bài giảng microsoft excel 2003

– Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau: • Nhấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới • Nhấm một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím 

Microsoft Office 2003

Học phần:

Microsoft Excel 2003

Nguyễn Duy Thành

Chương 1: Khởi động Excel

• Cách 1: Vào Start -> Programs -> Microsoft

Office -> Microsoft Office Excel 2003

• Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Office

Excel 2003 trên màn hình desktop

• Cách 3: Vào thư mục cài đặt bộ Office 2003

chạy file EXCEL.EXE.

(C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11)

Màn hình làm việc của Excel

Ngăn tác vụ - Task Pane

Các thành phần của màn hình Excel

• Thanh tiêu đề – Title

• Thanh thực đơn – Menu

• Thanh công cụ (Toolbar) chuẩn – Standard

• Thanh định dạng – Formatting

2.1 Các thành phần của màn hình Excel

• Thanh công thức – Formular

• Thanh trạng thái – Status

• Thanh thẻ tên bảng tính – The Sheet tabs

2.1 Các thành phần của màn hình Excel

• Bảng tính – The WorkSheet

chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C,…AA, AB đến IV), tổng số có 256 cột.

số từ 1 đến 65536.

– Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ (ví dụ:

A4) Ô có đường viền quanh là ô hiện hành.

trong một bảng tính có sẵn 3 bảng Chúng ta có thể thay đổi số bảng bằng cách: Trên

menu Tools chọn Options…, trên tab General khai báo số bảng trong mục Sheets in

new workbook (giá trị này có thể thay đổi từ 1 … 255).

Các khái niệm và thao tác thường dùng

• Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

Các khái niệm và thao tác thường dùng

• Di chuyển

– Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột.

– Cách 2: Sử dụng các phím mũi tên: chuyển tới các

hàng, cột lân cận

– Cách 3: Nhấn phím F5, nhập vào địa chỉ ô cần di

chuyển tới

– Cách 4: Sử dụng ô Name Box

Các khái niệm và thao tác thường dùng

• Vùng cơ sở dữ liệu

– Vùng cơ sở dữ liệu là một khối hình chữ nhật bao

gồm các ô liên tục Để xác định một vùng, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải

• Công thức và các toán tử

– Công thức: Có dạng như sau

=[<toán hạng>]<toán tử><toán hạng>

– Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn

của Excel trong công thức

– Các toán tử số học: +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần

trăm)

– Các toán tử logic : <, >, =, <> (khác), <=, >=

Thoát khỏi Excel

• Trên menu File chọn Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

• Hoặc click vào dấu trên cùng góc phải của cửa sổ.

CHƯƠNG 2CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

• 7 Sao chép/Di chuyển một bảng tính

– Cách 1: Giữ phím Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại

một thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ phím Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển

– Cách 2: Trên menu Edit chọn Move or Copy Sheet…

Chọn Workbook cần di chuyển tới trong khung To

book (Nếu di chuyển đến một Workbook mới chưa được tạo thì chọn mục (new book) - một Workbook mới sẽ được tạo để chứa sheet này) Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung

Before sheet Nếu đánh dấu chọn vào Create a copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó

Lưu ý: Chúng ta chỉ nên dùng cách

2 nếu bảng tính nguồn và đích cách

xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được)

• 8 Tách bảng tính

– Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi

tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách

– Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menu

Window chọn mục Split Để bỏ tách thì trên menu

Window chọn Remove Split.

– Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menu

Window chọn mục Freeze Panes Để bỏ tách thì trên

menu Window chọn Unfreeze Panes.

• 9 Ẩn và hiện lại bảng tính

– Trên menu Format chọn Sheet/Hide để ẩn bảng tính – Để hiện lại bảng tính, trên menu Format chọn Sheet/

Unhide… và chọn sheet cần hiển thị trong hộp thoại

Unhide, sau đó nhấn Enter

• 10 Bảo vệ bảng tính

– Cách làm như sau:

– Trên menu Tools chọn Protection.

• Chọn Protect Sheet… để bảo vệ bảng tính.

• Chọn Protect Workbook… để bảo vệ tập các bảng tính.

