằng chứng cho cơ sở hàng đã được giao Cụ thể các nội dung quan trọng cần được kiểm tra như sau:

o Ngày B/L : 30/03/2011

o Cảng đến : Cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam

o Cước phí thể hiện là: FREIGHT PREPAID như trên hợp đồng đã quy định

o Người bán : PACIFIC CARPET CO.,LTD NO.79 JHONGSIAO E.RD TAIPEI TAIWAN ROC

o Người mua : Cty TNHH Fei Yueh Việt Nam, 235 Nguyễn Văn

Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

o Địa chỉ lấy lệnh : Misui O.S.K lines (Vietnam) Ltd HCMC SUN WAH

TOWER tầng 11 Phòng 1103, 115 Nguyễn Huệ, Thành phố Hồ Chí Minh

Tel: 08-8219219/Fax: 08-8219317

o Số container/số seal : TGHU7375304/MOLZ286691

o Số và loại container : 1 x 40’ container thường

o Mô tả hàng hóa : Firmax CS300- Beige Rubber Underlay Firmax

Số lượng: 520 cuộn Trọng lượng: 14.560 Kgs Thể tích: 76,4m3

o L/C số : 1PJ2-00052-120

o Mã hàng hóa : 4008.11.900

o Đóng gói : bằng giấy

o Ngày xếp hàng : 30/03/2011

Sau khi kiểm tra các chi tiết trên B/L nhân viên giao nhận phát hiện trên vận đơn

có số L/C (chỉ có khi thực hiện thanh toán bằng thư tính dụng chứng từ - L/C) nhưng

trong trường hợp này hợp đồng quy định là thanh toán bằng T/T trả sau 30 ngày kể từ

ngày nhận được B/L, và cho đến thời điểm này vẫn chưa có bất cứ thỏa thuận nào giữa hai bên về việc thực hiện thanh toán bằng L/C Nên nội dung này cần phải được điều

chỉnh kịp thời, để quá trình nhận hàng không gặp khó khăn Ngoài ra trên hóa đơn còn thể hiện mã hàng hóa không đúng, gây khó khăn khi tiến hành làm thủ tục hải quan

Tất cả các mục khác trên B/L đều chính xác và khớp với các chứng từ liên quan khác

 Giấy chứng nhận xuất xứ:

o Loại C/O : Form D, Malaysia

LOT 15&17, JANLAN TEMBAGA KAWASAN PERUSAHAAN 42700 BANTING SELANGGOR (Malaysia)

o Người nhận hàng : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD

235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

o Ngày khởi hành :30/03/2011 bằng đường biển

o Tên tàu vận chuyển : LIONS GATE BRIDGE

o Cảng dỡ hàng : Hồ Chí Minh

o Mô tả hàng hóa : Firmax CS300- Beige Rubber Underlay Firmax

Số lượng: 520 cuộn

o Cơ quan phát hành : Bộ thương mại và công nghiệp quốc tế Malaysia

(Ministry of International Trade and Industry Malaysia)

Sau khi kiểm tra bộ chứng từ Nhân viên công ty Việt Hoa phát hiện có mâu thuẫn giữa hợp đồng và hóa đơn Hai chứng từ này không thống nhất về đơn vị tính số lượng (Quantity) và số L/C, mã hàng hóa trên B/L mâu thuẫn với hợp đồng Nhân viên Việt Hoa thông báo cho Công ty Fei Yueh về sai sót trên, và gửi lại bộ chứng từ cho Công ty Fei Yueh điều chỉnh

Đây là những chứng từ làm cơ sở cho việc lập bộ hồ sơ khai Hải Quan hàng Nhập Khẩu Do đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kỹ các chi tiết của chứng từ, xem xét các chứng từ đó đã phù hợp rồi mới thực hiện mở tờ khai hải quan điện tử

2.2.3 ) Lập tờ khai hải quan điện tử:

Doanh nghiệp có thể sử dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan Ở đây nhân viên Việt Hoa chọn lập tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUSK2 Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buột doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép…vv

2.2.3.1 ) Đăng nhập hệ thống

Khi bắt đầu chạy chương trình phải thực hiện chức năng truy nhập

Nhập đầy đủ các thông số:

+Tên truy nhập: Root

+Mã truy nhập: mật khẩu của công ty Fei Yueh để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống)

Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra:

Khi đã nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Truy nhập”

Tiếp đó vào Danh mục chọn Mục doanh nghiệp chọn thêm mới Xuất hiện màn hình

dưới:

 Điền Mã doanh nghiệp và Tên doanh nghiệp như trên rồi Chọn “Ghi” Đóng

cửa sổ lại

 Vào mục Hệ thống :

Chọn 6.Danh sách khách hàng (về đại lý) Xuất hiện Danh sách khách hàng khai qua đại

lý Chọn Thêm mới màn hình hiện ra như sau:

Điền Mã doanh nghiệp, rồi bấm nút chọn “Thêm DN theo mã”Các thông tin Tên doanh

nghiệp, Địa chỉ, Tên truy nhập, máy tính tự động nhập vào Tiếp đến, tiến hành nhập mật khẩu và nhập lại mật khẩu, chọn “Ghi” rồi đóng cửa sổ lại

Chọn 3.Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong mục Hệ thống Xuất hiện cửa sổ:

Điền mã số thuế của công ty Fei Yueh vào Sau đó ấn phím TAB, các thông tin còn lại máy tính sẽ tự hiện thị

