Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM & PT Thiều Hiền.DOC

Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM & PT Thiều Hiền

Lời mở đầu

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hìnhthành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhthực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nayphạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nớc mà đãđợc mở rộng, tăng cờng hợp tác với nhiều nớc trên thế giới Do đó, quy mô vàkết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúngcó ảnh hởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tínhtoán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảoquyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công táckế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhng giữachúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sựcó hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗihiện tợng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Mỗi thông tin thu đ-ợc là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra Do đó, việctổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đa ra những thông tin đầy đủ nhất,chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu vàsự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắmbắt đợc những thông tin kinh tế cần thiết, đa ra những quyết định tối u nhất vềđầu t, chi tiêu trong tơng lai nh thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra cácchứng từ, sổ sách về tình hình lu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đơc hiệuquả kinh tế của đơn vị mình.

Thực tế ở nớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặcbiệt là doanh nghiệp nhà nớc, hiệu quả sử dụng vốn đầu t nói chung và vốnbằng tiền nói riêng còn rất thấp , cha khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sửdụng chúng trong nền kinh tế thị trờng để phục vụ sản xuất kinh doanh, côngtác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.

Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em

xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:“Hạch toán kế

toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM & PT Thiều Hiền”

Phần Thứ nhấT:Đặc điểm tình hình chung của

công ty TNHH Thơng mại & phát triển thiều hiền

I Vài nét khái quát chung về Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền:

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đợc thành lập từ ngày 28/11/2001 và chính thức đợc cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 02/08/2001 theo số 127173,cho đến nay công ty đã có 7 năm hình thành và phát triển, với chức năng chuyên kinh doanh các loại bình lọc nớc Inox, bồn chứa,đồ gia dụng phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.Công ty có trụ sở chính tại Trơng Định-HBT-Hà Nội Hàng năm công ty luôn hoàn thành vợt mức kế hoạch đề ra, năm sau cao hơn năm trớc và là một trong những đơn vị kinh doanh có đóng góp không nhỏ vào NSNN

Do khối lợng công việc ngày một lớn,nhiều hơn trớc, số lợng công nhân viên ngày một tăng.Vì vậy công ty đã quyết định mở rộng kinh doanh ra các tỉnh thành trong nớc.

Từ khi đợc thành lập tới nay Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền luôn áp dụng những hình thức kinh doanh mới nhất và quá trình tìm hiểu thị trờng nên các mặt hàng của công ty kinh doanh luôn đợc thị trờng chấp nhận và uy tín của công ty ngày một nâng cao.

2 Vai trò chức năng, nhiệm vụ của công ty:

+ Nhiệm vụ cơ bản, chức năng của Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền: - Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đợc giao nhiệm vụ cơ bản chuyên kinh doanh bình lọc nớc, bình chứa, bồn chứa, đồ gia dụng Inox và bằng nhựa - Với nhiệm vụ và chức năng này thì công ty đã đem hết khả năng để hoàn thành nhiệm vụ, đa dạng mẫu mã,chủng loại các sản phẩm tạo nhiều việc làm cho công nhân viên.

+ Vai trò của công ty:

Cung cấp ra thị trờng các mặt hàng bình chứa,bồn nớc,đồ gia dụng phục vụ nhu cầu trên toàn quốc và xuất khẩu sang các nớc trong khu vực tạo nên sự đa dạng về chủng loại hàng hoá trên thị trờng trong nớc.

3 Thuận lợi và khó khăn của công ty:3.1 Thuận lợi:

+ Thứ nhất: Với quyền sử dụng diện tích mặt bằng thì công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền có rất nhiều thuận lợi để xây dựng văn phòng đại lý lớn,nhỏ để mở rộng kinh doanh phục vụ nhu cầu kinh doanh đem lại lợi nhuận cho công ty mình.