– Nếu cần thiết có thể gõ mật khẩu vào khung

Password, hai lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng

mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường.

– Để bỏ tình trạng bảo vệ, trên menu Tools chọn

Protection/Unprotect Sheet… hay Unprotect

Workbook… Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu gõ

đúng ta mới cập nhật được bảng tính

• 12 Đặt và thay đổi mật khẩu mở file

– Một file sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, chỉ có người biết được từ khoá mới làm việc được với file này Sau khi tạo xong bảng tính, trên

menu File chọn Save As…, click chuột vào nút

Tools, một menu tắt hiện ra, click chuột vào mục General Options…

– Đánh mật khẩu vào mục Password to open, việc đặt

mật khẩu này đòi hỏi mỗi khi cần mở file bạn phải

CHƯƠNG 25

XỬ LÝ DỮ LIỆU VỚI BẢNG TÍNH

1 Các kiểu dữ liệu

• Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ

liệu Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào các thành phần ký tự trong ô Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau:

• Dạng chuỗi (Text)

– Trong ô phải chứa các ký tự chữ cái từ a đến z hoặc

A đến Z Nếu bắt đầu bằng một ký tự số (0-9) thì

theo sau nó phải là các ký tự chữ cái

– Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số

nhà, mã số v.v… khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán

– Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được tự động

căn sang trái trong ô

• Dạng số (Number)

– Trong ô chứa các số từ 0 đến 9

– Các dấu +, -, *, /, (, ), $ (hoặc một dấu đơn vị tiền

khác tùy thuộc việc đặt các thông số quốc tế của Windows)

– Theo mặc định, dữ liệu dạng số được tự động căn

sang phải trong ô

• Dạng công thức (Formulas)

– Bắt đầu bởi các dấu = hoặc + Sau khi nhấn công

thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô Trong một số trường hợp ta có kết quả như sau:

• Dạng ngày/giờ (Date/Time)

– Ta có các quy ước sau:

– DD: Là 2 con số chỉ Ngày

– MM: Là 2 con số chỉ Tháng

– YY: Là 2 con số cuối của Năm

– Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu tiếng

Anh, Mỹ) hoặc DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng Pháp) tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows Ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04,

trường hợp kiểu Mỹ (mặc định) ta gõ vào 09/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán.

– Lưu ý:

• Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 thì Excel chuyển thành năm sau năm

2000 Ví dụ: Nếu ta nhập 05/15/05 thì sẽ có kết quả: 05/15/2005.

• Nếu YY có giá trị từ 30-99 thì Excel tự động chuyển thành các năm trước

năm 2000 Ví dụ: Nếu nhập vào 04/20/45 thì sẽ có kết quả: 04/20/1945.

– Như vậy để nhập ngày tháng cho các năm từ 1900 đến 1929 hay từ

2030 đến 2999 ta phải nhập theo định dạng đầy đủ: MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/YYYY.

– Có thể nhập kiểu ngày bằng cách sau:

• Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year,Month,Day) đây là cách nhập

ngày tốt nhất.

• Trong đó: Year : số của năm, có giá trị từ 1900 đến 9999.

• Month :tháng trong năm, có giá trị từ 1 đến 12.

• Day : ngày trong tháng, có giá trị từ 1 đến 31.

– Sau đó ở menu Format chọn Cells/Number/Date và chọn dạng thể hiện

ngày ở khung bên phải.

– Đặc biệt: Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy): cho Ngày hệ thống CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống.

– Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô

2 Các toán tử trong công thức

• Toán tử số

– Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: Lũy thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.

– Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc đơn, toán

tử trong cặp dấu ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.

– Ví dụ:

– Các ô A1, B1, C1 chứa các số 2, 3, 4

• Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14

• Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20

• Toán tử nối chuỗi: &

• Toán tử so sánh

– Các toán tử so sánh cho kết quả là True (đúng) hoặc False (sai) Ví dụ: Trong ô A1 đang có số 26, ô B1 có

số là –125 Nếu tại C1 gõ vào công thức

• = A1>B1 kết quả là TRUE

• = A1<=B1 sẽ nhận được kết quả là FALSE

3 Nhập dữ liệu

• Dữ liệu bất kỳ

– Đưa con trỏ về ô cần thiết

– Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

– Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

• Nhấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới

• Nhấm một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví

dụ nhấn phím  sẽ đưa con trỏ ô sang bên phải.

• Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức

• Trỏ chuột vào ô cần tới, click chuột trái.

• Nhập dữ liệu sử dụng miền nhập dữ liệu

– Ví dụ:

– Đánh dấu miền nhập dữ liệu như sau:

– Hướng nhập dữ liệu

• Dữ liệu trong các ô giống nhau

– Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu (ví dụ: A1:C5)

– Gõ vào dữ liệu (ví dụ: Hello)

– Kết thúc việc nhập bằng cách nhấn phím Ctrl + Enter– Khi đó toàn bộ miền nhập dữ liệu sẽ có giá trị giống

nhau (cùng chữ Hello)

• Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật

– Chuỗi số với bước nhảy là 1:

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu Ví dụ

để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1 và nhấn Enter.

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu +

màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột theo cột dọc hoặc hàng ngang (thao tác này được gọi là điền tự động –

AutoFill) Kết quả ta được chuỗi số 1, 2, 3, ….

– Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ

để có chuỗi số 0, 5, 10, 15, … ta gõ số 0 vào một ô nào đó.

• Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím Tab để sang ô bên

phải), gõ vào số tiếp theo (phương sai của dãy số), ví dụ 5.

• Đánh dấu 2 ô này, trỏ chuột vào góc phải bên dưới của khối

để xuất hiện dấu + màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của

miền.

– Lưu ý: Tại bước thứ 3 ở trên, nếu

giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột thì

chuỗi số trên được lặp đi lặp lại nhiều

lần

– Điền chuỗi ngày tháng tăng dần

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày, tháng, năm bắt đầu.

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu +,

bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô cuối của miền.

• Một menu xuất hiện, chọn:

– Copy Cells: Để điền dữ liệu giống nhau cho tất cả các ô trong

miền.

– Fill Series: Để tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp.

– Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng sang các ô khác

trong miền mà không copy giá trị.

• Fill Without Formatting: Điền giá trị cho các ô tiếp theo nhưng

không có định dạng Ví dụ: Ô đầu tiên của miền có giá trị 5/21/2006

(định dạng ngày tháng), các ô kế tiếp sẽ là: 38859, 38860, 38861,

… (không có định dạng).

• Fill Days: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

• Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

nhưng chỉ thuộc các ngày trong tuần (từ thứ 2

• Fill Months: Tăng lên 1 tháng (không tăng ngày) ở các ô kế tiếp.

• Fill Years: Tăng lên 1 năm ở các ô kế tiếp (không tăng ngày tháng).

– Điền một danh sách tự tạo

Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách:

• Vào menu Tools/Option/Custom List

• Trong khung Custom lists bên trái chọn mục NEW LIST

• Trong khung List entries bên phải lần lượt nhập các giá trị

cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấm Enter để xuống dòng.

Ví dụ : Thứ hai Thứ ba

• Nhấn nút Add để đưa các phần tử trong khung List entries vào danh sách trong khung Custom lists.

• Tiếp tục chọn mục NEW LIST khung

Custom lists để nhập tiếp các giá trị mới.

• Nhấn OK để hoàn thành

– Để sử dụng danh sách vừa tạo ra ta thực hiện

• Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

• Điền tự động tới ô cuối miền

4 Sửa, xóa dữ liệu

• Xóa dữ liệu trong một ô hoặc một miền

– Đưa con trỏ ô về ô hoặc chọn miền cần thiết

– Ấn phím Delete

• Sửa dữ liệu trong ô

– Click đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2) nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ bàn phím về chỗ cần thiết và sửa Ta nên

bấm chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa

xong chọn ký hiệu (hoặc nhấn Enter) để ghi lại, chọn (hoặc nhấn Esc) để huỷ bỏ mọi sửa đổi

– Hoặc nhập dữ liệu mới cho ô cần sửa chữa, sau đó nhấn Enter

5 Các thao tác với khối

• Đánh dấu (chọn) khối

– Giữ, kéo chuột Hoặc:

– Giữ phím Shift + các phím mũi tên.