2.2.3.2 ) Đăng ký tờ khai nhập khẩu:

Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu, thực hiện theo các bước sau đây:

· Bước1: Nhập thông tin chung cho tờ khai:

Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới

tờ khai nhập khẩu”

Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập thông tin cho tờ khai nhập khẩu :

- Mã Hải quan: Nhập P02G ( Mã Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư HCM)

-Chi cục Hải quan cửa khẩu: là nơi mà nhập hàng hoá (Bỏ trống)

Tiếp đó tiến hành nhập thông tin tuần tự từ mục 1 đến mục 16

1 Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, ở

đây mặc nhiên sẽ hiển thị tên nhà nhập khẩu là: Cty TNHH Fei Yueh Việt Nam, 235

Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Mã số thuế là: 0302102135 (Như trên tờ khai)

2 Người xuất khẩu: Ghi tên người xuất khẩu, không cần ghi mã số thuế mà chỉ cần tên

và địa chỉ được lấy từ hợp đồng hoặc các chứng từ khác có tên nhà xuất khẩu Cụ thể ở mục này ghi là: PACIFIC CARPET CO.,LTD NO.79 JHONGSIAO E.RD TAIPEI

TAIWAN ROC

- Người nhận: là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu (Bỏ trống)

3 Người uỷ thác: là thông tin về doanh nghiệp được uỷ thác gồm tên và địa chỉ.( Bỏ qua

vì không thông qua Đại Lý ủy thác)

4 Đại lý làm thủ tục hải quan: sẽ mặc định hiển thị thông tin về doanh nghiệp

làm đại lý khai cho doanh nghiệp nhập khẩu ( Bỏ qua vì chỉ có với mô hình đại lý)

5.Loại hình: chọn đúng loại hình cần khai báo Ở đây là loại hình Nhập đầu tư kinh

doanh (Mã: NKD05)

6 Giấy phép (nếu có): Để trống vì mặt hàng này không cần có giấy phép

7 Hợp đồng: Số và ngày của Hợp Đồng lấy từ Hợp Đồng (Ngày 13/02/2011 Số

FY-110113-06)

8 Hoá đơn thương mại: Điền số hoá đơn và ngày hoá đơn (Số: 290311, Ngày

29/03/2011) (Xem trên hóa đơn thương mại)

9 Phương tiện vận tải: Chọn loại: Đường biển

10 Vận tải đơn: bấm nút “ >” để nhập vận đơn cho tờ khai

Điền đầy đủ thông tin trên màn hình nhập vận đơn:

Khi nhập xong chọn nút “Ghi” sau đó quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai Các mục từ mục 9 đến 14 có màu xám sẽ tự động hiển thị tương ứng với nội dung trong vận đơn mà đã được nhập

15 Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán là TT, lấy từ Hợp Đồng ở điều

khoản thanh toán (Payment): “By TT within 30 celendar days”

16 Đồng tiền thanh toán: USD

17 Tỷ giá tính thuế: ngày hôm nay là 20.732 được lấy từ tỷ giá liên ngân hàng của Ngân

Hàng Nhà Nước Việt Nam ngày 15/04/2011

- Chứng từ đi kèm: điền tên những chứng từ đi kèm với tờ khai như: invoice, packing

list, C/O,Vận đơn.

- Số kiện: 520 kiện ( Xem trong invoice)

- Trọng lượng: 14,560.00 KGS (Gross Weight) được thể hiện trên Vận đơn

- Con40: 1 được thể hiện trên Vận đơn

Điền đầy đủ các thông tin trên màn hình, nhập tờ khai giống như trên tờ khai

giấy sau đó chọn nút “Ghi” Với những ô nào có màu xám như “số TK”, “ngày

ĐK” Chúng ta không nhập mà những trường này Hải quan sẽ trả về khi đăng ký tờ khai thành công và chúng ta đã đến hải quan làm thủ tục cho tờ khai

Hoàn tất bước lập tờ khai nhập khẩu:

· Bước 2: Nhập danh sách mặt hàng nhập khẩu:

Chọn Tab “Danh sách hàng tờ khai” giao diện sẽ hiện ra, tiến hành nhập danh sách

nguyên phụ liệu muốn nhập khẩu:

Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng nhập khẩu, tên hàng khai báo cần điền đầy

đủ, rõ ràng thể hiện những đặc trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều kiện để phân loại vào mã số thuế của ô mã HS Khi nhập đầy đủ các thông

tin chọn nút “Ghi”.Ở đây chỉ có một mặt hàng ta ghi mục:

 Tên hàng (mô tả chi tiết): TAM LOT CAO SU RONG 1.2M DAI 10M

(FIRMAX CS300 RUBBER UDERLAY) HANG MOI 100%

 Mã HS: của mặt hàng này là: 4008290000

Mã số hàng hoá nhân viên thực hiện tự tìm trong cuốn Biểu Thuế hàng hoá Xuất Nhập khẩu năm 2011 Muốn tìm nhanh phải vào phần mục lục tìm chương hàng “Cao su” Có một cách nhanh hơn là thông qua khách hàng Do trước đây khách hàng đã từng nhập khẩu nhiều lần các loại hàng này nên cũng đã lưu lại mã số hàng hóa và yêu cầu

họ fax qua cho

Mã số hàng hóa phải thật chính xác vì nó liên quan tới phần tính thuế, khi cán bộ tính thuế phát hiện đã áp mã sai thì phải chỉnh sửa