1381 1388 111,112 Xử lý tài sản thiếu Thu hồi bằng tiền
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1381- TÀI SẢN THIẾU CHỜ XỬ LÝNăm 2010 Năm 2010
Dư đầu kỳ 1.867.000
Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có
25/3/201027/3/2010 27/3/2010 28/3/2010 29/3/2010 …… KK1208 KK1209 DCT904 1 DCT9045
Tiền thiếu do quá trình kiểm kê quỹ Hàng tồn kho thiếu do quá trình kiểm kê hàng tồn kho cuối năm 2007
Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại quỹ
Điều chỉnh xử lý kiểm kê hàng tồn kho 1111 156 334 811 63202 1.200.000 667.000 600.000 600.000 334.000
SỔ CÁI TÀI KHOẢNNăm 2010 Năm 2010
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
1 2 3 4
….
Ngày 10/3/2010 chi hộ khách hàng 1388 1111 6.050.000
….
Ngày 15/3/2010 thu hồi khoản thu hộ 1121 1388 6.050.000
……..
Ngày 25/3/2010 kiểm kê quỹ tiền mặt phát 1381 1111 1.200.000 hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân
Ngày 27/3/2010 kiềm kê vật tư cuối năm2007 1381 156 667.000 phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân.
Ngày 28/3/2010 xử lý tiền thiếu 334 1381 600.000
811 1381 600.000
Ngày 29/3/2010 xử lý hàng tồn kho thiếu 63202 1381 334.000
1388 1381 333.000
Từ ngày 01/3/2010 Đến ngày 31/3/2010 Dư đầu kỳ : 900.000
3.2.3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi. 3.2.3.1. Khái niệm.
Các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng của công ty là các khoản nợ của khách hàng quá thời hạn thanh toán mà chưa trả được nên công ty lập dự phòng để tránh tổn thất, các khoản nợ với số tiền không lớn, thời gian quá hạn chỉ từ khoảng 3 tháng đến 1 năm nên công ty chỉ trích lập 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu và chưa có trường hợp phải xóa sổ khoản nợ khó đòi do thực sự không đòi được.
3.2.3.2. Chứng từ sử dụng.
Chứng từ được sử dụng liên quan đến khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ như hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, và chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản.
Trình tự luân chuyển chứng từ :
Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tổng hợp tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với từng khách hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm tạo cơ sở dữ liệu và hạch toán vào chứng từ ghi sổ. Từ cơ sở dữ liệu cho in sổ chi tiết và sổ cái TK 139.
Sổ chi tiết : lập dự phòng theo từng khách hàng đến hạn chưa thanh toán.
Chứng từ ghi sổ : dùng để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là căn cứ lập sổ cái.
Ngày Chứng từ Diễn giải ` TKĐƯ Số phát sinh tháng
Số Ngày tháng Nợ Có
….
10/3/2010 Chi hộ khách hàng 1111 6.050.000
…
15/3/2010 Thu hồi khoản thu hộ 1121 6.050.000
….
25/3/2010 Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện 1111 1.200.000 thiếu chưa rõ nguyên nhân
27/3/2010 Kiểm kê vật tư cuối năm 2007 phát 156 667.000 hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân
28/3/2010 Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại 334 600.000 quỹ
28/3/2010 Điều chỉnh xử lý kiểm kê tiền tại 811 600.000 quỹ
…..
30/3/2010 Thu tiền thủ kho bồi thường 1111 333.000
Tổng cộng 19.917.000 18.500.000
Sổ cái : tổng hợp các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi của tất cả các đối tượng khách hàng chưa thanh toán đúng hạn được lập dựa trên chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ :
KT tổng hợp Kế toán
3.2.3.3. Tài khoản sử dụng.
Sử dụng TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi để trích lập, theo dõi các khoản nợ phải thu chưa thu hồi được. Bên cạnh đó công ty mở tài khoản cấp con để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng nợ chưa thanh toán. Ví dụ như 13901- cty TNHH Trần Văn Tâm. 3.2.3.4. Hạch toán tổng hợp. 2b 139 6426 1 2a Chú thích :
(1) Cuối năm lập dự phòng nợ phải thu khó đòi : ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và tăng khoản dự phòng.
Cuối năm sau có 3 trường hợp :
Chứng từ gốc Nhập liệu Phần mềm kế toán DLCS 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái BCTC Sổ chi tiết N
tục lập dự phòng theo số chênh lệch phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.
TH2 : Nếu mức dự phòng năm nay thấp hơn năm trước, ghi bút toán (2b)- hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.
TH3 : Nếu mức nợ khó đòi phải lập dự phòng năm nay bằng năm trước, không ghi bút toán nào cả.
Minh họa :
Số dự phòng nợ phải thu khó đòi của Trần Văn Tâm cuối năm 2009 là 23.990.000đ. Năm 2010 cty TNHH Trần Văn Tâm còn số nợ chưa thanh toán là 48.800.000đ. Đến ngày 31/12/2010 công ty vẫn chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào điều kiện lập dự phòng, kế toán đã lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty với mức trích dự phòng là 30% giá trị khoản nợ. Vậy tổng số tiền cần trích lập dự phòng là 14.640.000đ. Khoảng chênh lệch giữa mức dự phòng năm 2009 và năm 2010 được hoàn nhập ghi giảm chi phí trong kỳ.
Tổng dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty trong năm 2009 tại công ty là 123.550.000đ, và cuối năm 2010 là 89.350.000đ. Chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.