Chú ý: Sau khi được chọn toàn bộ khối trừ ô ở góc

xuất phát sẽ được đổi màu

– Một số cách chọn khối đặc biệt:

• Chọn một cột: Click chuột tại tên cột đó (các chữ A, B,…)

hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space (dấu cách) tại vị trí của

cột đó.

• Chọn một hàng: Click chuột tại số thứ tự của hàng đó (các

số 1, 2, …) hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Space (dấu cách)

tại vị trí của dòng đó.

• Chọn toàn bộ bảng tính: Click chuột tại nút chọn toàn bộ

bảng tính (bên trái cột A, phía trên hàng 1) hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl + Shift + Space.

– Chọn các ô rời rạc: Đưa con trỏ tới ô đầu cần chọn,

giữ Ctrl và click chuột tại các ô cần chọn tiếp theo.

– Khối là các miền rời rạc: Chọn vùng đầu, giữ phím

Ctrl, giữ chuột trái và rê chuột tại các miền khác.

– Xoá: Chọn biểu tượng cut , hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+X, hoặc trên menu Edit chọn Cut.

– Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính:

• Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích.

• Chọn biểu tượng paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V hoặc trên menu Edit chọn Paste.

• Copy, di chuyển khối dùng chuột

– Chọn khối cần thiết

– Trỏ chuột vào biên của khối sao cho xuất hiện mũi tên

4 chiều Sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

• Giữ Ctrl đồng thời kéo và thả khối tại vị trí đích để copy khối Nếu trong bước này không dùng phím Ctrl thì khối sẽ được

chuyển tới vị trí đích.

• Bấm giữ nút phải chuột, kéo và thả khối tại vị trí đích Xuất hiện menu cho phép chọn một trong các phương án sau:

– Move Here: di chuyển dữ liệu và định dạng.

– Copy Here: copy toàn bộ, bao gồm cả dữ liệu và định

dạng.

– Copy Here as Values Only: chỉ copy dữ liệu.

– Copy Here as Formats Only: chỉ copy định dạng.

– Link Here: Giá trị miền đích sẽ tham chiếu đến địa chỉ

– Shift Down and Move: Dịch chuyển các ô xuống dưới và thực

hiện di chuyển dữ liệu.

– Shift Right and Move: Dịch chuyển các ô sang phải và thực

hiện di chuyển dữ liệu.

– Cancel: Hủy bỏ lệnh này

• Các dạng copy đặc biệt

– Đánh dấu các ô cần copy

– Nhấn nút copy trên thanh công cụ (hoặc Ctrl+C

hoặc vào menu Edit/Copy).

– Nhấn chọn ô ở góc trái của vùng sẽ được dán

– Trên menu Edit chọn Paste Special …

– Nhấn chọn lựa trong phần mục Paste và nhấn OK

• Trong đó

– All: dán toàn bộ nội dung và định dạng của ô

– Formulas: chỉ dán công thức.

– Values : chỉ dán giá trị được hiển thị trên ô.

– Formats : chỉ dán định dạng của ô.

– Comments : chỉ dán chú thích trong ô.

– Validation : chỉ dán các quy định về điều kiện của dữ liệu.

– All except borders: dán toàn bộ nội dung và định dạng trừ

6 Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

• Thay đổi kích thước cột, hàng

– Một cột / một hàng:

• Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải của cột sao cho

xuất hiện dấu mũi tên hai chiều , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới Nếu muốn độ rộng của cột chứa đủ dữ liệu có trong

ô bất kỳ thuộc cột đó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều ở trên.

• Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng sao

cho xuất hiện dấu mũi tên hai chiều thẳng đứng , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới Nếu muốn chiều cao của hàng chứa đủ

dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc hàng đó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều thẳng đứng ở trên.

• Nhiều cột / nhiều hàng:

– Cột:

• Chọn một số ô của các cột

• Vào menu Format chọn Colum->Width

• Gõ vào độ rộng mới cho các cột

• Nhấn OK hoặc Enter

– Hàng:

• Chọn một số ô của các hàng

• Vào menu Format chọn Row->Height

• Gõ vào chiều cao mới cho các hàng

• Nhấn OK hoặc Enter