+ Thứ hai:Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội là thủ đô- trái tim của cả nớc, là trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị nên công ty hấp dẫn các nhà đầu t nớc ngoài đồng thời thu hút cho mình nguồn lao động lớn.Trong số công nhân viên của công ty nhiều ngời có trình độ ĐH, CĐ, THCN; còn công nhân kinh doanh đều đã đợc đào tạo nghiệp vụ bán hàng.Đồng thời với việc đa dạng hoá các loại sản phẩm có mẫu mã đẹp, chất lợng cao nên đã thu hút đợc sự chú ý của khách hàng trong nớc cũng nh ngoài nớc; uy tín của công ty ngày một nâng cao trên thị trờng.

+ Thứ ba: Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm tìm tòi và mở rộng thị tr-ờng cũng nh quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của công nhân viên trong toàn công ty nên công nhân viên có việc làm ổn định, tăng thu nhập,đời sống đợc nâng cao Từ đó họ đã đem hết nhiệt tình và khả năng của mình vào quá trình kinh doanh của công ty,đa các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao đến tay khách hàng, thị trờng ngày càng mở rộng.

3.2 Bên cạnh những thuận lợi thì Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiềncũng gặp phải một số khó khăn nhất định:

+ Thứ nhất: Do nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trờng nên công ty luôn phải cạnh tranh với các mặt hàng cùng chủng loại trên thị trờng + Thứ hai: Công nhân cần cù, chịu khó học hỏi kinh nghiệm nhng cha có tác phong công nghịêp,cha năng động trong kinh doanh.

+ Thứ ba:Dù đợc sự quan tâm của các cấp công ty đã đầu t cơ sở hạ tầng, vật chất nhng vẫn còn thiếu thốn và gặp khó khăn nên đã hạn chế phần nào kết quả kinh doanh.

Tuy nhiên với những lợi thế mà công ty có đợc thì công ty vẫn tiếp tục phát huy mạnh hơn nữa và công ty sẽ khắc phục những khó khăn này trong t -ơng lai.

4 Một số chỉ tiêu đạt đợc:

- Mặc dù là một công ty TNHH vừa kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng nhng vẫn đợc ngời tiêu dùng bình chọn và sử dụng ngày một nhiều hơn.Qua đó khẳng định đợc vị thế của công ty cũng nh thơng hiệu của sản phẩm trên thị trờng.

- Chất lợng sản phẩm của công ty không chỉ đạt tiêu chuẩn chất lợng cao nhất mà còn ở giá cả hợp lý phù hợp với túi tiền của ngời tiêu dùng.

Với điều kiện thuận lợi nh vậy, công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đã đạt đợc doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là tơng đối lớn Do vòng quay của vốn nhanh nên tổng doanh thu của các năm đã tăng dần Năm 2002 doanh Thu nhập bình quân theo đầu ngời tăng dần theo thời gian.

Cụ thể đợc thể hiện theo bảng sau:

II Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

1 Đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

2 Vai trò chức năng của từng bộ phận:

- Giám đốc công ty là ngời có quyền quyết định cao nhất trong công ty, chức năng thâu tóm mọi hoạt động của công ty.

- Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc đồng thời trực tiếp quản lý về lao động nhân sự cùng với đời sống vật chất tinh thần cán bộ công nhân viên.

- Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về tình hình tài chính và công tác kế toán của đơn vị.

- Phòng kinh doanh maketing: chịu trách nhiệm về quá trình tiêu thụ sản phẩm và các chiến lợc quảng bá sản phẩm của công ty trên thị tr-ờng.

Với cách bố trí khoa học này đã đảm bảo đợc sự hoạt động liên tục, thông suốt của công ty.

III Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

I.Sơ đồ bộ máy kế toán của đơn vị:

Kế toán trởng là ngời nắm quyền điều hành trong phòng, giao nhiệm vụ cho từng kế toán viên chịu trách nhiệm từng khâu hoặc từng phần công việc trong khâu đó.Từ đó hình thành mối quan hệ giữa kế toán trởng với các nhân viên kế toán trong phòng.

Các nhân viên trong phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp các phần kế toán đợc giao Đồng thời cũng có trách nhiệm giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc của phòng kế toán.

II.Hình thức kế toán đơn vị áp dụng:

III Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” theo chế độ chứng từ QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày

*.Ưu điểm: Với hình thức này thì có nhiều u điểm, sổ đơn giản, rõ ràng, dễ làm, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán và áp dụng các phơng tiện kỹ thuật trong tính toán Tuy nhiên nó cũng còn tồn tại một số hạn chế.

Ngoài hình thức này thì một số Doanh nghiệp còn áp dụng các hình thức kế toán khác nh:

Hình thức kế toán: nhật ký chung,nhật ký sổ cái,nhật ký chứng từ Bảng đối chiếu số phát sinh

Phần Thứ Hai:Một Số Vấn Đề Lý Luận cơ Bản Về Hạch Toán Kế Toán Vốn Bằng Tiền &Thực Trạng Công Tác Kế ToánVốn Bằng Tiền Tại Công Ty TNHH TM & PT Thiều Hiền

Ch ơng I:Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toánvốn bằng tiền.

I Tổng quát về vốn bằng tiền

1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.

Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị tròng Việt nam nh các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM)

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.

- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.

2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:

Đặc điểm vốn bằng tiền.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nớc Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

Nhiệm vụ.

Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.

- Giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.

- Hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.

Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó - Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá nhập vào trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ.

+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc + Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tợng, chất lợng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.

II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:1 Luân chuyển chứng từ:

Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngời lập chứng từ

Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó đợc xác định bởi khâu sau:

- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho ngời quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết - Lu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo nguyên tắc.

+ Chứng từ không bị mất.

+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng.

+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ.

2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ:

Mỗi doanh nghiệp đều có một lợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đợc tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.

2.1.Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:

Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngời có uỷ quyền) và kế toán trởng Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận đợc phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.

Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi

nh : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng,

biên lai thu tiền

Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt nh sau:

Ngµy Trëng phßng KiÓm Thñ Ngêi lËp Ngêi nhËn ký tªn: kÕ to¸n so¸t quü phiÕu

Sổ quỹ tiền mặt

(Kiêm báo cáo quỹ) Ngày tháng năm

2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

Bên nợ:

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho.

+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.

Bên có:

+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ.

+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.

- D nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ.

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.

- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.

- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi.

Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong.

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận, ng-ời giao, ngng-ời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ.

- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.

2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:

a) Các nghiệp vụ tăng :

Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ.

Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính.

Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thờng Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng.

Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu.

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu t ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền.

b) Các nghiệp vụ giảm :

Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.

Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cợc, ký quỹ ngắn, dài hạn Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đa vào sử dụng Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.

Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho (theo kiểm kê định kỳ) Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV.

Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ.

2.2.2 Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :

Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại" Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t, hàng hoá, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát

sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.

- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá.

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hach toán vào tài khoản 413.

Kết cấu tài khoản 007:

Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ D Nợ : Ngoại tệ hiện có.

Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá.

Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật t, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ.

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ.

+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.

Bên Có : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật t, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ.

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải

Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ đợc sử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đ ợc

hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính.

Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ : - Các loại tỷ giá :

+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đợc xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan nh giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.

+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thờng đợc xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ.

- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ.

+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phơng pháp khác nhau nh nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại

+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ.

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đợc tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)

Trình tự hạch toán:

a) Trờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán : - Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)

Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế) Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)

Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lợng nguyên tệ mua vào - Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:

Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lợng nguyên tệ thu vào - Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111 (111.2) Có TK 131

Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lợng nguyên tệ thu vào - Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán.

Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán, Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán Đồng thời ghi: Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra.

- Mua vật t hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán

Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lợng nguyên tệ chi ra - Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331

Có TK 111 (111.2)

Đồng thời Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ.

Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh.

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:

Nợ TK 111 (111.2) Có TK 413

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá giảm đợc ghi ngợc lại:

Nợ TK 413

Có TK 111 (111.2)

b) Trờng hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán : - Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế

Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế Đồng thời: Nợ TK 007 : Lợng nguyên tệ nhập quỹ - Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế

Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ

Đồng thời: Có TK 007: Lợng nguyên tệ xuất quỹ - Xuất ngoại tệ trả nợ cho ngời bán:

Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ

Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế (Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế) Đồng thời : Có TK 007 : Lợng nguyên tệ đã chi ra.

Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý.

Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt

Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH

Tk 711, 712 TK 121, 128

Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn, Hoạt động bất thờng liên doanh, đầu t TSCĐ

Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê

3.Kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán.

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả

thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nh tiền lu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, th tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số d của từng loại tiền gửi.

3 3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.

- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đợc thực hiện trên tài khoản 112-TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng D nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :

+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.

+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam.

+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng.

Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ đợc phép phát hành trong phạm vi số d tiền gửi của mình Nếu phát hành quá số d là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định Chính vì vậy, kế toán trởng phải thờng xuyên phản ánh đợc số d tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.

- Khi nhận đợc các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn ch a xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của

Ngân hàng Số chênh lệch đợc ghi vào các Tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.

- Trờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.

3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:

Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam đợc thực hiện tơng tự nh đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan.

Thu hồi vốn đầu t bằng Mua TCSĐ, thanh toán,

-Nhận tiền cấp dới nộp lên để TK627,641,642

-Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoản TK711, 721 chi phí phục vụ SX

Thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng

4 Hạch toán tiền đang chuyển:

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc gửi vào bu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nh-ng cha nhận đực giấy báo có của Ngân hành-ng.

Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trờng hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng - Chuyển tiền qua bu điện trả cho các đơn vị khác.

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với ngời mua hàng và kho bạc nhà nớc)

- Tiền doanh nghiệp đã lu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền

4.1 Chứng từ sử dụng :

4 - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc

- Các chứng từ gốc kèm theo khác nh: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.

4.2 Tài khoản sử dụng:

Việc hạch toán tiền đang chuyển đợc thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:

Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ D nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai:

TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.

TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.

Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp tiền qua bu điện

Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lợng rất lớn và phải thực hiện thờng xuyên, hàng ngày Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nớc.

Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lợng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán.

Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau:

Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít.

Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán Điều kiện và phơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán.

Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái

- Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ.

Mỗi hình thức đều có u nhợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp.

5.1 Hình thức nhật ký- sổ cái:

Đặc điểm chủ yếu : Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái.

Hệ thống sổ bao gồm:

Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái.

Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tợng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau.

* Ưu, nhợc điểm và phạm vi sử dụng:

- Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu.

5 - Nhợc điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phơng tiện kỹ

thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lợng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp.

- Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế

phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản nh các doanh nghiệp t nhân quy mô nhỏ.

5.2 Hình thức chứng từ ghi sổ“ ”

Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản.

Hệ thống sổ kế toán :

- Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản 6 - Sổ kế toán chi tiết : Tơng tự trong NK- SC.

* Ưu nhợc điểm và phạm vi sử dụng :

- Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận

tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán.

- Nhợc điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thờng bị chậm - Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

5.3 Hình thức Nhật ký- chứng từ :

Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.

Hệ thống sổ kế toán :

- Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê.

7 - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng nh trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ.

* Ưu nhợc, điểm và phạm vi sử dụng :

- Ưu điểm : Giảm bớt khối lợng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời

thuận tiện cho việc phân công công tác.

- Nhợc điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá

- Phạm vi sử dụng : ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng

5.4 Hình thức Nhật ký chung:

Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế đợc phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái.

Hệ thống sổ:

8 - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113)

9 - Sổ kế toán chi tiết: Tơng tự nh các hình thức trên.

Chơng II

Thực trạng Công tác kế toán vốn Bằng tiền tại côngty TNHH Thơng Mại & Phát Triển Thiều Hiền

I Đặc điểm tình hình chung

1 Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty:

Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau: * Chứng từ phát sinh trớc khi đến phòng kế toán gồm:

+Phiếu thu +Phiếu chi

+ Thông t kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng

+ Các văn bản đã đợc duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan.

.

* Kiểm tra và thực hiện phần hành :

Phó phóng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi rồi trình lên kế toán trởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt.

Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho trởng phòng ký duyệt.

* Tập hợp, lu trữ chứng từ:

Các chứng từ gốc sau khi đợc dùng làm căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ đợc lu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác đợc đóng lại thành quyển và lu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.